Handleiding bevrachtingsapp

Transcriptie

1 Handleiding bevrachtingsapp Voor de schipper! 14 oktober 2016

2 Inleiding Deze handleiding hebben we speciaal gemaakt om het extra makkelijk te maken om met de bevrachtingsapp aan de slag te gaan! Hoewel we natuurlijk verwachten dat de meeste functies van de app voor zich spreken! De stappen tijdens het bevrachtingsproces via de app zijn niet wezenlijk anders dan de huidige werkwijze (zonder app). Toch zullen we voor de duidelijkheid nog even wat spelregels beschrijven, om te voorkomen dat je voor verrassingen komt te staan. De app is trouwens te gebruiken op verschillende apparaten zoals pc, tablet en smartphone. De app schaalt mee met de schermbreedte zodat de informatie duidelijk te lezen is. De afbeeldingen in deze handleiding komen overeen met de weergave op een pc/mac (groot scherm). Uiteraard staan de ontwikkelingen niet stil en zullen er regelmatig verbeteringen en nieuwe functies toegevoegd worden. Zorg er dus voor dat je altijd de laatste versie van de handleiding gebruikt. De app is trouwens te bereiken door te klikken op de volgende link: app.4shipping.com 2

3 Indeling Overzicht Vrachtaanbod Bevrachtingsstappen Lopend transport Spelregels Handige tips 3

4 1. Overzicht Op de overzicht pagina is een samenvatting te zien van de meest recente informatie uit de app, zoals: De laatste biedingen die je uitgebracht hebt als schipper; De meest recente ongelezen berichten; Het lopend transport (wat via de app afgesloten is); Het meest recente vrachtaanbod. Het menu waarmee je naar de belangrijkste pagina s kan gaan is in de linker kolom verwerkt. In de rechterbovenhoek kan je de taal kiezen, een overzicht vinden van de laatste berichten en je profiel aanpassen of uitloggen. 4

5 2. Vrachtaanbod Als je in de linker menubalk op vracht aanbod klikt zie je een overzicht van het actuele aanbod. Dit is het aanbod wat op het moment dat je kijkt aangeboden wordt aan de totale markt plus het aanbod wat specifiek aan jou (als favoriete schipper) aangeboden wordt. De verlader heeft namelijk de optie om het aanbod te publiceren aan de totale markt of aan een selecte groep (favoriete) schippers. Het onderscheid is direct te zien omdat er alleen bij het aanbod wat de verlader specifiek aan jou aanbiedt, een extra optie is om aan te geven dat je geen interesse hebt of het niet kan uitvoeren. Deze optie is het duimpje naar beneden wat de verlader het signaal geeft dat je geen interesse hebt. Tevens ontvang je uitsluitend bij de plaatsing van een aanbod wat de verlader specifiek aan jou aanbied een sms (mits je dit niet uitgezet heb op je profiel pagina). In deze fase zijn de aangeboden vrachten nog beperkt, maar als dit toeneemt zal er een zoek/filter functie beschikbaar komen om zo eenvoudiger het gewenste aanbod te kunnen vinden. Door te klikken op de regel in de tabel van een aantrekkelijk aanbod wordt er meer informatie getoond. En kan je vervolgens een bod uitbrengen. Als je opmerkingen bij je bod wilt plaatsen kan dat natuurlijk ook of als je een bericht wil sturen zonder dat je een bod uitbrengt. Let op! Een bod uitbrengen is niet vrijblijvend. Er wordt van uitgegaan dat als de verlader jouw bod accepteert, dat je dan daadwerkelijk garandeert dat je het transport kan verzorgen voor het uitgebrachte bod! Als je eventueel een voorbehoud wenst te maken bij je bod, dient dat duidelijk in de opmerking bij het bod aangegeven te worden. En natuurlijk dien je het bod te verwijderen als je ander werk afsluit (bijvoorbeeld telefonisch buiten de app) waardoor je niet meer aan de verplichting kunt voldoen om het transport uit te voeren. In de app kan je op meerdere vrachten gelijktijdig een bod uitbrengen, om zo meer kans te maken dat je een mooie reis te pakken hebt. En om het wat makkelijker te maken voor de schipper hebben we in de app een functie ingebouwd die ervoor zorgt dat je binnen de app niet met twee reizen tegelijk aan je broek zit. Zodra een verlader je onder bod plaatst (reserveert) kan een andere verlader jou niet meer onder bod plaatsen. En als de verlader die je onder bod gezet had dit weer ongedaan maakt worden de biedingen weer actief om zo de kans weer te vergroten dat je een passende reis krijgt. De verlader kan je trouwens maximaal 24 uur onder bod plaatsen (zaterdag en zondag tellen hiervoor niet mee). In de toekomst willen we een optie inbouwen dat de schipper zelf aan kan geven hoe lang hij maximaal onder bod gezet mag 5

6 worden. Waarschijnlijk wil je dit als schipper in de hand hebben, afhankelijk van de marktsituatie. Voor nu is het mogelijk om als opmerking toe te voegen als je maximaal een bepaalde tijd onder bod gezet wil worden. 3. Bevrachtingsstappen In de app zijn er diverse stappen gedefinieerd om het bevrachtingsproces gestructureerd te laten verlopen. Onderstaande afbeelding geeft een overzicht van de diverse stappen, die vervolgens uitgebreider beschreven zullen worden. Tijdens diverse stappen worden de gebruikers op de hoogte gehouden via mailberichten en tijdens de belangrijkste stappen ook per sms. Nieuw aanbod De verlader heeft de optie om een vrachtaanbod in te voeren en de details, eisen en wensen op te geven. Kies schippers Dit is een optie voor de verlader om een keus te maken aan wie de vracht aangeboden wordt. De verlader heeft de optie om het aanbod aan de totale markt aan te bieden of aan groepen schippers die hij zelf samengesteld heeft. Deze groepen kunnen bijvoorbeeld de eigen vloot of vaste relatie schippers zijn. Bieden door schippers Als het aanbod dan gepubliceerd is en voor de schipper te zien is op de pagina vrachtaanbod kunnen de schippers een bod uitbrengen of communiceren via de chat functie om eventuele details te bespreken. Als er vrachtaanbod beschikbaar komt voor schippers die geselecteerd zijn wordt er een sms 6

7 verstuurd (mits dit niet uit gezet is op de profiel pagina). Meerdere biedingen gelijktijdig doen in de app is gewoon mogelijk. De app houdt er rekening mee dat je niet twee reizen gelijktijdig kan uitvoeren. Als je voor één reis onder bod geplaatst wordt, worden de overige biedingen op verlopen geplaatst. Reserveer een schipper Zodra er door de schipper een bod uitgebracht is kan de verlader deze schipper reserveren (onder bod plaatsen), als hij de de intentie heeft om er een definitieve deal(reis) van te maken. Tijdens deze stap kunnen er eventueel nog details besproken worden (telefonisch of via de chat). Deze details/wijzigingen kan de verlader dan doorvoeren in het aanbod. Als de verlader de schipper reserveert wordt er ook een sms verstuurd naar de schipper. Definitieve deal De verlader kan de deal direct na het reserveren van de schipper definitief maken, of dit na een aantal uur doen als er meer tijd nodig is om details te bespreken o.i.d. Als de schipper aan de reis is, wordt er naar hem een sms verstuurd. Automatische charter Bij het definitief maken van de deal kan de verlader ook automatisch een charter genereren waarin alle details en contactgegevens vastgelegd worden in een pdfbestand. De verlader kan er ook voor kiezen om handmatig een charter toe te voegen bij het aanbod in de app. Akkoord schipper Als laatste stap voordat de deal helemaal definitief is voor beide partijen, kan de schipper de charter beoordelen en hierop een akkoord geven (of afwijzen als de charter niet voldoet aan de eerder gemaakte afspraken). Bij een automatisch gegenereerde charter is het alleen nodig om op een link te klikken in de ontvangen mail. Als de verlader handmatig een charter toegevoefd heeft, moet de schipper inloggen in de app om de charter te beoordelen en akkoord te gaan. Transport Als de schipper dan daadwerkelijk aan de reis is, wordt de vracht verplaatst naar de pagina lopend transport. De functionaliteit die beschikbaar is tijdens het lopende transport staat beschreven in het volgende hoofdstuk. 7

8 4. Lopend transport Als de je als schipper aan de reis bent via de app, zal de reis verplaatst worden naar de pagina lopend transport. Tijdens het lopende transport heb je als schipper diverse mogelijkheden om je dienstverlening naar de verlader te vergroten. De schipper kan bijvoorbeeld statusupdates geven zodat de verlader op de hoogte gehouden wordt wat de status is van het transport. Tevens kan je als schipper chatten met de verlader, documenten toevoegen, ETA update geven, etc. De statusupdates tijdens het lopende transport zijn eenvoudig te doen door op de grote knop te klikken in de app. Zie de afbeelding welke statussen gedefinieerd zijn. Dit levert in eerste instantie misschien meer werk op waar je als schipper natuurlijk niet op zit te wachten. Daarom gaan we dit in de toekomst op een andere manier doen, bijvoorbeeld op basis van een ais positie. Genoeg mogelijkheden dus om de app nóg slimmer te maken! Bestanden toevoegen Het is mogelijk om bestanden toe te voegen zoals een laad-/los-bewijs. Als je dit bijvoorbeeld doet met je smartphone kan je direct een foto maken van het document wat je toe wilt voegen. ETA updates Je kan tijdens de status Naar laadplaats en Naar losplaats je verwachte aankomsttijd opgeven aan de verlader. Contactgegevens Het telefoonnummer van de verlader heb je altijd bij de hand en ook de contactgegevens van de terminal/overslagbedrijf (als deze in onze database staan). Wel zo handig! 8

9 5. Spelregels Samen zaken doen betekent natuurlijk dat je beide dezelfde spelregels hanteert. Het is dan ook van groot belang om als verlader en als schippers je aan deze regels te houden om succesvol zaken te doen. Hier volgt een opsomming van de belangrijkste regels die waarschijnlijk volkomen logisch zijn omdat je al jaren gewend was om op deze manier samen te werken. Maar toch nog even voor de duidelijkheid: Als er een interessante reis aangeboden wordt kan je daarover natuurlijk telefonische overleg hebben, maar doe dan wel een bod in de app; Een bod is niet vrijblijvend, als de verlader het bod accepteert ben je aan de reis en dien je de reis uit te voeren voor de geboden prijs. Ook ben je zelf verantwoordelijk dat je kan voldoen aan alle eisen die een verlader gesteld heeft in het vrachtaanbod; Als je op een andere manier aan de reis bent en je hebt ook een bod uitgebracht in de app, dien je dat bod zelf te verwijderen om te voorkomen dat je twee reizen moet uitvoeren; Als er een automatisch charter gegenereerd wordt op het moment dat de verlader de deal definitief maakt kan je hiermee akkoord gaan of afwijzen. Als er geen onbesproken wijzigingen gedaan zijn in het aanbod is het de bedoeling dat je akkoord gaat en je het transport verzorgt. Als er daarentegen wel wijzigingen gemaakt zijn die niet besproken zijn kan je de charter wel weigeren met opgaaf van een reden; Als je wel een bod wilt doen maar er nog onduidelijk is over bepaalde details, dien je die direct als opmerking bij je bod toe te voegen. 6. Handige tips Beter zaken doen Biedingen doen op meerdere reizen kan gewoon in de app, simpelweg om meer kans te maken op een goeie reis ;-). De app voorkomt dat je twee reizen gelijktijdig uit moet gaan voeren; Voorkom dat je met twee reizen aan je broek zit, terwijl je er maar één uit kan voeren. Als je buiten de app een reis afsluit of een reis onder voorbehoud (onder bod) afgesproken heb, ben je zelf verantwoordelijk om de huidige biedingen in de app te verwijderen; Als der verlader een andere schipper onder bod geplaatst heeft wordt dit aangegeven bij de details van het aanbod. Uiteraard is het dan nog gewoon mogelijk om een bod uit te brengen, hoewel de kans kleiner is dat je deze reis gegund krijgt. 9

10 Berichten Als je klikt op een bericht in de app kan je vanzelf doorklikken naar de juiste locatie in de app waar de vracht details staan. Ook wordt het bericht dan direct op gelezen geplaatst; Door te klikken op het kleine envelopicoon in het bericht kan je de berichten op gelezen of ongelezen zetten; Alle berichten kan je terugvinden op de pagina berichten, tevens kan je hier alle berichten in een keer op gelezen zetten om zo beter overzicht te houden. Overige Voor vragen of opmerkingen over de app hebben we een knop toegevoegd die je links onderin het scherm kunt vinden. Als je hierop klikt, wordt er een nieuwe mail aangemaakt waarin je de vraag of opmerking kwijt kan. Onderin die mail staat er informatie om vanaf welk scherm in de app jouw vraag/opmerking verstuurd wordt, omdat de vraag waarschijnlijk met die functie/pagina te maken heeft; Al je uitgebrachte biedingen kan je terugvinden door op de pagina mijn biedingen het vakje Toon alles aan te vinken; Instellingen voor bijvoorbeeld het aantal mails dat je krijgt kan je beheren op de profielpagina. Klik dan op je naam, rechts bovenin en vervolgens op profiel wijzigen. 10