Contractmanagement; the next step?! FSR Conferentie 2014 Nicky Fleuren 6 november 2014
Inhoud workshop - Even kennismaken - Achtergrondinformatie - De aanleiding - De inrichting - De praktijk - The next step?! - Stellingen / Dilemma's 3
Even kennismaken Nicky Fleuren FM- opleiding 26 jaar Dienst Facilities Summa College 4
Achtergrondinformatie - Summa College (Eindhoven) - 25 (branchegerichte) scholen 250 beroepsopleidingen - Circa 17.000 studenten - Circa 1.400 medewerkers (1.000 fte) - Jaaromzet circa 120 miljoen euro - 4 ondersteunende diensten en twee stafbureaus - Dienst Facilities bestaat sinds 1 januari 2014 uit samenvoeging Facilitair Beheer, Huisvesting en Informatisering & Automatisering 5
De aanleiding - Versplintering taken contractmanagement - Beperkte tijd (toename aantal/omvang contracten) - Professionalisering organisatie (o.a. bureau Inkoop) en Dienst - Momentum: reorganisatie en ontstaan Dienst Facilities Wanneer je er niet voor zorgt dat iemand de contracten goed managed kunnen we net zo goed stoppen met inkopen 6
De inrichting Aansluitend op de missie en visie van het Summa College en de Dienst Facilities 1. Duidelijke omschrijving terminologie 2. Duidelijke beschrijving rol/taakverdeling 3. Inzichtelijk maken van de communicatielijnen 4. Segmentatie in contracten aanbrengen 5. Aanstellen contractmanager 7
De inrichting Duidelijke omschrijving terminologie Contract Contracteigenaar Contractbeheer Contractmanagement Leveranciersmanagement Contractmanagement: Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt; teneinde volledige en correcte benutting en uitvoering van contracten te realiseren, te borgen en managementrapportages te genereren. 8
De inrichting Duidelijke beschrijving rol/taakverdeling Binnen Contractmanagement Rol Taak Functie Summa College Strategisch contractmanager Op strategisch niveau verantwoordelijk Directeur voor de contracten Tactisch contractmanager Op tactisch niveau verantwoordelijk voor de contracten Managing Expert SM Operationeel contractmanager Op operationeel niveau verantwoordelijk voor de contracten Facilitair Manager Managing Expert A, I en SM Medewerker Huisvesting 9
OVERDRACHT aan CONTRACTMANAGER De inrichting Duidelijke beschrijving rol/taakverdeling Tussen Inkoop en Contractmanagement De leidraad voor een tactisch inkoopproces Operationeel Spendanalyse; Interne analyse; Bepalen product of Vaststellen budget. Bepalen inkoopstrategie. Omschrijving van de Schrijven van het bestek. Controle en vaststellen van Inzetten van de Beoordeling inschrijvingen. Voorstel (voorlopige) Opmaken PV; Implementatiefase Afroepen van Contractbeheer Contractmanagement Inkoopkalender; Extern marktonderzoek. dienststrategie. opdracht. inhoudelijke bestek. aanbesteding of het gunning volgens Opmaken leveringsopdrachten. Onderdelen van het inkoopproces Tactisch inkopen. offerteproces. rechtswege. beslisdocument (voor CvB). Fase 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Verantwoordelijk in het proces rood = verantwoordelijk Bureau Inkoop Intern: Inkoop Extern: Bureau Inkoop CvB Bureau Inkoop (adviseur) Dir. clusters/diensten (is verantwoordelijk voor Business Case ). Bureau Inkoop Bureau Inkoop Bureau Inkoop Bureau Inkoop Bureau Inkoop Bureau Inkoop Bureau Inkoop Bureau Inkoop Bureau Inkoop Diensten/Clusters voor de afroepen en bestellen. BI bewaakt het bestelproces. zwart = ondersteunend 10
Activiteiten t.b.v. Contractmanagement Overleg Intern Operationeel overleg met leverancier Tactisch overleg met leverancier Strategisch overleg met leverancier Managementinformatie (rapportages) Aannemen en monitoren van KWIS (Klachten, Wensen, Informatie en Storingen) Signalering en opvolging Escalatie Sturing op KPI's Dashboard Hanteren van instrumenten: audits, kwaliteits- en tevredenheidsmetingen e.v. Volledige inhoudelijke kennis contract Gedeeltelijke kennis inhoud contract (de kernbedingen en relevante info op A4) Contractdossier Operationele inkoop (bestellen en afroepen) Aanvragen extra opdrachten (extra of maatwerkdienstverlening) Aanbesteding product of dienst Implementatie product of dienst De inrichting Inzichtelijk maken van de communicatielijnen Inrichting contractmanagement binnen dienst Facilities o.b.v. segmenten Overleg/informatie Escalatie Sturing leverancier Contract Inkoop en implementatie Facilitaire contracten en huisvesting gerelateerde contracten (zie demarcatielijst 'Huisvestingswerkzaamheden') Segment I 3 n.v.t. 3 2+3 3 7 4 allen 3+4 3 3 3 4+7 3 4 4 3 3 Segment II 3 n.v.t. 3 3 3 7 4 allen 3+4 3 3 3 4+7 3 4 4 3 3 Segment III 3 n.v.t. 3 2+3 3 7 4 allen 3+4 3 3 3 4+7 3 4 4 3 3 Segment IV 3 4 3+4 1+2+3 3 7 4 allen 3+4 3 3 3 4+7 3 4 4 3 3 ICT gerelateerde contracten Segment I 3 n.v.t. 3 2+3 3 7 5 allen 3+5 3 3 3 5+7 3 5 5 3 3 Segment II 3 n.v.t. 3 3 3 7 5 allen 3+5 3 3 3 5+7 3 5 5 3 3 Segment III 3 n.v.t. 3 2+3 3 7 5 allen 3+5 3 3 3 5+7 3 5 5 3 3 Segment IV 3 5 3+5 1+2+3 3 7 5 allen 3+5 3 3 3 5+7 3 5 5 3 3 Huisvesting gerelateerde contracten (zie demarcatielijst 'Huisvestingswerkzaamheden') Segment I 3 n.v.t. 3 2+3 3 7 6 allen 3+6 3 3 3 6+7 3 6 6 3 3 Segment II 3 n.v.t. 3 3 3 7 6 allen 3+6 3 3 3 6+7 3 6 6 3 3 Segment III 3 n.v.t. 3 2+3 3 7 6 allen 3+6 3 3 3 6+7 3 6 6 3 3 6 november 2014 Segment IV 3 6 3+6 1+2+3 3 7 6 allen 3+6 3 3 3 6+7 3 6 6 3 3 Contractmanagement; the next step?! 11
Risico/belang ---> groot De inrichting Segmentatie in contracten aanbrengen Segment I Segment IV Segment II Segment III beperkt Financiële impact --> groot 12
De inrichting Aanstellen contractmanager 13
De praktijk Afspraak = afspraak - Dossiers op orde brengen - Processen inrichten - Ontzorgen operationele betrokkenen - Samenwerking met Bureau Inkoop En - Leveranciers meenemen - Gezamenlijk met leverancier: managementinformatie ontwikkelen 14
De praktijk 15
The next step?! - Standaardiseren / optimaliseren - Verbreding in de organisatie - Dashboard ontwikkelen - Leveranciersbeoordelingen/ leveranciersmanagement - Meten op zachte factoren - Performance management 16
Stellingen/ Dilemma s Stelling: Contractmanagement: afspraak = afspraak 17
Stellingen/ Dilemma s Stelling: Contractmanagement moet door een specifieke functionaris gedaan worden. 18
Stellingen/ Dilemma s Stelling: Het maximale aantal te managen contracten per fte is vast te stellen. 19
Stellingen/ Dilemma s Stelling: De belangrijkste eigenschappen van een contractmanager zijn communicatieve vaardigheden en onderhandelingsvaardigheden. 20
Stellingen/ Dilemma s Dilemma: Een gewaardeerde contractpartij komt 2 weken te laat met een verzoek om prijzen te indexeren conform het contract. Wat doe je? 21
Afsluiting 22