Waarde creatie door Contract Management Value Next voor opdrachtgever en opdrachtnemer Herman van den Hoogen M: 06-53.96.36.14 www.hoogen- Procurement.com Nick Piscaer M: 06-37.60.03.12 nick.piscaer@ziggo.nl 1
1. Definitie: Contract Management (=CM) Het actief managen van contracten gedurende de levensduur van handtekening t/m beëindiging. Omvat alle activiteiten om het contract professioneel te managen. Contract Management kijkt naar de hele keten: Het effect van het contract op de business van opdrachtgever. Inclusief managen van toelevering en subcontracting bij Opdrachtnemer. 2
2. Contract Management staat niet op zichzelf Strategic Sourcing Contract Management & Development Contract Day-to-Day 3
3. CM houdt rekening met de context relevante wetgeving visie, missie, gedragscode van de organisatie ondernemingsbeleid Beleidsdocumenten van een onderneming bijv. voor: Veiligheid en gezondheid Duurzaamheid Financiën Communicatie Milieu HR Intellectueel eigendom Autorisatieregels Leveranciers management Inkoop IT 4
4. Nog veel zorgen in de keten! Welk aandeel van mijn uitgaven zit bij leveranciers? Opdrachtgever Opdrachtnemer Hoe kan ik mijn expertise en toegevoegde waarde werkelijk toepassen? Heb ik Contract Management wel optimaal ingericht? Wordt mijn contract wel verlengd? Welke bijdrage levert mijn leverancier aan verbetering van mijn organisatieresultaat Contract Management als sleutel tot verbetering Ik wil meer zijn dan alleen een leverancier van handjes 5
5. Hoe ziet Contract Management er bij u uit? Weet ik zeker dat ik krijg waarvoor ik betaal? Opdrachtgever Opdrachtnemer Wanneer heb ik voor het laatst met mijn opdrachtgever gesproken? Welke contracten heb ik eigenlijk? Elke factuur discussie!? Hoe worden mijn contracten benut? Begrijpen we elkaar wel? Contract Management geregeld? Al 3 maanden geen antwoord op mijn verbeteringsvoorstel 6
6. CM start bij de Opdrachtgever! 1. Is er overzicht van alle contracten? 2. Worden contracten aantoonbaar en actief beheerd? 3. Zijn de contracten actueel/up-to-date? 4. Zijn de gebruikers op de hoogte van de contractinhoud? 5. Weet u zeker dat u krijgt waarvoor u betaalt? 6. Vindt regelmatig overleg met leveranciers plaats over: Performance, Issues, Verbeteringen etc.? 7. Weet ik welke issues ik heb met: Waarde, Risicobeheer of Contractbenutting? 8. Zijn de interne vraag en de leveranciersmarkt sinds de start van het contract ongewijzigd? 7
7. Toepassen Contract Management best practices CM implementeren vereist top-management besluit en support! Development Source: UK National Audit Office Strategy Supplier relationship management Supplier development Contract development Risk Market management best practices framework Payment Planning & Governance Performance People Administration Relationships Delivery Structure and resources 8
7-1. Toepassen CM Best Practices (kern activiteiten) 9
8. Wat bepaalt het CM succes? Vertrouwen, betrokkenheid en bereidheid tot veranderen & verbeteren tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. CM teamleden geselecteerd en opgeleid op CM competenties en technische kennis. CM samenwerkingsmodel, contract eigenaarschap, CM organisatie en overleg op alle niveau s ingevoerd. IT Tools voor Contracten overzicht en Performance meting & monitoring met SMART KPI s. Verbeterprogramma op TCO basis en realistische benefits. Risico analyse en risico beheersproces ingericht 10
9. CM wat levert het op? De toegevoegde waarde door Contract Management is in de praktijk even groot of zelfs groter dan het tender resultaat: 10-30%! 100% contractbenutting (compliance). Gevolg van slecht CM : - Minder waarde/besparingen - Meer onnodige problemen op te lossen. 11
9-1. CM: Wat levert het op?.. voorbeelden Contract voor Beveiligings diensten Tender resultaa t CM resultaat door: >5% 10-15% Toepassen Output based specificaties Toepassen best available technology Standaard proces Steigerbouw - 10-30% Output based (m3) i.p.v. uurtje/factuurtje Access to height tool Combinatie: isolatie- en conserveerwerk Bedrijfsvoertuigen Tijdelijk personeel Industrieel reiningen - 20% Toepassen track& trace systeem geeft effectieve voertuig inzet 10% >5% Eenduidig proces via interne inhuur makelaar - 10-15% Repeterende karweien (80% v/h totaal) via karweicatalogus met vaste prijs. Output based specificatie (foto) i.p.v. uurtje/factuurtje 12
10. Waarde creatie met leveranciers! Value Management Act Plan improvement ambition Create new value Check Do incident structural gap Maintain existing value Continu verbeteren Risk & Compliance Management 13
11. CM draait niet alleen om contracten. Contracten of Samenwerking? Contract documenten A. B. Samenwerking Wie heeft gelijk? 14
12. CM: Samenwerking i.p.v. Silo s Oud: Silo-model Opdrachtgever Opdrachtnemer Nieuw: Samenwerkingsmodel operations services Opdrachtnemer inkoop verkoop Contract afsluiten Opdrachtgever Contract uitvoeren 15
12-1. Contract Management: Samenwerkingsmodel Opdrachtgever Samenwerkingsmodel Opdrachtneme r operations inkoop verkoop services 16
13. CM: Kennis en competenties cruciaal! Contract Management teamleden van opdrachtgever en opdrachtnemer zijn: 1. Geselecteerd op specifieke CM bekwaamheden, technische kennis en vaardigheden, Via de inhoud vindt het uitdagen plaats! 2. Opgeleid voor CM activiteiten inclusief het gebruik van verbeter technieken (o.a. six-sigma) 3. Groot deel van de tijd op de werkvloer. 17
14. Niet alle contracten dezelfde aanpak. Vier intensiteitsniveaus op basis van Business impact & bedrijfsrisico op de organisatie, verbeterpotentieel en spend met bijbehorende CM activiteiten. niveau Contract: Business impact & risk Verbeter potentieel Spend CM op operationeel niveau CM op tactisch niveau CM op strategisch niveau 1 2 3 4 18
15. Samenvatting: Alleen professioneel ingevoerd Contract Management, bij beide partijen: Voegt waarde toe aan raamcontracten Vermindert risico s Verhoogt contractbenutting (compliance) 19
16. Hoe nu verder?...aanbevelingen Neem het initiatief, ga aan de slag; stap voor stap. Laat je leiden door: waarde creatie, risico s en contractbenutting Goede CM resultaten zorgen voor topmanagement ondersteuning Zie je mogelijkheden? Twijfel over de aanpak? Overweeg een CM bewustwording sessie. een QuickScan Doe het zelfstandig of. Laat je ondersteunen bij de CM implementatie, maar.. Train de betrokkenen voor sneller en meer resultaat. www.hoogen-procurement.com 20