Faculteit der Sociale Wetenschappen

Transcriptie

1 Faculteit der Sociale Wetenschappen Verslag van de 408e vergadering van de faculteitsraad d.d. 17 november 2016 Aanwezige raadsleden: dhr. A. Ademovic mw. B. Blankevoort dhr. J. Brosschot mw. N. van der Heide dhr. S. Kroon mw. M. Lindström mw. K. Minnebo dhr. M. van Nieuw Amerongen dhr. K. Verduin mw. P. van der Wel (tot uur) Afwezige raadsleden: mw. M. Ketelaars dhr. F. Meijerink dhr. S. van Tergouw Aanwezige leden van het faculteitsbestuur: mw. P. Knops dhr. P. Nieuwenburg dhr. R. Oosterloo mw. H. Swaab (voorzitter) Verder aanwezig: dhr. C. v.d. Griend mw. N. Ritsma (notulen) Publieke tribune: mw. F. v.d. Meulen (UR) mw. A. Kloosterman (Mare) 1

2 1. Opening en vaststelling agenda Correctie op de agenda: punt 6 is op verzoek van de gehele raad en niet alleen van de personeelsgeleding. 2. Verslag, besluitenlijst en actiepuntenlijst d.d. 22 september 2016 Het verslag wordt vastgesteld. Naar aanleiding van: - N.a.v. punt 4 belang aanwezigheid raadsleden. Het verantwoordelijkheidsgevoel over het doorgaan van vergaderingen wordt gedeeld. 3. Lijst van ingekomen en uitgegane post: hierover worden geen vragen gesteld. 4. Mededelingen - Definitieve meerjarenbegroting FSW. Ten aanzien van de bij het CvB ingediende concept-begroting zijn er twee aanpassingen: compensatie van ruim 1% voor salarisverhoging in Hiervan is een gedeelte gebruikt voor uitbreiding van het UD-kader. Daarnaast is er op verzoek van het CvB een kleine bijstelling gedaan in de meerjarenbegroting van Pedagogiek over 2018, waardoor het instituut minder in de negatieve cijfers loopt. - Huisvesting FSW stand van zaken. Het huisvestingsplan is vastgesteld door de raad. De klinische faciliteit in Rijnveste, op twee verdiepingen aan de stationskant, is nu in uitvoering en wordt naar verwachting begin 2017 in gebruik genomen. Het ambulatorium verhuist grotendeels mee. De vrijkomende ruimte binnen FSW wordt ingezet voor de ruimtenood van de laboratoria. De toekomst van de laboratoria ligt buiten het FSW-gebouw i.v.m. de beperkingen van het gebouw door asbest. Door de laboratoria elders te huisvesten kan een professionaliseringsslag gemaakt worden, inclusief de opslag van biomateriaal. Hierover zijn gesprekken gaande met betrokken hoogleraren, directeur Vastgoed, CvB, LUMC en W&N. - Studentenwebsite: de raadsleden hebben hierover een toegestuurd gekegen. De website wordt 24 november gelanceerd en is in lijn met de website van de universiteit. 5. Arbo, Veiligheid en Milieu (in aanwezigheid van Els Vijfvinkel) Excuses van de directeur Bedrijfsvoering dat de stukken zo verlaat aan de raad worden voorgelegd. a. Het Jaarplan 2016 bevat de punten die in 2016 uitgevoerd moeten worden. Opmerkingen vanuit de raad: - Kan het energieteam weer bij elkaar komen? Dit team is op universiteits niveau ingesteld en is van daaruit ook weer ontbonden. - Is het een idee om bepaalde processen via push-berichten kenbaar te maken (via de App of You Tube). Hier wordt naar gekeken. Ook wordt er meer geoefend op dreiging, in plaats van brand en EHBO. - Is er ruimte voor studenten in de bedrijfshulpverlening die in het bezit zijn van een BHV certificaat, zodat de capaciteit in geval van calamiteiten wordt vergroot? Deze suggestie wordt meegenomen in het jaarlijkse gesprek. De raad stemt in met het jaarplan b. Jaarverslag 2015 geeft een beschrijving van punten die in 2015 zijn uitgevoerd.- Brosschot mist de klimaatbeheersing. Blijft een aandachtspunt. Problemen kunnen gemeld worden bij de servicedesk. Dan volgt een meeting, en de uitkomst wordt besproken met VGM. 2

3 Klimaatbeheersing in het gebouw is door de technische beperkingen moeilijk te reguleren. Bij klachten over de verwarming in een werkkamer wordt naar een oplossing gezocht op basis van maatwerk. De raad geeft de suggestie om het maatwerk uit te breiden naar elektrische verwarming en airco. Voor klimaatproblemen in collegezalen, m.n. met betrekking tot CO2- waarden is het belangrijk dat dit gemeld wordt. De raad vraagt de afdeling VGM om het melden van klachten over het klimaat in de collegezalen ruimer bekend te maken, met name onder de studenten. Gevraagd wordt naar de voortgang in de afvalscheiding. Er zijn recent twee proefopstellingen geplaatst van afvalbakken met vier stromen (restafval, papier, gft en plastic). De volgende stap is een afvalkasteel. De gescheiden verwerking is geregeld. Binnenkort wordt er een folder verspreid Hoe duurzaam is de faculteit en waar kan ik wat vinden in het FSW-gebouw. c. Plan van Aanpak actualisatie RIE, wat zijn de knelpunten. Vanuit de raad wordt er een opmerking gemaakt over de ontruimingsoefening van vandaag. De ontruiming ging goed, alleen ontstond er een ophoping van mensen voor het gebouw en aan de zijkant van het gebouw. Ook gingen medewerkers na afloop via de nooduitgang terug het gebouw in. Oosterloo zegt toe dat dit punt in de evaluatie zal worden besproken: het moet duidelijk zijn waar de medewerkers bij een ontruiming naar toe moeten. d. Audit decentrale beleidscyclus VGM 2016 Spoorkaart: Dit is een jaarlijks gebeuren, waarbij VGM toetst of alle gewenste documenten aanwezig zijn. Eens per twee jaar vindt er een gesprek plaats met de directeur bedrijfsvoering en VGM. Voor V.d. Heide baart punt 5, en met name de toelichting van de directeur, grootte zorgen Medewerkers ervaren een hoge werkbelasting en de kans bestaat dat dit later in verzuimcijfers zichtbaar wordt. De directeur geef aan dat hij werkdruk een universiteitsbreed probleem vindt dat strategisch moet worden aangepakt. Oosterloo legt uit dat werkdruk al 3 jaar een universiteitsbreed thema is uit de personeelsmonitor. Dit vraagt om een universitaire aanpak. Op facultair niveau houd het bestuur toezicht op het gebruik van het R&Oinstrumentarium, waarbij de werknemer in charge is. Er is een beleidsvoorstel in de maak hoe om te gaan met het voor gezien tekenen van het verslag (in plaats van voor akkoord ). Het voeren van R&O gesprekken is een continue punt van aandacht met de WD s. Raadsleden zouden hun achterban moeten wijzen op het belang van het R&O gesprek: een instrument dat direct de persoon bereikt. V.d. Heide dringt aan op institutionele borging in geval van verzuim: nu ligt de verantwoordelijkheid te veel bij de werknemer. Borging is o.a. geregeld in de cao, in de regeling voor verlofuren. Uitgangspunt is mondige medewerkers die met hun werkgever tot overeenstemming komen. Extra aandacht is wellicht nodig voor mensen met tijdelijke contracten, gezien hun zwakke positie. Opgemerkt wordt dat de rechten van werknemers via de wet geregeld is, bijv. via de Instituutsraad. Afgesproken wordt dat het R&O systeem wordt geagendeerd in aanwezigheid van het hoofd P&O. Punt 3 Bestuurlijke controle Wet en Regelgeving kan beter. Wat betekent dit. Gaat om professionalisering van de laboratoria. Regels en procedures moeten duidelijk gemaakt worden aan de medewerkers die hierin werken. Dit is een landelijk aandachtspunt. Els Vijfvinkel wordt bedankt voor haar uitleg. 3

4 6. Extensivering onderwijs t.g.v. afspraken CvB en FB De raad heeft geconstateerd dat er een grote uitdaging ligt en heeft een aantal vragen opgesteld. Men is met name geinteresseerd in het halen van de targets die zijn opgelegd in de bestuursafspraken. Toelichting vanuit het bestuur: Grote lijn is het verandertraject en de wijze waarop dit gestalte moet krijgen. Aan de ene kant zijn er afspraken over terugbrengen van het percentage docenten, met name OOM s, aan de andere kant de onderwijsverplichtingen en de kwaliteit daarvan. Een universitaire werkgroep heeft een notitie uitgebracht over zienswijze WP-beleid. Inzet van deze notitie is erkenning van onderwijskwaliteit en een carrière pad bieden op het gebied van onderwijs. Collega faculteiten zijn hiermee aan de slag gegaan. Voor FSW is het startpunt complexer, gezien de vele OOM-aanstellingen en de interne wijze van alloceren. Zo worden uit de eerste geldstroomgelden AIO s aangesteld en wordt bij sommige instituten een hoog percentage onderzoek toegekend. Hierdoor ontstaan problemen. De komende tijd moet er een omsalg gemaakt woden naar gemengde functieprofielen (UD, UHD en hoogleraar). In grote lijnen moet dit mogelijk zijn. Binnen Psychologie zal men een keuze moeten maken om de onderzoeksnorm bij te stellen. Door het binnenhalen van onderzoeksgelden via de tweede en derde geldstroom kunnen tekorten bekostigd worden. De omzetting van OOM-posities is een grote uitdaging. Hiervoor heeft de faculteit tijd voor nodig. Financieringsstructuur is voldoende, maar tempo voor verandering is een probleem. Ademovic informeert naar het extra geld dat is toegevoegd voor de aanstelling van enkele UD s. Het was al een probleem om vacature in te vullen, hoe gaat dit veranderen? Een selectieprocedure neemt een aantal maanden in beslag. Daarom worden er op korte termijn docentaanstellingen gerealiseerd en wordt er voor de langere termijn gezocht naar bezetting van de UD positie. Kroon: Voor de vrijkomende gelden uit het leenstelsel is toegezegd dat deze besteed moeten worden aan onderwijs. Hoe gaat dit gebeuren? De universiteit kiest de lijn dat dit geld gericht aan onderwijsprojecten besteed moet worden, zgn. onderwijsvernieuwingsprojecten. In juni is met de raad gesproken over de besteding tot 2018, waarbij een bedrag van 2 miljoen euro is toegevoegd aan het budget van de instituten. Vanaf 2018 moet de besteding nog vastgesteld worden. De raadsleden kunnen hiermee verder. Als raadsleden hier behoefte aan hebben kan er uitleg gegeven worden door de directeur bedrijfsvoering en de controller. De raad neemt deze uitnodiging aan. 7. Aanpassing OER Politieke Wetenschap De aanpassing van de OER betreft een formaliteit die betrekking heeft op de verplaatsing van een specialisatie (IRO) naar Den Haag. Het wachten was op de goedkeuring van de Cie. Doelmatigheid Hoger Onderwijs. Steven Kroon merkt op dat er eisen worden gesteld aan het Engelse taalniveau van studenten; dit zou ook moeten gelden voor docenten. Het bestuur onderstreept dit standpunt en vult aan dat er ook eisen gesteld moeten worden aan de Nederlandse taalvaardigheid. Dit komt aan de orde in de universitaire nota Taalbeleid. De raad stemt in met de aanpassing van de OER bachelor opleiding Politieke Wetenschap. 8. Procedure OER en Opleidingen vallen samen met de instituten. In de procedure is een grote rol weggelegd voor 4

5 de opleidingscommissies, dit is in harmonie met de aanstaande wetswijziging waarbij de OC een grotere rol krijgt toebedeeld. Zwaartepunt van de medezeggenschap verschuift met deze procedure van de raad naar de OC s, die een beargumenteerd advies geven. Dit is in het belang van de studenten. Vanuit de raad wordt opgemerkt dat het advies van de OC ook de reactie van het opleidingsbestuur zou moeten bevatten. De werkwijze van het instituut Politieke Wetenschap geldt als voorbeeld. Hun OC gaf het afgelopen jaar al een uitgebreid advies. Dit punt komt terug in de cursus voor Opleidingscommissie die binnenkort wordt gegeven. De raad brengt een positief advies uit over het procedurevoorstel vaststelling OER en Projectplan Herijking Onderwijs Service Centre In mei is de evaluatie van Frans Dijkstra in de raad besproken, en is vastgesteld dat er een vervolgstap gezet moet worden. Hiervoor is een projectgroep ingesteld die de werkprocessen in kaart brengt en kijkt welke processen geharmoniseerd kunnen worden. Er is inmiddels een bijeenkomst geweest met alle betrokkenen (secretariaten en OSC). Een tweede gesprek vindt plaats begin Ademovic verwijst naar een belangrijk punt in de evaluatie, nl. de slechte samenwerking tussen docenten en het OSC en vraagt op welke wijze hierin verbetering gaat plaatsvinden. Oosterloo antwoordt dat het OSC ondersteunend moet worden voor docenten en de werkdruk moet wegnemen door het overnemen van de organisatorische administratie. In de klankbordcommissie zullen dan ook docenten plaatsnemen. Verduin is geïnteresseerd in stap 1B en 1C (centrale processen en harmoniseren processen). Hij krijgt de relevante informatie, mits er geen individuele belangen spelen. Hoe wordt dit project betaald? Er komen geen externe consultants aan te pas. Er worden verschillende budgetten aangesproken (vernieuwingsgeld, investeringsbudget, vrijkomende bedrag door inhuur bij Jobmotion). Verduin vraagt of er gedacht is aan een extern toetspersoon? Het bestuur heeft geoordeeld dat de expertise van alle betrokken organen hierin moet kunnen voorzien (FB, WD s, klankbordgroepen). Ook de faculteitsraad zal het proces kritisch volgen. 10. Opvolging facultaire vertrouwenspersoon De huidige vertrouwenspersoon stopt met ingang van met zijn werkzaamheden. Aan de raad wordt de procedure voorgelegd voor het benoemen van een nieuwe vertrouwenspersoon. Voorgesteld wordt om de tekst te veralgemeniseren: het gaat niet meer om een eerste benoeming. Kroon informeert op welke wijze de vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd. Binnen de universiteit is er een aparte klokkenluidersregeling. De raad brengt een positief advies uit over de procedure voor de benoeming van een nieuwe vertrouwenspersoon. Het bestuur gaat op zoek naar een opvolger e BFR (in aanwezigheid van Richard Molenkamp) Deze rapportage geeft het resultaat weer t/m augustus en geeft een vooruitblik op de laatste 5

6 vier maanden. De volgende vragen worden gesteld. V.d. Heide wijst op de tegenstelling. Bij de behandeling van de begroting was het verhaal dat er ingeteerd werd op de reserves en nu is er sprake van een groot overschot. De opdracht was geld uitgeven en deze doelstelling is niet behaald. Ademovic vraagt wat er gebeurt met het overschot, wordt dit toegevoegd aan de reserves? Toegelicht wordt dat het probleem van de overschotten deels wordt veroorzaakt door het centraal houden van budgetten die thuishoren op instituutsniveau. Er is proces van decentralisatie in gang gezet, waarvoor instituutsbesturen en managers begeleiding krijgen in het maken van een begroting. Begrotingsdiscipline moet toenemen, dit impliceert ook het besteden van budgetten. Kroon vraagt of de meerjarenbegroting aangepast moet worden. Er worden bestemmingsreserves aangelegd, zoals bijv. het OSC project en de kosten voor de transitie bij Pedagogiek. De instituten zullen vroeg in het jaar betrokken worden bij de bestedingen. Ademovic vraagt of het reëel is om te verwachten dat Pedagogiek een groei in studentenaantallen kan realiseren, als er sprake is van een landelijk dalende trend. Hier speelt inderdaad een landelijk probleem. Aan het instituut wordt wel gevraagd om landelijke trends te vertalen in profilering en zo een betere aansluiting op de arbeidsmarkt te bewerkstelligen. Verduin informeert naar de ontwikkeling personele lasten. Zijn die voor ieder instituut gelijk. Het gaat om een faculteitsbreed probleem, er zijn 15 UD s minder aangesteld dan begroot. Dit houdt in dat er ook geld overblijft in speciale potjes, zoals bijv. WW-uitkering en wachtgeldvoorziening. Het is nodig hier meer helderheid in te geven. Ademovic informeert naar de master instroom bij Politieke Wetenschap na afschaffing van de doorstroommaster. Resultaat moet over meerdere jaren worden bekeken. In eerste instantie waren er meer aanmeldingen, maar uiteindelijk zijn er minder mensen ingeschreven. De oorzaak hiervan is onbekend. Dit jaar zijn er meer specialisaties, en de verwachting is dat de instroom daardoor wordt bijgesteld. Hoe komt het dat de onderzoeksbaten tegen vallen. De begroting op dit vlak was ambitieus; enkele medewerkers die een beurs hebben gekregen zijn naar elders vertrokken. Voor de onderzoeksbaten 2 e en 3 e geldstroom geldt dat er een bestuursafspraak is, waarop het FB wordt afgerekend. Er moet dan ook ingezet worden in het vergroten van het aandeel 2 e en 3 e geldstroom. 12. Rondvraag Ademovic: Bestedingsplannen zijn pas op het laatste moment online gezet. Helaas is dit niet eerder gelukt. De voorzitter sluit de vergadering om uur. 6

7 Besluitenlijst van de fac.raadvergadering d.d. 17 november Het verslag / besluitenlijst van de vergadering d.d. 22 september 2016 wordt goedgekeurd. - De raad stemt in met het jaarplan 2016 Arbo, Veiligheid en Milieu en geeft een positief advies over het jaarverslag De raad stemt in met aanpassing van de bachelor OER Politieke Wetenschap Actiepuntenlijst faculteitsraad - Up-date en cijfermatige onderbouwing van het R&O systeem: aantal gesprekken, tekenen voor akkoord versus voor gezien, analyse kwaliteit van de gesprekken). - Extensivering onderwijs, verdeling van middelen in het kader van de bestuursafspraken. Uitleg geven aan de raad door Oosterloo en Molenkamp nov./nr 7