Met een druk op de knop

Transcriptie

1

2 Met een druk op de knop Digitaliseren controles op de inkopen vier grote uitgavenstromen 267 uitkeringen salarissen subsidies Controlejaar 2019 gereed 367

3 Resultaten zover wel niet Inkopen: innovatiepad geschreven Uitkeringen: advies over welke controle is nog nodig Salarissen: nog afronden, nagaan of RPA bruikbaar is Subsidies: driekwart rond misschien nog wat scrapen? Externe accountant gebruikt process mining SAP, process mining subsidies in onderhandeling Plan voor uitwerking verder gereed

4 Even voorstellen Innovator van Concernaudit gemeente Utrecht Digitalisering en participatie Taken: Financiële controles Audits in alle bedrijfsvoeringsdomeinen (ook ICT en HRM) Vragen/verzoeken management en bestuur Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid (213a) Ondersteunen Gateway reviews (kwaliteit) Van kwalitatief naar datagedreven

5 Agenda voor vandaag Opties: Instrumenten voor een digitale controle Data en preparatie Proces om datagedreven en digitaal te worden

6 1. Instrumenten BI, IDEA Process mining, PROM Scraping? Deep learning? Machine Learning Robotic process automation

7 Process mining Gebruikt vanaf 2016 Eerste keer externe inhuur, over schouder meegekeken Uitvoering in Subsidiesysteem en SAP Analyse logbestanden Wat kun je onderzoeken met process mining: Werking functiescheiding Gebruik autorisaties Tijdigheid

8 Voorbeeld Resultaat Goedkeuring Betrokkenheid budgethouder Prestatieverklaring Functiescheiding Regulier 95% 77% 98,6% 99,9% Jaarorder 100% 76% nvt 100% Complex 100% 76% nvt 100% Welk deel van de facturen zijn betaald met toepassing van de juiste controls? Analyses PM opvolgen met interne controles (reden afwijkingen) Bespreken bevindingen met proceseigenaren en functioneel beheer

9 Intermezzo: digitale controle op inkopen contractmanagement voorbereiding aanbesteding Belangrijkste uitdagingen per fase: Digitaal werken voor de voorbereidingsfase Koppelen met Tenderned en Marktplein voor de aanbestedingsfase Administratieve verbeteringen voor de contracteringsfase betaling contractering Gerealiseerde stappen: Koppeling informatiesystemen Process mining voor bestellen en betalen facturering bestelling

10 Evaluatie Interne controles Vorm oud Handmatig (bijvoorbeeld dossieronderzoek, inrichting administratieve organisatie) Steekproefsgewijs om de werklast te beperken: kwetsbaar voor acceptatie door managers en lijn nieuw Geautomatiseerd (in te zetten technieken: process mining, analyse tools) Alle cases: de computer kent geen werklast en dit ondervangt discussies over de kwaliteit van de steekproef Tijdsbeslag Ervaren medewerker: 30 minuten per dossier Een microseconde per dossier Populariteit Zeer gering Zeer hoog Effect van het werk Te mager -Tool voor manager om in control te blijven -In te zetten bij accountantscontrole

11 Machine learning Patroon herkennen/profileren Experiment met inkopen? Profiel: spend in het verleden per crediteur, gemiddelde spend op het beleidsveld, aantal betalingen per crediteur, koppeling met contractwaarde of verplichting etc. Feedback geven aan de tool, deze stelt het profiel bij

12 Robotic process automation Repeterende administratieve handelingen uitvoeren door een tool Handig in de administratie zoals betalen declaraties Voor audit? Als process mining routine is geworden Controles in de salarissen

13 Intermezzo: digitale controle salarissen mutaties instroom mutaties doorstroom mutaties uitstroom andere aspecten directe salariskosten: juiste datum in dienst belasting juiste kostenplaats juiste schaal, trede en uren juiste datum instroom werklozen (wachtgeld) juiste datum instroom voor bovenen na-wettelijke aanvullingen op wachtgeld Indirecte kosten: reiskosten: reisafstand en vervoermiddel verhuiskosten directe salariskosten: wijziging schaal, trede structureel toeslag mutatie uren structureel gratificaties (incidenteel geldbedrag) bijzonder verlof (onbetaald, zorg, ouderschap, zwangerschap en bevalling) mutatie uren incidenteel langdurig zieken gratificatie (incidenteel geldbedrag) indirecte kosten: verhuizingen maandelijkse afrekening reiskosten wijziging vervoermiddel directe salariskosten: juiste datum uit dienst juiste hoeveelheid verlof inidrecte kosten: beëindiging reiskosten terugbetaling studiekosten en overige kosten verplichtingen voormalig personeel juiste einddatum wachtgeld juiste einddatum boven- en nawettelijke aanvullingen op wachtgeld betalingen aansluiting personeelssysteem en salarissysteem autorisaties mutaties invoeren treasury voor vrijgeven betaling mutaties eigen salarissen door personeel IB HRM

14 2. Data-gedreven werken Digitaliseren controles mogelijk in digitale processen Gestandaardiseerde opslag en verwerking Meerdere informatiesystemen: koppelen Wens en financiële schatting inkoop Systeem: niet standaard Aanbesteden Tenderned, Marktpleinen Deels ongestructureerd Contracteren Systeem: MUIS Bestellen en betalen Systeem: SAP

15 Meer weten door koppelen Belangrijk succes bij inkopen: koppeling MUIS en SAP In één bestand informatie over contracten, bestellen, prestaties, betalen Antwoord op vragen die nooit beantwoord konden worden: Welk deel van de betalingen aan een crediteur heeft betrekking op een bepaald contract? Welk deel van de inkopen verloopt via een contract? Wanneer verlopen contracten?

16 Ongestructureerde data Op dit moment lastig verwerken Mogelijkheid voor scraping? Onderzoek naar gebruik bij subsidies? Bijvoorbeeld bijlagen bij subsidieaanvragen, beschikkingen

17 Onvolledige data Velden niet gevuld Niet voorzien in koppelvlakken Procesdelen niet digitaal of gestructureerd digitaal

18 Intermezzo: digitale controle subsidies Process mining mogelijk door gebruik Subsidie Informatie Systeem: proces van begin tot eind opgenomen Drie keer uitgevoerd: van externe inhuur naar eigen beheer Werkwijze: van experiment naar geaccepteerde methode, stapsgewijs verbeteren: 1. Wensen voor process mining 2018: Opvolgen opmerkingen accountants (om de mining acceptabel te maken voor de jaarrekeningcontrole) 2. Wensen voor process mining 2019: Scraping om ook de brondocumenten te kunnen betrekken in de controle

19 1-2016: Plan om te innoveren : omslag naar kwantitatief werken : eerste process mining data havengelden : start ontwikkeling blockchain : eerste koppeling SAP en MUIS 3. Onze weg : process mining in SAP : start digitalisering grote geldstromen

20 Losse loslaten Toekomst: Single audit Geen andere controles dan de digitale, ook niet van externe accountant Controledoelen aangeven Efficiënt Nauwkeurig 100% dekking

21 Personeel Eigen data-analist in team VIC s worden zwaarder: alleen cases met bevindingen Koppelen jong (experimenten) en ervaren (weten wat je doet) Andere eisen aan de medewerkers

22 Kosten van de operatie Tools: gratis te downloaden, platform R of Universiteit van Eindhoven. Moet wel mogelijk zijn in een bedrijfsnetwerk, Utrecht heeft proeftuin. Drie gefinancierde voorbeelden/pilots (totale kosten ), twee nieuwe trajecten met externen ( ) Training en opleiding ( ) Eenmalige impuls voor verjonging personeelsbestand ( ), vier medewerkers met pensioen

23 Onze randvoorwaarden Veilige informatie: anonimiseren in de proeftuin, liever naar netwerk Modern Maatwerk Gestructureerd en controleerbaar Inbedding in organisatie met stuurgroep Presentaties/aanwezigheid

24 De toekomst Nieuwe tools gaan gebruiken: machine learning robotic process automation Nieuwe koppelingen toevoegen Experimenteren met ongestructureerde data Nieuwe doelen stellen in voorjaar 2020 (kleinere uitgavenstromen, inkomsten)

25 Discussies