datum status naam Functie paraaf 15 maart 2013 gecontroleerd G.T. Plaggenmars KAM-coördinator

Transcriptie

1 projectnaam CO 2-prestatieladder Van Spijker Infrabouw B.V. projectonderdeel T.b.v. het CO 2 beleid status Definitief datum 15 maart 2013 P. Mastebroekweg JZ Meppel Postbus AE Meppel T +31 (0) F +31 (0) E info@vanspijkerbouw.nl I datum status naam Functie paraaf 15 maart 2013 gecontroleerd G.T. Plaggenmars KAM-coördinator 15 maart 2013 Vrijgegeven R.G. van Spijker CO 2-verantwoordelijke Datum versie status auteur Omschrijving wijziging 18 maart concept G.T. Plaggenmars eerste opzet 12 april concept G.T. Plaggenmars Interne opmerkingen verwerkt 13 april definitief G.T. Plaggenmars Definitief gemaakt 8 juni definitief G.T. Plaggenmars Opmerkingen Kiwa verwerkt en geüpdate. 7 juni definitief G.T. Plaggenmars Aangepast t.b.v. ladder maart definitief G.T. Plaggenmars Aangepast t.b.v. ladder maart definitief G.T. Plaggenmars Geupdate

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Belang van communicatie Interne communicatie Interne doelgroepen Interne communicatie Externe communicatie Externe doelgroepen Externe communicatie Communicatieboodschap Communicatiemiddelen en activiteiten 5 Bijlage 6 2/7

3 1 Inleiding Van Spijker Infrabouw B.V. streeft naar een beter milieu. Een goed instrument hiervoor is de CO 2 - prestatieladder, die beheerd wordt door SKAO. De basis voor deze ladder is het Greenhouse Gas Protocol, die een eenduidige manier voorschrijft om de CO 2 -productie te meten. Van Spijker Infrabouw B.V. wordt aangemerkt als een zogenaamd klein bedrijf. Dat betekent niet dat we de initiatieven en transparantie die gevraagd wordt aan grote bedrijven helemaal langs ons heen willen laten gaan. Er zijn acties en verbetermogelijkheden die we als klein bedrijf wel kunnen insteken. Hier proberen we dan ook invulling aan te geven. Om een juist en eenduidig communicatie te voeren, is dit plan opgesteld. Het geeft handvatten om de interne en externe communicatie met betrekking tot ons CO 2 -beleid vorm te geven en uit te dragen. 3/7

4 Belang van communicatie Het voeren van een helder en eenduidig communicatie- en marketingcommunicatiebeleid is van belang bij het verkrijgen van naamsbekendheid voor Van Spijker Infrabouw B.V. en een positief imago. Een hoge naamsbekendheid en een positief imago dragen vervolgens bij aan het behouden en genereren van omzet en marktaandeel. Communicatie is voor het bereiken van de, welke gesteld zijn in het beleidsplan, van groot belang. Immers door een goede en gestructureerde communicatie worden zowel intern als extern de betrokken partijen getriggerd om zich in te zetten voor een beter milieu. Een beter milieu begint bij jezelf, en samen bereik je meer. Er zijn twee soorten communicatie die in dit plan worden gebruikt, te weten de structurele en de ad hoc. In dit hoofdstuk zullen beide worden uitgewerkt en toegelicht Interne communicatie De interne communicatie bestaat, zoals gezegd, uit de structurele en de ad hoc. De structurele communicatie bestaat uit vaste momenten waarop gecommuniceerd zal gaan worden. Binnen Van Spijker Infrabouw B.V. zal dit gebeuren tijdens de jaarlijkse VGM-jaarbijeenkomst en tijdens een toolbox. Tijdens de structurele communicatiemomenten zullen de voortgang van de, de laatste ontwikkelingen en de te nemen maatregelen voor de komende periode toegelicht worden. De ad hoc communicatie zal plaatsvinden via verschillende lijnen. Te denken valt aan interviews, mailings en agendapunten tijdens diverse interne overleggen Interne doelgroepen De interne doelgroepen zijn in principe alle medewerkers van alle B.V. s binnen de organizational boundary. Voor de structurele communicatie zullen alle medewerkers direct bereikt worden. Met betrekking tot de ad hoc communicatie dient de doelgroep, dan wel de leidinggevenden indien het al het personeel betreft, bereikt te worden Interne communicatie Het doel van de interne communicatie is om de medewerkers bewust en betrokken te houden bij het CO 2 beleid. Alleen samen kunnen we de CO 2 behalen. Daarom is het nodig om de medewerkers goed te informeren. Van Spijker Infrabouw B.V. hoopt op deze manier een zowel top-down als bottom-up implementatie van het CO 2 beleid. De volgende concrete communicatie middelen en doelen zijn vastgelegd. 4/7

5 Doelstelling Middel Invulling Frequentie Medewerkers zijn op de hoogte van het CO 2 beleid /. VGMjaarbijeenkomst Bekendmaking (nieuw) beleid + 1 x per jaar Medewerkers zijn continu op de hoogte van de voortgang van de CO 2. Mail Presentatie voortgang a.d.h.v. KPI s 2 x per jaar Medewerkers worden betrokken bij het opstellen van het CO 2 beleid /. VGM overleg Gezamenlijk beleid voor nieuw jaar bespreken of aanpassen. Input medewerkers van groot belang. Ad hoc 2.3. Externe communicatie Het energiebeleid wordt structureel gecommuniceerd, te weten de kwantitatieve en kwalitatieve, de grootte van de carbon footprint en de voortgang van de tenminste ieder half jaar extern. Deze communicatie zal plaatsvinden door middel van de website. Het extern ad hoc communiceren over het energie beleid zal plaatsvinden door gerichte mailings Externe doelgroepen Naast de opdrachtgevers en leveranciers willen we ook de omgeving, zoals de gemeente Meppel betrekken om samen te werken aan een betere leefomgeving. Hiervoor zijn diverse partijen interessant, te denken valt aan de energieleverancier, collega s uit de sector (of keten) en het parkmanagement. Bij projecten verkregen op basis van EMVI als gevolg van de CO 2 prestatieladder wordt expliciet aan de betreffende opdrachtgever gecommuniceerd. Te beginnen over de gestelde en maatregelen en gedurende de uitvoering over de behaalde (tussentijdse) resultaten, zo nodig specifiek toegespitst op dat project Externe communicatie De doelstelling is om breed uit te dragen dat Van Spijker Infrabouw B.V. zich wil inzetten voor een beter milieu. En dat dit, wanneer we dit met zoveel mogelijk partijen doen, een significante zal geven aan de uitstoot van het broeikasgas CO Communicatieboodschap Zie de Communicatiemiddelen en activiteiten Met het inzetten van een geïntegreerde mix van communicatiemiddelen en activiteiten kunnen de communicatie worden gerealiseerd. In de bijlage is een overzicht van de communicatieactiviteiten die worden ingezet te vinden. 5/7

6 Bijlage 1. Communicatie Wijze van communicatie Website Website Website en mailing Doelstelling/ taak Doelgroep Freq. Verantwoordelijkheden Verantwoordelijke Footprint en communiceren Voortgang per kwartaal t.o.v. gestelde Voortgang halfjaarlijks in t.o.v. gestelde Mailing, memo of Algemene presentatie CO 2 Mailing, memo en/of Jaarlijkse VGM bijeenkomst presentatie Toolboxen, memo Mailing, memo en/of Mailing, memo en/of bewustwording Van Spijker Infrabouw B.V. Voortgang projectspecifiek t.o.v. gestelde Introductie, voortgang en per jaar CO 2 - prestatieladder bij medewerkers Introductie Het nieuwe rijden en aanverwante onderwerpen Footprint en communiceren Voortgang halfjaarlijks in t.o.v. gestelde Extern 1 x per jaar De footprint is gepubliceerd, incl. de doelstelling die is gesteld voor de komende periode Extern 4 x per jaar De voortgang is in 2010 per kwartaal gepubliceerd, t.o.v. gestelde Extern 2 x per jaar De voortgang vanaf 1 januari 2011 wordt halfjaarlijks gepubliceerd, t.o.v. gestelde Extern Ad hoc Breed uitdragen dat Van Spijker Infrabouw B.V. zich inzet voor een beter milieu, oproep om mee te werken. Extern 2 x per jaar De voortgang wordt minstens twee maal per jaar gecommuniceerd t.o.v. gestelde. Intern 1x per jaar Presentatie CO 2 -bewustcertificaat, belang hiervan en de invloed op de organisatie Intern Ad hoc Concrete acties die medewerkers kunnen Intern Gelijk aan voortgang nemen om energie te besparen en CO 2 - uitstoot te reduceren. De footprint wordt gecommuniceerd, incl. de doelstelling die is gesteld voor de komende periode Intern 2 x per jaar De voortgang vanaf 1 januari 2011 wordt halfjaarlijks gepubliceerd, t.o.v. gestelde KAM-coördinator KAM-coördinator

7 2. Overige activiteiten: Communicatiemiddelen Doelstelling Doelgroep Boodschap Freq. Verantwoordelijke Actieve deelname aan ad hoc 1. Concrete afspraken in de praktijk toepassen Alle betrokken bedrijven en opdrachtgevers in de Grote stappen maken is mogelijk, Ad hoc communicatie vanuit 2. Ontwikkeling duurzaam sector die beton leren en discussie Duurzame beton beton vergroten toepassen. (MVO NL, Green Deal) 3. leren van andere organisaties 4. andere organisaties laten leren van Van Spijker n.t.b. 7/7