Beheer en onderhoud op nieuwe koers Ontwikkelingen en kansen bij het beheren en onderhouden van civiele infrastructuur Gobar adviseurs BV, Lisse, 10 augustus 2011
Inhoudsopgave Waarom dit boekje?... 3 Beheer en onderhoud: een nieuwe koers... 3 Gebruik van het boekje... 3 De markt verandert... 4 Naar een Publiek-Private Samenwerking... 4 Rollen verschuiven, processen veranderen... 4 Tijdig inspelen op veranderingen... 5 Heldere afspraken... 5 Oud en nieuw naast elkaar... 5 Toetsing... 5 Beheersbeleid kentert... 6 Preventief onderhoud... 6 Prestatiegerichte benadering, RAMS... 6 Asset Management en Life Cycle Costing... 7 Vervangingsbeleid... 7 Informatiebeheer blijft cruciaal... 8 Informatie is de ruggengraat van het proces... 8 Verschillende soorten objectinformatie... 8 Beheer en onderhoud is een cyclisch proces... 9 Informatie tijdens de gehele levensduur... 9 Tenslotte... 9 Gobar adviseurs pag 2
Waarom dit boekje? Beheer en onderhoud: een nieuwe koers Het beheren van civiele infrastructuur maakt de laatste jaren een ingrijpende verandering door. Traditioneel zijn ontwerp, aanleg, beheer en onderhoud gescheiden procesfasen. Tegenwoordig raken deze fasen steeds meer met elkaar vervlochten. Naast deze trend van vervlechting zien we een professionalisering van het beheer en onderhoud op basis van ervaringen uit andere branches, zoals de procesindustrie, waar veilige en betrouwbare installaties van essentieel belang zijn. Al deze ontwikkelingen overladen ons met nieuwe (vak)terminologie en nieuwe inzichten. Zaken waardoor men eenvoudig het overzicht kwijtraakt. Niet alleen termen en inzichten veranderen. Processen en rolverdeling tussen partijen veranderen mee. Voor het beheersen van die veranderende processen en rolverdeling is informatiebeheer en informatiebeheersing cruciaal. Anders gezegd: de informatiestroom moet op orde zijn. Voor Gobar adviseurs redenen genoeg om de informatiestroom in het licht van de geschetste ontwikkelingen onder de loep te nemen. Gebruik van het boekje Het boekje is vooral bedoeld voor iedereen die betrokken is bij specificatie, instandhouding en contractvorming rondom bouwwerken en civieltechnische infrastructuur. Daarnaast biedt het voor degenen die betrokken zijn bij processen en informatiebeheer in de bouwsector nuttige informatie. Met dit boekje in de hand is het mogelijk om op een compacte en handige wijze kennis te nemen van nieuwe ontwikkelingen en begrippen [zie bijlage Woordenboek] op het gebied van beheer en onderhoud. Een goede manier om zicht te krijgen op deze veranderende wereld! Gobar adviseurs pag 3
De markt verandert Hoe komt het dat we een steeds verdere vervlechting van ontwerp, aanleg, beheer en onderhoud zien? Dit heeft alles te maken met de sterk opkomende trend van een integrale en marktgerichte benadering van het bouwproces. Traditionele beheer en onderhoudstaken worden anders benaderd en dat gaat gepaard met nieuwe begrippen. Asset Management, Life Cycle Management en ketenintegratie, maar ook Publiek-Private Samenwerking (PPS), prestatiecontracten, en duurzaam beheer zijn begrippen die steeds vaker te beluisteren zijn in de wereld van beheer en onderhoud van infrastructuur. Naar een Publiek-Private Samenwerking De geschetste ontwikkelingen hebben niet alleen te maken met de trend naar een meer integraal bouwproces, maar komen ook voort uit de politieke wens naar een terugtredende overheid, meer marktwerking, toenemende kostenbewustheid, meer efficiëntie, behoefte aan kwaliteitsverhoging en meer duurzaamheid. Medefinanciering vanuit de markt noodzaakt tot intensieve samenwerking. Publiek-Private Samenwerking (PPS) is de term waarmee deze ontwikkeling wordt aangeduid. Marktpartijen krijgen door dit alles veel meer vrijheid om naar eigen inzicht de uitvoering vorm te geven. Op die manier wil de overheid gebruikmaken van de denk- en innovatiekracht van de markt. Eén van de gevolgen is een heroverweging op (kern)taken door de traditionele opdrachtgevers. Dit leidt tot een verschuiving van rollen en verantwoordelijkheden. Rollen verschuiven, processen veranderen In het verleden werden beheer- en onderhoudstaken volledig door een overheidsorganisatie zoals Rijkswaterstaat, een provincie of gemeente uitgevoerd. Tegenwoordig worden deze taken en verantwoordelijkheden nu vaak in langlopende contracten uitbesteed aan een marktpartij. Steeds vaker komen contracten voor, waarin naast ontwerp en aanleg van infrastructuur tevens een aantal jaren onderhoud is ondergebracht. Dit stimuleert de opdrachtnemer om bij ontwerp en aanleg al rekening te houden met het toekomstige onderhoud. Een contractduur van 25 jaar of langer is daarbij geen uitzondering. In dergelijke contracten zijn de prestaties beschreven waaraan niet alleen de opdrachtnemer maar ook het betreffende object of objecten zal/zullen moeten voldoen. Men spreekt daarom over prestatiecontracten. Gobar adviseurs pag 4
Tijdig inspelen op veranderingen Het spreekt vanzelf dat dit alles gevolgen heeft voor de opdrachtgever. Processen en procedures veranderen. Marktpartijen krijgen meer ruimte voor eigen oplossingen en initiatieven. Welke taken houd je in huis, welke besteed je uit? Stel niet uit tot morgen, wat u vandaag kunt doen Grote veranderingen met zowel organisatorische als personele consequenties. Tegelijkertijd blijven de maatschappelijke taken van een overheidsorganisatie overeind. Een tijdige en goede voorbereiding op deze veranderende situatie voorkomt problemen en hoge kosten. Heldere afspraken Partijen doen er verstandig aan om als gevolg van de rolverschuiving heldere afspraken te maken over de inhoud van communicatie op de verschuivende raakvlakken. Dat begint met het in kaart brengen van de rollen en verantwoordelijkheden die horen bij de nieuwe situatie, afgeleid van de beheertaken van de bestaande organisatie. Door verschuiving van verantwoordelijkheden naar een externe partij wordt het belang van contractmanagement en risicobeheersing nog groter dan die al was. Dit zullen daarom vaste onderdelen moeten worden van de interne processen. Oud en nieuw naast elkaar De nieuwe werkwijze komt niet van het ene op het andere moment tot stand. De oude werkwijze en taken blijven vooralsnog bestaan, terwijl de nieuwe al worden geïntroduceerd. Dit is een extra complexiteit en een belangrijk punt van aandacht bij de implementatie in de organisatie. Toetsing Uitbesteding naar de markt betekent dat toetsing van groter belang wordt. Geborgd dient te worden dat de toetsingsresultaten voldoen aan de daaraan gestelde eisen en verwachtingen. Tegelijkertijd zien we een andere benadering van de definitie van die eisen en verwachtingen. Meer expliciet, functioneel in plaats van technisch inhoudelijk of kwantitatief, vaker eisen in termen van beeldkwaliteit. Het zijn begrippen die in dit verband een rol spelen. De sturing van het proces verandert daardoor ook. Gobar adviseurs pag 5
Beheersbeleid kentert Professionalisering en optimalisatie van het beheer en onderhoud van civiele infrastructuur zetten snel door. De veranderende markt en netwerkgerichte benadering van de infrabeheerders zijn hierbij belangrijke factoren. De focus van de beheerders is in toenemende mate gericht op functionele instandhouding van een geheel netwerk en dienstverlening aan de gebruikers van het netwerk in plaats van het uitsluitend technisch beheren van onderdelen daarvan. Marktpartijen krijgen hierbij onder invloed van de marktontwikkelingen een steeds gewichtigere rol. Zodoende verschuift het beheersbeleid en de wijze van uitvoering daarvan. Een aantal onderwerpen die hiermee te maken hebben brengen we hier onder de aandacht. Preventief onderhoud Het bijhouden van de onderhoudshistorie en historische gegevens van objecten en onderdelen ervan leiden tot een efficiënter en effectiever onderhoud. Een voorbeeld hiervan is het preventief vervangen van een onderdeel in plaats van te wachten tot reparaties nodig zijn of slijtage optreedt, waardoor het object korte of langere tijd niet beschikbaar is. Door het slim combineren van gegevens kan men tevens onderhoudswerkzaamheden combineren en zo de continue beschikbaarheid van objecten optimaliseren. Een preventieve onderhoudsbenadering kan verder worden versterkt door niet alleen de historische gegevens te beschouwen, maar ook de faalkans mee te nemen. Dit duiden we aan met de term Probabilistisch Beheer en Onderhoud (PBO). Prestatiegerichte benadering, RAMS De laatste jaren is de samenhang tussen systemen en hun functioneren en eigenschappen gedurende de levenscyclus van groter belang geworden. Prestaties staan centraal. RAMS is een integrale benadering voor het stellen en meten van prestatie-eisen. Prestatie-eisen uit het verleden zijn geen garantie voor de toekomst RAMS-eisen zijn prestatie-eisen die gesteld worden aan een object ten aanzien van betrouwbaarheid (Reliability), beschikbaarheid (Availability), onderhoudbaarheid (Maintainability) en veiligheid (Safety). RAMS geeft inzicht in de prestaties die het systeem in zijn levenscyclus moet kunnen leveren. Vaak worden ook de aspecten gezondheid (Health) en omgeving (Environment) betrokken. Het acroniem is dan RAMSHE. Als daarnaast ook de kosten (Cost) meegenomen worden praat men over RAMSHEC. Om gegevens rond een civiel werk gedurende de hele levenscyclus beschikbaar te houden zijn zorgvuldige afspraken over formaten en gegevensstandaarden van essentieel belang. Dit lijkt een open deur maar iedereen binnen het bouwproces moet ervan doordrongen zijn en eraan bijdragen. Gobar adviseurs pag 6
Asset Management en Life Cycle Costing Infrastructurele objecten zijn te beschouwen als bedrijfsmiddelen, noodzakelijk voor het in stand houden van het netwerk. Asset Management is een sturingsmodel voor het beschikbaar houden van bedrijfsmiddelen. Het is al langer gemeengoed in verschillende andere industriële sectoren. Voor het goed omgaan met Asset Management is inzicht in functies, prestaties, faalgedrag en onderhoudstoestand van het systeem en de onderdelen nodig. Via Asset Management kan het systeem de gewenste prestaties over een langere periode tegen optimale kosten en met een optimale inzet van middelen leveren. Life Cycle Costing past ook in de integrale benadering van het bouwproces. Deze benadering geeft inzicht in de kosten die gemoeid zijn met het uitvoeren van de systeemfuncties in de levenscyclus. Vervangingsbeleid Bij beheer en onderhoud was het lange tijd gebruikelijk om vervanging van objecten aan het eind van de technische of functionele levensduur te baseren op wat er al stond. Een viaduct wordt bijvoorbeeld vervangen door een nieuw viaduct. Weliswaar in een nieuwe technische uitvoering, een modernere vormgeving en aangepast aan nieuwe eisen, maar in feite betreft het een éénop-één vervanging. Een integrale, op netwerkfunctionaliteit gebaseerde benadering leidt wellicht tot heel andere oplossingen. Dit is een ander type beleid, waarbij de beschikbaarheid van object- en netwerkinformatie centraal staat. Gobar adviseurs pag 7
Informatiebeheer blijft cruciaal De eerder beschreven ontwikkelingen en veranderingen zijn ingrijpend voor een organisatie. Verantwoordelijkheden verschuiven, interne processen wijzigen, de persoonlijke rol en functie van medewerkers verandert, afstemming met externe partijen wordt van nog groter belang. Het management ziet zich geplaatst voor vragen als Welke taken houden we in huis, welke besteden we uit?, Hoe zorgen we ervoor dat het beleid voldoende helder en geaccepteerd is?, Kunnen we tijdig inspelen op de veranderingen, en hoe zorgen we ervoor dat de organisatie en medewerkers die veranderingen kunnen volgen?. Voor het beantwoorden van deze en soortgelijke vragen is de beschikbaarheid van de juiste informatie cruciaal. Informatie is de ruggengraat van het proces Naast bovengenoemde strategische onderwerpen is correcte en actuele proces-, object-, en netwerkinformatie tijdens de gehele levenscyclus uiterst belangrijk voor het beheer- en onderhoudproces. Nieuwe contractvormen maken een sluitend contractmanagement van groot belang. Gedurende het gehele proces zijn gegevens essentieel. Gegevens vormen de basis van de informatie voor aansturing van het proces en voor de beheersing van risico s. Voor een beoordeling van de tussen- en eindresultaten is beschikbaarheid van deze informatie een voorwaarde. Zonder informatie kan het proces dus niet bestaan. Informatie is daarom de ruggengraat van het proces. Wie wat bewaart, heeft wat Verschillende soorten objectinformatie De informatiebehoefte over objecten verschilt in de opvolgende procesfasen. Tijdens de realisatiefase komt informatie tot stand die gericht is op de technische en functionele eigenschappen van het te realiseren object. Deze informatie is nodig voor sturing van het realisatieproces. Het resultaat van het realisatieproces is uiteindelijk beschreven met specifiek daarop gerichte informatie. Deze duiden we aan met as-built informatie. De asbuilt informatie vormt de basis voor de opvolgende levensfasen van het object en daaraan gerelateerde processen. Op basis van de as-built informatie kunnen reconstructies plaatsvinden. Daarnaast vormt het de start voor het beheer- en onderhoudproces. Het is geen statische maar dynamische informatie. Elke wijziging of reconstructie leidt immers tot een aanpassing van de as-built gegevens. Gobar adviseurs pag 8
Beheer en onderhoud is een cyclisch proces In feite hebben we te maken met een cyclisch proces, gericht op functionele en technische instandhouding van objecten. Naast gegevens over de actuele technische en functionele status zijn financiële en beleidsmatige gegevens de basis van de beheerinformatie. Deze informatie wijzigt voortdurend onder invloed van het cyclische proces. Door deze cyclische vorm wordt waardevolle historische informatie opgebouwd. Informatie tijdens de gehele levensduur Op het grensvlak tussen realisatie- en beheerproces is het zaak om juiste en voldoende gegevens beschikbaar te hebben. Omdat het gaat over informatie van verschillende aard is een toets op dit punt van groot belang. Op dit punt treden dikwijls problemen op, omdat bij de verschillende processen ook verschillende organisaties of organisatieonderdelen betrokken zijn en de verantwoordelijkheden voor informatiebeheer ook verschuiven. Dit betekent dat er aandacht behoort te zijn voor het correct overdragen van de gegevens / informatie. Afspraken zijn daarom nodig voor onder meer overdrachtsmomenten, formaten, structuren, eenduidigheid en aansluiting op (bestaande) informatiesystemen. Denk niet: Wie dan leeft, wie dan zorgt Tijdens de beheerfase vindt toetsing plaats van de prestaties van de objecten. Deze toetsing zal in toenemende mate worden uitgevoerd door marktpartijen. Resultaten van de toetsing leveren informatie voor de aansturing van het proces en het contract. Hiervoor zijn heldere afspraken met de betrokken marktpartij(en) nodig. Dit zal van toepassing zijn over een periode van vele, vaak tientallen, jaren. Tenslotte Concluderend kunnen we stellen dat organisaties die betrokken zijn bij beheer en onderhoud van civiele infrastructuur te maken zullen krijgen met grote veranderingen. Ook is duidelijk dat de beschikbaarheid en correctheid van informatie van levensbelang is voor het ondersteunen van de levenscyclus van objecten. Het beheren en toegankelijk maken van deze informatie behoort dus grote aandacht te krijgen in de betrokken organisaties. Bij het inrichten van dit beheer kan nuttig gebruik worden gemaakt van aanpak en ervaringen in andere organisaties en branches. Gobar adviseurs pag 9
Colofon Bij het samenstellen van deze uitgave is gebruik gemaakt van kennis vanuit de adviespraktiijk.en diverse internet bronnen. 2011 Gobar Adviseurs, Lisse Tekstadvies en - redactie: Karien Vissers, Goirle Voor meer informatie: www.gobar.nl Gobar adviseurs pag 10