Faculteit der Sociale Wetenschappen

Transcriptie

1 Faculteit der Sociale Wetenschappen Verslag van de 411e vergadering van de faculteitsraad d.d. 18 mei 2017 Aanwezige raadsleden: dhr. A. Ademovic mw. B. Blankevoort mw. N. van der Heide dhr. S. Kroon mw. M. Lindström mw. K. Minnebo dhr. K. Verduin mw. P. van der Wel Afwezige raadsleden: dhr. J. Brosschot dhr. M. van Nieuw Amerongen dhr. S. van Tergouw Aanwezige leden van het faculteitsbestuur: mw. P. Knops dhr. P. Nieuwenburg Verder aanwezig: dhr. C. v.d. Griend mw. N. Ritsma (notulen) mw. K. Guijt mw. M. Steffen dhr. R. Molenkamp dhr. G. Zwinkels Publieke tribune: mw. F. van der Meulen (UR) dhr. V. Bongers (Mare) 1

2 1. Opening en vaststelling agenda Nieuwenburg excuseert mw. Swaab en Oosterloo die beiden verhinderd zijn. Hij treedt op als voorzitter. 2. Horen van de raad over voorgenomen benoeming assessor fac.bestuur Het bestuur hoopt op korte termijn tot een besluit te komen. De raad wordt in juni gehoord over de voordracht. 3. Vaststelling verslag en actiepuntenlijst Minnebo vraagt of er ontwikkelingen zijn m.b.t. de grote instroom IRO. Nieuwenburg meldt dat dit ook geldt voor Psychologie. Beide aanmeldingen hebben het bestuur verrast. Het is wachten op de definitieve instroom. Er wordt overleg gevoerd over de benodigde ruimtes in Den Haag. 4. Postlijst Hierover worden geen opmerkingen gemaakt. 5. Mededelingen - Verleden week stond er een artikel in de Mare over de start van een nieuwe bachelorspecialisatie PPE, hierbij kwam de werkdruk aan de orde. Nieuwenburg meldt dat het bestuur over PPE in gesprek is met het instituut. De grote instroom van de Engelstalige bachelorspecialisatie IRO in Den Haag trekt een behoorlijke wissel op de personele werkzaamheden. 6. Arbo, Veiligheid en Milieu (in aanwezigheid van Giel Zwinkels, lokatiemanager FSW) Het jaarverslag 2016 is informerend over de uitvoer van maatregelen op het gebied van Arboveiligheid en milieu. Het jaarplan 2017 geeft een overzicht van acties en aandachtspunten met een planning voor Ademovic is onaangenaam verrast over hetgeen vermeld staat in het jaarplan, m.b.t. het aspect Milieu, scheiding van afval/afvalkasteel. Hij vindt het geen goed voorbeeld voor een duurzame universiteit als plastic afval niet gescheiden wordt. De vorige faculteitsraad heeft hier veel werk van gemaakt. Hij vraagt naar de inhoud van het afvalcontract met Vliko. Zwinkels is niet op de hoogte van de reden waarom Vliko zich heeft teruggetrokken, behalve prijstechnisch. Minnebo is het met Ademovic eens, prijstechnisch is één aspect, maar bewustwording vindt zij minstens zo belangrijk. Zij heeft over het algemeen het idee dat het enthousiasme voor initiatieven aan het teruglopen is. Zij vraagt of er samenwerking is met het green office op universitair niveau. Zwinkels maakt duidelijk dat de initiatieven niet definitief van tafel zijn, maar dat deze plannen zijn geparkeerd. V.d.Wel verwijst naar een oefening met een specifiek scenario (school shooting) in het Lipsius afgelopen jaar. Gebeurt dit ook binnen FSW? Nieuwenburg meldt dat het crisisteam oefeningen uitvoert onder leiding van een speciaal bureau. Verduin informeert naar een avondoefening die als traumatiserend is ervaren. Zwinkels antwoordt dat de avond ook hoort bij de verplichtingen. BHV is dan niet altijd in orde. Voortaan zou het dan om een aangekondigde ontruiming gaan. 2

3 Ademovic informeert of de deuren zijn gedraaid en hoe het staat met de noodverlichting. Zwinkels heeft deze punten met Vastgoed besproken. Docenten zijn niet op de hoogte wat er van hen verwacht wordt bij een alarm tijdens colleges. De lijn Bestuur WD docenten wordt hierbij gevolgd. Verduin vraagt om in het vervolg de vorm van de niet-cijfermatige tabellen aan te passen. Zwinkels geeft dit door. Gezien de afwezigheid van de portefeuillehouder bedrijfsvoering wordt afgesproken dat dit punt terug komt op de agenda in de juni-vergadering, samen met de rapportage VGM (de dienst VGM houdt audits op gebied van veiligheid, gezondheid en milieu, organisatorische aspecten). Naast het punt van de afvalscheiding vraagt de raad om de volgende informatie: - Terugkoppeling na een ontruimingsoefening. Wat ging er mis. Er is wel een interne debriefing met het UFB, maar de medewerkers worden niet geïnformeerd. - Terugkoppeling op verzuimbeleid. 7. Voorstel procedure voor gezien tekenen op R&O verslag Guijt legt uit dat dit voorstel is opgesteld naar aanleiding van een opmerking in het jaarverslag van de vertrouwenspersoon. Het geeft aan dat een medewerker het R&O verslag heeft gelezen, maar niet akkoord gaat met de inhoud. Dit is geen wenselijk traject en daarom heeft het bestuur besloten om hier een beleidslijn voor op te stellen. Kroon vraagt hoe vaak het voortkomt dat een verslag voor gezien wordt getekend. Guijt geeft een gemiddelde aan van 10 keer op de 600 dossiers. Deze 10 dossiers hebben allemaal een geschiedenis. Vanuit de personeelsgeleding worden er vragen gesteld over de voorgestelde procedure. Het voor gezien tekenen is in de hiërarchische relatie een signaal. In veel gevallen wijst dit op een verstoorde arbeidsrelatie. De toon van dit voorstel is richting de leidinggevende. De werknemer is afhankelijk van de leidinggevende. Zou het niet beter zijn als P&O direct contact opneemt met de werknemer, of dat de leidinggevende van de leidinggevende hierbij wordt betrokken. Guijt merkt op dat de dienst P&O er niet alleen is om de belangen van de werknemer te behartigen. De werknemer wordt op zijn verantwoordelijkheid gewezen indien hij voor gezien tekent. Een route om een leidinggevende heen naar P&O is niet aan te raden. De formele rechten van de medewerker zijn geborgd. Het voorstel is besproken met de WD s. Zij hebben benadrukt om niet direct om de leidinggevende heen te gaan. Bij een verstoorde werkdruk zou dan namelijk extra druk kunnen worden uitgeoefend om voor akkoord te tekenen. Afgesproken wordt dat punt in de volgende vergadering, in aanwezigheid van Oosterloo, terugkomt. Ter afsluiting merkt één van de raadsleden op dat optimalisering van het werkklimaat baat heeft bij verbetering van de capaciteiten van leidinggevenden. 3

4 8. Voortgang project Herijking Onderwijs- en Studentadministratie FSW Aanwezig zijn Mara Steffen en Karin Guijt. Uit het rapport Dijkstra over het OSC kwam het advies voor harmonisatie en centralisatie van taken richting het OSC. De criteria voor verplaatsing van werknemers en taken worden voor advies aan de raad voorgelegd. De vorige vergadering besproken voortgangsrapportage richtte zich op centralisatie. Steffen geeft de volgende toelichting: Het overzicht van taken is tot stand gekomen n.a.v. gesprekken met individuele medewerkers (ook studieadviseurs en secretaresses). Deze lijst is voorgelegd aan de instituten. Uit rapport Dijkstra kwam naar voren dat taken die op USIS betrekking hebben en taken die niet door alle instituten bij het OSC zijn belegd, gelijk te trekken. Vraagpunten die resteerden zijn voorgelegd aan de klankbordgroep, waarin medewerkers van de instituten zijn vertegenwoordigd. Taken die bij de instituten blijven zijn toegespitst op toelating, roostering en beroepsregistratie. De volgende vragen worden gesteld: Minnebo vraagt wanneer de fte-berekening wordt gemaakt. Gebeurt dit op basis van dit schema, of na verdere detaillering. Zij constateert dat er tegenstellingen zijn voor de eigen taken (als direct betrokkene). Steffen antwoordt dat het de bedoeling is om zo snel mogelijk met de uitvoering te starten. Dit soort punten komen dan aan de orde. Bij de criteria voor verplaatsing van medewerkers geldt dat key-users, medewerkers die het Usis systeem inrichten en waarvoor specialistische kennis nodig is, naar het OSC over gaan. Hierbij geldt het principe: Mens volgt taak, niemand verliest zijn baan, alle medewerkers zijn hard nodig. Ademovic vraagt wat voor gevolgen de verplaatsing van een medewerker van een instituut naar het OSC heeft. Guijt antwoordt dat er geen praktische en rechtspositionele gevolgen zijn, alleen emotionele, een andere werkplek, met een leidinggevende. Kroon vraagt hoe de mensen hier tegenover staan? Het merendeel, 90%, heeft geen bezwaar. Van deze 90% geeft 60% aan dat het de overgang heel prettig vindt. Met de resterende 10% zal een gesprek plaatsvinden. Na de overgang volgt een teambuildingstraject, waarbij een trainer is ingehuurd om vorm te gaan gegeven aan de nieuwe samenstelling van het OSC. Uitgangspunt is om de kwaliteit naar de instituten te waarborgen en chaos te voorkomen. Hoe staat het met de verwachte toestroom van studenten in Den Haag. Dit staat los van het OSC in Leiden, er zijn twee ervaren medewerkers die in Den Haag worden gestationeerd. Wordt verder naar gekeken hoe de serviceverlenging richting de medewerkers (Den Haag Leiden) gaat verlopen. Bij de criteria wordt gesteld dat het in principe niet mogelijk is dat een medewerker gedeeltelijk taken bij het OSC en gedeeltelijk taken bij het instituut verricht. Dit zou dan strijdig zijn met de constatering dat iedere medewerker één leidinggevende is. Steffen merkt op dat deze uitzondering niet voorkomt. Het zou echter voor een tijdelijke periode kunnen voorkomen. De raad gaat akkoord met de criteria voor verplaatsing medewerkers en de voorgestelde taakverdeling. 4

5 9. Besteding gelden studievoorschot Blankevoort geeft namens de studentenfractie de volgende toelichting. De raad heeft nooit concreet gehoord hoe de gelden van het studievoorschot zijn besteed. Indertijd zijn er vijf doelen opgesteld die betrekking hebben op verbetering van het onderwijs en kleinschaligheid. Is de kwaliteit van het onderwijs verbeterd met de inzet van deze gelden. Zij vraagt om een financiële verantwoording. Molenkamp geeft de volgende toelichting: Vorig jaar is de raad gevraagd om instemming met de begroting en de voorinvestering van het studievoorschot (2 miljoen). Het studievoorschot bestaat deels uit bestaand kader en deels uit nieuw geld, een voorinvestering uit eigen middelen. Deze voorinvestering moet nog uitgekeerd worden door de Rijksoverheid (in afwachting van de kabinetsformatie). Bestaand beleid wordt gecontinueerd (behouden van contacturen en waar mogelijk verhogen en uitval beperken). De gelden zijn toebedeeld aan de instituten (1,1 miljoen) voor het onderwijs. Meetmoment voor de prestatieafspraken is de kengetallenrapportage. Het Rijk heeft strengere eisen gesteld (aandeel docenten, vaste aanstellingen en obp) zonder extra gelden te geven. Als de studenteninstroom groeit betekent dit dat er meer docenten aangetrokken moeten worden, waardoor het besteedbare bedrag per student kleiner wordt. Universiteit alloceert meer gelden naar de faculteiten, en de faculteit naar de instituten. Toezicht neemt daardoor toe. Het CvB gaat ervan uit dat er 7 miljoen beschikbaar komt. Met interne gevoerde allocatie worden de middelen opgeslokt (ECTS vergoeding, etc.). Als voorbeeld wordt genoemd het honours onderwijs, onderdeel van de prestatieafspraken. Dit is begonnen als een project, waarvoor gelden beschikbaar werden gesteld. Dit onderwijs is duurder dan regulier onderwijs. Het honours onderwijs met een aandeel van 10% van het studentenaantal, is ingedaald in de bestaande organisatie (onderwijs aan LUC) en dat moet betaald worden door de faculteiten. V.d. Wel vraagt of het FB positief is over verbetering van de kwaliteit van het onderwijs. Nieuwenburg wijst op het project versterking masteropleidingen dat moet leiden tot verbetering op de punten die door studenten zijn aangedragen. In de volgende vergadering hoopt hij meer te kunnen vertellen over dit project. Beloning van wetenschappers die goed les geven is een punt dat is gerealiseerd. Goede docenten die op basis van onderwijskwaliteiten een promotie kunnen krijgen tot UHD (Universitair Hoofddocent). Ten aanzien van intensievere begeleiding speelt de problematiek van de verwachte studentenaanwas. De kengetallenrapportage zal aan de raad voorgelegd worden. Molenkamp geeft de garantie dat deze gelden niet weg lekken. De begroting biedt transparantie. Daarnaast is arbeidsmarkt oriëntatie een punt in het uitvoeringsplan, dit is een belangrijk minpunt uit de NSE. Instemming op hoofdlijnen met de begroting is in de juni-vergadering. In augustus volgt dan het verzoek om advies over de uiteindelijke begroting. 10. Rondvraag - Hoe staat het met de vooraanmeldingen voor IBO. Nieuwenburg legt uit dat alleen het totaalcijfer van de bachelor Politicologie wordt aangegeven en dit cijfer geeft een robuuste instroom aan in Leiden. De voorzitter sluit de vergadering om uur. 5

6 Besluitenlijst 18 mei Het verslag van de vergadering van 20 april 2017 wordt goedgekeurd. - De raad adviseert positief Actiepuntenlijst faculteitsraad - Arbo, Veiligheid en Milieu (22 juni) - Versterking masteropleidingen mei/nr 6