Werken met DIVA. Een handleiding voor ondernemers. Colofon. Dit rapport is opgesteld door Jordi Strang. Datum Definitief.

Transcriptie

1 Werken met DIVA Een handleiding voor ondernemers Colofon Dit rapport is opgesteld door Jordi Strang Datum Status Definitief Versie 1.0

2 Inhoudsopgave Voorwoord Inloggen in DIVA Een innovatievoucher aanvragen Stap 1: Gegevens aanvrager Stap 2: Vouchersoort en controlevragen Voucher overdragen aan een kennisinstelling Aanvraag intrekken Vaststelling indienen (voucher declareren) Overzicht van uw vouchers Specifieke informatie voor intermediairs Stap 1: Gegevens aanvrager Stap 2: Gegevens aanvrager, vouchersoort en controlevragen Schema vouchermogelijkheden

3 Voorwoord Deze handleiding behandelt alle stappen die een ondernemer kan doorlopen in DIVA, de digitale innovatievoucherapplicatie. Voor wie is deze handleiding bedoeld? De handleiding is geschreven voor ondernemers. Met deze handleiding kunnen ondernemers een innovatievoucher aanvragen en deze overdragen aan een kennisinstelling danwel deze declaren. Deze handleiding gaat slechts in beperkte mate in op de regels van de subsidieregeling, wilt u meer lezen over de regeling? Kijk dan op de website van de voucherregeling 1. Ook is er een hoofdstuk met specifieke informatie voor intermediairs, hierin wordt het aanvraagproces beschreven vanuit de intermediair. Indien u al intermediair een aanvraag wilt doen dient zowel u als de ondernemer waar u een voucher voor aanvraagt te beschikken over een DigiD voor bedrijven. Tot slot is aan het eind van deze handleiding een schema opgenomen aan de hand waarvan u kunt bepalen welke vouchers u nog kunt aanvragen in verband met eventuele vouchers die u in het verleden reeds heeft ontvangen

4 1 Inloggen in DIVA De eerste stap om met DIVA te werken is het inloggen in de applicatie. Hiervoor heeft u een DigiD voor bedrijven nodig. DigiD (spreek uit: 'Die-gie-dee') staat voor Digitale Identiteit. Het is een gemeenschappelijk systeem waarmee de overheid op internet uw identiteit kan vaststellen. Bedrijven kunnen hun toegangscode van de Kamer van Koophandel gebruiken binnen DigiD. U vraagt deze aan op Meer informatie is ook terug te vinden op de website van de voucherregeling 2. Als u reeds een DigiD voor bedrijven hebt dan kunt u direct naar de applicatie om in te loggen. Om te beginnen gaat u naar de website van de voucherregeling en klikt u in de linkerkolom (het menu) op de knop [direct naar DIVA] 2 4

5 Vervolgens kiest u voor inloggen als ondernemer door te klikken op de link [DIRECT INLOGGEN IN DIVA voor ondernemers] 5

6 U komt nu in het DigiD inlogscherm, hier vult u uw toegangscode en uw wachtwoord in en drukt u op inloggen. 6

7 U bent nu ingelogd in DIVA en ziet het hoofdmenu Mocht het inloggen in DIVA niet in een keer lukken probeert u het dan opnieuw. Blijft u problemen houden dan kunt u contact opnemen met de helpdesk innovatievouchers via telefoonnummer

8 2 Een innovatievoucher aanvragen U zit op dit moment in het hoofdmenu van DIVA. Mocht u nog niet in het hoofdmenu zijn dan kunt u hoofdstuk 1 van deze handleiding doorlopen. Om een innovatievoucher aan te vragen klikt u op de knop [aanvraag indienen]. 2.1 Stap 1: Gegevens aanvrager U komt nu in het aanvraagformulier. Kies vervolgens uw rol in deze aanvraag. Wilt u een voucher aanvragen voor uw eigen onderneming 3 dan kiest u de rol aanvrager. Wilt u een voucher aanvragen voor een andere onderneming dan uw eigen onderneming dan bent u een intermediair 4. In de vervolgstappen van deze handleiding gaan wij ervan uit dat u een voucher voor uw eigen onderneming wilt aanvragen, u bent een aanvrager. 3 U hebt de DigiD voor bedrijven van deze onderneming gebruikt om in te loggen. 4 Zie hoofdstuk 7 van de handleiding voor specifieke informatie voor intermediairs. 8

9 Zoals u ziet is uw KvK-nummer reeds ingevuld, deze is bekend omdat u bent ingelogd met uw DigiD voor bedrijven. U dient hier uw gegevens van uw bedrijf en van de contactpersoon op te geven. Nadat u uw gegevens hebt ingevuld klikt u op de knop [akkoord]. Indien u eerder een aanvraag hebt gedaan en uw adres is niet gewijzigd dan kunt u direct door met stap 2: Vouchersoort en controlevragen. 9

10 U zult nu een melding krijgen dat u het door u opgegeven adres moet bevestigen. Tevens dient u akkoord te gaan met een aantal verklaringen. U krijgt vervolgens op het door u opgegeven adres een bevestiging. Als u op de link klikt in het bericht komt u weer in DIVA terecht. U dient wederom in te loggen met uw DigiD voor bedrijven. Hierna kunt u verder met stap 2: Vouchersoort en controlevragen. 10

11 2.2 Stap 2: Vouchersoort en controlevragen De eerste vraag die u zult moeten beantwoorden is welk soort voucher u wilt aanvragen. U kunt kiezen uit vier opties. Let op: de keuze die u hier maakt is bindend. Als u bijvoorbeeld een kleine octrooivoucher heeft aangevraagd kunt u deze na verstrekking niet gebruiken voor een kennisoverdrachtproject. Ook is er een aantal beperkingen indien u in het verleden reeds een voucher hebt ontvangen 5. Vervolgens dient u de controlevragen te beantwoorden. Mocht er niet direct duidelijk zijn wat er precies wordt gevraagd kunt u altijd op het vraagteken naast de bijbehorende vraag klikken. Hier vindt u een korte uitleg van de gevraagde gegevens. 5 Zie Hoofdstuk 8: Schema vouchermogelijkheden 11

12 Als u alle controlevragen heeft ingevuld kunt u tot slot nog aangeven of SenterNovem uw gegevens mag doorgeven aan Syntens. Voor meer informatie betreffende Syntens kunt u het vraagteken naast deze vraag aanklikken of kijken op Nadat u ook de laatste vraag hebt ingevuld kunt u uw aanvraag definitief indienen. U krijgt vervolgens de vraag of alle gegevens correct en naar waarheid zijn ingevuld. Indien dit het geval is, kunt u het vakje aanvinken en uw aanvraag definitief indienen door op de knop [JA] te klikken. Nadat u uw aanvraag bevestigd hebt gaat u automatisch terug naar het hoofdmenu. U krijgt een reactie op uw aanvraag op het door u opgegeven adres. 12

13 3 Voucher overdragen aan een kennisinstelling U zit op dit moment in het hoofdmenu van DIVA. Mocht u nog niet in het hoofdmenu zijn dan kunt u hoofdstuk 1 van deze handleiding doorlopen. Let op: Senternovem raadt ondernemers aan om pas een voucher over te dragen nadat zij contact hebben gehad met een kennisinstelling, zo voorkomt u dat de kennisinstelling uw overdracht niet accepteert omdat zij nog niet bekend zijn met u als ondernemer. Om een innovatievoucher over te dragen klikt u op de knop [voucher overdragen] U komt vervolgens in het scherm waar u de voucher kunt kiezen die u wilt overdragen. Let op: In dit scherm ziet u alleen de vouchers die overgedragen kunnen worden. Reeds overgedragen vouchers en octrooivouchers zult u hier niet aantreffen. Kies de voucher die u wilt overdragen door op de betreffende voucher te klikken. 13

14 U komt vervolgens in het scherm waar u de kennisinstelling kunt kiezen aan wie u de voucher wilt overdragen. U ziet een segment kennisinstelling met onder dit segment een volledige kopie van uw aanvraag. Binnen het segment kennisinstelling kunt u uit het dropdown-menu een keuze maken uit de binnen DIVA geregistreerde kennisinstellingen. Staat de door u gewenste kennisinstelling niet in de lijst, neem dan contact op met de Helpdesk Innovatievouchers via telefoonnummer

15 Als u de kennisinstelling van uw keuze hebt gevonden worden de gegevens van de kennisinstelling automatisch ingevuld. Indien gewenst kunt u, als u die heeft, een contactpersoon bij deze kennisinstelling invoeren. Als u het formulier hebt ingevuld kunt u de voucher bij de ingevulde kennisinstelling ter overdracht aanbieden door de knop [voucher overdragen] aan te klikken. Deze knop staat onderaan het formulier. U krijgt vervolgens de vraag of u zeker weet dat u de voucher wilt overdragen aan de geselecteerde kennisinstelling. Indien dit het geval is, kunt u uw overdracht voltooien door op de knop [JA] te klikken. Nadat u uw keuze hebt bevestigd gaat u automatisch terug naar het hoofdmenu. 15

16 4 Aanvraag intrekken U zit op dit moment in het hoofdmenu van DIVA. Mocht u nog niet in het hoofdmenu zijn dan kunt u hoofdstuk 1 van deze handleiding doorlopen. Om een innovatievoucher in te trekken klikt u op de knop [aanvraag intrekken] U komt vervolgens in het scherm waar u de voucher kunt kiezen die u wilt intrekken.. Let op: In dit scherm ziet u alleen de vouchers die ingetrokken kunnen worden. Reeds overgedragen vouchers en octrooivouchers zult hier niet aantreffen. Indien u een overgedragen voucher wilt intrekken dient u in overleg met de kennisinstelling contact op te nemen met SenterNovem om de overdracht ongedaan te maken. Kies de aanvraag die u wilt intrekken door op de betreffende voucher te klikken. 16

17 Nadat u de voucher hebt gekozen ziet u een kopie van het aanvraagformulier van de betreffende voucher. Onderaan deze kopie van uw aanvraag kunt u uw aanvraag intrekken door op de knop [Intrekken] te klikken. Vervolgens dient u te bevestigen dat u deze voucher zeker wilt intrekken. Klik op [Ja] om uw voucher in te trekken. Nadat u uw keuze hebt bevestigd gaat u automatisch terug naar het hoofdmenu. 17

18 5 Vaststelling indienen (voucher declareren) U zit op dit moment in het hoofdmenu van DIVA. Mocht u nog niet in het hoofdmenu zijn dan kunt u hoofdstuk 1 van deze handleiding doorlopen. Indien u een octrooivoucher heeft ontvangen dient u deze zelf te declareren. Indien u een kennisvoucher heeft ontvangen kunt u deze niet zelf declareren, de kennisinstelling aan wie u de voucher heeft overgedragen dient de kennisvoucher te declareren. Om een vaststelling (declaratie) in te dienen klikt u op de knop [vaststelling indienen]. U komt vervolgens in het vaststellingsformulier innovatievoucher. Door op het symbool achter het veld van de vouchercode te klikken kunt u de voucher kiezen die u wilt vaststellen. 18

19 U komt vervolgens in het scherm waar u de voucher kunt aanklikken die u wilt vaststellen. Let op: In dit scherm ziet u alleen de voucher die door uzelf vastgesteld kunnen worden. U ziet hier dus alleen een door u ontvangen octrooivoucher. Reeds vastgestelde vouchers en kennisvouchers zult hier niet aantreffen. Kennisvouchers dienen te worden vastgesteld door de kennisinstelling die het project heeft uitgevoerd. Kies de voucher die u wilt vaststellen door op de betreffende voucher te klikken. Nadat u de voucher hebt aangeklikt gaat u automatisch terug naar het vaststellingsformulier. Vul vervolgens het eerste tabblad in, uw bankgegevens. Nadat u het tabblad volledig hebt ingevuld kunt u verder naar het volgende tabblad door op het tab [Projectkosten] te klikken. De totale projectkosten worden automatisch berekend aan de hand van de door u ingevulde kosten. Het te declareren bedrag dient u zelf in te vullen. Heeft u op een bepaalde post geen kosten gemaakt dient u een nul (0) in te vullen. 19

20 Nadat u het tabblad volledig hebt ingevuld kunt u verder naar het volgende tabblad door op het tab [Kostenspecificatie] te klikken. Vul in dit tabblad een specificatie van uw kosten in, deze kunt u bijvoorbeeld vinden op de aan u gerichte factuur van een octrooigemachtigde. Heeft u op een bepaalde post geen kosten gemaakt dient u een nul (0) in te vullen. Nadat u het tabblad volledig hebt ingevuld kunt u verder naar het volgende tabblad door op het tab [Inhoud] te klikken. Nadat u het tabblad volledig hebt ingevuld kunt u uw vaststelling definief indienen door op de knop [Indienen] te klikken. Vervolgens kunt u uw keuze bevestigen door op de knop [Ja] te klikken. 20

21 Na uw bevestiging wordt u gevraagd om te verklaren dat u niet eerder subsidie voor uw voucherproject hebt ontvangen. Klik op [Ja] indien u nog niet eerder subsidie hebt ontvangen voor hetzelfde project. Uw vaststellingsverzoek is nu definief verzonden. U ontvangt een bevestiging op het door u, bij de aanvraag, opgegeven adres. U zult automatisch worden teruggebracht naar het hoofdmenu. 21

22 6 Overzicht van uw vouchers U zit op dit moment in het hoofdmenu van DIVA. Mocht u nog niet in het hoofdmenu zijn dan kunt u hoofdstuk 1 van deze handleiding doorlopen. Om een overzicht te krijgen van alle door u aangevraagde innovatievouchers klikt u op de knop [Overzicht vouchers] U komt vervolgens in het scherm overzicht vouchers. Hier ziet u alle door u aangevraagde vouchers. Kies de voucher die wilt bekijken door op de betreffende voucher te klikken, alleen vouchers aangevraagd vanaf 2009 kunt u inzien. U ziet vervolgens het aanvraagformulier van de gekozen voucher. U kunt de aanvraag alleen inzien, u kunt hier geen gegevens wijzigen. Indien het een kennisvoucher betreft ziet u hier ook de gegevens van een kennisinstelling indien u de voucher hebt overgedragen. U verlaat het scherm door onderaan het formulier op de knop [terug] te klikken. U zult automatisch worden teruggebracht naar het hoofdmenu. 22

23 7 Specifieke informatie voor intermediairs In dit hoofdstuk gaan wij ervan uit dat u als intermediair een aanvraag doet voor een andere onderneming. U zit op dit moment in het hoofdmenu van DIVA. Mocht u nog niet in het hoofdmenu zijn dan kunt u hoofdstuk 1 van deze handleiding doorlopen. Om een innovatievoucher aan te vragen klikt u op de knop [aanvraag indienen]. 7.1 Stap 1: Gegevens Intermediair U komt nu in het aanvraagformulier. Kies vervolgens de rol Intermediair. 23

24 Zoals u ziet is uw KvK-nummer reeds ingevuld, deze is bekend omdat u bent ingelogd met uw DigiD voor bedrijven. U dient hier de gegevens van uw bedrijf en die van de contactpersoon op te geven. Nadat u uw gegevens hebt ingevuld klikt u op de knop [akkoord]. Indien u eerder een aanvraag hebt gedaan en uw adres is niet gewijzigd kunt u direct doorgaan met stap 2: Vouchersoort en controlevragen. 24

25 U zult nu een melding krijgen dat u het door u opgegeven adres moet bevestigen. Tevens dient u akkoord te gaan met een aantal verklaringen. U krijgt vervolgens op het door u opgegeven adres een bevestiging. Als u op de link klikt in het bericht komt u weer in DIVA terecht. U dient wederom in te loggen met uw DigiD voor bedrijven. Hierna kunt u verder met stap 2: Vouchersoort en controlevragen. 25

26 7.2 Stap 2: Gegevens aanvrager, vouchersoort en controlevragen U dient nu de gegevens in te vullen van de ondernemer voor wie u de voucher wilt aanvragen. Om de aanvraag uiteindelijk te accorderen dient ook de ondernemer voor wie u een aanvraag indient in het bezit te zijn van een DigiD voor bedrijven. De eerste vraag die u zult moeten beantwoorden is welk soort voucher u wilt aanvragen. U kunt kiezen uit vier opties. Let op: de keuze die u hier maakt is bindend. Als u bijvoorbeeld een kleine octrooivoucher heeft aangevraagd kan deze na verstrekking niet gebruikt worden voor een kennisoverdrachtproject. Ook zijn er een aantal beperkingen indien de ondernemer in het verleden reeds een voucher heeft ontvangen 6. 6 Zie Hoofdstuk 8: Schema vouchermogelijkheden 26

27 Vervolgens dient u de controlevragen te beantwoorden. Let op: De gevraagde gegevens betreffen de ondernemer voor wie u een voucher wilt aanvragen. Mocht er niet direct duidelijk zijn wat er precies wordt gevraagd kunt u altijd op het vraagteken naast de bijbehorende vraag klikken. Hier vindt u een korte uitleg van de gevraagde gegevens. 27

28 Als u alle controlevragen heeft ingevuld kunt u tot slot nog aangeven of SenterNovem de gegevens van de ondernemer voor wie u een voucher aanvraagt mag doorgeven aan Syntens. Voor meer informatie betreffende Syntens kunt u het vraagteken naast deze vraag aanklikken of kijken op Nadat u ook de laatste vraag hebt ingevuld kunt u uw aanvraag definitief indienen. U krijgt vervolgens de vraag of alle gegevens correct en naar waarheid zijn ingevuld. Indien dit het geval is, kunt u het vakje aanvinken en uw aanvraag definitief indienen door op de knop [JA] te klikken. Nadat u de aanvraag bevestigd hebt, gaat u automatisch terug naar het hoofdmenu. U bent nu klaar met deze aanvraag. De ondernemer voor wie u een voucher hebt aangevraagd krijgt nu een bericht op het door u opgegeven adres waarin hem wordt verzocht de aanvraag te accorderen. Hij dient op de hyperlink te klikken in het bericht en moet vervolgens inloggen met zijn DigiD voor bedrijven. 28

29 Nadat de ondernemer heeft ingelogd ziet hij een kopie van de door u ingevulde aanvraag. De ondernemer dient zijn gegevens te controleren en indien akkoord kan hij de aanvraag definitief indienen door onderaan het scherm op knop [Indienen] te klikken. Vervolgens krijgt de ondernemer de vraag of hij definitief de aanvraag wil indienen. Klik op [Ja] om de aanvraag definitief te maken. De ondernemer zal hierna automatisch worden teruggebracht naar het hoofdmenu. De ondernemer krijgt een reactie op zijn aanvraag op het door u opgegeven adres. U als intermediair krijgt een kopie (CC) van de berichten aan de ondernemer voor wie u een voucher hebt aangevraagd. 29

30 8 Schema vouchermogelijkheden Heeft u in voorgaande jaren een voucher ontvangen? Nee, dan kunt u dit jaar de volgende vouchers aanvragen: Kleine kennisvoucher + grote octrooivoucher Kleine octrooivoucher + grote kennisvoucher Kleine kennisvoucher + grote kennisvoucher* Ja, een kennisvoucher van Senternovem of LNV. U kunt de volgende vouchers aanvragen: Grote octrooivoucher Kleine octrooivoucher + grote kennisvoucher Ja, een octrooivoucher. U kunt de volgende vouchers aanvragen: Kleine kennisvoucher + grote kennisvoucher* Ja, zowel een kennisvoucher als een octrooivoucher. U kunt alleen een grote kennisvoucher aanvragen. Let op: -u kunt niet meerdere aanvragen tegelijkertijd indienen -Als er twee keuzes genoemd zijn, dan kunt u er ook voor kiezen een van beide aan te vragen * hier is de volgorde van belang (eerst klein, daarna groot) 30