10. Brieven, sjablonen en Wizards

Transcriptie

1 Brieven, sjablonen en Wizards In Word 2002 vindt u veel handige hulpmiddelen. Zo kunt u eenvoudig en snel brieven en andere veel voorkomende teksten maken met behulp van sjablonen en Wizards. Een sjabloon is een voorbeelddocument waarin sommige dingen al van tevoren zijn ingevuld. Het kan dan gaan om de opmaak, maar ook om tekst en plaatjes. Bij een brief zijn dat bijvoorbeeld het adres en de aanhef. U kunt zelf het sjabloon aanpassen en dat is gewoonlijk minder werk dan wanneer u het hele document zelf zou moeten maken. Wizards werken nog eenvoudiger. Een Wizard is een programmaatje dat u stap voor stap door het maken van een document loodst. In een aantal stappen wordt het hele document opgebouwd. Als extra hulpmiddel biedt Word 2002 de mogelijkheid om adressen die u eerder heeft vastgelegd in een tabel, te gebruiken voor bijvoorbeeld adresetiketten. Zo hoeft u die niet steeds opnieuw meer in te tikken. In dit hoofdstuk leert u het volgende: sjablonen gebruiken; Wizards gebruiken; enveloppen en etiketten maken.

2 292 Word 2002 voor senioren Een nieuw document beginnen Ieder nieuw document in Word 2002 heeft als basis een sjabloon. In dit model zijn lettertype, lettergrootte, alineaopmaak en dergelijke vooraf ingesteld. Zo n sjabloon kan ook tekst, figuren of invulvelden bevatten. In Word 2002 kunt u kiezen uit verschillende sjablonen voor brieven, memo s, faxen en nog veel meer soorten documenten. Start Word Zet Word 2002 in de Afdrukweergave 10 Een sjabloon kiest u als volgt: Zo voorkomt u dat er een apart Word-venster voor het sjabloon wordt geopend. Let op! De aanwezige sjablonen kunnen per computer verschillen. Dit is afhankelijk van de manier waarop Word 2002 is geïnstalleerd. Op uw computer kunt u dus meer of minder sjablonen zien.

3 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 293 U ziet nu dit venstertje: Bij de categorie Algemeen ziet u waarschijnlijk een aantal sjablonen, bijvoorbeeld voor een Leeg document, een Webpagina en een bericht: Standaard is Leeg document geselecteerd. Op basis van dit sjabloon wordt meestal een nieuw document gemaakt. U kunt ook kiezen voor een ander sjabloon, bijvoorbeeld een brief. U ziet dat andere tabbladen andere mogelijkheden bieden. het tabblad U ziet nu andere sjablonen: U ziet in het voorbeeld hoe de brief er ongeveer uit gaat zien:

4 294 Word 2002 voor senioren U ziet nu deze brief: In de tekst ziet u invulvakjes tussen de rechte haken [ ] In dit soort invulvakjes kunt u uw eigen gegevens typen. Typ: Westerdijk 22 Op deze manier kunt u op ieder vakje [ ] klikken en de juiste tekst typen. Alle tekst in deze voorbeeldbrief kunt u gewoon wijzigen. Bijvoorbeeld de naam van het bedrijf: Selecteer de naam van het bedrijf 26 Typ uw naam, bijvoorbeeld Karel Jansen

5 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 295 De tekst wordt vervangen. U kunt dit document weer sluiten: Sluit het document, sla de wijzigingen niet op 14 Voorbeeldteksten op internet Op de website bij dit boek staan 25 teksten voor brieven, zoals een felicitatiebrief, een condoleancebrief of een klachtenbrief. U vindt deze brieven op: Starten van de Wizard Brief Word 2002 heeft ook zogenaamde Wizards. Dat zijn programmaatjes die u kant-enklare documenten bezorgen. Dat gebeurt door het stellen van een aantal vragen of het verzamelen van een aantal gegevens. Wizard is het Engelse woord voor tovenaar, maar die term is wat overdreven. Eerder zijn het handige hulpjes. Er zijn verschillende van dit soort Wizards. De meest gebruikte is waarschijnlijk die voor het maken van een brief. U start deze Wizard als volgt:

6 296 Word 2002 voor senioren U ziet nu het venster Sjablonen: het tabblad U ziet verschillende sjablonen en onderaan een aantal Wizards. De Wizards herkent u aan het toverstafje in het pictogram : U ziet nu de Office-assistent verschijnen: Het is mogelijk om een brief naar meerdere personen tegelijk te versturen. U gaat uw brief slechts naar één persoon sturen. Daarna verschijnt dit venster: Hier kunt u de opmaak van de brief kiezen. U kunt deze echter ook ongewijzigd laten.

7 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 297 In het volgende venster kunt u de naam, het adres en ook een aanhef voor de brief invullen: Typ de naam Marleen Vermeij Typ het adres Kloostervaart 33 Papendrecht Voor de aanhef kunt u kiezen uit een aantal tekstregels. U kunt natuurlijk ook zelf de tekst typen: Typ Hallo Samenwerking Word en Outlook Contactpersonenlijst Als u op uw computer gebruik maakt van Microsoft Outlook en adresgegevens heeft vastgelegd in de Outlook Contactpersonenlijst, dan kunt u van deze lijst gebruikmaken in de Wizard Brief. In dat geval kunt u adressen opzoeken door te klikken op pictogram. Word werkt niet samen met het adresboek van Outlook Express. Als u dat adresboek gebruikt, kunt u adressen dus niet rechtstreeks in Word gebruiken. U kunt dit adresboek wel met een omweg in Word gebruiken. Zie daarvoor de uitleg in het PDF-bestand Adresboek en Word op de website van dit boek.

8 298 Word 2002 voor senioren In het volgende venstertje kunt u allerlei elementen invullen, bijvoorbeeld dat de brief aangetekend wordt verstuurd: Klik een vinkje in het vakje voor Kies In het laatste venstertje kunt u uw eigen gegevens en de afscheidsgroet invullen: Typ uw naam Typ uw adres Voor de afsluiting kunt u kiezen uit een aantal tekstregels. U kunt ook zelf de tekst typen. Kies bijvoorbeeld Is alles goed ingevuld? Klik dan op

9 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 299 U ziet dat Word 2002 alle gegevens op de juiste plaats in de brief heeft ingevuld: De Office-assistent verschijnt weer en vraagt of u een envelop of een etiket wilt maken. De Wizard Brief is nu klaar. U kunt de brieftekst nu zelf aanpassen en eventueel afdrukken. Hoe u enveloppen maakt, leest u verderop in dit hoofdstuk. Sluit de brief zonder deze op te slaan 14

10 300 Word 2002 voor senioren Uw eigen naam en adres in Word vastleggen U kunt in Word 2002 uw eigen naam- en adresgegevens vastleggen. Deze gegevens worden bijvoorbeeld gebruikt als afzenderadres op een envelop. Begin met een leeg document 64 het tabblad U ziet nu dit venster waarin u uw gegevens kunt typen: Typ uw naam Typ uw initialen Typ uw adres (vul hier ook eventueel uw naam bij in als u die bij het afzenderadres wilt zien) U kunt nu in tal van situaties uw eigen adres invoeren, bijvoorbeeld bij het maken van een envelop.

11 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 301 Envelop afdrukken Het is ook mogelijk om bij een brief een envelop te laten afdrukken. Dat doet u als volgt: het tabblad U ziet nu dit venstertje. Als afzender is uw adres al ingevuld: U kunt eventueel nog een aanvulling typen, bijvoorbeeld uw naam. Typ de naam en het adres van de geadresseerde

12 302 Word 2002 voor senioren Maakt u op uw PC gebruik van de Contactpersonenlijst in Outlook? Dan kunt u op het pictogram naast klikken. U ziet dan uw lijst van contactpersonen: de geadresseerde, bijvoorbeeld Naam en adres van de geadresseerde zijn nu ingevuld: Als alle gegevens goed zijn ingevuld, kunt u de soort envelop instellen: Enveloppen zijn er in allerlei soorten en maten. Om deze te kunnen bedrukken moet u de juiste maat weten: Meet de lengte en breedte van de envelop die u gebruikt

13 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 303 het tabblad bij Zoek in de lijst de afmeting van de envelop die u gebruikt die envelop, bijvoorbeeld De tweede belangrijke instelling is de manier waarop de envelop in de printer gedaan moet worden: het tabblad Printers verschillen in de wijze waarop zij enveloppen kunnen bedrukken: de te bedrukken zijde van de envelop ligt boven; de te bedrukken zijde moet naar beneden liggen. Kijk in de handleiding van uw printer wat de te bedrukken zijde is

14 304 Word 2002 voor senioren Kunt u dit niet vinden, dan kunt u dat zelf proefondervindelijk vaststellen door een gemarkeerd vel papier te laten bedrukken. Kijk of dat onder of boven gebeurt. Printers verschillen ook in de manier waarop de envelop in de printer gelegd moet worden: de envelop moet in de lengterichting of juist dwars in de papierinvoer liggen; de envelop moet in het midden, links of rechts in de papierinvoer liggen. Kijk in de handleiding van uw printer hoe de envelop in de papierinvoer moet worden gelegd U ziet het venster voor deze instellingen met verschillende manieren waarop de envelop in de printer kan worden gelegd: U ziet nu de papierinvoer in het geval de onderzijde bedrukt moet worden: Kies de instellingen volgens de handleiding van uw printer Klik daarna op U krijgt nu de mogelijkheid om de envelop meteen te laten afdrukken of deze aan het document toe te voegen.

15 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 305 U kiest nu even voor toevoegen: U ziet nu de envelop zoals die afgedrukt gaat worden: En hier begint uw brief: U hoeft deze oefenenvelop niet af te drukken. Sluit dit document, sla de wijzigingen niet op 14 Word 2002 onthoudt de manier waarop uw enveloppen in de printer gedaan moeten worden. Toch is het goed om de instelling even op een papiertje te noteren. U kunt dat doen met behulp van een simpele tekening of zoals:

16 306 Word 2002 voor senioren Etiketten maken met Wizard Afdruk samenvoegen Een handige functie in Word is de Wizard Samenvoegen. Daarmee kunt u een bestaande adreslijst gebruiken als gegevensbron voor het maken van bijvoorbeeld adresetiketten. Een adreslijst gemaakt in Word in de vorm van een tabel is geschikt voor dit doel. In hoofdstuk 9 heeft u geleerd hoe u een tabel maakt. Die kennis kunt u nu toepassen: Begin een nieuw document 64 en zet de afdrukstand op Liggend 82 Maak een tabel van 8 kolommen en 11 rijen 69 Typ in rij 1 de volgende, vette kolomkoppen: Titel, Voornaam, Voorletter, Achternaam, Adres, Postcode, Plaats, Land 70 Vul alle regels met namen en adressen 70 U kunt hiervoor echte personen en adressen gebruiken of gewoon wat verzinnen. De gevulde tabel ziet er nu zo uit: Sla de tabel op met de naam adreslijst in de map Mijn documenten 20 Sluit het document 14 Heeft u geen zijn in al dit typewerk? Download dan vanaf de website bij dit boek het bestand adreslijst.doc. Hoe u moet downloaden, wordt beschreven op die website. Nu gaat u etiketten maken met deze adreslijst. Begin een nieuw document 64

17 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 307 Rechts in het venster ziet u de Wizard Samenvoegen: U gaat etiketten maken: De optie geselecteerd: is nu De volgende stap is het kiezen van het etiket: Van een aantal bekende merken is etiketinformatie beschikbaar in Word. In dit voorbeeld wordt gekozen voor een etiket van het merk Avery: Selecteer naast formaat Selecteer productnummer U kunt natuurlijk ook een ander merk / type kiezen. Of zelf een etiket definiëren door op te klikken.

18 308 Word 2002 voor senioren U ziet nu de voorbeeldetiketten: HELP! Ik zie geen voorbeeldetiketten in het venster Als u de voorbeeldetiketten niet ziet, staat bij u de optie Rasterlijnen weergeven niet aan. Dat kunt u gemakkelijk aanpassen: De volgende stap in de Wizard is het selecteren van de adressen: U gaat in dit geval een bestaande lijst gebruiken:

19 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 309 De adreslijst had u opgeslagen in de map Mijn documenten op de vaste schijf: U ziet het venster Gegevensbron selecteren: U ziet de inhoud van de map Mijn documenten: Bij u zal de inhoud natuurlijk anders zijn. Ergens staat het bestand adreslijst. In het venster ziet u de gegevens die u had getypt in Adreslijst: De regels waar een vinkje voor staat, worden gebruikt voor de etiketten. Als u bepaalde regels niet wilt gebruiken, klikt u het vinkje weg. U ziet weer het venster met etiketten. In ieder etiket staat nu.

20 310 Word 2002 voor senioren De volgende stap is het aangeven van wat u precies op uw etiket afgedrukt wilt hebben. Dat kan bijvoorbeeld alleen naam en adres zijn. Of ook een aanhef ervoor zoals Mevr. of Dhr. Dat doet u als volgt: Klik in het eerste etiket In dit venstertje ziet u welke velden er in uw eigen adreslijst aanwezig zijn. Daarvoor moet wel de optie zijn geselecteerd: Iedere kolomkop in uw tabel is een veld. Een geselecteerd veld kunt u invoegen: U begint met het veld :

21 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 311 In het eerste etiket ziet u nu staan: Op dezelfde manier voegt u nu de andere velden in. U moet zelf kiezen of u alleen de voorletter of liever de hele voornaam wilt gebruiken op het etiket. Als u alleen adressen heeft in Nederland, is het veld misschien overbodig. Voeg alle gewenste velden in Als u daarmee klaar bent: In etiket 1 staan nu alle velden die u heeft ingevoegd. Daartussen moeten nog spaties gezet worden. Bijvoorbeeld tussen de velden Titel, Voornaam en Achternaam. Bovendien moet veld Adres naar de volgende regel. Ook Postcode en Plaats moeten op een aparte regel en er hoort een spatie tussen deze velden. Een spatie tussen de velden typen, doet u als volgt: Klik tussen en Typ een spatie Klik tussen en Typ een spatie Het lijkt in dit voorbeeld alsof veld doorspringt naar de volgende regel. Op kleine etiketten kunt u in dit stadium nog niet goed zien wat op welke regel komt te staan in de uiteindelijke afdruk. U zult straks zien dat dit goed komt als op de juiste plaats spaties en nieuwe regels zijn geplaatst.

22 312 Word 2002 voor senioren U gaat het veld Adres naar de volgende regel zetten door middel van een druk op de Enter-toets: Klik tussen en Druk op Veld staat nu op de volgende regel. U kunt op dezelfde manier de laatste velden aanpakken: Zet op de volgende regel Zet een spatie tussen Etiket 1 is nu helemaal goed. Deze etiketindeling gaat u op alle etiketten toepassen: Op alle etiketten staat nu dezelfde etiketindeling. U kunt nu verder naar de volgende stap:

23 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 313 U ziet een voorbeeld van hoe de etiketten er straks uitzien. Ziet u nog een foutje? Dan kunt u nog terug naar de vorige stap(pen) van de Wizard door te klikken op Als u tevreden bent over het resultaat, kunt u de samenvoeging voltooien: De samenvoeging is voltooid. U kunt al vanuit dit venster afdrukken. U kunt het geheel ook naar een nieuw document overzetten dat u gemakkelijk kunt bewerken en opslaan om nog een keer te gebruiken. is al geselecteerd. De Wizard is nu afgesloten. U ziet de etiketten nu in een nieuw Word-document. De tekst en opmaak van de etiketten kunt u nog aanpassen. Bijvoorbeeld het lettertype, de lettergrootte en de tekenopmaak (vet of cursief). Of de tekst op het etiket centreren. Of een afbeelding invoegen op een of meer etiketten. Daarna kunt u de etiketten afdrukken op dezelfde manier zoals u altijd een document afdrukt.

24 314 Word 2002 voor senioren Druk - indien gewenst - de etiketten af 67 Dit document kunt u eventueel opslaan om later nog eens te gebruiken: Sla het document - indien gewenst - op 20 Als u het typenummer van het etiket in de bestandsnaam gebruikt, kunt u later gemakkelijk het bijbehorende etikettenvel terugvinden. Sluit het document Hierna ziet u weer het samenvoegdocument. Ook dat u kunt afsluiten: Sluit het samenvoegdocument zonder opslaan 14 In de volgende oefeningen kunt u de behandelde stof herhalen. Afbeelding invoegen Als u op een etiket klikt, kunt u een afbeelding invoegen. Dat gaat op dezelfde manier als het invoegen van een figuur in een gewoon Word-document. Zo n afbeelding kunt u verkleinen zodat hij in het etiket past. Met selecteren / kopiëren en plakken kunt u de afbeelding snel en eenvoudig op de andere etiketten plaatsen. Proefafdruk Maak bij voorkeur eerst op gewoon papier een proefafdruk van pagina 1. Die kunt u gebruiken om na te gaan of de tekst goed op het etikettenvel zal passen. U kunt dan ook meteen controleren hoe u uw etikettenvellen in de printer moet doen. Actuele adreslijst gebruiken Als u regelmatig uw adreslijst aanvult met nieuwe adressen, kunt u beter telkens opnieuw de procedure van het samenvoegen uitvoeren. Dan weet u zeker dat u altijd uw actuele adresgegevens gebruikt.

25 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 315 Oefeningen Weet u niet meer hoe u een handeling uitvoert? Dan zoekt u dit met behulp van het cijfer achter de voetstapjes op in de bijlage Hoe doe ik dat ook alweer? Oefening: Wizard Brief Met deze oefening herhaalt u het werken met de Wizard Brief. Start Word Sluit eventueel het lege document. 14 Start Wizard Brief. 79 Kies Een brief verzenden. Vul op het tabblad Geadresseerde de naam en het adres van de geadresseerde in. Maak op het tabblad Overige de brief aangetekend. 80 Vul op het tabblad Afzender uw naam en adres in en kies een afsluiting. Voltooi Wizard Brief. 81 Sluit Word 2002 zonder iets op te slaan. 13

26 316 Word 2002 voor senioren s Afdrukken van enveloppen Kijk goed naar uw printer als u een envelop laat afdrukken. De printer wacht op uw handmatige invoer van de envelop. Dat betekent vaak dat er een lampje gaat knipperen en de printer wacht tot u de opdracht geeft om te gaan afdrukken. Dat doet u door een knopje op de printer in te drukken. Kijk in de handleiding van uw printer hoe u de printer kunt laten afdrukken bij handmatige invoer Opmaak van de brieven U kunt brieven in de Wizard Brief in een bepaalde stijl laten opmaken: Een datum in de brief: Kies het sjabloon voor de brief: Geef aan hoe de tekst over de pagina moet worden verdeeld: Voor het geval u rekening moet houden met een voorgedrukt briefhoofd:

27 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 317 Etiket met één adres maken In dit hoofdstuk heeft u etiketten met behulp van een adreslijst gemaakt. U kunt echter ook via een andere weg een etiket met één naam / adres maken:,, het tabblad Vul de adresgegevens in: Gebruik eventueel gegevens uit de lijst Contactpersonen van Outlook: Eén etiket of de hele pagina vol? Het is belangrijk dat de maat van de etiketten waarop u afdrukt, klopt met de instelling van Word Daarvoor klikt u op Kies uw merk etiket: Geef aan welk type u heeft: Staat het er niet bij? Dan kunt u zelf de maten opgeven via Bent u klaar in dit venster, Klik dan op U kunt nu de etiketten uitprinten:

28 318 Word 2002 voor senioren Een andere manier om de Wizard Brief te starten: Geschikte gegevensbronnen voor Wizard Afdruk Samenvoegen Onder andere de volgende gegevensbronnen zijn geschikt voor gebruik in de Wizard Afdruk Samenvoegen: adreslijst gemaakt in Word (bijvoorbeeld in de vorm van een tabel); adreslijst gemaakt in Excel; lijst Contactpersonen van Outlook; tekstbestanden in een bepaalde opmaak (csv-bestand). Adresboek Outlook Express Het adresboek dat in het programma Outlook Express wordt gebruikt, kunt u niet rechtstreeks gebruiken in Word. Wel kunt u de gegevens in dit adresboek via een omweg in Word gebruiken door er een tekstbestand in een bepaalde opmaak (csvbestand) van te maken. Meer informatie over de werkwijze vindt u in het PDFbestand Adresboek en Word op de website van dit boek. Als u het programma Outlook gebruikt en daarin adressen heeft opgeslagen in de lijst Contactpersonen, kunt u in stap 3 van de Wizard Samenvoegen kiezen voor de optie. Dan wordt die gegevensbron gebruikt voor de samenvoegactie.

29 Hoofdstuk 10 Brieven, sjablonen en Wizards 319 Zelf de maten van etikettenvel instellen Als uw eigen merk of type etiketten niet in de lijst voorkomen, kunt u zelf de juiste maten instellen: U ziet vervolgens een venster waarin de maten exact kunt instellen: Gebruik een liniaal om de maten van uw etikettenvel op te meten. Vul alle maten in Nauwkeurigheid is belangrijk. Een kleine afwijking kan bij het afdrukken na enkele vellen al een flinke verschuiving opleveren. Geef het etiket een naam Het etiket wordt nu in de lijst opgenomen. U kunt het een volgende keer weer gebruiken.

30 320 Word 2002 voor senioren Gegevens aanpassen tijdens samenvoegprocedure Tijdens de samenvoegprocedure kunt u nog wijzigingen aanbrengen in de gegevens of bepaalde personen uit uw adressenbestand verwijderen. Dat kunt u doen als u het volgende venster ziet: U ziet nu het venster Gegevensformulier waarin u gegevens kunt wijzigen of toevoegen. Ook kunt u een persoon verwijderen uit de lijst of een nieuw persoon toevoegen: U bladert door de lijst door te klikken op de knopjes U kunt een persoon toevoegen door klikken op. Of verwijderen door klikken op. Als u klaar bent met wijzigen: Als het gegevensbestand gewijzigd is, zal Word op een bepaald moment vragen of u de wijzigingen wilt opslaan.