BROCHURE Portal Planning Process SAMENWERKEN AAN EEN WAARDEVOL PORTAAL
BROCHURE PORTAL PLANNING PROCESS 2 Axians
PORTAL PLANNING PROCESS BROCHURE Inhoud Introductie 4 3 Portal Planning Process 5 4 Uitdagingen bij de realisatie van portalen 6 6 Portal Planning Process in de praktijk 8 8 Het Experience Center 10 Contact Wilt u meer weten over Elastic Workspace of neem dan contact op met Axians via T.: +31 88 988 90 00. Axians 3
BROCHURE PORTAL PLANNING PROCESS Introductie Een portaaloplossing dient altijd en direct ondersteunend te zijn aan de business. Veel organisaties werken aan de invoering of de verdere uitbouw van een samenwerkingsplatform zoals een portaal waarin informatie kan worden gedeeld. Eén van de belangrijkste succesfactoren voor het slagen van een dergelijke omgeving is de gebruikersadoptie. U wilt graag dat uw gebruikers snel productief zijn, precies weten wat er van ze wordt verwacht en waar ze informatie kunnen vinden en delen met elkaar. Daarom is het slim om samen met de gebruikers het platform te definiëren. - Maar is het wel mogelijk voor deze gebruikers om vooraf te definiëren wat er nodig is? - Weten gebruikers waar ze over na kunnen en moeten denken? - Kennen gebruikers de functionele mogelijkheden van het portaal al voldoende? - Sluiten de functionaliteiten en de techniek dan wel goed op elkaar aan? Het is belangrijk dat we toekomstige gebruikers betrekken bij het realiseren van het portaal door ze vroegtijdig inzicht te geven in de mogelijkheden en de juiste context te schetsen waarin ze functionaliteit kunnen vragen. Door dit zorgvuldig in een vast omlijnd proces bij elkaar te brengen zorg je ervoor dat er een passend en gewenst ontwerp ontstaat. Een ontwerp dat binnen het beschikbare budget past en waarmee met een behoorlijke mate van zekerheid een snelle gebruikersacceptatie wordt gerealiseerd. Om te komen tot de inrichting van een organisatiebreed portaal heeft Axians het Portal Planning Process ontwikkeld. Dit is een proces dat alle facetten van een dergelijk project tijdig inzichtelijk maakt. Dit is noodzakelijk, want er zijn veel keuzes te maken. Het Portal Planning Process zorgt ervoor dat u niet voor verrassingen komt te staan. In dit proces bepalen we met de medewerkers van uw organisatie de gewenste inrichting. Dit doen we in hands-on sessies, waarin de gebruikers zelf aan de slag gaan aan de hand van een aantal scenario s. Daarmee geven we de juiste ervaring en context om samen toe te werken naar een waardevol portaal. Als leverancier luisteren wij goed naar de behoeften en vertalen die vervolgens door naar de juiste functionele inrichting en uiteindelijke technische oplossing. Door het portaal zelf te ervaren en zowel de gebruikers, budgethouders als IT vroegtijdig te betrekken, is het eenvoudiger om de juiste wensen en eisen te bepalen en te zorgen voor een snelle acceptatie. 4 Axians
PORTAL PLANNING PROCESS BROCHURE 2. Portal Planning Process Het Portal Planning Process (PPP) is een aanpak waarin we samen met onze opdrachtgevers een 5-tal stappen doorlopen met als einddoel het voor u inzichtelijk maken wat de wensen en eisen zijn, waarom deze wensen en eisen gerealiseerd moeten worden en hoe dit in het portaal eruit komt te zien. Een aanpak waarin we samen een 5-tal stappen doorlopen - WAT - WAAROM - HOE Met de inzet van het Portal Planning Process profiteren organisaties van de ervaring van Axians en werken wij samen aan het realiseren van de juiste inzichten als het gaat om nieuwe of de uitbouw van bestaande functionaliteiten. Denk hierbij aan het realiseren van een nieuw Intranet of een nieuwe document management omgeving, een omgeving voor corporate communicatie of een klantenportaal. Deze vraagstukken kennen vele wegen naar Rome, maar welke route moet u kiezen? HISTORIE Het Portal Planning Process kent zijn historie in Zweden waar Axians dit proces heeft ontwikkeld en gebruikt bij een 10-tal klanten. De ervaring van deze projecten gecombineerd met de kennis en kunde uit Nederland, Duitsland en Oostenrijk zorgt ervoor dat alle best-practices zijn verwerkt in een totaalproces waarvan u optimaal gebruik maakt. Axians 5
BROCHURE PORTAL PLANNING PROCESS 3. Uitdagingen bij de realisatie van portalen Het realiseren van wensen en eisen in een portaal, bijvoorbeeld gebaseerd op Microsoft SharePoint, kan vaak op veel verschillende manieren. Vaak kan er een functionele inrichting worden uitgevoerd, maar ook maatwerk en integratie met andere systemen komen we regelmatig tegen. Logisch, want daar komt veelal de meerwaarde vandaan. Een portaal is de toegangspoort tot informatie die vaak is samengesteld uit meer bronnen om te komen tot een beter overzicht, nieuwe inzichten en gepersonaliseerde informatie. Een portaal bevat doorgaans zowel algemene als persoonlijke informatie, biedt toegang tot andere toepassingen en pagina s, heeft een heldere navigatie en is benaderbaar via diverse kanalen. Dit zorgt ervoor dat het lastig te bepalen is wat de juiste aanpak is. Eén ding is zeker, er is niet een blauwdruk die voor alle organisaties en doeleinden hetzelfde is. Het vooraf nauwkeurig vastleggen van wensen en eisen is vaak niet haalbaar en levert ook niet altijd het juiste resultaat. De vijf meest voorkomende uitdagingen: 1. De gebruiker heeft geen goed beeld van hoe de portaalomgeving eruit ziet en welke functionaliteit deze biedt, waardoor er geen goede afstemming is tussen functionaliteit en techniek. 2. Tijdens de oplevering ontstaan nieuwe inzichten, waardoor projectrisico s ontstaan zoals een benodigde aanpassing aan het budget. 3. Door een gebrek aan afstemming zijn aannames gedaan die zorgen voor onduidelijkheid, waardoor zowel leverancier als klant niet in controle zijn. 4. Business of IT zijn slechts deels betrokken bij de start van het traject, waardoor er geen goede structuur is vastgelegd voor toekomstig beheer, support en begeleiding (governance). 5. Door een lage betrokkenheid van de eindgebruiker is een langdurig adoptietraject noodzakelijk en in veel gevallen is daardoor acceptatie een groot risico. VOORBEELD Een organisatie in de industriële markt met 3000 medewerkers maakt gebruik van Share- Point 2010 als intranetomgeving en overweegt de overgang naar SharePoint 2013. Om niet in dezelfde valkuilen van de vorige implementatie te stappen, start men met het PPP. Deze aanpak geeft de organisatie grip op het verloop van het traject, helderheid over de gewenste functionele werking, duidelijkheid over het te bereiken eindresultaat en inzicht in de benodigde investering. Vooral tijdens de fase Beleving, waar de belangrijkste key-users aan hebben deelgenomen, is een realistisch beeld verkregen van de toepassingsmogelijkheden in relatie tot de eigen werkprocessen. Als leverancier zien we vaak dezelfde vragen en wensen langskomen en worden inschattingen gevraagd zonder dat de context helder is. Dan ontstaan situaties die vergelijkbaar zijn met de vraag; Wat kost een nieuwe auto? 6 Axians
PORTAL PLANNING PROCESS BROCHURE Pas als ik als klant goed in staat ben om aan te geven wat ik verwacht van een auto, wat mijn minimale eisen zijn, waar ik hem het meest voor ga gebruiken, dan kan een dealer mij vertellen welke auto s hij heeft die daaraan voldoen. Bij de wens voor een portaal is dat niet anders. Onze ervaring is echter dat het voor veel gebruikers moeilijk is om het wensen en eisen pakket voor een portaal goed aan te geven. In dat geval is het risico dan ook dat het eindresultaat niet aan de verwachtingen van de klant voldoet. Axians helpt om vooraf wél een goed beeld te krijgen van de mogelijkheden door deze vooraf te ervaren. Hierdoor worden inschattingen realistischer, krijgt de gebruiker een oplossing die hij voor ogen had en is het financiële risico gereduceerd. Waarom Portal Planning Process? - Kennisopbouw door nabootsing van werkprocessen en communicatie in een werkende SharePoint omgeving. - Duidelijk beeld van functionaliteiten en hoe deze van toepassing kunnen zijn op de eigen situatie. - Mogelijkheid om de hapklare bouwblokken van Axians te leren kennen en gebruiken voor de eigen situatie. - Inzicht in wat standaard functionaliteit is en waar maatwerk begint. - Concrete uitwerkingen om de vervolgfase mee in te gaan zoals: scopebepaling, beschrijving van de functionele en technische business requirements, schetsen van een grafisch ontwerp indien nodig. VOORBEELD Voor een internationaal opererende organisatie is de behoefte aan een portal groot. Samenwerken is niet goed mogelijk, medewerkers weten van elkaars team niet welke projecten worden uitgevoerd en documenten worden continue heen en weer gemaild. De eisen en wensen zijn heel divers. Dit is een belangrijke reden om via PPP inzicht te krijgen in wat de belangrijkste functionaliteiten zijn en gezamenlijk een roadmap vast te stellen. De resultaten van de fase Eisen en Wensen zorgen bij deze organisatie voor een realistische projectaanpak én een breed gedragen portaal voor alle locaties en afdelingen welke worden gedragen door de Raad van Bestuur. Axians 7
BROCHURE PORTAL PLANNING PROCESS 4. Portal Planning Process in de praktijk Het gehele proces bestaat uit vijf fases die altijd worden doorlopen. Afhankelijk van de grootte van een organisatie en de reikwijdte van de wensen worden detailstappen toegevoegd of verwijderd. De vijf fases 1. Beleving 2. Eisen en Wensen 3. Techniek en Organisatie 4. Overdracht 5. Rapporteren Waarom wilt u een portaal en welke problemen wilt u oplossen? Beleving De fase Beleving zorgt voor een duidelijk antwoord op de Waarom en de Wat vragen. Waarom wilt u een portaal en welke problemen wilt u oplossen met het portaal? Deze fase kenmerkt zich door één of meer workshops met de opdrachtgever en een selectie van de beoogde eindgebruikers aangevuld met de juiste kennis van Axians. Met de input die is verkregen in een aantal initiële interviews ervaart u hoe het is om met een portaal te werken. Door vanuit verschillende rollen en invalshoeken met een portaal aan de slag te gaan, krijgt u het beste beeld bij de wensen en eisen die u heeft en ervaart u of het portaal voldoet aan uw verwachtingen. Deze ervaring is van groot belang voor het bepalen van de wensen en eisen. Het doel van de workshop is het bespreken van de uitdagingen en de doelstellingen die u als klant heeft. Om te zorgen dat u een zo goed mogelijk beeld krijgt bij het portaal gaat u in deze fase direct aan de slag met het platform. Door SharePoint als portaal te ervaren, leert u op welke manier de standaard functionaliteit ingezet kan worden binnen uw organisatie en wanneer hiervoor maatwerk nodig is. De output van deze sessies is een document met de ruwe en initiële wensen en eisen. 8 Axians
PORTAL PLANNING PROCESS BROCHURE Eisen en wensen Met de output van de workshop en de opgedane praktijkervaring start de Eisen en Wensen fase. Het doel is hier om te komen tot een heldere scope en het uitwerken en prioriteren van de eisen en wensen; dit zijn de minimale requirements. Deze zetten we al vroeg in dit proces af tegen de functionaliteiten en de eventuele voorhanden zijnde bouwstenen. Het resultaat is een functioneel ontwerp. In deze fase van het Portal Planning Process komt ook een grafisch ontwerp aan de orde, en we bespreken de publicatiekanalen waaronder de gewenste beschikbaarheid op een tablet en smartphones. Een goedkeuringsronde langs alle stakeholders zorgt ervoor dat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Techniek en Organisatie In de fase Techniek en Organisatie is er uitgebreid aandacht voor de architectuur en governance. De verschillende scenario s komen in detail aan de orde. Axians realiseert een architectuurschets die de basis vormt voor het toekomstige project. De architectuur laat zien waar eventuele integratie met andere systemen plaatsvindt. Deze input zorgt vervolgens dat inzicht ontstaat rondom datamigratie en licenties. Uiteraard besteden we in deze fase aandacht aan de veiligheid van uw data en de bijbehorende rollen en rechten van de gebruikers. We stemmen het toekomstige support model af en we bepalen de benodigde datacenter capaciteit en benodigde randvoorwaarden en afhankelijkheden. Overdracht In de fase Overdracht is aandacht voor de borging van het nieuwe systeem binnen uw organisatie. Met alleen een mooie omschrijving van de wensen en eisen realiseren we geen succesvolle implementatie. Het borgen van nieuwe functionaliteiten binnen uw organisatie is hiervoor cruciaal. Tijdens de fase Overdracht bespreken we wat uw organisatie nodig heeft om deze borging te realiseren en welke communicatie daarvoor ingezet kan worden. Axians helpt u met praktische tips en plannen die inzetbaar zijn voor overdracht naar uw eigen beheerorganisatie. De projectaanpak is tevens cruciaal tijdens de bouwfase, daarom zijn de toekomstige projectleiders ook direct betrokken in deze fase om te komen tot een implementatieplan. Rapporteren Wanneer alle benodigde onderdelen zijn opgeleverd gedurende het proces is er een eindpresentatie voor de groep opdrachtgevers waar alle onderdelen nog eens worden besproken. De elementen die nodig zijn om het project te realiseren vormen de basis voor het eindrapport dat ook de planning, aanpak en het benodigde budget weergeeft. Axians schrijft in samenwerking met de klant een advies met daarin de stappen die genomen kunnen worden om het uiteindelijke doel te realiseren. Axians 9
BROCHURE PORTAL PLANNING PROCESS 5. Het Experience Center Axians beschikt over een Experience Center op twee locaties in Nederland. In Zaltbommel en Capelle aan den IJssel zijn wij in staat groepen mensen te ontvangen en deze te voorzien van een hands-on ervaring met zowel communicatieapparatuur als op informatie gerichte omgevingen. Een inspirerende locatie met goede technische faciliteiten Door gebruik te maken van een inspirerende locatie brengen wij de rollen binnen verschillende organisaties met elkaar in dialoog, de technische faciliteiten en onze ervaring in het begeleiden van groepen door het Portal Planning Process zorgt ervoor dat er alle tijd is om met elkaar in dialoog te gaan. Een goede afstemming begint met aandacht voor elkaar, de juiste dialoog en een ervaring in de juiste context. Natuurlijk onder het genot van een hapje en een drankje, deze verzorgen wij voor u. 10 Axians
PORTAL PLANNING PROCESS BROCHURE Axians 11
PORTAL PLANNING PROCESS SAMENWERKEN AAN EEN WAARDEVOL PORTAAL