Verzendlijsten maken in MS Word 2007

Transcriptie

1 Verzendlijsten maken in MS Word 2007 Adresetiketten met behulp van een geëxporteerde lijst uit Informat Inleiding Stel, u moet aan alle ouders van uw school een gepersonaliseerde brief sturen. Als u elke brief afzonderlijk zou moeten maken, zou dat vele uren vergen. U kunt beter de functie Afdruk samenvoegen gebruiken. Hiermee kunt u één document maken dat de informatie bevat die voor elk exemplaar hetzelfde blijft en tijdelijke aanduidingen anduidingen toevoegen voor de informatie die uniek is voor elk exemplaar. Word zorgt voor de rest. Bij elke samenvoegbewerking hebt u te maken met drie verschillende onderdelen: 1. Het hoofddocument waarmee u begint. 2. De gegevens van de geadresseerden die u wilt samenvoegen met het hoofddocument, zoals de namen en adressen. 3. De voltooide documenten met de gegevens uit het hoofddocument plus de unieke gegevens van elke geadresseerde.

2 De werkwijze Het hoofddocument bevat zowel gegevens die identiek zijn in elk exemplaar als tijdelijke aanduidingen voor de unieke gegevens van de geadresseerden. Het hoofddocument is het document waarmee u begint. Het hoofddocument kan een brief, envelop, bericht of zelfs een waardebon zijn. Dit document bevat: 1. Gegevens die identiek zijn in elk exemplaar, zoals de hoofdtekst van een standaardbrief. U hoeft deze tekst slechts één keer te typen, ongeacht het aantal brieven dat u van plan bent af te drukken. 2. Tijdelijke aanduidingen voor de unieke gegevens van elke geadresseerde. In een standaardbrief zijn bijvoorbeeld het blok met de adresgegevens en de naam in de begroetingsregel in elk exemplaar uniek.

3 Als u een samenvoegbewerking uitvoert, worden unieke gegevens over elke geadresseerde aan een nieuw document toegevoegd. Bij een samenvoegbewerking worden de tijdelijke aanduidingen die u aan het hoofddocument hebt toegevoegd, vervangen door de gegevens van de geadresseerden, die in elk samengevoegd exemplaar uniek zijn. Gegevens van geadresseerden moeten in een gegevensbron zijn opgeslagen. Gegevensbron is een overkoepelende term waarmee een hele categorie bestanden wordt aangeduid waarmee u dagelijks werkt. Uw lijst met contactpersonen uit Microsoft Office Outlook is een voorbeeld van een gegevensbron. Andere voorbeelden van gegevensbronnen zijn een Word-tabel, een Excel-werkblad, een Access-database of zelfs een tekstbestand. Wij werken vandaag met een Excel-werkblad. De gegevens van de geadresseerden zijn meestal ingedeeld in kolommen en rijen, zoals in de tabel in de afbeelding te zien is. Het gegevensbronbestand moet zo zijn ingedeeld dat het mogelijk is specifieke gegevens aan de tijdelijke aanduidingen in het hoofddocument te koppelen.

4 De voltooide set documenten in een samenvoegbewerking bestaat uit de unieke brieven die u kunt afdrukken of elektronisch kunt verzenden. Als u een samenvoegbewerking hebt voltooid, beschikt u over de volgende documenten: De set afzonderlijke voltooide documenten, die u kunt afdrukken (bijvoorbeeld brieven, etiketten, enveloppen of waardebonnen) of die u elektronisch kunt verzenden tijdens het samenvoegproces (bijvoorbeeld berichten). Het hoofddocument. Dit is het document waarmee u bent begonnen. Het hoofddocument blijft als afzonderlijk document beschikbaar, maar het wordt niet automatisch opgeslagen na de samenvoegbewerking. Het is aan te raden dit document zelf op te slaan. Word onthoudt namelijk de adressenlijst die u met het document hebt verbonden. Als u het document later opnieuw opent, kunt u snel een nieuwe samenvoegbewerking uitvoeren.

5 Bij een samenvoegbewerking worden de kolommen en rijen in een adressenlijst gekoppeld aan de tijdelijke aanduidingen die u aan het document hebt toegevoegd. U kent de voornaamste onderdelen van een samenvoegbewerking. Nu gaat u leren hoe u het hoofddocument instelt en hoe u een verbinding maakt tussen het hoofddocument en de adressenlijst. De adressenlijst en de tijdelijke aanduidingen die u aan uw Word-document document toevoegt, vormen het hart van een samenvoegbewerking. Door de lijst en de aanduidingen anduidingen te combineren, kunt u unieke gegevens invoegen in de afzonderlijke exemplaren van uw samengevoegde document. Als u eenmaal begrijpt wat deze onderdelen inhouden en hoe deze zich tot elkaar verhouden, kunt u samenvoegprojecten opzetten en uitvoeren.

6 Kolommen vertegenwoordigen typen gegevens van geadresseerden. Elke rij vertegenwoordigt één geadresseerde. De kolommen in een lijst vertegenwoordigen een gegevenscategorie of -type. Elke kolom wordt aangeduid met een kolomkop. Een adreslijst kan bijvoorbeeld kolommen voor voornaam, achternaam en straat en huisnummer bevatten. Elke rij in een lijst bevat de volledige gegevens van één geadresseerde. In de adreslijst bevat een rij bijvoorbeeld alle gegevens van één leerling: de naam, het adres, enzovoort. Deze kolommen en rijen maken het mogelijk om unieke gegevens van geadresseerden in documenten te plaatsen tijdens een samenvoegbewerking. Vanuit het hoofddocument maakt u verbinding met de lijst. Vervolgens kunt u elke kolomkop als tijdelijke aanduiding ding aan het hoofddocument toevoegen. (Deze tijdelijke aanduidingen heten officieel 'velden'. Straks meer over velden.) Als de samenvoegbewerking is voltooid, hebt u voor elke persoon een voltooid document dat gegevens uit één bepaalde rij van de adressenlijst bevat. Tip U krijgt de beste resultaten als u de adressenlijst zodanig instelt dat elke kolom het kleinst mogelijke gegevenselement vertegenwoordigt. Gebruik bijvoorbeeld aparte kolommen voor de voornaam en de

7 achternaam in plaats van één kolom Naam. Zo hebt u de meeste flexibiliteit bij het rangschikken van velden in het hoofddocument en kunt u ouders of leerlingen bijvoorbeeld aanspreken met hun voornaam in de begroetingsregel. De adressenlijst die u nodig hebt, bestaat in veel gevallen al. Daarnet hebben jullie zo een lijst geëxporteerd uit Informat met daarin naam, voornaam, adres, postcode, gemeente en klas. Samenvoegvelden staan tussen dubbele punthaken (<< >>). Nadat u verbinding met de adressenlijst hebt gemaakt, kunt u de gegevens die u in de samenvoegbewerking wilt opnemen, opgeven met behulp van velden. Een veld is een reeks codes die Word instrueren om automatisch gegevens in een document in te voegen. Informeel kunt u velden zien als tijdelijke aanduidingen. De velden die u in een mailing gebruikt, worden samenvoegvelden genoemd. Deze velden zijn de tijdelijke aanduidingen voor de unieke gegevens die rechtstreeks uit een adressenlijst afkomstig zijn.

8 Sommige samenvoegvelden zijn in feite een combinatie van andere velden. Zo is het veld Adresblok een combinatie van de velden voor voornaam, achternaam, straat en huisnummer, postcode en woonplaats. U kunt een samenvoegveld maken door andere velden te combineren. U kunt ook velden groeperen en vervolgens spaties, regeleinden en leestekens gebruiken, zoals in een gewone zin. U kunt bijvoorbeeld een klas vóór de achternaam of een volledige naam instellen door de volgende velden in het document op te nemen: «Klas» «Voornaam» «Achternaam» «Adres» «Postcode» «Plaats» U kunt ook bepalen hoe de gegevens van de geadresseerden er in de samengevoegde documenten uitzien door de velden op te maken. Zo kunt u bijvoorbeeld namen vet of rood maken. Selecteer het veld in het hoofddocument, ocument, inclusief de dubbele punthaken (). Klik op het tabblad Start op een willekeurige opdracht in de groep Lettertype of de groepalinea, of klik op het startpictogram voor dialoogvensters voor een van deze groepen en kies de gewenste opmaakopties.

9 Etiketten maken Etiketten maak je in feite op ongeveer dezelfde manier. Kies juiste soort etiketten Koppelen met lijst Velden definiëren Etiketten bijwerken