Business Sharepoint Inhoud

Transcriptie

1 Business Sharepoint Inhoud Hoe kan ik een BlackBerry-gebruiker toevoegen? (Business Sharepoint)... 2 Hoe aan de slag gaan met Business SharePoint? Hoe kan ik inloggen op mijn persoonlijke Business SharePoint-website? Hoe een SharePoint-gebruiker toevoegen? Hoe een nieuwe site creëren in uw bestaande SharePoint? Hoe kan ik mijn Business SharePoint-bibliotheek met Windows Explorer mappen? Hoe uw gebruikers beheren in Business SharePoint?

2 Hoe kan ik een BlackBerry-gebruiker toevoegen? (Business Sharepoint) ZEER BELANGRIJK: om toegang te krijgen tot uw mailbox via uw BlackBerry-toestel moet u eerst door uw mobiele operator worden geactiveerd op de "BlackBerry Enterprise Server"-dienst. Voor Proximus-klanten kan de BlackBerry Enterprise Server-activering worden aangevraagd door te bellen naar de klantendienst via het gratis nummer , van maandag tot zaterdag van 8 u tot 18 u. Log in op de administratieve interface: Voer uw "login" en "paswoord" in. Klik op "add" user. Om een gebruiker te creëren, voert u de gegevens van uw eindgebruiker in zoals: 2

3 username: de gekozen gebruikersnaam zal ook de gebruikerslogin worden. first name, last name pasword organisation administrator s privilege: indien aangevinkt zal de gebruiker voor uw organisatie administratorrechten krijgen, wat betekent dat hij gebruikers zal kunnen toevoegen, verwijderen en wijzigen. control panel access enabled: moet aangevinkt zijn om de gebruiker toegang te geven tot het beheer van zijn eigen account via het configuratiescherm (indien aangevinkt krijgt de eindgebruiker toegang tot het configuratiescherm via de administratieve site om zijn eigen account te beheren). password expiration: als u met tijdelijk personeel werkt, kunt u het paswoord na een bepaalde termijn deactiveren. external address: wordt door het systeem gebruikt om de bevestiging van het paswoord en de login naar een extern adres te sturen. Klik dan op "Next". Afhankelijk van de geactiveerde dienst krijgt u verschillende opties te zien. Noteer dat om een BlackBerry-dienst te activeren u de optie Exchange 2007 MOET activeren. 3

4 Hosted Exchange 2007: vink dit aan om een gebruikersmailbox te activeren. SharePoint: vink dit aan om de gebruiker toegang te geven tot Business SharePoint Blackberry service: vink dit aan indien u uw gebruiker toegang tot zijn mailbox wenst te geven via een BlackBerry-toestel. Klik op "Next". Vink "Hosted Exchange 2007" aan en klik op de blauwe pijl (links) om het type mailbox dat u wenst te creëren te configureren. 4

5 Vink "Blackberry service" aan en klik op de blauwe pijl om het venster te openen. Voer het volgende in: Pincode: ken het toestel een pincode toe om mee in te loggen. Pincode om de toegang tot het toestel te beveiligen (het paswoord blijft geldig zolang u het niet wijzigt). Paswoord: het paswoord moet aan de eindgebruiker worden meegedeeld om de dienst de eerste keer te activeren (het paswoord blijft geldig zolang u het niet wijzigt). Wanneer hij zich registreert op de Blackberry-server, zal de eindgebruiker worden verzocht een nieuw paswoord te kiezen na zijn bestaande te hebben ingevoerd. 5

6 Op het scherm ziet u een bevestiging van de gevraagde functies. Clik op "Finish" om te activeren. 6

7 Het systeem zal het proces voor het aanmaken van de mailbox starten en de BlackBerry-dienst activeren. Zodra dit proces voltooid is, krijgt u een scherm te zien met status "Completed". 7

8 De status verandert in completed zodra de dienst geactiveerd is. Vanaf nu zijn de mailbox en de BlackBerry-dienst van de gebruiker actief. De gebruiker kan zijn Outlook 2007-client configureren en zijn BlackBerry-toestel voor het eerst activeren. Daartoe gaat u op uw BlackBerry-toestel naar: "Options" - "Advanced Options" - "Enterprise activation". Voer " adres", "Paswoord" en "Pincode" die u van uw administrator gekregen hebt in. Wacht op de activering; dit kan een paar minuten duren. 8

9 Wanneer de activering voltooid is, krijgt u het bericht "Activation Completed". ZEER BELANGRIJK: om toegang te krijgen tot uw mailbox via uw BlackBerry-toestel moet u eerst door uw mobiele operator worden geactiveerd op de "BlackBerry Enterprise Server"-dienst. Voor Proximus-klanten kan de BlackBerry Enterprise Server-activering worden aangevraagd door te bellen naar de klantendienst via het gratis nummer , van maandag tot zaterdag van 8 u tot 18 u. 9

10 Hoe aan de slag gaan met Business SharePoint? Stap 1 U hebt ingetekend op de dienst en u hebt van Belgacom uw administratorlogin en -paswoord gekregen. Opmerking! er bestaan twee types toegang: Toegang naar Administratie site waar Uw U eind gebruiker login kan aanmaken Toegang naar U Sharepoint site Stap 2 Om toegang te krijgen tot aan Uw Sharepoint Site MOET U eerst een eind gebruiker login aanmaken via Admin site Eens dat login en password voor User gecreerd is, kunt U in loggen op Uw site Voer uw login en paswoord in. Belangrijk! Wanneer u de eerste keer inlogt, zult u worden verzocht een Template te kiezen. Het is belangrijk dat gebruiker die inlog, over toegangsrechten van type FULL CONTROL beschikt gedurende eerste login op Business Sharepoint om de template te kunnen bepalen. Indien U niet beschikt over FULL CONTROL rechten, zal creatie van Shaerpoint mislukken. U moet dan contact nemen met Uw administrator voor Sharepoint. 10

11 Hoe kan ik inloggen op mijn persoonlijke Business SharePoint-website? Om toegang te krijgen tot uw persoonlijke Business SharePoint-website gaat u naar Voorbeeld: als uw domein is, typ dan in. Gebruik de login ( adres) en het paswoord dat u van uw adminstrator hebt gekregen. Een andere manier om toegang te krijgen tot uw sharepoint is via uw administratieve interface Voer de /login en het paswoord in dat u van uw administrator hebt gekregen en klik op het pictogram Sharepoint access. Er verschijnt een venster waarin u gevraagd wordt uw login en paswoord in te voeren. 11

12 12

13 Hoe een SharePoint-gebruiker toevoegen? Log in op de administratieve interface: Voer uw "login" en "paswoord" in. Klik op "Add user". Voer de gebruikersgegevens in: Username: de gekozen gebruikersnaam zal ook de gebruikerslogin worden first name, Last name password 13

14 organisation administrator s privilege: indien aangevinkt zal de gebruiker voor uw organisatie administratorrechten krijgen, wat betekent dat hij gebruikers zal kunnen toevoegen, verwijderen en wijzigen. control panel access enabled: moet aangevinkt zijn om de gebruiker toegang te geven tot het beheer van zijn eigen account via het configuratiescherm (indien aangevinkt krijgt de eindgebruiker toegang tot het configuratiescherm via de administratieve site om zijn eigen account te beheren) Password expiration:als u met tijdelijk personeel werkt, kunt u het paswoord na een bepaalde termijn deactiveren External address:wordt door het systeem gebruikt om de bevestiging van het paswoord en de login naar een extern adres te sturen Klik dan op "Next". Afhankelijk van de geactiveerde dienst krijgt u verschillende opties te zien: Hosted Exchange 2007: vink dit aan om een mailbox te activeren voor uw gebruiker SharePoint: vink dit aan om de gebruiker die wordt gecreëerd toegang te geven tot SharePoint BlackBerry service: vink dit aan als u de gebruiker die wordt gecreëerd wilt toegang geven via een Blackberry-toestel Klik op "Next". 14

15 Vink het vakje "windows sharepoint service" aan en klik op de blauwe pijl om het venster te openen. Selecteer het type toegang dat u wilt geven aan de gebruiker die wordt gecreëerd: Read. De gebruiker heeft het recht de items en pagina's te bekijken en een top-level website te creëren met behulp van "Self-Service Site Creation". Gebruikers met "leesrechten" kunnen de site enkel lezen, maar er geen content aan toevoegen. Noteer dat wanneer deze gebruikers een site creëren met behulp van "Self-Service Site Creation", ze site owner worden en lid van de "Full Control Site Group" voor de nieuwe site. Contribute. De gebruiker heeft naast "leesrechten" ook het recht items toe te voegen, te bewerken en te verwijderen, te bladeren in de directories, personal views te beheren, personal Web Parts toe te voegen of te verwijderen, personal Web Parts bij te werken en cross-site groups te creëren. Gebruikers met "Contribute"-rechten kunnen geen nieuwe lijsten of document libraries creëren, maar kunnen wel content toevoegen aan bestaande lijsten en document libraries. Design. De gebruiker heeft naast "Contribute"-rechten ook het recht om check-outs te annuleren, lijsten te beheren, pagina's toe te voegen en aan te passen, themes en borders te definiëren en toe te passen, en style sheets toe te passen. Gebruikers met "Design"-rechten kunnen de structuur van de site wijzigen en nieuwe lijsten of document library's creëren. Full Control. De gebruiker heeft naast alle rechten van andere "site groups" ook het recht "site groups" te beheren, "list permissions" te beheren, sites en "workspaces sites" te creëren en 15

16 analysegegevens betreffende het gebruik te bekijken. Gebruikers met "Full Control"-rechten hebben toegang tot of kunnen zichzelf toegang geven tot om het even welk item in de website. Klik op "Next". De applicatie toont u een herhaling van uw verzoek. Indien "OK", klik dan op "Finish". 16

17 De toepassing zal worden uitgevoerd en de gevraagde features activeren. De status "Running" zal worden afgedrukt en zal veranderen in "Completed" zodra de dienst is geactiveerd. 17

18 De status verandert in "Completed" zodra de dienst geactiveerd is. 18

19 Vanaf nu is de gebruiker actief en kan hij inloggen met het login en het paswoord dat hij heeft gekregen van de administrator. Om toegang te krijgen tot zijn Business SharePoint-site, moet hij surfen naar Voorbeeld: als uw domein is, typ dan 19

20 Hoe een nieuwe site creëren in uw bestaande SharePoint? Kies in Site Settings de optie 'Sites and workspaces'. Klik op Create. 20

21 Voer in de blanco vakjes van het formulier het volgende in: Title: naam van de site Description: voor welk gebruik werd de site voorzien (bv. workspace voor het marketingteam) URL Name: adres dat moet worden ingetikt om toegang te krijgen tot de site. Hiervoor zal de naam van de parent worden gebruikt 21

22 Template Selection: Er worden verschillende sjablonen voorgesteld, afhankelijk van de opmaak die u wenst weer te geven. Permissions: definieer hier welke rechten u wenst te gebruiken. U kunt dezelfde rechten kiezen als de parent site of nieuwe rechten definiëren. 'Nieuw' betekent dat u gebruikers zult moeten toevoegen in de nieuwe site en hun rechten zult moeten instellen. Navigation: definieert welk uitzicht u de site wilt geven. Navigation Inheritance: specificeer of deze site dezelfde top link bar heeft als de parent. Deze instelling kan ook het startelement van de breadcrumb bepalen. Klik op Createom te eindigen. 22

23 Als u 'Use unique permission' selecteert, zult u onmiddellijk na de creatie van uw site worden gevraagd gebruikers toe te voegen aan de pas gecreëerde site. Die kunt u selecteren uit het adresboek. Klik op het pictogram met een boek Visitors to this Site Bezoekers kunnen de content van de website lezen. Creëer een groep bezoekers. Voeg gebruikers toe aan de groep door hun gebruikersnamen in te tikken en gebruik een kommapunt als scheidingsteken. Members of this Site Owners hebben full control over de website. Creëer een groep owners. Voeg gebruikers toe aan de groep door hun gebruikersnamen in te tikken en gebruik een kommapunt als scheidingsteken. Owners of this Site Owners hebben full control over de website. Creëer een groep owners. Voeg gebruikers toe aan de groep door hun gebruikersnamen in te tikken en gebruik een kommapunt als scheidingsteken. Klik op OK om te eindigen en u zult terug naar de pas gecreëerde site worden gestuurd. 23

24 24

25 Hoe kan ik mijn Business SharePoint-bibliotheek met Windows Explorer mappen? Het is de bedoeling dat u via uw Windows Explorer-pagina toegang krijgt tot uw SharePoint documenten en u deze gemakkelijk kunt opvragen, kopiëren en plakken. Eerst gaat u naar uw SharePoint -website. Kopieer het adres van de bibilotheek waartoe u vanuit Windows Explorer toegang wenst: bv: Open uw Windows Explorer-pagina's. Klik op Tools -> Map Network Drives 25

26 Selecteer een schijf. Hier is dat W:, maar u mag gelijk welke schijf selecteren die beschikbaar is. Geef in het tabblad 'Folder' het adres van de bibliotheek in waarvoor u een mapping wenst uit te voeren. In ons voorbeeld is dat: Laat de 'Reconnect at logon'-box aangevinkt staan om de mappingfunctie permanent ter beschikking te hebben. 26

27 Klik op de knop 'Finish'. Na enkele ogenblikken zal er een boodschap verschijnen met de melding dat de mapping voltooid is. U kunt nu via Windows Explorer naar uw bibliotheek met SharePoint -documenten gaan. 27

28 Hoe uw gebruikers beheren in Business SharePoint? Log in op uw site door uw domeinnaam in te voeren, gevolgd door 'mysharepoint.be'. Voorbeeld: als uw domeinnaam mycompany.be is, zou u moeten intikken. Tik uw admin login en uw paswoord in. Ga bovenaan de pagina naar Site Settings. Klik op People and groups. Klik op Add user of vink het vakje aan naast de naam die u wilt verwijderen en klik op 'Remove selected users'. 28

29 29