Handleiding NIAZ auditorenportal

Transcriptie

1 Handleiding NIAZ auditorenportal Versie 2, 10 april 2015 Pagina 1

2 Inhoudsopgave 1. Uitnodiging om een wachtwoord aan te maken in de NIAZ-Qmentum portal Inloggen op de NIAZ Auditoren Portal Algemene informatie landingspagina / homepage Dashboard Scores en opmerkingen Samenvatting Start audit Informatiebalk ( grijs) Scores en opmerkingen Invullen eigen vragenlijsten Invullen van Vereiste Instellingsrichtlijnen Samenvatting kritisch proces Sluiten van de vragenlijst Nieuwe vragenlijst selecteren Uitloggen Versie 2, 10 april 2015 Pagina 2

3 1. Uitnodiging om een wachtwoord aan te maken in de NIAZ-Qmentum portal In uw mailbox heeft u bericht ontvangen om te werken in de accreditatieportal van het NIAZ. Via deze link komt u op een inlogpagina waar u zelf een wachtwoord kunt aanmaken als u een nieuwe gebruiker bent. Ter verduidelijking: u hoeft dit alleen te doen als u niet eerder (als auditor of als instellingscontactpersoon) in de NIAZ-Qmentum portal heeft gewerkt. Heeft u al eerder in de NIAZ-Qmentum portal gewerkt, dan kunt u dit bericht negeren en meteen doorgaan naar hoofdstuk 2 Inloggen op de NIAZ Auditoren Portal. Geachte Auditor, U bent uitgenodigd te werken in de accreditatieportal van NIAZ. Klik op onderstaande link als u een nieuwe gebruiker bent [U ZIET DAN ONDERSTAAND INLOGSCHERM]: Klik op onderstaande link als u al een account heeft: Dank u, [Senior Adviseur/Secretariaat van het NIAZ] Voer hier het adres in waarop u bent uitgenodigd, en creëer een wachtwoord. Versie 2, 10 april 2015 Pagina 3

4 2. Inloggen op de NIAZ Auditoren Portal De NIAZ Auditoren Portal werkt het beste als u gebruik maakt van Google Chrome als browser. Start daarom internet op via Google Chrome. Op de tablet die u van het NIAZ in bruikleen heeft gekregen staat Google Chrome geïnstalleerd. Wanneer u op klikt op uw tablet opent een scherm met de website van het NIAZ en als tweede scherm (bookmark) het inlogscherm van de NIAZ Auditoren Portal. U kunt via deze bookmark naar de inlogpagina van de NIAZ Auditoren Portal, maar het kan ook via de NIAZ website. Op (in de linkermarge, onder Nuttige Linken ) treft u de link aan naar de NIAZ auditoren portal. Na aanklikken van de link Externe NIAZ auditoren Portal komt u in volgend scherm: Hiermee wijzigt u de taal in Engels of Nederlands Als gebruikersnaam vult u uw adres in, en bij wachtwoord het wachtwoord wat u net heeft aangemaakt in de NIAZ-Qmentum portal (of wat u al gebruikt voor deze portal als u tevens ICP bent). Versie 2, 10 april 2015 Pagina 4

5 3. Algemene informatie landingspagina / homepage Na inloggen ziet u onderstaand scherm: Wijzig de taal in Engels of Nederlands Menuknop U ziet voor welke audits u bent uitgenodigd Welke rol u in het team heeft: voorzitter (teamleider) of teamlid Deze knop geeft u (in een nieuw tabblad) toegang tot de instellingsinformatie, ter voorbereiding van de audit Met de knop Selecteren opent u de audit van de instelling die op dat moment voor u van toepassing is Geeft informatie over het auditteam Nadat u op de oranje knop Selecteren heeft gedrukt komt u op het dashboard. Versie 2, 10 april 2015 Pagina 5

6 3.1. Dashboard Het dashboard is een handige tool om tijdens en na de audit te kunnen zien wat de scorestatus is, in totaal en per auditor. Het eerste scherm geeft de totale scorestatus aan. Scrol naar beneden om de resultaten per auditor te zien per kritisch proces/normenset. En ten slotte ziet u helemaal onderaan het dashboard de scoringsstatus per auditor. Versie 2, 10 april 2015 Pagina 6

7 Als u nogmaals op de menuknop drukt, ziet u de volgende opties: 3.2 Scores en opmerkingen Hier krijgt u een overzicht van welke auditoren verantwoordelijk zijn voor welke kritische processen. Zie voor de verdere toelichting hoofdstuk 4 van deze handleiding (blz. 9 e.v.). Versie 2, 10 april 2015 Pagina 7

8 3.3. Samenvatting Geeft de stand van zaken weer ten aanzien van de voortgang van de audit. 3.4 Start audit De knop brengt u terug naar het startscherm om een audit te selecteren. 3.5 Informatiebalk ( grijs) Aanklikken van het driehoekje rechtsonder geeft informatie over het auditteam en de contactpersonen binnen de organisatie waar de audit wordt uitgevoerd. Het tabblad Help is bedoeld voor handige informatie. Deze map is nog onder constructie. Versie 2, 10 april 2015 Pagina 8

9 4. Scores en opmerkingen Nadat u op de Scores en Opmerkingen klikt in het menu rechtsboven ziet u een scherm met de verantwoordelijkheden van het auditteam, per kritisch proces (u kunt doorklikken naar de vragenlijst door op de naam te klikken, of een submenuutje openklappen door op het pijltje te klikken). Door te scrollen over de kolom Toegewezen aan ziet u welke auditor verantwoordelijk is voor dat betreffende kritische proces. De kolom Scoring Voltooien geeft informatie hoeveel van vragen zijn of nog moeten worden beantwoord. De kolom Bevindingen Voltooien geeft met kleur aan of er een samenvattende tekst is geschreven per kritisch proces. De kolom Status geeft met een slotje aan of de vragenlijst (het kritische proces) door de auditor is voltooid en afgesloten. Versie 2, 10 april 2015 Pagina 9

10 Als u doorklikt naar een vragenlijst ziet u de auditinformatie van de auditor die is toegewezen aan dat betreffende kritische proces. Als u de toegewezen ( coördinerend ) auditor bent kunt u hier uw scoring doen; als u voor dit kritische proces niet de coördinerend auditor bent kunt u wel lezen, maar niet schrijven. Voor dit Kritische Proces bent u niet de coördinerend auditor 4.1. Invullen eigen vragenlijsten Na het aanklikken van uw eigen vragenlijst in de kolom Verantwoordelijkheden ziet u uw vragenlijst. De knoppen bovenaan de pagina hebben de volgende betekenis: Selecteer een kritisch proces Selecteer een locatie( indien een instelling meerdere locaties heeft) Vul hier uw samenvattend e bevindingen in over het kritisch proces Sluit de scoring van dit kritisch proces af (zie ook 4.3, blz. 12) Aanvinken van Ja, Nee of Nvt Versie 2, 10 april 2015 Pagina 10

11 met deze knop opent u het veld bevindingen na het invoeren van uw bevindingen dient u af te sluiten d.m.v. deze opslaan knop geeft aan dat dit criterium een hoge prioriteit heeft geeft het niveau goud, platina en diamant aan met het aanklikken van het nummer opent een scherm met de toelichting op het criterium (zie hieronder) aanklikken van deze knop (filter) geeft onderstaand scherm; u kunt daar verschillende filters selecteren Versie 2, 10 april 2015 Pagina 11

12 met deze knop ( alle criteria laten zien ) wordt de filteroptie opgeheven Invullen van Vereiste Instellingsrichtlijnen Een Vereiste Instellingsrichtlijn (VIR) wordt aangegeven met een. U dient hierbij eerst de nalevingstest(s) te beoordelen, en uw oordeel via een score aan te geven. Als alle nalevingstest(s) voor dat criterium zijn beoordeeld wordt automatisch de beoordeling weergegeven door Ja of Nee bij het criterium zelf. In het tekstveld schrijft u uw bevindingen over het criterium en slaat deze op met. 4.3 Samenvatting kritisch proces Na het beoordelen van alle criteria van het kritische proces moet u een samenvatting van het kritische proces schrijven. Voor het schrijven van de samenvatting kijkt u naar de door u geschreven bevindingen in het kritische proces en welke onderwerpen u wil benoemen als compliment of verbeterpunt in de samenvatting. Om de samenvatting te gaan schrijven klikt u op het symbool boven in de taakbalk (zie 4.1 bladzijde 10). Versie 2, 10 april 2015 Pagina 12

13 4.4 Sluiten van de vragenlijst Als alle vragen zijn beantwoord, bij de Nee antwoorden een onderbouwing is genoteerd (het symbooltje wordt dan groen), en een samenvattende observatie voor het kritische proces is geschreven, kan de vragenlijst worden afgesloten met de knop, die bovenaan in de taakbalk staat. U ziet dan het volgende scherm: Afsluiten van het scherm Als u niet bij alle criteria die u beoordeeld hebt met nee een bevinding hebt geschreven, ziet u in het scherm Kritisch proces valideren en afsluiten een waarschuwingsteken. Als u daar met de muis overheen gaat ziet u de volgende tekst: Geadviseerd wordt om altijd een bevinding/onderbouwing in te vullen als de beoordeling van het criterium Nee is. Het NIAZ heeft besloten dat bij elk criterium waar de auditor nee scoort een onderbouwing moet staan geschreven. Pas als alles is ingevuld kan het kritische proces worden afgesloten met de knop. Andere auditoren kunnen de bevindingen vervolgens lezen maar niet aanpassen. Versie 2, 10 april 2015 Pagina 13

14 4.4 Nieuwe vragenlijst selecteren Klik op de knop om het scherm Verantwoordelijkheden te openen en een nieuw, aan u toegewezen, kritisch proces te openen. Volg vervolgens weer de hierboven genoemde stappen. 5. Uitloggen Door op uw naam te klikken (rechtsboven) opent zich een dropdown-menu met de mogelijkheid om uit te loggen. Versie 2, 10 april 2015 Pagina 14