Kluwer Office à la carte Kluwer applicaties en Tools.

Transcriptie

1 Kluwer Office à la carte Kluwer applicaties en Tools

2 Contents KLUWER APPLICATIES... 2 ALGEMEEN... 2 PERSONENBELASTING... 2 Welke velden in Kluwer Office zijn van belang voor een correct ingevulde aangifte personenbelasting?... 2 Welke velden in Personenbelasting sturen gegevens terug naar Kluwer Office?... 5 BEROEPSKOSTEN ZELFSTANDIGEN... 7 Welke velden vanuit Kluwer Office worden overgenomen?... 7 Terugkoppeling naar Kluwer Office... 8 VENNOOTSCHAPSBELASTING... 9 Welke velden in Kluwer Office zijn van belang voor de vennootschapsbelasting?... 9 Welke informatie koppelt het programma vennootschapsbelasting terug naar Kluwer Office? ACCON Welke informatie gebruikt Accon die terug te vinden is in Kluwer Office? Welke gegevens worden door Accon naar Kluwer Office gestuurd? ALGEMENE VERGADERING F2REPORT Welke informatie gebruikt F2Report die terug te vinden is in Kluwer Office? Welke informatie stuurt F2Report naar Kluwer Office? WEDDE ADMINISTRATIE FICHES RELATIEWIZARD KLUWER TOOLS BOEKJAREN EN SIMULATIES UITWISSELEN DOSSIERS WIJZIGEN DOSSIERCODE

3 Algemeen Kluwer applicaties Type van de contactfiche bepaalt welke Kluwer applicaties kunnen worden opgestart Kluwer Office zorgt voor een gecentraliseerde opslag van gegevens. Een correcte en volledige ingave van de (noodzakelijke) informatie is een eerste vereiste voor de opmaak van een aangifte vanuit de applicatie. Hierbij onderstrepen wij graag het belang van het ten gepasten tijde bijwerken van de gegevens. Het vermijdt dat er op verschillende plaatsen dezelfde informatie moet worden geüpdatet. Personenbelasting Welke velden in Kluwer Office zijn van belang voor een correct ingevulde aangifte personenbelasting? Personalia Vanaf aanslagjaar 2015 is het belang van een correcte woonplaats exponentieel toegenomen gezien het de woonplaats is die bepaalt welk gewest bevoegd is. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat het aangeraden is op het ogenblik van het opmaken van de aangifte na te kijken of het adres niet is gewijzigd in de periode tussen 1 januari van het aanslagjaar en het ogenblik van het opmaken van de aangifte. Het is mogelijk om dit als opmerking in de fiche te vermelden, bij de kenmerken van de directe belastingen ; deze kenmerken kunnen worden opgeroepen zonder de fiche te openen. 2

4 Persoonlijke gegevens Het gaat hier om de gegevens van de aangever en zijn partner ; zowel burgerlijke staat, handicap als het al dan niet internationaal ambtenaar zijn, kunnen worden opgenomen. Ook hier is het belangrijk om na te kijken hoe de situatie was op 1 januari. Voornamelijk naar burgerlijke stand toe (bv feitelijke scheiding echtscheidingsvonnis in aanslagjaar). Ook hier bestaat de mogelijkheid om dit op te nemen in de notities bij de kenmerken van de directe belastingen. 3

5 Gezinslasten Het derde onderdeel van de startpagina van de personenbelasting bestaat uit de gezinslasten. Ook deze zijn eenvoudig te voorzien in Kluwer Office. Na opslaan van de aangemaakte persoon ten laste, komen ook de kenmerken tevoorschijn. Daar kunnen verwantschappen, co ouderschap, vanaf wanneer ten laste en dergelijke worden ingevuld. Het is belangrijk dat ook de partner hier wordt ingevuld. Immers, zodra het deel van de gezinslasten wordt gebruikt in de personenbelasting, worden de gegevens van de partner die (eventueel manueel) werden ingegeven in het gedeelte Persoonlijke gegevens overschreven met de Gezinslasten. Indien er in de gezinslasten geen informatie van de partner wordt meegegeven, dan zal de info opgenomen in de Persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld zware handicap) worden vervangen door een leeg veld. Het verder afstemmen of het kind of andere persoon uiteindelijk fiscaal ten laste zal zijn, gebeurt in de aangifte personenbelasting zelf ; het is bijgevolg niet nodig dat zodra een kind bijvoorbeeld zijn eigen aangifte gaat indienen, om de connectie met dat kind in Kluwer Office te gaan verwijderen. Het volstaat om bijvoorbeeld de datum ten laste tot in te vullen, of in het programma Personenbelasting zelf te gaan bepalen dat het kind niet ten laste is. Op die manier gaat de connectie tussen ouders en kind niet verloren en is het eenvoudiger om de verbanden tussen verschillende dossiers te zien. Andersom is het wel aan te raden zodra een kind in een gezin wordt geïntroduceerd (hetzij door adoptie, geboorte of co-ouderschap of het samengaan van partners met kinderen uit eerdere relaties) dit zo snel mogelijk te doen ; afhankelijk van de data komen de kinderen dan op de juiste aangiften. 4

6 Welke velden in Personenbelasting sturen gegevens terug naar Kluwer Office? Planning & Controle: Sommige taken kunnen tijdens het gebruiken van de applicatie worden afgevinkt= Bij het opvragen van een afdrukvoorbeeld en bij afdrukken zelf wordt op het eerste tabblad van de berekening de mogelijkheid voorzien om de corresponderende taken in Planning & Controle op voltooid te zetten. Dit vanzelfsprekend alleen indien de module Planning & Controle werd geactiveerd. Standaard staan deze velden niet aangevinkt, verder gaat het alleen om de standaardtaken die opgenomen werden in Kluwer Office. Indien de taken werden gewijzigd naar een gepersonaliseerd schema dat afwijkt van de standaard, kunnen deze niet afgevinkt worden op deze manier. Binnen het programma vinden we ook nog de knop van Planning en Controle terug naast de blauwe Tax on Web knop. Als deze aangeklikt wordt, komt wel het overzichtsscherm van de taken tevoorschijn waar de desbetreffende Personenbelasting taak met het juiste boekjaar kan worden afgevinkt. Als de taak die u hier verwachtte aan te treffen, niet verschijnt, kijk na of u bij het aanmaken van de taak ook het veld Cluster met de juiste waarde heeft ingevuld. 5

7 6

8 DMS Bij exporteren naar PDF verschijnt de optie om het document op te slaan in DMS. Het document wordt ondergebracht in de map van de Directe fiscaliteit Beroepskosten zelfstandigen Alleen mogelijk bij : EENMANSZAAK Welke velden vanuit Kluwer Office worden overgenomen? De gegevens in verband met de personalia worden meegenomen naar de Beroepskosten Zelfstandigen 7

9 Terugkoppeling naar Kluwer Office DMS en Planning en controle 8

10 Vennootschapsbelasting Welke velden in Kluwer Office zijn van belang voor de vennootschapsbelasting? Algemene identificatiegegevens: Controlekantoor van de belastingen 9

11 Ondertekenaar voor de directe belastingen Kenmerken in verband met de directe belastingen 10

12 In het programma vinden we die gegevens op volgende locaties terug: Voor de taken wordt er een extra hulpscherm getoond waarin de taken in verband met vennootschapsbelasting worden weergegeven. Het is dan mogelijk te kiezen welke taak moet worden afgevinkt. 11

13 Om deze gegevens te updaten na een wijziging die werd aangebracht in Kluwer Office, worden deze gegevens opnieuw geïmporteerd naar de aangifte via Importeren gegevens en vervolgens Identificatiegegevens. 12

14 Welke informatie koppelt het programma vennootschapsbelasting terug naar Kluwer Office? Bij het afdrukken van de aangifte vennootschapsbelasting zijn de velden zichtbaar in verband met het opnemen van het document in DMS en het voltooid zetten van een taak in Planning & Controle. 13

15 Accon Welke informatie gebruikt Accon die terug te vinden is in Kluwer Office? Binnen de jaarrekening zoals voorgeschreven door de Nationale Bank van België, vinden we nogal wat gegevens terug die op zich al een eigen administratie vereisen om up to date te houden. Daar denken we aan de lijst van de bestuurders die regelmatig wijzigt en dergelijke. In Kluwer Office is het mogelijk deze informatie het hele jaar door bij te houden waardoor als het moment aangebroken is de jaarrekening eenvoudig samen te stellen wordt. Een kort overzicht van de informatie die in Accon wordt opgenomen vanuit Kluwer Office: 14

16 Algemene informatie Het gaat hier om de basis identificatiegegevens van de rechtspersoon, de naam, maatschappelijke zetel edm. Informatie omtrent de oprichting of de laatste wijziging van de statuten: Zoals algemeen bekend, wordt op de eerste pagina van de jaarrekening de datum meegenomen van hetzij de oprichtingsakte, hetzij de laatste wijziging van de statuten. In Kluwer Office kan eenvoudig worden aangeduid of de aktedatum al dan niet moet worden opgenomen in de jaarrekening, met als gevolg dat er steeds de meest recente datum op de jaarrekening wordt overgenomen. 15

17 Informatie over de bestuurders of zaakvoerders. Dit inclusief de mandaten die bijgevolg ook overgenomen worden in het desbetreffende gedeelte van de jaarrekening Kenmerken van de jaarrekening zelf en van de sociale balans die daarin is opgenomen 16

18 Kenmerken van de rechtspersoon zelf zoals de Rechtbank van Koophandel die bevoegd is Informatie over de jaarlijkse algemene vergadering die de jaarrekening zal goedkeuren 17

19 De gegevens worden mee opgenomen in de verschillende pagina s van de jaarrekening. 18

20 Welke gegevens worden door Accon naar Kluwer Office gestuurd? 19

21 20

22 Algemene vergadering Ook voor het opstellen van de algemene vergadering werden alle gegevens opgenomen in Kluwer Office. Zowel de datum,locatie, oproepingsmodaliteiten, 21

23 de bestuurders, 22

24 de aandeelhouders met hun aantal aandelen, en dergelijke meer worden zonder problemen mee opgenomen. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om te selecteren welke aandeelhouders er bijvoorbeeld op de aanwezigheidslijst moeten komen en welke niet. 23

25 F2Report Welke informatie gebruikt F2Report die terug te vinden is in Kluwer Office? Op dit ogenblik is F2Report het enige Kluwer programma dat reeds documenten kan ophalen uit het DMS gedeelte van Kluwer Office. Deze optie zal ook voor de andere pakketten binnen afzienbare tijd volgen. 24

26 Welke informatie stuurt F2Report naar Kluwer Office? Vanzelfsprekend is de mogelijkheid voorzien om het Rapport op te slaan in DMS Wedde administratie 25

27 26

28 Fiches

29 28

30 29

31 Relatiewizard Eén van de relatief nieuwere implementaties binnen Kluwer Office is de relatiewizard. De Relatiewizard is een tool waarmee fiches in CRM eenvoudig kunnen worden aangemaakt of gewijzigd op basis van 1 van de drie volgende gegevensbronnen : Ofwel de identiteitskaart met een EID lezer 30

32 Na het inlezen van de identiteitskaartgegevens, is er de mogelijkheid om een nieuwe contactfiche toe te voegen, al dan niet met een dossiercode, of om een bestaande fiche te wijzigen. Bij de te wijzigen fiches worden alleen die contactfiches getoond waarin gegevens overeenkomen met de ingelezen gegevens van de identiteitskaart, hetzij de Naam, de Voornaam of het Rijksregisternummer. Bij een nieuwe toe te voegen contactfiche is het veld Zoeknaam verplicht voor alle types, het veld Dossiercode optioneel bij Particulier of Eenmanszaak. 31

33 In een derde stap kan er ook een cliënt worden aangemaakt op de nieuwe/bestaande fiche. Hiervoor moet er een dossiercode zijn ingegeven (zie Stap 2). Rechtstreeks van Companyweb: Indien er een bestaand abonnement aanwezig is van Companyweb, is het mogelijk op basis van een ingevuld ondernemingsnummer de gegevens te laten ophalen. Ook hier wordt er weer de mogelijkheid geboden om een nieuwe contactfiche toe te voegen, dan wel een reeds bestaande bij te werken. Na het aanmaken/bijwerken kan meteen een cliënt worden aangemaakt. Ter herinnering: alvorens er prestaties op de nieuw aangemaakte cliënt te kunnen ingeven, moeten er nog boekjaren op de cliënt worden aangemaakt ; dit geldt eveneens voor het archiveren per boekjaar. 32

34 De xbrl van de jaarrekening van de Nationale Bank 33

35 34

36 35

37 Kluwer Tools Boekjaren en simulaties Binnen de Kluwer Office tools is dit waarschijnlijk diegene die het meest wordt gebruikt. Boekjaren en simulaties werkt op dezelfde manier als het werkte in Centraal dossierbeheer. Boekjaren kunnen worden aangemaakt, gewijzigd of verwijderd en de datum van de algemene vergadering kan worden herberekend. Op basis van begin en einddatum van het boekjaar worden ook meteen de data voor de voorafbetalingen berekend wat vooral bij boekjaren te paard en verlengde of verkorte boekjaren een handig hulpmiddel kan zijn. Behalve dat, zijn ook de reeds opgeslagen bestanden per boekjaar en per programma opgelijst in een eenvoudig schema. Hierdoor wordt het selecteren en opstarten van bijvoorbeeld de juiste aangifte aanzienlijk vereenvoudigd. 36

38 Uitwisselen dossiers Dossiers kunnen worden uitgewisseld met gebruikers die met Centraal dossierbeheer werken. Belangrijk is dat in Kluwer Office het dossier wordt aangemaakt met als dossiercode de naam van het ZIP bestand dat ontvangen wordt. Indien het dossier niet werd aangemaakt OF de dossiercode niet overeenstemt, komt volgende boodschap tevoorschijn: Wijzigen dossiercode Na het importeren van een dossier is de dossiercode eenvoudig te wijzigen met een andere Kluwer tool, wijzigen dossiercode. Het programma stelt zelf een nieuwe dossiercode voor (op basis van de oude) maar dit hoeft zeker niet gevolgd te worden. 37

39 38