Mens & Werk in Beeld Gebruikershandleiding versie 1.4 v1.4 oktober 2010
Inhoudsopgave Wat is Mens & Werk in Beeld... 4 Overzichtelijk... 4 Gemak... 4 Support... 4 Printen... 4 Uitleg icoon en termen... 5 Gebruikers van Mens & Werk in Beeld... 6 Inloggen... 6 Uitloggen... 6 Navigatie... 6 Wat kunt u in Mens & Werk in Beeld... 6 Dashboard... 7 Linker deel van het dashboardscherm... 7 Middendeel van het dashboardscherm... 8 Rechter deel van het dashboardscherm... 9 Beschrijving van de werkwijze... 10 Persoonsgegevens... 10 Persoonsgegevens opvragen... 10 Hoe zoekt u Persoonsgegevens... 10 Zoeken op afdeling... 10 Zoeken op Achternaam... 11 Zoeken op BSN (voorheen sofinummer)... 11 Zoeken op Personeelsnummer... 11 Medewerker niet gevonden... 11 Persoonsgegevens raadplegen... 12 Acties... 14 Acties opvragen... 14 Hoe zoekt u... 16 Acties raadplegen... 17 Acties inplannen... 18 Acties uitvoeren... 19 Afhandelen van een actie... 19 Acties verwijderen... 21 Notities en documenten... 22 Notities en documenten opvragen... 22 Notities en documenten raadplegen... 22 Notities aanmaken en wijzigen... 23 Documenten koppelen en vervangen.... 23 Documenten openen... 24 Document toevoegen via een actie... 25 Documenten vervangen/verwijderen... 25 2
Toegestane bestandssoorten toevoegen... 27 Email toevoegen aan document... 28 Verzuimgegevens... 29 Verzuimgegevens opvragen... 29 Verzuimgegevens raadplegen... 30 Samengesteld verzuim... 32 Vogelvlucht... 35 Email notificator... 36 Wachtwoord... 37 Favorieten... 38 Toevoegen favorieten... 38 Vastleggen zoekopdracht als favoriet... 38 Inlog problemen... 40 3
Wat is Mens & Werk in Beeld Mens & Werk in Beeld is een flexibel online managementsysteem. Een actief stuk gereedschap voor betrokken managers en personeelsfunctionarissen in de begeleiding van medewerkers. Overzichtelijk Onze internetapplicatie ondersteunt u als gebruiker bij de begeleiding van uw medewerkers. U coördineert en beheert het hele begeleidingsproces via internet. De applicatie geeft een signaal als u actie moet ondernemen. Alle betrokkenen in een begeleidingstraject zijn meteen zichtbaar op verschillende niveaus. U volgt, behalve uw eigen acties, ook alle acties van de arbodienst als er sprake is van verzuim. Gemak Uw aantekeningen en documenten worden opgeslagen in een elektronisch verzuimdossier. Dus duidelijk overzicht op één vaste plek. Handig bij het bekijken, opvragen of afdrukken van informatie. Deze handleiding maakt u als gebruiker wegwijs in het gebruik van de applicatie. Wij hebben beschreven hoe u als gebruiker omgaat met de structuur van Mens & Werk in Beeld. Het is een erg gebruiksvriendelijk systeem. Support Hebt u vragen of loopt u tegen problemen aan? Neem dan contact op met uw beheerder. Printen U kunt via de printknop in uw internet browser (bijvoorbeeld Internet Explorer) een overzicht printen. Het overzicht bevat de gegevens van het getoonde scherm. 4
Uitleg icoon en termen : : : : : : : : : : : : : : : : : : informatie Klik hier voor meer Aanpassen Nieuws item Persoonsgegevens Medewerkergegevens Notitie Bijlage Zoek naar medewerkers Zoek naar alle verzuimdossiers Toon verzuimdossier Toon alle acties Toon documenten Toon vogelvlucht Verwijderen Favoriet Overzicht van de documenten Deze actie kunt u nog bewerken Hier kunt u uitloggen : Zwangerschapsgerelateerd verzuim Actie is reeds afgehandeld? U kunt de actie niet meer aanpassen. Actie nog niet afgehandeld? Dan bent u niet de uitvoerende. De uitvoerende kan alleen de actie afsluiten mits ingelogd onder eigen inloggegevens. Bent u de uitvoerende en de gebruiker neem dan contact op met uw beheerder : Samengesteldverzuim : U bent niet geautoriseerd om het het document te lezen. : Achmea Vitale actie 5
Gebruikers van Mens & Werk in Beeld Omdat Mens & Werk in Beeld (M&WiB) via internet werkt, is het mogelijk vanaf elke werkplek met een internetaansluiting in te loggen. Het programma kent twee soorten gebruikersgroepen: Beheerder. Gebruiker. De beheerder is een functionaris die binnen uw organisatie de autorisaties regelt en gebruikersondersteuning biedt. De gebruiker is diegene die binnen zijn autorisaties toegang heeft tot persoon- en verzuimgegevens en acties kan toevoegen en afhandelen. Inloggen Elke gebruiker ontvangt van de beheerder de volgende gegevens om in te loggen: URL https://wib.verzuimdata.nl/ Eigen gebruikersnaam met wachtwoord. Wanneer u daarmee bent ingelogd, komt u op de home pagina, het Dashboard. Midden boven in de pagina is uw gebruikersnaam zichtbaar en de datum en tijd waarop u de laatste keer ingelogd bent geweest. Wanneer u 20 minuten niet actief bent geweest in de applicatie, dan keert u bij het opnieuw activeren van het programma automatisch terug in de inlogpagina. Dit is een extra beveiliging om te voorkomen dat er andere personen toegang hebben tot de applicatie. U kunt uw wachtwoord wijzigen. Zie hoofdstuk Wachtwoord. Indien u uw wachtwoord vergeten bent, neem dan contact op met uw beheerder van Mens & Werk in Beeld. Uitloggen U kunt het programma verlaten door op de link <Uitloggen> te klikken. Deze link vindt u naast uw gebruikersnaam midden boven in de pagina. Navigatie Door op een menu-item te klikken gaat u naar een nieuw taakgebied. Wat kunt u in Mens & Werk in Beeld U kunt, mits u geautoriseerd bent voor de medewerker: persoonsgegevens en verzuimgegevens raadplegen. acties toevoegen bij zowel verzuimende als niet verzuimende medewerkers. acties afhandelen die aan u toegewezen zijn door uw klantbeheerder. acties van de arbodienst en van uw eigen organisatie raadplegen. documenten en notities raadplegen en aanmaken en vervangen en verwijderen. In de volgende hoofdstukken wordt beschreven hoe u dit kunt doen. 6
Dashboard Als u bent ingelogd komt u op uw persoonlijke home pagina, het Dashboard. Eerst beschrijven we wat u hier ziet en vervolgens zal per onderdeel beschreven worden wat u hier kunt doen. Het scherm is ingedeeld in een aantal blokken, te weten: Het linkerdeel met verschillende menu items. Het middendeel met Mijn acties, Actueel verzuim mijn medewerkers en Nieuws. Het rechterdeel met Werkgever acties, Achmea Vitale acties en Uitgevoerde acties. Linker deel van het dashboardscherm Wat ziet u hier Aan de linkerzijde van het dashboard ziet u verschillende menu items. Deze items zijn in alle schermen zichtbaar. Het onderdeel wat u het laatst gekozen heeft zal vet gedrukt zichtbaar worden. Wat kunt u hier Op de verschillende items kunt u snel naar een bepaald onderdeel van de applicatie. 7
Middendeel van het dashboardscherm Wat ziet u hier Het middendeel van het scherm toont: De naam van uw organisatie. Uw gebruikersnaam, laatste inlogdatum, tijd en de optie <uitloggen>. (Deze gegevens zijn in alle schermen zichtbaar) Mijn acties en Actueel verzuim mijn medewerkers. Maximaal worden er per onderdeel 5 items getoond. Tussen haakjes wordt per onderdeel aangegeven hoeveel items er zijn. Nieuws. Alle nieuwsberichten worden getoond. De link <meer> is aanwezig indien het aantal per onderdeel meer is dan 5 bij de acties en actueel verzuim. Het onderdeel nieuws toont alle berichten. Wat kunt u hier Uitloggen. Eigen acties zien en afhandelen. Openstaand verzuim zien van de medewerkers waarvoor u geautoriseerd bent. Actuele nieuwsberichten bekijken die uw beheerder heeft aangemaakt. 8
Rechter deel van het dashboardscherm Wat ziet u hier De Werkgever acties. Dit zijn de acties van uw eigen organisatie waarvoor u niet de uitvoerende bent. De Achmea Vitale acties. Dit zijn de openstaande acties van Achmea Vitale. De Uitgevoerde acties. Dit zijn de uitgevoerde acties van Achmea Vitale. Er worden maximaal 5 acties getoond. Tussen haakjes wordt aangegeven hoeveel acties er totaal zijn. De sortering is oplopend in datum. Door op de link <meer> te klikken worden per onderdeel de acties getoond als er meer dan 5 acties zijn. Wat kunt u hier Werkgeveracties raadplegen. Achmea Vitale acties raadplegen. Uitgevoerde acties van Achmea Vitale raadplegen. 9
Beschrijving van de werkwijze De persoonsgegevens, verzuimgegevens, acties, notities en documenten zijn op verschillende manieren op te vragen, te raadplegen of in te plannen. Nieuws kunt u raadplegen. Uw wachtwoord kunt u wijzigen. Persoonsgegevens Persoonsgegevens zijn op te vragen op een aantal manieren. Hieronder bespreken we de mogelijkheden. Persoonsgegevens opvragen U kunt persoonsgegevens op twee manieren opvragen: Via, het item in het linker deel van het dashboardscherm. Het snelzoek scherm Waar ben ik? is altijd beschikbaar aan de rechterkant. Hoe zoekt u Persoonsgegevens Zoeken op afdeling Als u voor afdeling(en) bent geautoriseerd kunt u de gewenste afdeling selecteren. U kunt op twee manieren zoeken op Afdeling Klik op het in het pull down menu. Selecteer vervolgens de gewenste afdeling. Typ de eerste letter(s) in, waarna alleen die afdelingen getoond worden die voldoen aan de opgegeven zoekcriteria. Selecteer vervolgens de gewenste afdeling door erop te klikken. De optie keuze Afdeling geeft een maximaal van 10 afdelingen, zit de gewenste afdeling er niet bij klik dan op zoeken om meer afdelingen te vinden. Met de 1 ste 3 letters van de afdeling verschijnen de afdelingen. Indien u niet precies weet hoe de afdeling heet kunt u met * alle afdelingen zien. 10
Zoeken op Achternaam Vul de achternaam of een deel ervan in. Indien er een deel van de achternaam ingevuld wordt zal het resultaat van de zoekopdracht alle namen geven waarin de betreffende letter of lettercombinatie voorkomt. Achter het veld Achternaam vindt u door op de werknemer. te wijzen informatie hoe u kunt zoeken op achternaam van Zoeken op BSN (voorheen sofinummer) Vul het volledige BSN in. Zoeken op Personeelsnummer Vul het volledige nummer of een deel ervan in. Indien er een deel van het personeelsnummer ingevuld wordt zal het resultaat van de zoekopdracht alle namen geven waarin het ingevulde cijfer of de ingevulde cijfer combinatie voorkomt. Nadat de selectie is uitgevoerd en u een persoon geselecteerd hebt door op de naam te klikken verschijnt het item Waar ben ik? in de rechter bovenhoek. Via dit item kunt u bovenstaande zoekopdrachten ook uitvoeren. We zullen dit item in hoofdstuk Persoonsgegevens raadplegen beschrijven. Wilt u alle medewerkers zien klik dan op de knop Zoek medewerker. Het zoeken op persoonsgegevens zal als resultaat die medewerkers tonen die voldoen aan de opgegeven zoekcriteria. Het zijn de medewerkers die bekend zijn bij de Achmea Vitale en waarvoor u geautoriseerd bent, ongeacht of zij wel of niet verzuimd hebben. Medewerker niet gevonden Indien u een medewerker of verzuim zoekt en u de volgende melding krijgt moet u contact opnemen met uw beheerder. Het kan zijn dat u niet bent geautoriseerd voor de medewerker. 11
Persoonsgegevens raadplegen Nadat u de persoonsgegevens hebt opgevraagd via het item overzicht met de opgevraagde gegevens. (aan de linkerzijde) verschijnt er een U kunt deze gegevens raadplegen door op de naam van een medewerker te klikken. Onderstaand scherm wordt getoond. Linker deel van het scherm met de persoonsgegevens De naam van de relatie en de persoonsgegevens worden getoond. Als u met uw muis over de naam van de werknemer gaat verschijnt het volgende scherm met de gegevens van de werknemer. Naam verblijf veld kan zowel een verpleegadres als een verpleeginrichting betreffen. Indien u met uw muis over de naam van de relatie gaat verschijnt het volgende scherm met de gegevens van de werkgever. 12
Middendeel van het scherm Rechts naast de persoonsgegevens wordt onder het kopje Verzuimgegevens het aantal verzuimmeldingen in het lopende jaar en het voorafgaande jaar wordt getoond. Is er verzuim of verzuim geweest dan kan op de link <verzuimmeldingen <yyyy> > doorgestart worden naar de verzuimmelding(en) uit het betreffende jaar. Zie voor verdere beschrijving van verzuimgegevens hoofdstuk Verzuimgegevens raadplegen. Onderste deel van het scherm Hier ziet u een 4-tal tabbladen. Overzicht acties. Documenten. Overzicht verzuim. Vogelvlucht. In het scherm wordt een overzicht getoond van de geplande en afgehandelde acties. Het betreft zowel de acties die bij verzuim als preventief gepland en afgehandeld zijn. De link <overzicht acties> Het scherm voor het invoeren van een (nieuwe) actie. Hier is de mogelijkheid om bij een niet zieke medewerker een actie in te plannen, of een bestaande actie te bekijken of uit te voeren. <documenten> Alle documenten die door uw organisatie zijn aangemaakt bij de medewerker, dit kan zowel bij een verzuimmelding zijn als preventief. Deze documenten kunt u bekijken, vervangen en verwijderen. <overzicht verzuim> alle verzuimperiodes van de medewerker. <vogelvlucht> Een opsomming van alle gegevens in één oog op slag. Zie voor verdere beschrijving van acties, documenten, overzicht verzuim en vogelvlucht: Hoofdstuk Actie. Hoofdstuk Notities en documenten. Hoofdstuk Verzuimgegevens. Vogelvlucht. Rechter deel van het scherm Waar ben ik? Persoonsgegevens van alle medewerkers waarvoor u geautoriseerd bent kunt u opvragen door op het eerste icoontje achter de relatienaam of afdelingsnaam te klikken in het item Waar ben ik?. Het scherm zal met u mee bewegen naar beneden indien u naar beneden scrollt. 13
Acties Acties zijn te raadplegen, in te plannen en af te handelen. Er zijn twee soorten acties: Mijn acties. De acties van uw eigen organisatie, gesplitst in mijn acties en werkgever acties. Mijn acties zijn alle acties die aan u zijn toegewezen door uw beheerder, of acties die nog niet aan iemand zijn toegewezen, maar welke u wel kunt uitvoeren. Werkgever acties zijn alle acties waarvoor u niet geautoriseerd bent door uw beheerder. De acties van de arbodienst. Achmea Vitale acties zijn alle acties van de arbodienst. Geplande acties zijn de acties die nog niet afgehandeld zijn. De kleur van het klokje achter de datum gepland geeft aan of de datum gepland wel/niet in het verleden ligt. Rood dan is de datum in het verleden. Oranje dan is de datum binnenkort. Groen is de datum in de toekomst. Het betreft zowel de acties van uw eigen organisatie als van de Achmea Vitale. De Achmea Vitale acties zijn herkenbaar aan het Achmea Vitale logo achter de uitvoerende. Acties opvragen U kunt op verschillende manieren acties opvragen. Via het linker deel van het dashboardscherm. Via mijn acties in het middendeel van het dashboard. Via het scherm met de persoonsgegevens van een medewerker. 14
Via het scherm met de verzuimgegevens van een medewerker. Via het snelmenu Waar ben ik?. Via het item Werkgever acties, Achmea Vitale acties en Uitgevoerde acties in het rechter deel van het dashboardscherm. De snelste manier om te zoeken is door op één van de items te klikken in het linker deel van het dashboardscherm. 15
Hoe zoekt u Zoeken op werkgever acties Klik in het linker deel van het dahsboard op het item Werkgever acties. Alle acties worden getoond zowel bij verzuim als preventief. Het betreft alle niet afgehandelde acties met zowel een plandatum in het verleden als in de toekomst. Klik in het linker deel van het menu op het item Mijn acties. Alleen die acties worden getoond waarvoor u geautoriseerd bent en die nog niet afgehandeld zijn. Zijn er meer dan 5 acties klik dan op de link <meer> bij Mijn acties (dashboard) in het middendeel van het dashboard. Klik in het scherm met de medewerkergegevens van een medewerker op een actie. Klik in het scherm met de verzuimgegevens van een medewerker op een actie. In het rechter deel van het dashboard scherm worden de werkgever acties getoond onder de kop Werkgever acties. Door op de link <meer> te klikken worden de acties zichtbaar. De sortering is oplopend in datum. De acties worden getoond in drie blokken: Datum overschreden, Binnen een week, Geplande acties. Het Werknemer en verzuim onderdeel in het snelzoek scherm Waar ben ik?. Veld/Icoontje Hier kunt u Toont Raadplegen Klik op het icoontje Raadplegen Klik op het icoontje De naam van de geselecteerde medewerker De acties behorende bij de geselecteerde medewerker De eerste verzuimdag van dit verzuimdossier Alle acties van het verzuimdossier Zoeken op alle Achmea Vitale acties Achmea Vitale acties zijn te herkennen aan het Achmea Vitale logo Achmea Vitale acties zijn altijd acties behorend bij een verzuim. achter de naam van de uitvoerende. Klik in het linker deel van het dasboard op het item Achmea Vitale acties. Alle acties worden getoond die niet afgehandeld zijn. Klik in het linker deel van het dashboard op het item Uitgevoerde acties. Alle acties die door Achmea Vitale zijn uitgevoerd in de afgelopen 7 dagen worden getoond. Via het middendeel van het dashboard door op een naam van een verzuimer te klikken. Klik in het scherm met de verzuimgegevens van een medewerker op een actie van de arbodienst. In het rechter deel van het dasboard scherm worden de arbodienst acties getoond onder de naam Achmea Vitale acties en Uitgevoerde acties. Tussen haakjes wordt aangegeven in de veldnaam Achmea Vitale acties hoeveel acties er totaal zijn. De acties worden getoond in drie blokken, gepland, binnen een week en datum overschreden. Klik op het item Uitgevoerde acties in het rechter deel van het scherm. Het zijn de acties van Achmea Vitale die in de afgelopen 7 dagen uitgevoerd zijn. De link <meer> is alleen aanwezig als het aantal dat tussenhaakjes staat meer is dan 5. Door op de link te klikken worden alle acties getoond. 16
Acties raadplegen Na het uitvoeren van één van de bovenstaande zoekopdrachten kan de actie geraadpleegd worden door op de naam van een medewerker te klikken. Het scherm opent zich met de verzuimgegevens of medewerkergegevens behorend bij de actie. U kunt de acties van zowel uw eigen organisatie als van Achmea Vitale raadplegen. Er zijn 2 soorten acties raadplegen: Geplande acties. Uitgevoerde acties. Geplande acties kunt u, mits u geautoriseerd bent, raadplegen en aanpassen. Uitgevoede acties kunt u alleen raadplegen. Indien een actie is uitgevoerd kan er niets meer aangepast worden. U ziet dan ook de melding Actie is al uitgevoerd en kan niet meer aangepast worden Het raadplegen van een notitie en document wordt beschreven in hoofdstuk Notities en documenten opvragen. 17
Acties inplannen De knop nieuwe actie toevoegen is beschikbaar in het scherm met de persoons- of verzuimgegevens van een medewerker. Na het klikken op het item opent zich onderstaand scherm. Wat moet ik hier invullen? Veld Hier kunt u Hoe vul ik het veld Actie* De acties die door uw beheerder ingeregeld zijn Klik op de <zoeken> link of selecteer uit het pull down menu de gewenste actie Uitvoerende* Datum gepland* Datum uitgevoerd Personen die de actie kunnen uitvoeren, ingeregeld door uw beheerder Datum waarop de actie uitgevoerd moet worden Datum waarop de actie daadwerkelijk uitgevoerd wordt. Deze datum wordt pas gevuld bij het daadwerkelijk afhandelen van de actie Selecteer uit het pull down menu de juiste persoon door op de naam te klikken Keuze om de datum handmatig of via een kalender in te voeren Keuze om de datum handmatig of via een kalender in te voeren De overige velden hebben betrekking op een notitie en documenten deze worden beschreven in hoofdstuk Notities en documenten. Er zijn twee knoppen aanwezig: Toevoegen, legt de ingevoerde gegevens vast. Annuleren, U keert terug naar het voorgaande scherm, zonder op te slaan. De optie keuze Actie geeft een maximaal van 10 afdelingen, zit de gewenste actie er niet bij klik dan op zoeken om meer acties te vinden. Met de 1 ste 3 letters van de actie verschijnen de acties. Indien u niet precies weet hoe de actie heet kunt u met * alle acties zien. 18
Acties uitvoeren Afhandelen van een actie Klik op de naam van een actie. In het geval de actie niet door u afgehandeld moet worden wordt de tekst actie kan niet aangepast worden getoond. De gegevens zijn dan alleen te raadplegen. Betreft het een actie die aan u is toegewezen dan kan de actie afgehandeld worden. U handelt een eigen actie af door op de naam van de actie te klikken en vervolgens op de link <Aanpassen> te klikken links boven de geopende actie. Let op: indien u niet de uitvoerden bent kunt u de actie niet afhandelen. Onderstaand scherm opent zich. Wanneer u kiest voor de optie aanpassen volgt het volgende scherm. U heeft nu 2 opties om de actie af te handelen, namelijk actie wel of niet uitgevoerd. 19
Uitgevoerd Nee. Betreft het een actie die u wilt afhandelen zonder dat u hem uitvoert kies dan voor de optie Uitgevoerd Nee. U krijgt vervolgens het volgende scherm. De optie om een datum in te vullen is nu verdwenen. Het veld notities is nu een verplicht veld geworden. U moet hier een reden invoeren waarom deze actie is afgesloten zonder uit te voeren. Heeft u alles ingevuld klik dan op opslaan. Indien u de actie toch wilt afhandelen met een datum kies dan voor de optie Uitgevoerd Ja. Heeft u de actie afgehandeld dan kunt dit niet meer aanpassen. Uitgevoerd Ja Betreft het een actie die u wilt afhandelen dan kiest u voor de optie Uitgevoerd Ja. U krijgt vervolgens het volgende scherm. U heeft nu de optie om een datum in te vullen. Het veld notities is nu een niet verplicht veld geworden. Heeft u alles ingevuld klik dan op opslaan. Heeft u de actie afgehandeld dan kunt dit niet meer aanpassen. 20
Acties verwijderen Indien u ten onrechte een actie heeft toegevoegd kunt u via uw beheerder de actie laten verwijderen. Let wel op dat als de actie verwijderd is deze definitief is verwijderd.(verwijderen kan alleen als de actie nog niet is afgesloten. Ook de documenten en notitie die gekoppeld zijn aan de actie worden verwijderd.) 21
Notities en documenten Notities kunnen: Geraadpleegd worden. Gewijzigd worden. Aangemaakt worden. Altijd aan een actie gekoppeld worden van uw eigen organisatie. Documenten kunnen: Geraadpleegd worden. Worden toegevoegd, vervangen en verwijderd Aan een actie gekoppeld zijn, aan een verzuimperiode of aan een werknemer. Van Achmea Vitale en van uw eigen organisatie zijn. Notities en documenten opvragen Voor het opzoeken van acties, zie hoofdstuk Acties opvragen. In de actie regel kunt u zien aan de toegevoegde symbolen of er een notitie of document is toegevoegd. = document gekoppeld. = meer dan één document gekoppeld. = notitie, dit symbool geeft aan of er een notitie aanwezig is. Notities en documenten raadplegen Notities. Wanneer u met de muis over de icoon van notities gaat verschijnt er de notitietekst. Klikt u op de regel dan opent u de actie. De notitie is te lezen in het notitie veld van de geopende actie. of Documenten. Wanneer u met de muis over de icoon van bijlage gaat verschijnt er de tekst dat er bijlages aanwezig zijn. Door op de link van het document te klikken opent u het document. Klik op de tab <documenten> in het persoons- of verzuimgegevens scherm van een medewerker. Klik op de naam van een toegevoegd document. Het document wordt geopend. 22
Notities aanmaken en wijzigen Een notitie kunt u aanmaken bij een openstaande actie. Notitie aanmaken Klik op de naam van de actie. Vul het notitie veld in. Vul het notitie veld in en vul de datum uitgevoerd in als u de actie definitief wilt afhandelen. Klik op de knop Opslaan. De gegevens zijn niet meer te wijzigen. Let op!! Wilt u we een notitie toevoegen maar de actie nog niet afsluiten vul dan geen datum uitgevoerd in. Notitie wijzigen (alleen bij geplande acties) Klik op een niet afgehandelde actie waarbij al een notitie is ingevuld en waarvan u de uitvoerende bent. Klik op aanpassen. Klik op de knop Opslaan. Documenten koppelen en vervangen. Documenten kunnen toegevoegd worden bij de persoons- of verzuimgegevens of aan een actie gekoppeld worden. Documenten koppelen aan de persoon- of verzuimgegevens. Klik op de link <Nieuw document toevoegen>. Onderstaand scherm opent zich. Veldnaam Bestandsnaam* Type* Document* * is verplicht Mogelijke waarde Hier kan een zelf gekozen naam ingevoerd worden. Standaard staat de radio button op algemeen. Door op te knop Bladeren te klikken kan een document vanaf de eigen pc geselecteerd worden door dubbel te klikken op de naam van het document Na het invullen van de gegevens worden de gegevens opgeslagen door op de knop Toevoegen te klikken. Als men de gegevens niet wil opslaan kan men terugkeren naar het vorige scherm door op de knop Annuleren te klikken. 23
Het is ook mogelijk om alle documenten in één keer te downloaden via de optie alle documenten downloaden. Wanneer u klikt op de optie alle documenten downloaden krijgt u een pop-up, afhankelijk van de gebruikte browser. Documenten openen U kunt hier kiezen voor de optie openen om het document direct te openen of de optie opslaan om het document lokaal op te slaan. of (bekende bestands type) (onbekende bestands type) 24
Document toevoegen via een actie Handel de actie af zoals beschreven in hoofdstuk Acties uitvoeren Klik op de actie. Klik op de link <Bijlage toevoegen>. Selecteer het document vanaf de eigen pc. Klik op de knop Toevoegen. Documenten vervangen/verwijderen Klik op de openstaande actie waaraan het document gekoppeld is. Onderstaand scherm opent zich. Indien je een document wilt toevoegen klik je op Nieuwe bijlage toevoegen. Indien je een document wilt vervangen of verwijderen klik dan op Aanpassen. Onderstaand scherm opent zich. Om een document te vervangen kies dan voor de optie. U komt vervolgens in onderstaande scherm. 25
Vul hier het veld Naam bijlage in en voeg het juiste bestand toe middels de knop Bladeren. Klik op de knop Opslaan. Om een document te vervangen kies dan voor de optie. U komt vervolgens in onderstaande scherm. Indien u zeker weet dat u de bijlage wilt verwijderen klik dan op Verwijderen anders klikt u op Annuleren. Het document is nu definitief verwijderd. Vul de datum uitgevoerd en klik op de knop Opslaan als u de actie definitief wilt afhandelen. U kunt dan geen wijzigingen meer aanbrengen. Voor documenten van Achmea Vitale zijn de knoppen vervangen en verwijderen niet beschikbaar. 26
Toegestane bestandssoorten toevoegen De toegestane bestandssoorten zijn: Extensie bmp doc(x) docm dot eml gif htm(l) jp(e)g mht msg pdf rtf tif txt xls(x) xml zip Omschrijving Bitmap afbeelding Word document Word open XML Macro-enabled document Word document template Emailbericht Afbeelding Webpagina Afbeelding Web archief Emailbericht Portable doc format Tekstdocument Afbeelding Tekstdocument Excel document Extensible markup language Bestandsarchief Bestanden met een ander formaat die al aanwezig zijn kunnen geopend blijven worden, maar nieuwe bestanden moeten een extensie hebben uit bovenstaande lijst. 27
Email toevoegen aan document Het kan voorkomen dat u een email die u heeft ontvangen wilt opslaan als document in het verzuimdossier. Wij gaan u uitleggen hoe u dit via Outlook kunt doen. Het is handig om een speciale map op uw schijf te hebben waar u bestanden kunt opslaan. Bijvoorbeeld op uw buroblad maakt u een map aan genaamd Temp bestanden voor MWIB. Selecteer de email die u wenst op te slaan. Ga vervolgens naar Bestand. Kies vervolgens Opslaan als. Ga vervolgens naar de lokatie waar u het bestand wilt opslaan. Geeft het bestand een naam en kies voor het formaat HTML. Klik vervolgens op ok. Ga vervolgens in Mens & Werk in Beeld naar de verzuimmelding waar u de email aan toe wilt voegen. Ga naar de tab documenten en kies de optie nieuw document toevoegen. Voeg via de optie blader de opgeslagen email toe en kies vervolgens de optie opslaan. De email is nu opgeslagen als document in het verzuimdossier. U kunt dit natuurlijk ook bij de medewerkersdossier op deze manier toevoegen. U ziet nu ook in de lijst van alle documenten de email staan met daar achter vermeld wat voor soort document het is. Omdat wij nu gekozen hebben voor HTML zal er.htm staan. 28
Verzuimgegevens Verzuimgegevens opvragen U kunt verzuimgegevens op 5 verschillende manieren opvragen: Item in het linker deel van het dashboard. Item in het linker deel van het dashboardscherm. In het middendeel van het dashboard scherm onder Actueel verzuim mijn medewerkers. Via de link < verzuimgegevens> in het scherm met persoonsgegevens. In het snelzoek item Waar ben ik?. Het zoeken op verzuimgegevens zal als resultaat alle medewerkers tonen waar verzuim bekend is bij Achmea Vitale. Het zijn de medewerkers van uw organisatie die bekend zijn met verzuim bij Achmea Vitale en waarvoor u geautoriseerd bent. Hoe zoekt u verzuimgegevens Via het zoek item in het linker deel van het dashboardscherm. Vul de gewenste zoekcriteria in bij Persoonsgegevens zoals beschreven bij Persoonsgegevens opvragen. U kunt één of meerdere velden invullen van de volgende zoekcriteria. U kunt ook direct op de knop Zoek Verzuim klikken. U krijgt dan alle afgesloten en openstaand verzuim te zien van die medewerkers waarvoor u geautoriseerd bent. Zoeken binnen een verzuimperiode Vul in de Verzuimmelding velden een datum in (formaat dd-mm-yyyy) of selecteer een datum door op het kalender icoontje te klikken en vervolgens de gewenste datum te selecteren. Zoeken binnen een herstelperiode Vul in de Herstelmelding velden een datum in (formaat dd-mm-yyyy) of selecteer een datum via het kalender icoontje. 29
Zoeken op het actuele verzuim Ja/Nee Klik op de radio button voor het veld Ja als u alleen het openstaand verzuim wilt zien. Klik op de radio button voor het veld Nee als u zowel het openstaand als het afgesloten verzuim wilt zien. Standaard staat de radio button bij Alleen actueel op Nee, maar dit kan door uw beheerder anders zijn ingesteld. Opsomming van de mogelijkheden het verzuim op te roepen: Klik op de knop Zoek verzuim. Alle verzuimende medewerkers worden getoond bij de geselecteerde zoekcriteria. Klik op het item Actueel Verzuim in het linker deel van het dashboardscherm. Er wordt een overzicht getoond met alle openstaande verzuimen. Het totale aantal actuele verzuimen staat tussen haakjes achter de titel van de tabel. In het scherm worden 5 actuele verzuimen getoond. Klik op de naam van een medewerker. Is het aantal groter dan 5 dan worden alle verzuimen getoond door op de link meer >> te klikken, linksonder de tabel met het actuele verzuim. Klik op de link<verzuimmeldingen <yyyy> > rechts naast de persoonsgegevens onder het kopje Verzuimgegevens. (Het opvragen van persoonsgegevens is beschreven in hoofdstuk Persoonsgegevens opvragen ). Het aantal verzuimmeldingen is aangegeven bij het lopende jaar en het voorafgaande jaar. Klik in het snelzoek item Waar ben ik in het scherm met de verzuimgegevens van een medewerker door op het tweede icoontje achter de relatienaam of afdelingsnaam te klikken. Verzuimgegevens raadplegen Nadat u de verzuimgegevens hebt opgevraagd via en vervolgens verschijnt er een overzicht met de opgevraagde gegevens. 30
U kunt de gegevens sorteren door in een kolomnaam te klikken. De gegevens worden aflopend gesorteerd en er verschijnt een pijltje dat naar beneden wijst voor de veldnaam. Door weer op de kolomnaam te klikken worden de gegevens oplopend gesorteerd en wijst het pijltje omhoog. Uitleg velden: ; De accolade in het eerste veld is het teken voor samengesteld verzuim. Als er sprake is van samengesteld verzuim dan zal bij het oproepen van alle verzuim de accolade de twee verzuimperiodes verbinden van een medewerker die binnen 28 dagen na de vorige verzuimperiode opnieuw verzuimd. Verzuimmelding; Datum van de eerste verzuimdag. Herstelmelding; Gevuld als het verzuim beëindigd is. Dagen; Het aantal dagen verzuim. % AG; Het percentage arbeidsgeschiktheid. Volgende actie; De actie die uitgevoerd moet worden. Datum; De datum waarop de actie uitgevoerd moet worden. Door op de datum in het veld Verzuimmelding te klikken wordt het scherm met de verzuimgegevens van de medewerker geopend. 31
Linker deel met de verzuimgegevens Deze gegevens kunt u raadplegen. Op de link < Verzuimmeldingen yyyy> kunt u naar voorafgaande verzuimperiodes als er een getal is ingevuld achter de link. Middendeel met de persoonsgegevens Zie beschrijving onder Persoonsgegevens raadplegen Onderste deel met de acties Hier ziet u de geplande en afgehandelde acties zowel van uw eigen organisatie als van Achmea Vitale. Het betreft de acties die behoren bij de geselecteerde verzuimperiode. Per actie is aangegeven wie de uitvoerende is. Uitleg icoon: Er is een document aan de actie gekoppeld. U bent niet geautoriseerd om het het document te lezen. Er is een notitie veld aanwezig. De link <documenten> toont alle documenten die door uw organisatie en door Achmea Vitale zijn aangemaakt bij de verzuimperiode van de medewerker. De link <nieuwe actie toevoegen> toont door erop te klikken het scherm voor het invoeren van een actie. Voor verdere beschrijving van acties en documenten verwijzen wij u naar de hoofdstukken Acties en Notities en documenten. Samengesteld verzuim Hier volgt een korte uitleg over samengesteld verzuim. Een actie van een samengesteld verzuim is altijd verbonden met de eerste ziektedag van de eerste periode die deel uitmaakt van de periodes die als samengesteld verzuim gelden, dus waarbij de periodes minder dan 28 dagen uit elkaar liggen. Dit geldt voor acties die automatisch door het systeem zijn aangemaakt. Acties op basis van samengesteld verzuim die handmatig zijn toegevoegd kunnen aan een andere eerste ziektedag gekoppeld zijn. Stel dat een werknemer drie periodes van verzuim heeft: Begindatum Einddatum A 01-04-2009 21-05-2009 B 09-10-2009 11-10-2009 C 30-10-2009 In dit voorbeeld zijn de periodes B en C samengesteld, omdat tussen de einddatum van de voorgaande en de begindatum van de volgende periode minder dan 28 dagen liggen. Periode A is meer dan 28 dagen gescheiden van periode B en is daarom geen onderdeel van het samengestelde verzuim. Een actiesjabloon dat is aangemaakt om te werken op basis van samengesteld verzuim en een planning heeft van 30 dagen wordt automatisch ingepland op 25 november (3 dagen in periode B, blijven 27 dagen over na het begin van periode C). 32
Via het dashboard en andere schermen, zoals Mijn Acties en het zoekscherm is deze actie wel te vinden, maar de afhandeling van alle niet-samengestelde acties vindt plaats op een ander dossierscherm, namelijk dat van periode C. De acties die aangemaakt moeten worden op basis van samengesteld verzuim altijd worden afgebeeld in de periode waarin ze gepland zijn. De bovenstaande voorbeeldactie die gepland wordt op 25 november is dan alleen te vinden op dossier C en niet langer op dossier B. Mocht een actie niet precies in een periode vallen dan moet de voorgaande periode worden gebruikt. Een actie die tussen 21-05-2009 en 09-10-2009 gepland zou zijn moet worden afgebeeld op dossier A, een actie die gepland wordt tussen 11-10-2009 en 30-10-2009 moet te zien zijn op dossier B. Als u een actie handmatig toegevoegd gelden dezelfde regels. Wanneer u op dossier B een samengestelde actie toevoegt met een plandatum van 31-10-2009 moet deze niet terugzien op dossier B, maar op dossier C. Alle schermen die de mogelijkheid bieden direct naar een actie te navigeren, zoals op het dashboard, stuurt u dan altijd naar de actuele verzuimperiode, waar direct te zien is welke acties recent zijn uitgevoerd en nog uitgevoerd moeten worden 33
Rechter deel van het scherm Waar ben ik? Hieronder wordt beschreven wat u kunt met verschillende icoontjes. Veld/Icoontje Hier kunt u Toont Raadplegen De naam van de relatie waar onder de betreffende werknemer valt Klik op het icoontje. Vervolgens kunt u door op de naam van een medewerker in het getoonde overzicht te klikken doorstarten. Klik op het icoontje Alle medewerkers bij de betreffende relatie. Toont naam werknemers, afdelingsnaam en relatie naam. Alle verzuimdossiers bij de betreffende relatie. Raadplegen De naam van de afdeling van de werknemer Klik op het icoontje. Vervolgens kunt u door op de naam van een medewerker in het getoonde overzicht te klikken doorstarten Klik op het icoontje. Vervolgens kunt u door op de naam van een medewerker in het getoonde overzicht te klikken doorstarten Raadplegen Alle medewerkers van de betreffende afdeling Alle verzuimdossiers van de betreffende afdeling De naam van de geselecteerde medewerker Klik op het icoontje De acties behorende bij de geselecteerde medewerker Klik op het icoontje Documenten van de geselecteerde medewerker Klik op het icoontje De verzuimdossiers van de geselecteerde medewerker Raadplegen De eerste verzuimdag van dit verzuimdossier Klik op het icoontje Alle acties van het verzuimdossier Klik op het icoontje Alle documenten van het verzuimdossier 34
Vogelvlucht Chronologisch overzicht van acties op werknemer niveau Via de link Vogelvlucht kunt u in één oogopslag de status en verzuimacties op medewerker niveau inzien. Deze knop is beschikbaar in het scherm dat u kunt oproepen via de medewerkergegevens. 35
Email notificator De email notificator is ervoor om u als gebruiker te attenderen dat er een actie (of meerdere) gereed staat om te behandelen. Er worden e-mails verzonden voor preventie en verzuim acties. Indien een automatisch gegenereerde actie nog niet is toegewezen zal er naar elke geautoriseerde gebruiker een email verzonden worden. De actie dient dus altijd toegewezen te worden. Er zijn 2 soorten automatisch gegenereerde e-mails die u kunt ontvangen. Algemene email. Specifiek voor een toegewezen uitvoerende. In de email die specifiek voor een actie is, met u als uitvoerende, zal een link naar de actie aanwezig zijn. Indien een medewerker overgeplaatst is naar een afdeling waar u niet voor geautoriseerd bent blijven de acties op uw naam staan. Maar omdat u niet geautoriseerd bent voor de nieuwe afdeling kunt u de acties niet aanpassen. Voordat de medewerker naar een afdeling, buiten uw autorisatie, verplaatst wordt dient u rekening te houden met een aantal zaken. U kunt alle lopende acties afsluiten. In het notitieveld kunt u vermelden dat de actie is afgesloten i.v.m. overdacht. U kunt er ook voor kiezen om de openstaande acties over te dragen aan de nieuwe uitvoerende. Als u niet meer in de gelegenheid bent om de acties af te sluiten of kunt overdragen kunt u contact opnemen met uw beheerder. De beheerder kan u tijdelijk autoriseren voor de nieuwe afdeling om de acties correct af te handelen. Indien bovenstaande niet mogelijk is kan de beheerder voor u de acties verwijderen. De email notificatie kan door de beheerder als volgt ingedeeld worden. Geen email. Dit is dan voor het gehele bedrijf. Het is niet mogelijk dit voor 1 gebruiker uit te zetten. Alleen bij persoonlijk toegewezen acties. Bij elke actie, toegewezen en niet toegewezen acties. 36
Wachtwoord U ontvangt van uw beheerder uw gebruikersnaam en wachtwoord. Via het item in het linker deel van het scherm kunt u uw wachtwoord wijzigen. Klik op het item Wachtwoord Vervolgens wordt u gevraagd uw huidige wachtwoord in te vullen en vervolgens een nieuw wachtwoord in te vullen en dit te herhalen. Het wachtwoord dient minimaal 5 karakters te bevatten. 37
Favorieten Toevoegen favorieten Als u regelmatig een zelfde zoekvraag uitvoert is het handig de zoekopdracht vast te leggen zodat u niet steeds dezelfde gegevens hoeft in te vullen. Vastleggen zoekopdracht als favoriet Ga naar het menu item Vul de zoekopdracht in. Klik op de link toevoegen favorieten. Vul in het scherm dat zich opent de naam en de omschrijving in. Klik op de knop Favoriet opslaan. 38
Favoriet is zichtbaar in het linker deel van het scherm met de naam die u gekozen hebt met een ster ervoor. Voorbeeld: De volledige tekst die u ingevuld hebt in het veld Omschrijving verschijnt als u met uw muis over het item gaat. De favoriet kan verwijderd worden door met de muis over het item te gaan en te klikken op het verwijder kruisje dat verschijnt. 39
Inlog problemen Bij het inloggen kunnen zich de volgende problemen voordoen: Situatie: 1 Beide velden of één van beide velden wordt leeg gelaten. 2 De gebruiker bestaat niet of is verwijderd. 3 Het wachtwoord is niet juist. In situatie 1 verschijnt het volgende scherm: Door met de muis op de rode sterretjes te wijzen verschijnt de tekst: Gebruikersnaam is verplicht. Wachtwoord is verplicht. Gebruikersnaam en wachtwoord dienen ingevuld te worden. In situatie 2 en 3 verschijnt de tekst: Gebruikersnaam of wachtwoord onbekend. U moet contact opnemen met uw beheerder. Vragen? Neem dan contact op met uw beheerder. 40