We make your Data work smarter

Transcriptie

1 We make your Data work smarter

2 Agenda Kennismaken Waarom stuurinformatie? Informatievoorziening: a world of possibilities Wat zijn de bottlenecks in de praktijk? Onze tips uit de praktijk Wrap up

3 Over ons Wij maken stuurinformatie beschikbaar in mooie dashboards Wij zijn kennisintensief en oplossingsgericht: met onze kennis realiseren we met u stuurinformatie die werkt De afgelopen 4 jaar hebben we met plezier >100 grote en kleinere projecten met succes gerealiseerd met onze 13 collega s

4 Refine-IT is een specialist in managementinformatie met een gedegen cijfermatige kennis. Hun managementinformatieoplossingen zijn volledig toegesneden op het onderwijs en past ons enorm goed Hennie Leene, controller SPO Utrecht

5 Waarom stuurinformatie?

6 Information: a world of possibilities

7 Technology layers Uniek Unieke dashboards voor onderscheiden gebruikers(groepen) resulteert in meer inzicht en alerter sturen Specifiek Bedrijfsspecifiek datawarehouse voor een solide, consistente en betrouwbare informatievoorziening Generiek Vanilla use van allerlei bedrijfsapplicaties in de cloud en on-premise.

8 Marap-cyclus Periodiek via uitvragen van (verplichte) toelichting of voorgenomen acties bij afwijkingen boven een treshold Integratie van opvolging in de dashboards Monitoring van aanlevering in centraal app

9 Data Health Monitoring Geavanceerde geautomatiseerde checks en balances Signalen en aansluitingen zelf in te richten Signalen in een dashboard en per aan gebruikers(groepen)

10 Datadriven strategie: de uitdaging

11 De bottlenecks in de praktijk

12 Een korte realtime enquete Menti

13 We rapporteren genoeg, daar kan het niet aan liggen We hebben wel veel informatie, maar we doen er zo weinig mee Eigenlijk begrijp ik weinig van al die getallen in mijn rapportage Ik krijg weinig informatie waar ik echt wat mee kan in mijn team Ik kan niet inzoomen op het detail wat nodig is voor actie Informatie gaat veel over wat het bestuur belangrijk vindt, te weinig wat voor mijn school ertoe doet

14 10 gouden regels

15 De managementinformatie geeft direct inzicht De voor de gebruiker belangrijkste informatie is prominent in het zicht gebracht Visualisaties werken veel beter dan veel getallen Consistente opbouw en kleurgebruik Less is more!

16 Heldere en haalbare normen Een consistente vertaling van de strategische doelstellingen naar verwachtingen voor de korte termijn operationele doelen Iedereen begrijpt de doelstellingen en weet hoe ze zijn opgebouwd De doelstellingen dagen op ieder niveau uit, maar zijn haalbaar

17 De managementinformatie toesnijden op de doelgroep Iedere groep krijgt alleen die informatie die ze nodig heeft Geen containerrapportages waar iedereen ergens zijn of haar informatie vindt Sommige gebruikersgroepen willen veel (zelf) kunnen analyseren, anderen willen goed geïnformeerd worden

18 Rootcause-analyses zijn mogelijk Voor iedere gebruiker zijn zichtbare KPI s altijd zelf te herleiden naar relevante details Van iedere gerapporteerde samengestelde meetwaarde worden ook de enkelvoudige meetwaarden gerapporteerd Gebruikte uitgangspunten, definities en berekeningswijzen worden toegelicht

19 Zicht op relevante context Interpretatie van actuele signalen wordt beter als er ook inzicht is in de context Vergelijkbare voorgaande perioden Vergelijkbare teams of afdelingen Vergelijkbare scholen

20 Betrouwbaarheid is geen discussie Te lange discussie of onzekerheid over de betrouwbaarheid is killing voor het nemen van actie op een inzicht Vooraf actief gebruikers betrekken bij validatie van de managementinformatie Ieder signaal over twijfel aan betrouwbaarheid vraagt direct actie en communicatie (iedere keer weer)

21 Goede mix in push en pull van informatie Informatie met een hoge signaalwaarde en voortgang van essentiële KPI s zijn geschikt voor het pushen, bijvoorbeeld in eenvoudige mails Verdieping en analyse van informatie kan prima gehaald worden door de eindgebruiker, bijvoorbeeld in een interactief dashboard

22 Leg actiepunten gestructureerd vast en volg ze op Hanteer een generiek systeem voor het volgen van acties voor de hele organisatie Spreek met elkaar af wanneer afwijkingen niet meer vrijblijvend zijn Spreek met elkaar af wanneer het niet meer acceptabel is dat een actiepunt nog steeds open staat Integreer acties en opvolging in de managementinformatie zelf

23 Thematiseer coaching en bewaking vanuit de staf Maak een jaaragenda waarin de staf per periode een aandachtsgebied behandelt (niet alle periodes aan alles aandacht schenken) Zorg voor een goede balans tussen coaching van gebruikers van informatie en bewaken/monitoren Soms kan een thema ook worden ingeluid met een centrale kennissessie over dit onderwerp

24 Blijf elkaar aanscherpen Evalueer de gebruikersstatistieken van de managementinformatie en benader gebruikers die weinig inloggen met de vraag of je ze kunt helpen Laat enthousiaste gebruikers hun directe collega s helpen in het gebruik Laat in vergaderingen de actuele cijfers steeds presenteren door andere deelnemers Vraag als staf regelmatig en actief uit: Wat kan beter?, wat heb je nog meer nodig? en wat gebruik je eigenlijk niet?

25 Wrap-up: Wat kan bij u beter?