8TING & LABORIJN IN DE SW LABORIJN APP BIEDT GROTE KANSEN IN VERBETEREN INFORMATIEVOORZIENING

Transcriptie

1 8TING & LABORIJN IN DE SW LABORIJN APP BIEDT GROTE KANSEN IN VERBETEREN INFORMATIEVOORZIENING

2 INHOUDSOPGAVE 1.0 Digitaal kan bijdragen aan structuur, efficientie en gelijkheid Resultaten uit 3 metingen Geleerde lessen Conclusies

3 DIGITAAL KAN BIJDRAGEN AAN STRUCTUUR, EFFICIENTIE EN GELIJKHEID Over een periode van 3 maanden (half april tot en met half juli) hebben Laborijn en 8TING in samenwerking met een onderzoeksteam van Hogeschool Saxion door middel van een pilot de kansen van digitale ondersteuning binnen het SW-domein onderzocht. Het blijkt dat door het gebruik van de Laborijn app medewerkers beter geïnformeerd zijn en willen worden over Laborijn-gerelateerde zaken. Dit biedt direct kansen op een aantal vlakken: l Vergroten van kader en structuur l Verhogen van efficiëntie communicatie l Vergroten van gelijkheid in toegang tot vacatures Daarnaast zijn er op een aantal punten geleerde lessen te benoemen: l Informatie van en over de organisatie & levensgebeurtenissen meest relevant l Relevante info leidt tot duurzaam gebruik l Communicatie l Rol van organisatie, coaches en medewerkers In deze paper geven we toelichting op de onderzoeksvragen en -doelen, gemeten resultaten en geleerde lessen. Onderzoeksvraag In het methodologisch en onafhankelijk onderzoek zijn meer dan 100 gedetacheerde SW-medewerkers door middel van verschillende digitale media geïnformeerd over verschillende onderwerpen. De onderzoeksvraag van de pilot luidt: Op welke manier kan de inzet van de Laborijn app een bijdrage leveren aan het optimaliseren van de communicatie tussen medewerkers en jobcoach door het bieden van informatie over Laborijn-gerelateerde zaken? Onderzoeksdoel van pilot Het doel van de pilot was inzicht krijgen in de huidige communicatiestructuur op het moment voorafgaand aan de inzet van de mobiele applicatie en inzicht krijgen in het gebruik en de ervaringen van medewerkers en jobcoaches met betrekking tot de mobiele applicatie. Afbeelding 1: Het startscherm van de Laborijn app 3

4 Ik ben nu net als iedereen direct op de hoogte van nieuwe vacatures. - Saskia, gedetacheerd, 28 jaar 4

5 98% digitaal bereikbaar, 42% al direct bereid om app te installeren Binnen dit onderzoek bleek dat meer dan 98% van de medewerkers toegang tot een smartphone heeft. Binnen de periode van 3 maanden was 54% van de medewerkers ook direct bereid om een app op hun telefoon te installeren. In de pilot zijn verdeeld over 4 categorieën, de volgende zaken in de app aangeboden: l Nieuws l Evenementen l Vragen(lijsten) l Vacatures Binnen de nieuws items is gevarieerd in het aanbod om ook te onderzoeken welke onderwerpen als relevant of minder relevant door de werknemer gezien wordt. Gemiddeld gelezen publicaties per week Gedurende de 3 maanden zijn in totaal uiteindeljk 45 mobiele apparaten van werknemers geregistreerd en is in totaal 1764 maal een publicatie gelezen. Gemiddeld werden door de actieve deelnemers uiteindelijk publicaties per week gelezen. Afbeelding 2: Over de gehele populatie een maximum van meer dan gelezen publicaties in een week. Gemiddeld gelezen publicaties per gebruiker per week 5

6 RESULTATEN UIT DE 3 METINGEN Hieronder geven we op hoofdlijnen de resultaten uit de 3 metingen ( 0-, 1-, 2- en 3-meting) weer. 0-meting (voor aanvang pilot) 1- en 2-meting Medewerkers l SW-medewerkers van Laborijn zijn tevreden over het contact met de jobcoach via de huidige middelen (telefoon, WhatsApp en ). l Ze zijn minder tevreden over de communicatie m.b.t. algemene informatie vanuit Laborijn. Jobcoaches l Face-to-face heeft de voorkeur van de jobcoaches. WhatsApp wordt ervaren als een prettig contactmiddel door de jobcoaches. l Over de informatievoorziening en/of berichtgeving vanuit Laborijn zijn de jobcoaches ook minder tevreden. Ruimte voor iteratie Op basis van de uitkomsten vanuit de metingen en het lerend karakter van de pilot (gedurende de pilot elementen toevoegen aan de Laborijn app) heeft een aantal aanpassingen/doorontwikkelingen plaatsgevonden gedurende de pilot. Zoals de mogelijkheid tot reageren op berichten van de jobcoach en het bekijken van nieuwe vacatures (welke voor de pilot in een kleine selectie middels de maandekijkse nieuwsbrief werden gedeeld). Medewerkers l Medewerkers ervaren dat de app meer informatie van Laborijn geeft en sneller informatie doorgeeft. l Nieuwsberichten worden het meest bekeken, maar ook het toevoegen van de vacatures heeft een positief effect gehad op het aansluiten op de behoeften van de medewerker. Dit is ook te zien in de gebruikscijfers. l Communicatie met de medewerkers (chat) vindt nog steeds plaats via het middel WhatsApp, omdat ze dit gewend zijn en nog voordelen biedt qua gebruikersgemak. l Inloggen in de app wordt in sommige gevallen als lastig ervaren. Jobcoaches l Jobcoaches zien het belang van het communiceren van nieuwsberichten vanuit Laborijn via de app, want het levert hen tijd op. l Het versturen van de berichten richting medewerkers gebeurt nog steeds via WhatsApp en/of sms vanuit gewoonte en gebruikersgemak. 6

7 3-meting Tot slot is een groep geïnterviewd die later aan de pilot is toegevoegd en daarmee gedurende de pilot direct toegang had tot alle toegevoegde elementen. Hieronder worden de resultaten van deze meting gegeven. l De doorgevoerde verbeteringen hebben geleid tot een makkelijker proces als het gaat om inloggen en ingelogd blijven in de app l Alle medewerkers zijn tevreden over de informatievoorziening over Laborijn (nieuwsberichten en vacatures) l Medewerkers vinden het prettig om op de hoogte te zijn van Laborijn en een inkijkje te hebben op de werkplek bij andere inleners (middels video s die in de Laborijn app getoond worden) l Medewerkers geven aan door berichten over activiteiten en bijeenkomsten in hun eigen woonplaats geactiveerd te worden om hieraan deel te nemen. l Medewerkers geven aan meer te willen met de Laborijn app. Ze willen graag een overzicht van verlofuren in te willen zien, kunnen reageren op thema- of nieuwsberichten en zelf contact kunnen opnemen met hun jobcoach. l De communicatiemogelijkheid binnen de Laborijn app wordt nu niet gebruikt. Hiervoor wordt het medium WhatsApp gebruikt. Afbeelding 3: Films over werken bij andere inleners Afbeelding 4: Vacatures met afbeeldingen en film 7

8 GELEERDE LESSEN Op basis van het kwalitatieve onderzoek en het data-onderzoek is er een aantal interessante observaties gedaan binnen de pilot, die meegenomen moeten worden bij verder uitbreiding van de app binnen Laborijn. Informatie van en over de organisatie De mate waarin content aansluit bij de daadwerkelijke behoeften van de medewerkers, blijkt cruciaal te zijn voor blijvend gebruik van de app. Zaken zoals het aanbieden van vacatures, nieuws over de organisatie en andere bedrijven worden door de medewerkers als relevant en interessant gezien. Fun onderwerpen worden minder gelezen en zelfs als een reden aangegeven om geen gebruik meer te maken van het medium. Levensgebeurtenissen Medewerkers geven aan ook op de hoogte gehouden te willen worden over levensgebeurtenissen van collega s. Zo werd het tijdig geïnformeerd worden over het overlijden van collega s als zeer belangrijk aangegeven. Ook het weten wanneer een collega jarig is wordt als toevoeging voor de Laborijn app aangedragen. Relevante info leidt tot duurzaam gebruik Gebruikers van de app geven aan beter op de hoogte te zijn van wat er gebeurt in de organisatie en waarderen dit. Medewerkers blijven langdurig actief op het moment dat het zwaartepunt van de informatievoorziening ligt op inhoudelijke onderwerpen die aansluiten bij de werkrelatie tussen Laborijn en haar medewerkers. Dit leidde in de pilot tot gemiddeld 20 gelezen publicaties per actieve werknemer. Communicatie Directe communicatie tussen jobcoach en medewerker vond vooralsnog minimaal plaats via de app, aangezien dit voornamelijk face-to-face gebeurde en hiervoor ook nog geen richtlijnen vanuit de organisatie voor bestaan (welk medium gebruiken we voor welke communicatie). Rol van organisatie, coaches en medewerkers Voor een effectieve introductie van een nieuwe technologie binnen een organisatie, is het van groot belang voorafgaand aan en gedurende de introductie voortdurend operationeel en strategisch ondersteuning te bieden aan alle stakeholders: waar doen we het voor, wat willen we 8

9 bereiken en faciliteren we voldoende op het vlak van persoonlijke ondersteuning, tijd en middelen. Daarnaast is gebleken dat binnen groepen gedetacheerde medewerkers, invloeden binnen de groep ook bepalend zijn voor een succesvolle introductie. Dit geldt in positieve en negatieve zin. Het tijdig in kaart brengen en meenemen van influencers kan grote winst opleveren. CONCLUSIES Uit de bevindingen en resultaten van de pilot kan geconcludeerd worden dat de Laborijn app optimaal kan voorzien in de communicatie tussen medewerkers en jobcoaches door het bieden van informatie over Laborijn-gerelateerde zaken. De grootste winst wordt al direct geboekt op de volgende zaken: Meer kader en structuur Door de inzet van de app kunnen medewerkers gelijktijdig geïnformeerd worden. Dit vergroot de mate van betrokkenheid en verkleint de kans op onrust op de werkvloer. Efficiënter werken Daarnaast is er minder behoefte aan uitleg over algemene zaken door de jobcoaches door een meer transparante en eenduidige communicatielijn van Laborijn naar de SW-medewerkers. Dit scheelt jobcoaches tijd in het verspreiden van informatie via blaadjes op prikborden of het nabellen van medewerkers. Meer kansen door gelijke toegang tot vacatures Doordat alle medewerkers via de app gelijktijdig over nieuwe vacatures geïnformeerd worden, hebben zij gelijke kansen om deze nieuwe mogelijkheden te verkennen. Deze verhoging in het aantal personen dat direct toegang tot de vacatures heeft, vergroot ook de kansen voor het invullen van deze vacatures in het algemeen. We delen nu de informatie over het fietsplan over de app. Zo houd ik tijd over voor meer inhoudelijk contact met werknemers en de inlener Sandra - jobcoach - 37 jaar 9

10 LABORIJN BREIDT UIT Met de inzet van de Laborijn app en het 8TING platform investeert Laborijn in het nog beter kunnen leveren van maatwerk voor iedere inwoner die bij Laborijn aanklopt. Omdat hij of zij tijdelijk geen baan heeft, omdat werk vinden nog niet lukt op de reguliere arbeidsmarkt, omdat een perspectief, vaardigheden of een opleiding ontbreken. Deze combinatie van digitaal en persoonlijk contact maakt Laborijn uniek in het domein. Daarom breidt Laborijn de inzet van de app en het platform uit op de vlakken: l Begeleiden naar werk l Maatschappelijke participatie Gedurende 2017 en 2018 worden daarom de volgende speerpunten aangepakt: l Uitrol over alle gedetacheerde medewerkers (727 FTE) - Verbetering informatievoorziening voor de start van- en tijdens de detachering l Uitbreiden naar verbetering communicatie met- en informatievoorziening voor inleners - Ontzorging bij begeleiding & detacheren - Aantrekken meer nieuwe inleners l Verkenning inzet 8TING platform voor medewerkers beschut werk (272 FTE) - verbetering informatievoorziening voor de start van- en tijdens de detachering l Inzet 8TING voor Bijstand bij gemeente Oude IJsselstreek (701 werkzoekenden) - Verhogen effectiviteit (meer uitstroom uit de bijstand) - Verhogen efficiëntie (meer inwoners frequenter aandacht kunnen geven) 10

11 Informatie Voor meer informatie over de resultaten van de inzet van 8TING - naar werk, ga naar onze website of neem contact met ons op via info@8ting.nl. Lees daarnaast ook meer over onze observaties en geleerde lessen op ons blog op 11

12