1.8 Samenvoegen: verdieping

Transcriptie

1 1.8 Samenvoegen: verdieping CTS/Advies /245

2 1.8.1 Records selecteren Neem het document Feest.doc voor u. Klik op de knop Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen [Mail Merge Recepients]. Klik op het pijltje voor de veldnaam Postcode. Voer een voorwaarde in die er voor zorg dat alleen de postcodes onder de 1100 worden geselecteerd. Klik tweemaal OK. Het resultaat zal een samenvoeging zijn met slechts twee records. Wijzig de conditie weer, zodat alle records weer worden weergegeven. CTS/Advies /245

3 1.8.2 Samenvoegveld Invullen [Fill in] De mogelijkheid om voorwaarden op te geven, vindt u in de werkbalk Afdruk Samenvoegen [Mail merge] onder de knop Word-veld invoegen [Insert Word Field]. Neem het document Feest.doc voor u. Het kan voorkomen dat een bepaald gegeven in uw gegevensbestand ontbreekt. U hebt bijvoorbeeld niet de voornamen in het gegevensbestand opgenomen, terwijl u die wel graag in de aanhef vermeld ziet staan. Het programma moet dan tijdens het samenvoegen, bij dit veld stoppen en u de gelegenheid geven zelf iets in te vullen. Klik op de knop Samenvoeggegevens weergeven [Show merge fields]. Uw document ziet er nu uit als in de onderstaande figuur. Verwijder het veld <<Voornaam>> in de aanhef van de brief (dus achter het woordje "beste"). Laat de cursor achter "beste" staan en denk om de spatie! Klik op de knop Word-veld invoegen [Insert Word Field] en kies Invullen [Fill-in]. Neem bovenstaande voorbeeldtekst over in het dialoogkader en klik op OK. CTS/Advies /245

4 Er wordt nu een voorbeeld van het dialoogkader getoond, dat tijdens het samenvoegen zal verschijnen. Klik nogmaals OK. Selecteer de gehele aanhefregel en druk op Shift-F9 De codes worden nu zichtbaar gemaakt. De code Invullen [Fill-in] veld is nu opgenomen in het hoofddocument. Plaats de cursor in het veld achter de vraag (maar nog voor de dubbele aanhalingstekens sluiten Voeg het veld Achternaam in. Met de toetscombinatie Shift-F9 kunt u opnieuw de codes zichtbaar maken. Deze zien er nu als onderstaand uit. Voeg de brief samen met de gegevens en bekijk het resultaat. CTS/Advies /245

5 1.8.3 Samenvoegcode Als [IF] U kunt ook een veld met een voorwaardelijke conditie opnemen. De inhoud van het veld maakt u dan afhankelijk van de inhoud van een ander veld. Afhankelijk van de inhoud van het veld Geslacht komt er dan bijvoorbeeld Geachte mijnheer of Geachte mevrouw boven een brief te staan.: Verwijder de regel met de aanheft van de brief. Tyep Geachte Klik op de knop Word-veld invoegen [Insert Merge Field]. Kies de optie Als Dan Anders [If Then Else]. Neem navolgend voorbeeld over. Klik OK Bekijk het veld in het hoofddoucment. De syntaxis van het veld is als onderstaand; {ALS "conditie" "tekst waar" "tekst niet waar"} [{IF }] Voeg het hoofddocument samen. Oefening 5.: voorwaardelijk samenvoegen Neem het document Feest.doc voor u. Verwijder het woord De familie en laat de cursor daar staan. Kies Word-veld invoegen [Insert Word field]. Kies het veld Als dan anders [If then else]. Type onderstaand voorbeeld CTS/Advies /245

6 Klik OK Schakel de weergave van de codes uit en loop met de pijltjes door de records. Laat de brief samenvoegen Word kent verder nog de volgende bijzondere velden: Veld Vraag [Ask...] Invullen [Fillin...] Als Dan Anders [If... Then.. Else....] Recordnummer [Record number] Samenvoegreeks [Merge sequence] Volgende record [Next Record] Volgende record als [NEXT RECORD IF... ] Bladwijzer instellen [Set Bookmark...] Record overslaan als [Skop Record If...] Functie Dit veld plaatst u boven aan een samenvoegdocument. Hetgeen u invult wordt aan een Bladwijzer gekoppeld die u op meerdere plaatsen in het hoofddocument als veld kunt opnemen. Samenvoegen wordt bij dit veld gestopt om u de gelegenheid te geven zelf op dit punt iets in te vullen. Inhoud van veld is afhankelijk van de waarde in een ander veld. Het Recordnummer wordt ingevuld. Het volgnummer van het samengevoegde document wordt weergegeven. Er wordt in het zelfde document verder gegaan met het invullen van de gegevens uit het volgende record, zonder dus een nieuw hoofddocument te beginnen. Dit gebruikt u bijvoorbeeld bij het maken van een telefoonlijst met meerdere recordgegevens op een pagina. Idem als bovenstaand maat nu afhankelijke van de inhoud van een veld. Positie in tekst wordt benoemt als Bladwijzer. Record wordt niet samengevoegd als een van de velden aan een bepaalde voorwaarde voldoet. Oefening 6.: voorwaardelijk samenvoegen Probeer zelf de overige Word-velden uit.. CTS/Advies /245