Kluwer Office. CRM Basic Medewerker. Software.kluwer.be

Transcriptie

1 Kluwer Office CRM Basic Medewerker Software.kluwer.be

2 Contents 1 Customer Relationship Management Alure Desktop Algemeen Help CRM Algemeen Een nieuwe klant toevoegen Connecties maken Contactenlijst Grid Algemene contactfiche informatie klik & Ctrl + klik Verzamelingen Algemeen Contactlijst Desktop Kluwer Office CRM & UD Basic 2

3 1 Customer Relationship Management 1.1 Alure Desktop Open Kluwer Office, vul het wachtwoord in het inlogscherm (zie scherm) in en klik op Inloggen. Kluwer Office vraagt of hij de login van deze gebruiker moet koppelen met de Windows gebruiker. Wanneer u op Ja klikt, zal het inlogscherm niet meer gegeven worden bij de volgende keer dat u Kluwer Office opstart en wordt Kluwer Office automatisch geopend. Indien deze later niet meer gewenst is en een login opnieuw vereist is, moet u dit aanpassen in de Autorisatie module, waartoe uw verantwoordelijke toegang heeft. Kluwer Office opent Alure Desktop. Bovenaan hebt u de verschillende applicaties van Kluwer Office. Van hieruit kunnen deze applicaties opgestart worden. De acties IPad en IMail worden uitgelegd in hoofdstuk 2 Document Management System Algemeen Aan de linkerkant hebt u een menu met volgende onderdelen: Alure Vandaag: Dit is standaard het beginscherm dat per gebruiker gepersonaliseerd kan worden. Hier kunt u de gekozen contactfiches (bv. Dossiers), zijn ingegeven werkuren, zijn taken en afspraken en de nieuwsberichten (die door Kluwer aangeleverd worden) tonen. Mijn taken: Hier krijgt de gebruiker de details van zijn taken. Er kan een selectie gemaakt worden op al zijn taken. Mijn afspraken: De details van de afspraken van de gebruiker. Er kan een selectie gemaakt worden op al zijn afspraken. Mijn contactfiche: De persoonlijke gegevens van de gebruiker zelf. Mijn documenten: De documenten die via de module DMS aan de gebruiker zijn gekoppeld als zijnde zijn eigen documenten. Kluwer Office CRM & UD Basic 3

4 1.1.2 Help Onder het menu Help vindt u de Persoonlijke instellingen alsook een link om een online verbinding op te starten, het resetten van de caches en meer informatie over Kluwer Office zelf. Hier kunt u ook de taal aanpassen van Kluwer Office. Wanneer de taal is aangepast, is het best om Kluwer Office te verlaten en weer op te starten. Kluwer Office CRM & UD Basic 4

5 1.2 CRM CRM staat voor Customer Relationship Management of wordt ook wel klantenbeheer genoemd. In Kluwer Office kunt u via de knop CRM, de CRM module openen. Deze knop vindt u terug in de menu Start onder het onderdeel Applicaties Algemeen Elke klant, elk bedrijf, elke persoon, elk controlekantoor, wordt als een contactfiche bewaard in Kluwer Office. Een groep van contactfiches kan in contactlijsten weergegeven worden. Er zijn enkele standaard contactlijsten gemaakt, maar deze kunnen ook zelf door de gebruiker aangemaakt worden. In het scherm hieronder merkt u dat Kluwer Office CRM zich opent met de menu Contactfiche reeds geselecteerd. De actieknoppen onder dit menu item zijn grijs, aangezien er geen contactfiche geselecteerd is. Selecteer aan de linkerkant in de Contactlijst Medewerkers. Hier is reeds 1 contactfiche aanwezig. Wanneer deze geselecteerd is, komen de acties in het menu Contactfiche beschikbaar. Kluwer Office CRM & UD Basic 5

6 De acties onder Bewerkingen behoren toe tot Kluwer Office CRM. Afdrukken contactfiche: Hiermee kunt u de geselecteerde contactfiche afdrukken. Etiketten: Hiermee kunt u 1 of meerdere etiketten afdrukken van de geselecteerde contactfiche. Synchroniseren: De gegevens van de contactfiche worden gesynchroniseerd met Outlook. Historie: Wanneer er een historiek is vastgelegd, kunt u de wijzigingen van de geselecteerde contactfiche hier waarnemen. De acties onder DMS behoren toe tot de module Kluwer Office DMS. Momenteel zijn er geen acties onder Externe koppelingen. Hier kunnen links gelegd worden naar andere programma s of websites. Een ander menu in CRM is Start. Hier hebt u Alure desktop waarmee u deze kunt openen of eenvoudig kunt oproepen. De acties onder CRM behoren toe tot Kluwer Office CRM. Contactenlijst: Hiermee navigeert u eenvoudig naar de contactenlijst, het scherm dat zonet besproken is. Verzamelingen: Hier kunnen verzamelingen aangemaakt en aangepast worden. Hier wordt dieper op ingegaan in hoofdstuk Verzamelingen. Historie: Er kan een algemene historiek opgevraagd worden. De DMS acties, behoren toe tot de Kluwer Office DMS module. Kluwer Office CRM & UD Basic 6

7 Onder het menu Standaarden, kunt u de F5 waarden verwijderen. F5 waarden zijn voorgedefinieerde waarden van een contactfiche. Dit zal aangetoond worden bij het maken van een nieuwe contactfiche. Via de lijstinstellingen kunt u de opmaak van een grid vastzetten, toepassen of uitrollen naar de andere gebruikers. Kluwer Office CRM & UD Basic 7

8 1.2.2 Een nieuwe klant toevoegen In CRM gaat u naar de contactenlijst en klikt u op het groene plusje. Een lege contactfiche wordt geopend. De velden in het geel zijn verplicht in te vullen velden. Na het opslaan (met de groene diskette) van de verplicht in te vullen velden, komen er nog extra tabbladen onderaan beschikbaar om verdere informatie in te vullen. Kluwer Office CRM & UD Basic 8

9 Tabblad Eigenschappen Type: Rechtsboven op de contactfiche staat het type. Vermits u een nieuwe klant wilt creëren, selecteert u als type Eenmanszaak, Particulier, Vennootschap of Vereniging. Dossiernummer: Deze wordt door CRM gegeven en is een unieke code dat slechts eenmalig kan voorkomen in de database. Het eerste cijfer van het dossiernummer is hetzelfde voor de contactfiches van een zelfde type. Dossiercode: Deze is de huidige CDB code indien er een conversie van CDB naar Kluwer Office is gebeurd. Indien dit niet zo is, moet u zelf een dossiercode ingegeven. Het eenvoudigst is het overnemen van het Dossiernummer. Zoeknaam: Hier kunt u bijvoorbeeld het begin van de klantnaam ingeven. Interne naam: U kunt kiezen om de volledige klantnaam in te geven, het verschil tussen beide velden is het aantal karakters. De zoeknaam heeft een veldlengte van 10 karakters, terwijl de interne naam 35 karakters lang is. Woonplaats of maatschappelijke zetel: U vult hier de adresgegevens in van de klant. Bedrijfsgegevens: Op dit tabblad vult u o.a. het ondernemingsnummer en de rechtsvorm in. Adressen: Hier kunt u verschillende soorten adressen plaatsen die niet onder Woonplaats of maatschappelijke zetel ingevuld zijn. Bv. postadres, facturatie adres, adres van Algemene Vergadering, Telefoon: Hier kunt u één of meerdere telefoonnummers van de klant bijhouden. U kunt een type selecteren per telefoonnummer en aangeven welke het algemeen nummer waarop hij te bereiken is. Hier kunt u één of meerdere adres ingeven en bepalen welk het Algemeen e- mail adres is. Organisatie: Hier kunt u het organisatieniveau bepalen. Rekeningnummers: Eén of meerdere rekeningnummers van de contact kunnen worden bijgehouden. Identificatie: Hier kunt u een identificatie document beschrijven alsook het effectieve document hier linken. Oprichting & Statuten: Dit tabblad is enkel beschikbaar bij Vennootschappen en Verenigingen. Hier kunt u invullen welke documenten er allemaal zijn i.v.m. de oprichting en statuten en de notaris hieraan linken. Memo: Hier kunt u nog extra informatie invullen in 1 groot tekstveld. Eigen contactvelden: Het is mogelijk om nog extra eigen contactvelden aan te maken. Verzamelingen: Een contactfiche kan aan een verzameling toegewezen worden. Kluwer Office CRM & UD Basic 9

10 Tabblad Connecties Hier kunnen connecties gemaakt worden met andere contactfiches. Hierover wordt meer in detail gegaan in hoofdstuk Connecties maken. Tabblad Kenmerken Hier zijn nog enkele tabbladen gedefinieerd met specifieke informatie die nodig is voor bijvoorbeeld de Algemene Vergadering, de belastingen, Kluwer Office CRM & UD Basic 10

11 F5 waarden Wanneer de waarde van een veld meestal hetzelfde is, kunt u deze reeds voordefiniëren. Zo moet u dit veld niet telkens opnieuw ingeven. Hier spreekt men van F5 waarden, simpelweg omdat u op F5 drukt wanneer u in het juiste veld staat en de juiste waarde hebt ingegeven. Het veld wordt hierdoor blauw weergegeven. Wanneer de volgende keer een nieuwe contactfiche wordt geopend, staat dit veld in het blauw en reeds ingevuld met de waarde. In het onderstaande scherm werden het land ingevuld met de waarde België, waarna op F5 werd gedrukt en daarna het veld Taal ingevuld werd met de waarde Nederlands en alweer op F5 werd gedrukt. Bij het openen van een nieuw contactfiche staan deze 2 velden in het blauw en reeds ingevuld met de waarde. Kluwer Office CRM & UD Basic 11

12 1.2.3 Connecties maken In Kluwer Office CRM zijn reeds een heel deel connecties gedefinieerd. Het is mogelijk om eigen connecties aan te maken. In een contactfiche kunt u in het tabblad Connecties, allerlei connecties maken met andere contactfiches. De connecties zijn afhankelijk van het type van deze contactfiche. Een connectie is steeds in 2 richtingen en kan dus in 1 van de 2 contactfiches aangemaakt worden. U maakt een nieuwe connectie aan door op het groene kruis te klikken. U kunt in de Omschrijving, een connectie type selecteren. U leest de connectie altijd van links naar rechts en enkel de Van kolom in beschouwing genomen. In onderstaand voorbeeld gaat dit: SNELLEHAP Heeft bestuurder/zaakvoerder natuurlijk persoon x Wanneer het juiste connectie type geselecteerd is en u naar het veld Zoeknaam gaat, staan hier 3 puntjes. Wanneer u hierop klikt, wordt een nieuw leeg scherm geopend waar u bovenaan eerst (een stuk van) een naam kunt intypen en dan op de 3 puntjes klikken of onmiddellijk op de 3 puntjes klikt en de mogelijk contactfiches te zien krijgt. Selecteer hier de juiste contactfiche en klik op OK. Wanneer de juiste contactfiche nog niet aangemaakt is in CRM, kunt u: Ofwel deze eerst aanmaken via het groene plusje in de contactenlijst en daarna de connectie te maken. Kluwer Office CRM & UD Basic 12

13 Ofwel onmiddellijk op het groene plusje klikken onderaan het zoekscherm. Een nieuw contactfiche zal als extra scherm geopend worden. Bij sommige connectie types zijn er ook kenmerken gedefinieerd op deze connectie tussen 2 contactfiches. In onderstaand voorbeeld kunt u o.a. invullen van wanneer tot wanneer deze persoon bestuurder was van het bedrijf. U merkt ook op dat de Interne Naam onderstreept is. Dit is de link naar de contactfiche. Klik hier eenmaal op om een nieuw scherm te openen met de contactfiche van deze persoon. Kluwer Office CRM & UD Basic 13

14 1.2.4 Contactenlijst Via de knop Contactenlijst in het menu Start, komt u steeds terug in de contactenlijst. Er zijn reeds enkele contactenlijsten vooraf gedefinieerd zoals Vennootschap. Wanneer u deze selecteert, wordt rechts in de grid, een lijst met contactfiches van het type Vennootschap weergegeven. Het is mogelijk om eigen contactlijsten te maken Grid Het linkse gedeelte van de contactenlijst wordt een grid genoemd. Hierin komen alle contactfiches die tot een bepaalde contactenlijst behoren. Om een contactfiche te openen, kunt u deze met de linkermuisknop dubbel aanklikken. Bovenaan de grid hebt u een knoppenbalk: Met de groene plus kunt u een nieuwe contactfiche maken. Met het rode kruis kunt u een contactfiche laten vervallen. Contactfiches kunnen niet verwijderd worden uit de database. Selecteer eerst een kolom door op de kolomhoofding te klikken. Vul daarna naast Zoeken, de contactfiche in die u zoekt. De data die u intypt moet voorkomen als begin van een veld van de geselecteerde kolom. Wanneer u dubbelklikt op het woord Zoeken, verandert deze in Filter. Wat u nu invult in het veld ernaast, kan in eender welke kolom voorkomen en mag zelfs in het midden of einde van een veld voorkomen. Kluwer Office CRM & UD Basic 14

15 Met de pin kunt u een snelkoppeling maken naar de Alure Desktop. Met het vergrootglas wordt er een nieuw scherm geopend waarin u kunt zoeken op dezelfde manier als het zoekveld. Met deze knop kunt u het scherm openen voor het aanmaken en beheren van contactlijsten. Meer uitleg hierover vindt u in hoofdstuk Contactlijst Met deze knoppen kunt u de opmaak van de grid vastzetten en weer vrijgeven. U kunt een kolom selecteren en deze van plaats verschuiven. Bij het klikken op een kolomhoofd kunt u deze op- of aflopend sorteren. Wanneer u met de rechtermuis op een kolomhoofd klikt, kunt u allerlei bewerkingen uitvoeren op deze grid. Kolommen: Via de selectie kunt u meer en minder kolommen tot de grid toevoegen. In de grid kunt u een freeze panes plaatsen op de kolommen. Dit doet u via het koppelen en loskoppelen van kolommen. U kunt sorteren op kolommen. Groepeer op deze kolom plaatst de contactfiches in verschillende groepen. Wanneer u het groeperingspaneel zichtbaar maakt, kunt u hier kolomhoofden naartoe slepen waarop ze gegroepeerd worden. Met best passend word de breedte van de kolom aangepast naar de inhoud van de velden. Een grid kan ook geëxporteerd worden naar pdf, html en Excel Algemene contactfiche informatie Onder de grid hebt u de belangrijkste informatie van de geselecteerde contactfiche in de grid. Deze informatie kan enkel bekeken en niet gewijzigd worden. Bereikbaarheid: Connecties: Organisatie: Kenmerken: hier komt u snel te weten hoe u deze contact kunt contacteren: via post, telefoon en . hier ziet u snel alle connecties met andere contactfiches. hier worden de verschillende organisatieniveaus getoond waartoe deze contactfiche behoort. hier hebt u de belangrijkste gegevens van de tab Kenmerken bij elkaar. Kluwer Office CRM & UD Basic 15

16 Eigen contactvelden: wanneer er eigen contactvelden zijn voor dit contacttype, kunt u deze hier bekijken. Meer informatie over Eigen contactvelden vindt u in hoofdstuk Eigen relatie/contactvelden klik & Ctrl + klik In de algemene informatie van een contactfiche staat de waarde in sommige velden in het blauw en onderlijnd weergegeven. Wanneer u hierop klikt, wordt er naar deze contactfiche gegaan. Dit kan op 2 manieren: 1 keer met de linkermuisknop aanklikken: de contactfiche wordt geopend zodat deze aangepast kan worden. Ctrl + 1 keer met linkermuisknop aanklikken: de geselecteerde contactfiche wordt weergegeven in de grid van de contactenlijst. Kluwer Office CRM & UD Basic 16

17 1.2.5 Verzamelingen Verzamelingen zijn voorgedefinieerde groepen van contactfiches. Er zijn enkele standaard in het pakket, maar deze kunnen ook aangemaakt worden door de gebruiker zelf Algemeen Wanneer u zoals hieronder aangeduid op Verzamelingen, klikt in het menu Start, wordt een nieuw tabblad geopend met alle huidige verzamelingen. De eigenschappen van een bepaalde verzameling kan worden bekeken wanneer u deze verzameling selecteert bij Omschrijving links op het scherm. Aan de rechterkant van het scherm komen dan de eigenschappen van deze verzameling zoals de omschrijving zelf en of deze Dynamisch en/of Persoonlijk is. Dynamisch: wanneer deze geselecteerd is, worden alle contactfiches die aan de eisen van deze verzameling voldoen, automatisch bij deze verzameling toegevoegd. Dit geldt ook voor nieuwe contactfiches die worden gemaakt. Wanneer deze niet aangevinkt is, worden ze niet automatisch toegevoegd en moet u deze in de contactfiche zelf toevoegen aan de verzameling. Dit laatste wordt later besproken. Persoonlijk: wanneer dit geselecteerd is, is de verzameling enkel beschikbaar voor de gebruiker die ze heeft aangemaakt. Andere gebruikers kunnen deze verzameling niet raadplegen. Wanneer deze niet aangevinkt is, kunnen alle gebruikers deze verzameling gebruiken. Bij de tab Contacten zoals hieronder getoond, krijgt u alle contactfiches die voldoen aan de criteria van deze verzameling. Wanneer u een nieuwe verzameling maakt, zal deze in eerste instantie leeg zijn. Deze zal ook leeg zijn, wanneer er geen enkel contactfiche aan de criteria van de verzameling voldoet. Kluwer Office CRM & UD Basic 17

18 Om de criteria te wijzigen, klikt u op het tandwiel bovenaan. Een nieuw scherm wordt geopend met de criteria voor de verzameling. Het scherm hieronder laat zien dat bij de verzameling Particulieren enkel contactfiches opgenomen worden die als Type gelijk zijn aan Particulier. Onder het tabblad Verzamelingen treft u alle niet-dynamische verzamelingen aan. Hier kunt u de contactfiche, lid maken van de verzameling door deze aan te vinken. Kluwer Office CRM & UD Basic 18

19 Contactlijst Nu dat u een verzameling gemaakt hebt, wilt u deze vaak ook in de contactenlijst zien. Om een nieuwe contactenlijst aan te maken, klikt u op het oranje-wit icoontje bovenaan de grid. Een nieuw scherm opent. Klik op de groene plus om een nieuwe contactenlijst aan te maken en geef een titel aan de linkerkant van het scherm. Wanneer deze contactenlijst over het hele bedrijf zichtbaar moet zijn, moet Bedrijfsbreed aangevinkt worden. Bewaar de wijzigingen op het eerste tabblad door de groene diskette. Zorg ervoor dat de instelling Instellingen direct opslaan? onderaan aangevinkt is. Op het tabblad Verzameling worden alle verzamelingen getoond. Selecteer de verzameling waarop de contactenlijst gebaseerd moet zijn. Kluwer Office CRM & UD Basic 19

20 Op het tabblad Selectie en Organisatie kan er verder gefilterd worden op de verzameling. Deze aanpassingen kunnen eenvoudig veranderd worden zonder de verzameling aan te passen. Het is dus beter een algemene verzameling te maken en via de contactenlijst te fileren op bijvoorbeeld postcode of beheerder. Om de nieuwe contactenlijst te bewaren, klikt u op de groene diskette en vervolgens op de knop OK. Kluwer Office CRM & UD Basic 20

21 Kluwer Office CRM & UD Basic 21

22 Wanneer u weer naar de contactenlijsten gaat, zult u de nieuwe contactenlijst nog niet onmiddellijk in de lijst zien staan. Deze lijst kan worden vernieuwd door op de blauwe trechter te klikken. Wanneer u dan de nieuwe contactenlijst selecteert, worden de contactenfiches die aan deze gekoppeld zijn, weergegeven in de grid Desktop Verzamelingen kunnen ook gebruikt worden voor het bepalen van de contactfiches die in Alure Desktop worden getoond. Klik met de rechtermuisknop op de blauwe titelbalk van het veld en kies Selectiecriteria. Kluwer Office CRM & UD Basic 22

23 U kunt één van de verzamelingen selecteren en kiezen hoeveel contactfiches hiervan getoond moeten worden (maximum 99). Kluwer Office CRM & UD Basic 23