Handleiding IVN. Ledenadministratie Lokale afdeling. Versie 3.0, 19 februari 2015

Transcriptie

1 Handleiding IVN Ledenadministratie Lokale afdeling Versie 3.0, 19 februari 2015 INHOUD Paragraaf Titel Pag. 1 Woord vooraf 2 2 Leeswijzer 2 3 Inloggen 3 4 Een nieuw lid aanmaken 4 5 Lidgegevens zoeken en 9 bewerken 6 Een lid uitschrijven 10 7 Een bestand maken 11

2 Handleiding IVN - ledenadministratie Lokale afdeling 1. Woord vooraf Ongeveer tweeënhalf jaar geleden is een landelijk ledenadministratiesysteem ingevoerd bij IVN. Redenen voor het invoeren waren o.a. om afdelingen sneller en beter zicht te geven op de registratie van de landelijke vereniging doordat zij gegevens uit de landelijke administratie zelf kunnen bekijken en aanpassen en (deels) benutten voor hun eigen administratie. Een andere reden was het efficiënter opmaken van de factuur voor de jaarlijkse afdracht. Ook is de login voor de website (en OnsIVN) gekoppeld aan de ledenadministratie, waardoor dubbele acties worden voorkomen. Inmiddels hebben we veel ervaring opgedaan met het systeem en de hoogste tijd voor een up-date van de handleiding. De handleiding is vooral gericht op beginnende ledenadministrateurs. Toch staat er ook voor de ervaren ledenadministrateur nieuwe informatie in, zoals het uitschrijven van een lid (pag 10) en de wijze waarop we graag willen dat gegevens als naam, etc. worden ingevoerd. We willen je vragen dit voortaan te doen op de wijze zoals in deze handleiding wordt aangegeven. Met name bij Volledige naam worden veel varianten bij het invoeren gebruikt. Dit maakt de Ledenadministratie als centraal bestand een stuk minder waardevol. Om bijvoorbeeld een verzendlijst voor Mens en Natuur te maken is de Servicedesk enkele dagen bezig om alle gegevens goed aan te leveren. We vragen je dan ook om de handleiding goed door te lezen. Ook zijn we een paar tekortkomingen tegengekomen. Mocht je zelf nog onvolkomenheden tegenkomen of wensen hebben laat het ons in ieder geval weten! Tot slot wijzen we je op de website pagina s op OnsIVN (zie Hier worden regelmatig nieuwe tips gepubliceerd. 2. Leeswijzer Deze handleiding heeft in de tekst een aantal aanwijzingen die het lezen en de uivoering vergemakkelijken: Belangrijke aanwijzingen in de tekst worden in de illustraties aangeduid met een Rode pijl: Alle begrippen tussen aanhalingstekens verwijzen naar de tekst op de website. De vet gedrukte tekst betekent : Let Op. bij elke actie met een pijltje ervoor moet je iets doen. Kom je er niet helemaal uit of heb je vragen? Laat het ons weten. Per mail: servicedesk@ivn.nl Per telefoon: Veel succes! 2

3 3. Inloggen Login bij Ons IVN. Als je dit nog niet eerder hebt gedaan, lees dan de instructies inloggen bij ONS IVN. Nadat je bent ingelogd kom je op de volgende webpagina. Om bij de ledenadministratie van de afdeling te komen klik je op de link (Ledenbeheer). Deze vind je aan de rechterzijde van de pagina, achter de afdelingsnaam. In deze handleiding is dat de Testafdeling. Die link verwijst naar de lokale website. Daarna kom je op de volgende webpagina terecht: Vanaf deze pagina kun je drie hoofdtaken uitvoeren: Een nieuw lid aanmaken Lidgegevens zoeken en bewerken Ledenlijsten exporteren 3

4 4. Een nieuw lid aanmaken Klik op de link Lid aanmaken. Je komt dan op een leeg formulier. Deze pagina kun je invullen met de beschikbare gegevens van een nieuw lid. Persoonsgegevens Begin met het invullen van de Persoonsgegevens, de Adres gegevens, de Extra adresgegevens en Telefoon etc. Let daarbij op het volgende: Sommige velden zijn verplicht. Dit wordt aangegeven met een *. Velden die niet in de tekst worden genoemd hoef je niet in te vullen. Er zijn velden die automatisch worden aangemaakt bij het opslaan. Bijvoorbeeld het veld Zoekcode, dit bestaat uit postcode en huisnummer en het veld lidnummer. Nogmaals graag aandacht voor het op de juist wijze invullen van het veld Volledige naam : Achternaam, Voorletter, tussenvoegsel. In het voorbeeld zie je de juiste volgorde staan: Test, T.J. van der Het adres moet uniek zijn en mag maar eenmaal mag voorkomen in de ledenadministratie. Dit is omdat het adres onderdeel is van het gebruikersaccount waarmee je kan inloggen in OnsIVN. Bij Huisgenootleden die samen van één adres gebruik maken, kan dat adres slechts bij een van de twee ingevoerd worden. IVN gerelateerde gegevens Na de basisgegevens zoals naam, adres, telefoon en adres volgen twee blokken met tabbladen die voor IVN van belang zijn: 4

5 Blok 1: Blok 2: We beginnen met blok 1: Op het eerste tabblad Categorisatie en Tags zie je het menu Functie binnen IVN. Hier kun je een eventuele functie van het lid aanvinken, bijvoorbeeld algemeen bestuurslid, secretaris afdeling, penningmeester afdeling, etc. Het is ook mogelijk dat iemand twee of meer functies heeft. Door de CTRL knop op je toetsenbord ingedrukt te houden bij het aanvinken, kun je meerdere functies toewijzen. Let op: Wil je als bestuur goed op de hoogte blijven van actuele berichten van de Vereniging IVN en de Servicedesk aan de lokale afdelingen? Om financiële en duurzame redenen worden deze zoveel mogelijk per verstuurd. Houdt deze functies dus steeds actueel als er nieuwe bestuursleden zijn gekozen of juist vertrokken. Stuur eventueel een mailtje naar de Servicedesk met de wijzigingen. Hierna zie je drie vrij in te vullen velden: Organisatie hier wordt een andere organisatie dan IVN bedoeld, bijvoorbeeld een lid van de KNNV of een organisatie waar je afdeling veel mee samenwerkt. Tags deze hoef je niet in te vullen Afdeling tags - Je kunt hier kenmerken invullen zoals werkgroepen of de wijk waar iemand woont. De mogelijkheden zijn vrij. Door het plaatsen van een komma achter de tag, kun je meerdere tags aan iemand toewijzen. LET op: Als je geen komma plaatst dan worden beide functies aan elkaar gekoppeld en kun je ze niet gescheiden gebruiken. Extra informatie: Wanneer een tag eenmaal is ingevoerd en aan een lid gehangen, dan wordt die tag opgenomen in een lijstje behorend bij lokale afdelingen. De tag is daarna te hergebruiken voor andere leden van jouw afdeling. Een voorbeeld: als een lid voor de eerste maal aan de tag werkgroep Vogels is gehangen en je wilt diezelfde tag aan een ander lid van de afdeling toekennen, dan verschijnen bij het typen van de letter W alle tags met die letter W erin. Je hoeft dan alleen nog maar de juist tag aan te klikken. Het toekennen van tags aan een lid is in principe onbeperkt. Voor het De tweede tab Nieuwsbrief Abonnementen * gaat over de abonnementen die horen bij het lidmaatschap. Het veld Mens en Natuur is een verplicht veld. Vink hier is bij lidmaatschap inbegrepen aan. Als je het vergeet aan te vinken krijg je een automatische foutmelding als je wilt opslaan. 5

6 Als een lid de landelijke of lokale nieuwsbrieven wil ontvangen kun je dat hier aangeven. Vink dan Algemene opt-in* aan(deze staat standaard op nooit mailen). Desgewenst vink je ook Abonnement E-nieuwsbrief landelijk en/of Abonnement E-nieuwsbrief lokaal aan. Ga naar het derde tabblad Financiële administratie. Deze staat standaard op Lokale afdeling. Gebruik je de landelijke ledenadministratie ook voor de inning van jullie (lokale) contributie? Of wil je dit in de nabije toekomst gaan doen? Vul dan ook de volgende gegevens in: - Contributie termijn, - het Contributie bedrag - Datum ondertekening = datum aanmelding - het IBANrekeningnummer en de tenaamstelling Let op: Deze gegevens worden gebruikt voor het laten uitvoeren van de automatische incasso door het Landelijk Bureau. Om te voorkomen dat leden van jou afdeling daarin worden meegenomen vul je bij type incasso altijd GEEN in. Wel kun je deze gegevens gebruiken voor je eigen financiële administratie. We komen daar later op terug. Let Op: Het contributiebedrag moet in eurocenten worden ingevoerd. Dus 2,00 vul je in als 200. Gebruik bij het IBANrekeningnummer geen spaties of punten! De bank weigert dan de incasso opdracht uit te voeren. Het debiteurennummer wordt automatisch aangemaakt. 6

7 We gaan verder met blok 2, met het tabblad Lidgegevens. Vink als eerste onder Mijn groepen* je eigen afdeling aan: Dit is een verplicht veld. Als je dit vergeet kun je straks niet opslaan. De velden Functie, Lidmaatschapsnummer en Bijbehorende user hoeven niet te worden ingevuld. De laatste twee velden worden automatisch aangemaakt bij het opslaan. Het veld Soort Lid staat standaard op Lid IVN. Door op het pijltje ernaast te klikken, kun je vervolgens een andere categorie kiezen, bijvoorbeeld Huisgenootlid. Let Op: het veld Huisgenootlid van hoef je niet in te vullen, want functioneert niet als er teveel leden met dezelfde naam zijn, bijvoorbeeld De Vries of Visser. De servicedesk controleert de overeenkomstige adresgegevens maandelijks bij het verzenden van Mens en Natuur. Ga nu weer omhoog naar het tabblad Datums. Deze staat automatisch op de dag dat je het nieuwe lid aanmaakt. Wil je een andere datum, ga dan op het veld staan. Je krijgt een zogenaamde pop up van een kalender. Deze kalender gaat terug tot Je kunt echter handmatig iedere gewenste datum invullen. Let op: Er wordt onderscheid gemaakt tussen Eerste inschrijfdatum en Inschrijfdatum. Een lid kan tijdelijk uitgeschreven zijn en wil zich later opnieuw aanmelden. De nieuwe inschrijfdatum vul je dan in bij Inschrijfdatum. De eerste inschrijfdatum is blijft staan. Vergeet dan niet de uitschrijfdatum te verwijderen. 7

8 Indien bekend, willen we ook graag de geboortedatum weten van onze nieuwe leden. Daarmee krijgen we een beter inzicht in de samenstelling van het totale ledenbestand van IVN. De overige twee tabbladen van blok 2 Importvelden* en Adres Import kun je overslaan. Afronden Je bent nu klaar met het invoeren van een nieuw lid Druk nu op de knop opslaan. Het nieuwe lid is nu ingevoerd in je lokale afdeling! Wil je nog meer nieuwe leden invoeren? Begin weer bij Een Nieuw Lid Aanmaken op pagina 4 van deze handleiding. 8

9 5. Lidgegevens zoeken en bewerken. Ga terug naar de hoofdpagina (Ledenbeheer). Aan de rechterzijde staat een kolom met verschillende zoek en filteropties. Deze kun je gebruiken om een specifiek lid op te zoeken waarvan je de gegevens wilt bijwerken of aanvullen. Je kunt op alle velden zoeken, maar hoe meer velden je invult des te groter de kans dat je een fout maakt. Waardoor je geen resultaten krijgt. Bijvoorbeeld: De naam Test in combinatie met een fout ingevulde zoekcode (1000 AA) geeft geen resultaat. De naam Test met de juiste zoekcode 1000AA (cijfers en letters aan elkaar) geeft wel resultaat. Als je de bedoelde persoon hebt gevonden klik je vervolgens op bewerken: Nu kun je de gewenste velden wijzigen of aanvullen. Wil je later terugkijken wat je hebt gewijzigd klik dan op de tab revisies bovenaan. Je kunt dan alle revisies bij dat lid bekijken: Als er geen revisies zijn geweest, dan is het tabblad niet zichtbaar. 9

10 6. Lid Uitschrijven Om een lid uit te schrijven is een aparte tab gemaakt. Je kunt zelf de datum wijzigen in een eerdere of juist een in de toekomst, bijvoorbeeld 31 dec Ook kun je aangeven of het om een overleden lid gaat. Vervolgens krijg je onderstaande informatie te zien: Alle gegevens onder de tabs lidgegevens, Nieuwsbrief abonnementen en financiële administratie zijn gewijzigd of verwijderd. De persoonsgegevens van het lid zijn bewaard gebleven, maar hij of zij is nu voormalig lid. Mocht het lid zich bedenken en zich in de toekomst opnieuw aanmelden, dan hoef je alleen maar de gegevens te controleren op juistheid, de (tweede) inschrijfdatum te wijzigen en het type lid om te zetten in Lid IVN. 10

11 7. Ledenbestand exporteren en importeren Als je alle mutaties in de ledenadministratie op orde hebt, wil je het lokale ledenbestand natuurlijk ook kunnen gebruiken voor het verzenden van , een brief of het maken van etiketten. In dit laatste hoofdstuk werken we twee vormen uit: - Het selecteren van een adressenbestand - Het maken van etiketten We beginnen met het exporteren van het ledenbestand naar een Excelbestand (6.1). Daarna maken twee verzendlijsten (6.2). Tenslotte krijg je nog wat handige tips voor Excel (6.3). We herhalen nog een keer de leeswijzer: Belangrijke aanwijzingen in de tekst worden in de illustraties herhaald en aangeduid met een rode pijl: Alle begrippen tussen aanhalingstekens verwijzen naar de tekst op de website. De vet gedrukte tekst betekent : Let Op. bij elke actie met een pijltje ervoor moet je iets doen. 7.1 Exporteren naar een Excelbestand Open Ledenbeheer op de lokale website. Klik vervolgens op Exporteren : De vakjes Naam en Adres slaan we hier over. Deze kun je gebruiken voor het zoeken van één persoon. Zie hiervoor ook hoofdstuk 5 op pag

12 Om een adreslijst te maken klik op Uitgebreide opties. Vervolgens zie je een menu met alle mogelijke type leden. Standaard staan de volgende vier type leden al aangevinkt: Gastlid, Huisgenootlid, Jeugdlid en Lid IVN Vink nu het soort leden aan die je wilt exporteren. Door de Ctrl toets ingedrukt te houden kun je een type lid toevoegen of verwijderen. Zo kun je bijvoorbeeld een bestand maken van alleen Lid IVN of alleen Donateurs, of Lid IVN en Donateurs Klik vervolgens op zoeken. Op je scherm zie je een bestand met alle gegevens die je van die leden hebt ingevoerd. Op jouw scherm zie je veel meer velden, maar in verband met de privacy laten we maar een klein deel van het bestand zien. Onderaan dit scherm zie je het knopje CSV. Klik op CSV. Het bestand wordt geëxporteerd naar Excel. Binnen drie seconden krijg je de vraag wat je met het bestand wilt gaan doen. 12

13 Kies voor Openen met Microsoft (Office) Excel (standaard): Open het CSV-bestand en sla het alsnog op als Excelbestand. Kies een naam en een plek, bijvoorbeeld: Verzendlijst IVN-blad, februari Let op: sla het bestand op als Excelbestand en niet als CSV-bestand! Het Exelbestand bestaat uit 37 kolommen, al dan niet gevuld met gegevens. In de bovenste rij staan alle naamvelden uit de Ledenadministratie. Voor het maken van een lijst heb je alleen de kolom adres (kolom J) nodig. Let op: Voor de leesbaarheid van deze handleiding gaan we niet verder in de optie of mensen hebben aangegeven of ze willen ontvangen ja dan nee. Selecteer en kopieer de adressen naar een systeem waarmee je (gratis) online nieuwsbrieven kunt versturen, zoals bijvoorbeeld Mailchimp of naar Outlook voor het versturen van een Adressen importeren voor een etiket Voor het maken van etiketten importeer je de geselecteerde namen en adressen van leden in het programma Word. Vervolgens ga je deze samenvoegen. Herhaal hiervoor alle bovenstaande stappen, vanaf hoofdstuk 6, tot je weer in het geopende Excelbestand bent. Pas het Excelbestand aan naar jouw wensen. Zie hiervoor paragraaf 6.3 Tips & Trucs. Sla het Excelbestand op en sluit het helemaal af. Open het programma WORD. Klik in de bovenste werkbalk op Verzendlijsten 13

14 Klik vervolgens op Afdruk samenvoegen starten en vervolgens op Stapsgewijze wizard Afruk samenvoegen starten Je krijgt nu rechts in je scherm een keuze menu. Klik hier aan bij type document: Etiketten Klik onderin op volgende Begindocument om door te gaan naar Stap 2 Vink aan Documentindeling wijzigen en vervolgens op labelopties : Klik onder Documentindeling wijzigen op Labelopties om het type etiket te selecteren: Zoek onder Etiketproducent het merk etiketten dat je wilt gebruiken, bijvoorbeeld Avery A4/A5 Kies het productnummer, te vinden op de doos met etiketten. Klik dan op OK 14

15 Stap 2 Adressen selecteren Klik op een bestaande lijst gebruiken en daarna op bladeren. Selecteer het eerder gemaakt Excelbestand. Vervolgens verschijnt het volgende beeld op je scherm. Heeft je bestand meerdere werkbladen, selecteer dan het juist werkblad. Klik op OK. In de volgende scherm kun je nog namen verwijderen door het vinkje voor de naam weg te halen. 15

16 Klik opnieuw op OK. Stap 4 Labels schikken Klik op Meer items Vink Databasevelden aan. De getoonde velden zijn een overzicht van alle kolomkoppen in je Excelbestand. Selecteer in de gewenste volgorde de velden die je wilt gebruiken door op Invoegen te klikken. Klik op Sluiten als je alle velden hebt geselecteerd. De geselecteerde databasevelden staan nu achterelkaar in het eerste etiket links bovenin. Deze gaan we opmaken. Zet een spatie tussen de velden de geslacht, voornaam, tussenvoegsel, achternaam. Gebruik zogenoemde zachte regels (shift + enter) voor straat en voor postcode plaats. 16

17 a Etiket niet opgemaakt b Etiket wel opgemaakt Klik op Alle etiketten/labels bijwerken Alle etiketten op de pagina krijgen nu dezelfde opmaak. Stap 5 Labelvoorbeeld Klik op volgende: label voorbeeld De eerste pagina wordt ingevuld met adressen uit het bestand. Dit is nog niet het uiteindelijke bestand, maar een voorbeeldpagina waar je kunt controleren of alles op de goede plek staat. Let op. Verbeteringen in de lay-out breng je aan door een stap terug te gaan met Vorige. Vergeet daarna niet opnieuw op Alle etiketten bijwerken te klikken. Verbeteringen in één etiket, bijvoorbeeld het wijzigen van een hoofdletter, kan in stap 5. Stap 6 Samenvoegen voltooien Klik op Samenvoegen voltooien Eventueel kun je nu nog individuele etiketten bewerken, bijvoorbeeld als er vreemde tekens in de naam staan, of de postcode is niet volledig, etc. Klik daarvoor op Afzonderlijke etiketten / labels bewerken : Afdrukken Leg nu de labelvellen op de juiste wijze in de printer (meestal op de kop met de bovenkant naar je toe). Druk op afdrukken en je etiketten zijn klaar. 17

18 7.3 Tips en Trucs Geslacht wijzigen in aanhef Wil je Man / Vrouw / Onbekend wijzigen in een aanhef, bijvoorbeeld de heer, mevrouw, de heer/ mevrouw. Dat gaat als volgt: Selecteer de kolom geslacht door boven in de kolomkop te gaan staan. Klik met je linkermuisknop. Ga met de muis naar Zoeken en selecteren. Klik op Vervangen. Je krijgt het volgende scherm te zien: Vul in bij Zoeken naar : Man Vul in bij Vervangen door : de heer (of een andere aanhef) Klik op Volgende zoeken. Klik op Alles vervangen. Excel heeft in deze kolom nu alle woorden Man vervangen door de heer. Doe hetzelfde door: Vrouw te vervangen door: Mevrouw (of een andere aanhef). Sorteren en filteren Het Excelbestand heeft altijd een vast volgorde, bijvoorbeeld op zoekcode of Lidmaatschapsnummer vaak van laag naar hoog. Wil je een andere volgorde, bijvoorbeeld achternaam op alfabet dan gebruik je daarvoor de knop sorteren en filteren. Zet het Filter aan. Nu verschijnt er in de rij met kolomkoppen in iedere kolom een klein driehoekje. Als je op een van die driehoekjes klikt, wordt het hele bestand op die kolom gefilterd. Zo kun je bijvoorbeeld op postcodegebied of op achternaam filteren. 18

19 Ga daarvoor met je muis op de kolom achternaam staan, of op een andere kolom waarop je wilt filteren. Klik vervolgens op de knop Sorteren en Filteren en kies sorteren van A naar Z Vervolgens heb je alle namen op alfabetische volgorde. Let op: Anders dan bij het wijzigen van geslacht in aanhef, selecteer je hier GEEN kolom. Anders wordt het filter alleen in die kolom toegepast en klopt je bestand niet meer. Heb je toch iets niet goedgedaan? Dan kun je een fout herstellen door op het pijltje links boven te klikken: Ongedaan maken. Kolommen Verwijderen of Verbergen. Als je kiest voor kolommen verwijderen, sla het bestand dan op onder een andere naam. Zo heb je altijd de beschikking over het originele bestand. Kies je voor kolommen verbergen, dan zijn ze niet zichtbaar, maar blijven wel in je bestand. Selecteer de kolom die je wilt verbergen. Ga daarvoor met de cursor in kolomkop staan, bijvoorbeeld Kolom A. Vervolgens verschijnt er een pijltje naar beneden. Door op je rechter muisknop te klikken krijg je een popup schermpje te zien en kies je voor de een na onderste optie: Verbergen. 19