Snelstartgids Microsoft Office 365 Versie: 3.0 Datum: 09/05/2012
Inhoudstafel Inleiding 3 1. Starten met Microsoft Office 365: basisstappen 3 1.1 Connectie aan Microsoft Office 365 3 1.2 Domeinnaam bij Microsoft Office 365 controleren 4 1.3 Gebruikers aan Microsoft Office 365 toevoegen 6 1.4 Toevoeging van de opgeslagen CNAME, SRV en wijzigingen van MX 10 1.5 Uw pc klaarmaken voor de Microsoft Office 365-diensten 11 A. Microsoft Office Professional Plus installeren (optioneel) 13 B. Microsoft Lync 2010 installeren 14 C. Uw Office-desktopapplicaties installeren en configureren 17 D. Configuratie voltooien 22 2. Overzicht van de kenmerken van Microsoft Office 365 25 2.1 Exchange Online 25 2.2 Sharepoint Online 26 2.3 Office Web Apps 27 2.4 Office Professional Plus 27 2.5 Lync Online 28
Inleiding Deze snelstartgids verschaft u de basisprinicipes voor het gebruik van de Microsoft Office 365- diensten van Proximus. Het is aangeraden deze kit even te doorlopen alvorens met het gebruik van de Microsoft Office 365-diensten te starten. Hieronder vindt u de verschillende taken die u moet uitvoeren als u voor het eerst op deze diensten inlogt. - Uw domeinnaam controleren - Uw gebruikers toevoegen en hun een dienst toewijzen - De clienttoestellen configureren (Outlook, Lync, updates van de Service Packs van Windows) 1. Starten met Microsoft Office 365: basisstappen Gelieve na te gaan welke programma's (Outlook, Lync, enz.) en Service Packs (XP, Vistra, Windows 7) minimaal vereist zijn om Microsoft Office 365 optimaal te kunnen gebruiken: http://onlinehelp.microsoft.com/office365-enterprises/ff652534.aspx Het is belangrijk dat u de clienttoestellen updatet voordat u de accounts configureert! 1.1. Connectie aan Microsoft Office 365 Gebruik uw administratornaam en paswoord om in te loggen op https://portal.microsoftonline.com en toegang te krijgen tot alle diensten. U komt vervolgens op de startpagina van de administrator terecht.
1.2. Domeinnaam bij Microsoft Office 365 controleren DNS bij Proximus Heeft u een domeinnaam bij Proximus, dan wordt uw domeinnaam automatisch aan Microsoft Office 365 gekoppeld. Uw domeinnaam zal dus klaar zijn voor gebruik van zodra u de toegangscode van Becloud Collbaboration hebt ontvangen. U mag direct naar rubriek 1.3 gaan voor het aanmaken en configureren van uw gebruikers. DNS bij een andere provider dan Proximus Als uw domeinnaam zich niet bij Proximus bevindt, gelieve de operatie uit te voeren om uw domeinnaam na te gaan vooraleer enige actie uit te voeren op Microsoft Office 365. Om dit te doen, is het nodig om volgende acties uit te voeren. - Na zich aangemeld te hebben, in de linkse kolom onder de tab Beheer, klik op Domeinen.
- In het venster Domeinen, klik op uw domeinnaam. Neem contact op met uw DNS leverancier en vraag om de registratie TXT toe te voegen zoals gevraagd door Microsoft (zie afbeelding hierboven). Het zou ideaal zijn om een screenshot te maken, waarin uw parameters voorkomen. Als u een toegang heeft tot het beheer van uw domein, voeg het veld TXT toe.
Als het veld TXT toegevoegd is, ga naar de administratie pagina van de domeinnaam, klik op uw domein en voer de verificatie van uw domein uit. Opgelet : De activering van de TXT registratie kan tot 72 uren duren, afhankelijk van de registrar. Als de DNS is nagekeken, bent u klaar om naar de volgende stap te gaan, het toevoegen van gebruikers. Opmerking : als het gaat om een nieuwe domeinnaam, kan u vragen aan uw leverancier om direct de MX records aan te passen (m.a.w. kunt u 1.2 en 1.4 in één keer uitvoeren!) Als uw domeinnaam al eens gebruikt is geweest in een andere e-mail oplossing, gelieve dan eerst stap 1.2 uit te voeren, en dan uw gebruikers aan te maken vooraleer de wijziging de records MX aan te vragen (punt 1.4).
1.3. Gebruikers aan Microsoft Office 365 toevoegen Opmerking: Als u voor het eerst op het beheersportaal inlogt, wordt u verzocht een tweede globale administratoraccount als back-up te creëren, voor het geval dat u het paswoord zou vergeten. De beschikbaarheid van een tweede globale administratoraccount garandeert immers dat u toegang hebt tot alle configuratiefuncties. Voorbeeld: Creëer eerst de account van Pierre Dupond en configureer deze laatste als globale administrator. Vervolgens creëert u een standaardgebruikersaccount voor Geert Vanhyfte.
- Klik op 'Starten met Office 365' en daarna op 'Gebruikers toevoegen'. - Voer Jean in bij 'Voornaam', Dupond bij 'Naam', Jean Dupond bij 'Volledige naam' en JeanD bij 'Gebruikersnaam'. - Klik op 'Volgende'. - Onder 'Rol toewijzen' op de pagina 'Parameters' selecteert u 'Ja' als antwoord op de vraag 'Wenst u dat deze gebruiker over de administratortoelatingen beschikt?'. - Klik op de link 'Meer weten over de administratorrollen' en overloop de soorten administratorrollen die in Microsoft Office 365 beschikbaar zijn. - Kies het type 'Algemene administrator' in de afrollijst. - Bepaal de locatie van de gebruiker bij 'Plaats van de gebruiker definiëren'. - Klik op 'Volgende'.
- Klik op 'Microsoft Office 365 Plan E3' op de pagina 'Licenties toekennen'. Klik nogmaals op 'Volgende'. - Vink het vakje 'E-mail verzenden' aan op de pagina 'Resultaten via e-mail verzenden'. Voer vervolgens uw e-mailadres in het veld in en klik daarna op 'Creëren'.
- Noteer meteen ook het paswoord van Jean, zodat u het later kunt gebruiken. - Klik op Eindigen. Jean is nu geregistreerd als gebruiker.
- Klik op 'Nieuw' en vervolgens op 'Gebruiker'. Herhaal stappen 3 tot 12 om een tweede gebruiker, Geert Vanhyfte, toe te voegen (wijs de gebruikersnaam toe: GeertV), maar maak Geert Vanhyfte geen administrator. - Klik op 'Admin' bovenaan het scherm om terug te keren naar de hoofdbeheerspagina. 1.4. Toevoeging van de opgeslagen CNAME, SRV en wijzigingen van MX. DNS bij Proximus Als uw domeinnaam zich bij Proximus bevindt, is deze stap al uitgevoerd door onze diensten. Ga naar punt 1.5 DNS bij een andere provider dan Proximus Na het aanmaken van uw gebruikers, gelieve terug contact op te nemen met uw DNS leverancier. Vraag hem om de inschrijvingen te wijzigen van SRV, CNAME en van de MX. Al deze gegevens bevinden zich onder de rubriek Eigenschappen van domeinen. De aanpassing van uw MX naar Microsoft Office 365 is het volgende : MX 10 : mondomain.xx.eo.outlook.com. (Voorbeeld : dupont.be.eo.outlook.com) Van zodra dat de opgeslagen MX toegevoegd zijn aan uw DNS parameters, zullen alle e-mails toekomen in uw nieuwe e-mails boxes. (Exchange Online).
Het zou ideaal zijn als u een screenshot kunt opsturen van u admin interface naar u leverancier terwijl u klikt op mijn domein beheren (zie afbeelding hieronder). 1.5. Uw pc klaarmaken voor de Microsoft Office 365-diensten Zodra u uw gebruikers geconfigureerd hebt, dient u ook uw systemen te configureren om de Microsoft Office 365-diensten te kunnen gebruiken. Hiervoor dienen drie clients gedownload en geconfigureerd te worden: Microsoft Office Pro Plus, Microsoft Lync 2010 en de configuratiewizard van Microsoft Office 365 (Office365DesktopSetup). Microsoft Office Professional Plus mag optioneel gedownload worden. Om Office 365 te kunnen gebruiken, moet u echter minimum over Outlook 2007 beschikken. Office Professional Plus (optioneel): met Microsoft Office Professional Plus beschikt u over de recentste versie van de Office-applicaties. Deze applicatie wordt transparant aangesloten en met clouddiensten geleverd. Zij verschaft u via nagenoeg elk toestel toegang tot uw documenten, e-mails en agenda's.
Microsoft Lync 2010: voor Lync Online hebt u de Lync 2010-client nodig. Desinstalleer Office Communicator (indien aanwezig) voordat u Lync 2010 installeert. Indien u van een gepersonaliseerd domein gebruikmaakt, moeten de in taak 1 in aangeduide DNSparameters worden toegepast alvorens de Office-configuratieclient te starten. Configuratieclient (Office365DesktopSetup): controleert uw pc op vereiste updates en configureert uw Office-desktopapplicaties om samen te werken met Office 365. Indien u minimum nog niet over Office 2007 (Outlook 2007) beschikt, dient u eerst Microsoft Office Pro Plus te downloaden. Vervolgens downloadt en start u het gebruiksprogramma voor configuratie van Office 365, gevolgd door Lync 2010. Ten slotte configureert u Outlook voor gebruik met Exchange Online. De elementen die gedownload moeten worden, bevinden zich in het tabblad Resources > Downloads in de rechterkolom op de pagina 'Gebruikers'.
A. Microsoft Office Professional Plus installeren (optioneel) Vooraleer u Microsoft Office Professional Plus installeert, dient u over een computer te beschikken die u kunt gebruiken voor de test en de systeemvereisten voor Office 2010 na te gaan op http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee624351.aspx. Opgelet: als u Microsoft Office Professional Plus installeert, zal uw bestaande versie van Office geüpgraded worden. - Klik op de pagina 'Start' op 'Downloads' in het tabblad 'Resources'. - Selecteer onder Microsoft Office Professional Plus de taal en de versie die voor uw systeem (32 of 64 bit) vereist zijn. - Klik op 'Installeren' en selecteer 'Draaien' (Run) voor het configuratieprogramma. Hebt u meerdere systemen die moeten worden geïnstalleerd, selecteer dan 'Bewaren' (Save) voor het configuratieprogramma en start vervolgens het programma voor elk systeem dat geüpgraded moet worden. B. Microsoft Lync 2010 installeren In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u de Lync 2010-client op uw pc kunt installeren vanaf de landingspagina van de gebruiker op het Microsoft Office 365-portaal. Een andere mogelijkheid is dat u het Lync 2010-configuratieprogramma op een lokale share opslaat en de gebruikers een link naar deze share geeft. - Klik op de pagina 'Start' op 'Downloads' in het tabblad 'Resources'. - Doorloop de pagina tot 'Lync Online installeren'.
- Onder 'Resources' klikt u op 'Vereiste configuratie voor Lync 2010' en bevestigt u dat uw systeem aan de gevraagde criteria voldoet. - Selecteer onder 'Microsoft Lync 2010' de taal en de versie die voor uw systeem (32 of 64 bit) vereist zijn. - Klik op 'Installeren' en selecteer 'Draaien' (Run) voor het configuratieprogramma. Afhankelijk van uw besturingssysteem en hoe het is geconfigureerd, is het mogelijk dat u een 'User Access Control'-venster te zien krijgt. Klik op 'Ja'. - In het Microsoft Lync 2010 Setup-venster klikt u op 'Bladeren' (Browse) indien u de plaats wenst te selecteren waar u de software zult installeren. Klik op 'Installeren'.
Indien uw organisatie het toelaat, klikt u in het 'Microsoft Update'-venster op 'OK' om de standaardparameters te activeren van 'Microsoft Update gebruiken als ik updates zoek (aanbevolen)'.
Wanneer de configuratie voltooid is, ontvinkt u het vakje 'Lync starten' en klikt u op 'Sluiten'. C. Uw Office-desktopapplicaties installeren en configureren Het is aangeraden de updates via Windows Update te verrichten (windowsupdate.microsoft.com/). Voor het gemak voert u de updates van Office en Windows uit tot de site aangeeft dat u volledig bijgewerkt bent en dat er geen update beschikbaar is.
De configuratieclient (Office365DesktopSetup) controleert uw pc op vereiste updates en configureert uw Office-desktopapplicaties om samen te werken met Microsoft Office 365. - Klik op de pagina 'Start' op 'Downloads' in het tabblad 'Resources'. - Doorloop de pagina tot 'Installeer' en configureer uw Office 365-desktopapplicaties. - Klik op 'Configureren'. - Geef zo nodig de toelating om de software op te starten. - Indien u erom wordt verzocht, klikt u in het inlogscherm van Microsoft Office 365 Desktop Setup op 'Sign in'. - In het scherm 'Configure desktop application and install updates' klikt u op 'Continue'.
Het is mogelijk dat u bepaalde applicaties moet sluiten.
Indien u erom wordt verzocht, klikt up op 'Yes' voor de 'User Access Control'-boodschap om toelating te geven voor de installatie. - In het scherm 'Review and accept the service agreements' controleert u de contractuele voorwaarden. Als alles in orde is, klikt u op 'I accept'. - Klik op 'Finish' zodra de installatie voltooid is.
D. Configuratie voltooien Wanneer u Outlook 2010/007 en Lync 2010 na het installeren van de eerder vermelde software (configuratieclient) voor het eerst opstart, zullen zij een configuratieprocedure voor het opstarten in
gang zetten. In deze taak doorloopt u deze eenmalige opstartroutines. Daarna is uw systeem klaar voor gebruik met Microsoft Office 365. Voltooiing van de configuratie van Outlook 2010/2007: - Start Outlook 2010/007 op. - Op de 'Outlook 2010/007 Startup'-pagina klikt u op 'Next'. - Klik op 'Next' en antwoord 'Yes' op de vraag 'Would you like to configure an e-mail account?'. - In het 'Auto Account Setup'-formulier voert u de gewenste informatie in en klikt u vervolgens op 'Next'.
Outlook zal Office 365 lokaliseren en ermee communiceren om uw lokaal systeem automatisch te configureren. Als dat gebeurd is, klikt u op 'Finish'. Outlook 2010/007 zal opstarten in de Exchange Online-mailbox, die klaar is voor gebruik.
De configuratie van Lync 2010 voltooien: - Start Lync 2010 op. - In Lync 2010 voert u de gebruikersnaam in, die moet overeenstemmen met het inlogadres, en voert u vervolgens het paswoord van de gebruiker in. - Klik op 'Sign In'. Lync zal vervolgens de verbinding maken.
2. Overzicht van de kenmerken van Microsoft Office 365 2.1. Exchange Online: e-mails, agenda en contactpersonen Exchange Online biedt u vrijwel altijd en overal toegang tot uw e-mail, agenda en contactpersonen op uw desktop, laptop en mobiele toestellen, en beschermt u bovendien tegen kwaadwillige software en spam. U kunt uw e-mails gemakkelijk beheren dankzij de mailboxen van 25 GB en ze versturen met een maximumvolume van 25 MB. U werkt zo goed als waar u wilt met automatische updates van e-mail, agenda en contactpersonen op de toestellen die u het meest gebruikt, zoals pc's, Macintoshcomputers, iphones, Android-telefoons, BlackBerry-smartphones, Microsoft Windows Mobile-toestellen en Windows-telefoons.1 U logt in op Microsoft Outlook 2010 of Office Outlook 2007 en profiteert van alle krachtige Outlook-functies die u al kent en gebruikt, of u nu verbonden bent met het internet thuis of op kantoor of offline werkt. U hebt toegang tot uw e-mail, agenda en contactpersonen vanaf zo goed als elke webbrowser en behoudt tegelijk een veelzijdige, vertrouwde Outlook-ervaring met Outlook Web App. U gebruikt uw bestaande domeinnaam om gepersonaliseerde e-mailadressen aan te maken die worden aangestuurd door Exchange Online (bijvoorbeeld xxx@bedrijf.be). Vergaderingen plannen is makkelijk door agenda's te delen en ze naast elkaar te leggen. Vanaf uw agenda gaat u na of uw collega's beschikbaar zijn en of de voorgestelde vergadertijden voor iedereen passen. Uw organisatie wordt beter beveiligd tegen spam en virussen dankzij Microsoft Forefront Online Protection for Exchange, dat allerlei filters en virusscanmotoren bevat. 2.2. SharePoint Online: teamsites en publieke websites SharePoint Online helpt u sites aan te maken om documenten en informatie te delen met collega's en klanten. Het stelt u in staat om: effectief samen te werken door documenten van het team te delen en projectmijlpalen op te volgen om iedereen op de hoogte te houden; de belangrijkste documenten van uw team online te houden, zodat de laatste versies altijd voorhanden zijn; 1 De toegang op mobiele toestellen hangt af van de beschikbaarheid van het netwerk van de operator.
alle teamleden online toegang te geven tot kritieke bedrijfsinformatie, waar en wanneer ze die nodig hebben; kritieke bedrijfsinformatie gemakkelijk te beveiligen door te bepalen wie toegang heeft tot de documenten en informatie en wie ze kan lezen en delen; informatie te delen met personen buiten uw organisatie, zoals klanten en businesspartners; over 10 GB opslagvolume te beschikken, met een bijkomend volume van 500 MB per gebruiker. 2.3. Office Web Apps Office Web Apps zijn gebruiksvriendelijke onlinegezellen van Word, Excel, PowerPoint en Microsoft OneNote, waarmee u vanaf uw webbrowser vlot toegang hebt tot documenten en ze kunt bekijken en bewerken. Bewerk Excel-spreadsheets en OneNote-notebooks gelijktijdig met anderen in real time, en zie exact wie uw documenten bewerkt en bekijkt. Raadpleeg uw bestanden van op uw mobiele toestel. Bekijk documenten in hoge kwaliteit. Zie erop toe dat gebruikers de bestanden in een consequent formaat zien wanneer ze switchen tussen Office Web Apps en Office-applicaties voor desktop. 2.4. Office Professional Plus Met Office Professional Plus hebben uw medewerkers krachtige middelen in handen om hun werk probleemloos van op verschillende locaties te doen ongeacht of ze gebruikmaken van een pc, telefoon of webbrowser. Als onderdeel van Microsoft Office 365 levert Office Professional Plus de volledige, vertrouwde en intuïtieve applicaties die u nodig hebt om uw business online te houden. Controleer uw inbox en agenda met Conversation View en andere geavanceerde beheerstools in Outlook. Maak gebruik van de kracht van business- en socialenetwerktoepassingen in Outlook dankzij de Outlook Social Connector. Co-authoring laat u toe te werken op basis van controle en vertrouwen. Deel slideshows in real time in verschillende steden of zelfs wereldwijd met de PowerPoint Broadcast Slide Show. Maak presentaties die even schitterend om te bekijken als gemakkelijk om te creëren zijn, dankzij de nieuwe video- en fotobewerkingstools in PowerPoint. Werk snel met honderden miljoenen rijen gegevens in Excel. Zet enorme hoeveelheden gegevens om in waardevolle informatie.
2.5. Lync Online: instant messaging en online vergaderen Dankzij Lync Online vindt u de gewenste persoon vanaf de Office-applicaties die u al gebruikt en stelt u zich snel in verbinding met hem. Via de aanwezigheidsindicator, instant messaging, audio-video-oproepen en onlinevergaderingen vindt u van op vrijwel elke locatie de collega's en klanten die u zoekt en stelt u zich snel in verbinding met hen. Maak gebruik van de aanwezigheidsindicator om te zien wanneer collega's en partners online en beschikbaar zijn. Maak spraak- en video-oproepen van pc naar pc met collega's en klanten. Organiseer geavanceerde onlinevergaderingen, inclusief audio-, video- en webconferenties, met personen binnen en buiten uw organisatie. Deel uw bureaublad, onlinewitborden en presentaties met collega's en partners binnen en buiten uw organisatie. Klik om te communiceren met andere gebruikers van Microsoft Office 365, Microsoft Windows Live en MSN Messenger. Proximus NV van publiek recht, die haar activiteiten uitoefent onder de commerciële naam Proximus, met zetel te Koning Albert II-laan 27, B-1030 Brussel, BTW BE 0202.239.951 RPR Brussel, BE50 0001 7100 3118 BPOTBEB1 Pagina 28 van 28