OCMW Zwevegem budget

Transcriptie

1 BUDGET 2011 NIS-nummer: Voorzitter: Jozef Tienpont Provincie: WEST-VLAANDEREN Secretaris: Benedikt Planckaert Arrondissement: KORTRIJK Ontvanger: Sander De Bo

2 OCMW Zwevegem budget

3 Inhoudsopgave Voorwoord De BBC, de Beleids- en BeheersCyclus Inleiding Boekhouding Budget Beleidsrapport bij het budget Doelstellingen als (vertrek)basis Indicatoren Budgethouders Indeling in Beleidsdomeinen, velden en items Prioritaire doelstellingen voor Bijlagen...12 OCMW Zwevegem budget

4 Voorwoord De opmaak van het budget OCMW voor het boekjaar 2011 ziet er totaal anders uit dan de vorige jaren. Samen met 19 andere besturen uit het Vlaamse land, is OCMW-Zwevegem piloot voor de opstart/het invoeren van de Beleids- & BeheersCyclus, de zgnde. BBC. De voorbije weken hebben de verschillende diensthoofden/budgethouders, samen met de financiële dienst, hard gewerkt om het budget 2011 opgemaakt te krijgen volgens de nieuwe regelgeving. De ontvanger/financieel beheerder zorgde hier voor de technische coördinatie. Meerdere uren en dagen van opleiding en vorming door het Agentschap Binnenlands Bestuur en Schaubroeck Informatica moesten ons helpen om hierdoor te raken. Ik durf te stellen dat, binnen de korte tijdspanne die hiervoor beschikbaar was, en met de beperkte voorkennis en ervaring op dit vlak, wij vandaag een degelijk en onderbouwd budget voor het boekjaar 2011 kunnen voorleggen aan de raden van OCMW en gemeente. Uit de cijfers van het budget blijkt ook dat de financiële toestand van ons OCMW gezond is, en dat wij klaar zijn om binnenkort ons groot project in de zorgsector aan te vatten. U zal kunnen lezen in het doelstellingenoverzicht dat dit één van dé prioritaire doelstellingen is, zeker nu er een beslissing genomen is omtrent de samenwerking op vlak van financiering en projectbijstand. Doch, de andere sociale taken van het OCMW mogen niet verwateren ten aanzien van dit ene grote project. Ook op het vlak van algemeen sociaal welzijn werden doelstellingen geformuleerd, en de aandacht voor een uitgebouwd personeelsbeleid komt eveneens aan bod. Jef Tienpont Voorzitter OCMW Zwevegem budget

5 OCMW Zwevegem budget

6 1. De BBC, de Beleids- en BeheersCyclus Inleiding De BBC is een uitvloeisel van een besluit dat er komt in uitvoering van ondermeer het OCMW-decreet. Zo bepaalt het de inhoud van de beleidsrapporten (het meerjarenplan, het budget en de jaarrekening) en de regels voor de boekhouding. Niet alleen de financiële aspecten van de beleidsvoering zijn er dus in opgenomen, maar ook de regels voor de inhoudelijke planning (beleidsdoelstellingen, actieplannen, acties ); uitvoering en evaluatie worden erin vastgelegd. De invoering van de BBC wordt door het Agentschap Binnenlands Bestuur aangestipt als een van de belangrijkste uitdagingen voor lokale besturen de komende jaren. De klemtonen liggen ondermeer op uitvoering geven aan de principes inzake het resultaatgericht financieel management: planmatig beleid en strategisch management; verhoging van de responsabilisering van de administratie door de invoering van het budgethouderschap. Budgethouderschap op zich is niet zo nieuw meer; ons bestuur kent deze werking reeds enkele jaren. De uitdaging ligt voor een groot deel in het uitstippelen van een planmatig beleid en strategisch management, op basis van doelstellingen en rapportering daarover. Met het invoeren van de BBC wordt ook tegemoet gekomen aan enkele Europese rapporteringsverplichtingen die opgelegd worden aan openbare besturen (ESR95 2, COFOG 3 ). In de beleidsrapporten van de lokale en provinciale besturen moeten de overheden transparante verantwoording afleggen over wat zij doen met het belastinggeld. Dat vereist heldere budgettaire verantwoordingsdocumenten en grondig gedocumenteerde, beleidsrelevante indicatoren als basis voor de politieke besluitvorming. In het kader van de planlastverlichting komen we tot een legislatuurplan, waarbij outputcontrole en benchmarking mogelijk is. De verschillende plannen die de lokale en provinciale besturen nu maken (cultuurbeleidsplan, jeugdbeleidsplan, sportbeleidsplan, milieubeleidsplan ) verdwijnen en worden geïntegreerd in dit meerjarenplan (meer van toepassing op de gemeentebesturen, die volgens hetzelfde principe van de BBC moeten werken). De BBC is er gekomen na evaluatie van de NOB (OCMW s) en NGB (gemeenten). Daaruit werden volgende conclusies getrokken: de beleidsrapporten moeten in functie staan van de informatiebehoeften van de raadsleden en niet in functie van het management of de controlerende instanties. De raadsleden zijn immers de hoofdgebruikers van deze rapporten; de beleidsmensen hebben in de eerste plaats nood aan beleidsinformatie en pas in tweede orde aan managementinformatie; sectorale rapporten moeten geïntegreerd zijn in de boekhouding; in de Nieuwe OCMW Boekhouding zijn de budgettaire verrichtingen een onderdeel van de algemene boekhouding en worden de ontvangsten en uitgaven er vervolgens uit gefilterd. Dit geeft aanleiding tot technisch ingewikkelde rapporten met weinig beleidsinformatie. In dat verband valt het systeem van de NGB te verkiezen waar de budgettaire verrichtingen afzonderlijk geregistreerd worden in een budgettair dagboek naast de algemene dagboeken; de algemene boekhouding is onontbeerlijk als basis voor een managementinformatiesysteem; 1 info gebaseerd op artikel uit Binnenband, publicatie van het ABB. Voor de volledige tekst: zie 2 ESR95: Europese Stelsel van Rekeningen. 3 COFOG: Classification Of the Functions Of Government. De COFOG klasseert de uitgaven en ontvangsten van alle overheden volgens hun bestemming, dit wil zeggen volgens de opdrachten, de doelstellingen of de beleidsprioriteiten van de regeringen. OCMW Zwevegem budget

7 de rekeningenstelsels moeten voldoende gestandaardiseerd zijn om macro-economische beleidsinformatie te kunnen opbouwen; er moeten enkel kredieten toegekend worden aan ontvangsten en uitgaven, niet aan afschrijvingen en andere niet-kasstromen; er moet in de rapporten een beter onderscheid zijn tussen de elementen die een formele beslissing van de raad inhouden en de ondersteunende detailinformatie. Samengevat wil men komen tot 1. een betere opvolging van het beleid (rapporten moeten beleidskeuzes helpen maken en beslissingen onderbouwen leesbaarheid bewaken), 2. een betere opvolging van het beheer (beheersrapporten voor interne controle opvolging van toegekende delegaties), 3. ruimte voor maatwerk (vrijheid om beleidsrapporten te enten op de organisatie, mogelijkheid tot aanpassen boekhouding eigen informatiebehoefte), 4. planlastvermindering (integratie van sectorale plannen in het financiële registratiesysteem), 5. een bijdrage leveren tot schaalvoordelen (OCMW en gemeente zullen met hetzelfde systeem werken), 6. en een versterking van de beleidsvoorbereidende rol van de Vlaamse overheid (d.m.v. uniforme informatie-inzameling bij de lokale besturen en digitale rapportering) Boekhouding De financiële vertaling van de actieplannen gebeurt enkel op basis van kasstromen (transacties die op een bepaald moment een in- of uitgaande geldbeweging zullen veroorzaken) m.a.w. uitgaven en ontvangsten. Niet-kasstromen zoals bv. afschrijvingen worden dus niet opgenomen in de financiële vertaling van de actieplannen. Een politieke beleidskeuze wordt immers altijd genomen in functie van de in te zetten budgettaire middelen (kasstromen dus), en niet op basis van bv. de afschrijvingskosten die een investering zal veroorzaken. Met de BBC wordt ook afscheid genomen van de Activiteitencentra. Een (deels) opgelegde functionele indeling in beleidssectoren moet het mogelijk maken om de Vlaamse overheid te laten beschikken over standaardisatie van beleidsinformatie. De voorgedefinieerde beleidsvelden kunnen naar eigen goeddunken verder onderverdeeld worden in beleidsitems. Verschillende beleidsvelden kunnen op hun beurt gegroepeerd worden in beleidsdomeinen. Deze indeling in beleidsdomeinen is ook belangrijk voor de kredietbewaking. Deze zal voortaan minder detaillistisch opgelegd worden. De uitgavenkredieten inzake exploitatie bijvoorbeeld zullen enkel op het totaal van de uitgaven van een beleidsdomein limitatief van aard zijn. De verdere boekhoudkundige verwerking zal gebeuren volgens de regels van het dubbel boekhouden. Via de NOB was het OCMW hiermee reeds vertrouwd; het nieuwe systeem gaat echter over tot een vereenvoudiging, ondermeer door het schrappen in de overvloed aan balansen en resultatenrekeningen. Het jaarlijks budget moet een financieel evenwicht kunnen aantonen: Enerzijds moeten de besturen jaarlijks een positief resultaat op kasbasis kunnen voorleggen (inclusief eventuele kasoverschotten van vorige jaren). Daarnaast wordt het begrip autofinancieringsmarge ingevoerd. De autofinancieringsmarge is wat overblijft nadat een bestuur uit het saldo van exploitatie-uitgaven en -ontvangsten ook de periodieke leninglasten heeft betaald. De autofinancieringsmarge mag in een bepaald jaar negatief zijn (het exploitatiesaldo volstaat dan niet om intresten en aflossingen te betalen), op voorwaarde dat het op het einde van de planningsperiode ten minste positief is. Voortaan zullen de lokale besturen leningen aangaan OCMW Zwevegem budget

8 in functie van hun thesaurietoestand en niet langer omwille van de financiering van een specifieke investering. Dit laatste leidt immers tot inefficiënt thesauriebeheer. De bepaling van de gemeentelijke bijdrage voor het OCMW wordt eveneens op een nieuwe manier berekend: de ingewikkelde technische berekening wordt weggelaten en in de plaats stapt men over naar een bijdrage bepaald bij consensus. Vervolgens moet er wel nagegaan worden of het meerjarenplan van het OCMW, op basis van deze gemeentelijke bijdrage, financieel in evenwicht is. Hiervoor worden in principe dezelfde indicatoren gebruikt als voor het financieel evenwicht van de gemeenten en provincies, met dien verstande dat er nog een derde criterium wordt aan toegevoegd, met name dat de optelsom van de autofinancieringsmarges van elk financieel boekjaar van de financiële nota van het meerjarenplan groter dan of gelijk moet zijn aan nul. Deze derde indicator dient om te vermijden dat het OCMW door de gemeente zou verplicht worden om haar activa te verkopen om financieel in evenwicht te blijven. OCMW Zwevegem budget

9 2. Budget Beleidsrapport bij het budget Het Budget omvat ondermeer: Beleidsnota, doelstellingennota Doelstellingenbudget Financiële toestand Elk beleidrapport moet verduidelijkt worden via een toelichting, om de informatie zo toegankelijk te maken voor de raadsleden. De opgenomen informatie dient daarom op een gestructureerde en synthetische wijze gepresenteerd te worden. De toelichting bij de verschillende doelstelling werd door de firma Schaubroeck - de toeleverancier voor de nieuwe software die de implementatie van de BBC moet verzorgen - verwerkt in de rapporten zelf. Om de budgetnota wat leesbaarder te maken, een korte legende: SD-X: Strategische Doelstelling OD-X: Operationele Doelstelling AP-X: ActiePlan ACT-X: Actie De nummering en de volgorde (chronologisch, prioriteit) van de Actieplannen en Acties staan los van elkaar. Het systeem kent nummers toe volgens volgorde van input in het softwarepakket Doelstellingen als (vertrek)basis De budgetopmaak werd gerealiseerd in samenwerking met het Managementteam en alle budgethouders samen; tijdens een studiedag werden verschillende doelstellingen geformuleerd besproken door het MAT en nadien ter goedkeuring voorgelegd zijn aan de leden van de OCMW-Raad. Strategisch en operationeel/prioritair, niet-prioritair, overige Er werden in totaal 32 operationele doelstellingen opgesomd deze werden geclusterd tot 6 strategische doelstellingen. SD-1 SD-2 SD-3 SD-4 SD-5 SD-6 Een resultaatgerichte en efficiënte organisatie van de interne werking Een organisatie met tevreden en gemotiveerd personeel Een veilige, hygiënische en duurzame omgeving Een klantvriendelijke dienstverlening Een dynamische organisatie die inspeelt op de actuele maatschappelijke trends Een infrastructuur aangepast aan de huidige noden Om een doelstelling te realiseren worden actieplannen geformuleerd die, waar nodig, verder opgesplitst worden in verschillende acties. Op het niveau van een actieplan of een actie wordt een budget bepaald dat hieraan gekoppeld is. Tevens wordt een verantwoordelijke budgethouder aangeduid, alsook een timing die nagestreefd wordt. OCMW Zwevegem budget

10 Binnen de lijst van operationele doelstellingen werden door het bestuur prioritaire doelstellingen aangeduid (7 in totaal) over deze doelstellingen zal op geregelde tijdstippen aan de leden van de raad gerapporteerd worden. In het budget en de gerelateerde rapporten staan deze ook aangeduid als Prioritair Beleid. De andere beleidsdoelstellingen maken deel uit van het niet-prioritair beleid of het overige beleid. Niet-prioritaire beleidsdoelstellingen werden wel duidelijk omschreven en zullen door het management opgevolgd worden, maar maken geen deel uit van de tussentijdse rapporteringen. De verrichtingen die niet in beleidsdoelstellingen werden vertaald zijn opgenomen in het overige beleid, het gelijkblijvend beleid. Een groot deel van het budget valt hieronder en bevat de dagdagelijkse taken, waar a.h.w. geen discussie over bestaat, die jaar na jaar gerealiseerd worden. Het beleid wil zich bij wijze van spreken niet onderscheiden op deze punten (maar beschouwt die allerminst als tweederangs integendeel, ze vormen de kerntaken van de werking). De besturen zijn dus niet verplicht om al hun verrichtingen in beleidsdoelstellingen op te nemen Indicatoren De beleidsdoelstellingen moeten kwalitatief en bij voorkeur ook kwantitatief beschreven worden. Ze omvatten dus ook niet-financiële indicatoren. In deze opstartfase werden de indicatoren reeds besproken tijdens de studiedag, maar konden deze nog niet ten volle verwerkt worden in de eigenlijke opmaak van het budget Budgethouders Volgende medewerkers warden als budgethouder opgenomen in het budget 2011: ED: Evi D haene, Coördinator DM: Dominique Moreels, Diensthoofd thuiszorg AS: Annelies Steen, Verantwoordelijke personeel en vorming JD: Johan Descamps, Diensthoofd technische dienst WG: Wim Goemaere, Diensthoofd sociale dienst IV: Ivan Vandenkerckhove, Directeur WZC Sint-Amand BP: Benedikt Planckaert, Secretaris SD: Sander De Bo, Ontvanger Bij elke doelstelling wordt een budgethouder vermeld. Een budgethouder zal in 2011 proberen de doelstelling(en) te bereiken, met het budget dat gekoppeld is aan de actieplannen/acties en binnen de timing die voorgesteld is. In vele gevallen is dit echter niet de opdracht van één enkele budgethouder, maar zal er over de verschillende diensten heen moeten gewerkt worden. De budgethouder opgenomen in de lijst is dan eerder de coördinator voor de doelstelling. In uitvoering van het OCMW-decreet, heeft de raad eerder beslist om de secretaris bevoegdheid te verlenen budgethouders aan te stellen (delegatie van het budgethouderschap aan de secretaris, die op zijn beurt dan verder budgethouders kan aanstellen). OCMW Zwevegem budget

11 2.5. Indeling in Beleidsdomeinen, velden en items Voor de opmaak van het budget werd gebruik gemaakt van onderstaande indeling in domeinen, velden en items. De beleidsvelden zijn vastgelegd in een uitgebreide lijst die geldt voor alle Vlaamse besturen. Daaruit kiest men de velden die relevant zijn voor de eigen werking. De verdere onderverdeling in beleidsitems werd gemaakt op basis van de dienstverlening/infrastructuur zoals we ze nu kennen. Code Beleidsdomein Code Beleidsveld Code Beleidsitem 00 Algemene financiering Financiële aangelegenheden Financiële aangelegenheden Patrimonium zonder maatschappelijk doel Patrimonium zonder maatschappelijk doel 01 Algemeen bestuur Secretariaat Secretariaat ICT Fiscale en financiële diensten Fiscale en financiële diensten Personeelsdienst en vorming Personeelsdienst en vorming Archief Archief Overige algemene en ondersteunende diensten Technische dienst Centrale keuken 02 Sociale dienst Sociale bijstand Sociale bijstand Sociaal huis Thuisbegeleiding Voorschotten Voorschotten Migranten Migranten Lokale opvanginitiatieven voor asielzoekers Lokale opvanginitiatieven voor asielzoekers Activering van tewerkstelling Activering van tewerkstelling Was- en naaiatelier Strijkwinkel Sociale huisvesting Sociale huisvesting Onderhoudsgelden Onderhoudsgelden Klusjesdienst Proper Zwevegem 03 Residentiële ouderenzorg Serviceflats Blyhove I Blyhove II Rusthuizen WZC Sint-Amand Cafetaria Sint-Amand Andere verpleeg - en verzorgingsinrichtingen Dagverzorgingscentrum De Zilverberk 04 Thuiszorg Thuisbezorgde maaltijden Thuisbezorgde maaltijden Poetsdienst Reguliere poetsdient Poetsdienst via dienstencheques Dienstencentra Dienstencentra Overige verrichting betreffende ouderen Algemeen Borgstellingen Personenalarmsystemen Telesenior 2.6. Prioritaire doelstellingen voor 2011 Voor het eigenlijke budget werden uit de 32 operationele doelstellingen deze 7 weerhouden als prioritair: OD-11 Verhogen efficiënte werking van de keuken en dienst maaltijden OD-12 Herleiden ziekteverzuim OD-13 Realiseren actieplan IIP OD-26 Optimaliseren gecoördineerde communicatie over energiebesparende initiatieven OD-28 Uitbouwen boodschappendienst in deelgemeenten OD-31 Realiseren alternatief voor opvang LOI in voormalig Slot OD-32 Indienen financieel-technisch plan nieuwe linkervleugel WZC OCMW Zwevegem budget

12 Tijdens het boekjaar zal voornamelijk gefocust worden op deze doelstellingen, bij de rapportering naar de raadsleden toe. Aangezien ons bestuur piloot is voor de BBC, en we dus behalve op de werkgroep met collegapiloten moeilijk kunnen terugvallen op ervaring en kennis bij derden, is het nog wat zoeken om het budget op te maken volgens deze nieuwe methode. Naarmate er meer en meer gewerkt zal worden binnen deze regelgeving, zullen wij ook ons budget kunnen verfijnen en waar nodig budgetwijzigingen doorvoeren. Dit ontwerp van budget wordt voorgelegd aan het Vast Bureau op , het overleg OCMWgemeente op , de financiële commissie gemeente op Goedkeuring kan verleend worden door de OCMW-Raad in zitting van , en tenslotte wordt dit budget 2011 geagendeerd op de zitting van de gemeenteraad van Bijlagen De verschillende rapporten, als uitput uit het ondersteunend softwarepakket, worden als bijlagen toegevoegd aan deze nota. OCMW Zwevegem budget