Projectopdracht Ombuigingsoperatie Registratienummer: : 2010002632 Budgetnummer : Datum : 17-02-2010 1. Onderwerp De Rijksfinanciën staan onder druk als gevolg van de maatregelen die zijn genomen om de (financiële) crisis het hoofd te bieden. Er zijn door het Rijk grote schulden aangegaan die naar verwachting vanaf 2012 teruggebracht moeten worden naar een acceptabel niveau. Deze schuldreductie zal naar verwachting flinke gevolgen hebben voor de financiële positie van gemeenten. In de media circuleren indicaties van een (geleidelijke) reductie van het gemeentefonds van 10 20%. Om een idee te geven, stel dat de algemene uitkering van Bloemendaal met 10% wordt verminderd, dan betekend dat een reductie van 1,48 miljoen op een begrote algemene uitkering van 14,8 miljoen in 2010. Daarnaast kunnen zich wellicht andere tegenvallers voordoen, zoals bijvoorbeeld tegenvallende OZB- en legesinkomsten en hogere kosten voor uitkeringen als gevolg van oplopende werkloosheid. De projectopdracht betreft het uitwerken en voorstellen van mogelijke ombuigingen om de begroting sluitend te maken bij dalende Rijksbijdragen. 2. Opdrachtgever Opdrachtgever is het college van b&w. 3. Opdrachtnemer Opdrachtnemer is gemeentesecretaris Ton van der Wees. Er worden één stuurgroep en vijf werkgroepen geformeerd. Zie verder bij organisatie. 4. Aanleiding en achtergrond Door de financiële crisis zijn de overheidsfinanciën uit het lood geslagen en het kabinet is bezig met het ontwikkelen van voorstellen teneinde de onbalans - op termijn - in de overheidsfinanciën terug te dringen. De verwachting is dan ook dat de gemeentelijke overheden hieraan een bijdrage zullen moeten gaan leveren. Zie ook de bijlage artikel gemeentefinanciën in zwaar weer, B&G januari 2010. In het licht van het voorgaande heeft het college de begroting 2010 opgesteld met een zuinig/sober beleid als uitgangspunt en is voorbereid op verminderingen van de baten. Bezuinigingen bij de begroting 2011 werden dan ook niet uitgesloten. In vervolg hierop heeft de raad bij de behandeling van de begroting 2010 op 12 november 2009 een motie vermageringsoperatie aangenomen waarin het college wordt opgedragen om een ombuigingsoperatie voor te bereiden ter grootte van 900.000. Een plan van aanpak hiervoor dient volgens de motie uiterlijk in juni 2010 aan de raad te worden voorgelegd (tussenrapportage maart 2010).
-2-5. Besluit College Het college heeft op 9 februari 2010 besloten de projectopdracht vast te stellen. 6. Doel/Beoogd effect Het doel is een rapportage waarin verschillende alternatieven worden gegeven om structurele ombuigingen/bezuinigingen te plegen voor 2012 en verder. De ombuigingsalternatieven zijn (voor zover mogelijk) innovatief van aard waarbij de gemeentelijke dienstverlening aan de burger wordt ontzien. Uiteindelijk wordt beoogd dat de meerjarenbegroting duurzaam sluitend is. Indien nodig kunnen bruikbare voorstellen uit de werkgroepen gebruikt worden om de begroting 2011 sluitend te maken. 7. Resultaat Als het project klaar is, dan zijn er alternatieven beschikbaar om invulling te kunnen geven aan een bezuinigingstaakstelling van 700.000 structureel in 2012 tot 1.630.000 in 2014. Het doel is om alternatieven voor mogelijke bezuinigingen te bieden, zodat hieruit een keuze kan worden gemaakt. Het is niet de bedoeling dat de inventarisatie bestaat uit een lijst met (vele) specifieke maatregelen, maar een door de stuurgroep gestuurde indicatie op hoofdlijnen van mogelijke ombuigingen en inkomstenverhogingen. Het maken van een daadwerkelijke keuze valt buiten de scope van dit project. 8. Randvoorwaarden Voorwaarde is dat het project in voldoende mate wordt gedragen door het MT en er voldoende capaciteit beschikbaar is bij management en medewerkers. 9. Afbakening - Een keuze maken uit de alternatieven valt buiten het project. - Het project beperkt zich tot alternatieven met een totaal van circa 1.500.000 structureel vanaf begrotingsjaar 2012, al is het de onzeker of dat in de periode 2012 2016 voldoende zal zijn.
-3-10. Organisatie en inzet Stuurgroep en beoogde projectleiders van vijf werkgroepen Voorlopige werkgroepleden (de werkgroep bepaalt de samenstelling) Consulent FFZ/FIN e.a. Andere werkgroepleden Voorzitter Ton van der Wees Portefeuillehouder Ruud Nederveen organisatie Portefeuillehouder Tames Kokke financiën Secretaris Rob Goossens Werkgroep Efficiënter werken Katinka Kensen Annet de Vries Christine Sepers Zeng Huang Werkgroep Taken en formatie Ton van der Wees Marco de Lange Victor Portanger Richard Vernooij Wim Burggraaf Werkgroep Subsidies Paul Dubbe Mario van der Joost van Hooft Lans Werkgroep investeringen en treasury Wouter Toet Rob Goossens Huub van der Wel Werkgroep Rob van der Hoek Hans Tump Gert de Mooij inkomsten verhogen 11. Risico s en maatregelen Risico Maatregel Te weinig interne uren beschikbaar bij Project een hoge prioriteit geven betrokken medewerkers Intern is onvoldoende expertise aanwezig Op sommige punten wordt externe expertise ingeschakeld Geen/onvoldoende budget voor externe adviesdiensten - budget 24.000 voor adviesdiensten (expertise inhuren) Onvoldoende draagvlak bij MT en/of medewerkers Projectmatige aanpak waarbij MT drager is van project. Medewerkers een kans geven om met ideeën te komen (prijsvraag 1.000) Project loopt uit - projectmatig werken, detailplanning is niet nodig - toetsen bij raad in hoeverre uitloop acceptabel is (bij tussenrapportage)
-4-12. Activiteiten Met de stuurgroep en de (beoogde) werkgroepleden vindt een project-startup (kick-off meeting) plaats. Tijdens deze bijeenkomsten kunnen voorbeelden worden van besparingen door slimmer en efficiënter werken. Er worden vijf werkgroepen ingesteld. Het is de bedoeling om de werkgroepen te bemensen met eigen mensen. Alle MT-leden hebben een plaats in de stuur- en/of werkgroep, zodat belang en urgentie voldoende zijn gewaarborgd. De zwaarste werkgroepen zijn werkgroep 1 efficiënter werken en 2 taken en informatie. In deze twee werkgroepen zal de inzet van de betrokken medewerkers naar verwachting het hoogst zijn. Hier moeten naar verwachting ook kosten gemaakt worden voor externe scans/adviezen waar de beste mogelijkheden liggen om bezuinigingen te realiseren. Capaciteitsplanning en indicatieve kosten: Vergaderfrequentie: stuurgroep 1 x per maand tot april (1,5 uur) Totaal: 5 x (9 x 1,5) uur = 5x 13,5 uur = 67,5 Werkgroep: 1 x per twee weken tot april (2 uur) bij vier werkgroepleden: 6 x (2x4) uur = 48 uur Uitvoeren taken werkgroep: 50 uur drie lichte werkgroepen, 100 uur twee zware werkgroepen. Secretaris: maken verslagen stuurgroep, consolidatie deelrapporten: 20 uur Totaal aantal begrote interne uren = 67,5 + 48 + (3x50) + (2x100) + 20 = 485,5 uur Indicatie interne kosten bij 75,- per/uur = 36.412 Kosten externe scans/adviezen: 24.000 Totaal kosten project: 60.412
-5- Er worden vijf Opdracht werkgroepen ingesteld die een deelrapportage opleveren 1) Efficiënter werken Richt processen doelmatiger en effectiever in, inclusief huisvesting en vraaggericht werken. Verminder de regeldruk, administratieve lastenverlichting en realiseer inkoopvoordelen. 2) Taken en formatie (inclusief verbonden partijen) Stel ambities bij, of temporiseer of schrap autonome taken versus medebewindszaken. Mogelijk (meer) uitvoerende taken op afstand zetten? regiemodel-. 3) Subsidies Verminder de inkomensoverdracht en verminder subsidies met 10% in 2014 t.o.v. het niveau in 2010. 4) Investeringen en treasury 5) Inkomsten verhogen Maximeer de kapitaallasten en beheer de in- en uitgaande geldstromen zodanig dat hier rentevoordelen worden behaald. Actualiseer de kostendekkendheid van legestarieven e.a. Wat zijn andere mogelijkheden voor inkomstenverhoging? Taakstelling 2012 Processen & regeldruk 100.000 Inkoop: 200.000 Taakstelling 2013 Processen & regeldruk 100.000 Inkoop: 400.000 Taakstelling 2014 Processen & regeldruk 200.000 Inkoop: 500.000 Huisvesting: 100.000 200.000 300.000 400.000 100.000 150.000 230.000 50.000 75.000 100.000 50.000 75.000 100.000 Totaal: 700.000 1.100.000 1.630.000
-6- Fase/stap: Activiteiten Kwaliteitseisen Tijd Geld Het projectplan wordt opgesteld en geaccordeerd door het college van B&W. Opgesteld volgens format projectmatig werken Informeren gemeenteraad Accorderen raadsvoorstel door voorzitter stuurgroep. Kickoff-meeting /project startup De werkgroepen maken een plan van aanpak (pva). Programma geaccordeerd door voorzitter De trekker van de werkgroep ziet toe op de kwaliteit. In februari 2010 vastgesteld Aanlevering projectopdracht op uiterlijk 17 februari bij de griffie, ter informatie in raad van 25 maart Februari Half maart gereed werktijd eigen medewerkers De pva van de werkgroepen worden besproken/geaccordeerd door de stuurgroep De stuurgroep toetst de plannen op haalbaarheid en of in voldoende mate wordt ingegaan op de opdracht aan de werkgroep. Informeren gemeenteraad Accorderen raadsvoorstel door voorzitter stuurgroep. Het plan van aanpak om de alternatieven uit te werken wordt door de werkgroepen uitgevoerd. De werkgroep levert een eindrapportage aan bij de stuurgroep. De secretaris bundelt de eindrapportages van de werkgroepen en maakt een geconsolideerde eindrapportage die wordt besproken door de stuurgroep. De eindrapportage wordt aangeboden aan de gemeenteraad van november De projectleider van de werkgroep ziet toe op de kwaliteit en uitvoerbaarheid van de voorstellen. - Eindrapportage werkgroep opstellen volgens nog te ontwikkelen format(in Word) - Per voorstel wordt een formulier ombuigingsvoorstel ingevuld. - De eindrapportage geeft inzicht in de alternatieven en de vooren nadelen, kosten en tijdspad van verschillende alternatieven. - stuurgroep accordeert eindrapportage Eind maart Aanleveren rapportage stand van zaken bij griffie op uiterlijk 19 mei. Eind mei gereed 24.000 beschikbaar voor adviesdiensten. In juni bespreken in stuurgroep en indien nodig wordt de rapportage naar aanleiding hiervan aangepast September 2010 Aanleveren bij griffie op uiterlijk 6 oktober (raad november 2010).
-7-13. Communicatie - intern bekend maken project - raad tussentijds + aan het einde informeren - extern conclusies eindrapportage communiceren Akkoord Opdrachtgever Akkoord Opdrachtnemer