Stappenplan aanleveren (basis- of plannings)roosterbestand

Transcriptie

1 Stappenplan aanleveren (basis- of plannings)roosterbestand 3 november 2017 Hieronder worden de stappen beschreven hoe u de IPTO gegevens via het roosterpakket kunt aanleveren. Levert u een roosterbestand per vestiging aan. Indien er één roosterbestand wordt gebruikt voor meerdere vestigingen binnen één brin of als één roosterbestand wordt gebruikt voor meerdere vestigingen bij meerdere brins, neemt u dan eerst contact met ons op zodat wij dit kunnen registreren en u kunnen vertellen bij welke vestiging u het rooster het beste kunt uploaden. Zo n rooster voor meerdere vestigingen moet niet worden geüpload bij elke vestiging waarop het betrekking heeft. Het gaat om een plannings- of basisrooster, dus niet om een dagrooster waarin vervangingsuren of excursies of een projectweek zijn opgenomen. Het rooster moet representatief zijn voor week 40 (2 t/m 6 oktober) zijn. Indien het roosterbestand voor week 40 niet representatief is, dan (bij voorkeur) week 41 (9 t/m 13 oktober), óf week 39 (25 t/m 29 september). Het rooster mag een grotere periode bevatten, maar bovengenoemde periode moet erin verwerkt zijn, anders kunt u het roosterbestand niet op de website uploaden. U kunt uw roosterbestand uploaden als uw school één of meerdere van de volgende roosterpakketten gebruikt: Untis (van Untis Benelux) MasterPlan (van SchoolMaster) Rostar EduFlex (van Paralax) Zermelo/Projectie (van Zermelo) Xedule (van Advitrae) Het maakt niet uit als de ene locatie een ander roosterpakket gebruikt dan de andere locatie. Het rooster moet per vestiging worden aangeleverd. Elke vestiging heeft een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Neemt u contact met ons op als u een ander digitaal roosterpakket gebruikt. Wij zullen dan kijken of dit roosterpakket geschikt is om door ons te worden verwerkt. Zo niet, dan moet u voor een andere methode van aanleveren kiezen. U wordt dan eventueel later gevraagd om aan de hand van de personeelsgegevens per docent aan te geven welk vak hij geeft en hoeveel lesuren.

2 Exporteren roosterbestand Hieronder volgt de uitleg per roosterpakket. Let erop dat we de gegevens krijgen van alle locaties/vestigingen. Het is geen probleem als deze gegevens in verschillende bestanden of roosterpakketten zitten. U moet bij het uploaden aangeven voor welke locatie het bestand is. Het gaat om de peildatum week (2 t/m 6 oktober) mits dit een normale schoolweek is (anders kiest u voor week 41 (heeft dan de voorkeur), of week 39). Untis (van Untis Benelux) Bij Untis moet u het totale gpn-bestand openen. Hierin moeten week 40 (en eventueel een extra week 41 of week 39) van 2017 staan. 1. ga naar de map van een Untis-school/locaties 2. open het roosterbestand (.gpn) 3. ga naar 'bestand' 4. klik op 'import/export' 5. klik op 'Nederland 6. klik op Algemeen 7. geef bij Exportmap de locatie waar de bestanden geplaatst moeten worden 8. selecteer bij tijdbereik de juiste datum 9. klik op Exporteren 10. ga naar de map waar u de bestanden hebt weggeschreven. Untis heeft 4 bestanden aangemaakt. 11. stuur het bestand timetablebasic.txt' naar ons op door de instructies bij 'inloggen op de website' te volgen

3 MasterPlan (van SchoolMaster) Bij Masterplan dient u het wbf-bestand op te sturen met het basisrooster voor week 40 (en eventueel een extra week 41 (heeft de voorkeur), of week 39) van Het gaat dus niet om weekroosters waarin de roosterwijzigingen zijn verwerkt, maar om vooraf geplande roosters. Dit kan ook een planningsrooster zijn als een één-op-één kopie van het basisrooster. 1. Open de verkenner en ga na de map waar de roosters van het benodigde schooljaar staan. 2. Selecteer het bestand van het basisrooster (WBF file) waarin de periode week 40 is opgenomen (zie onderstaand voorbeeld BASISROOSTER~54.WBF). Je kunt ook de weekplanning basisrooster~p40.wbf naar IPTO sturen (let op: Niet het weekrooster basisrooster~40.wbf sturen, hierin zijn namelijk de dagelijkse roosterwijzigingen verwerkt). 3. Stuur het WBF bestand naar IPTO op door de instructies bij inloggen op de website te volgen.

4 Rostar EduFlex (van Paralax) 1. open Rostar Eduflex en open het bestand van uw school 2. ga naar 'bestand' 3. ga naar 'uitvoer' 4. klik op 'rooster in csv-formaat' 5. selecteer de plek waar u de uitdraai wilt opslaan 6. selecteer de startdatum maandag 2 oktober en de einddatum vrijdag 6 oktober 2017 (week 40) 7. klik op 'ok' en vervolgens genereert de computer een csv-bestand 8. volg nu de instructies bij 'inloggen op de website' Projectie (van Zermelo) Als u Projectie van Zermelo gebruikt, moet u een uitdraai maken uit het programma door middel van een export. Dit gaat als volgt:: 1. open Projectie 2. ga naar 'koppelingen' 3. ga naar 'IPTO (Integrale Personeelstellingen Onderwijs)' 4. zoek het UDM-bestand (of de UDM-bestanden) waarin de periode maandag 2 oktober tot en met vrijdag 6 oktober 2017 (week 40) is opgeslagen 5. klik op 'openen' 6. selecteer de plek waar u de export wilt opslaan 7. standaard heet het export-bestand IPTO.txt. U hebt nog de mogelijkheid de naam te wijzigen 8. klik op 'opslaan' en vervolgens wordt de export gegenereerd 9. volg nu de instructies bij 'inloggen op de website'

5 Zermelo Als u Zermelo.exe gebruikt, zit de export op een iets andere locatie dan bij Projectie: 1. open Zermelo 2. ga naar export 3. ga naar Integrale Personeelstellingen Onderwijs 4. zoek de UDMZ-bestanden waarin de periode maandag 2 oktober tot en met vrijdag 6 oktober 2017 (week 40) is opgeslagen. Als het betreffende weekbestand al gearchiveerd is, kunt u het beste een versie van het basisrooster nemen waarin die week nog aanwezig is. Een gearchiveerd bestand bestaat immers nog maar uit 1 versie, en dat is waarschijnlijk een versie met docenten ingezet als vervanger. Als het weekbestand (nog) niet gearchiveerd is, kunt u het beste voor de export versie 1 nemen. Dat is immers het basisrooster. 5. selecteer de plek waar u de export wilt opslaan. Onthoud deze plek zodat u later weet waar het bestand staat dat u op wilt sturen 6. standaard heet het export-bestand IPTO.txt. U hebt nog de mogelijkheid de naam te wijzigen 7. klik op 'opslaan' en vervolgens genereert de computer de export

6 Xedule Om gebruik te kunnen maken van de IPTO-export moet de gebruiker geautoriseerd zijn voor het onderdeel Rapportages. Indien dit nog niet het geval is, kan dit via de interne functioneel beheerder geregeld worden. 1. Stel het filter in het overzicht in op de juiste periode 2. Selecteer week Sluit het filteroverzicht 4. Klik met de muis op het icoontje in de regel IPTO in het dashboard Rapporten 5. In de kolom Gewijzigd verschijnt de datum en het tijdstip waarop het rapport is gegenereerd. In het overzicht Resultaten is de status van het genereren van het rapport zichtbaar. Zodra de export gereed is, wordt de status Voltooid getoond.' 6. Klik met de muis op het icoontje in de eerst kolom om het rapport te exporteren 7. Klik in het pop up venster op de knop Opslaan 8. Klik op de knop 'OK' voor de melding om nogmaals te bevestigen dat het downloaden is toegestaan 9. Kies de bestandsmap waar het zipbestand moeten worden opgeslagen 10. Ga vervolgens naar de map waar het zipbestand is opgeslagen en pak deze uit 11. Het bestand P1.w40.wbf moet worden verstuurd 12. Volg nu de instructies bij 'inloggen op de website'