FR-17-VI-2. Het bestuur verzoekt agendapunt 4.1 vertrouwelijk te behandelen.

Transcriptie

1 faculteit der letteren bestuur en beleidszaken kort verslag Overlegvergadering Faculteitsbestuur-Faculteitsraad Datum en tijd 24 november 2017, uur, Grote Vergaderzaal (OBS 44) Kenmerk FR-17-VI-2 Aanwezig Alpha: J.A. ter Brugge LV: T.J. Bushoff, S.A. Dijkstra, B. Oosterhuis, M.L. Schomaker, J. Take, R.H. Tjepkema PF: B.L. Aardema, H.R. de Haas, W.M. Jongman, F. Kuiper, S.H. Milder, M.M. Schiller, A. Schüppert, D.U. Shim : G.C. Wakker (decaan, ph Onderzoek), D.C.M. Raemaekers (vice-decaan, ph Onderwijs), W. Heinen (ph Middelen), M.C. Schunselaar (bestuurssecretaris) Afwezig C. de Boer,Y.P. Ongena, D.S. Blanken, J. Stel Notulist A Vries M.C. Schuns T F m.c.schunsel Oude Kijk in 9712 EK Gro 1. Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering. Het bestuur verzoekt agendapunt 4.1 vertrouwelijk te behandelen. 2. Verslag vorige overlegvergadering 2.1 Concept verslag Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld Notitie van het Presidium (onder voorbehoud) _ 3. Mededelingen 3.1 Schriftelijke mededelingen: Besluitenlijsten t/m / : Indien er surveillance met camera plaats zal vinden, dienen studenten hiervan vooraf op de hoogte te worden gesteld in het kader van privacy. 3/10 7.2: Het Bestuur laat weten dat het Talencentrum Nederlandse taalcursussen voor internationale studenten aanbiedt. Het budget voor dit aanbod wordt momenteel besproken tussen CvB en Uraad. 3/ : Op de vraag van LV of er door wordt ingestemd met voordrachten die niet uit verkiezing zijn voortgekomen, antwoordt het 1 6

2 Bestuur dat het geen zicht heeft op de wijze waarop de voordracht tot stand komt. Bestuur zal de volgende keer de OC s vragen om het proces van voordracht te beschrijven. 26/9 7.2: Het Bestuur zegt toe instroomcijfers in december ter beschikking van de Raad te stellen. 26/9 7.7.: Het Bestuur zegt toe nadere informatie te geven over gevolgen van internationalisering CIW voor de samenwerking met NTC. 19/9 10.2: Het Bestuur geeft een toelichting op CeQuint Memo taalvaardigheidsonderwijs LV geeft aan dat een snelle oplossing wenselijk is, zolang de werkdruk hierdoor niet wordt verhoogd. Ook het belang van heldere communicatie wordt benadrukt. PF meent dat de gekozen oplossing werkdruk verhoogt en verzoekt het besluit met de betrokken staf te delen. Het Bestuur zegt toe de gevoelens van de Raad aan het AB over te brengen Prognose 30-9 LV en PF spreken hun zorg uit of er voldoende zicht is op financiële ontwikkelingen. Het Bestuur laat weten dat er RUG-breed een probleem met prognoselijsten (zog. SPL-lijsten) is, waardoor de prognose niet scherp kan worden gegeven. In een breder kader heeft het CvB de stuurgroep bedrijfsvoering processen 2020 ingesteld om verbeteringen door te voeren Onderwijsvisitatie LV vraagt of de ReMa s ook in het overzicht moeten worden ingevoegd. Het Bestuur laat weten dit op te pakken. Het Bestuur zegt toe de uitkomsten van de midterm review in het kader van de Instellingtoets Kwaliteitszorg op de agenda van de overlegvergadering te plaatsen zodra deze verspreid zijn Planning Obp plan Het Bestuur laat weten dat de laatste hand wordt gelegd aan het obpplan voor wat betreft het OWI. Dit plan zal ter bespreking worden opgenomen op de agenda van de overlegvergadering in februari

3 Het bestuur laat weten dat in het voorjaar van 2018 een plan met betrekking tot het overige obp binnen de faculteit wordt opgesteld. De doelstelling van deze plannen is een reductie van 10% over het geheel van de personeelskosten van het OBP (in de periode tot en met 2021). 3.2 Mondelinge mededelingen: Bestuurlijk overleg CvB- Het Bestuur geeft een verslag van het BO en zegt toe het schriftelijke verslag voorafgaand aan de overlegvergadering ter inzage aan te bieden. Eventuele vragen over dit verslag kunnen dan in het vertrouwelijk deel van de overlegvergadering worden behandeld Centralisatie facilitaire processen Het Bestuur geeft een toelichting op het plan tot centralisatie van de, RUG-brede facilitaire processen. Op dit moment is daarover nog overleg gaande tussen CvB en UR Nieuwsbrief De Raad informeert het Bestuur dat zij graag een periodieke nieuwsbrief wil uitbrengen om de facultaire gemeenschap te informeren over activiteiten van de Raad en zodoende meer betrokkenheid te creëren. Het Bestuur ondersteunt dit initiatief. FR Studievoorschotmiddelen De Raad zal een brief schrijven aan de U-Raad waarin de wens om de studievoorschotmiddelen aan de faculteiten toe te wijzen binnen een vastgesteld kader. Indien dit niet mogelijk blijkt dan ziet de Raad graag dat de faculteit instemming en inspraak op besteding van de middelen krijgt. Zodra de kaders voor besteding bekend zijn, zullen deze met de Raad worden gedeeld om vervolgens te worden besproken in de overlegvergadering van februari FR 4. Clustervorming 4.1 Stand van zaken clusterbudgetten De presentatie van het Bestuur wordt doorgeschoven naar een nog te plannenextra overlegvergadering. De bespreking van de memo m.b.t. de verantwoordelijkheden van de clusterbesturen wordt doorgeschoven naar de overlegvergadering in februari

4 4.2 Voortgang voorbereiding Clusterbesturen Het Bestuur laat weten dat de Clusterbesturen worden meegenomen in de nieuwe methodiek van outputfinanciering en dat zij ondersteuning krijgen om zich het nieuwe taakverdelingsmodel en nieuwe instrumenten eigen te maken. Daarmee krijgen de clusterbesturen de instrumenten om invloed uit te oefenen op financiën, werkdruk en personeelsopbouw. Aan de hand van thematische bijeenkomsten worden bepaalde onderwerpen uitgediept. 5. Concept faculteitsreglement per Het Bestuur geeft aan dat wijzigingen zoals in de commissie-vergadering besproken in de concepttekst zijn opgenomen. LV merkt op dat de paginanummering onjuist is en dat de bijlage m.b.t de clusterbesturen ontbreekt.lv verzoekt om een artikel over de mogelijkheid om functionarissen uit hun functie uit hun functie te ontheffen, toe te voegen. Het Bestuur zegt toe deze suggesties op te pakken. De aangepaste tekst zal per worden rondgestuurd met een verzoek om schriftelijke instemming. Het conceptreglement wordt per pagina doorgenomen: Art 21.2: Leden van het Clusterbestuur worden benoemd voor een periode van 3 jaar. Het Bestuur laat weten dat toekomstige clusterbestuurders is gevraagd om een rooster van aftreden op te stellen om te voorkomen dat kennis wegvloeit bij gelijktijdig aftreden. Art 23.3: Het Clusterbestuur is een evenwichtige afspiegeling van de betrokken opleidingen. PF verzoekt om dit aan te passen naar: Cb is een evenwichtige afspiegeling van betrokken opleidingen en leerstoelgroepen. Art 23.4: Voorzitter van het clusterbestuur is altijd een hoogleraar. LV verzoekt het voorzitterschap niet tot de groep van hoogleraren te beperken. Het is hier geen voorstander van. Dit punt blijft open staan tot nader overleg. Art 24: PF verzoekt om compensatie voor de extra taken die voorzitter en vice voorzitter krijgen toebedeeld vast te leggen. Het Bestuur antwoordt dat vergoedingen niet in het reglement worden opgenomen. zal visie over compensatie voor voorzitter en vicevoorzitter opstellen en zal hierop terugkomen. Bijlage 1 4 6

5 Kolom m.b.t. AB s komt te vervallen. Het verwerkt alle punten waarover overeenstemming is bereikt en beraadt zich nog over de wens van LV dat de functie van voorzitter van het clusterbestuur niet alleen door een hoogleraar kan worden vervuld. 6. Beleidsplan CCS (vertrouwelijk) PF verzoekt om ook studieadviseurs als key-partner te noemen en meent dat het aanbieden van minder minoren schuurt met de doelstelling om een flexibele faculteit te zijn. Het Bestuur geeft aan dat er ook minoren bij andere faculteiten kunnen worden gevolgd en dat het flexibele karakter van de faculteit juist naar voren komt in de mogelijkheid om binnen de faculteit met behulp van een minor een interdisciplinair pakket te volgen. PF meent ook dat internationalisering alleen als financieel gewin word gezien en bepleit om ook naar andere voordelen te kijken. PF merkt op dat de memo een groot accent op kwantiteit van instroom legt en bepleit om meer aandacht aan kwaliteit van instroom te schenken en om (meer) samen te werken met Europese topopleidingen. PF mist de link met kwaliteit van het onderzoek. Het Bestuur laat weten dat deze link niet zozeer van belang is voor CCS, maar voor de ReMa s. 7. Eerstejaarsoverleg LV verzoekt het eerstejaarsoverleg standaard bij alle studies in te voeren. Het Bestuur onderschrijft het belang van eerstejaarsoverleg en zal middels een brief hier expliciet bij de clusterbesturen aandacht voor vragen. 8. Verspreiding stukken Het Bestuur zegt toe te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om de stukken voor de Raad digitaal aan te leveren. Een reactie volgt. 9. W.v.t.t.k. W. Heinen laat weten dat er een ruimte in de Rode Weeshuisstraat beschikbaar komt voor de besturen van studieverenigingen end de studentenfractie van de FR. De student-adviseur zal nadere invulling verzorgen. Rondvraag W. Jongman vraagt of het mogelijk is om 1x per jaar het totale onderwijsaanbod te belichten o.b.v. enquêtes zoals de NSE. Het Bestuur 5 6

6 geeft aan dat opleidingen op deze enquêtes reflecteren in de onderwijsmonitor en suggereert om de facultaire onderwijsmonitor (samenvatting van de afzonderlijke monitoren) met de Raad te delen. D.U. Shim heeft vernomen dat de UK de stukken voor de overlegvergadering graag vooraf in wil zien. Het Bestuur geeft aan hier in december met de hoofdredacteur UK over te spreken. S.A. Dijkstra heeft vernomen dat de studiehandleidingen soms pas kort voor de start van een blok worden gepubliceerd. Hoe kunnen we dit voorkomen? Het Bestuur zegt toe dit te bespreken met de directeur van het OWI. S.A. Dijkstra zou graag inzage krijgen in de evaluatie van de studiestartweek. Het Bestuur zal de evaluatie van de studiestartweek aan FR eb studieverenigingen toesturen. Het bestuur wacht aangepast plan van OWI af. ML. Schomaker constateert dat de Raad van de Faculteit der Letteren niet staat vermeld op de webpagina over faculteitsraden op de RUG-site. Het Bestuur verzoekt om het betreffende webadres door te sturen zodat om aanpassing kan worden verzocht. R.H. Tjepkema vraagt of het mogelijk is om een automaat voor tampons en maandverband in de damestoiletten te plaatsen. Het Bestuur zal dit verzoek bespreken met facilitair manager van het Harmoniecomplex. 10. Rondvraag _ 11. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen en sluit de vergadering om uur. 6 6