ARCHIEF VAN DE BUITENDIENSTEN VAN HET DIRECTORAAT-GENERAAL PENITENTIAIRE INRICHTINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 32 ARCHIEF VAN DE BUITENDIENSTEN VAN HET DIRECTORAAT-GENERAAL PENITENTIAIRE INRICHTINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST door Paul DROSSENS Brussel 2009

2

3 ARCHIEF VAN DE BUITENDIENSTEN VAN HET DIRECTORAAT-GENERAAL PENITENTIAIRE INRICHTINGEN ARCHIEFSELECTIELIJST door Paul DROSSENS Brussel 2009

4

5 DE ARCHIEFSELECTIELIJST: EEN MANAGEMENTTOOL Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie in uitoefening van haar functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen gedurende een bepaalde periode. Het betreft om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit in de eerste plaats een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 (zoals gewijzigd door de wet houdende diverse bepalingen van 6 mei 2009) bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van het de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven ouder dan 30 jaar aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Het is praktijk heel omslachtig om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve wanneer deze documenten geen administratieve nut niet meer hebben. Het geeft aan welke archiefstukken na verloop van tijd vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar het Rijksarchief overgebracht kunnen worden. De instelling weet op die manier al van bij de opmaak de stukken, en eigenlijk zelfs van vóór hun ontstaan, welke na het verstrijken bewaartermijn vernietigd zullen mogen worden en welke na het verstrijken bewaartermijn wegens hun historisch belang of hun bewijswaarde naar het Rijksarchief overgebracht zullen moeten worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor qualitymanagement, in het bijzonder voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden. 5

6 6

7 LIJST VAN AFKORTINGEN A.I. A.R. Art. AZ B.I. B.S. Bull. CBM CFB CFPP CPC CVI DIG DG EPI DMWS EMD GHC IPCP KB MB MCB MO OBE PA PAC Algemene Instructie Algemeen Reglement artikel Algemeen Ziekenhuis Bijzondere Instructie Belgisch Staatsblad Bulletin van het Bestuur Strafinrichtingen Commissie voor de Bescherming Maatschappij Centre pour la Formation de Base Centre de Formation du Personnel Pénitentiaire Centrum voor Psychiatrische Crisisopvang Commissie Voorwaardelijke Invrijheidstelling Dienst Individuele Gevallen Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen Dienst Maatschappelijk Werk Strafrechtstoepassing Electronisch Medisch Dossier Genees- en Heelkundig Centrum Institut de Perfectionnement des Cadres Pénitentiaires Koninklijk Besluit Ministerieel Besluit Medisch Centrum Brugge Ministeriële Omzendbrief Oriëntatie- en Behandelingseenheid Penitentiair Assistent Penitentiair Antroplogisch Centrum 7

8 PAD PB PCBO POC PSD R.B. Rec. SGA SUR VI VIPK VUB Penitentiair Antropologische Dienst Penitentiair Beambte Penitentiair Centrum voor Basisopleiding Penitentiair Oriëntatiecentrum Psychosociale Dienst Reglement Boekhouding Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou rélatifs à ce département / Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende Sterk gedragsgestoorden en agressievelingen Strafuitvoeringsrechtbank Voorwaardelijke Invrijheidstelling Vervolmakingsinstituut voor Penitentiaire Kaders Vrije Universiteit Brussel 8

9 ARCHIEFSELECTIELIJST De archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van alle papieren en digitale archiefstukken, hun minimale administratief-juridische bewaartermijn en hun definitieve. Het laat de archiefvormer toe reeds in een vroeg stadium geïnformeerd te zijn omtrent welke archiefbescheiden op termijn vernietigd mogen worden en welke bescheiden wegens hun historisch belang in aanmerking komen voor blijvende bewaring en overdracht naar het Rijksarchief. De volgende gegevens worden telkens opgenomen: Archiefstuk code Def. Archiefbescheiden zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Het gaat om alle papieren documenten en digitale bestanden die gevormd werden in uitvoering opdrachten. Stukken die bij toeval in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtst verband houden met de taakuitoefening maken geen deel uit van het archief. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren evenmin tot het archief. Voor het gebruiksgemak wordt een code gehanteerd om de moeiteloos, snel en ondubbelzinnig te identificeren. De administratief-juridische bewaartermijn wordt bepaald door de archiefvormer zelf en drukt uit hoe lang de instelling het archiefstuk nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De bewaartermijnen die bij de archiefbescheiden worden vermeld, zijn voor wijziging vatbaar. Indien de archiefvormer oordeelt dat een bewaartermijn te kort of te lang is, kan deze te allen tijde herzien worden. De definitieve wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de archiefvormer op basis cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefstuk, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Voor bepaalde archiefbescheiden wordt in dit veld nuttige bijkomende informatie weergegeven Aangezien de archiefvorming in elke strafinrichting licht varieert naargelang de grootte inrichting en de aard en statuut gevangenisbevolking zal niet elke in de selectielijst opgenomen in alle gevangenissen voorkomen. De selectielijst is maximalistisch opgesteld en bevat een quasi exhaustief overzicht archiefvorming sinds We opteerden voor een structureel model aangezien de organisatiestructuur strafinrichting doorheen de tijd in wezen nauwelijks is gewijzigd. 9

10

11 A. DIRECTIE Code 1. ADMINISTRATIEF-JURIDISCHE BEHEER A1.001 Minuten van uitgaande brieven 5 jaar bewaren A1.002 Ingekomen brieven 5 jaar bewaren A1.003 Aanwijzer van inkomende en uitgaande brieven 10 jaar bewaren A1.004 Dienstorders (register gehouden voor de inschrijving van -) tot substitutie bewaren Art. 228 A.I. A1.005 Dienstnota s (register gehouden voor de inschrijving van -) tot substitutie bewaren A1.006 Dagboek directeur verstreken bewaren Model nr. 27; art. 25 A.I. Dit register is reeds enkele jaren in onbruik geraakt. A1.007 Dagverslag inzake de bevolking en relevante gebeurtenissen 10 jaar vernietigen Art. 195 A.I. A1.008 Maandverslag over de werking diensten en de voorvallen 10 jaar bewaren Art. 196 A.I. A1.009 Operationeel plan inrichting 10 jaar bewaren Dit zijn jaarlijkse overzichten die de i i d i l d l 11

12 uitvoering operationele doelstellingen schetsen. Deze startte in A1.010 Strategisch plan inrichting 10 jaar bewaren A1.011 Dossiers inzake projecten 10 jaar bewaren Ingevolge het structureel overleg met de Vlaamse Gemeenschap inzake hulp en dienstverlening aan gedetineerden werd tot nog toe in een achttal Vlaamse strafinrichtingen een strategisch plan opgesteld. Op termijn is het de bedoeling dat dit plan in alle Vlaamse gevangenissen wordt opgemaakt. Bijv. oprichting van een beveiligde afdeling, of samenwerking met hogeschool om nieuwe programma s op het interne TV-kanaal terbeschikking te stellen. A1.012 Register beslissingen directeur, voorzien in art. 8 1 Basiswet (enkel voor de beslissingen die niet met redenen zijn omkleed, wet van 23/12/2005, art. 10) tot substitutie bewaren Dit register bevat (ingevolge KB van 28/12/2006): een kopie beslissing die aan de gedetineerde wordt overhandigd; de motivering van de ten aanzien gedetineerde genomen beslissing; de motivatie van de beslissing om de motivering op hem betrekking hebbende beslissing niet mee te delen aan de gede- 12

13 tineerde; enz. Dit register wordt soms bij de PA bewaard. A1.013 Dossiers inzake performantiemeting en -beheer 10 jaar bewaren Grotendeels digitaal. Een proefproject met SAS/SPM (Strategic Performance Management) loopt momenteel in een aantal gevangenissen. 2. MATERIEEL BEHEER A2.001 Plannen van gebouwen tot substitutie bewaren A2.002 Onderhoudscontracten 10 jaar na einde contract vernietigen A2.003 Keuringsverslagen van toestellen en installaties 10 jaar vernietigen A2.004 Dossiers inzake bouw-, onderhouds- en herstellingswerken 10 jaar selecteren in overleg met het Rijksarchief op basis van een inventaris A2.005 Milieudossiers 20 jaar vernietigen 13

14 3. PERSONEELSBEHEER A3.001 Briefwisseling 10 jaar vernietigen De originelen van brieven betreffende een bepaald personeelslid zitten in het betreffende dossier. A3.002 Dienstorders en dienstnota s tot substitutie vernietigen A3.003 Personeelsregister ( stamboek ) 20 jaar bewaren Model nr. 18. Deze registers zijn reeds enkele jaren in onbruik geraakt. A3.004 Personeelsdossiers 20 jaar na uitdiensttreding vernietigen De personeelsdossiers worden op centraal niveau, al dan niet in gereduceerde vorm, geselecteerd voor bewaring. A3.005 Steekkaarten personeelsleden 20 jaar na uitdiensttreding bewaren A3.006 Dossiers inzake de aanwerving van contractuele personeelsleden 10 jaar vernietigen A3.007 Weddestaten (register gehouden voor de inschrijving van -) verstreken vernietigen Model nr Deze staten zijn reeds enkele jaren in onbruik geraakt. A3.008 Dagverslagen van het personeel 5 jaar vernietigen 14

15 A3.009 Staten van door de penitentiaire beambten gepresteerde uren 5 jaar vernietigen A3.010 Staten van door de ambtenaren en bedienden gepresteerde uren 5 jaar vernietigen A3.011 Aanwezigheidsregister voor ambtenaren en bedienden 10 jaar vernietigen Sinds 2004 in bepaalde gevangenissen digitaal bijgehouden via SP-Expert. Deze (in papieren vorm) wordt doorgaans door de PA bijgehouden. Op termijn wordt dit digitaal bijgehouden via SP-Expert. Model nr. 26; art. 15 A.I. De aanwezigheden worden sinds begin jaren 2000 ook via ACCESS geregistreerd. A3.012 Staten gehouden voor de inschrijving van afwezigheden van personeelsleden verstreken vernietigen Deze werd in de jaren bijgehouden. A3.013 A3.014 A3.015 Jaarstaten van het verlof van ambtenaren en bedienden ( verlofbladen ) Staten van voorstellen tot toekenning van een bonus of geldelijke steun aan personeelsleden Staten van voorstellen tot toekenning van eervolle onderscheidingen aan personeelsleden 5 jaar vernietigen verstreken vernietigen Model nr. 21 verstreken vernietigen Model nr. 22 A3.016 Dubbels van kostenstaten reis- en verblijfsvergoedingen l 3 jaar vernietigen Model nr De originele kostenstad d k li hi 15

16 personeel ten worden naar de rekenplichtige van de opleiding gestuurd. A3.017 Dossiers inzake het verlenen van toelating tot de inrichting in het kader van een stage 5 jaar vernietigen A3.018 Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité 5 jaar vernietigen De notulen worden op centraal niveau bewaard (zie selectielijst DG EPI). 16

17 B. PREVENTIEADVISEUR Code B1.001 Notulen maandelijkse vergaderingen Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB) 10 jaar vernietigen De notulen worden op centraal niveau bewaard (zie selectielijst DG EPI). B1.002 Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité 5 jaar vernietigen De notulen worden op centraal niveau bewaard (zie selectielijst DG EPI). B1.003 Maandverslagen 5 jaar bewaren B1.004 Jaarverslagen 5 jaar bewaren B1.005 Arbeidsongevallensteekkaarten 10 jaar vernietigen B1.006 Bezoeksrapporten 10 jaar vernietigen B1.007 Dossiers inzake de goedkeuring van aankopen 10 jaar vernietigen B1.008 Dossiers brandveiligheid tot substitutie vernietigen Deze dossiers bevatten veiligheidsvoorschriften, kopijen bestelbons met het visum preventieadviseur en ingebruikstellingsrapporten. Deze dossiers worden per gebouw bijgehouden en bevatten een inventaris uitrusting (zoals brandblussers), 17

18 plannen van het gebouw, evacuatieplannen, noodprocedures en de coördinaten hulpploegen en -diensten. B1.009 Risicoanalyses tot substitutie bewaren B1.010 Asbestinventaris tot substitutie bewaren B1.011 Dossiers vergunningen tot substitutie vernietigen Deze dossiers worden per gebouw bijgehouden en bevatten werk-, vuuren asbestvergunningen of verboden. B1.012 Dossier inzake de advisering omtrent het uitvoeren van werken in de strafinrichting 10 jaar vernietigen Model nr

19 C. DIENST BOEKHOUDING Code 1. REKENPLICHTIGE VAN DE GELDEN C1.001 Beheerstabellen 10 jaar bewaren C1.002 Aankoopfacturen 10 jaar vernietigen Deze beheerstabellen worden in excel bijgehouden sinds 2001 en bieden een globaal overzicht financiële verrichtingen per basisallocatie. Originelen worden naar Brussel gestuurd. C1.003 Bestelbonnen 5 jaar vernietigen C1.004 Register van vastgestelde rechten en producten 10 jaar vernietigen Model nr. 161 art. 30 R.B. C1.005 Borderellen van uitgaven opgenomen in de afrekening 10 jaar vernietigen Model nr. 170 art. 59 R.B. C1.006 Rekeningen van voorschotten 10 jaar vernietigen Model nr. 177 art. 75 R.B. C1.007 Register van voorafbetaalde fondsen 10 jaar vernietigen Model nr. 176 art. 72 R.B. C1.008 Kasboek 10 jaar vernietigen Model nr. 182 art. 95 R.B. 19

20 2. REKENPLICHTIGE VAN DE MASSA C2.001 Facturen van vastgestelde rechten 10 jaar vernietigen Model nr. 156 art. 29 R.B. C2.002 Factuurboek van verkopen en overdrachten 10 jaar vernietigen Model nr. 160 art. 29 R.B. C2.003 Dagboek van ontvangsten 10 jaar vernietigen Model nr. 162 art. 41 R.B. C2.004 Dagboek van ontvangsten en uitgaven voor order 10 jaar vernietigen Model nr. 163 art. 49 R.B. Dit register is niet langer verplicht. C2.005 Dagboek van ontvangsten voor order 10 jaar vernietigen Dit register is niet langer verplicht. C2.006 Dagboek van uitgaven voor order 10 jaar vernietigen Dit register is niet langer verplicht. C2.007 Staat van ontvangsten gevangenisbevolking 10 jaar vernietigen Model nr. 164 art. 50 R.B. Bijgehouden in JUSTIX. C2.008 Staten van ontvangsten voor de schatkist 10 jaar vernietigen Model nr. 165 art. 51 R.B. C2.009 Staat van uitgevoerde betalingen voor gedetineerden 10 jaar vernietigen Model nr. 178 art. 85 R.B. Bijgehouden in JUSTIX. C2.010 Massaberichten 2 jaar vernietigen Bijgehouden in JUSTIX. 20

21 C2.011 Rekeninguittreksels 5 jaar vernietigen Bijgehouden in JUSTIX. C2.012 Register voor de inschrijving van betalingen verricht per postcheque 10 jaar vernietigen C2.013 Kasboek 10 jaar vernietigen Model nr. 182 art. 95 R.B. C2.014 Driemaandelijkse staten van ontvangsten en uitgaven 10 jaar vernietigen Model nr. 183 art. 103 R.B. Met JUSTIX zal een nieuw model worden geïntroduceerd. C2.015 Processen-verbaal van kasbeheer ( kasverslagen ) 10 jaar vernietigen Model nr. 190 art. 131 R.B. C2.016 Beheersrekeningen van ontvangsten en uitgaven ( eindejaarsrekening ) 10 jaar vernietigen Model nr. 191 art. 137 R.B. Met JUSTIX zal een nieuw model worden geïntroduceerd. C2.017 Staten van vastgestelde rechten en producten 10 jaar vernietigen Model nr. 192 art. 138 R.B. Bijgehouden in JUSTIX. C2.018 Staten van saldi in kas op het einde van het boekjaar 10 jaar vernietigen Model nr. 195 art. 138 R.B. C2.019 Rekeningen-courant gedetineerden (register van-) 10 jaar vernietigen Model nr. 198 art. 158 R.B. C2.020 Borderellen van geannuleerde rechten 10 jaar vernietigen Model nr. 204 art. 167 R.B. 21

22 C2.021 Register gedetineerden voor wie de onderhoudskosten niet ten laste Staat vallen 10 jaar vernietigen Model nr. 235 art. 244 R.B. Afgeschaft ingevolge de Basiswet. C2.022 Staten van aan de gedetineerden toe te kennen vergoedingen 10 jaar vernietigen Model nr. 251 art. 244 R.B. Momenteel digitaal bijgehouden in GRATI. C2.023 Aankoopfacturen kantine 10 jaar vernietigen C2.024 Staten van kantinebestellingen door gedetineerden 1 jaar vernietigen 3. REKENPLICHTIGE VAN DE REGIE VAN DE GEVANGENISARBEID C3.001 Jaarrekeningen 10 jaar vernietigen C3.002 Verkoopsfacturen 10 jaar vernietigen Bevat o.m. facturen 166, staten van vergoedingen 171, driemaandelijke staten van ontvangsten en uitgaven 183 en 183bis, processen-verbaal van kasbeheer 190 en beheersrekeningen van ontvangsten en uitgaven 191. C3.003 Borderellen van uitgaven opgenomen in de afrekening ( aankoopfacturen ) 10 jaar vernietigen Model nr. 170 art. 59 R.B. C3.004 Samenvattende staat vergoedingen toegekend aan de d i d 10 jaar vernietigen Model nr. 171 art. 65 R.B. 22

23 gedetineerden Momenteel digitaal bijgehouden in GRATI. C3.005 Register voor de inschrijving van betalingen verricht per postcheque 10 jaar vernietigen Momenteel digitaal bijgehouden in PIA. C3.006 Kasboek 10 jaar vernietigen Model nr. 182 art. 95 R.B. C3.007 Register gehouden voor de inschrijving werkuren gedetineerden 10 jaar vernietigen Digitaal bijgehouden in GRATI. De print-outs mogen na 3 jaar vernietigd worden. C3.008 Processen-verbaal van vernietiging of verlies 10 jaar vernietigen Model nr. 221 art R.B. Digitaal bijgehouden. C3.009 Rekening waren 10 jaar vernietigen Model nr. 226 art R.B. C3.010 Bestelbonnen 5 jaar vernietigen C3.011 Kwitantieboekjes 5 jaar vernietigen C3.012 Inventaris van het mobilair 10 jaar vernietigen Model nr. 231 art. 232 R.B. Digitaal bijgehouden. C3.013 Register gehouden voor de inschrijving bons voor de uitvoering werken 10 jaar vernietigen Model nr. 241 art. 244 R.B. Digitaal bijgehouden. 23

24 C3.014 Register van ingekomen en verwerkte grondstoffen (Livre des transformations) 10 jaar vernietigen Model nr. 245 art. 244 R.B. Dit register wordt doorgaans gevoegd bij de rekening waren. 4. REKENPLICHTIGE VAN DE WAREN C4.001 Beheerstabellen 10 jaar bewaren Deze beheerstabellen worden in excel bijgehouden sinds 2001 en bieden een globaal overzicht financiële verrichtingen per basisallocatie. C4.002 Borderel van aanvraag van kledij en uitrusting voor personeelsleden ( eerste uitzet ) 8 jaar vernietigen Model nr. 20 C4.003 Fiches van aanvraag kledij personeel 8 jaar vernietigen C4.004 Afstandsfacturen 10 jaar vernietigen Model nr. 156 art. 29 R.B. C4.005 Factuurboek van aankopen en uitgaven 10 jaar vernietigen Model nr. 169 art. 59 R.B. Momenteel digitaal bijgehouden. C4.006 Kasboek 10 jaar vernietigen Model nr. 182 art. 95 R.B. C4.007 Processen-verbaal van overdracht aan de administratie van Domeinen 10 jaar vernietigen Model nr. 218 art. 195 R.B. 24

25 C4.008 Staten van ongebruikte waren 10 jaar vernietigen Model nr. 220 art. 196 R.B. C4.009 Processen-verbaal van vernietiging of verlies 10 jaar vernietigen C4.010 Rekening waren 10 jaar vernietigen Model nr. 221 art R.B. Momenteel digitaal bijgehouden. Model nr. 226 art R.B. Bij deze rekening worden volgende bescheiden gevoegd: inkombiljetten 211, staten van waren noodzakelijk voor de dienst 213 en vrachtbrieven 216, magazijnsteekkaarten 222, verzamelsteekkaarten 222bis, inventaris warendienst 223, staten van overschotten en tekorten 225. C4.011 Bestelbonnen 5 jaar vernietigen C4.012 Inventaris van het mobilair 10 jaar vernietigen Model nr. 231 art. 232 R.B. Momenteel digitaal bijgehouden. C4.013 Afleveringsborderel 5 jaar vernietigen Model nr. 214 C4.014 Borderel voorwerpen in bewaring gegeven door de gedetineerde 5 jaar vernietigen Model nr

26 C4.015 Register gehouden voor de inschrijving van voorwerpen in bewaring gegeven door de gedetineerde 10 jaar vernietigen Momenteel digitaal bijgehouden. Dit register vormt de toegang op het borderel 242 dat in het opsluitingsdossier gedetineerde wordt gestoken bij het verlaten inrichting. C4.016 Inventaris kledij van gedetineerden 10 jaar vernietigen Art. 113 A.I. 5. REKENPLICHTIGE VAN DE GEZONDHEIDSZORG C5.001 Facturen gezondheidsdienst 10 jaar vernietigen C5.002 Factuurboek 10 jaar vernietigen Digitaal via FACTUMED ( 2005) C5.003 Bestelbonnen apotheek 5 jaar vernietigen 26

27 D. PENITENTIAIR ASSISTENT Code 1. PERSONEELSBEHEER D1.001 Dienstlijsten 10 jaar vernietigen D1.002 Staten van door de penitentiaire beambten gepresteerde uren 10 jaar vernietigen D1.003 Verlofkaarten 5 jaar vernietigen 2. REGISTRATIE VAN BEZOEKERS EN INKOMENDE WAREN D2.001 Register van bezoeken aan de inrichting ( portiersbladen ) 10 jaar vernietigen D2.002 Register gehouden voor de registratie en identificatie van bezoekers 1 jaar vernietigen Digitaal bijgehouden via ACCESS. De gegevens bezoeker (incl. foto) worden na bepaalde tijd (op centraal niveau) verwijderd uit het digitaal registratiesysteem. D2.003 Dagboek portier waarin alle inkomende voorwerpen en koopwaren worden ingeschreven 10 jaar vernietigen Art A.I. 27

28 3. TOEZICHT OP EN BEWAKING VAN DE GEDETINEERDEN D3.001 Dagverslagen van bewaarders 10 jaar vernietigen Model nr. 30 D3.002 Nachtverslagen van bewaarders 10 jaar vernietigen D3.003 Appellijsten 5 jaar vernietigen D3.004 Register van celonderzoek 5 jaar vernietigen D3.005 Staten celbezetting 5 jaar vernietigen D3.006 Register van celmutaties 5 jaar vernietigen Wordt momenteel digitaal via ACCESS bijgehouden. D3.007 Telefoonbladen 5 jaar vernietigen D3.008 Register gehouden voor de inschrijving van dagvaardingen 10 jaar vernietigen D3.009 D3.010 Register voorwerpen van overgebrachte gedetineerden overhandigd aan de begeleider van het transport Register van onder bijzondere bewaking geplaatste gedetineerden 5 jaar vernietigen Model nr jaar bewaren Model nr. 5 D3.011 Register van aan gedetineerden opgelegde straffen (Tuchtregister) 10 jaar bewaren Model nr. 62. Momenteel digitaal bijgehouden. 28

29 D3.012 Register voor de inschrijving van tuchtrapporten 1 jaar vernietigen Dit register werd aanvankelijk in steekkaartvorm bijgehouden. Momenteel digitaal beheerd. Het tuchtrapport wordt in het opsluitingsdossier bewaard. 29

30 E. GRIFFIE Code E1.001 Bevolkingsregister 20 jaar bewaren Model nr. 53 E1.002 Rol van alle afdelingen (Eenheidsregister) 20 jaar bewaren Deze rol werd ingevoerd ter vervanging diverse soorten rollen. E1.003 Rol arresthuis 20 jaar bewaren Model nr. 36 E1.004 Rol strafhuis 20 jaar bewaren Model nr. 39 E1.005 Rol huis van bewaring (maison de dépôt) 20 jaar bewaren Model nr. 35 E1.006 Rol justitiehuis 20 jaar bewaren Model nr. 37 E1.007 Rol provoosthuis (maison prévôtale) 20 jaar bewaren Model nr. 38 E1.008 Rol huis van gegijzelden wegens schulden 20 jaar bewaren Model nr. 40 E1.009 Rol veroordeelden wegens gerechtskosten 20 jaar bewaren Model nr. 41 E1.010 Klapper op de rollen (steekkaartsysteem) 20 jaar bewaren Model nr. 42. Momenteel digitaal bijgehouden in GRIFFIE. 30

31 E1.011 Indicateur ingeschreven en uitgeschreven gedetineerden 20 jaar bewaren Model nr. 29 E1.012 Dagboek van in- en uitgeschreven gedetineerden 20 jaar bewaren Model nr. 47 De opsluitingsdossiers tot en met 1960 worden integraal bewaard. E1.013 Opsluitingsdossiers 20 jaar na vrijlating selecteren Van de opsluitingsdossiers afgesloten na 1960 wordt ca. 10% bewaard. Meer bepaald die opsluitingsdossiers die werden afgesloten op de 1 ste, 11 de en 21 ste dag maand. De overige dossiers worden vernietigd. E1.014 Strafuitvoeringsdossier (2007-heden) 20 jaar na vrijlating selecteren Deze dossiers werden doorgaans bij de vrijlating gedetineerde in het opsluitingsdossier of het moreel dossier gestoken. Hetzelfde selectiecriterium wordt gehanteerd: de dossiers inzake de gedetineerden die werden uitgeschreven op de 1 ste, 11 de en 21 ste maand worden bewaard, de overige worden vernietigd. E1.015 Morele en antropologische dossiers 20 jaar na vrijlating selecteren Deze dossiers worden na de vrijlating betrokken veroordeelden door ll l i h i i h i 31

32 alle Belgische strafinrichtingen toegezonden aan de gevangenis te Sint- Gillis voor centrale bewaring. De morele en antropologische dossiers gedetineerden waarvan het opsluitingsdossier wordt weerhouden, worden bewaard. De overige dossiers worden vernietigd. E1.016 Akten van verzet 10 jaar vernietigen E1.017 E1.018 Akten van hoger beroep en voorziening in cassatie (register gehouden voor de inschrijving van -) Staten van gedetineerden die naar het gerechtsgebouw werden overgebracht (Paleislijsten of -boeken) 10 jaar vernietigen Model nr jaar vernietigen E1.019 Uitgangslijsten 1 jaar vernietigen E1.020 Transferlijsten 1 jaar vernietigen E1.021 Lijst Algemene Fixatie 1 jaar vernietigen E1.022 Opsluitingssteekkaart of -fiche (hechtenisfiches, vrijlatingsfiches) 10 jaar vernietigen Dit zijn dubbels die uit GRIFFIE worden gehaald en als aparte serie worden bewaard om gemakkelijk dossiers op te zoeken. 32

33 E1.023 Mutatieregister 10 jaar vernietigen E1.024 Dagverslagen bevolking 10 jaar vernietigen E1.025 Register betreffende de vrijlating van gedetineerden (Fixatieboeken) 10 jaar vernietigen Model nr. 110 E1.026 Register gehouden voor de berekening strafduur 10 jaar vernietigen Vervangen door SIDIS. E1.027 Overlijdensregister 20 jaar bewaren Model nr. 107 art. 411 AR E1.028 Register gehouden voor de controle van het transport van gedetineerden naar andere gevangenissen ( bevestigingen ) 10 jaar vernietigen E1.029 Register van morele boekhouding verstreken bewaren Model nr. 64 art. 279 A.R. In 1924 werd dit register vervangen door morele dossiers. 33

34 F. PERSONEELSCOLLEGE Code F1.001 Notulen van het personeelscollege (1999-heden) 20 jaar bewaren Voorgeschreven bij art. 22 van het KB van 10/02/1999. F1.002 Dossier voorwaardelijke invrijheidstelling ( ) 20 jaar na vrijlating selecteren Deze dossiers werden doorgaans bij de vrijlating gedetineerde in het opsluitingsdossier of het moreel dossier gestoken. Hetzelfde selectiecriterium wordt gehanteerd: de dossiers inzake de gedetineerden die werden uitgeschreven op de 1 ste, 11 de en 21 ste maand worden bewaard, de overige worden vernietigd. F1.003 Processsen-verbaal personeelsconferentie (register gehouden voor de inschrijving van -) verstreken bewaren Model nr. 68 Art. 74 A.I. en ingevoegd bij KB van 4/04/1991 in art. 38 van het KB 21/05/1965 houdende het AR F1.004 Inlichtingenformulier met voorstellen inzake de voorwaardelijke invrijheidstelling verstreken vernietigen Model nr. 78. Voorgeschreven bij MO van 9/03/

35 F1.005 Processen-verbaal betreffende de voorwaardelijke invrijheidstelling (register gehouden voor de inschrijving van -) verstreken bewaren Model nr. 79 F1.006 Agenda personeelsconferentie verstreken vernietigen F1.007 Staten van gedetineerden van wie het dossier op de personeelsconferentie werd besproken verstreken vernietigen 35

36 G. PSYCHOSOCIALE DIENST Code 1. PSYCHOSOCIALE DIENST G1.001 Aanwijzer van ingekomen en uitgaande brieven 10 jaar vernietigen G1.002 Ingekomen brieven 3 jaar vernietigen G1.003 Minuten van uitgaande brieven 3 jaar vernietigen G1.004 Dienstorders en dienstnota s tot substitutie vernietigen G1.005 Notulen teamvergaderingen 5 jaar vernietigen Digitaal. De notulen worden normaliter niet uitgeprint. G1.006 Notulen vergaderingen met externe diensten 5 jaar vernietigen G1.007 Psychosociale dossiers 20 jaar na vrijlating selecteren De dossiers onderzoekseenheid bij de PSD in de Centrale gevangenis te Leuven worden integraal bewaard. De overige dossiers worden vernietigd na afloop bewaartermijn, met uitzondering testings psychologen die integraal worden 36

37 bewaard. G1.008 Observatiefiches inzake hygiëne en gedrag gedetineerden 3 jaar vernietigen Deze fiches worden opgemaakt door het bewakingspersoneel en doorgespeeld aan de PSD. G1.009 Dossiers inzake het opvolgen en meewerken aan projecten 10 jaar vernietigen Deze worden meer volledig op centraal niveau bewaard. 2. GEDEPONEERD ARCHIEF VAN DE ANTROPOLOGISCHE DIENST EN/OF DE OBE G2.001 Jaarplan OBE verstreken bewaren Voorgeschreven in MO 12/07/1994. G2.002 Register antropologische dienst verstreken bewaren Art. 163 A.I. G2.003 Dagboek geneesheer-antropoloog verstreken bewaren G2.004 OBE-dossier 20 jaar na vrijlating selecteren Deze dossiers worden vernietigd na afloop bewaartermijn, met uitzondering testings psychologen die integraal worden bewaard. In inrichtingen met langgestraften (zoals Leuven Centraal) werd het OBE-dossier opgenomen in het PSDdossier. 37

38 3. GEDEPONEERD ARCHIEF VAN DE SOCIALE DIENST G3.001 Dossiers sociale dienst ( voogdijdossiers ) verstreken vernietigen Deze dossiers bestrijken de periode Sedert 1972 werden ze als subdossier geïntegreerd in het moreel dossier. In een aantal gevangenissen worden deze dossiers nog steeds in de archiefruimte bewaard. Strikt gezien ressorteert deze serie onder de bevoegdheid van het DG Justitiehuizen. 38

39 H. HERSTELCONSULENT Code H1.001 Briefwisseling 10 jaar vernietigen H1.002 Notulen maandelijkse vergaderingen met de coördinator 10 jaar vernietigen Deze worden door de coördinator herstelgerichte detentie bewaard. H1.003 Notulen en bijhorende stukken vergaderingen van (sub)werkgroepen 10 jaar vernietigen Deze worden door de coördinator herstelgerichte detentie bewaard. H1.004 Notulen en bijhorende stukken vergaderingen van stuurgroepen 10 jaar vernietigen Deze worden door de coördinator herstelgerichte detentie bewaard. H1.005 Jaarverslagen 10 jaar bewaren H1.006 Dossiers inzake de organisatie van herstelgerichte initiatieven (rollenspelen, theatershows, samenwerkingsverbanden, enz.) 10 jaar vernietigen De projectdossiers worden ook op centraal niveau bewaard. H1.007 Dossiers inzake de registratie en evaluatie van opvangteams 10 jaar vernietigen De gegevens worden op lokaal niveau geregistreerd en in de vorm van een driemaandelijkse statistiek aan de herstelcoördinator overgemaakt. 39

40 I. DIENST GEZONDHEIDSZORG Code I1.001 Dienstorders en dienstnota s tot substitutie vernietigen I1.002 Notulen vergaderingen medische dienst 5 jaar bewaren I1.003 Notulen vergaderingen van verpleegkundigen 5 jaar vernietigen I1.004 Dienstregelingen 5 jaar vernietigen I1.005 Dagboek geneesheer 5 jaar vernietigen Model nr. 97 I1.006 Dagboek tandarts 5 jaar vernietigen I1.007 Dagboek gynaecoloog 5 jaar vernietigen I1.008 Dagboek verpleging 5 jaar vernietigen I1.009 Weekverzorgingsplan verpleegkundigen 5 jaar vernietigen I1.010 Register van het bezoek geneesheer aan de ingeschreven en over te brengen gedetineerden 5 jaar vernietigen Model nr. 48 I1.011 Electronisch medisch dossier (EMD) 30 jaar - Het EMD wordt via EPICURE beheerd. Voor de bewaring is de 40

41 geneesheer-directeur verantwoordelijk. I1.012 Medisch dossier gedetineerde 30 jaar vernietigen Het (papieren) dossier bevat een aantal bescheiden die niet in EPICURE opgenomen zijn, zoals protocollen, laboresultaten en verslagen van ziekenhuizen. Het medisch dossier werd vóór de introductie van EPICURE (1997) aan de griffie bezorgd en opgenomen in het moreel dossier. I1.013 Laboresultaten 10 jaar vernietigen I1.014 Radiografieën en röntgenopnamen 10 jaar vernietigen I1.015 Voorschriften van methadon en verstrekkingslijsten 10 jaar vernietigen I1.016 Kopijen van facturen voor geneesmiddelen 5 jaar vernietigen Dit zijn kopijen van facturen waarvan de originelen berusten bij de rekenplichtige gezondheidszorg. 41

42 FEDERAAL CENTRUM DE GRUBBE TE EVERBERG Code 1. DIRECTIE Notulen evaluatiecommissie van het samenwerkingsakkoord van 30 april jaar bewaren Notulen van het directiecomité 10 jaar bewaren Jaarrapport evaluatiecommissie van het samenwerkingsakkoord van 30 april jaar bewaren Jaarverslag van het directiecomité 10 jaar bewaren Dienstorders tot substitutie bewaren Dienstnota s tot substitutie bewaren Briefwisseling federale directeur 10 jaar bewaren 2. PERSONEELSSECRETARIAAT Briefwisseling 5 jaar vernietigen De brieven zijn numeriek geordend. Dit zijn kopijen. De originelen zitten 42

43 in het betreffende dossier Indicateur van inkomende en uitgaande brieven 10 jaar vernietigen Digitaal bijgehouden Personeelsdossiers 20 jaar na uitdiensttreding vernietigen Deze dossiers zijn alfabetisch geordend Personeelsfiche tot uitdiensttreding van personeelslid vernietigen Dit is een dubbel personeelsfiche berustend in het dossier Aanwezigheidsregister 5 jaar vernietigen Staten van onregelmatige prestaties 5 jaar vernietigen Jaarstaten van het verlof van ambtenaren en bedienden ( verlofbladen ) 5 jaar vernietigen Dagverslagen van het personeel 5 jaar vernietigen Notulen en bijhorende stukken van het Basisoverlegcomité 5 jaar vernietigen Wordt ook op centraal niveau bewaard (regionale directie, P&O, preventieadviseur). 43

44 3. DIENST BOEKHOUDING: REKENPLICHTIGE VAN DE GELDEN Aankoopfacturen 10 jaar vernietigen Originelen worden naar Brussel gestuurd Bestelbonnen 5 jaar vernietigen Register van vastgestelde rechten en producten 10 jaar vernietigen Model nr. 161 art. 30 R.B Borderellen van uitgaven opgenomen in de afrekening 10 jaar vernietigen Model nr. 170 art. 59 R.B Rekeningen van voorschotten 10 jaar vernietigen Model nr. 177 art. 75 R.B Register van voorafbetaalde fondsen 10 jaar vernietigen Model nr. 176 art. 72 R.B Kasboek 10 jaar vernietigen Model nr. 182 art. 95 R.B Driemaandelijkse staten van ontvangsten en uitgaven 10 jaar vernietigen Model nr. 183 art. 103 R.B. 4. DIENST BOEKHOUDING: REKENPLICHTIGE VAN DE MASSA Facturen van vastgestelde rechten 10 jaar vernietigen Model nr. 156 art. 29 R.B Factuurboek van verkopen en overdrachten 10 jaar bewaren Model nr. 160 art. 29 R.B Dagboek van ontvangsten 10 jaar vernietigen Model nr. 162 art. 41 R.B. 44

45 4.004 Dagboek van ontvangsten en uitgaven voor order 10 jaar vernietigen Staat van ontvangsten gevangenisbevolking 10 jaar vernietigen Model nr. 163 art. 49 R.B. Dit register is niet langer verplicht. Model nr. 164 Op termijn wordt deze serie vervangen door JUSTIX Staten van ontvangsten voor de schatkist 10 jaar vernietigen Model nr Staat van uitgevoerde betalingen voor gedetineerden 10 jaar vernietigen Model nr. 178 Op termijn wordt deze serie vervangen door JUSTIX Massaberichten 2 jaar vernietigen Rekeninguittreksels 5 jaar vernietigen Register voor de inschrijving van betalingen verricht per postcheque 10 jaar vernietigen Digitaal bijgehouden in PIA Kasboek 10 jaar vernietigen Model nr. 182 art. 95 R.B Driemaandelijkse staten van ontvangsten en uitgaven 10 jaar vernietigen Model nr. 183 art. 103 R.B Processen-verbaal van kasbeheer ( kasverslagen ) 10 jaar vernietigen Model nr. 190 art. 131 R.B Beheersrekeningen van ontvangsten en uitgaven ( eindejaarsrekening ) 10 jaar vernietigen Model nr. 191 art. 137 R.B. Met JUSTIX werd een nieuw model 45

46 geïntroduceerd Staten van vastgestelde rechten en producten 10 jaar vernietigen Model nr. 192 art. 138 R.B Borderellen van geannuleerde rechten 10 jaar vernietigen Model nr. 204 art. 167 R.B Aankoopfacturen kantine 10 jaar vernietigen Staten van kantinebestellingen door minderjarigen 1 jaar vernietigen 5. DIENST BOEKHOUDING: REKENPLICHTIGE VAN DE WAREN Borderel van aanvraag van kledij en uitrusting voor personeelsleden ( eerste uitzet ) 8 jaar vernietigen Model nr Fiches van aanvraag kledij personeel 8 jaar vernietigen Afstandsfacturen 10 jaar vernietigen Model nr. 156 art. 29 R.B Factuurboek van aankopen en uitgaven 10 jaar bewaren Model nr. 169 art. 59 R.B. Momenteel digitaal bijgehouden Kasboek 10 jaar vernietigen Model nr. 182 art. 95 R.B Processen-verbaal van vernietiging of verlies 10 jaar vernietigen Model nr. 221 art R.B. Momenteel digitaal bijgehouden. 46

47 5.007 Rekening waren 10 jaar vernietigen Model nr. 226 art R.B Bestelbonnen 5 jaar vernietigen Inventaris van het mobilair 10 jaar vernietigen Model nr. 231 art. 232 R.B.; digitaal Register gehouden voor de inschrijving van voorwerpen in bewaring gegeven door de voorlopig geplaatste jongeren 10 jaar vernietigen Digitaal bijgehouden Inventaris kledij voorlopig geplaatste jongeren 10 jaar vernietigen Art. 113 A.I. 6. DIENST BOEKHOUDING: REKENPLICHTIGE VAN DE GEZONDHEIDSZORG Facturen gezondheidsdienst 10 jaar vernietigen Factuurboek 10 jaar bewaren Digitaal via FACTUMED ( 2005) Bestelbonnen apotheek 5 jaar vernietigen 7. HOOFDBEWAARDER Register gehouden voor de registratie en identificatie van personeelsleden en bezoekers 10 jaar vernietigen Art van het huishoudelijk reglement. Digitaal bijgehouden Dagverslagen penitentiaire beambten 10 jaar vernietigen Nachtverslagen penitentiaire beambten 10 jaar vernietigen 47

48 7.004 Sanctieregister 10 jaar bewaren Art van het huishoudelijk reglement 8. GRIFFIE Dagboek van in- en uitschrijving 20 jaar bewaren Art. 4 huishoudelijk reglement Register van aanmeldingen 5 jaar vernietigen Register van uitschrijving 5 jaar vernietigen Staten van voorlopig geplaatste jongeren die naar het gerechtsgebouw werden overgebracht (Paleislijsten) 5 jaar vernietigen Administratief dossier voorlopig geplaatste jongere 20 jaar bewaren Register van betekeningen 5 jaar vernietigen Signalementsfiches van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen 5 jaar vernietigen Akten van beroep 10 jaar vernietigen 9. DIENST GEZONDHEIDSZORG Dienstorders en dienstnota s tot substitutie vernietigen 48

49 9.002 Notulen medische dienst 5 jaar bewaren Dienstregelingen 5 jaar vernietigen Dagboek geneesheer 5 jaar vernietigen Model nr Dagboek verpleging 5 jaar vernietigen Digitaal medisch dossier 30 jaar - Bijgehouden in EPICURE Laboresultaten 10 jaar vernietigen Deze worden binnenkort via Medibridge opgeslagen in EPICURE. 49

50 MEDISCHE CENTRA VOOR GEDETINEERDEN Code 1. ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Notulen coördinatievergaderingen 5 jaar bewaren Notulen vergaderingen met de verpleegkundigen 5 jaar vernietigen Jaarverslagen 5 jaar bewaren 2. PERSONEELSBEHEER Dienstroosters 5 jaar vernietigen De dienstroosters worden via SP- Expert bijgehouden. 3. VERLENEN VAN MEDISCHE ZORG AAN GEDETINEERDEN Dagboek geneesheer 5 jaar vernietigen Electronisch medisch dossier (EMD) 30 jaar - Het EMD wordt via EPICURE beheerd. Voor de bewaring is de geneesheer-directeur verantwoordelijk. 50

51 3.003 Medisch dossier gedetineerde 30 jaar vernietigen Verpleegkundig dossier 20 jaar vernietigen Het (papieren) dossier bevat een aantal bescheiden die niet in EPICURE opgenomen zijn, zoals protocollen of laboresultaten. Deze dossiers maken normaliter deel uit van het medisch dossier maar kunnen reeds vroeger worden geselecteerd ter vernietiging Radiografieën en röntgenopnamen 10 jaar vernietigen 51

52 OPLEIDINGSCENTRA VOOR PENITENTIAIR PERSONEEL Code 1. ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Briefwisseling 5 jaar vernietigen Indicateur briefwisseling 10 jaar vernietigen Dienstorders en dienstnota s tot substitutie bewaren Operationeel plan voor de opleidingscentra 10 jaar bewaren Jaarplan 10 jaar bewaren Jaarverslag 10 jaar bewaren Notulen teamvergaderingen 5 jaar vernietigen Notulen vergaderingen management 10 jaar bewaren Notulen vergaderingen team Opleiding-Vorming 10 jaar bewaren 52

53 2. PERSONEELSBEHEER Personeelsdossiers 20 jaar na uitdiensttreding vernietigen Aanwezigheidsregister personeel 10 jaar vernietigen Staten van gepresteerde uren van het personeel 5 jaar vernietigen Dossiers lesgevers 5 jaar vernietigen Dubbels van kostenstaten van reis- en verblijfsvergoedingen 3 jaar vernietigen Deze wordt via SP-Expert bijgehouden. Deze dossiers bevatten voornamelijk briefwisseling en bescheiden betreffende de aanwezigheden. Model nr De originele kostenstaten worden naar de rekenplichtige opleiding gestuurd. 3. FINANCIEEL BEHEER Beheerstabellen 10 jaar bewaren Deze beheerstabellen worden in excel bijgehouden en bieden een globaal overzicht financiële verrichtingen per basisallocatie Aankoopfacturen 10 jaar vernietigen 53

54 3.003 Bestelbonnen 5 jaar vernietigen Factuurboek van aankopen en uitgaven 10 jaar vernietigen Model nr. 169 art. 59 R.B Borderellen van uitgaven opgenomen in de afrekening 10 jaar vernietigen Model nr. 170 art. 59 R.B Rekeningen van voorschotten 10 jaar vernietigen Model nr. 177 art. 75 R.B Kasboek 10 jaar vernietigen Model nr. 182 art. 95 R.B Driemaandelijkse staten van ontvangsten en uitgaven 10 jaar vernietigen Model nr. 183 art. 103 R.B Facturen van vastgestelde rechten 10 jaar vernietigen Model nr. 156 art. 29 R.B Factuurboek van verkopen en overdrachten 10 jaar vernietigen Model nr. 160 art. 29 R.B Dagboek van ontvangsten 10 jaar vernietigen Model nr. 162 art. 41 R.B Processen-verbaal van kasbeheer ( kasverslagen ) 10 jaar vernietigen Model nr. 190 art. 131 R.B Beheersrekeningen van ontvangsten en uitgaven ( eindejaarsrekening ) 10 jaar vernietigen Model nr. 191 art. 137 R.B. Met JUSTIX werd een nieuw model geïntroduceerd Kostenstaten opleiding 10 jaar vernietigen Model nr Dit zijn staten met ingediende reis- en 54

55 verblijfskosten en nachtvergoedingen; staten met uitbetaalde lesvergoedingen aan interne lesgevers van Justitie en staten met uitbetalingen van toegekende dienstvrijstellingen en opleidingsverloven Borderel van aanvraag van kledij en uitrusting voor personeelsleden ( eerste uitzet ) 8 jaar vernietigen Model nr Fiches van aanvraag kledij personeel 8 jaar vernietigen Inventaris van het mobilair 10 jaar vernietigen Model nr. 231 art. 232 R.B. Digitaal bijgehouden. 4. ORGANISATIE OPLEIDINGEN, VERGADERINGEN EN STUDIEDAGEN Notulen evaluatievergaderingen met de docenten basisopleiding voor penitentiaire beambten 5 jaar bewaren Dossiers inzake de organisatie van opleidingssessies in het kader basisopleiding voor penitentiaire beambten 5 jaar vernietigen Deze dossiers zijn geordend per opleidingssessie en bevatten subdossiers met briefwisseling, aanwezigheden, oproepingsbrieven, evaluaties cursisten door de lesgever, evaluaties lesgever door de cursisten, testen en de persoonlijke 55

56 fiches cursisten. Sinds de hervorming basisopleiding in 2007 worden de evaluaties cursisten en hun persoonlijke fiches niet meer in deze bewaard Dossiers inzake de organisatie en logistieke ondersteuning van opleidingen, vergaderingen en studiedagen 5 jaar vernietigen Deze dossiers bevatten bescheiden betreffende aanwezigheden, afrekeningen van maaltijden, overnachtingen, vervoer en briefwisseling. De dossiers inzake opleidingen bevatten verder oproepingsbrieven, individuele steekkaarten, evaluaties cursus en de docent door cursisten en in sommige gevallen een groepsfoto Evaluaties stagedoende cursisten met het oog op hun benoeming (stageverslagen) 10 jaar vernietigen De originele evaluaties worden in het personeelsdossier op centraal niveau bewaard. Een kopij wordt bewaard in het opleidingscentrum. Een andere kopij wordt opgenomen in het persoonlijk dossier dat wordt gestuurd naar de inrichting waar de stagair aan het werk gaat (zie A3.004). Aangezien de evaluatieverslagen in de personeelsdossiers op centraal niveau worden geselecteerd voor bewaring, 56

57 komt deze op het niveau van het opleidingscentrum in aanmerking voor vernietiging Cursussen en didactisch materiaal 10 jaar bewaren Synthesesteekkaarten opleidingen 5 jaar bewaren Deze steekkaarten bevatten per opleidingssessie een overzicht lesdagen en de cursisten Eindwerken en stageopdrachten opgemaakt door penitentiaire beambten in het kader van hun basisopleiding 10 jaar selecteren De eindwerken en stageopdrachten die een zeer goed resultaat kregen, worden bewaard. De overige mogen worden vernietigd. 5. BEHANDELING AANVRAGEN OPLEIDINGSVERLOF EN DIENSTVRIJSTELLING (OPLEIDINGSCEL) Deze dossiers zijn geordend per personeelslid Dossiers inzake de behandeling van aanvragen van opleidingsverlof en dienstvrijstelling 20 jaar vernietigen Ze bevatten de aanvraag tot het bekomen van dienstvrijstelling of opleidingsverlof, informatie over de te volgen opleiding en de genomen beslissing. 57

58 GEDEPONEERD ARCHIEF VAN DE NAOORLOGSE INTERNERINGSCENTRA ( ) Code 1. ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Briefwisseling verstreken bewaren Ministeriële omzendbrieven verstreken bewaren Aanwijzer van ingekomen en uitgaande brieven verstreken bewaren Register gehouden voor de inschrijving van dienstorders verstreken bewaren Maandverslagen verstreken bewaren Dagverslagen verstreken bewaren 2. PERSONEELSBEHEER Personeelsregister verstreken bewaren Personeelsdossiers verstreken bewaren Aanwezigheidsregister van het personeel verstreken bewaren 58

59 3. FINANCIEEL BEHEER Factuurboek van verkopen en overdrachten verstreken bewaren Model nr Factuurboek van aankopen en uitgaven verstreken bewaren Model nr Kasboek verstreken bewaren Model nr Dagboek van ontvangsten en uitgaven voor order verstreken bewaren Model nr DETENTIEBEHEER Steekkaartsysteem geïnterneerden verstreken bewaren Rol van het huis van bewaring verstreken bewaren Rol van het arresthuis verstreken bewaren Rol van het provoosthuis verstreken bewaren Rol van het strafhuis verstreken bewaren Dagboek van in- en uitschrijving verstreken bewaren Model nr Bevolkingsregister verstreken bewaren Model nr Staten van ingekomen geïnterneerden verstreken bewaren Geordend per gemeente. 59

60 4.009 Dossiers geïnterneerden verstreken bewaren Register houdende de processen-verbaal van voorwaardelijke invrijheidstelling Register betreffende de vrijlating van geïnterneerden (fixatieboeken) verstreken bewaren Model nr. 79 art. 328 A.R. verstreken bewaren 5. MEDISCH ONDERZOEK VAN DE GEÏNTERNEERDEN Briefwisseling verstreken bewaren Dagboek geneesheer verstreken bewaren Register van voorgeschreven geneesmiddelen ( receptenboek ) verstreken bewaren Model nr

61 GEDEPONEERD ARCHIEF VAN HET PENITENTIAIR ORIËNTATIECENTRUM ( ) Code 1. BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ORGANISATIE EN HET BEHEER VAN DE DIENST Briefwisseling verstreken bewaren Dienstorders verstreken bewaren Dienstnota s verstreken bewaren Dossiers inzake de organisatie en werking dienst verstreken bewaren Personeelsdossiers verstreken bewaren 2. BESCHEIDEN BETREFFENDE DE ACTIVITEITEN VAN DE DIENST Observatiedossiers verstreken bewaren In totaal ca. 490 dossiers Klapper (steekkaartsysteem) op de onderzochte gedetineerden verstreken bewaren Elektro-encefalogrammen (e.e.g.-scans) van onderzochte gedetineerden verstreken selecteren Een staal van 30 specimen wordt bewaard, meer bepaald: 10 genomen aan het begin, 10 in het midden en 10 aan het einde serie. 61

62 2.004 Verhandelingen, ongepubliceerde verslagen, publicaties van het personeel verstreken bewaren 62

63 GEDEPONEERD ARCHIEF VAN DE BESTUURSCOMMISSIE (-2003) Notulen 10 jaar bewaren Model nr. 3 Ingekomen brieven 10 jaar vernietigen Minuten van uitgaande brieven 10 jaar vernietigen Kopijboek van uitgaande brieven 10 jaar vernietigen Model nr. 144 Aanwezigheidsregister 10 jaar vernietigen Model nr. 4 63

64 COMMISSIE VAN TOEZICHT Notulen 10 jaar bewaren Ingekomen brieven 10 jaar vernietigen Minuten van uitgaande brieven 10 jaar vernietigen Jaarverslagen 10 jaar bewaren Dossiers inzake de behandeling van klachten 10 jaar vernietigen Dossiers inzake de bezoeken maandcommisaris aan de inrichting(en) 10 jaar vernietigen 64