UvA huisstijlsjablonen Word 2012 gebruikshandleiding. Versie 29 januari 2013

Transcriptie

1 UvA huisstijlsjablonen Word 2012 gebruikshandleiding Versie 29 januari 2013

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 Stap 1: Settings invullen... 3 Stap 2: Sjabloon maken... 5 Stap 3: Sjabloon aanpassen... 8 Stap 4: Printen... 9 Pagina 2

3 Inleiding Via de UvA-werkplek is een basisset UvA Sjablonen /UvA Templates beschikbaar in Word. Met UvA Sjablonen is het maken van brieven, faxen, memo s, agenda s, verslagen en rapporten in de huisstijl eenvoudig. Alle andere zaken over de huisstijl, bijv. het maken van PowerPoint presentaties, kunt u vinden via Uiterst rechts in het tabblad Start (Nederlandse versie van Office)/Home (Engelse versie van Office) vindt u een nieuwe knop: Sjablonen UvA (NL)/Templates (EN). Via deze knop kunt u verschillende UvA-sjablonen openen. Een aantal bestaande sjablonen is technisch aangepast, zodat deze beter werken. Ook zijn nieuwe sjablonen ontwikkeld, voor een besluit en een opmaak. Stap 1: Settings invullen Als u voor het eerst gaat werken met de UvA Templates/Sjablonen, vult u eerst eenmalig uw eigen (gebruikers)gegevens in. Ga naar Settings/Instellingen. Dan verschijnt onderstaand invulscherm. Pagina 3

4 Op elke UvA-werkplek staat Language/Taal (onderaan) standaard ingesteld op Engels, zowel voor Document (de taal van de brief) als Interface (de termen van de invulvelden). Zet desgewenst op Nederlands. Vul waar nodig de velden in dit scherm in. Bij naam vult u uw eigen naam of de naam van de afzender in (als u altijd brieven namens iemand verzendt). De uitklapmenu s geven suggesties, maar zijn niet volledig. Adresgegevens en postcode zijn niet gekoppeld. Let goed op spelfouten, deze kunnen in het word-bestand niet meer gecorrigeerd. In het word-bestand komen grijze blokjes met ingevulde tekst van de sjablonenmaker. Deze grijze blokjes kunnen alleen via het sjabloonmenu in de werkbalk worden gecorrigeerd. Zie ook stap 3: Sjabloon aanpassen Zodra u klaar bent met het invullen van de afzendergegevens, klikt u op OK. De afzendergegevens zijn nu opgeslagen. Vanaf nu worden bij ieder nieuw document dat u vanaf uw UvA-werkplek aanmaakt in de UvA Sjablonen uw eigen afzendergegevens standaard vermeld. Bij het aanmaken van elk nieuw document, kunt u uw eigen gegevens aanpassen of laten staan. Belangrijk: Als u vanaf nu liever in het Nederlands verder wilt werken, moet u eenmalig de taal instellen, Word afsluiten en Word opnieuw opstarten. Uw gegevens blijven behouden, de taal van UvA Templates is daarna aangepast. Verder vindt u in dit scherm nog de optie Nice view /Passend beeldscherm, standaard aangevinkt. Als u deze optie uitvinkt worden bij een nieuw document de weergave-instellingen van Word, zoals gridlines in tabellen, schermbreedte en opmaaktekens weergeven, niet aangepast. Pagina 4

5 Stap 2: Sjabloon maken Brief Klik in de tab Home op Templates/Sjablonen, en klik in het uitklapmenu op Letter/Brief. Het volgende scherm verschijnt. Let niet op het document op de achtergrond, deze gegevens verdwijnen zodra alle invulgegevens zijn opgeslagen en de brief op het scherm komt. In het eerste scherm vult u de gegevens van de ontvanger/geadresseerde in. Pagina 5

6 Bij de optie Language/Taal kiest u de taal waarin de brief moeten worden opgesteld. Als u een Engelse brief maakt, staat het Engelse logo (met de aanduiding University of Amsterdam ) boven de brief. Als uw brief gemaakt is en uiteindelijk toch voorzien moet worden van een ander logo, kan dat via de menubalk weer omgezet worden naar de juiste taal en hoeft u dus niet een nieuwe brief te maken. Klik op Next/Volgende, hier verschijnen uw eigen gegevens, die u zojuist bij de Settings/Instellingen hebt ingevuld. Deze gegevens kunt u per brief aanpassen of laten staan. Is alles goed, klik dan op Next/Volgende. In dit scherm kunt u uw briefkenmerken invullen, zoals Ons kenmerk, Bijlagen en Onderwerp. De datum verschijnt standaard op de dag dat u de brief aanmaakt, maar u kunt de datum ook aanpassen in een latere of eerdere datum. Dit kunt u doen door op het pijltje bij datum te klikken, dan verschijnt een uitklapschermpje met kalender. Kies hier de datum die u op de brief wilt. Onderaan in het laatste scherm staat de optie Print logo. Daarmee kunt u ervoor kiezen het UvA-logo wel of niet te tonen in uw document. Dit kan overigens later ook nog worden aangepast met de knop Toggle logo. Zie ook Stap 3: Sjabloon aanpassen hieronder. Als u klaar bent klikt u op Finish/Klaar. U kunt nu uw eigen brieftekst invoegen. Faxbericht, memo, agenda, verslag, rapport en besluit Bij het aanmaken van een faxbericht, memo, agenda, verslag, rapport en besluit volgt u dezelfde stappen als bij het maken van een brief, waarbij besluiten alleen op bedrukt watermerkpapier geprint mag worden. Dit besluitenpapier is te bestellen via de DIV (telefoon ). Pagina 6

7 nieuwsbrief Nieuw is de mogelijkheid om een nieuwsbrief te maken. Deze kiest u in het menu Templates. Het volgende scherm verschijnt. Het veld is voor gevuld met het adres dat bij de Settings/Instellingen is ingevoerd, dit kunt u desgewenst aanpassen. Met de opties Color bar above en Color bar below kunt u de gekleurde balken in de nieuwsbrief tonen of juist weglaten. LET OP: deze balkjes zijn gekoppeld aan de gegevens van het onderwerp en de contactpersoon en ! Als u aangeeft de balken niet te willen tonen, verdwijnen ook deze gegevens. Om de nieuwsbrief persoonlijker te maken kunt u een afbeelding toevoegen. Zet daarvoor een vinkje bij Image in het scherm hierboven. Klik vervolgens op Next, waarna u de afbeelding kunt selecteren in onderstaand schermpje. De UvA-huisstijl laat alleen afbeeldingen van 550 pixels breed toe, kleinere/smallere afbeeldingen zijn niet toegestaande afbeelding komt automatisch tussen de bovenste opmaak balk en het UvA-logo te staan. Pagina 7

8 U kunt de nieuwsbrief vanuit Word versturen met Edit Recipients in de tab Home of via Mail merge in de tab Mailings. Een uitgebreide instructie over Mail Merge vindt u op de website van Microsoft. Belangrijk: Nadat u Edit Recipients of Mail Merge hebt gekozen kunt u de Nieuwsbrief niet meer aanpassen. Stap 3: Sjabloon aanpassen Wanneer u wilt nog iets aanpassen in het één van de invulvelden van het sjabloon, klik dan op Edit document/bewerk document, de knop rechts naast Templates/Sjablonen. Nu kunt u de invoergegevens en eventueel de taal aanpassen. Zodra u op Klaar drukt, verschijnen de gewijzigde gegevens in het document. Pagina 8

9 Met Toggle logo/logo wisselen bepaalt u of het logo in uw document wel of niet wordt getoond. Edit document en Toggle logo zijn alleen beschikbaar in een document waarbij de velden al zijn ingevuld. Stap 4: Printen Bij het afdrukken hoeft u geen UvA-briefpapier in de printer te leggen, in het document staat het UvA-logo standaard aan (tenzij u het hebt uitgezet bij Print logo of Toggle logo). Vragen In geval van vragen kunt u contact opnemen met de Servicedesk van het Informatiseringscentrum op telefoon Pagina 9