TELEFONISCHE INTAKE PROCEDURE

Transcriptie

1 30 DAGEN FOCUS TRAINING TELEFONISCHE INTAKE PROCEDURE In dlo / coach materiaal In deze briefing geef ik je een aantal overwegingen om als achtergrond/kader mee te nemen tijdens de telefonische intake. Daarnaast zijn in deze briefing voorbeeldvragen opgenomen die je kunt stellen tijdens de intake. OVERWEGING 1 NIET COACHEN Mijn voorstel is om niet te gaan coachen in de intake maar de intake duidelijk te markeren als een verkenning van de leerdoelen, motivatie en kennismaking met de kandidaat. Wees aardig en voorkomend J. 1

2 OVERWEGING 2 WERKGERELATEERD VRAAGSTUK Hou voor ogen dat Ik overtref me inzoomt op een (1) werk gerelateerd vraagstuk op het terrein van persoonlijke effectiviteit. We voorzien niet in therapie of lange coaching trajecten. Stel je als trainer/coach ook zo op. Als je merkt dat kandidaten meer in de lijn zitten van een zwaarder persoonlijk vraagstuk dan moet er kennelijk wat anders gebeuren. De afspraak is dan om met Henk te overleggen hoe we in dat specifieke geval omgaan met de situatie. Je kunt naar een kandidaat altijd aangeven dat daar mogelijkheden/oplossingen voor zijn. We doen dit alleen niet in het dertig dagen concept. OVERWEGING 3 TERUGHOUDENDHEID RONDOM PRIVE Veel coaches hebben de suggestie gedaan om vragen op te nemen over raakvlakken met privé. Ik wil je vragen om daar terughoudend mee te zijn. houd in je achterhoofd dat een 30 dagen focus vraag altijd over een (1) werk gerelateerd onderwerp gaat. De privé vraag stellen betekent automatisch dat je een andere bron aanboort, Ik stel voor om daar bewust mee om te gaan. OVERWEGING 4 PROCEDURE DUIDELIJK MAKEN INTAKE VASTLEGGEN Leg in het begin van het gesprek uit hoe de telefonische intake loopt. Geef aan dat de kandidaat elke vraag kan stellen die hij/zij wil. Ik wil je vragen om globaal de uitkomsten van de intake vast te leggen. OVERWEGING 5 GEBRUIK VAN DEZE VRAGENLIJST De vragenlijst is geen keurslijf maar een overzicht van mogelijke onderwerpen die je tijdens de intake naar voren kunt laten komen. WAT LATEN WE IN DE INTAKE AAN BOD KOMEN? 1. Achtergrond en context 2. Leerdoel & motivatie 3. Pre-Evaluatie 4. Verwachtingen 5. Logistiek Op de volgende pagina s tref je de suggesties voor vragen aan over de bovenstaande onderwerpen. 2

3 1. ACHTERGROND EN CONTEXT Komt het uit dat ik je nu bel? Kun je in enkele zinnen jezelf persoonlijk voorstellen? o TIP: Ditzelfde kun je als coach ook doen Kun je in enkele zinnen aangeven wat voor werk dat je doet / werkervaring? Heb je wel eens eerder een training gevolgd op het terrein van persoonlijke effectiviteit / vaardigheid? o Kun je vertellen wat dit heeft opgeleverd voor jou? 2. LEERDOEL & MOTIVATIE (let op: het gaat om het vaststellen van 1 leerdoel!) LEERDOEL Wat is de aanleiding voor jou om gebruik te maken van de Voucher? Beschrijf kort je leerdoel: o Hoe gaat dat nu? o Wat heb je t.n.t. ondernomen? o Wat blijkt wel te werken en wat niet? o Hoe zou voor jou succesvol gedrag er uit zien als je je leerdoel hebt bereikt. Stel dat we 40 dagen verder zijn: wat heb je dan geleerd? Wat kun je dan wat je nu nog niet kan? Wondervraag: stel dat je morgen wakker wordt en wat jij wil leren heb je volledig onder de knie, vraag je niet af hoe het kan het is gewoon gebeurd. Hoe zou je het merken dat dit gebeurd was? Hoe zouden ze het op het werk merken, zouden ze het thuis ook merken? Etc etc. t.a.v. het leerdoel: Hoe groot of klein mag de stap zijn die je wilt zetten wat jou betreft? Heb je mogelijkheden om te oefenen in je eigen werkomgeving? 3

4 CASUÏSTIEK Kun je 1 of 2 concrete casus/voorbeeld beschrijven waarin je leerdoel duidelijk naar voren komt. o Vraag deze situatie wat uit naar setting, taak, rol, wens (hoe zou je dit anders willen)? Zijn er situaties waarin je minder last hebt van je leerdoel o Waaraan ligt dat denk je? Hoe vaak komt het voor dat je met je leerdoel geconfronteerd wordt? Heb je een collega die jou leerdoel beheerst? wat merk je dat zij kennelijk goed kan? MOTIVATIE Vind je jezelf gemotiveerd voor dit traject? o Waaraan zou ik dat kunnen merken? Wat is de reden / wat maakt het dat je met de voucher aan de slag wil? Zijn er zaken / dingen die je tegenhouden om ermee aan de slag te gaan? Kun je me uitleggen/toelichten waarom dit traject belangrijk voor je is? o Wat is de betekenis voor jou o Wat is de betekenis voor je bedrijf? Durf je te experimenteren met nieuw gedrag? Indien van toepassing: waarom heb je voor mij als trainer/coach gekozen? Heb je er zin om te starten? 4

5 3. PRE- EVALUATIE SCHAALVRAGEN De schaalvragen kun je benutten om te achterhalen waar de kandidaat ongeveer staat. Het antwoord op de schaalvragen bieden vanzelfsprekend mogelijkheden om door te vragen. Als een kandidaat er niet helemaal uitkomt vraag dan hoe hij/zij scoort ten opzichte van zijn/haar directe collega s. 1 = is gering / laag / weinig / minder sterk 10 = goed/ veel / hoog /sterk SCHAALVRAAG LEERDOEL Schaalvraag 1-10: Hoe positioneer je jezelf m.b.t. je leerdoel: o Welk cijfer geef je jezelf nu met betrekking tot je leerdoel o Welk cijfer zou je graag willen hebben als we klaar zijn SCHAALVRAAG OMGEVING & LEERDOEL Schaalvraag 1-10: Welk cijfer geeft je werkomgeving (denk je) voor dit leerdoel: o Welk cijfer is dat nu o Welk cijfer zou je graag willen hebben als we klaar zijn SCHAALVRAAG OEFENMOGELIJKHEDEN Schaalvraag 1-10: Welk cijfer geef je voor je de mogelijkheden die je hebt om met je leerdoel te oefenen in je werkomgeving SCHAALVRAAG MOTIVATIE Schaalvraag 1-10: Welk cijfer geef je jezelf voor je eigen motivatie ten aanzien van dit traject. 5

6 4. VERWACHTINGEN LEIDINGGEVENDE VAN DE KANDIDAAT Hebben jullie samen gesproken over je leerdoel? o Wat kwam uit dit gesprek, wat waren zijn/haar ideeën? Wat zou je willen dat je leidinggevende doet met betrekking tot je leertraject? Zijn er meer /andere mensen die je kunnen (onder)steunen in je traject? EIGEN ROL COACH Welke verwachtingen heb je van mij als trainer/coach? Wat voor soort dingen in trainingen vindt je minder leuk om te doen? Zijn er dingen / zaken die je van mij wilt weten op dit moment? HOE ZIET HET TRAJECT ERUIT Is het traject wat we gaan doen helder voor je? o Heb je nog vragen daarover? Leg de 4 fasen uit en dat de kandidaat start met de fase ik Denk als voorbereiding op zijn/haar eerste gesprek. Hij gaat dus gelijk aan de slag in in de digitale leeromgeving met de voorbereidingsopdrachten. Om te kunnen starten ontvangt de kandidaat een inlogcode voor Digitale leeromgeving. Daarnaast ontvangt de kandidaat een inlogcode voor het digitaal assessment. 6

7 5. LOGISTIEK LOGISTIEK Spreek 3 data af (van belang is dat je deze data gelijk checkt met het coachhuis indien je daar werkt: open dus ook de website van het coachhuis) o Gesprek 1 na ongeveer 3 weken o Gesprek 2, 20 dagen na gesprek 1 o Gesprek 3, 20 dagen na gesprek 2 Vraag om adres leidinggevende. Deze wordt ingezet om de afspraken naar de leidinggevende te communiceren. Dit is het enige wat we terugkoppelen. Bevestig de data per aan de kandidaat via je ik overtref me AFSLUITING GESPREK Zijn er zaken nog onduidelijk voor je Heb je nog vragen? Welke vraag heb ik niet gesteld / Hebben we iets nog niet besproken dat wel van belang voor je is? Belangrijk: eindigen met pep-talk in de sfeer van: o Dit lijkt me haalbaar en niet te lastig o Ik zie het zitten o Fijn dat we gaan beginnen. o Etc. 7

8 IK OVERTREF ME O INTAKE GESPREK IK OVERTREF ME 30 DAGEN FOCUS TRAINING Wilhelminapark 46, 3581 NL Utrecht Programma manager Henk Veenhuysen