Drenthe College Samenvatting rapportage Instellingsaudit Emmen, 18 en 20 maart 2014

Transcriptie

1 Drenthe College Samenvatting rapportage Instellingsaudit Emmen, 18 en 20 maart 2014 Datum: 9 oktober 2015

2 INLEIDING Drenthe College is een onderwijsinstelling voor middelbaar beroepsonderwijs en educatie van gemiddelde grootte, met (hoofd)vestigingen in Assen, Emmen, Hoogeveen en Meppel. Daarnaast wordt onder meer onderwijs verzorgd in Coevorden, Hardenberg en Ruinen. Het ROC biedt Mbo-opleidingen op alle niveaus aan jongeren en volwassenen. Er wordt onderwijs gegeven aan ongeveer 8200 studenten. Naast deze 8500 studenten zijn er nog ongeveer 1500 deelnemers aan educatie activiteiten (vavo en educatie). Het gaat hierbij om cursussen voor analfabeten en laaggeletterden of deelnemers die zich moeten scholen in Nederlands als tweede taal. Het budget van het ROC is ongeveer 60 mln. De school is verdeeld in vier onderwijssectoren waarvan drie in de zogenaamde beroepsgerichte sectoren zijn ondergebracht: Techniek, Zorg & Welzijn, Economie & Dienstverlening. Elke sector is weer onderverdeeld in opleidingsteams. Naast de sectoren kent Drenthe College de centrale diensten Finance & Control en Operations. De managers van de sectoren en de diensten vormen, samen met het tweehoofdige College van Bestuur, het Centraal Managementteam (CMT). Dit CMT is het belangrijkste bestuurs- en beleidsorgaan van Drenthe College. Drenthe College staat voor goed onderwijs. De instelling heeft die missie/visie uitgewerkt in een tiental concrete punten die richting en invulling geven aan de inzet van alle actoren. Drenthe College wil de kwaliteit van het onderwijs en de bedrijfsvoering op alle niveaus verbeteren, systematisch en structureel. Ook om die reden neemt Drenthe College deel aan het Kwaliteitsnetwerk MBO. Tijdens de instellingsaudit die in dit kader is uitgevoerd, zijn de kwaliteit van onderwijs en bedrijfsvoering naar de standaarden van het Kwaliteitsnetwerk beoordeeld. Daarnaast is op verzoek van het College van Bestuur de aandacht gericht op de vraag in hoeverre de organisatie op het terrein van kwaliteit in control is. Het College van Bestuur heeft de auditcommissie uitgenodigd met name de kaders en maatregelen die bij moeten dragen aan zowel de kwaliteitsborging als de kwaliteitsverbetering, te beoordelen. De organisatie hoopt geïnformeerd te worden over de feitelijke stand van zaken en mogelijke verbeteringen op korte termijn. Drenthe College heeft de strategie om haar uitgangspunten voor goed onderwijs te realiseren modelmatig ondergebracht in een zevental aspecten van de organisatie. Op basis van die aspecten en de monitoring op de voortgang formuleert het College van Bestuur haar plannen en prioriteiten. Hiermee heeft de instelling een betekenisvolle ontwikkeling in gang gezet in haar specifieke omgeving. De auditcommissie treft een organisatie aan die na een moeilijke (financiële) periode door stevige interventies en reorganisatie nu een degelijke en stabiele situatie laat zien. Drenthe College heeft de (financiële) positie benut om een strategische visie te formuleren op betaalbaar en inspirerend onderwijs. Dit is mede het kader om invulling te geven aan het programma Focus op Vakmanschap. Drenthe College heeft een strategisch plan en men werkt op dit moment aan de voorbereiding van een nieuw strategisch plan voor de periode In dit kader kan 2014 worden aangemerkt als een overgangsjaar. De auditcommissie ziet en waardeert de inzet en de betrokkenheid waarmee binnen de instelling op alle niveaus wordt gewerkt aan de verbetering en de borging van de kwaliteit van het onderwijs. De gevoerde auditgesprekken waren open en van hoog professioneel niveau. De auditcommissie reikt in dit rapport enkele thema s en onderwerpen aan die bij de verdere ontwikkeling van Drenthe College 2

3 van belang kunnen zijn. In het rapport worden de specifieke sterke punten en verbeterpunten uitgewerkt aan de hand van de zes standaarden van het Kwaliteitsnetwerk MBO. De instellingsaudit vanuit het Kwaliteitsnetwerk MBO heeft plaatsgevonden op 18 en 20 maart De eerste dag van het onderzoek werd uitgevoerd op de locatie van het centraal kantoor aan de Van Schaikweg in Emmen. In de middag werd aldaar de sector Techniek, team werktuigbouw, bezocht. Tijdens de tweede dag werden de sectoren Economie & Dienstverlening, (team Bedrijfsadministratief medewerker) aan de Ubbekingekamp, en de sector Zorg & Welzijn (team Pedagogisch medeweker kinderopvang) aan de Veldlaan, bezocht. Bij de gesprekken met de sectoren en teams zijn sectormanagers, dienstenmanagers, opleidingsmanagers, docenten, stafmedewerkers en studenten betrokken geweest. Alle gesprekpartners van zowel de eerste als de tweede auditdag zijn genoemd in het programma zoals opgenomen in bijlage 1 van dit rapport. Op 20 maart jongstleden heeft de voorzitter van de auditcommissie de bevindingen op hoofdlijnen mondeling gerapporteerd. De concept-auditrapportage is op 5 mei aangeboden aan Drenthe College; de instelling heeft dit concept beoordeeld en er zijn enkele feitelijke onjuistheden intussen gecorrigeerd. De rapportage is voorgelegd aan de Kwaliteitsraad van het Kwaliteitsnetwerk MBO en daarna definitief vastgesteld. SAMENVATTEND OORDEEL Per standaard komt de auditcommissie tot het volgende oordeel: Standaard Oordeel 1. Visie op de kwaliteit van het onderwijs Ja, volledig 2. Beleid Ja, volledig 3. Resultaten Ja, volledig 4. Verbeterbeleid Ja, op hoofdlijnen tot aan teamniveau 5. Organisatie- en beslissingsstructuur Ja, volledig 6. Kwaliteit van onderwijs en examinering Ja, op hoofdlijnen Legenda: Nee; Impliciet/in ontwikkeling; Ja op hoofdlijnen; Ja volledig; Het is er niet. Het is impliciet aanwezig, Het is in ontwikkeling, er is ad hoc beleid op, het is niet geformaliseerd of het is niet systematisch aanwezig. Ja, het is op hoofdlijnen aanwezig, Ja het is echter recent ingevoerd. Ja, het is volledig operationeel, Ja het is volledig aanwezig Keuze kwaliteitsprofiel Kwaliteitsprofiel 3: een integraal kwaliteitssysteem De kwaliteitsborging van de instelling komt overeen met de kenmerken van profiel 3. Dit profiel is binnen de auditsystematiek van het Kwaliteitsnetwerk MBO als volgt omschreven: Er is een sterke centrale sturing en een overwegend technologische benadering. Er is sprake van een visie op kwaliteit. De visie op kwaliteit is herkenbaar uitgewerkt in een kwaliteitssysteem. 3

4 Het CvB heeft adequate management-informatie om de kwaliteit van het onderwijs van opleidingen te beoordelen. Er bestaat een actueel en aanwijsbaar zicht op welke sterke en zwakke(re) opleidingen zijn en welke op hoofdlijnen zwakke (verbeter)punten van bepaalde opleidingen of clusters van opleidingen er zijn. Er is sprake van een integraal kwaliteitssysteem. Er zijn beoordelingscriteria (indicatoren) voor onderwijskwaliteit opgesteld. Er is sturing op fouten en afwijkingen van de norm: er zijn verbeteringen om geconstateerde tekortkomingen weg te werken. De PDCA (plan-do-check-act-aanpak) is hierop gericht. De eerste effecten op resultaten van onderwijskwaliteit zijn aantoonbaar. Er worden structureel externe auditoren betrokken bij het kwaliteitssysteem. De sturing vanuit concernperspectief op het borgen en verbeteren van kwaliteit wordt onderkend op de werkvloer. Het kwaliteitssysteem wordt (nog) niet breed gedragen: er wordt gewezen op de (ongewenste) bureaucratie. De stakeholders worden in een formele setting geraadpleegd bij de beleidsvorming. Daarnaast zijn binnen Drenthe College kenmerken van profiel 4 zichtbaar. Daar waar dit het geval is heeft het betrekking op de volgende elementen: Elementen Kwaliteitsprofiel 4: Er is sprake van samenhangende PDCA cycli en een autonome en continue kwaliteitsborging tot op het niveau van de teams. Dit kan bij teams nog worden versterkt; CvB beschikt structureel en proactief over relevante managementinfo; de resultatenmonitor van Drenthe college wordt binnen het lijnmanagement als sturingsinstrument gebruikt; Het college bepaalt het strategisch beleid vanuit een risicoanalyse; Er worden afspraken gemaakt over kwaliteitsdoelen en deze worden vanuit de P&C en PDCA gemonitord en doorontwikkeld; De onderwijskwaliteit wordt periodiek gemeten met behulp van indicatoren die beïnvloedbaar zijn c.q. waarover men zich dient te verantwoorden. MANAGEMENTSAMENVATTING Beeld van de instelling Drenthe College is een middelgrote onderwijsinstelling gevestigd in het noorden van het land. De instelling biedt onderwijs aan ongeveer studenten. Er zijn bij de instelling ongeveer 850 medewerkers (625 fte s) als docent of in de ondersteuning werkzaam. Drenthe College is organisatorisch verdeeld in drie branchegerichte onderwijssectoren en één sector voor volwassenenonderwijs. Elke sector is weer onderverdeeld in onderwijsteams. De sectormanagers zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie en uitvoering van de teams en de bijbehorende opleidingen binnen de desbetreffende afdelingen. De sectoren worden ondersteund door een tweetal stafdiensten Finance & Control en Operations. De organisatie wordt geleid door een tweehoofdig College van Bestuur. Dit College van Bestuur is verantwoordelijk voor het strategisch beleid en de uitvoering daarvan. De managers van de sectoren en de diensten vormen, samen met het College van Bestuur, het Centraal Managementteam (CMT). Het CMT is het belangrijkste bestuurs- en beleidsorgaan van Drenthe College. Drenthe College kent 4

5 een Raad van Toezicht die hoofdlijnen van het beleid bewaakt zoals dat door het College van Bestuur wordt ontwikkeld en uitgevoerd. Drenthe College heeft inspraak en contact met medewerkers en studenten georganiseerd in een Ondernemingsraad en een centrale Deelnemersraad. De OR bestaat uit dertien leden uit alle geledingen van de instelling. De Deelnemersraad bestaat uit vijftien leden (de leden van de drie regionale deelraden). De regionale deelraden hebben omvang naar rato van het aantal studenten in die regio. Het gaat dan om Emmen zes studenten, Assen vijf studenten en Meppel vier studenten. Het kwaliteitssysteem Drenthe College heeft een integraal kwaliteitsmanagementsysteem. De organisatie is erin geslaagd om de visie op kwaliteit van het onderwijs uit te werken in een systeem dat uit gaat van een integrale benadering, zowel gericht op het meten en verbeteren van de kwaliteit als op de borging ervan. Het systeem is grafisch vormgegeven in de vorm van een wiel waarbij zeven vlakken in dit wiel de aspecten aanduiden: missie/visie en strategie, kernprocessen, personeel, financiën, bedrijfsvoering/administratie/systemen, cultuur en communicatie, structuur en sturing. De inzet van Drenthe College wordt op een even simpele als alleszeggende wijze verwoord met de slogan: Drenthe College, goed onderwijs. Tijdens de instellingsaudit heeft de auditcommissie bij alle gesprekspartners deze intentie als richtinggevend herkend. Drenthe College doet dit bewust ook met externe partners om daarmee het imago van de instelling te versterken. Dit uit zich onder andere in een Drenthe College logo, de vormgeving van de onderwijsgebouwen (nieuwbouw/verbouw) en een scholennetwerk met VOscholen. Drenthe College heeft in juli 2013 bij het inspectieonderzoek naar de Staat van de Instelling een uitstekende beoordeling gekregen waarbij het systeem als strategisch slim, sterk verankerd in de lijn en integraal onderdeel van de besturingsfilosofie werd beoordeeld. De auditcommissie herkent deze beoordeling en heeft eveneens met waardering kennis genomen van de heldere en concrete uitwerking van het kwaliteitsmanagementsysteem voor Drenthe College. Drenthe College genereert en verzamelt op verschillende organisatieniveaus een grote hoeveelheid informatie waarmee de instelling een goed overzicht heeft van de voortgang en resultaten in de organisatie. Er worden tal van systemen ingezet en in de overzichten wordt goed inzichtelijk gemaakt welke informatie bij wie beschikbaar is. De organisatie beschikt daarmee over een groot en compleet instrumentenpalet; er is veel informatie aanwezig en de data vormen structureel en systematisch onderdeel van monitoring. Het management van de organisatie is zich ervan bewust dat voor het realiseren van kwaliteit het primaat ligt bij de opleidingsteams, waar docenten uitvoering geven aan het onderwijs. Om die reden is het managementinformatiesysteem zo ingericht dat op dat niveau alle benodigde gegevens beschikbaar zijn en daarmee direct verbonden aan de sturingsmogelijkheden. In de afwegingen om te verbeteren en inspanningen te initiëren op basis van de uitkomsten van de diverse systemen, is en blijft borging een belangrijk aandachtspunt. Om dit te realiseren is het van belang dat op teamniveau de beschikbare gegevens niet alleen worden geanalyseerd maar ook worden omgezet in concrete en toetsbare activiteiten. De PDCA-cyclus werkt goed instellingsbreed, dat wil zeggen tot op het niveau van de teams. Op het niveau van de teams zijn de onderdelen Check en met name Act nog in ontwikkeling. De teams worden wel in positie gebracht om zelf invulling te geven aan de verbetering van de kwaliteit. 5

6 Er kunnen grote vorderingen worden gemaakt als de teams de kwaliteitsinformatie en de doelen meer gestructureerd in de overleggen aan de orde stellen. Hierbij is het niet alleen van belang dat er goed wordt gemonitord, maar ook dat doelen van het team duidelijk zijn en dat wanneer de doelen niet worden behaald, vastgesteld wordt waarom dat dan zo is (analyse). Bijstellen van die doelen kan dan een logisch gevolg zijn. De auditcommissie ziet mogelijkheden voor versterking van de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem als op teamniveau meer aandacht wordt besteed aan het op intelligente wijze analyseren van de informatie. Tevens kan het wiel, met de zeven aspecten, ook door opleidingsmanagers benut worden om het kwaliteitsmanagementsysteem te verankeren op teamniveau. Door het leggen van dwarsverbanden tussen de verschillende gegevens kan nog meer inhoudelijke stuurinformatie worden gegeneerd. Een meer systematische benadering van deze informatie kan door koppelingen en meer analyse leiden tot een betere voorspeller van effecten en resultaten. Om te kunnen focussen op de belangrijkste verbetermogelijkheden, is het van belang een grondige analyse te maken ( wat is nu echt het probleem ) en hierbij gebruik te maken van een betekenisvolle combinatie van indicatoren. Als dit punt wordt opgepakt in combinatie met meer analyses op de verhouding wat kost het aan inspanning en wat levert mij de informatie op, dan kan het systeem sterk aan kracht toenemen en kan dit ondersteunend zijn aan de prioritering. Van belang hierbij is de balans tussen de vereiste inspanningen en de resultaten van die inspanningen goed te bewaken. Besturingsfilosofie Drenthe College heeft een duidelijk en directieve besturingsfilosofie. Binnen de instelling is helder belegd wie waar verantwoordelijk voor is. Op basis van de plannen die in samenhang worden opgesteld, wordt aan de hand van concrete resultaatafspraken goed gemonitord hoe de feitelijke voortgang is. In de resultaatbesprekingen wordt op de verschillende niveaus verantwoording afgelegd over de prestaties. Er vindt vanuit het College van Bestuur geregeld overleg plaats met de sectormanagers waarin de koers wordt gericht, aangepast en doorgevoerd. Het tweewekelijk overleg tussen College van Bestuur en sectormanagers is in alles bepalend voor de koers van de organisatie en binnen dit overleg wordt op gestructureerde wijze de voortgang besproken. Er is sprake van een sterk ontwikkelde centrale aanpak van kwaliteit. Drenthe College heeft daarnaast gekozen de staf op centraal niveau te verkleinen en de ondersteuning bij de sectoren verder te versterken. Daarmee zijn de sectormanagers beter in staat om integrale sturing te geven aan het primaire en secundaire proces. De auditcommissie heeft in de gesprekken met de opleidingsmanagers evenwel onvoldoende waargenomen dat er een zichtbare aansluiting is tussen het Centraal Management Team en de activiteiten op teamniveau. Het CMT opereert sterk als team en geeft daarmee een goed voorbeeld voor de andere niveaus binnen het Drenthe College. In de manier waarop de teams (en hun managers) echter praten over hoe ze werken aan kwaliteits- en teamontwikkeling, noemen ze het management van de sector en het CMT niet of nauwelijks als referentie en gesprekspartner. Deze gremia komen wél aan de orde waar het gaat om de resultaatbesprekingen. Aandacht voor dit aspect kan ertoe leiden dat er meer verbinding tot stand wordt gebracht tussen de strategie van de organisatie op centraal niveau en de daadwerkelijke bereidheid van de docenten om binnen de teams hun bijdragen te leveren aan de noodzakelijke veranderingen en verbeteringen. Personeel en Kwaliteit Drenthe College heeft ingezet op ambitieuze doelstellingen wat betreft inspirerend onderwijs: de instelling streeft naar de positie van uitstekend onderwijsinstituut dat uitdagend onderwijs biedt, tegemoetkomend aan de wensen van bedrijven, instellingen, gemeenten en studenten. Deze 6

7 ambitie stelt bijzondere eisen aan de medewerkers van de organisatie. De implementatie en uitwerking van Focus op Vakmanschap kent daarbij een projectmatige ontwikkeling die via het programma Betaalbaar en Inspirerend Onderwijs, over de volledige breedte van het college implicaties heeft voor personeel en de benodigde kwaliteiten. Er wordt jaarlijks een vastgesteld budget voor professionalisering in de begroting opgenomen en voor het management is een intensief leiderschapsprogramma opgezet. Voor de teams zijn coaching- en begeleidingsfaciliteiten beschikbaar. Scholing is binnen Drenthe College breed ingevoerd, zowel inhoudelijk als in tijdsprogrammering ( gele weken ). De auditcommissie heeft geconstateerd dat binnen Drenthe College de vele inspanningen op dit terrein voornamelijk vanuit praktische uitgangspunten worden ingezet (scholing als er behoefte is, of als er omissies worden geconstateerd). Voor de auditcommissie is niet geheel duidelijk in hoeverre er sprake is van een strategisch professionaliseringbeleid waarbij er een koppeling wordt gemaakt met het strategische personeelsbeleid. De koppeling wordt gemaakt middels de cyclus van functioneren en beoordelen; deze bepaalt op individueel niveau de invulling van professionalisering. Om een en ander operationeel te krijgen verdient het aanbeveling op het niveau van de teams meer specifieke scholingsplannen op te stellen en te implementeren. Op die manier kan concreet vorm gegeven worden aan een directere verbinding tussen de kwaliteit van het onderwijs en de ontwikkeling van de teams. Kwaliteitsborging De auditcommissie heeft tijdens de tweede dag van het onderzoek geconstateerd dat de kwaliteitsborging in de teams nog aandacht behoeft. Op het niveau van de teams is duidelijk geworden dat er intensief aan de dagelijkse verbetering wordt gewerkt maar dat dit niet overal even planmatig gebeurt. De auditcommissie heeft geconstateerd dat, daar waar sprake is van enige onrust binnen en rondom een team, bijvoorbeeld ten gevolge van de wisselingen in het management, er effecten waarneembaar zijn. Om te kunnen reflecteren en op systematische wijze te kunnen verbeteren zijn rust, tijd en ruimte voorwaardelijk. De PDCA-cyclus is bij een aantal opleidingen die de auditcommissie in de audittrails heeft bezocht, nog niet helemaal rond en bevindt zich nog voornamelijk in de fase van Plan, Do en Check. Het verdient aanbeveling om vooral de meer systematische benadering te stimuleren en te faciliteren. Het is van belang om de cyclus rond te maken en op alle niveaus daarin het wiel te volgen. Binnen Drenthe College is een sterke visie op kwaliteit en kwaliteitsverbetering; op docentniveau is deze echter niet overal in dezelfde mate aangetroffen. De ontwikkeling van de kwaliteitscultuur vraagt derhalve om permanente aandacht. Het College van Bestuur is zich bewust van het onderscheid tussen kwaliteit door (extern en intern) toezicht en kwaliteit door intrinsieke motivatie. Binnen Drenthe College zal aandacht voor met name het versterken van de intrinsieke motivatie kunnen leiden tot een situatie waarin de medewerkers meer gemotiveerd zijn eigen verantwoordelijkheid te nemen voor kwaliteit en kwaliteitsverbetering. Hierdoor zal de beoogde kwaliteitscultuur in kracht toenemen. Eindoordeel en aandachtspunten Drenthe College is een kwalitatief sterke onderwijsinstelling. Er wordt hard gewerkt aan het permanent verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs. De auditcommissie is op grond van het onderzoek gedurende twee auditdagen tot de conclusie gekomen dat Drenthe College een kwaliteitsprofiel heeft dat op hoofdlijnen overeenkomt met het profiel 3 ( een integraal kwaliteitssysteem ) waarbij er tevens elementen uit profiel 4 ( de instelling is in control ) zichtbaar zijn. Dat niet gekozen is voor profiel 4 is een gevolg van de directieve besturingsfilosofie en de diversiteit in de ontwikkelstadia van de verschillende teams binnen de instelling, hetgeen nog niet 7

8 voldoet aan profiel 4. Er is een breed gedragen kwaliteitsbewustzijn en een behoorlijk reflectief en verbeterend vermogen zichtbaar; op het niveau van de teams en de docenten kan de kwaliteitscultuur echter nog versterkt worden. De auditcommissie heeft een sterke verbinding geconstateerd tussen de managementlagen daar waar het de resultaatsturing betreft. Ten aanzien van de kwaliteits- en teamontwikkeling is die verbinding, met name tussen teams onderling en teams en sectoren/cmt, minder geconstateerd. Daarin kan Drenthe College nog aan kracht winnen. Namens de auditcommissie, Wienke Blomen, voorzitter auditcommissie Drenthe College 5 mei