Intern controleplan Gemeenschappelijke regeling Samenwerking Boxtel Sint-Michielsgestel MijnGemeenteDichtbij

Transcriptie

1 Intern controleplan 2016 Gemeenschappelijke regeling Samenwerking Boxtel Sint-Michielsgestel MijnGemeenteDichtbij Juli

2 Inhoudsopgave Pagina Inhoudsopgave 2 1. Aanleiding 3 2. Doel van het plan 3 3. Waarom interne controle Wat verstaan we onder interne controle Doel interne controle Twee vliegen in een klap Frequentie interne controle Organisatorische inbedding interne controle 4 4. Te controleren processen Uitgangspunten Opzet interne controle Bespreken bevindingen met afdelingshoofd Te controleren processen in Processen Sisa 6 5. Planning Actualisering intern controleplan Interne controle Accountantscontrole 9 2

3 1. Aanleiding. Een onderwerp dat volop in de belangstelling blijft staan, is de beheersing van de bedrijfsvoering en de daaraan gerelateerde interne controle. De gemeentelijke visie met betrekking tot de interne controle is dat: de interne controle de verantwoordelijkheid is van de teamregisseur de interne controle een continu en dynamisch proces is de interne controle, die momenteel gericht is op de controle van de processen met geldstromen en de rechtmatigheid, doorgroeit naar kwaliteitscontrole van alle processen. 2. Doel van het plan. Het kader voor de interne controle is door het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling samenwerking Boxtel Sint-Michielsgestel (MijnGemeenteDichtbij) vastgelegd in de Uitvoeringsregeling financiële verordening gemeenschappelijke regeling samenwerking Boxtel Sint- Michielsgestel. In hoofdstuk III B. van deze uitvoeringsregeling is vastgelegd dat de directieraad jaarlijks op voorspraak van de concerncontroller- een intern controleplan vaststelt met de processen, die dat jaar onder de verbijzonderde interne controle vallen. Het betreft een jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking van de beheers handelingen. We gaan we uit van het verbeteren van het zelfcontrolerend vermogen van de organisatie. Deze toetsing vindt plaats aan de hand van een intern controleplan. Beheersing en interne controle. Interne controle MijnGemeenteDichtbij behartigt de belangen van de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel. Daarnaast verricht de samenwerkingsorganisatie taken ten behoeve van de eigen bedrijfsvoering. De interne controle richt zich op deze 3 organisaties. Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel. 3. Waarom interne controle. 3.1 Wat verstaan we onder interne controle? Onder interne controle wordt verstaan de controle op de oordeelsvorming en de activiteiten van de organisatie. De controle vindt plaats door of namens de leiding van de organisatie. De interne controle richt zich in hoofdzaak op het waarborgen van: verbeteren van de managementinformatie inzicht in de mate van beheersing transparantie in de processen eventuele aanbevelingen ter verbetering van: - doelmatigheid en doeltreffendheid van de processen - betrouwbaarheid van informatie - de naleving op wet- en regelgeving. inzicht in de kritieke onderdelen van de activiteiten het aanwezig zijn van goed gevoel, comfort en additionele zekerheid. 3.2 Doel interne controle De controle heeft als doel het tijdig opsporen en corrigeren van onvolkomenheden in de uitvoering, evenals het creëren van de mogelijkheid tot het treffen van maatregelen om gesignaleerde onvolkomenheden in de toekomst te voorkomen. Het onderzoek wordt doorontwikkeld van financieel (juistheid, volledigheid, rechtmatigheid) naar operationeel (juistheid, volledigheid, rechtmatigheid aangevuld met: klantgerichtheid, doorlooptijd, leverbetrouwbaarheid, doelmatigheid, en flexibiliteit). 3

4 Voorafgaand aan de interne controle vindt er een risicoanalyse plaats van het betreffende proces. Hier wordt dus een koppeling gemaakt tussen de interne controle en het risicomanagement proces. 3.3 Twee vliegen in een klap. De organisatie van het stelsel van interne controlemaatregelen is er niet voor de accountantscontrole, maar staat op de eerste plaats ten dienste van de leiding van de drie organisaties. Wel is het zo dat voor de accountant de interne controle een maatstaf kan zijn om, na toetsing van de effectiviteit ervan, mede de aard en de omvang van zijn eigen werkzaamheden te bepalen om uiteindelijk te komen tot het geven van een oordeel over de verantwoording. Met andere woorden: bij het opstellen van een intern controleplan moeten we proberen om de interne controle-uitkomsten ook bruikbaar te laten zijn voor de accountant ten behoeve van de te verstrekken accountantsverklaring bij de jaarrekening en eventuele specifieke accountants- verklaringen. Daarom is het van groot belang dat, bij het proces van de interne controle, de accountant een adviserende taak vervult. 3.4 Frequentie interne controle. Uitgangspunt is dat de interne controle een continu proces is en niet alleen plaatsvindt rondom de twee momenten dat de accountant langs komt, namelijk bij de interim-controle en jaarrekeningcontrole. Immers, op de eerste plaats wordt de interne controle uitgevoerd voor de organisaties zelf en niet voor de accountant. Interne controle vindt dus gedurende het gehele jaar plaats. 3.5 Organisatorische inbedding interne controle. Interne controle is een verantwoordelijkheid van de teamregisseur. Ieder programma is zodoende zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de interne controle. Bij de programma s zijn eigen medewerkers aangesteld die een rol hebben bij de interne controle. Alle programma s maken voor de uitvoering van de interne controle gebruik van ondersteuning door de financieel consulenten van het team financiën. Naast de voornoemde ondersteuning in adviserende zin hebben de financieel consulenten tevens voor de gehele organisatie een coördinerende rol op het terrein van de interne controle. Daarnaast wordt getoetst of de teamregisseurs de interne controle uitvoeren zoals afgesproken (de verbijzonderde interne controle). Periodiek vindt een overleg plaats van de overleggroep interne controle. Deze groep bestaat uit de controller, de medewerker interne controle, 2 financieel consulenten en een financieel adviseur. In dit overleg vindt de voortgang van de uitvoering van de interne controle plaats alsmede de periodieke afstemming over de risicoanalyse als basis voor het jaarlijkse interne controleplan. 4. Te controleren processen. 4.1 Uitgangspunten Uitgangspunt is dat er een dynamisch intern controleplan ontstaat. Jaarlijks zal worden bezien welke processen onderdeel van de interne controle uitmaken en wat de diepgang van de interne controlewerkzaamheden zal zijn. Principe hierbij is die processen in de controle te betrekken waar: op één of andere wijze uitgaande en inkomende geldstromen plaatsvinden; registraties of verstrekkingen plaatsvinden waaruit direct of indirect financiële rechten of verplichtingen voort kunnen vloeien; bij eerdere controles actiepunten zijn geconstateerd; risico s uit kunnen voortvloeien Naast de processen die onderdeel uitmaken van de interne controle zal ook het volgen van de afwikkeling van de actiepunten uit de follow up onderdeel uitmaken van de ic-werkzaamheden. Interne controle is een continu proces en vindt zodoende het gehele jaar plaats. 4.2 Opzet interne controle. Het is de bedoeling dat per proces aan de hand van een checklist de interne controle wordt uitgevoerd. De interne controle beslaat zowel de juistheid, de volledigheid, de rechtmatigheid, maar 4

5 ook klantgerichtheid, doorlooptijd, leverbetrouwbaarheid, doelmatigheid en flexibiliteit. Per proces wordt door de checklist (voor zover nodig) inzicht gegeven in: de geldende in- en externe regelgeving; de aan het proces verbonden risico s en met welke maatregelen deze risico s worden beheerst; de beheersmaatregelen waarmee de risico s zijn te voorkomen/reduceren; de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden; de bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden; de conclusies naar aanleiding van de bevindingen; de aanbevelingen voortkomend uit de bevindingen en conclusies de actiepunten voortkomend uit de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden, de bevindingen en conclusies. De ingevulde checklist doet dus tevens dienst als verslag van de interne controle. Aan de hand van de ingevulde checklist vindt vervolgens de verbijzonderde interne controle plaats. Op de checklist wordt vastgelegd: de uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden; de bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden; de conclusies naar aanleiding van de bevindingen; de aanbevelingen voortkomend uit de bevindingen en conclusies; de actiepunten voortkomend uit de uitgevoerde verbijzonderde interne controlewerkzaamheden, de bevindingen en conclusies. De ingevulde checklist doet dus tevens dienst als verslag van de verbijzonderde interne controle. 4.3 Bespreken bevindingen met de teamregisseur. Het is van groot belang dat de medewerkers interne controle en de financieel consulenten met de teamregisseur afstemmen of de bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden juist zijn verwoord. Datzelfde geldt voor de bevindingen naar aanleiding van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden. 4.4 Te controleren processen in Op grond van de eerder genoemde uitgangspunten is gekomen tot de volgende processen voor het jaar 2016: Processen lasten: 1. Leerlingenvervoer 2. Subsidieverstrekkingen 3. Huuropbrengsten onroerend goed 4. Personele Lasten (Salarissen) 5. Aanbestedingen 6. Inkoopfacturen 7. Sociaal domein: WMO (oud en nieuw) Jeugd - PGB Participatie 8. Betalingsverkeer (betaallijsten) Processen baten: 9. Grondexploitatie 10. OZB Afvalstoffenheffing/Reinigingsrecht Rioolheffing 11. Secretarieleges 12. Leges omgevingsvergunning 13. Treasury 14. Pachten 15. Marktgelden 16. Kermissen 17. Inhuur derden In de bijlage is vastgelegd welke controles gelden voor de verschillende bedrijven. (Boxtel Sint- Michielsgestel MijnGemeenteDichtbij) 5

6 Processen SISA: Sint-Michielsgestel: a. Investering stedelijke vernieuwing (ISV) Projectgemeenten Sisa tussen overheden (C7c) b. Brede doeluitkering verkeer en vervoer Sisa tussen medeoverheden (E27B) c. Wet sociale werkvoorziening (Wsw) (G1C1 G1C2) d. Gebundelde uitkering (WWB+WIJ+IOAW+IOAZ+levensonderhoud beginnende zelfstandigen Bbz 2004+WWIK (G2C1 G2C2)_ e. Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) (G3C1) f. Wet Participatiebudget (WPB) (G5C1 G5C2) g. Schuldhulpverlening (G6) h. Onderwijsachterdstandenbeleid (OAB) (D9) i. Brede doeluitkering verkeer en vervoer tussen mede-overheden Regiotaxi (E27) Boxtel: a. Onderwijsachterstandenbeleid (OAB) D9 b. Wet participatiebudget 2014 overgangsrecht 2015 D11 c. Brede doeluitkering verkeer en vervoer SiSa tussen medeoverheden E27B d. Wet sociale werkvoorziening (Wsw) (G1A) e. Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (G3) Ad. 1 Leerlingenvervoer Vaststellen van de juistheid en tijdigheid van toepassing van de Verordening Leerlingenvervoer op basis van de aangevraagde voorzieningen. Gecontroleerd wordt: - De datum van indiening van de aanvraag. - De afstand van de woning tot de dichtstbijzijnde school. - Of de leerling al dan niet gehandicapt is. - Of er sprake is van een eigen bijdrage van de ouders. - Of het soort vervoer of de vastgestelde vergoeding terecht is. Voor de controle is een checklist opgesteld Ad. 2 Subsidieverstrekkingen Vaststellen van de juistheid en tijdigheid van subsidieverstrekkingen aan verenigingen en instellingen. Gecontroleerd wordt: - Of de subsidie mag worden verstrekt op grond van het geldende subsidieprogramma. - Of de subsidie past binnen het vastgestelde subsidieplafond. - Of de aanvraag de vereiste bescheiden voor de subsidieaanvraag ingediend heeft (niet van toepassing voor subsidies opgenomen in het subsidieprogramma). - Of de subsidiebeschikking tijdig is afgegeven. - Of het subsidiebedrag tijdig beschikbaar gesteld Voor de controle is een checklist opgesteld. Ad 3 Huuropbrengsten onroerend goed Kopie van de huurovereenkomst: - Vaststellen dat de overeenkomst rechtsgeldig is. - Is de jaarlijkse indexering toegepast. - Stemt de jaarnota overeen met de overeenkomst. 6

7 - Bedrag in de administratie komt overeen met de nota. - Bedrag is daadwerkelijk ontvangen. Ad 4 Personele lasten (salarissen) In diensten uit dienstcontroles. (Benoemings- en ontslagbesluiten) Controle op mutaties (vaste mutaties en onkostendeclaraties) Controle bruto-netto traject waarbij ook nagegaan wordt of de percentages die Centric hanteert correct zijn. Ad. 5 Aanbestedingen Vaststellen of de gevolgde aanbestedingsprocedure bij inkopen overeenkomstig de inkoop- en aanbestedingsnota heeft plaatsgevonden. - Het aanmaken en bijhouden van een aanbestedingslijst. - Controle aanbestedingsprocedure groter projecten - 2 x per jaar een analyse opstellen op basis van de crediteurenadministratie, waaruit crediteuren worden geselecteerd die mogelijk de drempels voor (Europese) aanbesteding overschrijden. Voor de controle is een checklist opgesteld Ad. 6 Inkoopfacturen Vaststellen of de goederen of diensten rechtmatig zijn besteld, geleverd en betaald. Gecontroleerd wordt: - Of er overeenkomstig de inkoopvoorwaarden en/of de aanbestedingsnota is gehandeld. - Of de bestelde goederen of diensten geleverd zijn (overeenkomstig de offerte(s) of aanbiedingen). - Of er mandaat is voor de inkoop. - Of de factuur in overeenstemming is met de geleverde goederen/diensten en de afgesproken prijs. - Of het juiste bedrag is betaald aan de juiste crediteur. Voor de controle is een checklist opgesteld. Ad. 7 Sociaal domein De processen voor WMO, Jeugd en Participatie zullen nog afzonderlijk worden beschreven. Ad. 8 Betalingsverkeer Vaststellen van de rechtmatigheid van de betalingen. - Controle op de autorisatie - Controle van de betaaladvieslijsten en de bankafschriften Ad. 9 Grondexploitatie Doelstelling Sint-Michielsgestel: Vaststellen van de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de grondexploitaties. 7

8 Het doel van het actualiseren van het Meerjarenprogramma Grondexploitatie (MPG) is om steeds goed zicht te houden op de voortgang, risico s en resultaten van grondexploitatie om op basis daarvan verantwoorde financiële en plan economische beslissingen te nemen. Twee keer per jaar wordt de berekening van de grondexploitatie herzien in het Meerjaren programma Grondexploitatie. Het actualiseren gebeurt om steeds goed zicht te houden op de voortgang, risico s en resultaten van grondexploitatie om op basis daarvan verantwoorde financiële en plan economische beslissingen te nemen. Boxtel: Primaire focus op grond aan- en verkopen. Voor factuurcontrole vaststellen dat de prestatie is geleverd. Daarnaast jaarlijks aan een ander item aandacht schenken: - Het boeken van uren en facturen op een project. Concreet toetsen of uren en facturen worden geautoriseerd en op juiste project worden geboekt. - Monitoring realisatie versus budget. - Waardering onroerend goed. Boekwaarde versus marktwaarde. Ad 10 OZB Afvalstoffenheffing/Reinigingsrecht - Rioolheffing Wanneer het een gecombineerde aanslag betreft is het als één proces aan te merken. Anders te toetsen als drie aparte processen. Focus moet liggen op de juistheid van de gehanteerde tarieven (conform vastgesteld door gemeenteraad) en de aansluiting met het WOZ-bestand (hoe wordt geborgd dat mutatie, (bijvoorbeeld van bouwvergunningen) volledig worden verwerkt? ), het kadaster, het GBA (is het inderdaad een éénpersoonshuishouden?) en het waterverbruik. Op deze manier P x Q component afgedekt. Geraadpleegde bestanden bewaren. Ad. 11 Secretarieleges Vaststellen van de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de diverse legesopbrengsten. Controle op toepassing van de in de verordening vastgestelde tarieven. Er vindt een totaalcontrole plaats tussen de verleende diensten en de verantwoorde opbrengsten. Ad. 12 Leges Omgevingsvergunning (bouw) Vaststellen van de volledigheid van diverse legesopbrengsten voor de verlening van omgevingsvergunningen. Controleren of de toegepaste tarieven conform de verordening zijn opgenomen in GISVG; Zijn de leges voortvloeiend uit de vergunning in rekening gebracht; Zijn de opgelegde leges ook in de financiële administratie verwerkt; Steekproefsgewijs de vergunningen controleren op juiste basisgegevens, zoals oppervlakte, bouwsom, eenheidsprijs; Voor de controle is een checklist opgesteld. Ad 13 Treasury Werkzaamheden m.b.t. FIDO: - Toetsen van nieuwe aangetrokken of uitgezette geldleningen op naleving van FIDO. 8

9 Ad. 14 Pachten Vaststellen van de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de pachten. Er vindt een totaalcontrole plaats van de te innen pachten. Ad. 15 Marktgelden Vaststellen van de juistheid en volledigheid van de opbrengsten. Een totaalcontrole van de opbrengsten. Ad. 16 Kermissen Vaststellen van de juistheid en volledigheid van de opbrengsten. Een totaalcontrole van de opbrengsten. Ad. 17 Inhuur derden Een efficiënte procesgang, die moet leiden tot een eenduidig verloop van aanvraag, besluitvorming, registratie en evaluatie van inhuur. Activiteiten - Een doorlopende lijst van inhuur met begin- en einddatum aanmaken, bijhouden. - Controleren of het format aanvraag tijdelijke (personele) voorziening is gebruikt. - Controleren of aan de voorwaarden van de procedure wordt voldaan. 5. Planning. 5.1 Actualisering intern controleplan. Bij de uitgangspunten is aangegeven dat er een dynamische intern controleplan ontstaat. Jaarlijks zal worden bezien welke processen onderdeel van de interne controle uitmaken en wat de diepgang van de betreffende werkzaamheden zal zijn. Er zal dus jaarlijks een actualisering worden uitgevoerd. Deze actualisering zal in de maand december voorafgaand aan het controlejaar plaatsvinden. 5.2 Interne controle. Per proces wordt in samenspraak met de interne controlefunctionaris en de financieel consulent in een jaarplanning vastgelegd wanneer de interne controle werkzaamheden worden uitgevoerd en wanneer hierover wordt gerapporteerd aan de concerncontroller. Deze jaarplanning maakt onderdeel uit van dit controleplan. 5.3 Accountantscontrole. De interim controle waarvan verslag wordt gedaan door middel van de managementletter vindt plaats in oktober De jaarrekeningcontrole zal in de loop van april 2017 worden uitgevoerd. 9