KATHOLIEKE HOGESCHOOL KEMPEN GEEL HANDLEIDING ZWEMBADBEHEER DE CNODDER ROBIN LEMMENS JOEY VAN LOOCK GLENN
2 Handleiding Zwembadbeheer Overzicht In dit document maak je kennis hoe je met de functionaliteiten moet werken. Indeling Dit document is als volgt ingedeeld: Deel Onderwerp Zie pagina A Iconen en meldingen 3 B Schoollessen beheren 4 C Zwemlessen beheren 9 D Zwemfeestjes beheren 14
3 Deel A Iconen en meldingen Het principe Om alles wat makkelijker te maken kom je vaak iconen tegen in de tabellen. Deze iconen worden hier besproken. We staan ook even stil bij de verschillende meldingen die je kan tegenkomen. Iconen Hier volgen alle iconen met hun beschrijving. Icoon Beschrijving Toont details van een item Aanpassen van een item Verwijderen van een item Contacteren van een persoon Accepteren van een item Verlengen van een item Meldingen Hier volgen de drie soorten meldingen en hun betekenis. 1. succesmelding: dit krijg je te zien wanneer iets correct verliep. 2. foutmelding: dit krijg je te zien wanneer iets fout verliep. 3. informatiemelding: dit krijg je te zien voor ondersteuning.
4 Deel B Schoollessen beheren Overzicht Onder het beheer van de schoollessen vallen de volgende functionaliteiten: overzicht schoollessen bekijken; overzicht school en klassen bekijken; nieuwe school toevoegen; scholen verwijderen; vakantiedagen beheren; aantallen ingeven; facturen maken. In dit deel Dit deel behandelt de belangrijkste en moeilijkere functionaliteiten van het beheer van de schoollessen. Deel Functionaliteit Zie pagina B1 Overzicht schoollessen bekijken 5 B2 Nieuwe school toevoegen 6 B3 Scholen verwijderen 7 B4 Facturen maken 8
5 Deel B1 Overzicht schoollessen bekijken Vanaf er een school wordt toegevoegd worden de zwemlesdata vastgelegd. Een weekoverzicht van alle scholen met bijhorende klassen wordt vervolgens gegenereerd wanneer je het overzicht opvraagt. Onderneem de volgende stappen om het overzicht te bekijken: 1. Klik in de menubalk op Schoollessen. Het overzicht verschijnt op het scherm. Voorbeeld Volgende afbeelding kan een mogelijk resultaat zijn: Bespreking In het voorbeeld wordt duidelijk dat de school De Knuffelbeer twee klassen heeft die op dezelfde dag in de week komen zwemmen namelijk, donderdag van 10u00 tot 12u00. Merk op dat dit slechts een weekoverzicht is.
6 Deel B2 Nieuwe school toevoegen Bij het invoeren van een nieuwe school wordt verwacht dat alles van de school bekent is. Dit omvat onder meer de adresgegevens, alle klassen, wanneer welke klas komt zwemmen, etc. Onderneem de volgende stappen om een nieuwe school toe te voegen: 1. Klik in de menubalk op Schoollessen. 2. Klik in het submenu op Nieuwe school. Het invulformulier verschijnt op het scherm. Voorbeeld: klassen aanmaken Volgende afbeelding kan een mogelijk resultaat zijn: Bespreking In het voorbeeld wordt duidelijk dat klas 1A en 2A samen komen zwemmen elke maandag op de ingevulde uren. De zwemlesdata worden weggeschreven voor de periode vanaf 1 september 2011 t.e.m. 30 september 2012. Opgelet: controleer eerst of de vakantiedagen werden ingevuld zodat deze dagen worden overgeslagen. Nieuwe vakantiedagen kan je toevoegen door in het submenu van Schoollessen op Nieuwe vakantiedag te klikken.
7 Deel B3 Scholen verwijderen Wanneer een school wordt verwijdert, wordt alle informatie verwijderd waaronder ook de zwemmersaantallen en facturen voor die school. Onderneem de volgende stappen om een school te verwijderen: 1. Klik in de menubalk op Schoollessen. 2. Klik in het submenu op Verwijder school. Een overzicht van alle scholen verschijnt op het scherm. Verwijderen Wanneer je een school wilt verwijderen klik je op het rode icoon in de vorm van een kruis.
8 Deel B4 Facturen maken Wanneer een school wordt verwijdert, wordt alle informatie verwijderd waaronder ook de zwemmersaantallen en facturen voor die school. Onderneem de volgende stappen om een factuur te maken: 1. Klik in de menubalk op Schoollessen. 2. Klik in het submenu op Facturen. 3. Klik in het submenu op Nieuw. Een invulformulier voor een factuur te genereren wordt getoond. Voorbeeld Volgende afbeelding kan een mogelijk resultaat zijn: Bespreking In het voorbeeld creëren we voor de school Het Rietje een factuur. We nemen de klassen 1A en 2A op in het factuur. Wanneer we nu op de knop maak factuur klikken krijg je het factuur te zien voor de twee opgenomen klassen.
9 Deel C Zwemlessen beheren Overzicht Onder het beheer van de zwemlessen vallen de volgende functionaliteiten: overzicht zwemlesmomenten bekijken; overzicht alle zwemlessen bekijken; nieuw zwemlesmoment toevoegen; nieuwe zwemmer inschrijven; zwemlesmoment aanpassen; zwemlesmoment verwijderen; zwemmer aanpassen; zwemmer verwijderen. In dit deel Dit deel behandelt de belangrijkste en moeilijkere functionaliteiten van het beheer van de zwemlessen. Deel Functionaliteit Zie pagina C1 Overzicht zwemlesmomenten bekijken 10 C2 Overzicht alle zwemlessen bekijken 11 C3 Nieuwe zwemmer inschrijven 12 C4 Zwemlesmoment/zwemmer verwijderen 13
10 Deel C1 Overzicht zwemlesmomenten bekijken Je krijgt een overzicht van alle mogelijke data en uren dat een zwemles kan gegeven worden. Deze kan je dan ook aanpassen, verwijderen of de details ervan bekijken. Onderneem de volgende stappen om het overzicht te bekijken: 1. Klik in de menubalk op Zwemlessen. Het overzicht verschijnt op het scherm. Voorbeeld Volgende afbeelding geeft een deel van het overzicht weer: Bespreking In het overzicht zie je de mogelijke momenten voor een zwemles: dinsdag van 11u00 tot 12u00 dinsdag van 12u00 tot 13u00 donderdag van 09u00 tot 10u00 Merk op dat je de details ervan kan bekijken, kan aanpassen of kan verwijderen met behulp van de icoontjes. Bij het klikken op details krijg je een overzicht van alle zwemmers die op dat moment een zwemles komen volgen.
11 Deel C2 Overzicht alle zwemlessen bekijken Je krijgt een overzicht van alle ingeschreven zwemmers. Deze zijn onderverdeelt in bevestigde en onbevestigde zwemlessen. Onderneem de volgende stappen om een nieuwe zwemles toe te voegen: 1. Klik in de menubalk op Zwemlessen. 2. Klik in het submenu op Overzicht zwemlessen. Het overzicht verschijnt op het scherm. Voorbeeld Volgende afbeelding geeft een deel van het overzicht weer: Bespreking In het overzicht zie je duidelijk een onderverdeling tussen bevestigde en onbevestigde zwemlessen. De onbevestigde zwemlessen zijn eigenlijk een soort wachtlijst. Vanaf er een plek vrij komt op een bepaald moment, kan je een nieuwe zwemmer accepteren. Dit doe je door op het groene vinkje te klikken. Die kan je dan contacteren om te vermelden dat hij/zij op dat moment kan komen zwemmen. De zwemmer komt dan ook bij in de lijst van bevestigde zwemlessen.
12 Deel C3 Nieuwe zwemmer toevoegen Bij het inschrijven van een zwemmer zijn alle gegevens van de zwemmer verplicht in te geven. Dit om deze later eventueel te kunnen contacteren. Een dag of uur is niet verplicht. Deze kan later nog aangepast worden voordat je een zwemles accepteert. Onderneem de volgende stappen om een nieuwe school toe te voegen: 1. Klik in de menubalk op Zwemlessen. 2. Klik in het submenu op Nieuw zwemles. Het invulformulier verschijnt op het scherm. Voorbeeld Volgende afbeelding kan een mogelijk resultaat zijn: Bespreking In het voorbeeld wordt er geen bepaalde keuze voor een weekdag ingevuld. Een voorkeur voor een bepaald uur kan dan vermeld worden in het vakje van opmerking. Indien er wel een weekdag gekozen is komen de beschikbare uren in de keuzelijst van uren.
13 Deel C4 Zwemlesmoment/zwemmer verwijderen Wanneer een zwemlesmoment of zwemmer wordt verwijderd, worden alle gegevens verwijderd. Contactgegevens worden niet bewaard. Onderneem de volgende stappen om een school te verwijderen: 1. Klik in de menubalk op Zwemlessen. OF 1. Klik in de menubalk op Zwemlessen. 2. Klik in het submenu op Overzicht zwemlessen. Verwijderen Als je een moment of een zwemmer wilt verwijderen, klik je in de tabel op het rode kruis. Er wordt een bevestiging gevraagd of je zeker bent dat je het moment of de zwemmer wilt verwijderen. Als je zeker bent klik je op OK.
14 Deel D Zwemfeestjes beheren Overzicht Onder het beheer van de zwemfeestjes vallen de volgende functionaliteiten: overzicht zwemfeestjes bekijken; details zwemfeestje bekijken; nieuw zwemfeestje toevoegen; zwemfeestjes verwijderen; menu s beheren. In dit deel Dit deel behandelt de belangrijkste en moeilijkere functionaliteiten van het beheer van de zwemfeestjes. Deel Functionaliteit Zie pagina D1 Overzicht zwemfeestjes bekijken 15 D2 Nieuw zwemfeestje reserveren 16 D3 zwemfeestje verwijderen 17
15 Deel D1 Overzicht zwemfeestjes bekijken Je krijgt twee overzichten. Een overzicht met de onbevestigde zwemfeestjes en één met bevestigde zwemfeestjes. Onderneem de volgende stappen om het overzicht te bekijken: 1. Klik in de menubalk op zwemfeestjes. Het overzicht verschijnt op het scherm. Voorbeeld Volgende afbeelding geeft een deel van het overzicht weer: Bespreking In het overzicht zie je dat de reservatie van Jef Vermeulen nog niet bevestigd is en het zwemfeestje van robin dc wel. Merk op dat je de details ervan kan bekijken, kan aanpassen, kan verwijderen of bevestigen met behulp van de icoontjes. Bij het klikken op details krijg je alle details van dat bepaald zwemfeestje. Als je op het groen vinkje klikt, wordt het zwemfeestje bevestigd.
16 Deel D2 Nieuw zwemfeestje reserveren Bij het reserveren van een zwemfeestje zijn alle gegevens van de contactpersoon verplicht in te geven, alsook de benodigdheden voor het zwemfeestje. Dit om de persoon eventueel later te kunnen contacteren. Een dag of uur is ook verplicht. Alle gegevens kunnen later nog aangepast worden. Onderneem de volgende stappen om een nieuw zwemfeestje toe te voegen: 1. Klik in de menubalk op Zwemfeestjes. 2. Klik in het submenu op Nieuw zwemfeestje. Het invulformulier verschijnt op het scherm. Voorbeeld Volgende afbeelding kan mogelijk resultaat zijn: Bespreking Alle gegevens zijn verplicht in te vullen. Als er een datum wordt aangeklikt dan krijgt de gebruiker te zien welke uren reeds bezet zijn.
17 Deel D3 Zwemfeestje verwijderen Wanneer een zwemfeestje wordt verwijderd worden alle gegevens verwijderd. Contactgegevens worden niet bewaard. Onderneem de volgende stappen om een school te verwijderen: 1. Klik in de menubalk op Zwemfeestje. Verwijderen Als je een zwemfeestje wilt verwijderen, klik je in de tabel op het rode kruis. Er wordt een bevestiging gevraagd of je zeker bent dat je het zwemfeestje wilt verwijderen. Als je zeker bent klik je op OK.