Plaatsingen naar Somtoday

Transcriptie

1 Plaatsingen naar Somtoday Inleiding Deze pagina is onderdeel van een stappenplan om koppelingen tussen Zermelo en Somtoday in te richten. Klik hier om naar het globale stappenplan te gaan. Zodra de prognoses zijn afgerond en iedere leerling een prognose heeft van 100%, dan is het mogelijk deze te exporteren naar Somtoday. PORTAL Koppelingen > Exports We hebben een kort instructiefilmpje voor u gemaakt! Op deze pagina Inleiding Voorbereiding stap 1: Inrichten leerpaden Voorbereiding stap 2: toekennen van opleidingen Voorbereiding stap 3: Instellen van de vestiging Plaatsingen export stap 1: Leerpaden berekenen voor leerlingen Handmatig een leerpad bewerken Onlogisch leerpad Plaatsingen export stap 2: Exportbestand maken Stap 3: Importeren in Somtoday Zie ook: Veel gestelde vragen Voorbereiding stap 1: Inrichten leerpaden Het is mogelijk om de plaatsingen voor Somtoday te exporteren vanuit het portal. Om dit te kunnen doen richt u portalbreed Leerpaden in. Een leerpad is een combinatie van een Opleiding, een Profiel en een Jaarlaag binnen een vestiging. U geeft bij het inrichten van de leerpaden aan wat de officiële elementcode is en welke code er voor de administratie wordt weggeschreven. U richt leerpaden in bij Beheer > Portalinrichting > Leerpaden. Lees hier meer over het werken met leerpaden. Om een leerpad toe te voegen klikt u op de knop ' Toevoegen' en u vult de informatie voor het leerpad in. U kunt de leerpaden in Zermelo inrichten met dezelfde code als de leerlingadministratie (LAS) gebruikt. Is de LAS-code bijvoorbeeld erg lang, dan kunt u in Zermelo ook werken met een andere (kortere) code en in de kolom 'LAS-code' noteren wat er in de export moet komen. U kunt de Inrichtingscodes in Somtoday opzoeken via Onderwijs > Inrichting > selecteer de juiste vestiging Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 1

2 De codes vindt u bij Opleidingen in de kolom 'Afkorting'. U kunt dit scherm ook exporteren en (na eventueel bewerken) importeren in het portal. Voorbereiding stap 2: toekennen van opleidingen Alle leerlingen voor wie u plaatsingen wilt exporteren dienen de juiste opleiding in hun pakket te hebben. Let op: de afdelingsstructuur binnen het Zermelo-portal heeft geen invloed op de berekening van het leerpad. Een leerling moet dus altijd de juiste opleiding ('basis', 'kader', 'mavo', 'havo', 'atheneum', 'gymnasium' of iets dergelijks) in het keuzepakket hebben om het bijbehorende leerpad te kunnen berekenen. Ook in de onderbouw moeten leerlingen de bijbehorende opleiding in hun pakket hebben om tot een goed plaatsingsbestand voor Somtoday te komen. U zult misschien opleidingen moeten toevoegen om de juiste leerpaden te kunnen berekenen: Voeg bij Beheer > Portalinrichting > Keuzes de opleidingen toe die ontbreken Koppel bij Onderwijs > Keuze-aanbod de opleidingen aan de bijbehorende afdelingen Selecteer bij Leerlingen > Pakketkeuze > Keuzepakketten de leerlingen en geef hen met de knop 'Vak toevoegen' in bulk de juiste opleiding U hoeft uw keuzeformulier niet aan te passen als u leerlingen een nieuwe opleiding in het pakket geeft. Zolang de opleiding niet voorkomt op het keuzeformulier heeft het ook geen invloed op de status van het keuzepakket. Kan ik voor de export naar Somtoday leerlingen een extra opleiding geven? Als u al andere opleidingen bij leerlingen heeft staan (bijvoorbeeld 'tto' en 'regulier'), dan kunt u de opleiding voor de export naar Somtoday (bijvoorbeeld 'atheneum') gewoon toevoegen aan het pakket van de leerling. Een leerling mag namelijk meerdere opleidingen hebben. Als de opleiding niet voorkomt op het keuzeformulier, zal het geen invloed hebben op de status van het keuzepakket. Bij de leerpaden hoeft u geen onderscheid te maken tussen tto en regulier, en maakt u bijvoorbeeld de leerpaden 'ath-cm', 'ath-em', 'ath-ng' en 'ath-nt' aan. Voorbereiding stap 3: Instellen van de vestiging In het bestand dat straks aangemaakt wordt, staat een kolom met de vestigingscode. Wat er in de kolom in gevuld moet worden, kunt u instellen in het Zermelo portal. Via menu Beheer > Portal-inrichting > Vestigingen kunt u in de kolom LAS-code de Vestigingsafkorting uit Somtoday invullen. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 2

3 U vindt deze LAS-code in Somtoday onder Beheer > Instelling > Vestigingen. Kleine of grote lettertjes maken niet uit voor deze koppeling. Plaatsingen export stap 1: Leerpaden berekenen voor leerlingen Na het inrichten van de leerpaden kunt u voor de leerlingen laten berekenen welk leerpad zij volgens het portal volgen. U berekent de leerpaden in het project voor aankomend schooljaar. In het scherm Leerlingen > Overzicht > Afdelingsdeelnames kunt u leerlingen selecteren en met de knop 'Bereken leerpaden' de suggestie van het portal vragen. U kiest vervolgens voor de knop 'Accepteren' om de suggestie voor het leerpad door te voeren. Elke leerling met een Leerpad krijgt in het scherm met de Afdelingsdeelnames de status 'OK' Handmatig een leerpad bewerken U kunt een leerpad ook handmatig bewerken voor een leerling door te dubbelklikken in de cel voor het leerpad: Onlogisch leerpad Een leerling kan, bijvoorbeeld na een pakketwijziging, een onlogisch leerpad hebben op basis van de combinatie opleiding en profiel. Het portal signaleert dit voor u en u kunt het leerpad opnieuw laten berekenen of handmatig aanpassen. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 3

4 Plaatsingen export stap 2: Exportbestand maken Voor de leerlingen met een leerpad kunt u het exportbestand maken voor de plaatsingen in Somtoday. Ga in het portal naar Koppelingen > Exports en kies onder het logo van Somtoday voor Plaatsingen U selecteert het aankomend schooljaar om het exportbestand met de plaatsingen te maken. Selecteer binnen het project de afdelingen waarvoor u een exportbestand wilt maken. Kies voor de knop en pas eventueel het drempelpercentage aan en klik op ' Exporteren'. Standaard staat het drempelpercentage op 100% ingesteld, waarbij dus alleen leerlingen met één afdelingsdeelname worden geëxporteerd. U kunt er voor kiezen het percentage naar bijvoorbeeld 80% te zetten als u ook de leerlingen met een voorlopige plaatsing wilt exporteren. Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 4

5 Het is niet nodig om het bestand na opslaan nog te bewerken. Wij raden dit zelfs af, omdat een eventuele nul aan het begin van een elementcode verdwijnt wanneer u het bestand in Excel opent en opslaat. Mocht u wel het bestand openen, dan ziet de inhoud er als volgt uit: Nogmaals: de voorloopnul bij de elementcode zal in Excel verdwijnen bij openen. Sla dus niet op, of zorg ervoor dat deze kolom een tekstkolom is waarin de nul wel behouden blijft. Belangrijk Als een leerling in het portal een stamklas heeft, dan wordt deze ook geëxporteerd. Controleer in de desktop of er verschillen zijn tussen de desktop en het portal wat groepsindelingen betreft. Zie hiervoor de pagina Groepsindelingen synchroniseren. Stap 3: Importeren in Somtoday Het exportbestand met de plaatsingen kunt u in Somtoday importeren via Beheer > Import & Export > Zermelo / PKP plaatsingen Let op: raadpleeg de handleiding van Somtoday voor de locatie van de import. Na updates is dit mogelijk veranderd. Trefwoorden Plaatsingen, bevorderingen, prognoses, export, exportbestand, exporteren, Somtoday, Som, leerlingadministratie Copyright 2018, Zermelo Software BV - pagina 5