News Super Medewerker maart 2015

Transcriptie

1 News Super Medewerker maart Importeren van de gegevens van eregistratie Wat wordt er vanuit eregistratie geïmporteerd? Hoe worden de gegevens geïmporteerd? Waar kan u de gegevens terugvinden in Super Medewerker? Wat kan er aangepast worden via de configuratiemodule? Automatisch opzoekingen doen en fiches aanmaken via KBO Aanpassingen nieuwe repertoriummodule Bijkomende configuratiemogelijkheden Zoekfunctie Teksten plakken, met gedeeltelijke overname van de opmaak Met ctrl + end meteen naar onderaan de repertoriumlijst gaan Verbeteringen bij Opzoeking Rijksregister Ondernemingsnummer wordt overgenomen Opzoeking voor meerdere personen tegelijk starten Vanuit een dossier rechtstreeks mailen naar een administratie Websites voor opzoekingen vanuit goederen ge-update Extra controle bij inlezen eid

2 1 Importeren van de gegevens van eregistratie 1.1 Wat wordt er vanuit eregistratie geïmporteerd? Voor de edossiers die vanuit Super Medewerker werden aangemaakt, kunnen volgende gegevens geïmporteerd worden: Relazen van registratie Kwijting Vlaamse Belastingdienst (VLABEL) met vermelding van kohierartikel, datum en bedrag. Deze kwijting wordt onder uw registratierelaas geplaatst. Relazen van hypotheek De VLABEL brief ter bevestiging van betaling en de doorhalingscertificaten worden door de webservice van Credoc niet doorgestuurd. Deze documenten kunnen wel vanop de website bewaard worden in uw dossier in Super Medewerker. Wanneer u het gewenste document op het scherm hebt, kan u via opslaan als op de linkerzijde de keuze maken voor bibliotheken. Daarin vindt u bij Super Medewerker makkelijk uw dossiers en fiches terug. 1.2 Hoe worden de gegevens geïmporteerd? Via de knop Ververs eregistration gegevens worden de gegevens van de administraties geïmporteerd in Super Medewerker. Wij raden aan om dit 1 keer per dag uit te voeren. Bij voorkeur steeds door dezelfde persoon. Telkens de gegevens worden ververst, komen de gegevens aan die sinds de laatste keer werden gewijzigd. Deze worden opgelijst op het tabblad Resultaat eregistration. Wanneer u hier dubbelklikt op een dossiernummer opent dat dossier zich. 2

3 1.3 Waar kan u de gegevens terugvinden in Super Medewerker? A. Op het tabblad Bestanden Afhankelijk van de gekozen configuratie, zal er 1 pdf-bestand aangemaakt worden met alle relazen of 2 pdf-bestanden (1 voor registratie en 1 voor hypotheek). De benaming van de bestanden begint steeds met Feedback eregistration, eventueel gevolgd door R (indien het bestand enkel de registratiegegevens bevat) of H (indien het bestand enkel hypotheekgegevens bevat). Bij de bestanden die voor 1 specifiek hypotheekkantoor worden opgemaakt, wordt tevens het formaliteitennummer in de bestandsnaam vermeld. B. Op het tabblad eregistration Hier kan u de relazen van de registratie- en hypotheekkantoren raadplegen. De rode tekst wijst erop dat er iets ontbreekt of niet correct is. Wanneer u met de cursor over deze tekst gaat, krijgt u de toelichting hierover. Hier ziet u bv. in dat de registratieantenne die al ingevuld was op tabblad Algemeen niet overeenstemt met de registratieantenne die op het relaas staat. Ook de registratiedatum verschilt in dit voorbeeld. Hier kan u met het eerste icoontje alle beschikbare relazen in 1 of meerdere pdf bestanden aanmaken. Door op 1 specifieke lijn van een administratie te dubbelklikken kan u een pdfbestand aanmaken waarin enkel dat relaas vermeld staat. C. Op het tabblad Algemeen worden registratiegegevens ingevuld. Op het tabblad Algemeen worden de registratievelden die nog geen gegevens bevatten automatisch ingevuld bij het verversen van de gegevens van eregistration. 3

4 Indien de velden reeds gegevens bevatten (op voorhand manueel ingevuld of opgehaald vanuit de overzichtsboekjes), dan zullen die gegevens niet automatisch overschreven worden. Desgewenst kan u dit wel forceren door op het tabblad eregistration op het tweede icoontje te klikken (dit icoontje is enkel zichtbaar indien de gegevens verschillend zijn). D. In het repertorium. De registratiedatum en -rechten komen vanuit het tabblad Algemeen ook automatisch in het nieuwe repertorium terecht. 1.4 Wat kan er aangepast worden via de configuratiemodule? A. Aantal bestanden, lay-out, vorm, lettertype en inhoud U kan, indien u over voldoende rechten beschikt, in Super Medewerker het configuratieprogramma openen via het menu Extra. Vervolgens kiest u voor Gegevens van het kantoor en selecteert u het tabblad E-Notariaat en hieronder het tabblad eregistration. 4

5 B. Automatisch in een specifieke subfolder bewaren In de configuratiemodule vindt u onder Gegevens van het kantoor tevens het tabblad Subfolder module. Eens de subfoldermodule is ingeschakeld, kan u hier de naam ingeven voor de standaard folder van de relazen. Nadat Super Medewerker is herstart, zullen de pdfbestanden met de relazen die dan aangemaakt worden, automatisch in de gekozen subfolder bewaard worden. 2 Automatisch opzoekingen doen en fiches aanmaken via KBO Via het KBO-icoontje bovenaan in de werkbalk, op een personenfiche of in een dossier, kan u automatisch een opzoeking in de KBO starten. Deze opzoeking werkt via de webservice van Credoc. U zal dan ook moeten inloggen met uw kaart en pin-code om toegang te krijgen tot deze applicatie. Net als bij de opzoekingen op het Rijksregister, hebt u de mogelijkheid om een nieuwe fiche aan te maken of de bestaande fiche te updaten. Indien er reeds een opzoeking werd gedaan, wordt dit in de blauwe lijn gemeld. Daaronder kan u de taal van de opzoeking bepalen en de mee te geven opzoekingsgegevens. Tenslotte kan u onderaan aanvinken of u al dan niet ook de historische gegevens wenst aan te vragen. Aangezien Credoc ons bevestigd heeft dat dit een gratis dienstverlening is voor 5

6 notarissen, wordt dit standaard aangevinkt. Desgewenst kan u dit standaard uitvinken via het configuratieprogramma (gegevens van het kantoor). Eens de opzoeking is uitgevoerd, kan u in de overzichtskader kiezen welke gegevens u al dan niet wenst over te nemen in de fiche. Standaard wordt voorgesteld om de gegevens die verschillend zijn (in het rood aangeduid) over te nemen. Eens de fiche is bijgewerkt, wordt er een tabblad Opzoeking KBO toegevoegd aan de fiche. Op dit tabblad hebt u de mogelijkheid om via opnieuw vergelijken het vergelijkingsscherm terug op te roepen. U kan de opzoeking, en dus het hele tabblad Opzoeking KBO verwijderen met de knop verwijderen in het midden van het tabblad. Vanuit de KBO wordt wel opgehaald of de persoon/vennootschap BTW plichtig is Indien in de sub-tabbladen van de opzoeking KBO personen vermeld staan, kan u de fiche van deze persoon openen met het eerste icoontje (indien die fiche bestaat). Met het 2 e en het 3 e icoontje kan u voor de geselecteerde persoon een opzoeking starten op respectievelijk, het Rijksregister en de KBO. 6

7 3 Aanpassingen nieuwe repertoriummodule 3.1 Bijkomende configuratiemogelijkheden Bij de configuratie van het repertorium kan u er in de weergave voor opteren om het bedrag 0 al dan niet weer te geven voor recht op geschriften. Voor het afdrukken kan u een hoofding voor het repertorium instellen (bvb. naam van de notaris en het jaartal). Tenslotte kan u ook de inhoud en de opmaak van de totalen wijzigen die onderaan elk kwartaal verschijnen. 3.2 Zoekfunctie Rechts bovenaan in de repertoriumlijst, kan u met de verrekijker zoeken op tekst. Nadat het trefwoord de eerste keer is gevonden, kan u met de functietoets F3 de tekst verder doorzoeken naar het opgegeven trefwoord. 3.3 Teksten plakken, met gedeeltelijke overname van de opmaak Er werden 2 bijkomende plak-icoontjes voorzien om verschillen in opmaak tussen het Word document en uw repertorium te vermijden. Plakken (enkel tekst) Plakken (met behoud van basis formatteringen zoals vet, italic en onderlijnd) 3.4 Met ctrl + end meteen naar onderaan de repertoriumlijst gaan Met ctrl + end kan u meteen naar helemaal onderaan de repertoriumlijst gaan. Met ctrl + home, gaat u terug helemaal naar boven. 4 Verbeteringen bij Opzoeking Rijksregister 4.1 Ondernemingsnummer wordt overgenomen Indien de opzoeking van een fysieke persoon een ondernemingsnummer bevat, wordt deze ook overgenomen in de fiche. Opgelet: of een persoon al dan niet BTW-plichtig is, wordt op het Rijksregister niet weergegeven. U dient dit dus manueel aan te passen indien nodig of een opzoeking KBO te doen voor deze persoon. 4.2 Opzoeking voor meerdere personen tegelijk starten Vanuit het tabblad comparanten kan u met ctrl of shift meerdere personen selecteren. Via de knop met het Belgische vlagje kan u dan ineens de opzoeking starten voor alle geselecteerde personen in het dossier. 7

8 5 Vanuit een dossier rechtstreeks mailen naar een administratie Met de groene omslag bovenaan in een dossier, kan u vanuit het tabblad comparanten rechtstreeks een sturen naar één van de bevoegde administraties van de geselecteerde persoon of het geselecteerde goed. Dit geeft u de mogelijkheid om bvb de hypotheekstaat rechtstreeks naar het bevoegde hypotheekkantoor door te mailen. 6 Websites voor opzoekingen vanuit goederen ge-update De oude geo-loketten zijn vervangen door de nieuwe kaarten van geopunt.be en van waterinfo.be. 7 Extra controle bij inlezen eid Wanneer u in een fiche een eid inleest, zal er een waarschuwing verschijnen indien de naam en/of het rijksregisternummer verschillend zijn. U kan dan kiezen om de kaart alsnog in te lezen in de bestaande fiche of het inlezen van de eid annuleren. 8