Uw adresboek en Word. In dit venster in de Wizard Enveloppen en etiketten kunt u kiezen voor het gebruiken van het adresboek:

Transcriptie

1 Uw adresboek en Word In Word kunt u bij de optie Afdruk samenvoegen en bij verschillende Wizards waarmee u brieven, etiketten of enveloppen maakt, kiezen voor het invoegen van adressen uit het adresboek of een contactpersonenmap op uw computer. U ziet hieronder twee voorbeelden: In dit venster in de Wizard Enveloppen en etiketten kunt u kiezen voor het gebruiken van het adresboek: In dit venster van de Wizard Afdruk samenvoegen kunt u kiezen voor het gebruiken van een Contactpersonenmap:

2 2 Adresboek en Word In sommige gevallen verschijnt na het klikken op of de volgende melding: Aanmelden is mislukt. U moet zich aanmelden bij Microsoft Exchange als u toegang wilt krijgen tot uw adresboek. of Foutcode: Onbekende fout Als u die melding ziet, gebruikt u op uw computer het adresboek van Outlook Express. Dat adresboek werkt helaas niet goed samen met Word. Als u veel adressen heeft opgeslagen in dit adresboek en u wilt toch deze adresgegevens kunnen gebruiken, dan kunt u dit adresboek apart opslaan als gegevensbestand. Daarna kunt u dit gegevensbestand in de Wizard Afdruk samenvoegen van Word gebruiken. Zo kunt u met een omweg toch uw adressenbestand gebruiken om brieven, enveloppen of etiketten te maken. In de volgende paragraaf leest u hoe u uw adresboek exporteert en opslaat als gegevensbestand. Adresboek opslaan als gegevensbestand U gaat het adresboek van Outlook Express opslaan als gegevensbestand. Start Outlook Express U ziet het venster van Outlook Express:

3 3 U ziet een klein venster: U ziet het venster CSV-export:

4 4 Adresboek en Word U ziet het venster Opslaan als: In dit voorbeeld wordt het bestand opgeslagen in de map Mijn documenten: Typ naast : adresboek Het juiste bestandstype is al ingesteld: U ziet weer het venster CSV-export:

5 5 In het volgende venster kunt alle velden selecteren die u wilt opslaan in het gegevensbestand: Klik een vinkje voor de gewenste velden Als het exporteren voltooid is, ziet u een klein venster: U kunt het venster van het Hulpprogramma nu sluiten: Het adresboek is nu opgeslagen als gegevensbestand in de map Mijn documenten op uw vaste schijf. De naam van dit bestand is adresboek.csv Dit gegevensbestand kunt u gebruiken in de Wizard Afdruk samenvoegen in Word. In de volgende paragraaf ziet u daarvan een voorbeeld. Sluit het venster van Outlook Express

6 6 Adresboek en Word Gegevensbestand adresboek gebruiken in Word Het gegevensbestand met de naam adresboek.csv kunt u gebruiken in de Wizard Afdruk samenvoegen van Word. Dat gaat als volgt: Start Word U ziet het venster van Word: Rechts in het venster ziet u de Wizard Samenvoegen: U wilt bijvoorbeeld adresetiketten maken: Nu is de optie geselecteerd:

7 7 De volgende stap is het definiëren van het etiket: Etiketten zijn er in verschillende maten. De soorten worden meestal aangeduid door een productnummer. Van een aantal bekende merken zijn de gegevens in Word bekend: In dit voorbeeld wordt gekozen voor een adresetiket van het merk Avery. U kiest hier het etiket dat u zelf wilt gebruiken: Selecteer uw etiket Selecteer het productnummer U ziet nu de voorbeeldetiketten:

8 8 Adresboek en Word Let op! De grootte van dit voorbeeld-etiket zegt niets over de grootte van het door u gekozen etiket. Dit voorbeeld is alleen bedoeld als invoervenster om aan te geven welke gegevens op het etiket moeten komen. Het kan dus ook gebeuren dat gegevens in dit venster wel op één regel passen, maar bij het afdrukken op papier niet. HELP! Ik zie geen voorbeeldetiketten in het venster Als u de voorbeeldetiketten niet ziet, staat bij u de optie Rasterlijnen weergeven niet aan. Dat kunt u gemakkelijk aanpassen: De volgende stap van de Wizard is het selecteren van de adressen:

9 9 U gaat de adressenlijst die u heeft geëxporteerd uit uw Outlook Express-adresboek, gebruiken: Het adresboekbestand was opgeslagen in de map Mijn documenten: Selecteer bij map de Het adressenbestand verschijnt: U kunt de lijst nog bewerken of aanvullen door te klikken op Uit deze lijst selecteert u de adressen voor uw etiketten: Klik een vinkje voor de gewenste adressen

10 10 Adresboek en Word De volgende stap is het invoegen van de samenvoegvelden in de etiketten. Daarmee geeft u aan welke gegevens op het etiket afgedrukt moeten worden. In dit voorbeeld worden de voornaam, achternaam en geboortedatum afgedrukt. HELP! Ik zie geen knop Als u de knop niet ziet, is bij u de werkbalk Afdruk samenvoegen nog niet actief. U kunt die werkbalk als volgt oproepen: Nu verschijnt de werkbalk Afdruk Samenvoegen in uw venster. Het veld Voornaam is ingevuld. Tussen voornaam en achternaam moet een spatie komen: Druk op de spatiebalk

11 11 Het volgende veld is de geboortedatum. Die moet op de regel eronder komen: Druk op De cursor staat nu op de volgende regel: U ziet dat de veldnamen alleen op het eerste etiket zijn ingevuld. U kunt in de volgende stap de indeling van het eerste etiket naar de andere etiketten kopiëren

12 12 Adresboek en Word Alle etiketten hebben veldnamen gekregen: Word heeft de veldnamen op de etiketten vervangen door de gegevens uit uw adressenbestand:

13 13 Door te klikken op zou u nu de etiketten direct kunnen afdrukken: Het is echter verstandiger om ze eerst naar een nieuw document samen te laten voegen. U kunt dan nog correcties aanbrengen. Klik anders op Als u van alle namen (items) een etiket wilt maken: De Wizard is afgesloten. U ziet de etiketten als een gewoon Word-document. U kunt nu de tekst en opmaak van de etiketten nog aanpassen. Als u de tekst selecteert, kunt u bijvoorbeeld de plaats van de tekst op het etiket (centreren of rechtslijnend) wijzigen. Of het lettertype, de lettergrootte en de tekenopmaak (vet of cursief) veranderen. Daarna kunt u de etiketten afdrukken op dezelfde manier zoals u altijd en document afdrukt:

14 14 Adresboek en Word Dit samengevoegde document hoeft u niet te bewaren. Als u later nog eens de etiketten wilt afdrukken, kunt u de gegevens beter opnieuw laten samenvoegen met het actuele adressenbestand. U ziet weer het venster van het standaard-document. Hierin staan de velden en het type etiket. Als u dit adresetiket met deze velden vaker wilt gebruiken, kunt u dit beter wel opslaan: Tip Als u het typenummer van het etiket in de bestandsnaam gebruikt, kunt u later gemakkelijker het juiste etiket terugvinden.

15 15 Typ: Etiket L7161 Het etikettenbestand met de veldnamen is nu opgeslagen. U kunt het een volgende keer weer gebruiken en samenvoegen met het actuele adressenbestand. Tip Afbeelding Als u op het etiket klikt, kunt u een afbeelding invoegen. Dat gaat op dezelfde manier als het invoegen van een figuur in een gewoon Word-document. Tip Proefafdruk Maak bij voorkeur eerst op gewoon papier een proefafdruk van pagina 1. Die kunt u gebruiken om na te gaan of de tekst goed op het stickervel zal passen. U kunt ook meteen controleren hoe u uw stickervellen in de printer moet doen. Raadpleeg zonodig de handleiding van de printer. Daarna kunt u de etiketten afdrukken op de vaak prijzige stickervellen. Tip Actueel adresboek gebruiken Als u regelmatig uw adresboek aanvult met nieuwe adressen, kunt u beter telkens opnieuw de procedure van het exporteren naar een gegevensbestand uitvoeren. Daarna koppelt u het nieuwe gegevensbestand aan het samenvoegdocument. Dan weet u zeker dat u altijd uw actuele adresgegevens gebruikt.

16 16 Adresboek en Word HELP! Mijn stickervel komt niet voor in de lijst Als uw stickers niet in de lijst voorkomen, kunt u zelf de juiste maten instellen: U ziet vervolgens een venster waarin de maten exact kunt instellen: Gebruik een liniaal om uw adresstickervel te meten. Vul alle maten in Nauwkeurigheid is belangrijk. Een kleine afwijking kan bij het afdrukken na enkele vellen al een flinke verschuiving opleveren. Geef het etiket een naam Het etiket wordt nu in de lijst opgenomen. U kunt het een volgende keer weer gebruiken.

17 17 Tip Gegevens aanpassen tijdens samenvoegprocedure Tijdens de samenvoegprocedure kunt u nog wijzigingen aanbrengen in de gegevens of bepaalde personen uit uw adressenbestand verwijderen. Dat kunt u doen als u het volgende venster ziet: U ziet nu het venster Gegevensformulier waarin u gegevens kunt wijzigen of toevoegen. Ook kunt u een persoon verwijderen uit de lijst of een nieuw persoon toevoegen: U bladert door de lijst door te klikken op de knopjes U kunt een persoon toevoegen door klikken op. Of verwijderen door klikken op Als u klaar bent met wijzigen:. Als het gegevensbestand gewijzigd is, zal Word op een bepaald moment vragen of u de wijzigingen wilt opslaan.