Access. Accomplish. Share. Tips voor het gebruik van Office 365: tools voor email, web, en samenwerking
Werk samen, beter Stel uw team in op succes 2
Zie wie online is Communiceer snel met uw team Team emails, agenda s, en meetings Samenwerken via een teamsite 3
Werk samen, beter Zie wie online is Personaliseer je foto in Lync Ga naar Mijn foto, klik op de fotobox en plaats een link van een bestaande fotowebsite, zoals Windows Live, Facebook, LinkedIn of Flickr. 4
Werk samen, beter Zie wie online is Wijzig je status in Lync Je aanwezigheid is een verzameling van kenmerken, namelijk: status, activiteit, locatie, bereikbaarheid en contact informatie. Je presentie wordt automatisch bijgewerkt, afhankelijk van of je online bent, aan de telefoon, in een meeting of een tijdje je computer niet gebruikt. Open het status menu onder je naam in het Lyncscherm om handmatig jouw status aan te passen. 5
Werk samen, beter Zie wie online is Vind de persoons- en presentiegegevens van iemand en communiceer direct via Lync Beweeg de cursor over een naam en zie direct de contactgegevens van die persoon. Klik op het chat icoontje of het telefoontje om onmiddelijk de conversatie, videochat of het telefoongesprek te starten. Je kunt de persoon ook aan jouw contactenlijst toevoegen, een afspraak plannen of markeren voor toekomstige berichtgeving. Je kunt dit doen in Lync, in een email of op de Mijn Profiel pagina van een teamgenoot. 6
Werk samen, beter Team emails, agenda s en meetings Maak een team email alias in Outlook Klik op Home Opties Groepen in de Outlook Web App. Klik op New onder Public Groups I Own. Ga naar Display Name en geef de gewenste team alias op. Voeg nieuwe leden toe via Membership en de Add Select Members knoppen. Deel jouw agenda met een groep Klik vanuit Agenda op Share Share This Calendar. Voeg de personen toe met wie je de agenda wilt delen. 7
Werk samen, beter Team emails, agenda s en meetings Organiseer een team meeting in Outlook Kies voor de Outlook Web App, ga naar de Agenda button aan de linkerzijde en klik op de door jouw gewenste datum. Dubbelklik op de gekozen tijd om een nieuwe afspraak te openen. Vermeld eindtijdstip, onderwerp en locatie, nodig de betrokkenen uit en verstuur. 8
Werk samen, beter Samenwerken via een teamsite Maak een thuisbasis voor uw team in SharePoint Ga naar het Site Actions menu, klik op New Site and selecteer een template van de featured items or browse all tabs. Geef de site een titel en URL, en klik vervolgens op Create. Op jouw nieuwe site kunt je pagina s aanpassen, een thema kiezen en individuele bestanden up- en downloaden. Set permissions om aan te geven wie toegang heeft tot de site en nodig jouw team uit om aan te sluiten. 9
Werk samen, beter Samenwerken op een team site Gebruik jouw team site online en offline Werk offline door een kopie van jouw team site op jouw lokale computer te plaatsen, die automatisch gesynchroniseerd wordt met dezelfde site online. Ga naar Site Actions en klik op Sync to SharePoint Workspace. Ga vervolgens naar Account Configuration Wizard en klik op Create a New Account. Geef de account een naam en email adres en klik op Finish. 10
Werk samen, beter Samenwerken via een teamsite Iedereen op de hoogte met een teamagenda Ga naar de site waar je een teamagenda wilt plaatsen. Klik Site Actions View All Site Content Create. Kies op de Create pagina voor Tracking en klik op Calendar. Geef de agenda een naam en klik op Create. Vergroot teamkennis met een wiki Een wiki is een site die ontworpen is voor een groep mensen om ideeën te verzamelen en te delen door pagina s te creëren en aan elkaar te koppelen. Op de site waar je een wiki pagina wilt maken, klik op Site Actions More Options. Klik op Wiki Page Library i n het Create dialoogvenster. Geef een naam en klik op Create. 11
Iedereen op dezelfde pagina Werk samen, online en offline 12
Werk met de Office tools die u kent Ontdek wat u kunt doen in OneNote 13
Iedereen op dezelfde pagina Werk met de Office tools die u kent Documenten bekijken of wijzigen in Office Web Apps Office Web Apps zorgt er voor dat teamleden tegelijkertijd in een document kunnen werken zonder dat overeenstemming tussen verschillende versies nodig is. Ga naar de documentenwebsite op jouw SharePoint site, en klik op de link die bij het document hoort. Het document opent in de juiste Web App. Als SharePoint je vraagt om te kiezen tussen Read Only en Edit, ga dan met de cursor over de documentnaam en klik op de pijl die verschijnt. Kies View in Browser om het document te lezen of Edit in Browser om het document aan te passen. Als je het document opslaat zal het automatisch verschijnen in Shared Documents. 14
Iedereen op dezelfde pagina Werk met de Office tools die u kent Voeg slides toe aan een teampresentatie in PowerPoint Web App Als collega s nieuwe slides willen toevoegen aan een presentatie, dan kun je dat heel snel online doen in uw browser. Ga naar de documentenbibliotheek op uw SharePoint site, en klik op de link die bij de PowerPoint presentatie hoort. Klik op Edit in Browser New Slide. 15
Iedereen op dezelfde pagina Werk met de Office tools die u kent Werk tegelijk aan een spreadsheet in Excel Web App Ga naar de documentenbibliotheek op uw SharePoint site, en klik op de link die bij het Excel document hoort. Kopieer de URL die getoond wordt in de web browser naar een e-mail of chatbericht en stuur die naar de mensen met wie je wilt samenwerken. Ga naar Excel Web App, klik op Edit in Browser om de werkmap aan te passen. Ontvangers van het bericht kunnen op de ontvangen link klikken en de werkmap aanpassen, terwijl je aan het wijzigen bent. Je ziet direct de wijzigingen die de ander aanbrengt. 16
Iedereen op dezelfde pagina Ontdek wat u kunt doen in OneNote Gebruik OneNote voor slimmer notuleren Sla uw OneNote document op in de Shared documents bibliotheek en OneNote Web App laat het online bekijken en aanpassen in een browser. Voeg informatie toe aan notities op je desktop en dit wordt automatisch online gesynchroniseerd met de OneNote Web App. Brainstorm samen in OneNote Web App Kopieer de URL die hoort bij de OneNote notebook en die getoond wordt in de web browser naar een e- mail of chatbericht en stuur die naar de mensen met wie je wilt samenwerken. Klik op Edit in Browser om het notitieboek aan te passen. Ontvangers van het bericht kunnen op de ontvangen link klikken en het notebook aanpassen, terwijl je aan het wijzigen bent. Je ziet direct de wijzigingen die de ander aanbrengt. 17
Werk samen, ook op afstand Werk samen in real time, waar dan ook 18
Video calls via uw computer Deel uw werk 19
Werk samen: ook op afstand Video calls via uw computer Video chat in Lync Met een webcam kun je video chatten met jouw contacten. Ga naar Lync en klik op het Opties-icoontje rechts naast je naam. Klik op Tools Options Video Device en dan op Webcam Settings om de camera in te stellen. Als je nu met de cursor over de naam van een contactpersoon gaat, kun je rechts naast het telefoonicoontje klikken op View more Options Start a Video Call. Tijdens een gesprek kun je chatten en email versturen, en presentaties, whiteboard en de desktop delen. 20
Werk samen: ook op afstand Deel uw werk Gebruik een whiteboard in online meetings in Lync Klik op Share New Whiteboard. Gebruik de tools linksonder om te schrijven of tekenen op het whiteboard. Opnemen van een chatsessie, meeting of presentatie Klik op More Options Start Recording of ga naar het menu en klik op Actions Start Recording. 21
Werk samen: ook op afstand Deel uw werk Deel je desktop of geef de controle daarover aan anderen in Lync Klik tijdens een gesprek op Share Desktop, of de monitor(s) om te delen. Om de controle aan anderen te geven, klik op Give Control of klik op Automatically accept control requests om alle gesprekspartners controle te geven. 22
Werk samen: ook op afstand Deel uw werk Werk samen aan een PowerPoint presentatie in Lync Selecteer de presentatie die je wilt delen. Klik op de pijltjestoetsen onderaan om door de slides te gaan, of klik op Start Slide Show om de slide show full-screen te bekijken. Een teamlid kan de presentatie aanpassen door te klikken op Edit in Browser. Sla de presentatie op en deze zal automatisch opgeslagen worden op en dus ook toegankelijk zijn via jouw team site. Annotaties bij presentaties Klik op Share PowerPoint Presentation. In het Share PowerPoint dialoogvenster kunt je dubbelklikken op de presentatie die je wilt delen. Zodra de inhoud is geladen kunnen de anderen de presentatie zien en gebruik maken van de annotatietools linksonder. 23
Mobiel, maar in contact Werk waar je wil via je telefoon 24
Lync Mobile App Toegang, waar dan ook 25
Mobiel, maar in contact Lync Mobile App Communiceer via de Lync Mobile App Download de Lync Mobile App via de appstore op uw Windows Phone, iphone, ipad, of Android Phone. Deze app zorgt ervoor dat je kunt deelnemen aan een conference call of chatsessie en kunt emailen of bellen met één druk op de knop. Check de aanwezigheid van anderen terwijl je controleert hoe zij jouw beschikbaarheid zien. Ontvang een seintje voor misgelopen communicatie en beheers verschillende conversaties tegelijkertijd. 26
Mobiel, maar in contact Lync Mobile App Start een IM voor directe communicatie Klik op Contacts en selecteer de persoon met wie je direct contact wil (een IM starten). Klik op het chat icoon en begin met typen. Ontvang berichten voor alle gemiste gesprekken. 27
Mobiel, maar in contact 28 Lync Mobile App Toegang tot al jouw Office documenten via de telefoon. Op een telefoon met toegang tot een browser, kun je Microsoft PowerPoint, Word, en Excel documenten bekijken. Met Office Web Apps wordt het mogelijk om via je mobiel te werken of een presentatie te bekijken terwijl je onderweg bent. Synchroniseer je Outlook email account met je telefoon Kies in je telefoon instellingen voor het aanmaken van een nieuwe email account. Selecteer de optie om een Outlook of Exchange account toe te voegen. Vul je eigen gegevens in en synchroniseer je Outlook kalender, contacten en email.