Een goed opgesteld reglement biedt meerdere voordelen:

Transcriptie

1 Inleiding Dit instrument is te gebruiken als een format voor het opstellen van een huishoudelijk reglement. In zo n reglement staan de werkafspraken over het besturen en het organiseren van de maatschap. Het gaat dus niet om medischinhoudelijke zaken. Een goed opgesteld reglement biedt meerdere voordelen: 1. Vastleggen van de belangrijkste werkafspraken binnen de maatschap. Dat is nuttig voor de zittende maten maar ook voor nieuw intredende maten. 2. Geen misverstanden over wie wat doet of discussies over wat nu eigenlijk is afgesproken. 3. Rust, duidelijkheid en overzicht. 4. Jaarlijks te gebruiken om de werkafspraken en taakverdeling te evalueren: wat is nog actueel, wat werkt wel en niet? Dit format biedt een basis. U kunt het aanpassen aan de specifieke wensen van de maatschap (of vakgroep). Het is afhankelijk van onder meer de grootte van uw maatschap en of de maatschap operationeel is in de eerste of tweede lijn. De volgende aspecten komen in dit format aan bod: Doel van het reglement Doelstellingen Werkwijze en taken van bestuur van de maatschap Portefeuillehouders (zie ook verder op onze site het format voor een adequate taakverdeling) Extramurale activiteiten in werktijd Besluitvorming Vakantie en nascholing Dienstroosters Slotbepaling 1

2 Doel van het reglement Dit reglement dient om onderlinge bestuurlijke en organisatorische afspraken binnen de maatschap... vast te leggen. Doelstellingen De maatschap... stelt zich ten doel: a Het verlenen van optimale zorg binnen de kaders zoals aangegeven door de Nederlandse Vereniging voor... b Het streven naar specifieke aandachtsgebieden naast het geven van onderwijs en participatie in activiteiten. c Het opleiden van artsen en medisch studenten t.b.v. het specialisme... d Het bevorderen en onderhouden van een goede samenwerking met e Het bevorderen en onderhouden van overige samenwerkingsvormen voor zover zij de kwaliteit van de geleverde zorg ten goede komt (en passen binnen het beleid van de ziekenhuisorganisatie). f Het bevorderen en verrichten van wetenschappelijk onderzoek. g Het deelnemen aan beroepsgerelateerde regionale en landelijke activiteiten. Bestuur van de maatschap Samenstelling De maatschap wordt geleid door een Dagelijks Bestuur (DB) van twee (max. drie) personen bestaande uit: voorzitter, secretaris (tevens vicevoorzitter), gewoon lid. Benoeming 1. De bestuursleden worden na voordracht vanuit de maatschap gekozen. Dit kan mondeling in een algemene vergadering van de maatschap of middels schriftelijke stemming. 2. Herverdeling, delegeren en/of clustering van bestuurstaken kan in onderling overleg met de leden van de maatschap plaatsvinden. 3. Benoeming is in principe voor de duur van 3 jaar met mogelijkheid tot herbenoeming tenzij anders wordt besloten tijdens een algemene vergadering van de maatschap. 4. De einddatum van de termijnen van voorzitter en vicevoorzitter liggen tenminste een jaar uiteen, om de continuïteit te waarborgen. 5. De Raad van Bestuur wordt over de benoeming geïnformeerd. 6. Het disfunctioneren van een bestuurslid dient eerst geagendeerd te worden bij het dagelijks bestuur. Vervolgens zal het vanuit het DB worden geagendeerd in een algemene vergadering van de maatschap. 7. Beëindiging van bestuurslidmaatschap treedt in bij einde dienstverband. Werkwijze 1. Het bestuur van de maatschap vergadert tenminste één maal per 2 weken (al of niet in aanwezigheid van de zorgmanager en/of medisch manager). 2. Eén van de dagelijks bestuursleden draagt zorg voor de agenda, tijdige uitnodiging en opstellen van de besluiten en actielijst. 2

3 3. Minstens één maal per maand vergadert de voltallige maatschap. De voorzitter rapporteert vanuit het bestuur aan de maatschap. Leden van de maatschap en het bestuur kunnen tot één week voor de algemene vergadering agendapunten inbrengen. Taken Dagelijks Bestuur (DB) 1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het organisatorische beleid van de maatschap en voor maatschapontwikkeling op lange termijn door: Het opstellen van een jaarplan. Het uitbrengen van adviezen betreffende investeringen en aangeven van de prioriteiten. Het toezien op de uitvoering van de activiteiten voortkomend uit het jaarplan, en het coördineren daarvan. Het opstellen van een jaarverslag. 2. Het DB moet zichtbaar zijn als aanspreekpunt in zowel de eerste ring als de tweede ring. De eerste ring heeft betrekking op de maatschap zelf. De tweede ring is de omgeving van de maatschap (teamleiders, verwijzers, personeel, het management, de RvB). 3. Het DB houdt de maatschap voortdurend op de hoogte van de belangrijkste ontwikkelingen, zowel binnen de maatschap als rondom de maatschap. 4. Het DB krijgt van de maatschap het mandaat om de voortgang te bewaken in de eerste ring: komen de maten de gemaakte afspraken na? 5. De belangen van de maatschap worden door het DB behartigd. De sturing en coördinatie van het DB zijn voor alle maten zichtbaar als het DB regelmatige terugkoppeling verzorgt. Specifieke taak voorzitter De voorzitter van de maatschap heeft een signalerende taak wanneer het gaat om disfunctionerende maatschapleden en kan, gehoord hebbende partij(en), rapporteren aan de Raad van Bestuur gelet op de door de Vereniging Medische Staf hiervoor vastgestelde procedure. Specifieke taak secretaris 1. De secretaris bereidt vergaderingen voor, draagt zorg voor correspondentie, notulen, besluitenlijsten, houdt een lijst bij van gedelegeerde taken en treedt bij absentie van de voorzitter op als vicevoorzitter. 2. Bij afwezigheid van de secretaris vallen deze taken toe aan de voorzitter of ander DB lid. Portefeuillehouders Binnen de maatschap zijn portefeuillehouders aanspreekpunt voor respectievelijk: 3

4 Besluitvorming Besluitvorming in het bestuur vindt plaats bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Bij belangrijke agendapunten waarover besluitvorming plaatsvindt via stemming kan een lid van de maatschap ook tevoren schriftelijk bij de voorzitter zijn/haar stem kenbaar maken. Bij staken van de stemmen beslist de voorzitter of onthoudt deze zich van stemming. Over zaken wordt mondeling gestemd, over personen wordt schriftelijk gestemd tenzij de vergadering anders besluit. Extramurale activiteiten in werktijd 1 Extramurale activiteiten in werktijd mogen pas worden aanvaard na overleg met het bestuur waarbij tijdsbeslag, kosten en baten worden besproken. 2 Financiële vergoedingen voor extramurale activiteiten in werktijd komen na aftrek van kosten ten goede aan de maatschap. Het bestuur bepaalt, gehoord de maatschapleden, het doel ter aanwending van de inkomsten en legt hiervoor verantwoording af. Vakantie/congres/bij en nascholing Om een redelijke en evenwichtige verdeling van de vakantieperiodes te verkrijgen, wordt ieder jaar in de vergadering van november de inventarisatie van de aanvragen vastgesteld en besproken. In de vergadering van december vindt besluitvorming plaats. In de zomerperiode kan men maximaal weken aaneengesloten vakantie aanvragen. De periode waarover vakantie wordt aangevraagd overschrijdt het midden van deze periode niet, tenzij met instemming van alle overige vakgroepsleden. Congresdagen op structureel vrije dagen gelden niet als congresdag voor de vakgroep, maar komen voor eigen rekening. Dienstrooster Een dienstrooster wordt opgesteld per. maanden en dient uiterlijk één maand voor de ingangsdatum bekend te zijn bij alle leden van de maatschap. Wensen van individuele vakgroepleden met betrekking tot de dienstplanning dienen uiterlijk twee maanden voor de ingangsdatum ingediend te zijn (via ). Voor zover mogelijk wordt in redelijkheid hiermee rekening gehouden. Van de portefeuillehouder die belast is met de taak voor de dienstplanning, wordt verwacht dat hij/zij zorg draagt voor een evenwichtige werkverdeling, rekening houdend met specifieke werkzaamheden. Slotbepalingen 1. Dit reglement kan slechts worden aangenomen of gewijzigd bij meerderheid van stemmen van alle stemgerechtigde leden van de maatschap. 2. De Raad van Bestuur wordt over de besluitvorming geïnformeerd. 3. Daar waar dit reglement niét voorziet, beslist het bestuur van de maatschap. 4. Bij een geschil over de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan dit reglement beslist een (door meerderheid van de maatschap aan te wijzen) instantie. Datum Dit reglement werd vastgesteld op Herziening vindt plaats na 3 jaar of anders bepaald door het DB. 4

5 Aldus getekend door partijen op te De maten: Naam Handtekening