Bestuursjaarverslag. Adres: Postbus AA Emmeloord Telefoon: Bestuursnummer: Bestuursjaarverslag

Transcriptie

1 Bestuursjaarverslag 2015 Adres: Postbus AA Emmeloord Telefoon: Website: Bestuursnummer: Bestuursjaarverslag

2 Inhoudsopgave. 1. Voorwoord Jaarverslag Raad van Toezicht Inleiding Missie en visie De kernwaarden van Aves 8 4. Organisatie Organigram Toelichting organisatiemodel Jaarplancyclus Uitgangspunten Financieel boekjaar is kalenderjaar De planning- en controlcyclus in schema Toelichting op de processtappen en de documenten Het INK-model Overzicht geledingen Scholen Identiteit Scholing Diploma Openbaar Onderwijs (DOO) Identiteitscommissie Aves Identiteitsdiploma s Nieuw identiteitsconcept Identiteitsbegeleiding op alle Avesscholen Onderwijs Schakelklas Investeren vanuit vermogen: Onderwijsbegeleiding Passend Onderwijs (expertisecentrum) Aves-academie ICT beleidsplan Overgang PO-VO Inspectietoezicht 25 Bestuursjaarverslag 2

3 6.8 Vijfdaagse Hoogbegaafdheid Expertisecentrum Innovatiebudget Personeel Ziekteverzuim Beoordeling directeuren Opleiden in de school Opleiding tot schoolleider Vierslagleren Jaarverslag bedrijfsarts Vervangingsfonds en Eigen Risicodragerschap (ERD) voor vervangingskosten Personeelsgegevens Formatie Continuïteits- en Risicoparagraaf Continuïteitsparagraaf Risicoparagraaf Tijdelijke budgetten Financiën Aanbesteden Ontwikkeling leerlingaantallen Vermogenspositie Exploitatieresultaat Treasurybeleid Prestatiebox Materiële zaken en huisvesting Zonnepanelen Nieuwbouw OBS De Keerkring Uitbreiding SWS De Sprang Uitbreiding SWS De Fladderiep MFA Rutten Organisatie en Vertegenwoordiging Samenwerking BSO en peuterspeelzalen Kwaliteitszorg 50 Bestuursjaarverslag 3

4 11.3 Communicatie Leerling-enquête Samenwerking SCPO Aves ondersteunt Jubileumactie Avesdag De Veer Samenvoeging scholen Klachten Bijlage: Jaarrekening Bestuursjaarverslag 4

5 1. Voorwoord. In dit jaarverslag legt het College van Bestuur graag verantwoording af over het handelen in het lustrumjaar 2015 van Aves. Aldus vastgesteld door het College van Bestuur, Emmeloord, februari Leo Breukel Voorzitter College van Bestuur. Jos Timmermans Lid College van Bestuur. Bestuursjaarverslag 5

6 2. Jaarverslag Raad van Toezicht. Gedurende het verslagjaar bestond de Raad van Toezicht uit de volgende personen: Naam: functie Benoembaar tot: nevenfuncties Dhr. Eric Rijnders Vz Directeur Janivo Stichting, Lid RvT Stichting Clusius College, Lid RvC Rendo NV, Lid RvT Woningstichting Centrada Lid RvT Woningbouwvereniging Helpt Elkander, Lid RvT Stichting Vitus Zuid, Voorzitter Stichting Hooghiemstra / Wittevrouwenbolwerk, Secretaris Stichting STEW, Bestuurslid Stichting DBF, Voorzitter Monumentencommissie Oldebroek, Vice-voorzitter Rekenkamercommissie Huizen, Penningmeester Ouderraad Gymnasium Celeanum. Mw. Judith Kets Vice-vz Werkzaamheden in InterZin BV Dhr. Gerard de Bruin Lid Redacteur Klaverblad, (parochiemagazine) Dhr. Foeke Zeilstra Lid Geen opgave Dhr. Niels Strolenberg Lid Bestuursadviseur Hanzehogeschool Groningen, Toezichthoudend bestuurder Stichting Peuterspeelzalen Hoogeveen, Bestuursvoorzitter D66 Hoogeveen, Commissielid van de Provinciale Staten van Drenthe. Dhr. Cees Tolsma Lid Voorzitter bestuur Windkoepel NOP, Voorzitter RvC Concern v Werk, Lid RvA Van Arendonk/Naaktgeboren LMB De Raad kwam in 2015 vijf keer bijeen in reguliere vergadering, steeds in aanwezigheid van beide leden van het College van Bestuur. Daarnaast hield de Raad op 9 september zijn jaarlijkse evaluatiebijeenkomst, waarin ditmaal onder leiding van Henk Hendriks (B&T) werd terug- en vooruitgeblikt op het functioneren van de Raad als interne toezichthouder. Eveneens op 9 september organiseerde de Raad zijn jaarlijkse strategiebijeenkomst. Beide bijzondere bijeenkomsten werden bijgewoond door zowel de leden van de Raad als de leden van het College van Bestuur. Bestuursjaarverslag 6

7 Onderwerpen van bespreking tijdens de reguliere vergaderingen waren onder meer de kwartaalrapportages van het College van Bestuur, de jaarrekening 2014, de begroting 2016 en de meerjarenbegroting , de onderwijskwaliteit op de scholen, de samenwerking tussen scholen in de kleine kernen, de samenwerking met SCPO, de relatie met de regionale organisaties voor kinderopvang en naschoolse opvang. In elke vergadering stond bovendien, zoals gebruikelijk, een bijzonder thema op de agenda, ingeleid door een gastspreker. Deze thema s waren in 2015: Februari: ICT beleid Aves : Aves vliegt vooruit. In april: Voortgezet Onderwijs. In juni: Heroriëntatie Kindcentrum. In september: Vierslagleren en in december: Mijn onderzoekscentrum en Kindcentrum. Een delegatie uit de Raad (Auditcommissie) sprak in het voorjaar met het College van Bestuur over de concept-jaarrekening 2014 en in het najaar over de concept-begroting Een delegatie uit de Raad (Remuneratiecommissie) voerde in het najaar de periodieke functioneringsgesprekken met de beide leden van het College van Bestuur. In 2016 zal het gaan om de periodieke beoordelingsgesprekken. De uitkomsten van de functionerings- en beoordelingsgesprekken vormen steeds de basis voor concrete werkafspraken ten behoeve van het komende werkjaar en ook voor afspraken over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden zoals die in het komende werkjaar zullen gelden. Op individuele basis namen leden van de Raad gedurende het verslagjaar deel aan informatieve bijeenkomsten over ontwikkelingen in de sector en educatieve bijeenkomsten rond het toezichthouderschap als zodanig. Door middel van deze permanente educatie willen de leden van de Raad de kwaliteit van hun functioneren blijven versterken en borgen. Op 25 november 2015 hield de Raad zijn jaarlijkse bijeenkomst met de GMR. Op de agenda stond een groot aantal onderwerpen, waaronder de nieuwe cao, samenwerking SCPO, Social Media, Kindcentra en speerpunten voor Op 29 april hield de Raad zijn bijeenkomst met de gezamenlijke Directeuren. Op de agenda stonden onder meer ICT, innovatiebudget, PO, werkbezoeken, relatie CvB/DB en de cao. Leden van de Raad brachten in de loop van het jaar werkbezoeken aan De Wissel, De Ark en de St. Josephschool. Begin december sprak een delegatie van de Raad met een delegatie van de Raad van Toezicht van SCPO over de mogelijkheden tot verdere samenwerking. De Raad conformeert zich aan de Code Goed Bestuur voor het Primair Onderwijs. Eric Rijnders Voorzitter Raad van Toezicht Bestuursjaarverslag 7

8 3. Inleiding. 3.1 Missie en visie De missie van Aves: Aves betekent Klasse der Vogels. Een metafoor die goed bij ons past. De vogel behoudt het overzicht en is zorgzaam. Zij bouwt een warm nest voor haar jongen, voert ze en voedt ze op tot zelfstandigheid. De vogel ontwikkelt en stimuleert het aangeboren talent van elk jong, leert hen vliegen en geeft hen uiteindelijk de vrijheid. Aves geeft talent echt vleugels De visie van Aves Aves biedt een grote verscheidenheid in identiteitsgebonden basisonderwijs. Ouders en kinderen kunnen daardoor altijd dichtbij huis kiezen voor een school die aansluit bij hun levensbeschouwing. Alles wat je aandacht geeft, groeit. Vanuit die gedachte maken de scholen van Aves werk van het ontwikkelen van elk kind. En natuurlijk ook van talentontwikkeling bij alle medewerkers. 3.2 De kernwaarden van Aves Aves biedt verscheidenheid Aves vindt keuze belangrijk. Op het gebied van identiteit en van onderwijsconcept. Daarom zorgen we ervoor dat elk kind in de buurt het onderwijs kan volgen dat bij hem of haar past Aves is sprankelend Aves daagt leerkrachten uit het beste van zichzelf te geven en te leren van elkaar. Leren met lef staat centraal en alle medewerkers doen met hun hart. Die passie stimuleert leerlingen Aves verbindt De scholen van Aves zijn prettige locaties waar goed onderwijs wordt gegeven in een veilige en vertrouwde omgeving. Daarnaast is de school ook een ontmoetingsplaats voor mensen, culturen, meningen, mogelijkheden en verwachtingen Aves ontwikkelt talent Talenten vind je overal en op elk gebied. In de klas en ervoor. In het management en bestuurlijk. Maatwerk, deskundigheid en resultaat gaan hand in hand bij talentontwikkeling door leer kracht Aves is evenwichtig Door bovenschools samen te werken, kunnen alle Aves-school excelleren op hun eigen gebied. Een stabiele en evenwichtige basis zorgt voor een duidelijke structuur, vertrouwen en de zekerheid van kwaliteit en continuïteit. Bestuursjaarverslag 8

9 4. Organisatie. 4.1 Organigram Raad van Toezicht Identiteitscommissie GMR College van Bestuur Directeurenberaad Staf MR Directeur SAC / Klankbord Team Activiteiten- Vereniging Legenda: wettelijk geregeld middels WMS hiërarchische lijn advieslijn voordrachtslijn Informeel (school) Formeel (WMS) Lijnfuncties Adviesorgaan Bestuursjaarverslag 9

10 4.2 Toelichting organisatiemodel Lijnfuncties De Raad van Toezicht (RvT) De RvT is belast met het toezicht op, en de advisering van het College van Bestuur (CVB). Daarnaast verleent de RvT goedkeuring aan het (meerjaren-) strategisch en financieel beleid en stelt de statuten en reglementen vast. Als laatste is de RvT verantwoordelijk voor het benoemen en ontslaan van de leden van het CvB. De RvT bestaat uit zes leden. Leden van de RvT hebben zitting voor een tijdvak van vier jaren, volgens een op te stellen rooster van aftreden. Een volgens het rooster aftredend lid van de RvT is voor maximaal één periode van vier jaren herbenoembaar. College van Bestuur (CvB) Het College van Bestuur bestaat uit twee of meerdere professionele bestuurders. Het CvB is integraal verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van Aves en belast met de voorbereiding, vaststelling, uitvoering en evaluatie van het beleid op stichtingsniveau. Het CvB laat zich bijstaan door een eigen staf en externe partijen. Het CvB is verantwoordelijk voor de totale tichting. Directeuren De directeur is integraal verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de school en belast met de voorbereiding, vaststelling, uitvoering en evaluatie van het beleid op schoolniveau. Hij/zij is daarmee de eerst aangewezen gesprekspartner van zowel het team, de MR, de SAC als de activiteitenvereniging. De overige taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn conform het managementstatuut. De directeur van de school is verantwoording schuldig aan het CvB Advies en beleidsondersteunende geledingen Identiteitscommissies Het CvB wordt ondersteund door twee identiteitscommissies. In de regel vergaderen de commissies gezamenlijk. De commissies behartigen de godsdienstige en levensbeschouwelijke aspecten en identiteit van het katholieke, oecumenische, openbare en samenwerkingsonderwijs. Directeurenberaad De betrokkenheid van directeuren bij Aves krijgt vorm in de adviserende en ondersteunende zin middels het Directeurenberaad. Het Directeurenberaad blijft daarmee, naast de RvT en de GMR, een belangrijk overlegorgaan voor het CvB daar waar het gaat om de stichtingsbrede beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie (voorafgaande aan de definitieve besluitvorming erover). Staf/Onderwijsbureau Het CvB wordt ondersteund door het bestuurskantoor. Ten behoeve van de ondersteuning van zowel de afzonderlijke scholen als van Aves wordt gewerkt met uniforme producten en diensten. Het CvB organiseert de ondersteuning door de inzet van zowel de staf als van medewerkers van het Onderwijsbureau Meppel. Bestuursjaarverslag 10

11 Schooladviescommissie (SAC) (alleen aanwezig op katholieke en oecumenische scholen) Binnen de katholieke en oecumenische scholen krijgt de ouderbetrokkenheid vorm in een adviserende rol in de vorm van de SAC, de schooladviescommissie. Ouders richten zich in deze rol specifiek op de kwaliteit van het onderwijs, de opvoeding en de levensbeschouwelijke identiteit, maar kunnen tevens gevraagd en ongevraagd adviseren over alle andere aangelegenheden de school betreffende. Activiteitenvereniging De door de activiteitenvereniging te organiseren activiteiten worden overlegd met de directeur conform het eigen reglement, waarin tevens duidelijk de taken en overlegstructuren zijn weergegeven. De activiteitenvereniging heeft het recht om een voordracht te doen voor een zetel in de SAC. De activiteitenvereniging organiseert zich als een vereniging en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Gemeenschappelijke Medezeggenschaps Raad (GMR) Het CvB overlegt met de GMR over bovenschoolse zaken conform het vastgestelde GMRreglement. Het advies- en instemmingsrecht van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad zal daarbij gerespecteerd worden. Daarnaast kan de GMR het CvB met gevraagd of ongevraagd advies bijstaan. Medezeggenschaps Raad (MR) De directeur overlegt met de MR over schoolse zaken conform het vastgestelde reglement. Het advies- en instemmingsrecht van de medezeggenschapsraad zal daarbij gerespecteerd worden. Daarnaast kan de MR de directeur met gevraagd of ongevraagd advies bijstaan. 4.3 Jaarplancyclus Het kader voor de planning- en controlcyclus wordt gevormd door elementen uit het model Policy Governance en het model van Participatief besturen: Er wordt een scheiding aangebracht tussen enerzijds het toezicht en anderzijds het besturen; Het toezicht wordt uitgevoerd door de Raad van Toezicht (RvT); Het besturen van de organisatie is gemandateerd aan professionele bestuurders in een College van Bestuur (CvB); Er is in alle lagen binnen de organisatie voldoende ruimte voor ondernemerschap, initiatief en innovatie; Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden daar waar mogelijk zo laag mogelijk in de organisatie gelegd met de daarbij behorende verantwoordingsplicht (resultaatverplichting); De planning- en controlcyclus is gebaseerd op het planmatig handelen: plannen (Plan), uitvoeren (Do), controleren (Check) en verbeteren (Act). De planning- en controlcyclus begint bij een helder omschreven missie, visie en strategie, zowel op stichtingsniveau als op schoolniveau (sturen op toetsbare taakstelling); Bestuursjaarverslag 11

12 Aves biedt binnen haar kaders elke school voldoende ruimte om eigen beleid te voeren, m.a.w. daar waar mogelijk worden de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd; Elke school kent een eigen onderwijskundige identiteit gebaseerd op een dialoog en de reflectie met alle relevante betrokkenen in en rondom de school. 4.4 Uitgangspunten Alle geledingen binnen de hiërarchische lijn hebben informatie nodig om te kunnen bewaken in hoeverre de geformuleerde strategische doelen worden gehaald: De RvT heeft verantwoordingsinformatie nodig van het CvB ten behoeve van de controle op de uitvoering van het (meerjaren) strategisch en financieel beleid (toezichtstaak); Het CvB heeft verantwoordingsinformatie nodig van de directeuren en van externe partijen ten behoeve van de controle op de uitvoering van het (meerjaren) strategisch en financieel beleid (sturingstaak); De directeur heeft verantwoordingsinformatie nodig van de medewerkers op de school en externe partijen ten behoeve van de sturing van de school; De planning- en controlcyclus biedt handvatten en instrumenten voor de RvT, het CvB en de directeuren om in control te zijn van hun organisatie(-onderdeel); De aansturing (planning) is georganiseerd middels het meerjaren Bestuursplan van Aves (vierjarig). De verantwoording (control) is vanuit de basis georganiseerd. Medewerkers op de school verantwoorden zich aan de directeur, de directeur aan het CvB en het CvB aan de RvT; De missie, visie en de strategie van Aves zijn bepalend voor de verdeling van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en daarmee voor de inhoud van de managementinformatie. In het managementstatuut staan de bevoegdheden omschreven; Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden vertaald in standaard formats c.q. modellen voor de verantwoordingsinstrumenten; Stuurinformatie dient zoveel mogelijk tot hoofdlijnen beperkt te worden, voorzien van heldere analyses en (bijgestelde) prognoses aangaande de resultaten; De kwaliteit van de documenten is zodanig dat deze tevens bruikbaar zijn voor externe verantwoording (meervoudig publieke verantwoording). 4.5 Financieel boekjaar is kalenderjaar Aves werkt met een cyclus gebaseerd op het kalenderjaar: Er is sprake van aansluiting op het boekjaar en de denkwijze m.b.t. de begroting; Er is sprake van aansluiting van het boekjaar op het verantwoordingsjaar van het ministerie; Er is doorgaans aansluiting op de subsidiestromen v.w.b. de (middel)lange termijn; De jaarlijkse benchmark sluit aan op de landelijke benchmark; Het personele deel van de begroting is bewerkelijker (schooljaaroverstijgend). Bestuursjaarverslag 12

13 4.6 De planning- en controlcyclus in schema 1. Missie, Visie en Strategie 2a. Bestuursplan meerjaren strategisch beleid 2b. Bestuursjaarplan concretisering stichtingsbeleid voor het komend schooljaar Verbeteren (Act) Plannen (Plan) 3a. Schoolplan meerjaren strategisch en financieel beleid op schoolniveau 3b. Schooljaarplan concretisering schoolbeleid voor het komend schooljaar 6. Verbeterplannen naar aanleiding van de evaluatie (stichtings- en schoolniveau) 4a. Schooljaarverslag incl. 4b. Integrale Management Rapportage verantwoording beleid/begroting versus realisatie Uitvoering school: o.b.v. het schooljaarplan inzetten van personeel en middelen 5a. Bestuursjaarverslag Verslaglegging en externe verantwoording (o.a. min. OC&W, inspectie, gemeente, medewerkers, ouders en overige stakeholders) 5b. Bestuursrapportages Verslaglegging en interne verantwoording aan Raad van Toezicht Evalueren (Check) Uitvoeren (Do) Bestuursjaarverslag 13

14 4.7 Toelichting op de processtappen en de documenten stap 1: Missie, visie en strategie Het CvB is belast met het formuleren van de missie, de visie en de strategie van Aves. Het CvB zal zich daarbij laten adviseren door het Directeurenberaad. De RvT verleent goedkeuring aan de missie, visie en de strategie stap 2a: Bestuursplan Op basis van missie, visie en strategie worden de te behalen strategische doelen voor de komende vier jaren geformuleerd. Deze doelstellingen worden vastgelegd in het bestuursplan (meerjaren strategisch en financieel beleidsplan). Het bestuursplan wordt, in samenwerking met de directeuren, voorbereid door het CvB. De RvT keurt het bestuursplan goed. De GMR heeft voor wat betreft het bestuursplan instemmingsrecht stap 2b: Bestuursjaarplan Het bestuursplan wordt uitgewerkt in een bestuursjaarplan van de stichting. Het bestuursjaarplan wordt, in samenwerking met de directeuren, voorbereid door het CvB. Naast de doelstellingen uit het bestuursplan kunnen in het bestuursjaarplan actuele en/of onvoorziene doelen worden opgenomen. Het bestuursjaarplan beperkt zich tot de veranderonderwerpen voor dat jaar. De GMR heeft voor wat betreft het bestuursjaarplan instemmingsrecht Stap 3a: Schoolplan De directeur formuleert, binnen de kaders van Aves, het beleid op schoolniveau. Op basis van het bestuursplan stelt de directeur een schoolplan op. Naast de bestuursdoelen verwoordt de directeur het schoolbeleid voor de komende vier jaren. Het schoolplan voldoet aan de wettelijke voorschriften. De directeur legt het schoolplan ter instemming voor aan de Medezeggenschapsraad (MR) van de school. Indien van toepassing wordt het schoolplan ook ter advisering voorgelegd aan de SAC stap 3b: Schooljaarplan Op basis van het schoolplan stelt de directeur een schooljaarplan op. Naast de doelstellingen uit het schoolplan kunnen in het schooljaarplan actuele en/of onvoorziene doelen worden opgenomen. Het schooljaarplan bevat mogelijk ook elementen vanuit het bestuursjaarplan. Het schooljaarplan beperkt zich tot de veranderonderwerpen voor dat jaar. De directeur laat zich adviseren door de SAC. Het CvB stelt vervolgens vast of het schooljaarplan binnen de kaders van de Stichting valt. De MR heeft voor wat betreft het schooljaarplan instemmingsrecht Stap 4a: Jaarverslag Interne verantwoording: De directeur is, onder verantwoordelijkheid van het CvB, belast met de interne verantwoording in de vorm van het schooljaarverslag. Hij maakt daarbij gebruik van de Bestuursjaarverslag 14

15 door t Onderwijsbureau Meppel aangeleverde administratieve gegevens. Het schooljaarverslag wordt door de directeur besproken met het team en ter advisering voorgelegd aan de SAC en de MR. De MR heeft voor wat betreft het financieel jaarverslag adviesrecht. Het schooljaarverslag kent in ieder geval de volgende elementen: Identiteit, Onderwijs, Personeel, Financiën, Materiële Zaken, Organisatie en Vertegenwoordiging. Externe verantwoording: De directeur is, onder verantwoordelijkheid van het CvB, belast met de externe verantwoording aan o.a. de onderwijsinspectie. Op stichtingsniveau wordt zowel het Financieel jaarverslag (Elektronische Financiële Jaarrekening) als het Bestuursjaarverslag samengesteld door het CvB. De GMR heeft voor wat betreft het Financieel jaarverslag adviesrecht stap 4b: Integrale Management Rapportages (IMR s) De directeur stelt minimaal eenmaal per jaar vast of de beoogde resultaten behaald worden c.q. behaald zijn. Dit geschiedt onder meer met behulp van Tobias (management-informatiesysteem). De door de directeur opgestelde managementrapportage (Integrale Management Rapportage) wordt besproken met het team en aansluitend ter advisering voorgelegd aan de SAC. De directeur bespreekt eenmaal per jaar met het CvB de integrale managementrapportage. De Integrale Management Rapportage beslaat alle organisatie- en resultaatgebieden uit het INK-model (Instituut voor Nederlandse Kwaliteit). In dit gesprek legt de directeur verantwoording af aan het CvB over al dan niet gerealiseerde beleidsdoelen. Onderwerpen die besproken worden in het monitorgesprek van het najaar zijn: de IMR, het schoolplan (één keer in de 4 jaar) én het schooljaarplan voor het komende kalenderjaar. Separaat van het jaarverslag incl. de IMR wordt in het najaar de meerjarenbegroting, inclusief het formatieplan van de school, besproken met de directeur en vastgesteld door het CvB Stap 5a: Bestuursjaarverslag Interne verantwoording: Het College van Bestuur is belast met de interne verantwoording in de vorm van het bestuursjaarverslag, waaronder het financieel jaarverslag. Het CvB maakt daarbij gebruik van de door t Onderwijsbureau Meppel aangeleverde administratieve gegevens en van gegevens vanuit de scholen. Het bestuursjaarverslag wordt door het CvB ter controle voorgelegd aan de accountant en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht. De GMR heeft voor wat betreft het Financieel jaarverslag adviesrecht. Het bestuursjaarverslag kent in ieder geval de volgende elementen: Identiteit, Onderwijs, Personeel, Financiën, Materiële Zaken, Organisatie en Vertegenwoordiging. Als verantwoordingsdocument gaat het bestuursjaarverslag naar het Ministerie van OC&W en tevens naar de Gemeente NOP in verband met de openbare scholen in die gemeente. Externe verantwoording: Het CvB maakt naar aanleiding van het bestuursjaarverslag een beknopte versie van het jaarverslag voor verspreiding onder medewerkers, ouders en stakeholders. Dit beknopte verslag is het Jaarbericht van het College van Bestuur. Aves vindt het belangrijk om zich jaarlijks naar de stakeholders in brede zin te verantwoorden. Bestuursjaarverslag 15

16 4.7.9 Stap 5b. Bestuursrapportages Jaarlijks legt het CvB tweemaal een bestuursrapportage voor aan de RvT en tevens per kwartaal een financiële bestuursrapportage stap 6: Verbeterplannen naar aanleiding van de evaluatie Na de verantwoordingsfase wordt vastgesteld of het Schooljaarverslag aanleiding geeft om op schoolniveau (stap 3a) of stichtingsniveau (stappen 1 en 2a) het meerjarenbeleid bij te stellen. Bijstellingsvoorstellen ten behoeve van het schoolplan worden besproken met zowel het team als de SAC en MR. Aansluitend formuleert de directeur de bijstelling. Deze bijstellingen worden (incl. de adviezen van de SAC en MR) ter vaststelling voorgelegd aan het CvB. De MR heeft voor wat betreft het meerjarenbeleid instemmingsrecht. Bijstellingsvoorstellen ten behoeve van het bestuursplan worden door het CvB besproken in het Directeurenberaad. Aansluitend wordt door het CvB de bijstelling geformuleerd. Deze bijstellingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de RvT. De GMR heeft voor wat betreft het meerjarenbeleid instemmingsrecht. Onderwerpen die besproken worden in het monitorgesprek van het voorjaar (april) zijn: het financieel jaarverslag (jaarrekening) van het voorgaande kalenderjaar. De IMR wordt afgestemd op de formats c.q. modellen ten behoeve van het school(jaar)plan en -verslag. Daarbinnen zijn kengetallen ontwikkeld die de onderwerpen in de plannen meetbaar maken (ook niet-financiële kengetallen). Bestuursjaarverslag 16

17 4.8 Het INK-model plan do check Management van medewerkers Waardering door medewerkers Leiderschap Strategie en beleid Management van processen Waardering door klanten Eindresultaten Management van middelen Waardering door maatschappij act Verbeteren en vernieuwen organisatiegebieden resultaatgebieden De organisatie stelt haar plannen en doelen vast, voert activiteiten uit en meet haar resultaten. Vervolgens worden de resultaten teruggekoppeld en maatregelen genomen die tot nieuwe plannen en activiteiten leiden. Dit is de concretisering van het cyclische PDCA-model. Ook binnen de verschillende aandachtsgebieden kan dezelfde cyclus worden toegepast. Bijvoorbeeld beleidsplannen worden geëvalueerd, getoetst en verbeterd. Dit continue verbeterproces vindt dus integraal en in elk aandachtsgebied plaats. De kern van het INK-model wordt gevormd door het werken aan de samenhang en groei op alle aandachtsgebieden van het model. Wij onderscheiden vijf organisatiegebieden en vier resultaatgebieden en het aandachtsgebied verbeteren en vernieuwen. In de organisatiegebieden wordt beschreven hoe de organisatie is ingericht; ook wordt er informatie aangereikt in welke richting de organisatie zich zou kunnen verbeteren. In de resultaatgebieden worden de strategisch relevante maatstaven gekozen en wordt vastgesteld wat feitelijk is gerealiseerd. Het tiende aandachtsgebied is de feedbackloop waarin centraal staat of en in hoeverre de organisatie leert van de ervaringen en behaalde prestaties en naar nieuwe mogelijkheden zoekt om doelen te behalen. Heel belangrijk is de samenhang tussen de tien aandachtsgebieden. Bestuursjaarverslag 17

18 4.9 Overzicht geledingen Raad van Toezicht Dhr. E. Rijnders Mw. J. Kets-Vroegop Dhr. G. de Bruin Dhr. C. Tolsma Dhr. N. Strolenberg Dhr. F. Zeilstra Functie Voorzitter Vice-voorzitter Lid Lid Lid Lid College van Bestuur Dhr. L. Breukel Dhr. J. Timmermans Functie Voorzitter Lid Gemeenschappelijke medezeggenschapsraad O/L OB/RK Functie Mevr. A. Wijnands Lkr. RK Voorzitter Mevr. S. Bosman / Mevr. D. Zuidema Ouder RK Vice-voorzitter Mevr. M. de Jong Lkr. OB Lid Mevr. A. Rozendal Ouder OB Lid Dhr. R. Heeringa Ouder OB Lid Dhr. J. Ouderling Ouder RK Lid Mevr. I. Heida Lkr. OB Lid Mevr. M. Merks / Dhr. A. Aussies Lkr. RK Lid Staf en administratieve ondersteuning Mevr. A. v. Keulen Mevr. L. Quak Dhr. H. Snelder Mevr. J. Staring Dhr. J. Swart Dhr. R. Heupink Mevr. A. Timmermans-Scholtens Functie Secretariaat / Organisatie Secretariaat / Onderwijs / PZ Adviseur CvB I&O HRM-adviseur Administratie en ICT beheer ICT onderwijs Coördinator Werkplekleren Bestuursjaarverslag 18

19 4.10 Scholen Scholen Plaats directeur Sws De Fladderiep Kraggenburg Mevr. Anne-Marie van Fraeijenhove Rkbs De Horizon Ens Dhr. Fred Lübbers Kbs Mariabasisschool Marknesse Mevr. Paulien Elshof ( tot ) Dhr. Dick Bakker (vanaf ) SWS Titus Brandsmaschool Nagele Mevr. Paulien Elshof Kbs Mariaschool Tollebeek Mevr. Ella v.essen ( tot ) Mevr. Sandra v.d. Tempel ( tot ) Kbs Jan Roothaanschool SWS Fondali Creil Dhr. Dick Bakker ( tot ) Dhr. Theo Oosterveld (vanaf ) Kbs Dr. Schaepmanschool Kampen Dhr. Louis Braakhuis Kbs St. Martinusschool Vollenhove Mevr. Marleen Aalberts Oec. bs De Ark Espel Mevr. Tineke Bruin Kbs Mgr. Zwijsenschool Kampen Dhr. Peter Krijgsman Kbs Albert Schweitzer Emmeloord Mevr. Coby van der Meulen Kbs St. Josephschool Emmeloord Mevr. Margret Omtzigt Kbs St. Paulusschool Rutten Mevr. Truus Vegterlo SWS De Wending Bant Mevr. Ella v. Essen Mevr. Sandra v.d. Tempel ODS De Springplank Creil Dhr. Theo Oosterveld (interim tot ) OBS De Carrousel Emmeloord Dhr. Klaas Hadderingh OBS Roderik van Voorst Emmeloord Heleen Wijnhoud ( per ) OBS De Keerkring Emmeloord Dhr. Jan Adema OJS De Zevensprong Emmeloord Dhr. Auke Swart ODS Windkracht 10 Emmeloord Mevr. Vivian Tevreden OBS De Regenboog Ens Mevr. Henriëtte Wentink SWS De Klipper Luttelgeest Mevr. Monique den Dekker OBS De Driesprong Marknesse Mevr. Vivian Tevreden AZS De Wissel Luttelgeest Mevr. Ella v.essen Mevr. Sandra v.d. Tempel ODS Ir. A.P. Minderhoud SWS De Sprang Tollebeek Mevr. Aleida de Leeuw (per ) Bestuursjaarverslag 19

20 5. Identiteit. 5.1 Scholing Diploma Openbaar Onderwijs (DOO) In 2011 is Aves gestart met de scholing van de eerste groep leerkrachten binnen openbare scholen in het kader van het Diploma Openbaar Onderwijs (DOO). Het curriculum van deze opleiding is in overleg van het CvB van Aves met de Vereniging voor Openbaar Onderwijs (VOO) tot stand gekomen. Aves is hiermee landelijk de eerste stichting die dit diploma heeft ingesteld voor al haar leerkrachten op de openbare scholen. In het voorjaar van 2015 heeft de laatste groep de opleiding afgerond. Nagenoeg alle zittende leraren van de openbare scholen hebben deelgenomen aan de cursus Diploma Openbaar Onderwijs. Daarmee heeft het CvB uitvoering gegeven aan één van haar doelstellingen uit het strategisch beleidsplan De inventarisatie in 2015 geeft aan dat ruim 80% van de leerkrachten aan de openbare scholen het diploma heeft behaald. 5.2 Identiteitscommissie Aves De identiteitscommissie van Aves heeft in x vergaderd. Daarnaast is een bezoek gebracht aan SWS De Fladderiep in Kraggenburg, de eerste school van Aves die drie richtingen in haar identiteit verenigt. Het jaarverslag van Aves is besproken en er is een eigen jaarverslag 2014 is opgesteld. Het jaarverslag van de identiteitsbegeleiders is besproken. Jenneke Zelhorst gaat de commissie versterken als afgevaardigde van de GMR-openbaar. De identiteitscommissie adviseert het CvB en bewaakt de uitwerking en vormgeving van de identiteit van de stichting en de scholen zeer consciëntieus. 5.3 Identiteitsdiploma s Gewenst resultaat in bestuursjaarplan 2015: Op 1 augustus 2015 is minimaal 90% van alle leerkrachten van de Avesscholen in het bezit van een identiteitsdiploma dat aansluit bij de denominatie van de school waarop die leerkracht werkzaam is. Resultaat: Dit doel is niet volledig maar wel grotendeels behaald. Bij zowel de openbare, katholieke, samenwerkings- en oecumenische scholen ligt het percentage ruim boven de 80%. In verband met doorlopende instroom, mobiliteit en andere verplichtingen zal nooit 100% van de doelgroep in het bezit zijn van een passend identiteitsdiploma. Zodra er, eventueel gecombineerd met andere besturen, een groep kan worden georganiseerd, zal er in de regio een cursus worden gepland. Bestuursjaarverslag 20

21 5.4 Nieuw identiteitsconcept Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Per 1 augustus 2015 is er een plan van aanpak opgesteld dat aansluit bij de besluiten die genomen zijn door het CvB over de resultaten van de werkgroep Identiteit in openbare scholen. Per 1 augustus 2016 is binnen het onderwijsprogramma van elke groep op alle scholen tijd ingeruimd voor identiteitsgebonden onderwijsactiviteiten in de klas, gegeven door de eigen groepsleerkracht. Resultaat: Er is niet alleen een plan opgesteld maar er is ook sterk gestart met een pilot waarin maar liefst 5 scholen begonnen zijn met de z.g. lessen Leren Leven. Gedurende het proces zijn diverse aanpassingen in de plannen aangebracht: De projectgroep is aangevuld met een vertegenwoordiger van het Dienstencentrum HVO/GVO. Onder de projectgroep is een werkgroep geformeerd die themaprojecten samenstelt voor de lessen Leren leven. De lessen worden gegeven door HVO, GVO en IVO-medewerkers é door de leerkrachten. Na elk project worden de uitvoerenden bevraagd. Na 3 projecten zijn er ook vragen voor ouders en kinderen. Voor dit Aves-project bestaat landelijke belangstelling en er is medewerking van VOS/Abb, het Dienstencentrum HVO/GVO en t Onderwijsbureau Meppel. De projectgroep bestaat uit mensen van deze organisaties. Om evenwichtige projecten te kunnen maken is voor het openbare deel een expert ingehuurd. In elk thema komen verhalen uit diverse religies en culturen aan bod waarmee we aan willen geven dat samenleven en zorg voor elkaar overal belangrijk worden gevonden. We willen zo ook op dit gebied een rijke leeromgeving creëren; we denken daarmee integrerend te werken en hopen op deze manier kinderen ideeën en houvast te bieden in onze multiculturele samenleving. 5.5 Identiteitsbegeleiding op alle Avesscholen Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Aan het eind van 2015 is voor directeuren en teams op samenwerkingsscholen duidelijk op welke wijze zij adequaat ondersteund worden in de komende jaren 2016 en 2017 om de identiteit van de samenwerkingsschool verder gestalte te geven. Per 1 augustus 2016 is op alle Avesscholen identiteitsbegeleiding een vast onderdeel van het jaarlijks scholingsprogramma voor teams. Resultaat: De identiteitsbegeleiding is in 2014 is vormgegeven conform de eerder gemaakte afspraken daarover. Elke katholieke, oecumenische en samenwerkingsschool heeft vanaf 2014 Bestuursjaarverslag 21

22 identiteitsbegeleiding ontvangen. Jacqueline Huizigina heeft een jaarverslag over deze identiteitsbegeleiding in schooljaar aangeleverd. Door het CvB en de Identiteitscommissie is dit verslag besproken en positief beoordeeld. Voor de begeleiding van de openbare scholen en het openbare deel van de samenwerkingsscholen is Aves er nog niet in geslaagd om een adequate begeleiding te vinden. Wel worden in de pilotscholen de projecten door de leerkrachten, samen met de HVO/GVO leerkrachten, voorbereid. Bestuursjaarverslag 22

23 6. Onderwijs. 6.1 Schakelklas Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Op 1 januari 2016 wil Aves deze doelgroep weghalen uit het AZS en onderbrengen in drie klassen in het zogenaamde expansievat in Emmeloord. Eind 2016 zal Aves evalueren of dit tot een verbetering leidt bij deze doelgroep. Belangrijk is dan de tevredenheid van kinderen en ouders en het verkleinen van de lestijdperiode in deze klassen. Resultaat Geregeld komen er op scholen kinderen die de Nederlandse taal niet machtig zijn. Vaak zijn dit kinderen van Oost-Europese werknemers. Aves heeft op AZS De Wissel een zogenaamde schakelklas, waar deze kinderen gedurende een aantal maanden tot een jaar een intensieve taalcursus kunnen krijgen. Daarna gaan ze uiteraard weer naar een reguliere basisschool. Met andere schoolbesturen in en rond de gemeente Noordoostpolder zijn afspraken gemaakt waardoor ook kinderen van andere besturen deel kunnen nemen aan deze voorziening. Vanwege de toename van vluchtelingen wordt er een andere locatie gezocht. Die is gevonden. Per 2016 zijn de schakelkinderen ondergebracht in het expansievat in Emmeloord. 6.2 Investeren vanuit vermogen: Onderwijsbegeleiding Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Uiterlijk op 1 januari 2017 komen tot een invulling van de vacature van de functie Adviseur Onderwijs & Identiteit van het CvB. De invulling doen met participatie van de directeuren middels het DB. Een verdiepingstraject op het gebied van Onderwijs, waarbij bovenstaand gedachtegoed uitgangspunt blijft. Een al dan niet tijdelijke (externe?) begeleiding hierbij op universitair/wetenschappelijk niveau. Het functieboek wordt eventueel aangepast. Resultaat Het DB is in 2015 betrokken bij de eerste gedachtevorming over de invulling van de vacature. Aan de hand van die opbrengsten gaan we in 2016 de invulling verder vorm geven. 6.3 Passend Onderwijs (expertisecentrum) Augustus 2014 was de invoeringsdatum van Passend Onderwijs. Voor de regio waarin Aves werkt is het van belang dat scholen in staat worden gesteld om hun verwijzingspercentage terug te dringen. Op die manier kan de benodigde ondersteuning blijvend worden vormgegeven. De ervaring is dat de verwijzingspercentages inderdaad teruglopen. Alle kinderen met een zogenaamd rugzakje voor extra ondersteuning hebben dezelfde ondersteuning gekregen. Dat blijft zo totdat ze de school verlaten. Voor nieuwe ondersteuningsvragen komt er zodoende geld vrij. Het is aan de school om die effectief in te zetten. Bestuursjaarverslag 23

24 Het ondersteuningsplan is door de OPR geaccordeerd. Ook de financiële paragraaf is akkoord bevonden. De inspectie heeft het bestuur van het SWV bezocht en een rapport gegeven met bevindingen. De aanbevelingen van de inspectie zijn reeds geëffectueerd. 6.4 Aves-academie Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Van en met elkaar leren krijgt een belangrijke plek in het aanbod. Het scholingsaanbod van Aves dekt aantoonbaar minimaal 500,- per medewerker om in te zetten voor scholing en ontwikkeling, uiteraard ook gerelateerd aan organisatie- en schooldoelen. (Directeuren per jaar 2.000,-) Het aanbod van de Aves-academie krijgt per een plaats op het nieuwe Avesplein en zal vanaf 1 augustus 2018 volledig gedigitaliseerd zijn. Resultaat Een groot deel van de scholingen wordt samen met medewerkers van omliggende besturen bijgewoond. Per medewerker van Aves is in 2015 ruim 700,- uitgegeven aan scholing. 6.5 ICT beleidsplan Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Voor 1 januari 2016 heeft elke school een eigen ICT-beleidsplan als afgeleide van het Aves-ICT beleidsplan opgesteld. Scholen formuleren hierin hun visie op onderwijs, waarbij ICT als toegevoegde waarde wordt ingezet en niet als middel. Vóór 1 januari 2016 is er een implementatie- en Investeringsplan opgesteld door de bovenschoolse ICT-er. Scholen hebben zichzelf vóór 1 januari 2016 ingedeeld binnen de ingestelde categorieën uit het Aves ICT beleidsplan. De bovenschoolse ICT-er formuleert vóór 1 januari 2016 de gewenste ICT-basisvaardigheden voor leraren binnen Aves en brengt de daarbij behorende scholingsbehoeften in kaart. De financiële consequenties van de invoering van de ICT-beleidsplannen op stichtingsniveau én op schoolniveau zijn verwerkt in de begroting Resultaat Elke school heeft een eigen ICT-plan en heeft een keuze gemaakt voor de categorie. De begroting 2016 heeft een post om tot aanschaf van de tablets over te gaan. Ze worden in 2016 en 2017 uitgerold. Één jaar eerder dan oorspronkelijk gepland. Bestuursjaarverslag 24

25 6.6 Overgang PO-VO Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Vóór 1 januari 2016 is er een proef gedaan waarbij enkele PO scholen en de desbetreffende VO scholen de leerlingvolgsystemen van de PO scholen en de VO scholen gekoppeld hebben via OSO en zijn de leerling-dossiers van leerlingen uit groep 8 digitaal overgedragen. Vóór 1 januari 2017 zijn de leerlingvolgsystemen van de Avesscholen en de VO scholen gekoppeld via OSO en zijn de leerling-dossiers van leerlingen uit groep 8 digitaal overgedragen. Resultaat De proef is uitgevoerd. Er zijn technische aanpassingen nodig. Onderwerp loopt door in de komende jaren. 6.7 Inspectietoezicht Binnen Aves zijn in 2015 alle scholen ondergebracht onder regulier toezicht. Dat betekent dat de stichting geen scholen kent met het predicaat zwak of zeer zwak. 6.8 Vijfdaagse Achttien Avesdirecteuren en twee bestuurders zijn op studiereis geweest naar Finland, het land dat op onderwijsgebied hoog aangeschreven staat. Meteen na aankomst zaten ze al op het ministerie van onderwijs. In de dagen die volgden werden bezoeken gebracht aan diverse basisscholen, een internationale school en de lerarenopleiding. Wat maakt het Finse onderwijs nou zo bijzonder? Een korte opsomming; kinderen zijn vanaf 7 jaar leerplichtig en zitten tot hun 16e jaar op de basisschool. De leerkrachten zijn allemaal academisch geschoold en werken fulltime. De specialisatie van de leerkracht, bijv. sport, handvaardigheid, muziek, wordt optimaal benut door de hele school. Er wordt veel personeel ingezet, de klassenleerkracht, vakleerkracht, remedial teacher, wekelijks een psycholoog, schoolverpleegkundige en maatschappelijk werker over de vloer. Geen inspectie en geen Citotoetsen. Er is veel aandacht voor gezondheid en veiligheid. Veel buitenactiviteiten en elke dag een gezonde verse warme maaltijd op school. De slotconclusie; prachtige leerzame reis, waardevolle contacten en onze leerkrachten in de polder doen het zo gek nog niet! Finland mag ook bij ons komen kijken. Moi moi (tot ziens). 6.9 Hoogbegaafdheid Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Op 1 augustus 2015 kunnen leerkrachten hoogbegaafde kinderen herkennen. Scholen gebruiken daarvoor het instrument DHH. Per 1 augustus 2015 kunnen leraren excellente en hoogbegaafde kinderen diagnosticeren. Aanpassingen binnen het curriculum; doorgaande lijn met passend aanbod voor meer- en hoogbegaafde kinderen bij alle scholen. Bestuursjaarverslag 25

26 Resultaat Elke school heeft een eigen coördinator (hoog)begaafdheid. Alle scholen werken met het DHH, een systeem om hoogbegaafdheid vast te stellen Expertisecentrum Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Het CvB van Aves heeft als maximum verwijzingspercentage voor het SBO 2% vastgesteld en voor verwijzing naar het SO 1,7%. Het expertisecentrum zorgt voor een dekkend aanbod voor ondersteuning van scholen in het kader van Passend Onderwijs. De scholen hebben zogenaamde rugzakgelden toegewezen gekregen door het bestuur indien er nog leerlingen zijn die dat vóór augustus 2014 ook kregen. In de toekomst gaan die persoonsgebonden rugzakjes verdwijnen en worden de zorgmiddelen via het samenwerkingsverband Passend Onderwijs aan de besturen uitgekeerd. Verreweg het grootste deel van die zorgmiddelen gaat bij Aves rechtstreeks naar de scholen. De scholen bepalen zelf de inzet van de zorgmiddelen. Resultaat We maken gebruik van ingehuurde orthopedagogen en kennis en ervaring van eigen mensen op het gebied van dyslexie, (hoog)begaafdheid, gedrag, moeilijk leren, beeldcoaching, tweede taal verwerving en pesten. Ook kan er gebruik worden gemaakt van de kennis en ervaringen van het speciaal (basis) onderwijs. Coördinator van het expertisecentrum is de adviseur onderwijs voor het CvB van Aves. De ervaringen die we opgedaan hebben in 2015 met het expertisecentrum zijn uitstekend. De streefcijfers voor het SBO zijn reeds behaald. Voor het SO zitten we goed op de goede lijn Innovatiebudget Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: In 2015 is door het CvB voor ,- toezegging gedaan op projecten die passen binnen de daarvoor opgestelde criteria van het innovatiebudget. Scholen ontwikkelen met het innovatiebudget vernieuwende ideeën voor toepassing op de werkvloer. Scholen delen de opbrengsten en ervaringen met elkaar. Resultaat In 2015 is het budget voor 90% toegekend. Daarmee zijn alle aanvragen die voldeden aan de criteria toegewezen en gestart. Bestuursjaarverslag 26

27 7. Personeel. 7.1 Ziekteverzuim Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Per 1 augustus 2015 kan door het CvB worden geconstateerd dat het ziekteverzuim een dalende trend kent en in 2015 in ieder geval gemiddeld onder de 5 % zal uitkomen. Per 1 augustus 2016 geven directeuren aan dat ze capabel zijn om uitvoering te geven aan het ziekteverzuimbeleid van Aves. Aves blijft haar norm voor ziekteverzuim op de lange termijn vasthouden op maximaal 4%. Resultaat De projectgroep Verminderen Ziekteverzuim heeft in 2015 verdere uitvoering gegeven aan het projectplan met als doel het gewenste resultaat per 1 augustus 2015 te halen en uiteindelijk het verzuim te verminderen naar maximaal 4%. In de afgelopen periode zijn binnen Aves de volgende activiteiten uitgevoerd. Diverse workshops zijn aangeboden met als doel het werkplezier te verhogen, de werkdruk te verminderen en daarmee het ziekteverzuim te verlagen. De deelnemers waren over het algemeen positief over deze workshops. Het beleidsdocument ziekteverzuim is geactualiseerd en het beleid en de brochure Wat te doen bij ziekte zijn nogmaals onder de aandacht gebracht van de medewerkers. Op basis van een onderzoek is de dienstverlening van de arbodienst Venster geëvalueerd in het directeurenberaad. Het contract met de arbodienst Venster is vervolgens verlengd. In vervolg op de scholingsdag in 2014 voor directeuren, omtrent het verminderen van ziekteverzuim, is onderzocht in hoeverre ondersteuning bij de uitvoering van het ziekteverzuimbeleid verdere aandacht behoeft, met name ten aanzien van de stappen conform Wet Verbetering Poortwachter, het omgaan met verzuim door psychische klachten en motiverende gespreksvoering. Gezien de resultaten uit het onderzoek en de ziekteverzuimcijfers is er geen aanleiding om op korte termijn scholing hieromtrent te organiseren. De projectgroep heeft daarom voorgesteld om scholing uit te stellen naar een later moment. In 2015 hebben alle scholen de Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uitgevoerd, is per school een plan van aanpak gemaakt en heeft vervolgens toetsing van de RI&E plaatsgevonden. Onderdeel van de RI&E was de Quickscan. Middels de Quickscan zijn mogelijke risicofactoren op het gebied van psycho-sociale arbeidsbelasting bij het personeel geïnventariseerd en zijn deze zo nodig opgenomen in het plan van aanpak. Alle scholen hebben een toetsingsrapportage ontvangen met daarin adviezen. De arbodeskundige die de toetsingen heeft uitgevoerd zal binnenkort een samenvatting maken van de bevindingen, met daarin adviezen op stichtingsniveau. Deze samenvatting zal te zijner tijd in het directeurenberaad worden besproken. Bestuursjaarverslag 27

28 Tot slot is er een protocol sociale en fysieke veiligheid ontwikkeld om psycho-sociale arbeidsbelasting te verminderen en goede arbeidsomstandigheden te bevorderen. Een belangrijk onderdeel bij het voorkomen en verminderen van het ziekteverzuim zijn de begeleidingstrajecten die door Aves worden aangeboden aan medewerkers. De begeleidingstrajecten worden niet alleen ingezet ten behoeve van de re-integratie, maar vinden ook preventief plaats om ziekteverzuim te voorkomen. In 2015 zijn 11 begeleidingstrajecten afgerond, bij 5 daarvan is sprake geweest van een preventieve interventie. Voor begeleidingstrajecten maakt Aves waar mogelijk gebruik van de re-integratie subsidie die wordt aangeboden door Loyalis. Het ziekteverzuim laat een dalende trend zien. Het verzuimpercentage is gemiddeld uitgekomen onder de 5%, namelijk 4,2% 7.2 Beoordeling directeuren Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Met ingang van 1 augustus 2016 is er een beoordelingsinstrument voor directeuren van Aves vastgesteld dat aansluit bij de dan geldende regelgeving en dat de reguliere besluitvormingsprocedure binnen Aves doorlopen heeft. Resultaat In januari 2016 is het eerste gesprek gepland van de projectgroep die dit onderwerp opnieuw oppakt. Het onderwerp heeft even minder prioriteit gekend omdat er al een bestaand beoordelingsinstrument voor directeuren aanwezig is dat ook voldoet. Omdat dit instrument nog een verfijning zou kunnen gebruiken is de datum van 1 augustus 2016 als tweede datum bepaald. Bestuursjaarverslag 28

29 7.3 Opleiden in de school Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Alle directeuren zijn per 1 januari 2015 op de hoogte van de inhoud van het traject Opleiden in de School in samenwerking met de KPZ. De projectgroep OIDS initieert mentorentrainingen vanuit de KPZ zodat 75% van de mentoren binnen Avesscholen met ingang van 1 januari 2016 op de hoogte is van de informatie vanuit de KPZ ten aanzien van het goed begeleiden van studenten. In 2015 initieert de projectgroep twee incompany-mentorentrainingen voor minimaal 40 mentoren van Avesscholen. Per training kunnen maximaal 25 mentoren deelnemen. De projectgroep stimuleert directeuren van Aves om deel te nemen aan de audittraining die in dit kader wordt aangeboden. In 2015 hebben minimaal 5 Avesdirecteuren de audittraining afgerond. Resultaat Alle directeuren kennen inmiddels het traject Opleiden in de school door de regelmatig verschafte informatie vanuit de projectgroep in het directeurenberaad. Daarnaast worden directeuren uitgenodigd om de presentaties bij te wonen van de onderzoeken die zijn uitgevoerd door de studenten op Academische basisscholen. De opleidingsscholen van Stichting Aves maken al vanaf het begin van het traject 'Opleiden in de school' onderdeel uit van het Educatief Partnerschap in een samenwerkingsverband met de Katholieke Pabo Zwolle. Dit verloopt goed en ook binnen OIS-Aves is er een duidelijk positieve ontwikkeling. Inmiddels zijn er binnen Stichting Aves acht opleidingsscholen en twee academische scholen. De St. Josephschool en de Mgr. Zwijsenschool zijn dit jaar toegevoegd als opleidingsschool. Van een van de werkplekscholen, de Titus Brandsmaschool, zijn vertegenwoordigers aanwezig bij de bijeenkomsten van OIS-Aves. Ook dit jaar zijn er voor de directeuren en OIS ers (Opleiders in de school) van Stichting Aves vier bijeenkomsten georganiseerd door de projectgroep. De projectgroep van OIS-Aves gaat onderzoeken hoe de Werkpleklopleidingsscholen meer betrokken kunnen worden bij dit traject. De mentorentrainingen van de KPZ, die ook in het Aveskantoor worden georganiseerd worden goed bezocht. Een aantal teams bezoeken deze cursussen als team in één groep. Dit wordt hoog gewaardeerd door deze teams. In schooljaar en schooljaar gaat dit om twee cursusgroepen. Daarnaast nemen individuele medewerkers soms nog deel aan de mentorentrainingen die ook op de KPZ in Zwolle worden gegeven. In 2015 hebben acht directeuren de audittraining afgerond en zijn er van twee scholen audits afgenomen. De onderzoeken van de WPO-studenten van Academische opleidingsscholen die met een 7½ of hoger zijn beoordeeld, zijn te vinden op de Aves-site (alsmede op de sites van de KPZ en de HBO- Kennisbank). Bestuursjaarverslag 29

30 7.4 Opleiding tot schoolleider Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Het CvB van Aves laat in de planperiode augustus minimaal 2 en maximaal 5 medewerkers per schooljaar de schoolleideropleiding volgen of een daaraan gerelateerde managementscholing-, dan wel opleiding. Resultaat In schooljaar heeft het CvB van Aves in samenwerking met haar directeur actief geworven voor leraren met ambitie om hen in te schrijven op de lijst voor potentials ; leraren van Aves met ambitie die op termijn een directeursbetrekking binnen Aves ambiëren. In het najaar van 2015 ontvangen weer vier deelenmers hun diploma Schoolleider Vakbekwaam. Ook in de komende jaren nemen er steeds Aves-medewerkers deel aan Schoolleidersopleiding. In 2015 is één van deze deelnemers ook daadwerkelijk benoemd als directeur aan de Roderik van Voorstschool in Emmeloord na een interne sollicitatieprocedure. 7.5 Vierslagleren Beginsituatie In schooljaar zijn er drie koppels gestart in het kader van Vierslagleren. In schooljaar zijn er vier koppels gestart. In de praktijk blijkt dat de aanwezigheid van Vierslagleren in de school het gesprek over facetten van het onderwijs in de school opnieuw op de agenda laat zetten. Daarnaast vraagt het ook een redelijke tijdsinvestering op de jaarkalender van de teams waar dit plaatsvindt. Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: In elk schooljaar laat Aves minimaal 2 koppels starten in het kader van Vierslagleren. Ook in 2015 zijn er twee duo s van leraren gestart in het kader van Vierslagleren. In de uitwerking merken we dat de gekozen constructie niet voor iedereen de juiste keuze is. In schooljaar is één leerkracht (van de lichting ) gestopt doordat de gevraagde competenties op het vlak van lesgeven niet voldeed aan de standaard van Aves. In 2015 hebben 6 studenten (van de lichting ) hun Masterdiploma ontvangen in het kader van Vierslagleren ter afonding van hun tweejarige Masterlopleiding. Een van deze 6 leraren heeft een aanvraag ingediend voor een promotiebeurs. De uitslag op de beoordeling daarvan wordt verwacht in april Van de drie in 2013 gestarte Pabo-afgestudeerden hebben 2 medewerkers een baan aangeboden gekrgen binnen Aves per augustus Vierslagleren is succesvol voor de eerste lichtingen, maar het momentum van de regeling zoals ie is bedoeld is voor Aves ook weer voorbij. Het is Aves gelukt om een aantal starters toekomst te bieden en om ze te behouden voor het basisonderwijs. Ook in de komende jaren komen er nog zeker twee lichtingen beschikbaar. Bestuursjaarverslag 30

31 7.6 Jaarverslag bedrijfsarts In 2015 bezochten 30 medewerkers een of meerdere keren het spreekuur van de bedrijfsarts. Dit is gelijk gebleven ten opzichte van In totaal waren er 79 spreekuurcontacten. Van de medewerkers die het spreekuur bezochten vanwege ziekte verzuimden: 12 medewerkers vanwege psychische klachten 8 medewerkers vanwege een interne aandoening 6 medewerkers vanwege een fysieke aandoening 4 medewerkers vanwege zwangerschapsgerelateerde klachten. Arbeidsgerelateerd verzuim Van de medewerkers met psychische klachten was in ruim 40% werk oorzakelijk of merendeels oorzakelijk voor het ontstaan van klachten. Als stressoren werden aangegeven: hoeveelheid werk, werkdruk, gedrag van leerlingen, samenwerkingsproblematiek of problemen rond eigen functioneren. In situaties waarin het werk oorzakelijk of onderhoudend was aan het verzuim werden in overleg met de werkgever afspraken gemaakt, aanpassingen gedaan of persoonsgebonden interventies ingezet. Er is door de bedrijfsarts in geen enkel geval melding gedaan van beroepsziekten bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB) Klachten Aantal Perc. Aantal Perc. Aantal Perc. medew. bezoeken medew. bezoeken medew. bezoeken Psychisch 15 39% 17 57% 12 40% Bewegingsapparaat 6 16% 12 40% 6 20% Zwangerschapsgerelateerd 3 8% 1 3% 4 13% Kwaadaardige aandoening 5 13% 2 7% Overig fysiek 6 16% 6 20% Arbeidsomstandighedenspreekuur 3 8% Totaal % % % 7.7 Vervangingsfonds en Eigen Risicodragerschap (ERD) voor vervangingskosten In het voorjaar 2015 heeft het CvB met draagvlak van het directeurenberaad, de GMR en met instemming van de RvT besloten om per 1 augustus 2015 Eigen Risicodrager te worden voor vervangingskosten. Dit betekent dat het contract met het Vervangingsfonds en met het Risicofonds per 1 augustus 2015 is beeindigd. Het ERD per 1 augustus heeft voor een aantal aanpassingen gezorgd in de bedrijfsvoering. Zo is er een groep vaste flexleerkrachten voor een gezamenlijke omvang van 3,6 fte aangesteld. Deze vaste flexleerrachten met een toezegging van een minimale omvang van wtf 0,7 worden ingezet op langdurige vervangingen. Daarnaast zijn er instructies uitgewerkt voor directeuren over het omgaan met het inboeken van vervangingen. Het CvB verwacht bij een gemiddeld ziekteverzuim van 4% per jaar ongeveer Bestuursjaarverslag 31

32 ,- per jaar te kunnen besparen. Tegelijkertijd verwacht het CvB een pro-actieve houding van directeur en medewerkers omdat een adequaat verzuim- en vervangingsbeleid, door lagere kosten meer middelen beschikbaar houdt om te besteden aan het onderwijs. 7.8 Personeelsgegevens Bij Aves werkten in fte. Dit resulteert in een parttime factor van 40%. Vrouwen zijn bij Aves veruit in de meerderheid (84,7%) in De 227 fte zijn als volgt verdeeld per leeftijdscategorie: Gem fte incl. bapo t/m t/m t/m t/m t/m Totaal ,00 10, ,00 fte 6,00 4,00 2,00 0, Leeftijd In de bovenstaande lijngrafiek is te zien hoe de fte s per en per zijn verdeeld qua leeftijd. Hierin is te zien dat er een aantal pieken afvlakken in de categoriën boven de 57 jaar. Bestuursjaarverslag 32

33 OP OOP DIR t/m t/m t/m t/m t/m In de hierboven afgedrukte staafdiagram is te zien hoe de functies zijn verdeeld over de leeftijdsgroepen. 7.9 Formatie Functiemix Per 1 augustus 2015 zijn er binnen Aves in totaal 54 leerkrachten in LB benoemd; dit betreft 42,06 GLE en het gaat daarbij om 21,7 % van het lerarenbestand Mobiliteitsverzoeken In de loop van schooljaar zijn er 28 verzoeken voor mobiliteit binnengekomen bij het CvB. Deze verzoeken vertegenwoordigden 20,97 fte aan aanstellingen. Voor 9 van deze medewerkers is het gelukt om het mobiliteitsverzoek per in te willigen. Dit betreft een omvang van 7,16 fte. Daarnaast zijn 3 medewerkers met een mobiliteitsverzoek meegegaan in een van de twee fusiescholen in respectievelijk Creil en Tollebeek. Samen zijn zij goed voor 2,16 fte. Voor 9,32 fte is dus een gewijzigde teamsamenstelling en andere standplaats gevonden. Dat is een resultaat van 44%. Daarnaast zijn er op basis van gesprekken met de direct betrokkenen, en soms in overleg met de bedrijfsarts en directeuren nog een aantal overplaatsingen gerealiseerd met medewerkers die zelf geen mobiliteit hadden aangevraagd. Bestuursjaarverslag 33

34 7.9.3 Totale omvang Volgens de begroting 2015 zou Aves een netto inzet van aanstellingen binnen de formatieplanningen realiseren van 222,80 GLE. Uiteindelijk is er voor 226,13 GLE ingezet binnen de schoolformatieplannen, op de lijst van Aves Algemeen en binnen het bestuurskantoor. Deze groei in formatie heeft te maken met extra instroom van leerlingen o.a. bij de Asielzoekersschool. Daarnaast is er op stichtingsniveau 2,21 GLE minder ingezet voor Spaarverlof, onbetaald verlof, ouderschapsverlof en Bapo. Voor GLE Vervangingsfonds, Poolers, Risicofonds enz. is voor 4,43 GLE ingezet t.o.v. een begroting van 13,42 GLE. Een groot deel van deze kosten is verhaald op het Vervangingsfonds en het Risicofonds en deze kosten waren begroot voor het hele kalenderjaar, maar per augustus is Aves eigen risicodrager geworden. Bestuursjaarverslag 34

35 8. Continuïteits- en Risicoparagraaf. 8.1 Continuïteitsparagraaf Zicht op verwacht exploitatieresultaat en de ontwikkeling van de vermogenspositie Elders in de jaarrekening 2015 is te zien wat het exploitatieresultaat over 2015 is. Tijdens de opstelling van de schoolbegrotingen met de directeuren wordt met de personeelsplanning al geparticipeerd op eventuele teruggang of groei van leerlingaantallen. Dit werkt door in geplande taakstellingen of vacatureruimte. Door deze wijze van werken is steeds voor drie jaar vooruit zichtbaar wat de ontwikkeling van het exploitatieresultaat zal zijn Toekomstvisie met betrekking tot financieel beleid Het CvB werkt met projecten op basis van het strategisch beleidsplan dat steeds voor vier jaar vooruit wordt geschreven. Daardoor is steeds tijdig te voorzien of er vrijval van middelen uit voorzieningen noodzakelijk is, danwel dat er een negatief exploitatieresultaat is te verwachten. Het CvB heeft besloten om vanaf augustus 2013 ook het financieel risico van de personele inzet op schoolniveau te laten. Dit zorgt ervoor dat een schooldirecteur daadwerkelijk kan werken met een lumpsum. Door de bevoegdheid voor het aanstellen van personeel formeel bij het CvB te laten liggen, heeft het CvB ingeschat dat het appèl op het ondernemerschap van een directeur groter wordt. Tegelijkertijd heeft het CvB besloten om een nieuwe bandbreedte van een minimum en maximumniveau van Algemene Reserve van een school vast te stellen. Als een school een Algemene Reserve krijgt die het maximumniveau overstijgt bij de afsluiting van het kalenderjaar dan vloeien de overtollige middelen weer toe naar de Algemene Reserve op stichtingsniveau. In de gesprekken die in de loop van 2015 zijn gevoerd met de directeuren over de financiën die bij hun school horen, merkt het CvB een toegenomen inzicht bij directeuren in kansen en bedreigingen voor de financiën van de school. Tegelijkertijd constateert het CvB ook een toename van de Algemene Reserve per school Code Goed Bestuur Bij de inrichting van Aves in 2010 is voor het opstellen van de reglementen uitgegaan van de Code Goed Bestuur zoals die in januari 2010 door de PO-raad is opgesteld. In alle werkwijzen binnen Aves is dit terug te vinden, zoals bijvoorbeeld in de procedures voor werving van geledingen, de opstelling van het toetsingskader, de planning- en controlcyclus enz.. Alle vigerende beleidsstukken die zijn ontwikkeld zijn z.s.m. na vaststelling beschikbaar en voor iedereen in te zien op de website Daarmee kan er steeds naar de actuele versie van beleidsdocumenten van Aves worden verwezen Gegevensset In de volgende tabel zijn de kengetallen opgenomen ten aanzien van de personele bezetting en de leerlingaantallen. Bestuursjaarverslag 35

36 Personele bezetting in FTE Bestuur / Management 22,23 22,99 22,99 22,99 - Personeel primair proces 193,07 197,92 195,50 194,85 - Ondersteunend Personeel 11,92 15,26 14,06 14,05 Totaal aantal leerlingen Zoals uit bovenstaande gegevens blijkt, wordt een daling verwacht van het aantal leerlingen. Deze verwachte daling vertaalt zich niet direct in een daling van de personele bezetting aangezien de gemiddelde personeelslast lager is geworden door de keuze van Eigen Risico Dragerschap. In de meerjarenbegroting is vanaf 2017 rekening gehouden met een terugloop van het aantal in te zetten fte s door het opnemen van taakstellingen conform verwachte daling van de inkomsten ( gebaseerd op leerlingaantallen). In onderstaande tabel is de exploitatie 2015 en meerjarenbegroting opgenomen. Activa Immateriële vaste Activa Materiele vaste activa Financiële vaste activa Totale Vaste Activa Vorderingen Effecten Liquide middelen Totale Vlottende Activa Totale Activa Passiva 2.1 Eigen vermogen Algemene Reserve totaal Bestemmingsreserve (publiek) Bestemmingsreserve (privaat) Bestemmingsreserve totaal Totaal Eigen Vermogen Voorzieningen Langlopende schulden Kortlopende schulden Totale Passiva Bestuursjaarverslag 36

37 8.1.5 Financieringsstructuur Er worden geen grote veranderingen verwacht in de financieringsstructuur van Aves. De financiële middelen bestaan voornamelijk uit publieke middelen en dit zal in de toekomst ook zo blijven Huisvestingsbeleid Middels de onderhoudsvoorziening wordt voorzien in toekomstige uitgaven ten aanzien van onderhoud aan de schoolgebouwen en het bestuurskantoor. Het is de bedoeling dat schoolbesturen verantwoordelijk worden voor het buitenonderhoud van hun schoolgebouwen. De overheveling van het buitenonderhoud van de gemeenten naar de schoolbesturen is per 1 januari 2015 in werking getreden. Aves heeft een voorziening gecreëerd Mutaties van reserves en voorzieningen De mutaties van de reserves zijn gebaseerd op het behaalde resultaat en de resultaatsbestemming. Hierin worden geen veranderingen verwacht. De mutaties in de voorzieningen worden bepaald door: Jubileumvoorziening: personeelsbestand en blijfkans; Onderhoudsvoorziening: onderhoudsplanning (onttrekkingen) en dotaties. Staat van baten en lasten Baten Realisatie 2015 Begroting 2016 Begroting 2017 Begroting Rijksbijdrage OCW Overige Overheidsbijdragen Overige Baten Totale Baten Personeelslasten Afschrijvingen Huisvestingslasten Overige lasten Totale Lasten Resultaat uit normale bedrijfsvoering Financiële baten en lasten Buitengewone baten Bedrijfsresultaat Het verwachte resultaat voor 2016 ligt fors lager door lagere verwachte baten. De Rijksbijdrage OCW was in 2015 hoger door de onverwachte en niet te begroten extra bekostiging. Daarnaast worden er minder overige baten verwacht doordat er in 2015 een groot aantal incicentele baten zijn ontvangen. Bestuursjaarverslag 37

38 8.1.8 Rapportage aanwezigheid en werking van het interne beheersings- en controlesysteem Voor de beschrijving van interne beheersings- en controlesystemen verwijzen we naar hoofdstuk 4.6 uit dit document en naar de website van Aves voor de documenten die hiervoor zijn opgesteld. Aves kent bijvoorbeeld een financieel handboek waarin alle afspraken over de uitvoering met betrekking tot financiën zijn uitgewerkt. Tijdens een interimcontrole binnen het bestuurskantoor door Flynth als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2012 zijn enkele kleine punten gevonden; deze punten zijn meteen ook aangepakt. Met het afwerken van deze punten zou risico op fraude tot een minimum zijn beperkt. In 2016 wordt de interimcontrole opnieuw gepland Zaken met een politieke of maatschappelijke impact In de afgelopen drie jaren merkt het bestuur dat het lastig is om begrotingen op te stellen die de inkomsten heel strak volgen omdat er gaandeweg het begrotingstraject nog beschikkingen afkomen van het ministerie die dan niet meer ingepast kunnen worden in het verband met het medezeggenschapstraject. Doordat de begrotingen strak worden gevolgd leidt dit al enkele jaren tot niet begrote exploitatieresultaten. Daarnaast is de in- en uitstroom van Asielzoekerskinderen in de Asielzoekersschool de Wissel in Luttelgeest een voortdurende onzekere factor die creativiteit en aanpassingsvermogen van de betrokkenen hierbij vragen Het gevoerde beleid inzake uitkeringen na ontslag Het bestuur hanteert een beleid dat uitgaat van maatwerk op het gebied van uitkeringen na ontslag Ontwikkeling activiteiten op niveau van organisatie-eenheden Voor de ontwikkeling van activiteiten op niveau van de scholen verwijzen we naar de begroting en de jaarplannen van het bestuur en de scholen Horizontale verantwoording en dialoog met belanghebbenden toegelicht Stichting Aves is voortdurend in control waarbij er volgens de planning- en controlcyclus regelmatig overleg plaatsvindt over de verantwoording middels jaarplannen, managementrapportages en het bestuursjaarverslag. Sinds 2015 is het jaarverslag digitaal toegankelijk gemaakt voor stakeholders en andere belanghebbenden in de vorm van een website Verklaring Raad van Toezicht In haar jaarverslag in hoofdstuk 2 beschrijft de voorzitter van de Raad van Toezicht op welke wijze de Raad van Toezicht van Aves het bestuur ondersteunt en/of adviseert over majeure beleidsvraagstukken en de financiële problematiek. Bestuursjaarverslag 38

39 8.2 Risicoparagraaf Vanaf het Bestuursjaarverslag 2012 wordt er jaarlijks een geactualiseerde continuïteits- en risicoparagraaf opgenomen in de begroting die correspondeert met de Bestemmingsreserve publiek zoals die onderdeel uitmaakt van de balans in de jaarrekening. Twee keer per jaar, in de begroting en in het jaarverslag, staat het College van Bestuur expliciet stil bij de haar dan bekende risico s waarvan ze het belangrijk acht om die op te nemen. Daarnaast informeert het CvB de RvT per kwartaal over de voortgang van de financiën in de kwartaalrapportages. Vier keer per jaar wordt er een financiële kwartaalrapportage aangeboden aan de Raad van Toezicht. De kosten binnen het basisonderwijs bestaan voor ongeveer 82% uit personeelslasten. Het is daarom van belang om juist alle risico s in te schatten in deze meerjarenbegroting die daarmee te maken hebben of daar invloed op kunnen hebben. Het betreft dan tijdelijke budgetten, risicovolle inkomsten en het aangaan van overeenkomsten die niet op korte termijn kunnen worden beëindigd. In de begroting 2015 was de volgende opstelling in de risicoparagraaf opgenomen: 8.3 Tijdelijke budgetten Personele risico s Inkomsten voor rugzakfinanciering ,- Inkomsten i.v.m. passend onderwijs voor o.a. IB-bekostiging ,- Vervanging wegens ziekte door vast personeel (poolers) ,- Inkomsten leerlingen Asielzoekersschool ,- Detacheringen ,- Het ontstaan van een malus van het Vervangingsfonds ,- Overige risico s Herwaardering Materiële Vaste Activa ,- Doordecentralisatie buitenonderhoud ,- In totaal gaat dit om Het CvB is tevreden over het feit dat opgenomen risico s in 2015 niet aan de orde zijn geweest. Dat betekent dat bij de resultaatverdeling er geen vrijval noodzakelijk is uit de Bestemmingsreserve publiek. Bestuursjaarverslag 39

40 9. Financiën. 9.1 Aanbesteden Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Op 31 december 2015 is er binnen Aves een beleid vastgesteld voor Nationaal aanbesteden. Op 31 december 2015 is er binnen Aves een beleid vastgesteld voor Europees aanbesteden. In januari 2016 heeft het Onderwijsbureau Meppel een lijvig document concept Inkoopbeleid voorgelegd aan de met haar werkende schoolbesturen waaronder Aves. In voorjaar 2016 werkt het CvB dit document uit als beleidsstuk Inkoopbeleid dat past bij Aves zodat dit medio 2016 als vastgesteld beleidsstuk beschikbaar zal zijn. 9.2 Ontwikkeling leerlingaantallen Teldatum Aantal leerlingen Perc. onderbouw Personele Bekostiging % Schooljaar % Schooljaar % Schooljaar % Schooljaar % Schooljaar Fusiedatum % Schooljaar % Schooljaar % Schooljaar % Schooljaar % Schooljaar % Schooljaar Prognose % Schooljaar Prognose % Schooljaar Prognose % Schooljaar De personele bekostiging vanuit het ministerie is gebaseerd op de teldatum per 1 oktober en geldt voor het daarop volgende schooljaar (T-1 systematiek). Uit de gegevens van het aantal leerlingen blijkt dat er sprake zal zijn van een dalende trend van de leerlingaantallen in de komende jaren. Het CvB van Aves gaat uit van een daling van 0,9 % in 2019 t.o.v Jaar Totaal NOP Vollenhove Kampen Bestuursjaarverslag 40

41 Wat betreft de personele inzet heeft Aves er voor gekozen om de zogenaamde T systematiek te hanteren. Dit houdt in dat de personele inzet wordt gebaseerd op het aantal leerlingen op 1 oktober van het betreffende schooljaar. Deze systematiek wijkt af van de bekostiging van het ministerie, welke gebaseerd is op de T-1 systematiek. Hierbij wordt de personele bekostiging (van het ministerie) gebaseerd op het aantal leerlingen op 1 oktober van het voorgaande kalenderjaar. Er is binnen Aves gekozen voor de T systematiek om de inzet van personeel te baseren op basis van het aantal leerlingen, dat daadwerkelijk in het betreffende kalenderjaar op school aanwezig is. Dit om de kwaliteit van het onderwijs op peil te kunnen houden. Tegen de verwachting in heeft het aantal leerlingen in 2014 een groei laten zien. Een deel daarvan (60%) is voor rekening van de Asielzoekersschool, maar ook een deel daarvan (40%) is voor rekening van de reguliere Avesscholen. 9.3 Vermogenspositie Liquiditeit 3,88 2,35 2,75 3,64 3,24 Solvabiliteit 74,8% 75,1% 75,3% 77,8% 75,9% Kapitalisatiefactor 49,4% 50,3% 56,2% 58,1% 59,0% Kapitalisatiefactor excl. privaat vermogen 43,6% 44,7% 51,0% 52,9% 59,0% Weerstandsvermogen 16,2% 17,2% 23,4% 27,4% 23,9% De kengetallen die iets zeggen over de financiële positie van Aves zijn: liquiditeit, solvabiliteit, kapitalisatiefactor en weerstandsvermogen. De liquiditeit geeft aan in hoeverre Aves in staat is om op tijd haar schulden te kunnen betalen en de solvabiliteit geeft aan in hoeverre de stichting in staat is om in geval van liquidatie aan haar verplichtingen te voldoen. De kapitalisatiefactor geeft de verhouding aan tussen het geïnvesteerde vermogen ten opzichte van de totale baten. Dit kengetal signaleert of onderwijsinstellingen misschien een deel van hun kapitaal niet of inefficiënt benutten voor de vervulling van hun taken. Hierbij wordt een bovengrens gehanteerd van 35% voor grote instellingen en 60% voor kleine instellingen. In bovenstaand overzicht is ook de kapitalisatiefactor weergegeven indien geen rekening wordt gehouden met het privaat vermogen. Het weerstandsvermogen geeft aan in welke mate de organisatie in staat is om onverwachte risico's met een financiële impact op te vangen. Ten aanzien van de beoordeling van de financiële positie van Aves is het volgende van belang: De onderneming is liquide bij een ratio van 1 of meer en de onderneming is solvabel wanneer het percentage hoger dan of gelijk is aan 25%. Verder heeft de Stichting in haar financieel beleidsplan het weerstandvermogen vastgesteld op minimaal 15%. De kengetallen worden enerzijds beïnvloed door het exploitatieresultaat en anderzijds door de gerealiseerde investeringen. De financiële positie van de stichting is ten opzichte van 2014 ongeveer gelijk gebleven. De liquiditeit en de solvabilieit zijn gedaald, door een toename van de materiële activa en een toename van de stand van de voorzieningen. De kapitalisatiefactor is toegenomen door een toename van het totale vermogen. Het weerstandsvermogen is gedaald door een grote toename van de rijksbijdragen. Bestuursjaarverslag 41

42 Gezien de ontwikkeling van de kengetallen, kan gesteld worden dat Aves er financieel gezien goed voor staat en in staat is om in de toekomst tegenvallers op te vangen. 9.4 Exploitatieresultaat BATEN Realisatie 2015 Begroting 2015 Realisatie 2014 Rijksbijdrage OC en W Overige Overheidsbijdragen Overige Baten Totale Baten LASTEN Realisatie 2015 Begroting 2015 Realisatie 2014 Personele Lasten Afschrijvingslasten Huisvestingslasten Overige Lasten Totale Lasten RESULTAAT Realisatie 2015 Begroting 2015 Realisatie 2014 Saldo Baten en Lasten Financiële Baten en Lasten Buitengewone Baten en Lasten Netto Exploitatieresultaat Er is een positief exploitatieresultaat over 2015 gerealiseerd van , terwijl er een tekort was begroot van Baten De realisatie van de totale baten is 9,03% hoger dan de begroting. Zoals uit onderstaande grafiek blijkt is Aves in belangrijke mate afhankelijk van de overheid (ministerie en gemeente). De opbrengsten bestaan grotendeels uit de Rijksbijdragen van het OCW (96%). Bestuursjaarverslag 42

43 Verdeling baten 1% 3% VenW 03 Baten 3.1 Rijksbijdragen VenW 03 Baten 3.2 Overige overheidsbijdragen en -subsidies 96% VenW 03 Baten 3.5 Overige baten De realisatie van de rijksbijdragen over 2015 is 7,5% hoger dan was begroot en 8,0% hoger dan kalenderjaar De reguliere personele bekostiging is 566k hoger door de normaanpassing, meer lln (15XA), een hogere GGL (bij verschillende scholen), bijgestelde fusieregeling (ten tijde van de begroting nog niet definitief), compensatie CAO stijging 3% en de gerealiseerde groeitelling (310k). De RV Personeels- en arbeidsmarktbeleid is hoger dan begroot en komt per saldo 88k hoger uit, mede door compensatie CAO stijging 3%. De materiële instandhouding is 275k hoger dan begroot. De uitwerking van de overheveling buitenonderhoud pakt gunstiger uit dan begroot en daarbij is een aanvullende bekostiging ontvangen t.b.v. buitenonderhoud (223k). De niet-geoormerkte subsidies vallen hoger uit dan begroot. De begrote inkomsten RV zorgleerling worden gerealiseerd onder de overige baten: Ondersteuningsbekostiging niet via OCW. De beschikking RV Studieverlof is afgegeven en 5k hoger dan begroot. De RV asielzoekers is fors hoger uitgevallen door meer leerlingen bij de asielzoekersschool (229k). De RV prestatiebox PO 15/16 ligt lager dan begroot waardoor de realisatie naar einde jaar 30k lager uitkomt. Een deel van de vergoeding is opgenomen in de RV personeel. De maandelijkse vergoeding vanuit het SWV inzake Passend Onderwijs is per augustus 2015 hoger dan begroot. Bestuursjaarverslag 43

44 9.4.2 Lasten De realisatie van de totale lasten is 5,62% hoger dan de begroting en 5,89% hoger dan de realisatie van kalenderjaar Door de afhankelijkheid van het aantal leerlingen, gelet op de opbrengsten en doordat de kosten op korte termijn voor een groot deel niet te beïnvloeden zijn, is het belangrijk de ontwikkeling van het aantal leerlingen in de gaten te houden, zodat tijdig de noodzakelijke maatregelen genomen kunnen worden. Zoals uit onderstaande grafiek blijkt, bestaan de kosten in belangrijke mate uit personele lasten, te weten 82%. Andere belangrijke kosten zijn de huisvestingslasten met een aandeel van 7% en de overige lasten met een aandeel van 8%. Verdeling lasten 3% 7% 8% VenW 04 Lasten 4.1 Personeelslasten VenW 04 Lasten 4.2 Afschrijvingen 82% VenW 04 Lasten 4.3 Huisvestingslasten VenW 04 Lasten 4.4 Overige lasten De personele lasten zijn 3,9% hoger dan was begroot en 2,7% hoger dan kalenderjaar Het verschil met de begroting wordt vooral veroorzaakt door een hogere realisatie op kosten inhuur en nascholingskosten. Er is meer ingezet op lumpsum Onderwijzend Personeel door een hoger aantal leerlingen. Daarentegen ligt de gemiddelde personeelslast onder begroting door de overgang naar het eigenrisicodragerschap ten aanzien van vervanging. De jubileum voorziening dient vanaf 2007 te worden opgenomen voor de kosten van jubilea van het personeel in geval van 25 jarig of 40 jarig dienstverband binnen het onderwijs. Dit is een in 2007 nieuw gevormde voorziening. De voorziening wordt opgebouwd voor het personeel dat langer dan 5 jaar in dienst is. Daarnaast wordt rekening gehouden met een blijf-kans van het personeel. In plaats van dotatie heeft er een vrijval plaatsgevonden van 9k op basis van de berekening jubileumvoorziening. Bestuursjaarverslag 44

45 De kosten inhuur overschrijden fors het geplande jaarbudget door uitbreiding van de flexibele schil ter vervanging van een aantal reguliere aanstellingen. De overige personele lasten vallen lager uit, doordat er een aantal kosten niet is gerealiseerd: afkoop en kosten personeelsdag. Daarentegen is de afrekening van de vervangingspool niet begroot en komt neer op 62k voor en De kosten scholing en opleiding zijn hoger in deze periode dan begroot. De ontvangen factuur van Vierslagleren en de studiereis Finland zijn onder Scholing directies opgenomen. De afschrijvingslasten zijn 9,3% hoger dan begroot en 30,6% hoger dan voorgaand jaar. Het verschil met de begroting wordt vooral veroorzaakt doordat in 2015 meer is geïnvesteerd dan was gepland. Daarbij zijn de materiële vaste activa van 04ZZ afgeboekt ivm de afronding van de fusie (96k). Het verschil met kalenderjaar 2014 kan verklaard worden door de gerealiseerde investeringen van 2014 en van Verdeling afschrijvingslasten 19% 60% 17% 4% VenW 04 Lasten 4.2 Afschrijvingen Materiele vaste activa VenW 04 Lasten 4.2 Afschrijvingen Gebouwen VenW 04 Lasten 4.2 Afschrijvingen Inventaris en apparatuur VenW 04 Lasten 4.2 Afschrijvingen Leermiddelen afschrijving Zoals uit bovenstaande grafiek blijkt hebben de afschrijvingskosten grotendeels betrekking op de kosten van inventaris en apparatuur. Hieronder vallen ook de investeringen in ICT en de afschrijvingskosten geactiveerde inventaris (nulmeting). De verwachting is dat afschrijvingskosten de komende jaren zullen stijgen en dit effect wordt deels veroorzaakt door de verandering van de systematiek in 2006, waarbij tot dan een voorziening werd getroffen en sindsdien moet worden afgeschreven op de investeringen. De huisvestingslasten zijn 21,7% hoger dan begroot en 41,2% hoger dan voorgaand jaar. Bestuursjaarverslag 45

46 De kosten energie en water vallen lager uit dan begroot door ontvangen afrekeningen over Per saldo vallen de schoonmaakkosten hoger uit, vooral door een hogere realisatie van 14YR op de kosten schoonmaakbedrijven. De heffingskosten komen uit boven het budget door de ontvangen zuiveringsheffing en rioolheffing voor het gehele jaar 2015 en kosten inzake opstal Jasmijnstraat 11 (6k). Er is een extra dotatie gedaan aan de voorziening onderhoud BM. De ontvangen vergoeding aanvullende bekostiging buitenonderhoud is doorgezet naar de voorziening buitenonderhoud middels een extra dotatie. De kosten overige huisvestingslasten waren niet begroot en hebben betrekking op de verhuizing van 04ZZ/15ZC. De overige lasten komen 5,5% hoger uit dan begroot en liggen 3,4% hoger dan voorgaand jaar. Per saldo valt de realisatie van de administratie- en beheerskosten lager uit. De begrote bestuurskosten zijn nauwelijks gerealiseerd (44k). Dit geldt ook voor de advies- en juridische kosten. De administratiekosten OBM zijn lager dan begroot, door de uitgekeerde restitutie. De kosten leermiddelen worden fors overschreden vooral door de overschrijding op het OLP verbruik door vrijwel alle scholen en de ICT leermiddelen. Daarbij is de realisatie kosten schoolbibliotheek hoger dan het jaarbudget door een niet-begrote bijdrage van Algemeen aan SCPO de Klimboom voor de orthotheek. De overige instellingslasten zijn fors hoger dan begroot en dan voorgaand jaar. Op een aantal posten blijft de realisatie achter: contributies, activiteiten en projecten. Aan de andere kant wordt op een aantal posten fors overschreden. De verzekeringskosten zijn hoger door de ontvangen IPAP premie voor De kosten jubileum/feest school zijn hoger dan het jaarbudget door kosten lustrumviering Aves. Dit was begroot onder bestuurskosten. Tegenover de hogere kosten subsidie gemeente staan evenhoge baten (leerlingvervoer). De representatiekosten op Algemeen zijn 58k hoger, vooral door geplaatste advertenties en kosten Sellsius Financiële baten en lasten De gerealiseerde financiële baten over 2015 zijn lager dan begroot. 9.5 Treasurybeleid Ook in 2015 heeft het CvB in overleg met de RvT in verband met risicospreiding haar spaartegoeden ondergebracht bij drie banken, te weten: Stand per Rabobank ,-* ABN AMRO ,-* BNG Vermogensbeheer ,-* * door rentebijschrijvingen en koersmutaties muteren deze bedragen jaarlijks. Bestuursjaarverslag 46

47 De lopende rekeningen voor zowel de stichting als de scholen worden aangehouden bij de Rabobank, als regionale huisbankier. In 2012 zijn de middelen van de depositorekening die via het Onderwijsbureau bij ING waren gestald, overgestort naar het Onderwijsbureau Liquiditeiten Fonds, zoals dat is ondergebracht bij BNG Vermogensbeheer. Daarmee is de formele betrokkenheid van het Onderwijsbureau als bemiddelaar binnen het treasuryproces verdwenen. De accountant heeft hier in het verleden ook op aangedrongen. De rendementen op de financiële middelen zijn in 2015 erg laag. Dit loopt van 1,47 % bij de Rabobank en 1,23% bij de ABN AMRO naar 0,7% bij BNG. 9.6 Prestatiebox In 2015 hebben de Aves scholen ontvangen in het kader van de prestatiebox. Deze middelen zijn binnen de Aves scholen voor de volgende doelen aangewend: Opbrengstgericht werken en vormgeven aan kwaliteitszorg Ook in 2015 heeft de projectgroep Kwaliteitszorg verder uitvoering gegeven aan het inrichten van het kwaliteitszorgsysteem binnen Aves. De bijeenkomsten van de projectgroep waren o.a. gericht op het uitwerken en begeleiden van instrumenten voor medewerker- en leerlingtevredenheid, de ouderenquete en de directeurenquete in samenwerking met medewerkers van t Onderwijsbureau Meppel Bezoek Finland In de week van 5 oktober hebben 18 directeuren en de beide leiden van het CvB een bezoek gebracht aan Helsinki. In 5 dagen zijn er vele schoolbezoeken afgelegd om de plussen van het Finse onderwijssysteem op tafel te krijgen. Daarnaast is er een bezoek gebracht aan het ministerie van onderwijs en aan een Lerarenopleiding. Elke dag werd er steevast geevalueerd en aan het eind van de week zijn alle vooraf bepaalde onderzoeksvragen beantwoord. Al met al is het leerzame week geweest die ook in de periode daarna doorwerkte in gesprekken en uitwerkingen in het directeurenberaad Registreren schoolleidersregister Een aantal directeuren van Aves heeft zich aangemeld bij het Schoolleidersregister Coördinator Werkplekleren In 2015 is de coördinator Werkplekleren uitgebreid met een aanstelling van een dag per week om in die tijd haar kennis ook in te zetten bij de formatieplanning voor schooljaar We merken dat deze functionaris een uitstekende brugfunctie inneemt tussen de dagelijkse praktijk in de scholen en de aansturing vanuit het bestuurskantoor van Aves. De Coördinator Werkplekleren combineert het begeleiden van startende leraren met het begeleiden van Pabo-studenten in haar taak als Rayondocent voor de KPZ. Voor deze laatste taak wordt ze twee dagen per week gedetacheerd naar de Katholieke Pabo Zwolle. Bestuursjaarverslag 47

48 9.6.5 Facilitering Plusklassen Aves faciliteert de instandhouding van de Plusklassen groep 6/7 en groep 8 door de aanstelling en bekostiging van een LB-leerkracht hiervoor. Bestuursjaarverslag 48

49 10. Materiële zaken en huisvesting Zonnepanelen Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Afhankelijk van het uitgevoerde onderzoek naar zonnepanelen zal het CvB in 2015 een besluit nemen over eventueel te plaatsen zonnepanelen. Resultaat Doelstelling is behaald. Bouwtechnisch beginnen we in 2016 met het plaatsen van zonnepanelen op de Ark te Espel en de Zevensprong te Emmeloord. Wellicht zijn er meerdere scholen waarop panelen kunnen worden geplaats. Nadere analyse vindt plaats in Complicerende factoren zijn samenwerking met SCPO en het vormen van kindcentra en mogelijke MFA s. Voorkomen moet worden dat panelen een wel heel korte levensduur krijgen. Daarnaast wachten we de ervaringen van met name Espel af. Vandalisme is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Onderwerp loopt de komende jaren door Nieuwbouw OBS De Keerkring De bouw van De Keerkring is afgerond en de school is in het nieuwe gebouw getrokken. Uiteraard is het gebouw milieuvriendelijk gebouwd, o.a. met een sedumdak. Begin 2015 was de officiële opening Uitbreiding SWS De Sprang In Tollebeek zijn per augustus 2015 de Mariaschool en de Minderhoudschool samen gegaan onder de naam SWS De Sprang. Het gebouw aan de Fazantendrift is in 2015 uitgebouwd met één extra lokaal en wordt in 2016 volledig in gebruik genomen. Het gebouw aan de Nimrodstraat wordt in 2016 overgedragen aan de gemeente Uitbreiding SWS De Fladderiep In 2015 is uiteindelijk toch geld toegezegd door de gemeente om het gebouw van de voormalige Bongerd/Lichtwachter uit te breiden. Het gebouw van de voormalige Bonifatius/Pionier kan daardoor worden afgestoten en afgebroken. De planning en het aantrekken van een architect zijn in 2015 afgerond MFA Rutten In 2015 is er veel wederom vergaderd om te komen tot Multifunctionele accomodaties in Rutten. Eigenlijk zijn dit Kindcentra, aangevuld met andere externe partners, zoals kerken, sportverenigingen enz De ontwikkelingen in Rutten kosten veel tijd. Dorpsbelang wil nog steeds inzetten op één groot MFA. De bekostiging lijkt een groot struikelblok te worden. Bestuursjaarverslag 49

50 11. Organisatie en Vertegenwoordiging Samenwerking BSO en peuterspeelzalen Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Voor 1 januari 2016 zullen in het project Kindcentra waar medewerkers van Aves aan deelnemen, kaders zijn geformuleerd waaraan een kindcentrum moet voldoen. Per schooljaar zullen er, in samenwerking met de partners, steeds twee kindcentra bijkomen. Per 1 januari 2016 zal Aves in tenminste vier kindcentra participeren. Resultaat Doelstellingen gehaald. Kaders zijn vastgelegd. Per augustus 2015 zijn Windkracht 10 (KC de Zuidert) en de Zevensprong (KC Ellertsveld) gaan participeren. Aves participeert in vijf van de zes centra. Doorlopend onderwerp Kwaliteitszorg Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Vóór 1 augustus 2016 zijn de enquêtes voor medewerkers en voor leerlingen uitgetest binnen alle scholen van Aves. In schooljaar en in schooljaar vinden er auditorentrainingen plaats door directeuren op de KPZ. In 2015 hebben minimaal 5 directeuren de auditorentraining afgerond. In 2016 hebben minimaal 5 directeuren de auditorentraining afgerond. Resultaat De eerste drie bullits zijn behaald. Doorlopend onderwerp Communicatie Gewenst resultaat conform bestuursjaarplan 2015: Voor 1 maart 2015 heeft het CvB het ICT beleidsplan van Aves vastgesteld dat de onderlegger is van het ICT-beleid dat o.a. de digitalisering van de werkomgeving voorstaat. Vóór 1 juli 2015 werken alle IB-ers, directeuren, leden CvB en stafleden met een Avestablet. Vóór 1 juli 2016 werken alle GMR-leden en de Raad van Toezicht met een Avestablet. Nietmedewerkers krijgen desgewenst een Avestablet in bruikleen. Uiterlijk 1 januari 2017 verstuurt het stafkantoor van Aves agenda s, notulen, beleidsstukken ed. uitsluitend digitaal. Communicatie met medewerkers zal vanaf 1 januari 2017 grotendeels digitaal zijn vormgegeven. Vóór 1 augustus 2017 is iedere medewerker van Aves voorzien van een tablet en geschoold in het gebruik daarvan. Er worden (boven-)schoolse leeromgevingen gecreëerd middels het gebruik van Office365. Bestuursjaarverslag 50

51 Uiterlijk 1 augustus 2017 is er het begin van een digitaal Avesplein (in the cloud), met daarin toegang tot allerlei relevante informatie en communicatie. Resultaat De eerste twee bullits zijn behaald. Doorlopend onderwerp Leerling-enquête Eens in de twee jaar neemt Aves een leerling-enquête af onder alle leerlingen van de groepen 5 t/m 8. In 2015 hebben dan ook een zo n 1500 kinderen meegewerkt aan de enquête op de Avesscholen. Het rapport is door het externe bureau opgemaakt. De uitslagen worden per groep met de kinderen besproken. Uiteraard zijn de uitslagen anoniem. De directeur stelt het rapport beschikbaar aan de MR en bericht er over aan alle ouders, bijvoorbeeld door een samenvatting te maken. Ook kan het rapport op de website van de school komen. Met de MR bekijkt de directeur welke verbeterpunten er zijn en neemt die mee in de jaarplanning en wellicht in het nieuw op te stellen Schoolplan. Het jaar daarop kan de MR met de directeur de plannen evalueren. Zo kunnen we de input van de kinderen goed gebruiken voor schoolverbeteringen ,76 Leerling-enquête ,28 85,72 85,6 0 personeel kwaliteit & innovatie ouders & samenleving totaal gemiddeld Bestuursjaarverslag 51