Gebruikers toevoegen en verwijderen

Transcriptie

1 Gebruikers toevoegen en verwijderen Inleiding Er zijn verschillende manieren om gebruikers toe te voegen aan het portal. U kunt dit bijvoorbeeld doen via Zermelo Desktop als u ze daar al beschikbaar heeft. In het portal beheert u de gebruikers bij Beheer > Gebruikers > Gebruikers. Hier kunt u met de hand gebruikers toevoegen of verwijderen en ook kunt u (gegevens bij) gebruikers importeren. PORTAL Op deze pagina Inleiding Standaard layout Gebruikers Gegevens per roosterproject bekijken Toevoegen van gebruikers Importeren van gebruikers Gebruikerstype toekennen aan gebruiker Verwijderen van gebruikers Gebruikers opruimen Scenario: hergebruiken docentafkorting Zie ook Het archiveren van een roosterproject Veel gestelde vragen Standaard layout Gebruikers De kolommen met adresgegevens, de kolommen voor externe gebruikersnamen en UUID's, en de projecten staan standaard uit. U kunt deze tonen door middel van de rechtermuisknop. Wanneer u hiermee klikt op een kolomkop en kiest voor <Kolommen>, kunt u zelf bepalen welke kolommen u op dat moment wel en niet wilt zien. Gegevens per roosterproject bekijken Het is mogelijk om in de lijst met gebruikers te filteren op een roosterproject. Dit kan handig zijn als u een portal deelt met een andere school of vestiging. Op deze manier ziet u alleen de actieve gebruikers van het geselecteerde roosterproject. In onderstaande afbeelding staat het filter op alle gebruikers. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 1

2 Toevoegen van gebruikers Met de knop <Toevoegen> kunt u een enkele gebruiker toevoegen. Dit kan alleen wanneer het bovengenoemde filter zoals op de afbeelding filtert op alle gebruikers. Het veld "Gebruikerscode" is verplicht, hier vult u het leerlingnummer of de docentafkorting/roostercode in. Ook moet u een wachtwoord opgeven of aangeven dat de gebruiker inlogt met LDAP. Tevens kunt u vast wat gegevens opgeven voor deze gebruiker, zoals geboortedatum, geslacht of . De tooltip in de kolom 'Proj' geeft per individuele gebruiker aan bij welke roosterproject die hoort. Gebruikerscode bestaat al Als u een melding krijgt dat de Gebruikerscode al in gebruik is, kan het een actieve of gearchiveerde gebruiker betreffen. Zet in het Gebruikersoverzicht een vinkje in de kolom 'Gearchiveerd' om alle gearchiveerde gebruikers te zien. U kunt het vinkje in de kolom 'Gearchiveerd' weghalen om de gebruiker weer actief te maken. Het door meerdere mensen gebruiken van één gebruikersaccount wordt niet ondersteund en kan tot dataverlies leiden. Maak dus niet accounts aan voor de "formatiebeheerder" of het "secretariaat" maar geef alle gebruikers hun eigen account met hun eigen afkorting of gebruikersnaam. Importeren van gebruikers We ondersteunen een import vanuit een CSV-bestand (character-separated values), waarbij u zelf een afwijkende tekencodering en het scheidingsteken kunt aangeven. Het bestand ziet er bijvoorbeeld zo uit: Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 2

3 Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 3

4 Gebruikers importeren 1. Klik op <Importeren> in het gebruikersoverzicht van het portal ( Beheer > Gebruikers > Gebruikers). Nu opent stap 1 van de import wizard Klik op <Bestanden kiezen> en wijs het te importeren bestand aan. Kies eventueel voor een andere tekencodering voor het inlezen van speciale tekens. Kies eventueel voor een ander scheidingsteken, bijv TAB. Klikt op <Verder>. U krijgt nu in stap 2 van de import wizard de te importeren tabel te zien. 6. Zoek de kolom met de codes of id's (bijvoorbeeld leerlingnummers of docentafkortingen). Deze kolom moet gekoppeld worden aan de portal-kolom 'Code'. Dit doen we als volgt. Klik op het pijltje naast de tekst " Niet gebruiken". Er verschijnt een keuzemenu, waarin u 'Code' aan klikt. 7. Koppel op dezelfde manier alle andere kolommen waaruit u de gegevens wilt overnemen in het portal. 8. Zet eventueel een vinkje bij Wachtwoord genereren en sturen. Let op: wij raden u aan om geen wachtwoorden te mailen maar om gebruik te maken van Single-sign-on met SAML 2.0 (Active Directory) of Inloggen met LDAP (Active Directory). 9. Zet eventueel het vinkje bij adressen valideren uit. 10. Als u leerlingen, werknemers, of ouders/verzorgers toevoegt, zet dan een vinkje bij de bijbehorende optie. 11. Klik op <Alleen nieuwe importeren> als u alleen de regels wilt toevoegen waar een voor staat. Klik op <Alleen bestaande bijwerken> als u alleen de gegevens wilt bewerken van de gebruikers waar een voor staat. Klik op <Synchroniseren> als u zowel gebruikers wilt toevoegen als bestaande gebruikers bewerken. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 4

5 Tips bij importeren Stel u heeft een csv-bestand waar gebruikers in staan die niet geïmporteerd hoeven te worden. Dan kunt u deze gebruikers selecteren en op de delete-knop van uw toetsenbord klikken. Zo zou u bijvoorbeeld uit één bestand eerst alle gebruikers met rol "A" kunnen importeren door de rest te wissen, en het bestand nogmaals openen om nu de gebruikers die met rol "A" zijn geïmporteerd te wissen en de rest rol "B" te geven. Heeft u een bestand geïmporteerd met een rij (regel) die u niet wilt overnemen in het portal? Selecteer dan de rij en klik op de delete-knop van uw toetsenbord. U mag gerust een aantal velden op " Niet gebruiken" laten staan, maar let erop dat u in ieder geval een veld aanwijst als "Code". Let er ook op dat u niet dezelfde interpretatie aan meerdere velden geeft. Het programma beschermt u overigens tegen deze fouten. In het portal staan huisnummer en eventuele toevoeging in één kolom. De indicatie dat een gebruiker met LDAP inlogt mag beginnen met 't' of 'j' voor ja en 'f' of 'n' voor nee. (Zo kunt u bestanden met bijvoorbeeld de waardes 'true'/'false' of 'ja'/'nee' gemakkelijk importeren.) Een lege waarde zorgt ervoor dat de staat van LDAP niet verandert bij de gebruiker. Als de gebruiker nieuw is, komt LDAP op uit te staan. Als u een wachtwoord wilt genereren voor een gebruiker die al in het portal staat, kunt u het volgende doen. Selecteer de gebruiker(s) waarvoor een wachtwoord gegenereerd moet worden. Klik op <Wachtwoorden> en kies voor Wachtwoorden genereren en en. Alleen de geselecteerde gebruikers krijgen nu een (nieuw) wachtwoord toegestuurd. Gearchiveerde gebruikers Gebruikers importeren/synchroniseren werkt alleen voor nieuwe gebruikers en gebruikers die al wel in het portal staan, maar niet gearchiveerd zijn. Wanneer in uw bestand toch gebruikers staan die al gearchiveerd zijn, dan kunt u deze herkennen aan het slotje vooraan op de betreffende regel. U kunt nu twee dingen doen: U kunt de gebruiker negeren door de regel te selecteren en op de delete-knop van uw toetsenbord te drukken. De gegevens van deze gebruiker worden dan niet bewerkt. Is het onterecht dat de gebruiker gearchiveerd is? Verlaat dan eerst het import-scherm om de gebruiker terug te plaatsen en open het import-scherm daarna opnieuw. Gebruikerstype toekennen aan gebruiker Het is mogelijk om aan gebruikers een gebruikerstype toe te kennen. Zo kan een gebruiker een leerling, werknemer, ouder/verzorger of admin zijn. De gebruiker wordt dan door de software herkend als bijvoorbeeld ouder/verzorger, wat weer voordelen oplevert bij het formeren van ouderkind relaties. Tevens is het mogelijk om te filteren op dit label. Om een gebruikerstype toe te kennen, selecteert u de gebruiker. Vervolgens klikt u op Gebruikerstype in de balk boven in beeld. In het geopende scherm kunt u aangeven of u een gebruikerstype wilt toevoegen of verwijderen: Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 5

6 Het is mogelijk om een gebruiker meerdere gebruikerstypes toe te wijzen. Het is echter niet mogelijk om een leerling het gebruikerstype admin te geven. Verwijderen van gebruikers U heeft soms gebruikers in het portal staan die niet (meer) actueel zijn. Dit zijn bijvoorbeeld leerlingen of docenten die van school af zijn. U kunt deze niet zomaar volledig verwijderen. Een leerling die van school af is neemt bijvoorbeeld nog wel deel aan lessen van het vorig schooljaar. Voor statistieken is het nodig om deze deelnames te bewaren. Hetzelfde geldt voor lessen die gegeven zijn door docenten en voor pakketten. Gebruikers kunnen dus niet meer zonder meer verwijderd worden. Om nu te voorkomen dat oude gegevens nog in beeld komen kunt u deze arch iveren. Ze zijn dan niet meer standaard zichtbaar, maar zijn op de achtergrond nog wel aanwezig. Ook kunnen gearchiveerde gebruikers niet meer inloggen. U archiveert een gebruiker door deze te selecteren. Vervolgens klikt u op de knop <Archief> en klikt u op <Archiveren>. Stel dat een leerling die al gearchiveerd is toch weer terug op school komt, dan kunt u deze als volgt weer uit het archief halen. Klik in de tabel van gebruikers twee keer op het selectie vak van de kolom "Gearchiveerd" (een vierkant aanvinkknopje boven deze kolom) om de gearchiveerde gebruikers te tonen. Klik in de kolom "Gearchiveerd" op het selectie vak om het vinkje weg te halen. Nu is de leerling weer zichtbaar in uw portal. Handmatig archiveren Het handmatig archiveren van een gebruiker heeft alleen zin als deze gebruiker geen actieve deelname (bijvoorbeeld een afdelingsdeelname bij leerlingen of een contract bij docenten) in dat schooljaar meer heeft. Om de gearchiveerde gebruiker te verwijderen binnen de desktop dient u deze actieve deelname handmatig weg te nemen. Hierna ziet u de gebruiker terug als verwijdervoorstel op het Dashboard. Deelname aan actieve projecten? Bij het gebruikersbeheer kunt u in de meest rechtse kolom zien of de gebruiker deelneemt aan een actief project, u ziet dan een 1 in de kolom staan. Mogelijk neemt de gebruiker deel aan meerdere actieve projecten. Immers een docent kan op meerdere scholen binnen het portal een contract hebben. Wanneer u met de muis boven het getal hangt, toont de tooltip u om welke actieve projecten het gaat. Toegang ontzeggen Let op dat als u een gebruiker volledig de toegang tot het portal volledig wil ontzeggen dat u deze gebruiker dient te archiveren. Het verwijderen van het wachtwoord of het uitzetten van externe authenticatie is niet voldoende, aangezien de gebruiker in dat geval wel gewoon ingelogd blijft op het portal en op de app. Gebruikers opruimen U weet misschien niet precies welke gebruikers nog nodig zijn. Het portal kan u hierbij helpen. In het scherm Gebruikers klikt u op Opruimen. U krijgt dan het volgende scherm te zien: Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 6

7 U dient eerst een gearchiveerd Roosterproject te selecteren. U ziet vervolgens een lijst van gebruikers uit het geselecteerde project die gearchiveerd kunnen worden. Standaard is geen enkele gebruiker geselecteerd. U kunt in deze lijst gebruikers selecteren door een vinkje in de eerste kolom te zetten. U selecteert een reeks opeenvolgende gebruikers door de bovenste te selecteren en met shift-klik de onderste te selecteren. Hierna klikt u in de toolbar op Geselecteerde gebruikers archiveren. Scenario: hergebruiken docentafkorting Het kan zijn dat u na een paar jaar een docentafkorting opnieuw wilt uitgeven. Dit is lastig, aangezien in de Zermelo software de afkorting wordt gebruikt om deze docent te identificeren. Deze moet dus uniek zijn. Als u probeert een nieuwe docent aan te maken met dezelfde afkorting als een docent die reeds gearchiveerd is krijgt u de volgende foutmelding te zien: Deze gebruiker is gearchiveerd en kan niet gewijzigd worden. Om een nieuwe gebruiker toe te voegen met dezelfde code dient u de bestaande gebruiker te hernoemen. Als u deze gebruiker per abuis gearchiveerd heeft dient u deze eerst terug te plaatsen voordat u wijzigingen kunt uitvoeren. U gaat dan naar de gebruikerspagina in het portal en u zet de filter voor de kolom "Gearchiveerd" uit (met het vierkante aanvinkknopje boven de kolom) om alle gebruikers te tonen. In de lijst ziet u nu een volledige lijst van gebruikers. De enige handelingen die u kunt uitvoeren op een gearchiveerde gebruiker zijn Hernoemen en Terugplaatsen. Deze laatste optie is te vinden in het menu Archief. Als u de afkorting AAB wilt kunnen hergebruiken hernoemt u de bestaande gebruiker bijvoorbeeld naar aab_oud. Hierna kunt u een nieuwe gebruiker aanmaken met de code "aab". Hernoemen in desktop Hernoemt u een gebruiker die zowel in het portal als in de desktop voor komt? Pas de code dan op twee plaatsen aan: In het portal via de knop <Hernoemen> bij Beheer > Gebruikers > Gebruikers. In de desktop bij Beheer > Domeinen > Docent door middel van dubbelklik op de docentafkorting (of in het leerlingdomein door middel van dubbelklik op het leerlingnummer) Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 7