Datum: 02-11-2010 1
2
Inhoudsopgave Inleiding... 5 Eerste keer starten... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Activeren... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Inloggen... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Hoofdmenu... 6 Gebruikers gegevens wijzigen... 6 Zoekfunctie... 6 Meldingen... 6 Instellingen... 6 Relatiebeheer... 7 Nieuwe klant... 7 Klant... 8 Historie... 8 Klantenlijst... 8 Voorraadbeheer... 9 Nieuw artikel toevoegen... 9 Artikelenlijst... 10 Schap etiketten... 10 Leveranciers... 11 Bestellen... 12 Menu... 12 Menu Artikelen... 13 Menu Bestelling... 13 Menu Beeld... 13 Afboeken... 13 Verkoop... 13 Offerte / order / factuur maken... 13 Pakbon... 15 Speciale prijs... 15 Toevoegen van een speciale prijs... 16 Facturatie... 17 Offertes... 17 3
4
Inleiding Bedankt voor de aanschaf van dit product! OrderNow is het product voor een complete bedrijfsvoering voor de kleine ondernemer. OrderNow is ontworpen om het werk zo gemakkelijk en eenvoudig mogelijk te maken voor de kleine ondernemer. Hebt u klachten en/of opmerkingen? Mail naar info@jjsolutions.nl. 5
Hoofdmenu Gebruikers gegevens wijzigen Door te klikken op uw naam in het hoofdmenu zal er een venster verschijnen waarin u de keus kunt maken wat u wilt wijzigen. Maak uw keus en druk op volgende. Gebruikersnaam wijzigen: Hierbij kunt u uw gebruikersnaam wijzigen, deze naam zal gebruikt worden bij het inloggen op OrderNow. Wachtwoord wijzigen: Het wachtwoord veranderen die u gebruikt om in te loggen op OrderNow. Typ eerst uw oude wachtwoord daarna twee maal uw nieuwe wachtwoord. U wordt aangeraden uw account met een sterk wachtwoord te beveiligen. Vormgeving wijzigen: De vormgeving van het hoofdmenu aanpassen. Kies hier de gegevens die u wilt weergeven op het hoofdmenu. Zoekfunctie Vanuit het hoofdmenu is het mogelijk om snel te zoeken. Door uw keus te maken waarop u wilt zoeken zal (indien ingeschakeld) het logo verdwijnen en een zoekvenster openen. Typ hier uw zoekopdracht, zodra u stopt met typen zal OrderNow gaan zoeken. Indien u hebt gevonden wat u zoekt, kunt u details openen door dubbel te klikken op het gekozen item. Meldingen Onderin het hoofdmenu staan meldingen. Deze meldingen kunt u bij het optie menu vormgeving wijzigen in of uitschakelen. Deze meldingen geven u snel weer hoeveel onbetaalde facturen u hebt, maar ook of OrderNow nog up-to-date is. Door te klikken op de betreffende melding zal een venster met details openen. Instellingen Het menu instellingen bevind zich: menu > instellingen. Hier kunt u instellingen betreffende software aanpassen. LET OP! DE INSTELLINGEN DIE U HIER WIJZIGD ZIJN ALGEMEEN EN GELDEN VOOR IEDER ACCOUNT. Data source: Hier kan u aangeven waar OrderNow, geïnstalleerd op de betreffende computer, de gegevens van uw bedrijf zoekt. Deze gegevens alleen veranderen indien u een bevoegd gebruiker bent! Algemeen: Algemeen: Hier kunt u het huidige BTW tarief ingeven. Dit tarief zal worden gebruikt bij het verrekenen van BTW op facturen. Printers: Indien u beschikt voor een label printer voor het printen van namen en adressen op stickers kunt u deze hier aangeven. Zodra u een printopdracht geeft voor een label zal automatisch deze printer gekozen worden. Indien u niet over deze printer beschikt kiest u voor (geen). De optie label printen zal dan ook uitgeschakeld worden. 6
Uiterlijk: Dit is een persoonlijke instelling. Hier kunt u aangeven hoe uw hoofdmenu is ingedeeld. U kunt aanvinken welke gegevens u wilt zien. Bedrijfs gegevens: Geef hier uw bedrijfs gegevens in. Deze gegevens zullen worden gebruikt voor uw facturen. Beveiliging: De database waar de gegevens in opgeslagen staan is beveiligd met een wachtwoord. Hier kunt u dit wachtwoord ingeven. LET OP: ALLEEN AANPASSEN INDIEN U EEN BEVOEGD GEBRUIKER BENT! Factuur: Factuur gegevens: Hier kunt u gegevens ingeven welke standaard op een factuur ingevuld zullen worden. Bij het maken van een factuur zijn deze gegevens handmatig aan te passen. Te printen gegevens: Geef hier aan welke gegevens op uw factuur geprint worden. Envelop: Voor het versturen van uw factuur in een envelop zal OrderNow rekening houden waar het adres venster zit in de envelop. Zodat het adres op de juiste plaats wordt geprint. Aanmaningen: Dagen voor aanmaning: Geef hier de termijn in waarop u de factuur graag betaald zal zien. Deze gegevens zullen op uw factuur geprint worden. Meldingen: Na het verstrijken van de betaal termijn zal de software een melding geven hiervan. Geef hier de tijd in dat de melding zal opkomen. U wordt hierbij aangeraden 2 dagen na de officiële betaaltermijn in te geven. Deze tijd hebben banken soms nodig voor de betaling. Kosten: Indien de klant niet wil betalen kunt u een aanmaning sturen met daarbij behorende administratie kosten. Geef hier de hoogte van dat bedrag in. Indien u kiest voor de optie printen met administratie kosten zal dit bedrag worden toegevoegd aan de aanmaning. Contactadres: Indien de aanmaning onjuist verstuurd is kan de belanghebbende contact met u opnemen door middel van het door u ingevoerde email adres. Bestellen: Indien u OrderNow een bestelling wilt laten maken waarbij terug gekeken word in de historie, kan u hier het aantal dagen ingeven dat er terug gekeken wordt. U wordt ongeveer 5 à 6 weken (35 à 40 dagen) aangeraden om zo een goede bestelling te maken. Relatiebeheer Nieuwe klant Kies voor deze optie indien u een nieuwe klant wilt toevoegen aan OrderNow. OrderNow zal hierbij zelf een klantnummer toekennen. Het is niet aangeraden dit nummer te veranderen! Geef hier zoveel mogelijk informatie in. Hoe meer informatie hoe makkelijker u kunt zoeken naar een klant. Klantnummer en achternaam van de klant zijn verplichte velden en moeten dus ingevuld worden alvorens u de gegevens kunt opslaan. 7
Klant Historie Voor het opvragen wat een klant bij u, in een door u ingestelde periode, heeft gekocht kunt u dat in deze functie zien. 1. Geef hier het betreffende klantnummer in. U kunt zoeken door op de vraag teken te klikken. 2. Hier kunt u de periode ingeven waarover u informatie wilt ontvangen. 3. Geef aan hoe u de 1 2 3 informatie wilt 4 ontvangen. Als u voor de optie lijst kiest kunt u de betreffende factu(u)r(en) openen. 4. Door OK te kiezen zullen gewenste gegevens gezocht worden en weergeven. Met Annuleren sluit u af. Klantenlijst In de klantenlijst kunt u snel en efficiënt een klant opzoeken. Door een zoekinstelling te kiezen, en daarnaast de gewenste zoekopdracht. Zodra u stopt met typen zal OrderNow alles weergeven waar uw zoekopdracht in zit. Door dubbel te klikken op het gezochte onderwerp zal gedetailleerde informatie weergegeven worden van het gekozen onderwerp. Menu > Openen: Hierbij krijgt u, net zoals bij het dubbelklikken op het gekozen onderwerp, de gedetailleerde informatie te zien. Menu > Klant: In dit optie menu heeft u de keus om een nieuwe klant toe te voegen, de geselecteerde klant te verwijderen of de verkoop historie weer te geven. Menu > Printen: Hier kunt u informatie over klanten printen. Indien u kiest voor klant gegevens dan zal er een lijst met gedetailleerde informatie geprint worden van alle klanten die u kiest in de lijst die daarop verschijnt. De optie klant adres is alleen beschikbaar indien u een label printer heeft ingesteld in het menu instellingen. Kiest u voor deze optie zal er een lijst verschijnen waar u kunt selecteren van welke klant u het adres geprint wilt hebben. Het adres zal daarop worden geprint op de labelprinter. Kiest u voor de optie klanten lijst dan zal er een lijst geprint worden van alle klanten. Menu > Sluiten: Hier mee sluit u het venster af. 8
Voorraadbeheer Bij OrderNow is zeer veel aandacht besteed aan uw voorraadbeheer. Dit is ook één van uw belangrijkste punten. Teveel voorraad kost geld, te weinig levert ontevreden klanten op. Het is dus van essentieel belang dat u weet wat uw voorraad is en welke producten u kunt leveren. OrderNow helpt u daar graag in! Nieuw artikel toevoegen Een nieuw artikel werkt zeer eenvoudig. U kunt deze optie kiezen vanuit het hoofdmenu in OrderNow, door voorraad beheer > Nieuw > Artikel te kiezen zal zich een nieuw venster openen waarin u een nieuw artikel kan toevoegen. 1 2. 3. 4 5. 7 6 8 1. Geef hier onder alle informatie in over het artikel. De velden met een * zijn verplichte velden. Hoe meer informatie u ingeeft hoe beter u kunt zoeken, of een klant snel informatie kan verschaffen. 2. Kiest u voor dit vraagteken kan u kiezen uit de door u al ingevoerde artikelnamen, zodat u artikelen in dezelfde groep komen. Ook bij het zoeken naar artikelen komen zo de artikelen naar voren uit de gekozen groep. 3. Kiest u voor dit vraagteken kan u kiezen uit de door u al ingevoerde leveranciers. Dit is van belang als u een bestelling wilt maken voor een leverancier. Zo zal het betreffende artikel automatisch mee besteld kunnen worden. 9
4. Voorraad ingeven. Bij het eerste vak geeft u aan hoeveel u op dat moment op voorraad heeft zodat het systeem hier rekening mee kan houden. Daarnaast geeft u aan hoeveel u minimaal op voorraad wilt hebben van het product. Indien de voorraad beneden de minimale voorraad komt zal hiervan een melding gedaan worden. Ook bij het maken van een snelle bestelling zal OrderNow hiervan gebruik maken. 5. Hier kunt u extra opmerkingen en specificaties over het product kwijt. Vul dit zo compleet mogelijk in. Zo kunt u snel informatie over het product lezen en ook aan uw klant vertellen. 6. Het product actief in de bestelmodule zetten. Indien u deze optie uitzet zal het bestelsysteem van OrderNow dit artikel niet meerekenen en zal deze dus ook niet bestellen. 7. U kunt optioneel een afbeelding toevoegen van het product. 8. Nadat u de gegevens heeft ingevuld, kunt u alles toevoegen aan OrderNow door de knop opslaan te kiezen. Om het venster te sluiten en de gegevens verloren te laten gaat kiest u Annuleren. Artikelenlijst In de artikelenlijst kunt u snel en efficiënt een artikel opzoeken. Door een zoekinstelling te kiezen, en daarnaast de gewenste zoekopdracht. Zodra u stopt met typen zal OrderNow alles weergeven waar uw zoekopdracht in zit. Door dubbel te klikken op het gezochte onderwerp zal gedetailleerde informatie weergegeven worden van het gekozen artikel. Openen > artikel: Hiermee opent u de getailleerde informatie van het gekozen artikel. Openen > leverancier: Hiermee opent u de leveranciers informatie van het gekozen artikel. Historie opvragen: Klikt u hierop dan zullen de verkoopcijfers van het gekozen artikel, van de laatste 15 weken, worden weergegeven. Zo kunt u handmatig een goede bestelling maken, of de verkoopsnelheid berekenen. Schap etiket aanvragen: Door hierop te klikken zal er een schap etiket worden aangevraagd voor de door u geselecteerde artikelen. Deze etiketten kunt u afdrukken in het menu schap etiketten. Deze etiketten kunt u gebruiken in een winkel, maar ook in uw magazijn. Afdrukken > alles: Hiermee wordt een lijst van alle artikelen afgedrukt. Afdrukken > geselecteerde: Hiermee wordt een lijst afgedrukt van de door u geselecteerde artikelen. Schap etiketten 10
In het menu schap etiketten is het mogelijk de gekozen etiketten uit te printen. U kunt zelf schap etiketten aanvragen vanuit de artikelenlijst, daarnaast doet OrderNow dat zelf ook. Zodra u een nieuw artikel toevoegt of een wijziging aan een artikel aanbrengt zal OrderNow dit waarnemen en er automatische een nieuw schap etiket voor aanvragen. Zo heeft u altijd de meeste recente schap etiketten in uw winkel of magazijn. 1 2 3 4 5 1. Hiermee verwijdert u de geselecteerde schap etiketten zonder ze af te drukken. 2. Hiermee print u het geselecteerde schap etiketten. 3. Indien er zeer veel schap etiketten zijn aangevraagd kunt u ze filteren op gebruiker. 4. Maak hier uw keus welke schap etiket soort u graag wou printen. 5. De schap etiketten die behoren tot het door u gekozen soort worden hier weergegeven. Selecteerde schap etiketten en druk op afdrukken om de gekozen schap etiketten te printen. Leveranciers Voor het bestellen van artikelen moeten er leveranciers bekend zijn. Bij voorraadbeheer > leveranciers kunt u dan ook al uw leveranciers beheren. Voor het maken van een bestelling is het toevoegen van leveranciers vereist. Daarnaast dienen de artikelen gekoppeld te worden. Toevoegen nieuwe leverancier: Dit doet u door op het plusje ( + ) te drukken. Er verschijnt een nieuw venster. Vul hier alle gegevens in zoals aangegeven. Kies daarna opslaan om de gegevens op te slaan. Kies annuleren om te sluiten en de gegevens verloren te laten gaan. De informatie met een sterretje dient u verplicht in te vullen. Gegevens bewerken: Door op het potloodje te drukken. De tekstvakken rechts zullen nu beschrijf baar worden. En u kunt de door u geselecteerde leverancier gegevens bewerken. Om de gegevens te bewaren kiest u voor opslaan. Om de wijzigingen ongedaan te maken kiest u annuleren. Verwijderen leverancier: Selecteer de gewenste leverancier in de lijst. Druk daarna op het kruisje (x). De geselecteerde leverancier zal worden verwijderd uit OrderNow. Na verwijderen is het niet mogelijk dit ongedaan te maken. 11
Afdrukken: Hiermee wordt een lijst van alle leveranciers afgedrukt. Bestellen Het bestelmenu biedt u de mogelijkheid om vooruitdenkend te bestellen of om u attent te houden op producten die besteld moeten worden. De bestelmodule is in staat zelf een bestelling aan te maken, die u daarna kunt aanpassen. Zelf kunt u ook een volledige bestelling maken. Het bestellen is mogelijk per leverancier of per artikel. U wordt aanbevolen per leverancier te bestellen. 1 2 3 Menu Printen > Artikelen > : kies in deze optielijst welke artikelen u graag geprint wou hebben. Printen > Bestelling > : kies in deze optielijst welke gegevens u graag geprint wou hebben. Instellingen: Hier kunt u instellingen met betrekking tot de bestelmodule doen. 12
Menu Artikelen Bestellen: Selecteer een artikel in de lijst en kies voor bestellen om dit artikel te bestellen. U zult dan doorverwezen worden naar de website van de betreffende leverancier. Toevoegen / verwijderen uit bestelmodule: Selecteer een artikel om deze toe te voegen of te verwijderen uit het bestel systeem. Indien u het artikel verwijderd zal deze niet worden mee gerekend bij het maken van een bestelling. Markeer als besteld: Selecteer een artikel in de lijst en kies voor markeer als besteld indien het artikel besteld is. Markeer als geleverd: Selecteer een besteld artikel in de lijst en kies voor markeer als geleverd indien het artikel geleverd is. Daarop volgend kunt u invullen hoeveel er geleverd is, dit wordt bij de voorraad opgeteld. Menu Bestelling Bestellen: Kies dit indien u een automatische bestelling wilt aanmaken. Hiervoor dient u leveranciers in het systeem te hebben. Volg hierna de aanwijzingen op het scherm. Openen bestelregels: Selecteer een bestelling in de lijst en kies voor deze optie om in te zien wat besteld is. Deze optie is ook te benaderen door dubbel te klikken op de gekozen bestelling. Markeer als geleverd: Selecteer een bestelling in de lijst en kies voor markeer als geleverd indien de bestelling geleverd is. De bestelling zal dan verwerkt worden op de voorraad. Verwijder bestelling: Selecteer een bestelling in de lijst en kies voor verwijder bestelling indien de bestelling geannuleerd is. Menu Beeld Selecteer hier wat u in beeld wenst te zien. Afboeken Artikelen voor eigen gebruik, gebruiken komt in de meeste bedrijven voor. Daarom kent OrderNow ook de functie afboeken. Hierbij kunt u een artikel selecteren, het aantal ingeven en het systeem zal dit corrigeren op de voorraad, en zal dit ook gecorrigeerd worden in uw financiën. Om een artikel toe te voegen als afschrijving opent u onder voorraadbeheer > afboeken het daarvoor gekozen venster. Hierbij selecteert u het gewenste artikel door te klikken op selecteer artikel, optioneel kunt u het aantal aanpassen (standaard is 1). Druk op toevoegen. Verkoop Offerte / order / factuur maken Een offerte, order of factuur schrijven is één van de belangrijkste taken. Dit moet snel maar zorgvuldig gebeuren. OrderNow helpt u daarin zoveel mogelijk. Bij het openen van een nieuwe order (verkoop > order) zal er automatisch een tijdelijk ordernummer worden toegewezen. Ook worden de door u ingegeven standaard gegevens direct ingevuld. 13
6 7 8 9 10 1 2 3 4 5 1. Hier kunt u een nieuw artikel toevoegen aan de lijst met artikelen. Dit kunt u doen door op de knop zoek te drukken en zo uw artikel te zoeken, maar ook door de tekstvlakken zelf in te vullen. Door daarna op toevoegen te drukken zal het gekozen artikel worden toegevoegd aan de order. 2. Vul hier het factuur adres van de klant in, evenals het afleveradres. Door op de knop zoek te drukken kunt u de betreffende klant in een lijst opzoeken. Door op de >> te drukken kopieert u de klant gegevens naar het afleveradres. Door bij het afleveradres op zoek te drukken kunt u daar een afzonderlijk adres invullen. Door op de rode X te drukken verwijderd u het gekozen adres. Vult u geen adres in, dan zal de factuur als contant gezien worden en moet deze direct betaald worden. 3. De lijst met toegevoegde artikelen. Dubbelklik op het gekozen artikel om het aantal en/of prijs aan te passen. Om een artikel uit de lijst te verwijderen, selecteert u het artikel en drukt u op delete. 4. Geef hier alle rand gegevens van de factuur op. Deze gegevens kunt u standaard in laten vullen door deze op te geven in het menu instellingen. 5. Kosten berekenen. Hier worden alle eindkosten berekend. Korting, kunt u naar eigen believen invullen door op knop 9 te drukken. Indien u geen korting invult zal deze ook niet op de factuur komen te staan. Verzendkosten kunnen evenals de korting, naar eigen believen ingevuld worden. Deze kosten 14
staan altijd op de factuur gemeld, ook als deze 0,00 bedragen. Uiteindelijk word de BTW berekend. De hoogte van de BTW kunt u aanpassen in het menu instellingen. 6. Order opslaan als, order of offerte. Met deze functie slaat u de gemaakte order op in het systeem. Deze kunt u weer eenvoudig oproepen door de gekozen order of offerte op te zoeken in de lijst orders of offertes. 7. Print factuur of offerte. Bij het printen van een factuur zal deze automatisch opgeslagen worden. Er wordt een vast ordernummer toegewezen, gerelateerd daaraan zal een factuurnummer worden toegewezen. Deze zijn beiden terug te vinden in de lijst orders of facturen. Print u een offerte dan zal deze offerte automatisch opgeslagen worden. Er zal hierbij geen ordernummer worden toegewezen! Deze komt te vervallen. De offerte is terug te vinden in de lijst offertes. 8. Door middel van deze knoppen kunt u, een nieuw artikel toevoegen aan de order, het geselecteerde artikel bewerken of het geselecteerde artikel verwijderen uit de order. Deze functies zijn overeenkomstig met de functies beschreven onder nummer 3. 9. Korting toepassen op de factuur. Klik hierop om korting te geven, u hebt de keus om een vast bedrag als korting te geven of een percentage in procenten van het totaal bruto bedrag. 10. Klik hierop om de order te sluiten zonder gegevens op te slaan. Pakbon Hier kunt u een pakbon uitprinten. Selecteer in het menu, links in de lijst de betreffende factuur. Druk vervolgens op afdrukken om de pakbon te printen. Bij het selecteren van de betreffende factuur zal er informatie over de factuur rechts worden weergegeven. Door op de V te drukken naast informatie krijgt u meer informatie over het betreffende onderwerp. Speciale prijs Acties toevoegen of verwijderen. Een speciale prijs aan een artikel geven als actie is in dit scherm mogelijk. Ook geeft u hierbij de periode in waarin het artikel de speciale prijs heeft. Dit om te voorkomen dat er een verkeerde prijs verrekend wordt. 1. De lijst geeft de acties die in het systeem staan weer. Door er dubbel op te klikken kunt u de gekozen actie openen, aanpassen is niet mogelijk. 2. Door op deze knop te drukken zal de gekozen actie in de lijst worden geopend. 3. Actie toevoegen: actie: voeg hier een gewone actie toe voor één of meerdere artikelen. special: voeg hier een speciale actie toe. Voor het toevoegen van acties zie deelhoofdstuk toevoegen van een speciale prijs. 4. Door deze knop kunt u de gekozen actie openen en bewerken. 5. Hiermee verwijderd u een actie. Ongeacht of deze actief is of niet. 6. De lijst met acties afdrukken. 7. Het venster sluiten. 15
2 3 4 5 6 7 1 Toevoegen van een speciale prijs Actie Een artikel een speciale prijs geven. Klik op knop 3 zoals aangegeven in de afbeelding hierboven. En kies daarna voor actie. Doe daarna het volgende: - Er opent zich een scherm waarin u een artikel kunt selecteren; kies het artikel waarvoor u een speciale prijs wilt. Dubbelklik op het artikel om te bevestigen. - Vul de gevraagde gegevens in. - Bevestig de actie door op OK te klikken. Speciale een speciale actie geld voor het volledige assortiment. U heeft hierin de keus uit de volgende acties: - BTW vrij kopen - Geen verzendkosten Zodra één van beide acties actief staat zal dit verrekend worden op iedere factuur. Beide acties tegelijkertijd actief is niet mogelijk. LET OP: u geeft hierbij de klant een korting op zijn aankoop wat dus ten koste van uw inkomsten gaat! 16
Facturatie Offertes Bij het maken van een order kunt u deze opslaan als offerte. In de lijst offertes kunt u de gemaakte offerte weer opvragen. Ook kunt u hier de offerte verwijderen of omzetten in een order. U vind de lijst met offertes onder facturatie > offertes. 3 4 5 6 7 8 2 1 17