Collegevoorstel Openbaar Onderwerp Serious Request/Glazen Huis Programma / Programmanummer Citymarketing & Externe betrekkingen / 1013 BW-nummer Portefeuillehouder W.J.A. Dijkstra Samenvatting 3FM benadert de gemeente Nijmegen met de vraag of Nijmegen zich middels een aanbiedingsbrief voor 16 maart a.s. kandidaat wil stellen voor 3FM Serious Request dat van 18 t/m 24 december 2013 plaats vindt. Serious Request is een prachtig event, echter het college besluit Nijmegen niet kandidaat te stellen. Er is namelijk geen sprake van een burgerinitiatief in de stad, tegen de achtergrond van schaarser wordende middelen blijft de gevraagde bijdrage onverminderd hoog ( 175.000,-) en zal onze eigen evenementenkalender eind 2013 gevuld zijn als gevolg van het opleveren van De Oversteek, Plein 1944 en andere bijzondere fysieke projecten. Directie/afdeling, ambtenaar, telefoonnr. SP00, Wijnand Kok, 9142 Datum ambtelijk voorstel 15 februari 2012 Registratienummer 12.0004177 Ter besluitvorming door het college Nijmegen niet kandidaat te stellen voor Serious Request/Glazen Huis in 2013. Paraaf akkoord Datum Leidinggevende Programmamanager H. van Oerle Programmadirecteur P. Steijn Alleen ter besluitvorming door het College Besluit B&W d.d. 28 februari 2012 nummer: 3.40 Conform advies Aanhouden Anders, nl. Bestuursagenda Paraaf akkoord Datum Gemeentesecretaris Portefeuillehouder SeriousRequest2013.docx
Collegevoorstel 1 Probleemstelling Met 3FM Serious Request zet de zender 3FM zich in samenwerking met het Rode Kruis de afgelopen jaren in voor een stille ramp. In de week voorafgaand aan de Kerstdagen sluiten drie dj s van 3FM zich zes dagen lang op in een glazen studio, ergens in Nederland. Zij eten die dagen niets en maken 24 uur per dag live radio. Het publiek kan tegen betaling verzoeknummers aanvragen en wordt geïnformeerd over het doel van de actie. De dj s roepen iedereen op om geld te doneren en daarbij worden bijzondere initiatieven gewaardeerd. Het Glazen Huis/3FM Serious Request is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een onderscheidend nationaal evenement met grote media-aandacht en een heel groot bereik. Daarnaast trekt het event veel publiek en genereert het extra omzet in de stad waar het Glazen Huis is gesitueerd. Op basis van een burgerinitiatief heeft de gemeente Nijmegen in 2010 zich middels een bidbook kandidaat gesteld voor de edities van 2010 of 2011. Eindhoven (2010) en Leiden (2011) waren de gastheer voor het Glazen Huis. Vorig jaar is Nijmegen niet gevraagd en heeft de stad ook geen bidbook ingebracht. Enschede is voor 2012 de locatie van het Glazen Huis. 3FM benadert nu de gemeente Nijmegen met de vraag of Nijmegen zich middels een aanbiedingsbrief voor 16 maart a.s. kandidaat wil stellen voor 3FM Serious Request dat van 18 t/m 24 december 2013 plaats vindt. 3FM heeft daarvoor een richtlijnendocument opgesteld. Ook andere gemeenten zijn hiervoor benaderd. 2 Juridische aspecten Dit voorstel heeft geen juridische consequenties. 3 Doelstelling Toetsen van het verzoek aan de eigen beleidskaders en mogelijkheden. 4 Argumenten Serious Request is een aantrekkelijk event dat veel publiek trekt en extra omzet genereert in de stad waar het Glazen Huis is gesitueerd. Daarnaast heeft Serious Request grote mediaaandacht en een heel groot nationaal bereik. Met de Grote Markt heeft Nijmegen voor het Glazen Huis ook een geschikte locatie in huis. In tegenstelling tot 2010 is er in de stad echter geen burgerinitiatief ontstaan om het Glazen Huis in 2013 naar Nijmegen te halen. Tegen de achtergrond van schaarser wordende financiële middelen blijft de gevraagde bijdrage van de gemeente onverminderd hoog, namelijk 175.000,- (Nijmegen bood in 2010 75.000,-). Daarnaast moet de gemeente een aantal diensten om niet leveren die uiteraard wel gemeentelijke kosten met zich meebrengen. De Nijmeegse kalender is in het laatste kwartaal van 2013/begin 2014 gevuld met een aantal eigen high lights. Het betreft de opening van stadsbrug De Oversteek, de oplevering van Plein 1944 en andere bijzondere fysieke objecten, zoals Heinz R&D en Doornroosje. Wij hebben eerder al besloten dat we deze high lights in het kader van de citymarketing willen benutten door middel van een programma van bijzondere en nieuwswaardige openingsactiviteiten die het profiel van Nijmegen als historische kennisstad verder versterken. Serious Request kan financieel en inhoudelijk onze eigen citymarktinginzet dan gaan kannibaliseren. Alles overwegende besluiten wij dan ook Nijmegen niet kandidaat te stellen voor Serious Request in 2013. 5 Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties.
Collegevoorstel Vervolgvel 2 6 Communicatie Bij het opstellen van het bidbook in 2010 heeft met name de stichting Huis voor de Binnenstad een belangrijke rol gespeeld. Wij zullen in een overleg met deze stichting het besluit om Nijmegen niet kandidaat te stellen dan ook toelichten. Wij zullen vanzelfsprekend 3FM van ons besluit op de hoogte stellen. 7 Uitvoering en evaluatie Verder niet van toepassing. 8 Risico Er zijn geen risico s aan dit voorstel verbonden. Bijlage(n): richtlijnen 3FM
Richtlijnen 3FM Serious Request 2013 Hieronder vind u de richtlijnen die 3FM hanteert voor de locatie van het Glazen Huis van 3FM Serious Request in een stad of gemeente. Die richtlijnen betreffen: 1. de locatie 2. coördinatie tussen gemeente, belanghebbenden en 3FM 3. voorwaarden voor een lokaal/regionaal marketingplan 4. financiële bijdrage 3FM vraagt geïnteresseerde gemeenten in te gaan op deze vier punten in een aanbiedingsbrief. Bij elke richtlijn is te lezen welke specifieke informatie 3FM relevant vindt en terug wil zien de aanbiedingsbrief van de gemeente. De aanwezigheid van een geschikt plein en een toezegging van het gemeentebestuur zijn voorwaarden voor een gemeente om zich kandidaat te stellen als locatie voor het Glazen Huis van 3FM Serious Request. 3FM verzoekt kandidaten nadrukkelijk niet méér geld te steken in de kandidaatstelling dan strikt noodzakelijk. Procedure voor kandidaatstelling In tegenstelling tot voorgaande jaren kan de aanbiedingsbrief niet persoonlijk overhandigd worden, maar dient deze per mail of via aangetekende post verstuurd te worden. De aanbiedingsbrief dient voor vrijdag 16 maart 2012 afgeleverd te zijn op het volgende adres: 3FM Serious Request tav. B. de Voogd Postbus 26444
1202 JJ Hilversum e-mail: bart.de.voogd@omroep.nl Telefoon: 035 677 43 94 Op vrijdag 27 april 2012 maakt de zenderredactie van 3FM de keuze bekend voor de stad die in december 2013 3FM Serious Request ontvangt. Een bezoek van 3FM aan kandidaatsteden maakt mogelijk onderdeel uit van de selectieprocedure. Daarvoor maakt 3FM een afspraak in de periode tussen 19 maart en 20 april 2012. Vragen over de richtlijnen en procedure kunnen worden gesteld aan Bart de Voogd, Manager Communicatie NPO via bovenstaande contactgegevens. Indien na toewijzing blijkt dat gemeente niet kan voldoen aan één of meerdere bepalingen en/of richtlijnen, houdt 3FM zich het recht voor om een andere locatie in een andere stad uit te kiezen voor de organisatie van 3FM Serious Request 2013, zonder dat de gemeente door 3FM schadeloos wordt gesteld voor gemaakte kosten.
1. Locatie 1.1 Duur - De gemeente stelt een plein/pleinen ter beschikking in de periode maandag 25 november t/m dinsdag 31 december 2013. de voorkeur gaat uit naar één plein, waarop zowel de tijdelijke studio (het Glazen Huis) als het podium/slotevenement georganiseerd kan worden. Locatie moet in deze periode markt-, of andere evenementen-vrij worden opgeleverd. Tijdens het evenement wordt geen groot onderhoud gepleegd aan het plein. Gedurende de opbouw en afbouw maar ook tijdens het evenement moet deze locatie vrij toegankelijk zijn voor groot materiaal. Minimale werkhoogte is 8 meter. - De gemeente wijst voor de duur van bovenstaande periode een andere (bij voorkeur niet aangrenzende) locatie aan voor wintermarkten, weekmarkten, verplaatsbare horecagelegenheden en andere seizoensgebonden objecten als kerstbomen, ijsbanen en oliebollen-/gebakskramen of in overleg met 3FM wordt in deze periode een aangepaste plek op het plein aangeboden voor bovenstaande evenementen/objecten. 1.2. Ligging - Het plein bevindt zich in de binnenstad met winkelgebied en voldoende horecagelegenheden binnen loopafstand. 1.3 capaciteit plein - Het plein heeft een minimale capaciteit van 8.000 personen en een werkhoogte van 25 meter voor een podium/slotevenement. Exclusief de ruimte nodig voor productie van het evenement. Een plein met een kleinere capaciteit (minimaal 4.000) komt alleen dan in aanmerking, indien binnen een straal tot 500 meter een groter plein met een capaciteit van tenminste 8.000 personen ligt voor organisatie van het slotfeest op 24 december. 1.4 voorzieningen plein - Voor alle faciliteiten; zoals elektriciteit, water, aansluiting op het riool, afvalverwerking, toilet faciliteiten publiek, EHBO, camera & crowd control toezicht, verplaatsen van objecten, wordt door de gemeente een vergunning en medewerking verleend. Vergunning geschied tegen reguliere kosten, de voorzieningen worden kosteloos beschikbaar gesteld voor het plein en alle overige locaties die gebruikt worden tijdens deze productie. - Het moet mogelijk zijn het plein af te sluiten, indien gemeente en 3FM dat nodig achten. Kosten voor de afsluiting zijn voor rekening van de gemeente. - Alle overige vergunningen welke nodig zijn voor deze productie (zoals geluidsvergunning), samplen, collecteren, verkoop alcohol, verplaatsen markt.e.d.) worden door de gemeente kosteloos ter beschikking gesteld. - Alle vergunningen/ontheffingen voor voertuigen die in de omgeving of op de locatie nodig zijn worden afgegeven. De gemeente stelt daarnaast kosteloos voldoende parkeergelegenheid ter beschikking voor crew, artiesten en groot materiaal, binnen een straal van 2 kilometer van het plein. - Gemeente werkt mee aan de reservering van een nader te bepalen aantal hotelovernachtingen voor crew en artiesten tijdens het evenement. Voor de slotdag van het evenement (24 december) wordt kosteloos een aanvullende evenementenvergunning verleend. - Gedurende het evenement (18 t/m 24 december) wordt door de gemeente geen toestemming verleend voor niet-nagelvaste commerciële uitingen op locatie en de aanliggende straten en in zicht van camera s van evenement. - De gemeente rekent geen precariobelasting voor ruimten die in gebruik genomen worden door 3FM en aan 3FM gerelateerde partijen. - Kosten voor verplaatsing van eventuele andere evenementen, objecten, omleidingen, bewegwijzering, crowd control stewards, afzettingen van het evenemententerrein evenals de bemensing hiervan zijn voor rekening van de gemeente.
- Gemeente stelt in de directe omgeving ruimtes ter beschikking voor opslag en productie voor de duur van het evenement. (inclusief opbouw- en breekperiode) - De plein/pleinen zullen niet volledig worden aangemerkt als evenemententerrein. Het blijft een openbaar terrein met de mogelijkheid tot afsluiting. - De gemeente is verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde op locatie voor de duur van de op- en afbouw en tijdens het evenement zelf. - In de periode dat 3FM Serious Request wordt georganiseerd lopen geen juridische procedures met ondernemers of bewoners op en rond het plein die de organisatie van 3FM Serious Request kunnen belemmeren en/of 3FM, het Nederlandse Rode Kruis of het evenement imagoschade kunnen doen. Aanbiedingsbrief De aanbiedingsbrief bevat: - Verbintenis van gemeente aan bovenstaande bepalingen. - Een bijlage met plattegronden, met afmetingen van het plein of de pleinen die de gemeente ter beschikking stelt. (Formaat:.pdf en.dwg). - Een duidelijke omschrijving van het verzorgingsgebied in de directe omgeving van het plein (hoeveelheid en locatie van horeca- en winkelgelegenheden).
2. Coördinatie tussen gemeente, lokale belanghebbenden en 3FM 3FM Serious Request is een evenement waarbij stad, bevolking en ondernemingen zich goed kunnen profileren. De actie zorgt voor veel extra bezoekers in december, daarnaast biedt 3FM Serious Request een uitgelezen mogelijkheid om de stad aan de rest van Nederland te presenteren. - Gemeente neemt het initiatief om acties van bevolking, bedrijfsleven in en om de stad en (horeca)ondernemingen op het plein in bijzonder te coördineren en te stimuleren. De acties en initiatieven die hieruit voortkomen worden voor uitvoering afgestemd met 3FM. - In de periode voor en tijdens het evenement is de gemeente verantwoordelijk voor alle communicatie met lokale belanghebbenden. - Voor zover gemeente besluit een lokale/regionale inzamelingsactie te houden voor 3FM Serious Request, is gemeente verantwoordelijk voor de afdracht van het gecommuniceerde bedrag. - De gemeente stelt hiertoe een projectteam samen met één aanspreekpunt voor 3FM. - Het staat de gemeente vrij om met lokale partijen (barter)overeenkomsten te sluiten die de organisatie ten goede komt. Alle overeenkomsten en afspraken die de gemeente maakt met derden ten behoeve van 3FM Serious Request, zijn echter geen overeenkomsten met 3FM. Partners van de gemeente in deze campagne mogen zich dus niet afficheren als sponsor of relatie van 3FM Serious Request tenzij daartoe met 3FM een overeenkomst is getekend. - Gemeente is niet gerechtigd om gegarandeerde aandacht van 3FM tijdens 3FM Serious Request op te nemen in (barter)overeenkomsten die het zelf met derden maakt. Derden kunnen derhalve geen aanspraak maken op enige vorm van aandacht binnen het programma 3FM Serious Request. Waarmee niet is gezegd dat er geen aandacht kan zijn. De keuze voor aandacht ligt altijd bij de redactie van 3FM Serious Request. Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om dit aan derden bekend te maken. Aanbiedingsbrief De aanbiedingsbrief bevat: - Verbintenis van gemeente aan bovenstaande bepalingen. - Overzicht van de belangrijkste organisaties en verenigingen die een rol kunnen spelen bij de organisatie van 3FM Serious Request (bijv: MKB-belangenvereniging, studentenverenigingen, horecaverenigingen). - Indien aanwezig: overzicht van reeds bestaande initiatieven van bevolking en bedrijfsleven om 3FM Serious Request naar de gemeente te halen.
3. Lokaal marketingplan rond 3FM Serious Request Gemeente stelt vóór 1 augustus 2013 een marketingplan op ter promotie van het evenement op lokaal en regionaal niveau, met als doel zoveel mogelijk bezoekers naar de lokale studio (het Glazen Huis) te trekken en lokale en regionale initiatieven te stimuleren om zoveel mogelijk donaties te kunnen overdragen aan het Nederlandse Rode Kruis. Randvoorwaarden: - eventueel in te zetten promotiemiddelen in stad en regio zijn in campagnestijl van 3FM Serious Request. 3FM levert daartoe tijdig vormgeving en huisstijlhandboek aan. - alle uitingen uit dit marketingplan worden ruim vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan 3FM communicatie. De aanwijzingen van 3FM inzake uitingen zijn bindend. - het staat partijen die een overeenkomst hebben met de gemeente vrij om eigen vormgeving te gebruiken om hun relatie met het evenement duidelijk te maken, op voorwaarde dat zij huisstijl van 3FM Serious Request en het 3FM Serious Request logo niet gebruiken. Voor deze initiatieven wordt het Ik steun 3FM Serious Request-logo gebruikt. - 3FM Serious Request is de te communiceren boodschap in deze regionale campagne en dus de hoofdafzender. Naam van gemeente en eventueel stadsslogan, worden als endorser gebruikt. - voor zover de regionale campagne is gericht op het inzamelen van donaties, mag deze geen landelijke uitstraling hebben, daar dit in conflict komt met de inspanningen van 3FM Serious Request zelf. De actie om lokale en regionale initiatieven te stimuleren is gericht op stad, verzorgingsgebied en provincie. - 3FM draagt er zorg voor dat naam van stad of gemeente afdoende wordt vermeld in de uitzending. - de start van een eventuele regionale campagne vindt plaats in overleg met 3FM. - de gemeente is verantwoordelijk voor een (markt)onderzoek tijdens en na 3FM Serious Request waarin tenminste wordt onderzocht wat de waardering van de bezoekers is voor evenement en gemeente, op welke wijze het imago van de stad is veranderd door 3FM Serious Request, hoeveel extra bezoekers de stad of gemeente heeft getrokken en wat deze bezoekers hebben besteed in de stad of gemeente. Het is in de geest van 3FM Serious Request (maar niet noodzakelijk) dat dit onderzoek wordt uitbesteed als leertraject aan een plaatselijke/regionale hogeschool of universiteit. Uiteraard verleent 3FM alle medewerking aan de opzet en uitvoering van het onderzoek. Aanbiedingsbrief De aanbiedingsbrief bevat: - Verbintenis van gemeente aan bovenstaande bepalingen.
4. Financiële bijdrage De productiekosten van 3FM Serious Request worden betaald door 3FM en worden niet in mindering gebracht op de donaties van het publiek. 3FM Serious Request trekt veel extra bezoekers naar een stad. Vanaf het jaar dat wij dit onderzoeken (2008) heeft 3FM Serious Request minimaal 200.000 en maximaal 785.000 extra bezoekers naar een stad getrokken. Deze bezoekers besteedden tussen de 4.000.000,- en 7.400.000,- (exclusief donaties). In alle gevallen heeft 3FM Serious Request een positieve uitwerking op het imago van de stad gehad. Onderzoek wijst uit dat ongeveer 60% van de bezoekers aan 3FM Serious Request ook winkel- en horecagelegenheden bezoeken. Meer dan 90% van de bezoekers geeft ieder jaar aan dat 3FM Serious Request goed is voor het imago van de stad. - Mede hierom vragen wij een financiële bijdrage van de stad ter ondersteuning van de totale productiekosten, groot 175.000,- - Deze kosten zijn door 3FM vrij te besteden aan de productie van 3FM Serious Request. - De gemeente dient rekening te houden met extra kosten. De ervaring leert dat die extra kosten (bijv. verplaatsing van dagmarkten, opschorten van werkzaamheden aan het plein, verzorgen van parkeergelegenheid, geschikt maken van het plein voor plaatsing Glazen Huis en productie units) per gemeente verschillend zijn. Door de gemeente gemaakte kosten kunnen niet in mindering worden gebracht op dit bedrag. Na 3FM Serious Request zorgt 3FM voor een verantwoording van de totale kosten van het evenement. Aanbiedingsbrief De aanbiedingsbrief bevat: - Verbintenis van gemeente aan bovenstaande financiële bijdrage.