Roosterwensen invullen en beheren

Transcriptie

1 Roosterwensen invullen en beheren Inleiding In het portal heeft u de mogelijkheid om de roosterwensen van werknemers (docenten) te inventariseren. Hierbij maakt u gebruik van de dagen en dagdelen dat een werknemer beschikbaar is volgens zijn aanstelling. Als u geen formatie van Zermelo heeft dan kunt u de dagen en dagdelen handmatig invullen of importeren. Als u docenten zelf de roosterwensen wil laten invullen, dan maakt u een roosterwensenformulier. Als formatiebeheerder of teamleider kunt u vervolgens de wensen beheren en accorderen. PORTAL Personeel > Roosterwensen Op deze pagina Inleiding Een nieuw roosterwensenformulier toevoegen Roosterwensen invullen door docent Roosterwensen controleren en beheren Aanvullende wensen deactiveren Opmerkingen toevoegen Prioriteit verhogen Prioriteit in bulk wijzigen Roosterwensen accorderen of afwijzen Zie ook: Roosterwensen invullen Roosterwensen docenten overnemen Een nieuw roosterwensenformulier toevoegen Als u in het portal de docenten hun eigen roosterwensen in wilt laten vullen, moet u een roosterwensenformulier maken. In dit formulier geeft u de inschrijftermijn aan en kunt u een eigen bericht toevoegen Ga naar Personeel > Roosterwensen Kies voor het tabje 'Roosterwensenformulieren' Kies voor <Toevoegen> Kies een naam voor het formulier Als roosterwensen niet vanaf het begin van het schooljaar gelden (maar bijvoorbeeld vanaf tijdvak 2) vul de bijbehorende startweek in Stel de openingsdatum van het formulier in Stel de sluitingsdatum van het formulier in Vul eventueel een bericht van de directie in Activeer de gewenste voorkeurstypen Kies voor <Toevoegen>. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 1

2 Formatiebeheerders hebben standaard het recht om roosterwensenformulieren aan te maken. U kunt ook roostermakers dit recht geven door bij Onderwijs > Schoolfuncties te kiezen voor 'Roosterwensenformulieren bewerken'. Roosterwensenformulier doorlopen als werknemer In het tabblad Roosterwensenformulieren kunt u ook bekijken hoe een roosterwensenformulier er voor werknemers uit ziet. U klikt dan op de knop <Doorlopen> in de regel van het formulier dat u wilt bekijken. Roostervoorkeurstypes toevoegen Veel voorkomende wensen, zoals eerste uren vrij kunt u als roostervoorkeurstype toevoegen. Docenten kunnen deze dan eenvoudig aanvinken en hoeven dit niet zelf op te schrijven op het formulier. U kunt verschillende roostervoorkeurstypes aanmaken, en per type aangeven of docenten hiervoor een dag of dagdeel meer beschikbaar moeten zijn Ga naar Onderwijs > Schoolstructuur > Roostervoorkeurstypes Kies voor <Toevoegen> Vul een afkorting en omschrijving in. Geef bij dag-equivalent en dagdeel-equivalent aan wat het inzetten van dit voorkeurstype 'kost' Kies voor <Toevoegen> Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 2

3 Dag- en dagdeelequivalent Bij roostervoorkeurstypes geeft u een dag-equivalent en een dagdeel-equivalent op. U vult hier in wat het 'kost' om een wens in te zetten. Bijvoorbeeld: U maakt een wens aan voor Eerste uren vrij. Een docent die alle eerste uren vrij wil, mag een dagdeel minder vrij opgeven. U maakt dan het volgende roostervoorkeurstype aan: Wensen die geen dag of dagdeel 'kosten' om in te zetten hebben en dag- en dagdeelequivalent van 0. Let op: heeft een wens een dagequivalent van 1, zorg dan dat u ook aangeeft dat dit 2 dagdelen kost. Roosterwensen invullen door docent Als u een roosterwensenformulier heeft gemaakt, kunt u bij Onderwijs > Schoolfuncties het recht voor 'Eigen roosterwensen bewerken' aan te zetten. De roosterwensenformulieren kunnen dan ingevuld worden zolang de inschrijftermijn van de formulieren niet verstreken is. Docenten kunnen het roosterwensenformulier invullen door bij Home > Mijn roosterwensen te kiezen voor <Invullen>. Roosterwensen controleren en beheren Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 3

4 De teamleider, sectieleider, roostermaker en formatiebeheerder kunnen de ingevulde roosterwensen in het scherm Personeel > Roosterwensen bekijken. U kunt daarbij filteren op team en/of sectie. De formatiebeheerder kan de roosterwensen accorderen. Afhankelijk van het ingestelde recht bij Schoolfuncties kan ook de teamleider roosterwensen accorderen. De docenten die hun roosterwensen hebben ingeleverd zijn te herkennen aan het groene vinkje in de kolom 'mw'. Deze wensen kunt u controleren. In het overzichtsscherm is te zien welke dagen/dagdelen een docent heeft geblokkeerd of graag vrij wil hebben. Ook kunt u hier de toelichting lezen. Tevens kunt u per dag filteren op beschikbaarheid, voorkeuren om vrij te zijn en blokkades. Zo kunt u eenvoudig zien welke docenten op een bepaalde dag geblokkeerd zijn. Als u een medewerker aanklikt, verschijnt onderin het scherm de detailweergave van de ingevulde wensen en de aanvullende wensen. U kunt de ingevulde blokkades of wensen wijzigen in het tabelletje aan de onderkant door te klikken op de bolletjes. Zo kunt u een blokkade omzetten naar een wens als u deze niet accepteert: Aanvullende wensen deactiveren Als een docent aanvullende wensen heeft ingevuld, die u niet wilt inwilligen, kunt u deze deactiveren. Zo kunt u later nog teruglezen wat de wens inhield, maar staat het het accorderen van de roosterwensen niet in de weg. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 4

5 Gedeactiveerde wensen zijn te herkennen aan de doorgestreepte tekst: Opmerkingen toevoegen De formatiebeheerder en de teamleider kunnen opmerkingen plaatsen. U kunt een algemene opmerking invullen naast de opmerking van de medewerker. Ook bij de aanvullende wensen onderin kunt u ook commentaar toevoegen. Prioriteit verhogen PORTAL Er zijn wijzigingen in de prioriteit vanaf april Alle roosterwensen in het portal krijgen standaard de prioriteit 'Zeer belangrijk' mee. Dit betekent dat de wensen van verschillende docenten even zwaar meewegen. Als formatiebeheerder of teamleider heeft u het recht om bij een docent de prioriteit van de wensen aan te passen. Dit betekent dat de wensen van deze docent lichter of zwaarder wegen dan dezelfde wensen van een andere docent. Invloed prioriteit op roosterwensen Let op: de prioriteit heeft alleen invloed op het gewicht van wensen. Geblokkeerde dagen of dagdelen blijven altijd even zwaar meewegen. De drie prioriteiten zijn de volgende: Belangrijk Er worden geen extra eisen gesteld. Dat betekent dat de voorkeursdagen van de docent als wensen worden behandeld. Er bestaat dus een reële kans dat de vrije dag elders wordt ingeroosterd. Zeer belangrijk Minimaal één vrije dag is een voorkeursdag Minimaal één vrij dagdeel is een voorkeursdagdeel Verplicht Elke vrije dag is één van de voorkeursdagen Minimaal één vrij dagdeel is een voorkeursdagdeel Voorbeelden Voorbeeld 1: recht op één vrije dag, docent geeft twee voorkeursdagen op Docent adm heeft recht op één vrije dag. De docent heeft twee voorkeursdagen opgegeven: de woensdag en de vrijdag Prioriteit blijft op belangrijk staan: de vrije dag kan woensdag of vrijdag worden, maar dat hoeft niet! Prioriteit wordt op zeer belangrijk gezet: de vrije dag wordt als eis op de woensdag of de vrijdag gezet Prioriteit wordt op verplicht gezet: de vrije dag wordt als eis op de woensdag of de vrijdag gezet. In dit voorbeeld (slechts één vrije dag) is er geen verschil tussen zeer belangrijk of verplicht Voorbeeld 2: recht op twee vrije dagen, docent geeft drie voorkeursdagen op Docent bou heeft recht op twee vrije dagen. De docent geeft drie voorkeursdagen op: de maandag, de woensdag en de vrijdag Prioriteit blijft op belangrijk staan: de vrije dagen kunnen op maandag en/of woensdag en/of vrijdag komen, maar dat hoeft niet! Prioriteit wordt op zeer belangrijk gezet: één van de vrije dagen wordt de maandag, de woensdag of de vrijdag Prioriteit wordt op verplicht gezet: de twee vrije dagen worden volgens voorkeur geroosterd (maandag en woensdag OF maandag en vrijdag OF woensdag en vrijdag) Voorbeeld 3: recht op twee vrije dagen, docent geeft twee voorkeursdagen en een sterke voorkeursdag op Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 5

6 Docent bso heeft recht op twee vrije dagen en geeft één sterke voorkeur voor donderdag en twee voorkeursdagen op voor de tweede vrije dag: vrijdag en woensdag Prioriteit blijft op belangrijk staan: er is een kans dat de vrije dag op donderdag, woensdag en/of vrijdag valt, maar dat hoeft niet. De kans op donderdag is wat groter dan woensdag en vrijdag Prioriteit wordt op zeer belangrijk gezet: één van de vrije dagen wordt de woensdag, de donderdag of de vrijdag (met sterke voorkeur voor donderdag) Prioriteit wordt op verplicht gezet: de twee vrije dagen komen op twee van de drie voorkeursdagen, met grootste kans op donderdag Prioriteit in bulk wijzigen PORTAL U kunt de prioriteit van roosterwensen ook in bulk voor meerdere docenten aanpassen met de knop <Bulkwijziging>. Ga naar Personeel > Roosterwensen >Roosterwensen Ontgrendel het scherm met de knop <Bewerken> Selecteer (met behulp van Ctrl+klik of Shift+klik) de docenten waarvan u de prioriteit wilt wijzigen Klik op de knop <Bulkwijziging> Zet een vinkje in het veld voor Prioriteit Selecteer de gewenste prioriteit Bevestig uw keuze met <Bijwerken> Roosterwensen accorderen of afwijzen U kunt roosterwensen accorderen door een groen vinkje te zetten in de kolom onder 'akkoorden'. Klikt u nogmaals in de kolom 'akkoorden' dan keurt u de roosterwensen af. De docent kan als de roosterwensen zijn afgekeurd de roosterwensen opnieuw invullen en inleveren, mits de inlevertermijn van het formulier nog niet verstreken is. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 6

7 Trefwoorden beschikbaarheden, beschikbaarheid, blokkades, dagen, dagdelen Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 7