Evaluatieonderzoek. Nieuwe Vergaderstructuur Gemeenteraad Oostzaan

Transcriptie

1 Evaluatieonderzoek Nieuwe Vergaderstructuur Gemeenteraad Oostzaan Michael van Riet Paap Stagiair griffie Oostzaan December

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 Theoretisch kader 5 Onderzoeksopzet 19 Onderzoeksresultaten 31 Conclusies 69 Vervolg 78 2

3 1. Inleiding Niet veranderen om te veranderen, maar veranderen om te verbeteren. Dat is het standpunt van waaruit de gemeente Oostzaan haar vergaderstructuur wilde omzetten. Na een intensieve tijd van voorbereiding werd op 12 oktober 2009 de nieuwe vergaderstructuur unaniem aangenomen door de raad. Een half jaar later kon begonnen worden met de proefperiode van de nieuwe vergaderstructuur, die duurt tot 1 januari Voor ingang van het nieuwe jaar zal moeten worden aangetoond of de veranderde vergaderstructuur toekomst heeft voor Oostzaan. Na de invoering van de nieuwe vergaderstructuur op 12 april 2010 is de vergadercyclus van de gemeenteraad in de gemeente Oostzaan opgedeeld in drie delen. Te weten: de informatieronde, de politieke ronde en de raadsvergadering. De oude vergaderstructuur bestaande uit raads- en commissievergaderingen is losgelaten. De rol van het presidium is veranderd en de commissies Algemene Zaken en Financiële Zaken zijn verdwenen. Op gebied van financiën is er nog wel een werkgroep ingesteld ter voorbereiding van de belangrijkste financiële besluitvormingsmomenten van het jaar. In de proefperiode hebben alle betrokkenen bij de nieuwe werkwijze de effecten hiervan ondervonden. College- en raadsleden dienen hun gedrag in de nieuwe structuur aan te passen om het systeem naar behoren te kunnen laten werken. Zo dient er bijvoorbeeld in de informatieronde anders te worden vergaderd dan in de politieke ronde. De ambtelijke organisatie moet op vastgestelde momenten bereid zijn om het raadsvoorstel in kwestie voor de raad toe te lichten. Deze raadsvoorstellen moeten voorafgaand aan de vergadering een duidelijk karakter hebben, zodat de raad weet in welke hoedanigheid ze het onderwerp moeten behandelen. Verder heeft de Oostzaanse burger nu vaste gelegenheden om op een vroeg moment in de raadscyclus in te spreken. De griffie heeft, door het moeten voorbereiden van de verschillende soorten vergaderingen, een bredere rol gekregen. Ook zijn er externe voorzitters/gespreksleiders aangetrokken die 3

4 tijdens de informatie- en politieke ronde de technische vragen en de politiek inhoudelijke discussie leiden. Voor een veelduidig evaluatieproces zullen collegeleden, gemeenteraadsleden, werknemers uit de ambtelijke organisatie en Oostzaanse burger op een zo representatief mogelijke manier worden betrokken in het onderzoek. In het onderzoek zal het betrekken van deze actoren neerkomen op het houden van interviews en het verspreiden van enquêtes. Allereerst zal het theoretisch kader worden uitgewerkt waarbinnen dit onderzoek vorm krijgt. Aan bod komen daarin: een uitwerking van de vijf vooraf opgestelde doelen aan de nieuwe vergaderwijze, en een uitwerking van onderwerpen die naast de verschillende doelen zijn opgenomen in de evaluatie omtrent de nieuwe werkwijze. Wanneer het theoretisch kader is uitgewerkt dienen de verschillende onderwerpen in de onderzoeksopzet meetbaar gemaakt te worden in de vorm van vragen. Deze vragen kunnen vervolgens in interviews en enquêtes worden gesteld. Na de onderzoeksopzet wordt het onderzoek verder uitgewerkt. De volgende stap is het verwerken van de onderzoeksresultaten en doen van conclusies. Met de conclusies die getrokken zijn uit dit onderzoek is het mogelijk om aanbevelingen te doen voor het vervolg van de vergaderstructuur in de gemeente. Aan de procedure van het doen van deze aanbevelingen wordt tenslotte ook nog aandacht geschonken. 4

5 2. Theoretisch kader Als stagiaire voor de gemeente Oostzaan heeft Peter Sijtsma in februari het document Richtlijnen voor een nieuwe vergaderstructuur opgesteld. Hierin stelde hij vijf hoofddoelen op die nodig waren om de vergaderstructuur te veranderen. Die doelen zijn uiteindelijk in de vorm van kernkeuzes aan de raad van 12 oktober 2009 voorgelegd, waar deze werden aangenomen. De kernkeuzes omvatten de uiteindelijk geïmplementeerde vergaderstructuur. In het theoretisch kader zullen de gestelde doelen aan de nieuwe vergaderstructuur worden uitgewerkt, zodat ze in de onderzoeksopzet kunnen worden omgevormd in vragen die nodig zijn om de doelen te kunnen evalueren. Bij het behandelen van de vijf hoofddoelen voor de nieuwe vergaderstructuur geeft Sijtsma per doel aan welke oplossingen er zijn om een doel te kunnen halen. In korte analyses werkt hij de oplossingen vervolgens uit. Verder wordt de nieuwe situatie naast de oude gelegd en komen verdere veranderingen aan bod die door de nieuwe werkwijze zijn ontstaan. Ook het uitwerken van deze onderwerpen zorgt ervoor dat ze in de onderzoeksopzet meetbaar kunnen worden gemaakt Doel 1: Burgers beter bij besluitvorming betrekken Het werd al gauw duidelijk dat in deze nieuwe vergaderstructuur de wisselwerking met de burger in een hoog vaandel zou moeten staan. Sijtsma vernam in voorbereidende gesprekken en commissievergaderingen dat het doel om burgers beter bij besluitvorming te betrekken het eerste doel van de vergaderwijze moest zijn. Hij stelt dat het hele besluitvormingsproces staat of valt met de ruimte en invloed die de burger wordt gegeven in het proces. In de oude situatie grepen burgers allerlei manieren aan om hun stem te laten horen. Op informeel niveau belden, mailden en schreven ze raadsleden. Op formeel niveau konden ze een zienswijze indienen, inspraakavonden bezoeken en 5

6 inspreken in één van de commissies. Deze officiële inspraakmomenten werden vaak ervaren als niet voldoende en niet op het goede moment in het proces. De volgende oplossingen, die verweven zouden moeten worden in de nieuwe vergaderstructuur omtrent betere betrekking van de burger, worden aangedragen: Burgers in een vroeg stadium betrekken en actief uitnodigen. o Toelichting: Wanneer burgers bij het proces worden betrokken als de uitgangspunten nog niet vast zijn gelegd door de politiek kunnen ze daadwerkelijk nog invloed op beleid uitoefenen. Discussie wordt op deze manier meteen gevoerd en niet als beleid al een heel stuk door de cyclus is. Het is hierbij de bedoeling dat de politiek en ambtelijke organisatie meer dienend zijn naar de burgers en belangengroepen in Oostzaan. Burgers actief uitnodigen om onderwerpen op de politieke agenda te zetten. Tijdpad toevoegen aan alle raadsvoorstellen. o Toelichting: Een tijdpad moet ervoor zorgen dat er in een raadsvoorstel duidelijk wordt wat er in welk stadium van de behandeling van het voorstel van welke partij verwacht wordt. Op deze manier weten burgers wanneer ze invloed op beleid uit kunnen oefenen en spreken ze niet te laat in de cyclus in. Een ambtenaar moet voordat hij begint met schrijven aan een voorstel, duidelijk zien te krijgen welke belangengroepen en burgers een belang hebben in de betreffende kwestie. Duidelijkheid scheppen over de status van een vergadering. o Toelichting: De verandering van het vergadersysteem brengt andere mogelijkheden van inspraak met zich mee. Het moet in het uitnodigingsbeleid duidelijk voor de burger worden wat de status van een bepaalde vergadering is. Met andere woorden: het moet duidelijk zijn of de avond vraagt om de mening van de burger, of 6

7 dat burgers zich laten informeren. Op deze manier kunnen politici hun bijpassende rol ook beter vervullen. Inbreng van burgers terugkoppelen in de vorm van verslagen. o Toelichting: Door het publiceren van de inhoud van een inspreker wordt de inbreng van burgers teruggekoppeld naar andere burgers en belangstellenden. Op deze manier zal de burger zich sneller serieus genomen voelen en kan hij controleren wat er met de inspraak gebeurt Doel 2: Kaders stellen In het kader van het dualisme wordt de sturende en controlerende rol van de raad in de gemeente als zeer belangrijk geacht. De raad stelt kaders, het college maakt beleid en voert beleid uit binnen deze kaders en de raad heeft hierover weer een controlerende rol. In de nieuwe werkwijze zou deze kaderstellende rol nog verder moeten worden uitgewerkt zodat de raad meer op hoofdlijnen kan werken en daardoor meer tijd over heeft voor haar volksvertegenwoordigende taak. De volgende oplossingen, die verweven zouden moeten worden in de nieuwe vergaderstructuur omtrent de kaderstellende rol van de raad, worden aangedragen: Het handvest actieve informatieplicht strak uitvoeren en zo op hoofdlijnen werken. o Toelichting: Dit handvest buigt zich onder meer over de vraag welke informatie wel naar de raad moet worden toegezonden en welke informatie niet. Het is de raad er namelijk aan de ene kant aan gelegen om zoveel mogelijk informatie over een beleidsstuk te kennen om een degelijk besluit te kunnen nemen, maar aan de andere kant is de kans dan groter dat de raad het overzicht verliest in hoofd- en bijzaken. Het de raad eraan gelegen om zoveel mogelijk op deze hoofdlijnen te werken. Bij omvangrijke beleidsstukken dient een samenvatting te zitten, of een paar opmerkingen over wat belangrijk is voor komende 7

8 vergaderingen, en wat moet worden gezien als achtergrondinformatie. De raad heeft vervolgens zelf de taak om gedetailleerde informatie te verzamelen die ze nog nodig achtten om een politiek standpunt te kunnen vormen. o In het verlengde hiervan kan het college ook in een zo vroeg mogelijk stadium openheid geven over knelpunten die liggen in het beleid. In de voorbereidende fase van de nieuwe vergaderstructuur gaf de raad aan ze in het geval van die algemene en toekomstgerichte openheid minder de neiging zou hebben om over details mee te praten. Ze zouden zich dan meer op haar kaderstellende rol en visie voor de lange termijn gaan richten. Stukken filteren op inhoud en vorm, voor ze worden aangeboden aan de raad. o Toelichting: In de oude vergadersituatie bleek vaak voor te komen dat beleidsstukken door hun vorm en inhoud afbreuk deden aan de kaderstellende rol van de raad. In de nieuwe situatie zou de raad beleidskeuzes voorgelegd moeten krijgen vanuit college en ambtenarij, zou de raad inzicht moeten krijgen in welke belangen spelen bij een bepaald onderwerp en moet duidelijk worden wat er bij welk beleidsstuk precies verwacht wordt van de raad. Zo moet het voor de raad klip en klaar worden wat de resterende politieke speelruimte nog is. Ook werd in de oude situatie geacht dat de kaders veelal vanuit het perspectief van college en ambtenarij ontstonden waardoor de kaders doorwerkten in de beleidsstukken. In de nieuwe situatie moet het niet het geval zijn dat de raad de kaders achteraf nog stelt. Het creëren van een goede vorm en cyclus voor stukken die naar de raad gaan. o Toelichting: Om een praktisch uitvoerbaar plan te hebben om de beleidstukken beter te maken werden er voorafgaand aan de nieuwe vergaderstructuur een aantal basisingrediënten voor 8

9 beleidsstukken aan de raad opgesteld. Op deze manier is de raad in staat goede kaders te stellen, te controleren en burgers volledig te vertegenwoordigen. Een beleidsstuk kent drie fases: oriëntatie en voorbereiding, kaderstelling en controle/evaluatie. De oriëntatie fase bestaat uit: De belangen opstellen die in het geding zijn bij het betreffende beleidsstuk en de mate waarin deze strijdig zijn. De relevante wettelijke kaders en andere regels waarop het bestuur geen invloed heeft verduidelijken. De beleidsruimte die overblijft en waarop de raad dus wel invloed uit kan oefenen duidelijk hebben. Bestaande kaders die de raad eerder op dit onderwerp heeft geformuleerd bij het beleidsstuk betrekken. Kernkeuzes formuleren voor de raad. Hierna breekt de kaderstellende fase aan waarin: De keuzes die voorliggen worden uitgewerkt in beleidsalternatieven met heldere en meetbare doelen en criteria. Elke keuze wordt voorzien van de inschatting van de te verwachten maatschappelijke, bestuurlijke en financiële consequenties van ieder alternatief. Tenslotte breekt de controle/evaluatiefase aan waarin: Wordt geformuleerd in hoeverre het doel van het beleidsstuk is bereikt aan de hand van de gestelde kaders. De onvoorziene of onbedoelde gevolgen die zijn opgetreden bij de uitvoering worden opgesteld. Nieuwe kernkeuzes worden voorgelegd. 9

10 2.3. Doel 3: Tijd Besparen In de nieuwe vergaderstructuur zou tijdbesparing een welkome toevoeging zijn op de optimalisering van de volkvertegenwoordigende en controlerende taak van de raad. Raadsleden zouden meer ruimte moeten hebben om de straat op te gaan, om informatieavonden bij te wonen en om het college van B&W te controleren. Ook zou tijdsbesparing zorgen voor meer mogelijkheden voor de raad om te discussiëren over de te stellen kaders. De vergaderingen zelf zullen, door de betere tijdsindeling een beter politiek debat veroorzaken. De volgende oplossingen, die verweven zouden moeten worden in de nieuwe vergaderstructuur omtrent tijd besparen, worden aangedragen: Vergaderen op maandag in een vierwekelijkse cyclus. o Toelichting: Op de koppelmaandag in de vierwekelijkse cyclus na, vindt er iedere maandag een vergadering plaats. Er zullen daarnaast geen extra vergaderingen worden gepland. Vergaderdruk goed verdelen over het hele jaar. o Toelichting: Om te voorkomen dat de raadscyclus net zo onoverzichtelijk is als in de oude vergadersituatie is er in de nieuwe vergaderstructuur gepoogd de vergaderdruk (gemeten over een vergaderjaar) te verminderen. Door minder vergaderingen per maand (geen extra commissievergaderingen meer) en twee vergaderingen per vergaderavond wordt de jaarlijkse vergaderdruk vermindert van 45+ vergaderingen per jaar in de oude situatie, naar 37 vergaderingen per jaar in de nieuwe situatie. Verder dienen er genoeg raadsvergaderingen te zijn (beslismomenten) en moet er een vergaderplanning worden gemaakt voor het volgende jaar. 10

11 Geen technische vragen meer tijdens het politieke debat. o Toelichting: Overvolle agenda s worden veelal veroorzaakt doordat raadsleden en fractieassistenten in de oude situaties veel technische vragen stelden aan wethouders. In de nieuwe vergaderstructuur wordt aangemoedigd zoveel mogelijk technische vragen via of telefoon aan de behandelend ambtenaar door te geven. Op die manier loopt de informatieronde in de nieuwe situatie niet over van de vragen, en kan de raad zich richten op de vragen die uiterst nodig zijn voor het voeren van een goed politiek debat in de politieke ronde. Ambtenaren aanwezig tijdens de informatieavonden. o Toelichting: Wethouders die in de oude situatie vragen krijgen in commissies, moeten deze met regelmaat doorsturen naar de behandelend ambtenaar. Het komt voor dat de vraag dan niet helemaal overkomt zoals door de commissie werd bedoeld, waarna er in de raad nieuwe vragen ontstaan. Om dit te voorkomen is het gewenst dat ambtenaren aanwezig zijn bij het raadsvoorstel dat zij behandelen. Zij kunnen dan de portefeuillehouder assisteren in het beantwoorden van de vragen uit de raad. Politieke geschilpunten inventariseren tijdens de politieke avond en een debat niet twee keer voeren. o Om te voorkomen dat raadsleden in de raad discussies voeren die ze tijdens de politieke ronde ook al hebben gevoerd, zou de voorzitter na ieder agendapunt moeten inventariseren wat de overgebleven geschilpunten zijn of waaromtrent nog informatie moet worden verschaft. Als er teveel politieke geschilpunten zijn, of te weinig informatie is verstrekt om politiek te voeren, kan een agendapunt een nieuwe politieke of informatieronde tegemoet zien. 11

12 Geen discussies over procedures tijdens de vergadering. o Toelichting: Discussies over de procedures van de vergadering dienen niet plaats te hebben tijdens de vergadering. De voorzitter moet de vergadering niet laten vervallen in een procedurele discussie, maar opperen deze te voeren in de presidiumvergadering Doel 4: Transparante besluitvorming voor raad, college, ambtelijke organisatie en burgers In de nieuwe vergaderstructuur is ook transparantie bij besluitvorming voor college, raad, ambtelijke organisatie en burgers een belangrijk doel. In de hele cyclus zou elke actor in het proces precies moeten weten wat wanneer verwacht wordt. Niet alleen moet er van raadsleden verwacht worden dat ze per vergadering de juist rol aanmeten, ook het college en de ambtenarij moeten in het hele beleidsproces op de hoogte zijn van hun taken. Transparantie is hierbij de belangrijke factor. De volgende oplossingen, die verweven zouden moeten worden in de nieuwe vergaderstructuur omtrent transparantie, worden aangedragen: Duidelijkheid over de reden waarom stukken staan geagendeerd. o Toelichting: Per agendapunt in een vergadering moet worden aangegeven wat er van te voren van wie wordt verwacht. Raadsleden moeten in de informatieronde alleen bezig zijn met het inwinnen van die informatie die nodig is voor de politieke ronde. Politiek moet daar geen enkele rol spelen, waardoor raadsleden onbevangen de informatie tot zich kunnen nemen. Raadsleden krijgen hierdoor duidelijkheid over de momenten waarop ze invloed uit kunnen oefenen. Ze zullen zich dan ook logischerwijs minder politiek profileren tijdens het informatieve gedeelte van de raadscyclus. 12

13 Voor ambtenaren heeft transparantie het voordeel dat zij hun rol in vergaderingen duidelijk hebben en zo effectiever informatie kunnen doorspelen naar de raad. Een uitbalanceerde informatiestroom komt het politieke debat ten goede. De cyclus van een stuk aangeven. o Voorafgaand aan de politieke avond moet duidelijk worden wat er van de raad verwacht wordt (advies, politiek standpunt). Ook moet duidelijk worden wat de verdere taken van de raad over een voorstel zijn (kaders stellen, controleren, evalueren). Dubbele discussies voorkomen. o Toelichting: Na ieder agendapunt moet er worden aangegeven wat de openstaande politieke discussie is en of er niet teveel discussie heerst om het stuk door naar de raad te sturen. Burgers uitnodigen. o Toelichting: als burgers van tevoren wordt duidelijk gemaakt wat de status is van een vergadering, weten zij precies op welke momenten ze invloed kunnen hebben op het proces. Zo kunnen ze effectiever hun stem laten horen en raken ze minder gefrustreerd door het niet betrokken worden in een vergadering waar ze zouden willen inspreken. Vergaderen op een vaste dag in de week. o Toelichting: Voor de duidelijkheid zouden vergaderingen bijvoorbeeld steeds op een zelfde moment in de week gehouden moeten worden. Voor inwoners van Oostzaan wordt het dan volstrekt duidelijk wanneer de politieke arena open is. 13

14 2.5. Doel 5: Organisatie slagvaardiger maken Waar veel van de gestelde doelen zich richten op de vorm en inhoud van de nieuwe vergaderstructuur, is het ook belangrijk om de naar de cyclus als geheel te kijken. De organisatie slagvaardiger maken is een doel dat zich op dat deel van het proces richt. Om continuïteit en een goede cyclusopzet te genereren zijn voor de nieuwe vergaderstructuur de volgende oplossingen opgesteld: Minder vergaderavonden. o Toelichting: Het aantal vergaderavonden terugdringen om op die manier voor ambtenaren en raadsleden tijdwinst te boeken. Kortere vergadercyclus. o Toelichting: Hoe langer de cyclus, des te meer onvoorziene zaken er roet in het eten van de planning van een raadsvoorstel kunnen gooien. Een kortere cyclus betekent minder fouten en de mogelijkheid om fouten en onvoorziene gebeurtenissen eerder aan te pakken door meerdere momenten van besluitvorming. Vergaderen vast op de maandag. o Toelichting: Voor de overzichtelijkheid worden alle vergaderingen op maandag gehouden. Daarnaast worden geen extra vergaderingen meer ingepland. Raadszaal zal zo op vaste momenten beschikbaar zijn voor vergaderingen, op andere dagen kan de zaal worden verhuurd aan derden. Strakke planning van aanleveren stukken. o Toelichting: In de nieuwe vergaderstructuur is het van wezenlijk belang dat beleidsstukken op een bepaald moment in de cyclus worden aangeleverd. Zo heeft de ambtelijke organisatie een deadline voor het aanleveren van stukken en weet de raad altijd wanneer het deze kan verwachten. In het implementatieplan (de kernkeuzes) is vastgesteld dat de organisatie de stukken in week 1 14

15 van de cyclus, op dinsdag 13:00 aanlevert. Verzending van de stukken naar de raad vindt woensdagsmiddags plaats. Opzet voor ingrediënten van een beleidsstuk. o Toelichting: Opstellen van een duidelijke opzet van ingrediënten die in een beleidsstuk aanwezig dienen te zijn. Deze oplossing voor een slagvaardigere organisatie komt ook in het doel kaders stellen aan bod Aanstelling externe voorzitter informatieronde, gespreksleider politieke ronde Op 12 oktober 2009 heeft de raad, middels een amendement van VVD, gekozen om voor de informatieronde een externe voorzitter, gedurende de proef aan te stellen. Gezien het feit dat de politieke ronde de status van commissievergadering heeft, is gekozen om voor de politieke ronde een interne voorzitter (raadslid) te benoemen en daarnaast een externe gespreksleider, die als taak heeft het politieke debat te leiden. Op deze manier kunnen de vergaderingen onafhankelijk, technisch, zakelijk en strak worden geleid. Verder zorgt de aanstelling van een buitenstaander ervoor dat raadsleden meer tijd krijgen hun politieke rol te vervullen, in plaats van de objectieve rol van voorzitter. In plaats van tijd te steken in het onder de knie krijgen van de nieuwe vorm van voorzitterschap, laat de raad dit nu over aan de externe gespreksleider Gewijzigde rol griffie Ook de rol van de griffie in de nieuwe vergaderstructuur is veranderd. De griffier voorziet elk beleidsstuk dat door het college wordt aangeboden van een oplegnotitie van maximaal 1 A-4. Raadsleden kunnen zo bij elk stuk in een oogopslag zien wat er van hen verwacht wordt in de betreffende vergadering en waar het stuk over gaat. De voorzitter kan door de oplegnotitie makkelijker samenvattende uitspraken doen over het stuk voor en na de behandeling. De Oostzaanse burger heeft tenslotte profijt van de notitie doordat het proces van een beleidsstuk en de inhoud ervan duidelijker worden. Verantwoordelijkheden worden zo duidelijker gescheiden en het wordt hierdoor gemakkelijker het juiste orgaan aan te spreken. 15

16 De griffier is ook verantwoordelijkheid voor de toetsing van de beleidsstukken die aangeleverd worden door het college. Het gaat hier nadrukkelijk niet om een inhoudelijke toetsing, maar om een procedurele en procesmatige toetsing. Stukken die niet voldoen aan de richtlijnen worden door de griffier ter verbetering teruggezonden naar het college. Verder is de griffier verantwoordelijk voor het samenstellen van de agenda s voor de verschillende vergaderingen en is zij bij alle vergaderingen aanwezig. De rol van de griffie is veranderd en omvangrijker geworden en wordt meegenomen in de evaluatie Instellen Financiële werkgroep Op 28 juni 2010 werd de verordening Financiële werkgroep aangenomen in de raad. Deze financiële werkgroep werd geacht extra aandacht te besteden aan de financiële zaken die in de informatieronde niet behandeld worden. De opzet van een vergadering van de werkgroep is dus hetzelfde als die van de informatieronde. De taken van de werkgroep zijn: de raad bijstaan in zijn controlerende functie en het adviseren van de raad dienaangaande, de bespreking in de politieke ronde en de besluitvorming in de raad voorbereiden bij expliciet financiële onderwerpen (jaarrekening, voorjaarsnota, begroting), en communiceren met het college en de onafhankelijke accountant. De financiële werkgroep krijgt ondersteuning van de griffier, de gemeentesecretaris, het afdelingshoofd bedrijfsvoering en de controller. Zij kunnen bij elke vergadering aanwezig zijn en deelnemen aan de beraadslagingen. De werking van dit nieuwe orgaan, ingesteld na het aannemen van de kernkeuzes, zal ook worden meegenomen in de evaluatie Gewijzigde rol Presidium Het presidium is in de nieuwe vergaderstructuur zijn rol als agendacommissie kwijt geraakt aan de informatieronde. Stukken die op tijd worden ingezonden kunnen door de griffier op de agenda van de informatieronde worden gezet. Het presidium houdt in de nieuwe situatie nog wel een vinger aan de pols als het gaat om de globale planning en kan in bepaalde gevallen nog wel aangeven een agendapunt eerder of later te willen agenderen. Verder evalueert het presidium de rol van de voorzitter, controleert het de jaarplanning en stuurt het deze zo nodig bij. 16

17 2.10. Verschillen oude en nieuwe vergaderstructuur Alle doelen en actoren behandeld hebbende wordt er voor het opstellen van de onderzoeksopzet nog kort gekeken naar de wezenlijke verschillen tussen de nieuwe en de oude vergaderstructuur. In de oude situatie werd de maandelijks terugkerende raadsvergadering voorafgegaan door drie commissievergaderingen. De commissie Algemene Zaken kwam het meest bij elkaar, de commissie financiën zo nu en dan en de commissie Grote Projecten ongeveer tweemaal per jaar. In deze maandelijkse cyclus kon er eens per maand besluitvorming plaatsvinden en kan een beleidsstuk dat tussen het proces van schrijven en de stemming over het voorstel vertraging opliep, zomaar tien weken onderweg zijn alvorens er een besluit over werd genomen. Fouten of onoverkomelijkheden leidden zo snel tot problemen in de planning van een beleidsstuk. Om bepaalde deadlines toch te halen moesten regelmatig extra commissievergaderingen worden uitgeschreven. Dit leidde tot extra vergaderdruk en een onoverzichtelijk vergaderschema. In de doelen van de nieuwe vergaderstructuur is geprobeerd deze problemen weg te werken. Er zijn minder vergaderavonden per jaar en doordat er twee vergaderingen op een avond plaatsvinden zou een beleidsstuk van schrijven tot besluitvorming in theorie zelfs twee en een halve week in beslag kunnen nemen. Doordat er meer besluitvormingsmomenten zijn kunnen deadlines ook makkelijker gehaald worden en kunnen fouten in planning of andere voorbereidende zaken op tijd worden hersteld. Verder zijn de extra vergaderingen uit de jaarplanning verbannen en zou er een goed overzicht moeten zijn van de vergaderingen. De doelstellingen van de nieuwe vergaderstructuur kreeg uiteindelijk vorm in de nieuwe raadscyclus die bestaat uit een informatieronde, een politieke ronde, een koppelmaandag en een raadsvergadering. In de informatieronde informeren raadsleden zich bij het college en laten raadsleden zich informeren door insprekende burgers. Burgers kunnen ook inspreken op niet geagendeerde onderwerpen die vervolgens op de agenda van de politieke ronde kunnen worden gezet. De informatieronde dient wars van politiek te zijn en raadsleden dienen zich schier toe te spitsen op het vergaren van informatie. In de politieke 17

18 ronde kunnen de fracties aan de hand van de opgedane informatie in de informatieronde hun politieke standpunt innemen, moties en amendementen bekend maken en met elkaar in debat gaan om tot overeenstemming te komen. Er dient geen actieve rol te zijn van het college, eventuele vragen aan het college kunnen na de vergadering schriftelijk worden ingediend. In de raadsvergadering worden door de raadsleden besluiten genomen over raadsvoorstellen die in de voorgaande politieke avond politiek zijn uitgediscussieerd (inclusief moties en amendementen). In beginsel wordt er geen politiek debat meer in de raad gevoerd, maar is er wel de mogelijkheid een stemverklaring af te leggen of een motie vreemd aan de orde van de dag of interpellatie aan te vragen. De vraag of de veranderingen die in de doelen zijn aangegeven ook daadwerkelijk wenselijk zijn voor de gemeente Oostzaan, wordt in het volgende deel van het onderzoek verder uitgewerkt. Door de doelen meetbaar te maken in de vorm van interview- en enquêtevragen komt het onderzoek steeds dichterbij de kern van dit evaluatieonderzoek: de meningen van de betrokken actoren over de nieuwe vergaderstructuur uitspreiden. 18

19 3. Onderzoeksopzet Nu de theoretische basis van het onderzoek vaststaat kan de volgende stap in het onderzoek gemaakt worden. In de onderzoeksopzet zullen zowel de doelen van de nieuwe vergaderstructuur als de andere veranderingen die de structuur met zich meebracht meetbaar worden gemaakt. Met andere woorden, in dit deel van het onderzoek worden de theorieën geoperationaliseerd om een evaluerende uitspraak te kunnen doen over hetgeen de nieuwe vergaderstructuur teweeg heeft gebracht bij de betrokkenen. Deze actoren in het proces zijn in te delen in groepen. Ten eerste, het college van B&W. Ten tweede, de raadsleden en fractieassistenten. Ten derde, de ambtelijke organisatie. Deze actoren zullen in het onderzoek allemaal worden onderworpen aan gesprekken of enquêtes. Door het houden van deze gesprekken en enquêtes moet het uiteindelijk mogelijk zijn om conclusies te trekken omtrent de nieuwe vergaderstructuur. De gesprekken zullen op een semigestructureerde manier gehouden worden. Dat wil zeggen dat er van te voren een aantal vragen vaststaan die in ieder geval aan een bepaalde groep wordt gesteld. Rond deze vragen vormt zich het gesprek. Dit is een geschikte manier om zowel detail, diepte as een perspectief van de betrokkenen te verkrijgen.. Een ongestructureerd interview, zoals veelal gebruikt in de etnografie, heeft het probleem snel te kunnen leiden tot dusdanig open gesprekken dat het moeilijk wordt om verkregen data op elkaar af te stemmen. Het schetsen van bepaalde breder gedragen beelden over de nieuwe vergaderstructuur worden op die manier onmogelijk. Het worden dus geen staccato vraag en antwoord rondes, maar ook geen compleet open gesprek. Er zijn van te voren vragen opgesteld die in ieder geval aan bod gaan komen, maar de volgende van het aan bod komen van deze vragen staat niet vast en de geïnterviewde heeft de ruimte om bepaalde meningen toe te lichten. Deze structuur stelt daarmee ook de interviewer in staat om door te vragen bij bepaalde onderwerp. In het semigestructureerde interview wordt dus ook de toelichting op de gegeven antwoorden meegenomen. Wanneer de interviewer bijvoorbeeld bij een vervolgvraag op een vaststaande vraag bij het doel kaders stellen veelvuldig een zelfde soort antwoord krijgt, zal ook dit worden meegenomen in de 19

20 onderzoeksresultaten. Het verkrijgen en in kaart brengen van dit soort extra informatie is een voordeel van het semigestructureerde interview en het is wat betreft het dynamische proces van de nieuwe vergaderstructuur een welkome toevoeging. Ook opmerkingen die worden gemaakt die niet breed gedragen zijn, maar wel goed worden beargumenteerd en mogelijk interessant zijn voor de gemeente om te weten, worden uitgelicht in de onderzoeksresultaten. Om de antwoorden op de vaststaande vragen en de vervolgvraagantwoorden zo goed mogelijk vast te kunnen leggen wordt tijdens de gesprekken gebruik gemaakt van opnameapparatuur, tenzij dit expliciet wordt geweigerd. Deze opnameapparatuur wordt nodig geacht om de verkregen antwoorden op een accurate manier te kunnen coderen (omvormen) naar onderzoeksresultaten. Waar de gesprekken gebruikt zullen worden om de opinies van collegeleden, raadsleden en ambtenaren te verkrijgen, wordt er voor burgers een andere methode van bevraging gebruikt. Door middel van enquêtes, die 1 november zal verschijnen op de site van de gemeente, op de gemeentebalie zal liggen en op 2 november zal worden aangekondigd in Kompas, zullen er zoveel mogelijk burgers bij het onderzoek worden betrokken. Deze enquêtes zullen de doelen meten waar burgers bij zijn betrokken en bevragen de mening van de burger over de huidige vergadersituatie. De vragen in de enquête staan vast en zijn dus eenvoudiger te coderen naar onderzoeksresultaten dan de antwoorden op de vragen in de semigestructureerde interviews. De enquête voor de ambtelijke organisatie wordt een volle werkweek online geplaatst. De vaststaande vragen, in aanvulling met de toelichtingen daarop, zullen de leidraad vormen die tot de onderzoeksresultaten moet leiden. Naast vragen over de relevante doelen voor de actor in het gesprek, worden er vragen gesteld over de werking van de financiële werkgroep, het presidium, de externe voorzitters, de rol van de griffier en de verschillen tussen de oude en nieuwe situatie. Dit laatste onderwerp is logischerwijs niet te beantwoorden voor nieuwe collegeleden, raadsleden en ambtenaren. 20

21 3.1. De raadsleden en fractieassistenten Voor het onderzoek zal ik met alle 13 raadsleden een semigestructureerd interview houden en een interview met 1 fractieassistent per fractie. Per doel en verdere onderwerpen die hierboven zijn aangegeven stel ik bepaalde vragen die in ieder geval terugkomen in het interview. Deze vragen zullen worden omgevormd naar onderzoeksresultaten aan de hand van de antwoorden uit de interviews. Voordat er over wordt gegaan tot het voeren van de verschillende gesprekken is belangrijk om vast te stellen welke vragen er in ieder geval terugkomen in alle gesprekken, wat deze vragen meten en hoe ermee wordt omgegaan ten tijde van het verwerken van de onderzoeksresultaten. Deze vaststaande vragen vormen de leidraad voor het omvormen van hetgeen de geïnterviewde zegt tot de harde data die te vergelijken is met andere geïnterviewden. Omdat het onderzoek valt en staat bij goede vaststaande vragen zal per vraag worden aangegeven wat de vraag precies meet van een bepaald doel, of bijvoorbeeld zegt over de externe voorzitter. Om het proces van omvormen van antwoorden op vragen tot harde data betekenis te geven zal ik ook per vraag van te voren aangeven hoe soorten antwoorden op een vraag verwerkt zullen worden. In de vijf doelen zitten zoals in het theoretisch kader al te zien is, meerdere subdoelen gewerkt. Per doel is in de evaluatie gepoogd zoveel mogelijk van deze subdoelen te verwerken tot vragen om een goed beeld van het doel te kunnen geven. Een aantal van de subdoelen is echter niet voor verwerking in aanmerking gekomen omdat deze al terugkwamen in andere doelen of slecht meetbaar waren te maken Doel 1: Burgers beter betrekken bij besluitvorming 1. Omtrent dit doel wordt aan de raadsleden gevraagd of ze vinden dat de manier van burgers bij besluitvorming betrekken goed werkt en waarom. Ik schets hen daarbij het beeld van de mogelijkheid om tijdens de informatieronde te kunnen inspreken, zodat burgers op het goede moment in het besluitvormingsproces haar mening kwijt kan. 21

22 De vraag meet of de vergaderstructuur de burgers volgens de raad in staat stelt zijn op het goede moment invloed uit te oefenen op beleid (subdoel 1). o Ad 1: wanneer het antwoord als positief wordt beoordeeld zal dit raadslid een positief betreffende dit onderdeel van deze vraag krijgen. Dit betekent een positief oordeel over dit deel van het doel burgers beter betrekken bij besluitvorming in de nieuwe vergaderstructuur. Wanneer het antwoord wordt beoordeeld als positief, maar met aanvulling over hoe het doel beter kan worden gehaald zal een positief, maar worden toegekend. Bij de tekstuele uitleg zal dit worden toegelicht. Waneer het antwoord wordt beoordeeld als negatief, maar met een aanvulling over hoe het doel wel zal kunnen worden gehaald zal een negatief, maar worden toegekend. Ook deze wordt bij de tekstuele uitleg per vraag uitgelegd. Bij een negatieve beoordeling wordt een negatief toegekend. Dit negatieve oordeel betekent dat dit deel van het doel burgers beter betrekken bij besluitvorming niet wordt gehaald in de nieuwe vergaderstructuur De vraag meet ook of de burgers volgens raadsleden en fractieassistenten duidelijk voor ogen hebben wat de status van een bepaalde vergadering is (subdoel 4). Voor manier van beoordelen zie Ad Aan de raadsleden wordt gevraagd of ze vinden dat burgers vooral inspreken bij punten die op de agenda staan, dat de burger komt inspreken op ongeagendeerde onderwerpen, of op een combinatie van allebei. De vraag meet of de burger volgens raadsleden en collegeleden meer geïnteresseerd is in inspreken op de politieke agenda (subdoel 1), op ongeagendeerde onderwerpen (subdoel 2), of op allebei (subdoel 1 & 2) 22

23 o Ad 2: deze vraag wordt beoordeeld naar de keuze die de raad maakt tussen of de burger inspreekt op de politieke agenda, op ongeagendeerde onderwerpen, of op allebei. 3. Aan raadsleden wordt gevraagd wat ze zelf doen om burgers beter te betrekken bij besluitvorming. De vraag meet of de raadsleden vinden dat zij dienend zijn naar de Oostzaanse burger (subdoel 1). o Ad 2: wanneer een raadslid aangeeft op wat voor manier dan ook hij bezig is met betrekken van burgers zal deze vraag worden beoordeeld met direct dienend. Hier volstaan antwoorden in de trant van: informatie of partijbijeenkomsten van de partij en directe of telefonische gesprekken met burgers. Wanneer aangegeven wordt dat er niets speciaals wordt ondernomen, of wanneer er wel een plan heerst dit te gaan doen wordt de vraag beoordeeld als indirect dienend 4. Ook wordt de raadsleden gevraagd of het wenselijk is om burgers beter te betrekken bij besluitvorming te betrekken. En zo ja, hoe dan? De vraag meet of het wenselijk is om burgers nog beter bij besluitvorming te betrekken en hoe dat vervolgens moet. o Ad 3: antwoorden worden in open vorm verwerkt en niet beoordeeld Doel 2: Kaders stellen 1. Omtrent dit doel wordt aan raadsleden en fractieassistenten gevraagd wat zij vinden van het op hoofdlijnen richten door de raad. Hierbij schets ik het beeld van het doel van de nieuwe vergaderstructuur dat de raad 23

24 zich op haar vertegenwoordigende en controlerende rol kon richten wanneer het zich zou richten op het stellen van kaders. Deze vraag meet of raadsleden vinden dat de raad zich richt op hoofdlijnen (subdoel 1). o Voor het soort antwoordverwerking zie Ad1. 2. Aan de raadsleden en fractieassistenten wordt gevraagd of het mogelijk is om raadsleden nog beter op de hoofdlijnen laten werken. Deze vraag meet of de raad kan aangeven hoe er na de proefperiode nog beter om kan worden gegaan met het doel kaderstelling. o Voor het soort antwoordverwerking zie Ad Doel 3: Tijd besparen 1. Omtrent dit doel wordt er aan de raadsleden en fractieassistenten gevraagd of er in de vergaderstructuur sprake is van een werkbare vergaderdruk. Deze vraag meet of de raad vindt dat de vergaderdruk in de vergaderstructuur wenselijk is(subdoel 2). o Ad 4: wanneer het antwoord op deze vraag bevestigend is zal deze met ja, vergaderdruk op peil worden beoordeeld. Wanneer het antwoord ontkennend is zal deze vraag met nee, vergaderdruk te hoog worden beoordeeld. 2. Aan het raadslid of fractieassistent wordt gevraagd of hij wel eens gebruik maakt van het stellen van schriftelijke vragen. Deze vraag meet of raadsleden of fractieassistenten genoeg gebruik maken van het stellen van schriftelijke vragen. (subdoel 3). 24

25 o Ad 5: de antwoorden op deze vraag worden gecodeerd naar vaak, soms, of niet Doel 4: Transparante besluitvorming voor raad, college, ambtelijke organisatie en burgers 1. Omtrent dit doel wordt de raadsleden en fractieassistenten gevraagd of er politieke discussie voorkomt in de raad die al in de politieke ronde had moeten worden gevoerd. Deze vraag meet of raadsleden en fractieassistenten vinden dat er dubbele discussies plaatsvinden in de het huidige besluitvormingstraject (subdoel 3). o Ad 6: een ja op dit antwoord zal betekenen dat het raadslid van mening is dat er dubbele discussies worden gevoerd. Een nee zal betekenen dat er geen dubbele discussie meer plaatsvindt Doel 5: Organisatie slagvaardiger maken 1. Omtrent dit doel wordt de raadsleden en fractieassistenten gevraagd hoe er gedacht wordt over de aanlevertijd van de stukken voor de raad op woensdagmiddag. Deze vraag meet of de planning en aanlevering van de stukken vanuit de ambtelijke organisatie naar de raad als prettig wordt gezien(subdoel 4). o Zie voor antwoordverwerking Ad Aanstelling externe voorzitter informatieronde, gespreksleider politieke ronde 1. Over de externe voorzitter en gespreksleider wordt aan de raadsleden en fractieassistenten gevraagd wat ze in het algemeen vinden van het inhuren en gebruiken van een externe om het voorbereidende werk op de raadsvergadering voor te zitten in plaats van een interne voorzitter. 25

26 Deze vraag meet of de achterliggende gedachte van het inhuren van een externe voorzitter/gespreksleider volgens een raadslid een goede is geweest. o Ad 7: de antwoorden op deze vraag zullen worden beoordeeld met positief of negatief. 2. Na de algemene vraag wordt de raadsleden en fractieassistenten gevraagd wat ze vinden van de invulling die er door de huidige voorzitter aan het externe voorzitterschap/gespreksleiderschap wordt gegeven. Deze vraag meet of de externe voorzitter/gespreksleider volgens de raad een goede invulling aan de rol geeft. o Voor het soort antwoordverwerking zie Ad Gewijzigde rol van de griffie 1. Aan de raadsleden en fractieassistenten wordt gevraagd hoe de griffie functioneert in de nieuwe vergaderstructuur. Deze vraag meet of het functioneren van de griffie in de gewijzigde rol in de nieuwe vergaderstructuur als positief wordt beoordeeld wordt door de raadsleden en fractieassistenten. o Voor het soort antwoordverwerking zie Ad1. 2. Daarbij wordt aan de raadsleden en fractieassistenten gevraagd of de oplegnotitie, gemaakt door de griffier, als een welkome aanvulling op een raadsvoorstel wordt gezien. Deze vraag meet of de oplegnotities volgens de raadsleden een welkome aanvulling op een raadsvoorstel zijn. o Voor het soort antwoordverwerking zie Ad1. 26

27 Financiële werkgroep 1. Aan de raadsleden en fractieassistenten wordt gevraagd of de financiële werkgroep een aanvulling is op hetgeen er besproken wordt in de informatieronde. Deze vraag meet of het concept van een werkgroep die zich specifiek richt op financiële zaken, nodig wordt geacht naast het bestaan van een informatieronde. o Voor het soort antwoordverwerking zie Ad Gewijzigde rol van het presidium 1. Aan de raadsleden en fractieassistenten wordt gevraagd wat ze vinden van de rol van het presidium in de nieuwe vergaderstructuur. Deze vraag meet of de rol van het presidium in de nieuwe vergaderstructuur positief wordt beoordeeld. o Voor het soort antwoordverwerking zie Ad Verschillen tussen de oude en nieuwe vergaderstructuur. Onder deze sectie komen naast de verschillen tussen de nieuwe en oude vergaderstructuur eerst een aantal oordelen van raadsleden en fractieassistenten over een aantal praktische zaken in de nieuwe vergaderstructuur aan bod. Vervolgens volgen twee vragen over de verschillen tussen de oude en nieuwe vergaderstructuur. 1. Aan de raadsleden en fractieassistenten wordt gevraagd wat zij vinden van de procedure in de informatieronde waarbij er 2 vragen per onderwerp mogen worden gesteld in verschillende termijnen. Voor het soort antwoordmogelijkheden zie Ad Aan de raadsleden en fractieassistenten wordt gevraagd naar wat ze vinden van de rol van het college in de informatieronde. Voor het soort antwoordmogelijkheden zie Ad1. 27

28 3. Aan de raadsleden wordt gevraagd naar wat ze vinden van de rol van het college in de politieke ronde. Voor het soort antwoordmogelijkheden zie Ad1. 4. Aan de raadsleden en fractieassistenten wordt gevraagd naar wat ze vinden van de rol van het college in de raadsvergadering Voor het soort antwoordmogelijkheden zie Ad1 5. Aan de raadsleden en fractieassistenten wordt gevraagd naar hoe ze oordelen over de rol van de raad in de politieke ronde. Voor het soort antwoordmogelijkheden zie Ad1. 6. Aan de raadsleden en fractieassistenten wordt gevraagd naar hoe ze oordelen over de rol van de raad in de raadsvergadering. Voor het soort antwoordmogelijkheden zie Ad1. 7. Aan raadsleden en fractieassistenten wordt gevraagd of ze de kwaliteit van de stukken vanuit de ambtelijke organisatie beter vindt geworden ten opzichte van de oude situatie. Ad 8: de antwoorden worden beoordeeld naar aanleiding van een antwoord dat aansluit op beter(dan in de oude vergaderstructuur), gelijk gebleven, verslechterd of geen mening. 8. Aan raadsleden wordt gevraagd hoe ze staan tegenover terugkeren naar de oude vergaderstructuur. Voor het soort antwoordmogelijkheden zie Ad Collegeleden Naast de raadsleden zijn ook de collegeleden aan een interview onderworpen. De structuur van de vaststaande vragen zijn nagenoeg hetzelfde als van de raadsleden. Op een aantal punten ligt de nuance in de vragen aan het college iets anders dan bij de vragen voor de raadsleden en fractieassistenten. De 28

29 vaststaande vragen die anders zijn dan die voor de raadsleden zullen hier worden behandeld Verschillen tussen nieuwe en oude vergaderstructuur De vragen bij dit onderdeel verschillen van de vragen die aan raadsleden en fractieassistenten worden gesteld. Aan de collegeleden wordt per ronde gevraagd wat ze vinden van hun eigen rol en niet specifiek wat ze vinden van de rol van de raad in het gehele proces. Het antwoord op die vraag komt meer dan voldoende terug bij het onderwerp of de raad zich op hoofdlijnen richt. Dat antwoord richt zich op de raad in de cyclus als geheel en geeft dus een goed beeld wat college vindt van het acteren van de raad. 1. Aan het college wordt gevraagd naar wat ze vinden van hun rol in de informatieronde. Voor het soort antwoordmogelijkheden zie Ad Aan het college wordt gevraagd naar wat ze vinden van hun rol in de politieke ronde. Voor het soort antwoordmogelijkheden zie Ad Aan het college wordt gevraagd naar wat ze vinden van hun rol in de raadsvergadering. Voor het soort antwoordmogelijkheden zie Ad Ambtelijke organisatie In het evaluatieproces is ook de mening van de ambtelijke organisatie van de gemeente van groot belang. Om er voor te zorgen dat iedereen van de ambtelijke organisatie een kans kreeg om iets te vinden over de vergaderstructuur en het niet alleen mensen zouden zijn die ik uitzocht om semigestructureerd mee te doen, is er gekozen voor een enquête die digitaal verspreid is via intranet. Een volle werkweek en een extra maandag had de ambtelijke organisatie om deze enquête in te vullen en haar mening te geven over de vergaderstructuur. Het resultaat was pover. De twintig vragen tellende enquête werd over de gehele 29

30 Oostzaanse ambtelijke organisatie 6 keer volledig ingestuurd. Via Yammer.com en de hoofdpagina van Intranet werd de enquête een hele week gepromoot. Het geringe resultaat van dit deel van het onderzoek kan dus helaas niet worden verwerkt tot onderzoeksresultaten waar iets steekhoudends over te zeggen valt. 6 ambtenaren is namelijk geen representatieve trek van de complete ambtelijke organisatie. Omdat de collegeleden en raadsleden en fractieassistenten allemaal zijn geïnterviewd en dus representatief zijn, zou het onderzoek kwalitatief dalen als ik met de resultaten uit 6 ingevulde enquêtes dezelfde soort conclusies wilde maken als voor raadsleden en fractieassistenten. Er is 1 specifieke vraag die wel, zelfs onder het kleine aantal resultaten opvalt. De uitspraak hierover zal niet als onderzoeksresultaat worden geteld en komt ook in de conclusies niet terug, maar is interessant om te plaatsen. Op de vraag In theorie behandeld een ambtenaar een raadsvoorstel in drie verschillende fases. Welke drie fases zijn dit?, wist geen van de 6 ambtenaren de verschillende fases aan te geven die gepresenteerd zijn in het implementatieplan van deze vergaderstructuur De Oostzaanse burger Helaas valt over de enquête voor de Oostzaanse burger ook geen succesverhaal te vertellen. De enquête van 18 vragen, die 10 minuten in beslag zou nemen, met vragen die net als de vragen voor de andere actoren stuk voor stuk terugslaan op de verschillende onderwerpen uit het theoretisch kader, is 7 keer door een Oostzaanse burger ingevuld. De enquête stond twee weken op de website van de gemeente, twee weken lang in de bovenste, direct zichtbare sectie van het actuele deel. Ik heb geprobeerd er voor te zorgen om zoveel mogelijk voorbereidingen te treffen als bij de recente enquête over de begrotingen, die 125 reacties opleverde. Een aankondiging in Kompas, een radioboodschap op Radio 9, de verspreiding van de enquêtes op het gemeentehuis en berichten van communicatiemedewerkers op twitter, zorgde in twee weken voor te weinig reacties. Net als bij de ambtelijke organisatie zullen de burgerenquêtes die wel zijn binnengekomen, niet worden verwerkt tot onderzoeksresultaten. De 30

31 significantie van de resultaten uit de veel te kleine trek aan burgers zorgt ook hier voor een onevenredig beeld ten opzichte van de groepen die wel goed gerepresenteerd zijn in het onderzoek. Afgaan op de wens van 7 geïnterviewde zal zorgen voor een vertekend beeld van de mening van de Oostzaanse burger over de nieuwe vergaderstructuur. 4. Onderzoeksresultaten De onderzoeksresultaten van de raadsleden en fractieassistenten en die van het college worden hieronder gepresenteerd. Per vaststaande vraag zal eerst het oordeel van de raadsleden en fractieassistenten gegeven worden en daarna het oordeel van de collegeleden Raad over doel 1: Burgers beter betrekken bij besluitvorming Vraag 1: Toelichting: 4 van de 18 raadsleden en fractieassistenten zijn positief over deze vraag, 14 van de 18 negatief. 1. Onder de 14 negatieve reacties komt in drie gesprekken expliciet terug dat de collegeleden een reactie op de inspreker zouden moeten geven om een betere vorm van burgerbetrekking bij besluitvorming te genereren. 31

32 2. Onder de 14 negatieve reacties komt in 4 gesprekken expliciet terug dat op het goede momen invloed uit kunnen oefenen op besluitvorming door de burger in de oude vergaderstructuur beter was. Vraag 1.1: Toelichting: 2 van de 18 raadsleden en fractieassistenten zijn positief over deze vraag, 16 van de 18 negatief. Vraag 2: Toelichting: 0 van de 18 raadsleden en fractieassistenten vinden dat burgers komen inspreken op louter geagendeerde onderwerpen, 1 van de 18 vindt dat burgers inspreken op zowel ongeagendeerde als geagendeerde onderwerpen, 16 32

33 van de 18 vinden dat de burgers komen inspreken op ongeagendeerde onderwerpen, 1 van de 18 heeft geen mening. Vraag 3: Toelichting: 12 van de 18 raadsleden en fractieassistenten geven op een manier aan dienend te zijn naar de Oostzaanse burger, 6 van de 18 geven geen speciale manier aan om dienend te zijn naar de burger. Onder de 12 reacties die aangeven direct dienend te zijn viel expliciet op dat een partij speciaal gebruik maakte van een eigen krant om de achterban directer op de hoogte te stellen van het reilen en zeilen van de partij. Vraag 4: wenselijkheid burgers beter betrekken en hoe betrekken beter kan. Onder de 18 reacties wordt 7 keer expliciet aangekaart dat het niet wenselijk om burgers beter bij de besluitvorming te betrekken dan nu wordt gedaan, ondanks dat uit bovenstaande blijkt dat het betrekken nu ook niet goed gaat. In deze 7 reacties komt terug dat wanneer de burger wil inspreken, ze haar weg naar het spreekgestoelte kan vinden. Dat hoeft voor deze respondenten niet meer te worden gestimuleerd. 33