Communicatieplan Pure

Transcriptie

1 universiteitsbibliotheek Communicatieplan Pure Ineke Visser Versie: 31 oktober 2017

2 Communicatieplan Pure 2 1 Introductie Wat is Pure Onderzoeksinformatiesysteem (CRIS) Institutionele Repository (IR) Onderzoeksdatabase (portal) Doelen van Pure Zichtbaarheid Volledigheid, correctheid en actualiteit Rapportagemogelijkheden Gebruiksgemak voor medewerkers Open Access beschikbaarheid Status van Pure Sterke en zwakke punten, bedreigingen en kansen voor Pure 6 2 Communicatie Communicatiedoelen wat willen we bereiken? Bekendheid met en bereidheid om Pure te gebruiken vergroten Laagdrempelige communicatie tussen eindgebruiker en Pure beheer of facultaire coördinatoren Zichtbaarheid van RUG onderzoeksresultaten/publicaties verhogen Ontwikkeling van Pure vanuit faculteiten Doelgroepen, boodschappen en communicatiemiddelen Onderzoekers Facultaire coördinatoren Regieorgaan Research Output Overzicht van communicatiemiddelen Face-to-face, persoonlijk Elektronisch Vervolgtaken en acties Kalender met reguliere activiteiten en evenementen 17 3 Rol van het Pure team Interne communicatie Workflow (wanneer contact opnemen met wie?) 21

3 Communicatieplan Pure 3 1 Introductie 1.1 Wat is Pure Pure (afkorting van Publication and Research ) is een product van Elsevier, ontworpen om het voor onderzoekers zo eenvoudig mogelijk te maken om informatie over hun onderzoek up-to-date te houden. In maart 2015 is Pure door de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) en het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) in gebruik genomen. Binnen de RUG en het UMCG heeft Pure drie functies: onderzoeksinformatiesysteem, institutionele repository en portal Onderzoeksinformatiesysteem (CRIS 1 ) Pure is het onderzoeksinformatiesysteem van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG) en het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG). In Pure voeren alle onderzoekers van beide instellingen hun onderzoeksoutput in. Dit betreft: Onderzoeksresultaten (metadata van publicaties en de full text, beschrijvingen van datasets) Onderzoeksactiviteiten (Onderzoek) prijzen Media uitingen m.b.t. het onderzoek van of gebaseerd op de wetenschappelijke kennis van de onderzoeker Om de onderzoeksoutput uit Pure bibliografisch vindbaar te maken is in ieder geval de volgende informatie verplicht: Titel/beschrijving Auteur (Onderzoeks-)organisatie Het is binnen Pure mogelijk om connecties te leggen tussen gerelateerde onderzoeksoutput Institutionele Repository (IR) Pure functioneert naast onderzoeksinformatiesysteem ook als institutionele repository ( digitaal archief ). In Pure worden zowel de metadata als de bijbehorende fulltext van onderzoeksoutput vastgelegd en gearchiveerd. Voor elke fulltext wordt de toegankelijkheid (bijvoorbeeld open access of onder embargo) vastgelegd. Vanuit Pure kan, wanneer toegestaan, de onderzoeksoutput in een digitaal format worden aangeboden via de onderzoeksdatabase Onderzoeksdatabase (portal) De advanced Pure portal (APP) is een oplossing om de (vrij toegankelijke) inhoud 1 Current Research Information System

4 Communicatieplan Pure 4 van de institutionele repository publiek zichtbaar te maken. De portal is geheel geïntegreerd in de website van de RUG. Elke medewerker van de RUG heeft een eigen medewerkerspagina op de website. Voor medewerkers die onderzoeksoutput in Pure hebben ingevoerd is het ook mogelijk deze te tonen in de onderzoeksdatabase op de RUG website. Wanneer een full text beschikbaar is, wordt deze waar mogelijk getoond op de persoonlijke pagina van de medewerker. Bij onderzoekers die gerelateerd zijn aan een SEP onderzoeksgroep wordt deze relatie automatisch getoond op de persoonlijke onderzoek pagina. 1.2 Doelen van Pure Sinds de introductie van Pure bij de RUG en het UMCG in maart 2015 wordt er getracht enkele doelen te bereiken op het gebied van onderzoeksoutput. Welke doelen dit zijn en waarom deze nagestreefd worden wordt hier verder beschreven Zichtbaarheid De onderzoeksdatabase moet de etalage zijn voor de onderzoeksoutput van de RUG en het UMCG. Het is een visitekaartje naar de buitenwereld, bedoeld om te informeren en ook om nieuwe getalenteerde en gemotiveerde onderzoekers aan te trekken. Daarnaast is bekend dat een goede vindbaarheid van onderzoek leidt tot een toename van citatiescores. Dat deze doelstelling gehaald wordt blijkt onder meer uit: Uniforme overzichtelijke weergave op de RUG onderzoeksdatabase en persoonlijke profielpagina s van onderzoekers Persoonlijke onderzoek pagina voor elke medewerker die tenminste één research output heeft in Pure Als vertrouwelijk aangemerkte informatie en onder embargo geplaatste publicaties worden niet getoond Zeer goed vindbaar door Google (research output uit Pure is zeer goed vindbaar door Google) Volledigheid, correctheid en actualiteit Om een goed beeld te kunnen geven van alle onderzoeksoutput van de RUG en het UMCG spreekt het voor zich om met zo min mogelijk vertraging te streven naar volledigheid en correctheid van de informatie (metadata) over de onderzoeksoutput in Pure. De volgende maatregelen en mogelijkheden in Pure dragen bij aan het behalen van dit doel: Mogelijkheid tot importeren van publicaties uit diverse online bronnen in Pure vermindert het invoerwerk voor de medewerker (wat de kans op

5 Communicatieplan Pure 5 daadwerkelijke invoer vergroot; bijdrage aan volledigheid. Daarnaast zorgt het voor betrouwbare metadata; bijdrage aan correctheid). Validatie van metadata en controle van copyrights van fulltext door de bibliotheek draagt bij aan de goede kwaliteit van de data (bijdrage aan correctheid) in Pure Metadata van nieuw ingevoerde publicaties in Pure wordt meteen op de onderzoeksdatabase van de RUG getoond (bijdrage aan actualiteit); full-tekst wordt getoond zodra de bibliotheek de validatie heeft uitgevoerd en getoetst dat het tonen van de full-tekst is toegestaan Rapportagemogelijkheden Pure biedt mogelijkheden voor analyse en rapportage, eenvoudig toe te spitsen op een specifieke onderzoeksorganisatie en te aggregeren over meerdere organisaties. De volgende mogelijkheden binnen Pure dragen bij aan het behalen van dit doel: Filteren en exporteren van eigen onderzoeksoutput voor bijvoorbeeld R&O gesprekken Rapportage module Opslaan van eerder aangemaakte rapportage (filters) Standaard SEP en KUOZ rapportages Gebruiksgemak voor medewerkers Pure is het systeem waarin een onderzoeker zijn onderzoeksoutput op één plek kan registreren en eenvoudig kan delen met anderen door middel van de rapportagemogelijkheden en de persoonlijke pagina op de RUG website. De volgende mogelijkheden binnen Pure dragen bij aan het behalen van dit doel: Mogelijkheid tot maken rapportages Automatisch importeren van nieuwe publicaties in Pure Bepalen welke onderzoeksoutput getoond wordt op de persoonlijke onderzoek pagina op de RUG website Eenvoudig genereren van een CV met informatie vanuit Pure Open Access beschikbaarheid De full-teksten uit Pure die op de RUG onderzoeksdatabase getoond worden, tellen mee voor Green Open Access. 1.3 Status van Pure Sinds de introductie van Pure in maart 2015 bij de RUG en het UMCG zijn dit op 31 oktober 2017 dit de aantallen wat betreft verzamelde onderzoeksoutput en Pure gebruikers:

6 Communicatieplan Pure 6 In Pure Aantallen 31 oktober 2017 Gebruikers Onderzoeksoutput Onderzoeksoutput in Onderzoeksoutput in Onderzoeksoutput in Activities Press/Media Prizes Sterke en zwakke punten, bedreigingen en kansen voor Pure Sterke punten Gemakkelijke registratie van onderzoeksoutput voor alle RUG/UMCG medewerkers Mogelijkheden voor analyse en rapportage, bijvoorbeeld RUG jaarverslag of rapportage binnen de faculteiten en diensten Pure portal geïntegreerd in RUG CMS Persoonlijk profiel per onderzoeker op de RUG/UMCG website Mogelijkheid om onderzoeksoutput aan elkaar te linken en te tonen op de onderzoeksdatabase Laagdrempelige toegang tot Open Access en full-tekst onderzoeksoutput Bedreigingen Te weinig kennis bij onderzoekers en faculteiten over mogelijkheden en gebruik van Pure Weerstand tegen invoer door onderzoekers Onvoldoende ondersteuning vanuit de faculteiten bij invoer en valideren van onderzoeksoutput Tegenstand van onderzoekers om onderzoeksoutput openbaar (open access) te tonen op de portal Beperkte tijd van individuele onderzoekers en faculteiten om met Pure bezig te zijn Te weinig input van onderzoekers en faculteiten voor de verdere Zwakke Punten Automatische matching van onderzoeksoutput aan auteur moeizaam bij auteurs met veelvoorkomende namen Advanced Pure Portal, hierdoor voor wijzigingen van de Pure portal sterk afhankelijk van leverancier Onvoldoende ondersteuning van leverancier bij testen voor uitbrengen van nieuwe Pure releases waardoor het uitbrengen van nieuwe releases vertraagt Invoer van artikelen met lange auteurslijst te bewerkelijk Tekortkomingen in repository functionaliteit Kansen Instructie nieuwe medewerkers Access to Scival geeft inzicht in impact research output Tonen van publicaties oudmedewerkers Datasets tonen op de onderzoeksdatabase Registreren van onderzoeksprojecten Controle op het gebruik en de verdere ontwikkeling van Pure door het regieorgaan Research Output Optrekken met de landelijke Pure user group voor signaleren en prioriteren van issues en het

7 Communicatieplan Pure 7 ontwikkeling van Pure doorvoeren van wijzigingen Discovery module, award management module, PlumX Mogelijkheid voor grant administratie

8 Communicatieplan Pure 8 2 Communicatie 2.1 Communicatiedoelen wat willen we bereiken? Bekendheid met en bereidheid om Pure te gebruiken vergroten Het succes van Pure valt of staat met de bereidheid van onderzoekers om Pure te gebruiken. In dit verband dient een deel van de communicatiestrategie erop gericht te zijn om de bekendheid met en de bereidheid om Pure te gebruiken te vergroten door: Nieuwe medewerkers zo spoedig mogelijk te informeren over en aan te moedigen om Pure te gebruiken Huidige medewerkers aan te moedigen om hun onderzoeksoutput zo spoedig en volledig mogelijk te registreren in Pure Al in een vroeg stadium de final author versie toevoegen Voordelen van het gebruik van Pure te benoemen Laagdrempelige communicatie tussen eindgebruiker en Pure beheer of facultaire coördinatoren Om te zorgen dat Pure gebruikers op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen moet er een consistente, transparante en tijdige communicatie geïntroduceerd worden door: Op een duidelijke en heldere manier met zo min mogelijk Pure jargon communiceren via verschillende communicatiekanalen Pure coördinatoren aanmoedigen en faciliteren om binnen hun faculteiten regelmatig over Pure te communiceren Het Pure team en de facultaire Pure coördinatoren zijn goed zichtbaar en vindbaar binnen de organisatie Zichtbaarheid van RUG onderzoeksresultaten/publicaties verhogen Onderzoekers die hun onderzoeksoutput hebben geregistreerd in Pure kunnen hierna profiteren van de zichtbaarheid van hun onderzoeksoutput. Communicatie hierover kan mogelijk bijdragen aan: Het aantal Green Open Access publicaties in Pure verhogen (meetbaar) Weergave van belangrijkste onderzoeksoutput op de RUG onderzoekspagina van onderzoekers/onderzoeksinstituten of groepen Public CV van onderzoekers in Pure Ontwikkeling van Pure vanuit faculteiten Om te zorgen voor een goede borging van Pure in de organisatie en het behartigen van de belangen van de onderzoekers moet de verdere ontwikkeling van Pure door

9 Communicatieplan Pure 9 de organisatie gedragen worden. Communicatie kan hieraan bijdragen door: Coördinatoren en het regieorgaan te betrekken bij de ontwikkeling van Pure Zorgen dat Pure een facultair-intern onderwerp wordt Het Regieorgaan Research Output informeren over en toestemming vragen voor grote veranderingen en ontwikkelingen van Pure Informatie uit de rapportagemodule gebruiken 2.2 Doelgroepen, boodschappen en communicatiemiddelen Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende doelgroepen van Pure, evenals de verschillende boodschappen die het Pure team naar deze doelgroepen wil zenden. Daarnaast worden de communicatiemiddelen die voor deze doelen en doelgroepen ingezet kunnen worden benoemd Onderzoekers Onderzoekers zijn als hoofdgebruikers van Pure een belangrijke doelgroep van het Pure team. In de communicatie met deze doelgroep ligt de nadruk op het (nog beter) bekend maken van Pure en het informeren over veranderingen. Omdat het niet altijd de onderzoeker zelf is die onderzoeksoutput in Pure registreert, is deze communicatie ook gericht op zij die in opdracht van de onderzoeker(s) onderzoeksoutput in Pure invoeren. Doelgroep(en) Informatie en acties (wat moeten ze weten en doen?) Communicatiemiddelen Onderzoekers/docent en/obp Medewerkers die in opdracht research content invoeren Informatie Wat, waarom, wanneer en hoe over Pure Voordelen van Pure Technische details, zodra invoer daardoor efficiënter wordt of invloed hebben op profielpagina Wie is de Pure coördinator binnen hun faculteit, taken en support? Hoe bereiken zij Pure support? Gewenste actie Tijdige en juiste invoer van (pure@rug.nl) Pure support Pure factsheet Persoonlijk contact met Pure coördinatoren Contact met rolmodel faculteit Workshops Instructievideo s Informatiescherme n Infonet My University Interne nieuwsbrieven faculteiten Aanhaken bij presentaties

10 Communicatieplan Pure 10 publicaties, fulltekst en overige informatie Regelmatige invoer; zodra gepubliceerd. Invoer tot gewoonte maken Bij vragen of problemen meteen contact opnemen met Pure coördinatoren binnen diverse gremia in faculteiten Junior onderzoekers/ Promovendi/ Masterstudenten Informatie Zie boven Gewenste actie Tijdige registratie met Pure Zich vertrouwd maken met Pure Regelmatige invoer, zodra gepubliceerd, invoer tot gewoonte maken Bovenstaand, plus: Persoonlijk contact op informatiemarkten zoals de PhD dag Onderzoekslunches Nieuwe medewerkers Informatie Bovenstaand, plus: Zie boven Gewenste actie Contact opnemen met facultaire Pure coördinatoren (of vice versa) Tijdige registratie met Pure Zich vertrouwd maken met Pure Eerste onderzoeksoutput invoeren binnen XX maanden Regelmatige invoer, zodra gepubliceerd invoer tot gewoonte Presentatie tijdens introductiedag Brochure nieuwe medewerkers

11 Communicatieplan Pure 11 maken Projectverantwoordelijke/projectleider/se nior wetenschappers Samenstellers rapporten Informatie Zie boven Pure als instrument voor dissemination bij projectvoorstellen Gewenste actie Zie boven Gebruik reporting module Rolmodel zijn voor(jongere) collega s om Pure te gebruiken Informatie Wat, waarom, wanneer en hoe Voordelen van Pure Technische informatie indien dit nodig is voor het goed kunnen uitvoeren van de taak (pure@rug.nl) Pure nieuwsbrief Pure support Pure factsheet Persoonlijk contact met Pure coördinatoren Workshops Instructievideo s Informatiescherme n Op aanvraag ondersteuning bij gebruik reporting module door Pure team Pure support Instructievideo s Workshops Op aanvraag ondersteuning bij gebruik reporting module door Pure team Gewenste actie Wetenschappers van andere universiteiten Breed publiek Reporting module gebruiken Cijfers Pure verspreiden binnen de faculteit Informatie RUG zorgt voor transparante communicatie over onderzoeksresultat en en activiteiten Zichtbaarheid van RUG onderzoek Open Access, full- Onderzoeksdatabas e Persoonlijke onderzoek pagina Open Access fulltekst Pure support

12 Communicatieplan Pure 12 teksten beschikbaar Statistieken (aantallen downloads, citaties) Gewenste actie Onderzoeksdatabas e gebruiken Research output downloaden RUG publicaties citeren Facultaire coördinatoren De facultaire Pure coördinatoren zijn onze contacten binnen de organisatie via wie informatie over Pure binnen de faculteiten verspreid kan worden. Daarnaast zijn ze het eerste aanspreekpunt voor onderzoekers bij vragen. Ook hebben facultaire coördinatoren een belangrijke rol bij de verdere ontwikkeling van Pure. Daarnaast is er ook voor de communicatiemedewerkers van de faculteiten en communicatie centraal een rol weggelegd in het verspreiden van informatie over Pure binnen en buiten de RUG. Doelgroep(en) Informatie en acties (wat moeten ze weten en doen?) Communicatiemiddelen Facultaire Pure coördinatoren Informatie Wat, waarom, wanneer en hoe Voor wie doen we het? (Communicatie) workflow Voordelen Pure Nieuwe functionaliteiten die voor wetenschappers, validatie en het beheer belangrijk zijn Hun eigen rol, taken en Coördinatorenoverleg Pure nieuwsbrief Persoonlijk contact met Pure team Pure support Factsheet Instructievideo s Workshops

13 Communicatieplan Pure 13 verantwoordelijkh eden Technische informatie Beleid en projectbesluiten die van belang zijn voor faculteiten Belangrijke communicatiemom enten (mijlpalen, successen) Gewenste actie Voordelen van Pure communiceren Invoer medewerkers aanmoedigen Technische en/of organisatorische onderwerpen binnen faculteit communiceren Afstemmen van (beleids- )voorstellen, afspraken met de eigen faculteit De communicatiemed ewerkers faciliteren ten behoeven van aanvullende communicatie binnen de eigen faculteit en dienst Overleg met stakeholders onderzoek binnen de faculteit (over de beste benadering onderzoekers) Zichtbaar zijn

14 Communicatieplan Pure 14 Communicatiemedewerker s faculteiten binnen faculteit Contact opnemen met nieuwe medewerkers Tijdig valideren Activities, Press/Media en Prizes Informatie Wat, waarom, wanneer en hoe Pure is een facultair onderwerp In overleg met Pure coördinatoren voordelen van Pure & belangrijke communicatiemom enten Invoer en/of valideren van Press/Media Hoe gebruik je Pure voor eigen communicatie (Communicatie) workflow Pure nieuwsbrief Persoonlijke contact Pure coördinatoren en Pure team Factsheet Pure support Instructiefilmpjes Gewenste actie In overleg met Pure coördinatoren voordelen van Pure communiceren & invoer medewerkers motiveren Communicatie over Pure ondersteunen Tijdige invoer en/of valideren van Press/media

15 Communicatieplan Pure 15 Communicatie centraal Informatie Wat, waarom, wanneer en hoe Voordelen van Pure Belangrijke communicatiemom enten Pure nieuwsbrief Pure support Persoonlijk contact Pure coördinatoren, communicatiemedewe rkers, Pure team Gewenste actie Communicatie over Pure als CvBonderwerp RUG-brede communicatie faciliteren Voorwaarden scheppen voor communictiemidde len (webpagina s op My University, onderzoekpresenta tie en verwijzingen op publieke website) Regieorgaan Research Output Het Regieorgaan Research Output houdt uit naam van de onderzoekers controle op de verdere ontwikkeling van Pure (en het Research Data Office, RDO). In deze rol bepaalt het Regieorgaan Research Output de lange termijn doelen voor het Pure team en houdt het ook de realisatie van deze doelen in de gaten. Ook treedt het Regieorgaan Research Output binnen de RUG op als Pure ambassadeur. Doelgroep Boodschappen en acties Communicatiemiddelen Leden Regieorgaan Research Output Informatie Wat, waarom wanneer en hoe Voordelen van Pure, algemeen en voor wetenschappers enz. Pure is een facultair onderwerp Beleid en projectbesluiten Pure RDO nieuwsbrief Driemaandelijkse bijeenkomst van het Regieorgaan Research Output Optreden als Pure ambassadeur

16 Communicatieplan Pure 16 die van belang zijn voor faculteiten en diensten Resultaten en overgang naar staande organisatie (zoals taken die bij faculteiten komen, afstemming rollen, functies etc.) Gewenste actie Aanleiding, waarom en algemene informatie over opzet project communiceren Medewerkers regelmatig informeren over voordelen van Pure en aanmoedigen om hun informatie goed in te voeren Identificeren van opinieleiders (bijv. senior wetenschappers), Pure buddy s enz. 2.3 Overzicht van communicatiemiddelen Face-to-face, persoonlijk Coördinatorenoverleg Introductiedagen Informatiemarkten (bijv. PhD dag) Onderzoekslunches Pure ambassadeurs Pure coördinatoren Pure stand-up Walk-in support Workshops Elektronisch Brochures voor nieuwe medewerkers (pure@rug.nl) Externe & interne bibliotheeknieuwsbrief Factsheet Infonet My University Informatieschermen Instructievideo s Interne nieuwsbrief faculteiten Open Access full-tekst

17 Communicatieplan Pure 17 Onderzoeksdatabase Persoonlijke onderzoek pagina medewerkers Profielpagina s Pure team & Regieorgaan Research Output Pure RDO nieuwsbrief Pure support Submission guide (press/media) 2.4 Vervolgtaken en acties 2017 Actie Tijdstip Wie Communicatieplan delen met Pure team & Regieorgaan Research Output Zomer 2017 Ineke / Marijke (20 november) Herlancering Pure support Ontwikkelen van slides t.b.v. narrowcasting Opstellen scripts Pure instructievideo s Opnemen Pure instructievideo s Coördinatorenoverleg evalueren Walk-in support, roadshow, instructie nieuwe medewerkers (door)ontwikkelen Pure factsheet samenstellen Doorontwikkelen Pure RDO nieuwsbrief (inhoud en lay-out) Updaten profielpagina s Pure facultaire coördinatoren Evalueren communicatieplan Zomer 2017 Herfst 2017 Herfst 2017 Herfst 2017 Herfst 2017 Winter 2017 Winter 2017 Winter 2017 Winter 2017 Voorjaar 2018 Ineke (gedaan) Ineke / Communicatie UB Ineke Ineke Doetsje / Tiemen Ineke / Sander Ineke / Communicatie UB Ineke / Teijo / Marijke / Communicatie UB Ineke / Faculty liaisons Allen 2.5 Kalender met reguliere activiteiten en evenementen Tijdstip Activiteit/medium Boodschap(pen) Doelgroep Doorlopend Pure releases (technische) Alle ontwikkeling Pure

18 Communicatieplan Pure 18 Doorlopend Pure support/news Pure nieuws en ontwikkelingen, ondersteuning en uitleg, instructie Doorlopend Informatieschermen Pure nieuws en ontwikkelingen Alle Alle Tweemaandelijks Pure RDO nieuwsbrief Pure RDO nieuws Alle Tweemaandelijks Coördinatorenoverleg Pure nieuws en ontwikkelingen, discussie en besluitvorming Driemaandelijks Walk-in support Ondersteuning en uitleg, praktische hulp Driemaandelijks Regieorgaan Pure nieuws en ontwikkelingen, discussie en besluitvorming, (technische) ontwikkeling Pure Driemaandelijks Pure User Group (technische) ontwikkeling Pure Coördinatoren, Pure taskforce Onderzoekers Regieorgaan Leden Pure User Group Jaarlijks Informatiemarkten (bijv. PhD dag) Ondersteuning en uitleg, praktische hulp Onderzoekers, nieuwe medewerkers, junior onderzoekers Jaarlijks Introductiedagen Ondersteuning en hulp, praktische uitleg Nieuwe medewerkers

19 Communicatieplan Pure 19 3 Rol van het Pure team Dit plan is niet alleen een instrument van het Pure team. Alle betrokkenen in het beheer van Pure worden verzocht om bij te dragen aan het succes van dit plan. Het Pure team is het eerste contact voor alle informatie over Pure. Het team bestaat uit medewerkers van de universiteitsbibliotheek (UB) binnenstad & Zernike. UB medewerkers van de afdelingen ontwikkeling & innovatie, onderwijs & onderzoek en metadata maken deel uit van het Pure team. Voor de technische ontwikkeling van Pure en de implementatie van de Pure portal in de RUG website werkt het Pure team samen met het CIT. De centrale communicatie via Pure support (rug.nl/pure) wordt door het Pure team onderhouden. Ook de tweemaandelijkse Pure nieuwsbrief en het tweemaandelijkse Pure coördinatoren overleg worden door het Pure team verzorgd. Daarnaast worden de walk-in support en deelname aan informatiemarkten zoals de PhD dag door het Pure team georganiseerd. Als laatste beheert het Pure team ook het adres pure@rug.nl. Vragen van gebruikers kunnen door de coördinator of andere medewerkers naar het Pure team gestuurd worden via pure@rug.nl. Alle vragen worden hier centraal verzameld, om zo de afhandeling hiervan te kunnen registreren en hiermee ook kennis over Pure met elkaar te delen. De facultaire Pure coördinatoren zijn binnen de faculteiten de eerste aanspreekpunten omtrent Pure. Inhoudelijke informatie vanuit het Pure team kan via de coördinatoren en/of communicatiemedewerkers binnen de faculteiten verspreid worden. Desgewenst kan het Pure team hierin ondersteunen. Ook het geven van instructies aan individuele of groepen medewerkers kan mede door het Pure team georganiseerd worden. Als laatste kunnen de facultaire coördinatoren cijfers voor de SEP en KUOZ rapportages uit Pure halen. Daarnaast kunnen individuele onderzoekers rapportages voor hun R&O gesprek uit Pure halen. Het Pure team kan coördinatoren en onderzoekers hierbij assisteren. Het Regieorgaan Research Output is opgericht met het doel om uit naam van alle onderzoekers aan de RUG controle te houden op de verdere ontwikkeling van Pure (en het Research Data Office, RDO). De projectleider van Pure bespreekt driemaandelijks de belangrijkste ontwikkelingen omtrent Pure met het regieorgaan. De leden van het Regieorgaan Research Output treden binnen en buiten de RUG op als ambassadeur voor Pure. 3.1 Interne communicatie Boodschappen en acties richting leden van het Pure team:

20 Communicatieplan Pure 20 Doelgroep Boodschappen en acties Communicatiemiddelen Validatieteam Boodschappen Wat, waarom, wanneer en hoe Waarvoor validatie? Hoe werkt validatie? Voor wie doen we het? Technische details die belangrijk zijn voor de validatie (Communicatie) workflow Pure support Pure nieuwsbrief Externe- en interne nieuwsbrief bibliotheek Instructievideo s Workshops Acties O&O medewerkers UB (binnenstad & Zernike) Tijdige, regelmatige validatie Vaak gemaakte fouten bij invoer naar Pure team/pure coördinator communiceren Informatie Zie boven, en: Acties Voordelen Pure Belangrijke communicatiemomenten In overleg met Pure coӧrdinatoren: Ondersteunen van wetenschappers, korte lijn naar faculteiten Zichtbaar zijn binnen de faculteit Contact opnemen met nieuwe medewerkers Invoer medewerkers aanmoedigen, acceptatie verhogen Bovenstaand, en: pure@rug.nl Pure stand-up Brochure nieuwe medewerkers Coördinatorenoverleg Persoonlijk contact Pure coӧrdinatoren en onderzoekers Profielpagina s Pure team Walk-in support Introductiedagen Informatiemarkten

21 Communicatieplan Pure Workflow (wanneer contact opnemen met wie?) Het Pure team kan altijd benaderd worden over alles wat betreft (communicatie rondom) Pure. Het team levert diensten en geeft advies over de volgende onderwerpen: Diensten/middelen/ontwikkelingen Coördinatorenoverleg Communicatiemiddelen Evenementen (introductiedagen, informatiemarkten, walk in support) Informatieschermen Instructievideo s Nieuwe release(s) Pure Nieuws (Pure Support, nieuwsbrieven) Modules Activities Contactpersoon Doetsje, Ineke Ineke, Marijke Ineke Ineke Ineke Heinjo, Marijke Ineke, Marijke Adam, Ineke Datasets Adam, Heinjo Press/Media Doetsje, Tiemen Prizes Adam Projects Adam Research Output Adam, Heinjo Rapportage module Tiemen SEP/KUOZ Adam, Marijke Open Access ORCID Pure Portal Pure RDO nieuwsbrief Pure Support Pure User Group Doetsje, Ineke Marijke, Ineke Heinjo, Johannes Ineke, Marijke Ineke, Marijke Marijke

22 Communicatieplan Pure 22 Regieorgaan RUG research database Submission Guide Technisch beheer Workshops Bert, Sander, Tom, Tiemen, Welmoed Marijke Heinjo Doetsje, Ineke Heinjo, Johannes Doetsje, Sander