Profiel. Manager Klant & Service. 22 oktober Opdrachtgever Raad van Bestuur, Alrijne Zorggroep

Transcriptie

1 Profiel Manager Klant & Service 22 oktober 2018 Opdrachtgever Raad van Bestuur, Alrijne Zorggroep Voor meer informatie over de functie Janine Trompetter & Marcel ten Berge, adviseurs Leeuwendaal Telefoon (088) Voor sollicitatie Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.

2 Inhoudsopgave 1 Organisatie 3 2 De functie van Manager Klant & Service 5 3 Profiel 7 4 De arbeidsvoorwaarden 8 5 De selectieprocedure 9 Profiel/Manager Klant & Service/Alrijne Zorggroep/22 oktober van 9

3 1 Organisatie Alrijne Zorggroep (hierna kortweg aangeduid als Alrijne) is in 2015 ontstaan uit de fusie tussen het Diaconessenhuis Leiden en Rijnland Zorggroep (Rijnland Ziekenhuis en de verpleeghuizen Leythenrode en Oudshoorn). Op hoofdlijnen bestaat de organisatie nu uit het Alrijne Ziekenhuis met drie locaties in Leiden, Leiderdorp en Alphen aan den Rijn, plus de verpleeghuizen Leythenrode en Oudshoorn. Daarnaast vinden ook specialistische spreekuren plaats in Katwijk, Sassenheim en Lisse. De topstructuur bestaat uit een driehoofdige Raad van Bestuur. De organisatorische laag direct onder de Raad van Bestuur bestaat uit integraal resultaatverantwoordelijke eenheden gekoppeld aan de verschillende specialismen. Op RVE-niveau is sprake van duaal management. De ondersteunende diensten van Alrijne zijn na de fusie geclusterd in negen servicecentra waaronder het servicecentrum Klant & Service (K&S). Ook de servicentra van Alrijne zijn resultaat verantwoordelijk en rapporteren direct aan de raad van bestuur. Bij Alrijne werken ruim 3800 medewerkers. Er zijn 240 medisch specialisten werkzaam. Alrijne is daarmee één van de grootste werkgevers in de regio. De ziekenhuizen van Alrijne behandelen ruim 400 duizend patiënten per jaar. Tevens worden er jaarlijks zo n 600 cliënten behandeld en verpleegd in de geriatrische revalidatie, de langdurige psychogeriatrische en somatische zorg. Profiel/Manager Klant & Service/Alrijne Zorggroep/22 oktober van 9

4 Alrijne is een belangrijke zorgaanbieder in de regio en werkt samen met diverse andere zorgorganisaties. Zo wordt er op het gebied van ketenzorg samengewerkt met thuiszorgorganisaties zoals Activite en Marente, het Rijnlandse revalidatiecentrum en de GGZorganisatie Rivierduinen. Alrijne heeft met het LUMC als topreferente samenwerkingspartner (o.a.) een gezamenlijke afdeling nucleaire geneeskunde. Op het gebied van oncologie wordt samengewerkt met het Groene Hart ziekenhuis in Gouda. Ambitie Alrijne heeft een uitgesproken ambitie; Alrijne wil de beste zorg voor patiënten en cliënten in de regio leveren, nu en in de toekomst. De afgelopen vijf jaren jaren is er veel aandacht en energie gericht op de fusie en het daarna in de basis goed inrichten en optimaliseren van de eigen organisatie. Daarin zijn stevige slagen gemaakt en nu is de fase aangebroken waarin verder gebouwd kan worden aan de doorontwikkeling die past bij de ingezette koers van Alrijne. De koers van Alrijne is neergelegd in het strategisch beleidsplan Zorg voor elkaar Kenmerkend voor Alrijne is dat de zorgorganisatie onderscheidend wil zijn in de benadering van patiënten. Bij Alrijne werkt een ieder vanuit de overtuiging dat mensen beter worden van goede zorg mét persoonlijke aandacht. Samen doen is de kern. Samenwerking tussen professionals en met zorgpartners is essentieel waarbij mét de patiënt/cliënt wordt gekeken naar de beste behandeling. Professioneel en met toewijding. De strategie van Alrijne komt ook terug in de organisatiefilosofie Samen Alrijne. Dit betekent dat er binnen Alrijne op een gestructureerde manier gewerkt wordt aan het verhogen van resultaten en dat er zoveel mogelijk gedaan wordt vanuit het patiëntperspectief. Met het voortdurend doorlopen van de PDCA cyclus houdt continu verbeteren medewerkers weerbaar en wendbaar en helpt het om de ambities waar te maken, onderscheidend te zijn en over de uitkomsten verantwoording af te leggen. Binnen Alrijne is het LEAN-programma Samen Beter opgestart waarmee naast een betere beleving en behandeling van patiënten ook de verankering van het continue verbeteren in de dagelijkse werkroutines, de visie, strategie, cultuur en gedrag binnen Alrijne wordt nagestreefd. Medewerkers en teams die hieraan deelnemen vinden het vanzelfsprekend dat hun baan bestaat uit werken aan continu verbeteren waarbij het betrekken van patiënten/cliënten de standaard is. Hierdoor is Alrijne steeds meer in staat om continu te innoveren en flexibel in te spelen op veranderende omstandigheden en veranderende zorgvraag. Cultuur Binnen Alrijne heerst een prettige, informele werksfeer, waar betrokken en enthousiaste mensen werken, die gedreven zijn om samen iets moois neer te zetten. Zij biedt de kansen en complexiteit van een groot ziekenhuis, gecombineerd met een platte structuur waar de mensen gemakkelijk bij elkaar naar binnenlopen en samenwerken om doelen te realiseren. Profiel/Manager Klant & Service/Alrijne Zorggroep/22 oktober van 9

5 2 De functie van Manager Klant & Service Het servicecentrum Klant & Service (K&S) draagt bij aan de realisatie van effectieve en afgestemde ondersteuning aan het hele proces dat de patiënt/cliënt bij Alrijne doorloopt. Met als doel het realiseren van een positieve beleving van zowel de patiënt/cliënt als de bezoeker van Alrijne. Het servicecentrum K&S is verantwoordelijk voor de patiëntenlogistiek (afsprakenbureau, opnamebureau en transferbureau) en het flexbureau (de inzet van flexibel personeel). Binnen het servicecentrum K&S zijn (exclusief de flexibele schil binnen het flexbureau) circa 50 Fte medewerkers werkzaam. De ambitie van Alrijne, vertaald naar de missie van het servicecentrum K&S, betekent dat het servicecentrum staat voor: Permanent denken vanuit het perspectief van patiënt/cliënt en bezoeker; Continu willen verbeteren van de patiëntenlogistiek; Introduceren van integraal capaciteitsmanagement met als doel een efficiëntere inrichting van de organisatie; Optimalisatie van de samenwerking met ketenpartners; Optimalisatie van de inzet van flexibel personeel. Om de gehele keten zo efficiënt en effectief mogelijk te laten functioneren heeft Alrijne eerste stappen gezet om te gaan werken volgens de principes van integraal capaciteitsmanagement. Dit houdt in dat er centraal regie wordt gevoerd over de behandelcapaciteit. Het bepalen van de benodigde capaciteit (opname, OK/ bedden, personeel), het plannen daarvan, onderbouwde keuzes maken en sturing geven aan de capaciteit, leidt ertoe dat processen beter op elkaar worden afgestemd en voldoende middelen beschikbaar zijn. Tegelijkertijd worden de prestaties continu gemonitord en waar nodig procesverbeteringen geïnitieerd en doorgevoerd. Met deze integrale benadering wordt de stuurbaarheid van Alrijne verbeterd, hetgeen zal leiden tot een hogere productiviteit, een betere patiëntenservice en tevreden(er) medewerkers en artsen. De nieuwe Manager Klant & Service wordt verantwoordelijk voor het verder inrichten en positioneren van de capaciteitsafdeling binnen het servicecentrum K&S en daarmee het verder vormgeven van capaciteitsmanagement binnen Alrijne. Naast de coördinerende taken rondom capaciteitsplanning heeft deze afdeling ook een adviserende functie. In verband met de doorgroei van de huidige Manager K&S binnen Alrijne, is een vacature ontstaan. Als Manager K&S komt u binnen op een mooi moment waarin doorbouwen op het gelegde fundament kan plaatsvinden. Vanzelfsprekend beschikt u over een heldere visie op patiëntenlogistiek en capaciteitsmanagement en bent u zowel in breedte als diepte de natuurlijke sparringpartner en adviseur voor de Raad van Bestuur. U neemt deel aan het Centraal managementoverleg (CMT) en bent tevens een zichtbare en goede gesprekspartner voor het management van de RVE s. In samenwerking met bestuur, medisch specialisten, zorgmanagers en de managers binnen de servicecentra pakt u belangrijke thema s voor de toekomst verder op en weet dit door te vertalen in de gewenste ontwikkelingen van beleid, programma s, acties en resultaten. U brengt - kort gezegd - vanuit uw vakgebied verdere beweging in de organisatieontwikkeling van Alrijne en heeft tegelijkertijd een goed oog voor de daarbij behorende ontwikkeling van de eigen dienstverlening en medewerkers. Profiel/Manager Klant & Service/Alrijne Zorggroep/22 oktober van 9

6 Als Manager Klant & Service geeft u leiding aan het servicecentrum K&S, bestaande uit het afsprakenbureau, het opnamebureau (waaronder ook het team capaciteitsplanning & advies), het transferbureau en het flexbureau. Deze teams worden aangestuurd door Teamleiders, die aan u rapporteren. Profiel/Manager Klant & Service/Alrijne Zorggroep/22 oktober van 9

7 3 Profiel Persoonlijkheidsprofiel Voor deze boeiende functie, gepositioneerd in het hart van de organisatie, zijn wij op zoek naar een manager met visie, lef en focus! Iemand die veranderingen en verbeteringen op het gebied van proces- en capaciteitsmanagement intiteert en denkt vanuit kansen en mogelijkheden. U bent een stevige sparringpartner voor Raad van Bestuur en RVE-managers. U bent analytisch sterk, heeft een goed organisatorisch vermogen en haalt er voldoening uit om continu te verbeteren en te zoeken naar de slimste en beste oplossingen. Door uw laagdrempelige en toegankelijke houding legt u van nature gemakkelijk verbinding met zowel de collega s binnen uw team als daarbuiten. U bent gericht op samenwerking en stelt het gezamenlijk belang altijd voorop. Tegelijkertijd houdt u de gewenste resultaten van uw eigen dienstverlening nauwlettend in de gaten. U bent flexibel en wendbaar wanneer veranderende omstandigheden zich voordoen en beschikt over geduld en tact om zaken voor elkaar te krijgen. Door anderen te enthousiasmeren, activeren en motiveren, weet u resultaten te bereiken. U bent goed in staat project- en procesmatig te werken. Kennis en ervaring De manager Klant & Service heeft/is: Een afgeronde opleiding op WO niveau, in de richting van (technische) bedrijfskunde, bedrijfseconomie, logistiek of een andere, voor de functie relevante afgeronde (post) WOopleiding. Bij voorkeur kennis en ervaring op het gebied van zorglogistiek en capaciteitsmanagement. Meerjarige integrale managementervaring in een veranderende professionele omgeving. Visie, strategisch inzicht en weet o.a. met behulp van BI tooling - de juiste, relevante stuurinformatie te genereren. Impact en is een natuurlijke gesprekspartner op strategisch niveau. Klant- en servicegericht. Mogelijk afkomstig van buiten de sector en heeft een intrinsieke motivatie om deze stap te maken. Ervaring met verbeterprogramma s (Lean). Praktisch en doortastend optredend om tot resultaten te komen. Gedragscriteria en vaardigheden Visie. Focus. Samenwerkingsgericht, verbindend. Overtuigingskracht. Organisatiesensitief. Analytisch, structurerend. Innovatief. Communicatief. Resultaatgericht. Ontwikkelingsgericht. Relativeringsvermogen, humor. Profiel/Manager Klant & Service/Alrijne Zorggroep/22 oktober van 9

8 4 De arbeidsvoorwaarden U kunt in deze positie écht bijdragen aan de verdere ontwikkeling van Alrijne en de belangrijke rol die het servicecentrum Klant & Service daarin samen met alle andere afdelingen binnen de organisatie kan spelen. Fulltime functie (36 uur per week). Salaris (full time) max ,-- bruto per maand (fwg 75 CAO Z), exclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering (8,33%). Standplaats Leiden en Leiderdorp. Er wordt standaard gestart met een jaarcontract dat na één jaar bij goed functioneren wordt omgezet in een vast dienstverband. Profiel/Manager Klant & Service/Alrijne Zorggroep/22 oktober van 9

9 5 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal. In weken van 5 en 12 november 2018 vinden de gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten plaats op kantoor van Leeuwendaal in Den Haag. 2 Selectiegesprekken bij Alrijne. De vervolgprocedure bij Alrijne is in de week van 19 november U spreekt in de eerste ronde met twee selectiecommissies. Een tweede verdiepende ronde is mogelijk. Een assessment (Berenschot), CV-check en referentieonderzoek maken onderdeel uit van de procedure. Er wordt gestreefd naar een benoeming voor 1 december Bij interesse ontvangen wij graag uw CV met motivatiebrief zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 7 november U kunt uw reactie kenbaar maken via onze site Voor nadere informatie over Alrijne zie: Profiel/Manager Klant & Service/Alrijne Zorggroep/22 oktober van 9