DIGITALE AANDACHT BIJ LEERWERKBEDRIJVEN LOONT BEGELEID INTERNE- EN GEDETACHEERDE MEDEWERKERS OP MAAT MET 8TING

Transcriptie

1 DIGITALE AANDACHT BIJ LEERWERKBEDRIJVEN LOONT BEGELEID INTERNE- EN GEDETACHEERDE MEDEWERKERS OP MAAT MET 8TING

2 INHOUDSOPGAVE Frequenter relevant contact zet mensen in beweging... 3 Digitale aandacht op maat... 5 Chatten met coach... 6 Contact via SMS & Nieuws... 6 Ondersteuning bij het maken van stappen... 7 Ontwikkelen en oefenen... 7 Vacatures op maat... 8 Inzicht en overzicht... 8 Meer digitale persoonlijk aandacht loont

3 FREQUENTER RELEVANT CONTACT ZET MENSEN IN BEWEGING Als je frequenter, relevant contact met mensen hebt, ben je beter in staat hen te bewegen. Dit geldt vanzelfsprekend ook voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Want ook interne- en gedetacheerde medewerkers hebben sterk de behoefte aan persoonlijke aandacht en om geïnformeerd te blijven. In opdracht van Leerwerkbedrijf Laborijn, heeft onderzoek van het onderzoeksteam van het lectoraat Technology, Health & Care van het Saxion laten zien dat zij een grote behoefte hebben om meer te weten over: l Algemene ontwikkelingen binnen de organisatie l Vacatures l Hoe het bij andere bedrijven en medewerkers is l Algemene zaken: vrije dagen, betaling salaris, etc. l Levensgebeurtenissen (met name sterfgevallen) Over het algemeen proberen organisaties dit te doen via een intranet, een maandelijkse nieuwsbrief of briefjes op prikborden. De praktijk leert echter dat hierdoor deze informatie moeilijk toegankelijk, achterhaald, inconsistent en veel ineens is. Als gevolg ligt het veegwerk bij de jobcoaches die zelf in de weer moeten met mondelinge mededelingen, smsjes en whatsapp-berichten. Het eindresultaat is dat er geen gelijke verdeling van- en toegang tot informatie is, jobcoaches druk zijn met brandjes blussen en medewerkers slecht op de hoogte zijn en zich hierdoor niet gezien voelen. Toch biedt de inzet van slimme digitale middelen kansen. Vanuit dit perspectief is 8ting ontwikkeld: om juist organisaties in het sociaal domein met datagestuurd werken en digitale middelen zoals een app, te ondersteunen om meer persoonlijke aandacht op maat te geven. De nieuwsbrief? Die heb ik al maanden niet meer gezien. En de website bezoek ik ook nooit. Veel te veel gedoe. Achmed - gedetacheerde medewerker - 42 jaar 3

4 Ik ben nu net als iedereen direct op de hoogte van nieuwe vacatures. - Saskia, gedetacheerde medewerker, 28 jaar 4

5 DIGITALE AANDACHT OP MAAT Naar aanleiding van de positieve resultaten van het gebruik van 8ting in de bijstand, is in 2017 een pilot gedaan in samenwerking met Participatiebedrijf Laborijn uit Doetinchem en het onderzoeksteam van het Research Centre for Health, Social Work & Technology van het Saxion. Binnen deze pilot is de inzet van 8ting speciaal toegesneden op de informatie- en ontwikkelbehoeften van medewerkers die intern werken of gedetacheerd zijn. Dit onderzoek heeft uitgewezen dat het overgrote deel van de medewerkers zowel de middelen (smartphones) als de vaardigheden bezitten om gebruik te maken van de app. Daarnaast heeft het onderzoek laten zien dat het beter aansluiten van de informatievoorziening op de specifieke situatie en het profiel van de medewerker, de organisatie in staat stelt om op een schaalbare manier, meer mensen, vaker te informeren, motiveren en activeren. Aansluitend op de onderzoeksresultaten van het Saxion zijn nu volgende onderdelen standaard beschikbaar in de 8ting app: l Nieuws l Chat met coach l Ondersteuning bij belangrijke stappen l Vacatures l Oefeningen (optioneel) l Vragen (optioneel) 5

6 CHATTEN MET COACH Een groot deel van de medewerkers communiceert al via Whatsapp met de coach. De vaardigheden en de bereidheid om digitaal te communiceren, is dus aanwezig. Op juridisch vlak biedt het gebruik van Whatsapp echter een aantal uitdagingen als het gaat om de opslag van persoonsgegevens. Om toch met medewerkers te kunnen appen, is 8ting ook uitgerust met een chatfunctie. Berichten naar groepen Op deze manier kunnen coaches met 1 actie zowel individuele als complete groepen medewerkers direct bereiken. CONTACT OP VIA SMS OF Niet iedereen heeft echter een smartphone of wil direct gebruik maken van de app. Toch wil je ook deze mensen direct op de hoogte kunnen stellen van zaken die voor hen van belang zijn. Daarom kunnen op basis van handmatige of vooraf ingestelde selecties, in bulk gepersonaliseerde berichten ook via sms of verstuurd worden. Zo kunnen daadwerkelijk alle medewerkers gelijktijdig geïnformeerd worden over belangrijke onderwerpen. Dit scheelt tijd en vergroot het bereik van de coach aanzienlijk. NIEUWS Binnen de app krijgt de medewerker ook het laatste nieuws aangeboden. Deze nieuws items kunnen afbeeldingen, maar ook videos bevatten. Om medewerkers zoveel mogelijk op maat te kunnen informeren, kan nieuws ook alleen aan 1 of meerdere medewerkers die bij een specifieke inlener aan het werk zijn of bv. minder taalvaardig zijn, aangeboden worden. De slimme 8ting technologie is namelijk in staat om aan de hand van specifieke kenmerken, passende informatie aan te bieden aan specifieke gebruikers. 6

7 ONDERSTEUNING BIJ HET MAKEN VAN STAPPEN Het stapsgewijs aanbieden van informatie kan medewerkers enorm helpen om naar nieuwe situaties toe te werken. Binnen 8ting kunnen daarom programma s aangeboden worden waarin een medewerker over een periode wekelijks 1 of meerdere berichten aangeboden krijgt, die hem of haar helpen zich voor te bereiden op specifieke situaties, zoals bijvoorbeeld.: Wisseling van beschut naar gedetacheerd werk l Wat betekent dit voor jou? l Waar moet je aan denken? l Wie heeft dit ook al gedaan en hoe is dit gegaan? Wisseling van inlener l Wie is je nieuwe contactpersoon? l Hoe ziet deze persoon er uit? l Waar is de ingang? Zo krijgt de medewerker consistent, maar verdeeld over een langere periode, kleine stukjes informatie aangereikt, die hem of haar klaarmaken voor de volgende stap. Op deze manier kan hij of zij langzaam wennen aan het idee en zich goed voorbereiden op de eerste werkdag. Meer zelfvertrouwen en regelmogelijkheden Aangezien hiermee het aantal regelmogelijkheden (ik weet meer, kan dus meer zelf oplossen)- en het zelfvertrouwen van de medewerker stijgt, heeft deze zachte landing een positief effect op de duurzaamheid van de plaatsing. Daarnaast ontlast het de jobcoach, zodat hij of zij zich kan bezighouden met specifiekere vraagstukken van deze of een andere medewerker. ONTWIKKELEN EN OEFENEN Via de app kunnen ook oefeningen van Oefenen.nl aan enkele of groepen medewerkers aangeboden worden. Zo kan direct gebruik gemaakt worden van het aanbod van Oefenen.nl en kunnen medewerkers de oefeningen doen, waar en wanneer het hen uitkomt. 7

8 VACATURES OP MAAT Ook vacatures kunnen op maat aangeboden worden, direct vanaf het moment dat deze beschikbaar zijn. Zo hebben alle medewerkers gelijktijdig toegang tot de kansen die er zijn, zonder dat ze afhankelijk zijn van hun jobcoach, of moeten wachten op de maandelijkse nieuwsbrief. Automatische notificaties bij match Daarnaast worden medewerkers, afhankelijk van hun ontwikkelpad, automatisch via notificaties (push-bericht, sms, ) gewezen worden op specifieke vacatures die juist voor hen als goede volgende stap zouden kunnen gelden. Ook kunnen deze vacatures automatisch onder mijn vacatures beschikbaar gemaakt worden. Directe terugkoppeling aan coach Medewerkers kunnen vervolgens direct in de app aangegeven dat ze interesse in de vacature hebben. De job coach krijgt hierover vervolgens automatisch een notificatie, zodat dit met de medewerker opgepakt kan worden. We delen nu de informatie over het fietsplan over de app. Zo houd ik tijd over voor meer inhoudelijk contact met werknemers en de inlener Sandra - jobcoach - 37 jaar 8

9 INZICHT EN OVERZICHT De centrale dashboards binnen 8ting geven inzicht en overzicht over individuele- en groepen medewerkers. Wat vinden medewerkers interessant Zo worden analyses aangeboden die inzicht geven in wat door welke groepen gelezen wordt, (vacatures, nieuwsberichten, etc.) om zodoende het aanbod nog beter aan te laten sluiten op de medewerkerbehoefte. Volgen van de ontwikkeling van medewerkers Om nog beter in staat te zijn de ontwikkeling van enkele medewerkers, maar ook je gehele organisatie te kunnen volgen, is het ook mogelijk om informatie uit meerdere systemen binnen 8ting te koppelen. Zo kan 8ting in beeld brengen welke middelen op welke groepen ingezet zijn, waar medewerkers staan en wat meer of minder bijdraagt aan ontwikkeling. Op welke mensen en groepen zijn beoogde resultaten behaald en waar valt nog winst te boeken? Help de manager managen Door dit overzicht en inzicht hebben managers en coaches het niet meer over lijsten van 180 medewerkers, maar wordt er op verschillende niveau s context en inzicht geboden in wie waar staat. Zo kunnen managers en coaches zich een beter beeld volgen om beleid te vormen, operationele prioriteit te bepalen en persoonlijke aandacht te geven. 9

10 MEER (DIGITALE) PERSOONLIJKE AANDACHT LOONT Naast ons onderbuikgevoel, tonen meerdere wetenschappelijke onderzoeken aan dat persoonlijke (digitale) aandacht loont. Onderzoekers van de UT hebben laten zien dat ook gerichte digitale aandacht als persoonlijk ervaren wordt* en dat het organisaties in staat stelt om effectiever en efficiënter te werken. De gerichte ondersteuning van data en digitale technologie maakt het dus ook in het sociaal domein mogelijk om nog meer mensen te bereiken en in beweging te zetten. *(whitepapers en onderzoeken te downloaden op De win-win van (digitale) persoonlijke aandacht En zo gebruik je digitaal en data om meer aandacht op maat te geven. Zodat je je medewerkers frequenter bereikt, op een manier die relevant voor hen is en die aansluit bij de doelen die je met elkaar hebt gesteld. En zo verhoog je je effectiviteit, efficiëntie en de participatiekansen van je medewerkers. En dat is de win-win van persoonlijke digitale aandacht. 10

11 Informatie Voor meer informatie over de resultaten van de inzet van 8TING - naar werk, ga naar onze website of neem contact met ons op via info@8ting.nl. Lees daarnaast ook meer over onze observaties en geleerde lessen op ons blog op 11

12