Pronuntio Handleiding Mailingen versturen Lijsten beheren Statistieken Datum: November 2012 Aantal pagina's: 35 Versie: 2.1 Doelgroep: Verstuurders van mailingen
Inhoudsopgave Pronuntio... 1 Handleiding... 1 Inhoudsopgave... 1 1 Aan de slag... 3 1.1 Het opstarten van de applicatie... 3 1.2 WebHare Applicaties... 3 1.3 De Pronuntio applicatie... 3 2 Uw nieuwe Pronuntio account... 6 2.1 Uw account openen... 6 2.2 Uw accountinstellingen... 6 2.3 Mailtegoed... 6 2.4 De ontvangers beheren... 7 2.5 Mailingen versturen en beheren... 7 3 Mailingstatus... 8 3.1 Nog niet ingepland... 8 3.2 Ingepland voor verzending... 8 3.3 Ingepland voor herzending... 8 3.4 Bezig met verzenden... 8 3.5 Bezig met verzenden (2)... 9 3.6 Gepauzeerd... 9 3.7 Verzonden... 9 3.8 Geannuleerd... 9 3.9 Gearchiveerd... 9 4 Mailingen versturen en beheren... 10 4.1 Een nieuwe mailing aanmaken... 10 4.2 Een mailing personaliseren... 11 4.3 Het brondocument van een mailing downloaden... 11 4.4 De inhoud van een mailing vervangen... 11 4.5 De mailingversie van een mailing downloaden... 12 4.6 De eigenschappen van een mailing aanpassen... 12 4.7 Bijlagen... 12 4.8 Een voorbeeld van een mailing versturen... 12 4.9 Een mailing versturen of inplannen voor versturen... 13 4.10 Het versturen pauzeren... 13 4.11 Een mailing annuleren... 14 4.12 Een verstuurde mailing opnieuw verzenden... 14 4.13 Een verstuurde mailing als basis voor nieuwe mailing gebruiken... 14 4.14 De statistieken van een mailing bekijken... 15 4.15 De statistieken van een mailing exporteren... 16 4.16 Een mailing verwijderen... 16 4.17 Aanmeldingsberichten... 16 5 Ontvangerslijsten... 18 5.1 Statische lijsten... 18 5.2 Dynamische lijsten... 18 5.3 Een statische ontvangerslijst toevoegen... 18 5.4 Een statische lijst bewerken... 18 5.5 Een dynamische ontvangerslijst toevoegen... 19 5.6 Ontvangers aan een lijst toevoegen... 21 5.7 Een ontvanger handmatig toevoegen... 22 5.8 Ontvangers importeren... 22 5.9 Een ontvanger zoeken en bewerken... 25 5.10 Een ontvanger afmelden... 26 6 Sjablonen... 27 6.1 Een sjabloon toevoegen... 27 6.2 Een sjabloon bewerken... 27 Pronuntio - Inhoudsopgave
6.3 Sjablooninstellingen... 27 6.4 Een sjabloon verwijderen... 29 7 Velden beheren (Personalisatie)... 30 7.1 Voorbeeld: een aanhef toevoegen... 30 8 Aanbevelingen voor een goede mailing... 32 9 Regelgeving voor het verzenden van elektronische berichten... 33 Additionele informatie... 34 Pronuntio - Inhoudsopgave
1 Aan de slag 1.1 Het opstarten van de applicatie Als u hebt ingelogd kunt u de applicatie vinden in het WebHare startmenu in de linkerbovenhoek van uw scherm. (Klik op het rennende haasje). Onder de optie Applicaties bevindt zich de applicatie genaamd Pronuntio. 1.2 WebHare Applicaties Deze applicatie maakt deel uit van de WebHare Application Portal en het Tollium framework. Dit framework biedt een gestandaardiseerde interactie voor de applicaties, net zoals Microsoft Windows dat voor desktopapplicaties doet. Als u niet bekend bent met WebHare applicaties raden wij aan de handleiding WebHare Applicaties door te nemen voor tips en advies. 1.3 De Pronuntio applicatie In deze paragraaf zal een algemene beschrijving worden gegeven van de applicatie. Hierdoor kunt u een indruk krijgen van de werking van het programma. De verschillende handelingen die noodzakelijk zijn worden in de volgende hoofdstukken uitgebreider besproken. De menubalk en de knoppenbalk Als u de applicatie gestart heeft vindt u bovenin de applicatie de menubalk en de knoppenbalk. De menubalk bevat de onderdelen Pronuntio, Bestand, Bewerken en Account. Hierin vindt u de mogelijke acties binnen de applicatie terug. Niet alle acties zijn voor alle gebruikers zichtbaar als zij ingelogd zijn, dit hangt af van de rechten van de gebruiker. Wanneer een actie in grijs weergegeven wordt is de actie (tijdelijk) niet mogelijk. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat eerst een element uit de applicatie moet worden geselecteerd voordat de actie kan worden uitgevoerd. Zo zult u eerst een mailing moeten selecteren voordat u de actie Eigenschappen of Mailing versturen kunt uitvoeren. Onder de menubalk staat de knoppenbalk, daarop kunt u de knoppen vinden die de veelgebruikte acties gemakkelijk bereikbaar maken. Ook hier worden de knoppen inactief voor acties die (tijdelijk) niet mogelijk zijn; de knoptekst wordt grijs en de afbeelding wordt in donkere tinten weergegeven. Pronuntio - Aan de slag 3
Het hoofdscherm In het hoofdscherm zit u aan de linkerkant het mailingoverzicht. Dit overzicht bestaat uit twee onderdelen: Actuele mailingen Mailingarchief Actuele mailingen Onder het Actuele mailingen vindt u alle mailingen terug die op dit moment van belang kunnen zijn: mailingen die worden opgesteld ingeplande mailingen mailingen die nu verzonden worden gepauzeerde mailingen recent verzonden of afgebroken mailingen In de lijst ziet u de status van de mailing (zie het hoofdstuk Mailingstatus ). Ook kunt u zien aan welke ontvangerslijst de mailing gestuurd is of moet worden. Bij nog niet verzonden mailingen ziet u vóór dit aantal een ~ symbool staan. Dit geeft aan dat het hier om een schatting gaat. Het continue tellen van het aantal abonnees zou het gebruik van Pronuntio erg vertragen. Daarom wordt een momentopname van het aantal abonnees gebruikt. Als u exact wilt weten hoeveel ontvangers op de betreffende lijst aanwezig zijn dan kunt u dit in het lijstbeheer bekijken: de precieze aantallen worden dan berekend en ook de momentopname wordt vernieuwd. Mailingen blijven 14 dagen zichtbaar onder Recent verzonden mailingen. Daarna zijn ze te allen tijde vindbaar in het Mailingarchief. Mailingarchief Wanneer een mailing eenmaal verzonden of geannuleerd is, dan wordt hij na 14 dagen niet meer in het Actuele mailingen gedeelte getoond. U vindt de mailing dan terug in het onderdeel Mailingarchief. Hier kunt u zoeken binnen al uw eerder verzonden, gearchiveerde en geannuleerde mailingen. Voor de verschillende statussen waarin een mailing zich kan bevinden verwijzen we u naar het hoofdstuk Mailingstatus. Pronuntio - Aan de slag 4
Mailtegoed Geheel onderaan het scherm ziet u wat uw mailtegoed is. Daarnaast staat hoeveel mailtegoed er benodigd is voor de ingeplande mailingen. Zorgt u ervoor dat dit aantal altijd (ruim) voldoende is. Pronuntio zal u erop wijzen wanneer uw saldo te laag is bij het inplannen of bij andere wijzigingen, maar het kan voorkomen dat zich nieuwe abonnees op uw mailinglijst inschrijven. Wanneer daardoor het saldo te laag is zal de verzending van uw ingeplande mailing gepauzeerd worden zodra uw tegoed op is. Voorbeeld Aan de rechterzijde van het scherm ziet u de voorbeeldweergave van de geselecteerde mailing. Dit voorbeeld wordt gebaseerd op een voorbeeldabonnee: u kunt hiervoor een ontvanger van uw mailinglijst kiezen. Dit is vooral van belang wanneer u gebruik maakt van op maat gemaakt mailingen voor uw ontvangers, zoals bijvoorbeeld het gebruik van een gepersonaliseerde aanhef of verschillen in de opmaak op basis van eigenschappen van de ontvanger. U kunt via het uitklapmenu andere voorbeeldontvangers kiezen. De laatste 10 gekozen voorbeeldabonnees zijn direct vanuit het menu beschikbaar. De voorbeeldabonnee dient alleen als voorbeeld voor de inhoud van de voorbeeldmailing en zal zelf de voorbeeldmailing dus niet ontvangen (tenzij u bij het versturen van de voorbeeldmailing ook expliciet diens adres invult als ontvanger). Statistieken Wanneer uw mailing al geheel of gedeeltelijk verzonden is ziet u aan de rechterkant niet alleen het voorbeeld van de mailing maar ook de statistieken over deze verzending. U ziet hier het moment waarop de mailing gestart en (indien van toepassing) voltooid is. Ook ziet u een tabel en grafiek met de resultaten van de verzending: Nog niet verzonden: aan deze ontvangers is nog geen e-mail verzonden. Tenzij de mailing gepauzeerd of geannuleerd is zal dit aantal dalen tot het op 0 uitkomt. Gebouncet: van deze e-mails is een foutmelding ontvangen. Hoogstwaarschijnlijk is deze e-mail dus niet bij de ontvanger aangekomen. Ontvangen (onbevestigd): over deze e-mail is geen foutmelding ontvangen. Waarschijnlijk is de e-mail dus bij de ontvanger aangekomen. Ontvangen (bevestigd): de e-mail is door de ontvanger ontvangen en bevestigd, bijvoorbeeld doordat de ontvanger op een link heeft geklikt. Houdt u er bij de verzending van een mailing rekening mee dat deze geruime tijd in beslag kan nemen: mogelijke enkele uren of zelfs meer dan een dag. Ten eerste duurt het nu eenmaal geruime tijd voordat een groot aantal e-mails is verzonden. Daarnaast wordt de verzending in veel gevallen bewust met een verlaagde snelheid uitgevoerd om de ontvangende servers niet te overbelasten. Dat zou er namelijk toe kunnen leiden dat de mailing voor een (mogelijk grote) groep ontvangers wordt geweigerd. Links Het tabblad Links wordt alleen getoond wanneer uw abonnement geavanceerde statistieken aanbiedt. Het tabblad toont een overzicht van alle links die in de mailing staan. Per link wordt weergegeven hoeveel ontvangers van de mailing erop hebben geklikt. Ook wordt het totaal aantal keer dat er op een link geklikt is getoond (één ontvanger kan meerdere keren op dezelfde link klikken, bijvoorbeeld om een pagina nogmaals te bekijken). Bij deze links kan ook een eventueel aanwezige afmeldlink worden getoond. Het aantal personen dat hierop heeft geklikt kan afwijken van het aantal afgemelde personen na deze mailing: niet iedereen zal bijvoorbeeld de afmelding bevestigen op de afmeldpagina. Pronuntio - Aan de slag 5
2 Uw nieuwe Pronuntio account In dit hoofdstuk krijgt u een korte uitleg om te beginnen met Pronuntio. We raden u aan ook de overige onderdelen van de handleiding door te nemen voordat u uw mailingen gaat versturen. 2.1 Uw account openen Wanneer dit uw eerste Pronuntio-account is, dan zal dit account direct na het starten van de applicatie worden geopend. Wanneer u reeds andere accounts heeft (of meerdere nieuwe accounts in één keer heeft gekregen) dan krijgt u direct na het starten de keuze welk account moet worden geopend. Selecteer het gewenste account en klik op Openen om door te gaan. U kunt daarna een ander account openen via de actie Account openen uit het menu Pronuntio. 2.2 Uw accountinstellingen Voordat u een mailing kunt versturen met uw nieuwe Pronuntio-account dienen een aantal zaken in orde te zijn: o o o o o Uw abonnement dient te zijn geactiveerd. Er moet tenminste één sjabloon zijn aangemaakt. Uw mailtegoed dient voldoende te zijn (u kunt uw mailtegoed onderaan het scherm zien staan). Er moet tenminste één ontvangerslijst zijn. Er dienen personen op uw ontvangerslijst geabonneerd te zijn. Bij oplevering zullen uw abonnement en mailtegoed normaliter reeds verzorgd zijn. Ook zal het sjabloon voor u zijn klaargezet. Tot slot zal er ook een ontvangerslijst (mogelijk met aan- en afmeldmogelijkheid) zijn klaargezet. In de komende paragrafen zullen de zaken worden besproken die u kunt controleren of aanvullen voordat u met het versturen van uw eerste mailing aan de slag gaat. 2.3 Mailtegoed Links onderaan het scherm ziet u uw huidige mailtegoed. Wanneer dit niet toereikend is, dan kunt u uw mailtegoed verhogen via de actie Tegoed aanschaffen. Zorgt u ervoor dat u tenminste voldoende saldo heeft voor een mailing aan uw gehele ontvangerslijst. 1. Kies uit het menu Account de optie Tegoed aanschaffen. 2. Vul het e-mailtegoed in dat u wilt toevoegen aan uw huidige tegoed. U kunt e- mailtegoed aanschaffen in blokken van 100 e-mails en kunt minimaal 500 e-mails bijkopen.! De e-mails in uw mailtegoed staan niet gelijk aan een mailingen in Pronuntio: afhankelijk van de hoeveelheid ontvangers op de ontvangerslijst is er een veel groter aantal aan e-mailtegoed noodzakelijk voor één mailing. Eén mailing gericht aan 400 personen zal dus 400 e-mails uit uw tegoed kosten. Voorbeeldverzendingen van uw mailingen gaan niet ten koste van uw e-mailtegoed. 3. Klik op OK om door te gaan. Het e-mailtegoed wordt direct bijgeschreven en kan worden gebruikt om mailingen te versturen. Pronuntio - Uw nieuwe Pronuntio account 6
2.4 De ontvangers beheren Bij oplevering van uw account is een lijst ingesteld. Mogelijk zijn er al abonnees toegevoegd. U kunt dit controleren via het lijstbeheer. 1. Kies uit het menu Account de optie Lijsten beheren. 2. U ziet een overzicht van de beschikbare lijsten. Het aantal geabonneerde ontvangers staat in de kolom Aantal.! Het bepalen van het aantal abonnees op een lijst neemt vrij veel tijd in beslag. In eerste instantie zal er daarom in het overzicht een schatting verschijnen, herkenbaar aan het symbool ~ vóór het getal. Na enige tijd zal dit worden vervangen door het precieze aantal abonnees (zonder ~ ). 3. Controleer of uw lijst een correct aantal ontvangers bevat. Als de lijst nog geen of onvoldoende abonnees bevat, dan kunt u abonnees toevoegen. Kijk daarvoor in het onderdeel Een abonnee toevoegen om kleine aantallen één voor één toe te voegen of Ontvangers importeren voor het automatisch toevoegen van grotere aantallen abonnees. Zie voor meer informatie over abonnees en ontvangerslijsten het hoofdstuk Ontvangerslijsten. 2.5 Mailingen versturen en beheren Als alle bovenstaande zaken in orde zijn dan kunt u mailingen opstellen, aanpassen en verzenden. Zie voor meer informatie daarover het hoofdstuk Mailingen versturen en beheren. Pronuntio - Uw nieuwe Pronuntio account 7
3 Mailingstatus Een mailing doorloopt verschillende statussen. U kunt de status herkennen aan het pictogram naast de mailing en de verzenddatum. Status Nog niet ingepland Ingepland voor verzending Ingepland voor herzending Bezig met verzenden Bezig met verzenden (2) Gepauzeerd Verzonden Geannuleerd In de lijst wordt weergegeven: Nog niet ingepland Ingeplande verzenddatum Ingeplande verzenddatum Bezig met verzending Bezig met verzending Datum en tijd waarop de verzending gestart is Datum en tijd waarop de verzending gestart is Datum en tijd waarop de verzending gestart is 3.1 Nog niet ingepland De status voor een nieuw aangemaakte mailing is nog niet ingepland. Een nog niet ingeplande mailing kunt u nog aanpassen: u kunt bijvoorbeeld de inhoud vervangen of aanpassen, u kunt (indien aanwezig) een andere ontvangerslijst kiezen of (eveneens indien aanwezig) een ander sjabloon kiezen. Een nog niet ingeplande mailing kan zonder verdere gevolgen worden verwijderd, er zijn immers nog geen e-mails verstuurd en dus ook nog geen statistieken. 3.2 Ingepland voor verzending Wanneer een mailing naar wens is dan kunt u deze inplannen. Hiervoor dient u een datum en tijd te kiezen en dient u aan te geven of de voorbeeldverzendingen akkoord zijn (zie het onderdeel Een mailing versturen of inplannen ). 3.3 Ingepland voor herzending U kunt een verzonden mailing opnieuw versturen. Alleen personen die na de eerste verzending aan de ontvangerslijst zijn toegevoegd zullen dan deze mailing ontvangen. Ontvangers die een mailing reeds hebben ontvangen zullen de mailing niet nogmaals ontvangen. 3.4 Bezig met verzenden De mailing wordt op dit moment verzonden. Afhankelijk van de grootte van uw lijst en diverse instellingen van Pronuntio kan dit geruime tijd in beslag nemen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de mailing bewust iets langzamer wordt verzonden om de ontvangende mailservers niet te overbelasten. Indien noodzakelijk is kunt u een mailing pauzeren: de mailing wordt dan zo snel mogelijk gepauzeerd. U kunt de mailing weer opstarten door weer Mailing versturen te kiezen. Pronuntio - Mailingstatus 8
! Houdt u er rekening mee dat u een gepauzeerde mailing niet kunt aanpassen. U kunt dus bijvoorbeeld ook niet een in de mailing genoemde (verzend-) datum aanpassen als u de mailing langere tijd pauzeert. 3.5 Bezig met verzenden (2) Als er op het Bezig met verzending pictogram een klein afspelen driehoekje wordt weergegeven en de mailing staat in het onderdeel Aanmeldingsberichten dan betreft dit een aanmeldingsbericht dat wordt verzonden. Zie voor meer informatie Aanmeldingsberichten. 3.6 Gepauzeerd Een mailing kan zijn gepauzeerd door een gebruiker of door het systeem, bijvoorbeeld wanneer het mailsaldo op is. Een gepauzeerde mailingen kan niet worden aangepast: u kunt een gepauzeerde mailing weer verder laten gaan met verzending of u kunt de mailing annuleren. Voor de verdere verzending moet (als dat niet toereikend is) wel eerst het mailsaldo worden aangevuld. 3.7 Verzonden Een verzonden mailing blijft tot 14 dagen na verzending zichtbaar in het overzicht actuele mailingen. Daarna is hij terug te vinden in het archief. U kunt van een verzonden mailing de statistieken bekijken en exporteren. Ook kunt u een verzonden mailing opnieuw verzenden aan nieuwe abonnees. Een verzonden mailing kan niet worden verwijderd, omdat dan de gegevens over de verzending ook verloren zouden gaan. 3.8 Geannuleerd Een verzonden mailing blijft tot 14 dagen na verzending zichtbaar in het overzicht actuele mailingen. Daarna is hij terug te vinden in het archief. U kunt een geannuleerde mailing niet opnieuw inplannen. Een geannuleerde mailing kan niet worden verwijderd, omdat dan de gegevens over de verzending ook verloren zouden gaan. 3.9 Gearchiveerd Na een ingestelde periode (standaard 90 dagen) wordt een verzonden of geannuleerde mailing gearchiveerd. Vanaf dat moment worden géén nieuwe statistieken meer verzameld. Als er na die periode bijvoorbeeld een ontvanger op een link klikt dan wordt dit niet meer meegeteld. U kunt een gearchiveerde, verzonden mailing niet opnieuw verzenden. Pronuntio - Mailingstatus 9
4 Mailingen versturen en beheren In dit hoofdstuk worden alle acties besproken die u met een mailing kunt uitvoeren. 4.1 Een nieuwe mailing aanmaken U kunt een nieuwe mailing aanmaken met de actie Nieuwe mailing. U dient dan voldoende rechten te hebben om mailingen te mogen aanmaken, er dient ten minste één ontvangerslijst te zijn en er dient tenminste één sjabloon te zijn. 1. Kies uit het menu Bestand de optie Nieuwe mailing. 2. De wizard Nieuwe mailing wordt gestart: 3. Vul het onderwerp in. Dit zal in het e-mailprogramma van de ontvanger als onderwerp van de e-mail worden weergegeven. 4. Selecteer het gewenste sjabloon. 5. Selecteer de gewenste lijst. 6. Klik op Volgende om door te gaan. 7. U kunt de inhoud van de e-mail vanaf uw computer of (indien u ook gebruik maakt van het Webhare Publisher CMS) vanuit de Publisher uploaden. U kunt verschillende soorten bestanden als inhoud uploaden: o o o Worddocumenten: het meestgebruikte documentformaat is een Worddocument. Met behulp van een sjabloon (bijvoorbeeld voor het opmaken met kleuren, logo s enzovoort) wordt het Worddocument aangepast tot een opgemaakte mailing. HTML-bestanden: u kunt zelf een HTML-bestand maken waarin u zowel de opmaak als de inhoud van de nieuwsbrief opgeeft. Houdt u er bij de ontwikkeling rekening mee dat de meeste e-mailprogramma s slechts zeer beperkt in staat zijn om HTML weer te geven. Eventuele opmaakinformatie in het gekozen sjabloon wordt bij HTML genegeerd. ZIP archiefbestanden: vergelijkbaar met een HTML-bestand. Indien u zelf een HTML-mailing wilt maken met afbeeldingen, dan dient kunt één HTML-bestand met de bijbehorende afbeeldingen in een ZIP archief plaatsen en als bron gebruiken. 8. U kunt ervoor kiezen de afzendernaam en het e-mailadres niet uit het sjabloon over te nemen, maar alleen voor deze mailing aan te passen. Vink dan Overschrijf voor deze Pronuntio - Mailingen versturen en beheren 10
mailing de sjablooninstellingen aan en pas de afzendernaam en het afzenderadres aan. 9. Klik op Voltooien om de mailing toe te voegen. De mailing wordt in het onderdeel Actuele mailingen geplaatst. Vanaf hier kunt u uw mailing controleren, voorbeelden sturen en, als alles naar wens is, de mailing inplannen of versturen. 4.2 Een mailing personaliseren U kunt een mailing personaliseren, bijvoorbeeld door de naam van de ontvanger in te voegen of door de mailing met een persoonlijke aanhef te starten. Hiervoor dient u de betreffende velden te koppelen. Zie daarvoor het onderdeel Velden beheren. 4.3 Het brondocument van een mailing downloaden U kunt het brondocument waarop de mailing is gebaseerd (het Word-, HTML- bestand of ZIP-bestand) downloaden. U kunt dit bijvoorbeeld aanpassen en weer gebruiken in de mailing met de actie Vervangen. 1. Selecteer de mailing waarvan u het brondocument wilt downloaden. 2. Kies uit het menu Bestand de optie Brondocument downloaden. 3. Afhankelijk van uw browser zal u worden gevraagd waar u het bestand wilt opslaan. 4. Selecteer de gewenste keuze en bevestig deze. Het bestand wordt op uw computer opgeslagen. U kunt het bestand aanpassen. 4.4 De inhoud van een mailing vervangen U kunt het brondocument waarop de mailing is gebaseerd (het Worddocument, het HTML -bestand of het ZIP-bestand) vervangen door een ander document op uw computer. Zo kunt een bijvoorbeeld een gedownload en aangepast document gebruiken om uw mailing aan te passen. 1. Selecteer de mailing waarvan u het brondocument wilt vervangen. 2. Kies uit het menu Bestand de optie Vervangen. 3. U wordt gevraagd het bestand dat u wilt gebruiken te uploaden. Klik op Bestand kiezen. 4. Afhankelijk van uw browser krijgt u een scherm waarin u het bestand kunt selecteren. 5. Selecteer het gewenste ZIP-, HTML- of Wordbestand en upload deze. De inhoud van het document wordt vervangen door het nieuwe bestand. Pronuntio - Mailingen versturen en beheren 11
4.5 De mailingversie van een mailing downloaden U kunt ook een bestand downloaden waarin de mailingversie is opgeslagen zoals de mailing zal worden verstuurd. Dit is altijd een ZIP (archief) bestand met daarin een HTML bestand en eventuele afbeeldingen. 6. Selecteer de mailing waarvan u de mailingversie wilt downloaden. 7. Kies uit het menu Bestand de optie Mailingversie downloaden. 8. Afhankelijk van uw browser zal u worden gevraagd waar u het bestand wilt opslaan. 9. Selecteer de gewenste keuze en bevestig deze. Het bestand wordt op uw computer opgeslagen. 4.6 De eigenschappen van een mailing aanpassen U kunt van een eenmaal aangemaakte mailing de volgende eigenschappen aanpassen: Onderwerp Sjabloon Ontvangerslijst Ook kunt u de afzendernaam en het bijbehorende e-mailadres voor deze mailing overschrijven. Tot slot kunt u bijlagen bijvoegen; deze worden als bijlage ( attachment ) met de e-mails meegestuurd. Zie hiervoor het onderdeel Bijlagen. U kunt de eigenschappen aanpassen met de actie Eigenschappen. 10. Selecteer de mailing waarvan u de eigenschappen wilt aanpassen. 11. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen. 12. Pas de gewenste eigenschappen aan. 13. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen zijn direct opgeslagen. 4.7 Bijlagen U kunt bij een mailing bestanden toevoegen; deze worden als bijlage ( attachment ) met de e-mails meegestuurd. Zo kunt u bijvoorbeeld PDF documenten of andere bestanden meesturen die niet in de e-mail zelf hoeven te worden getoond. 1. Selecteer de mailing waaraan u de bijlagen wilt toevoegen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen. 3. Klik op het tabblad Bijlagen. 4. Klik op Toevoegen en upload één of meer bestanden. 5. Klik op OK. De bijlagen zijn toegevoegd en worden met de mailing meegestuurd. 4.8 Een voorbeeld van een mailing versturen Als u wilt zien hoe uw mailing er in uw e-mailprogramma uitziet dan kunt u een voorbeeld sturen. Dit voorbeeld is gelijk aan de mailing zoals hij zal worden verstuurd, alleen wordt aan het onderwerp de tekst (test mailing) toegevoegd.! Voordat u een mailing naar uw ontvangerslijst stuurt dient u altijd te controleren of de mailing er uitziet zoals u verwacht door een voorbeeld naar uzelf te versturen. U kunt dan controleren of de mailing goed functioneert en of afzendergegevens correct zijn. 1. Selecteer de mailing waarvan u voorbeeld wilt versturen. Pronuntio - Mailingen versturen en beheren 12
2. Kies uit het menu Bestand de optie Voorbeeld versturen. 3. Er wordt getoond op basis van welke voorbeeldabonnee de voorbeeldmailing gepersonaliseerd wordt, bijvoorbeeld om de aanhef samen te stellen. Deze voorbeeldabonnee zal de voorbeeldmail echter niet zomaar ontvangen (tenzij u diens adres ook expliciet opgeeft als ontvanger). 4. Vul het e-mailadres in waarheen u het voorbeeld wilt versturen. De voorbeeldmailing wordt direct verzonden. 4.9 Een mailing versturen of inplannen voor versturen Als de voorbeeldmailing in orde is dan kunt u de mailing direct versturen of inplannen voor latere verzending.! Voordat u een mailing naar uw ontvangerslijst stuurt dient u altijd te controleren of de mailing er uitziet zoals u verwacht door een voorbeeld naar uzelf te versturen. U kunt dit doen met de actie Voorbeeld versturen. Ook dient u ervoor te zorgen dat u tenminste voldoende tegoed heeft om deze mailing in te plannen, naast tegoed dat nodig is voor eventueel andere ingeplande mailingen. Is uw mailinglijst gekoppeld aan een aanmeldformulier? Zorgt u er dan voor dat u ook ruim voldoende saldo extra voor eventuele nieuwe aanmeldingen. U loopt anders het risico dat uw mailing voortijdig gepauzeerd wordt. 1. Selecteer de mailing die u wilt versturen. 2. Kies uit het menu Bestand de optie Versturen. 3. Controleer de laatste voorbeeldverzending in uw e-mailprogramma op inhoud, afzendernaam en e-mailadres. Als dit alles correct is geeft u dit aan door het selectievakje De laatste voorbeeldverzending is gecontroleerd en akkoord aan te vinken. 4. Kies een moment waarop de nieuwsbrief moet worden ingeroosterd of laat de nieuwsbrief zo spoedig mogelijk versturen. 5. Klik op OK om uw keuze te bevestigen. 6. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de nieuwsbrief op het gekozen moment wilt versturen. Klik op Ja om dit te bevestigen. De mailing wordt in het onderdeel Ingeplande mailingen geplaatst. Als u ervoor hebt gekozen de mailing zo spoedig mogelijk te verzenden dan wordt de status direct aangepast naar De mailing wordt verzonden. Wanneer de lijst slechts enkele ontvangers bevat dan zal het verzenden weinig tijd in beslag nemen en zal de mailing vrijwel direct naar het onderdeel Recent verzonden mailingen worden verplaatst. Wanneer u een datum en tijdstip hebt gekozen dan zal deze mailing in het onderdeel Ingeplande mailingen blijven staan tot aan het moment waarop hij moet worden verstuurd. 4.10 Het versturen pauzeren U kunt alleen een mailing die op dit moment wordt verzonden pauzeren. 1. Selecteer de mailing die u wilt pauzeren. 2. Gebruik de knop Mailing pauzeren in de knoppenbalk of kies uit het menu Bestand de optie Mailing pauzeren. 3. De mailing is gepauzeerd. U kunt een gepauzeerde mailing niet aanpassen. U kunt de mailing weer verder laten gaan met versturen door op de knop Mailing versturen te klikken of door uit het menu Bestand de optie Mailing versturen te kiezen. Ook kunt u ervoor kiezen de mailing permanent te annuleren. Zie daarvoor het onderdeel een mailing annuleren. Pronuntio - Mailingen versturen en beheren 13
4.11 Een mailing annuleren U kunt alleen een gepauzeerde mailing annuleren. 1. Wanneer de mailing nog wordt verzonden, pauzeer dat het versturen: gebruik de knop Mailing pauzeren in de knoppenbalk of kies uit het menu Bestand de optie Mailing pauzeren. Selecteer de mailing die u wilt pauzeren. 2. Selecteer de gepauzeerde mailing. 3. Kies uit het menu Bestand de optie Mailing annuleren.! U kunt het annuleren van een mailing niet ongedaan maken. U kunt een geannuleerde mailing niet verder laten gaan met de verzending. Een eenmaal geannuleerde mailing kan ook niet (opnieuw) worden verzonden of ingepland. 4. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de mailing wilt annuleren. 5. Klik op Ja om door te gaan. De mailing is geannuleerd. U kunt een geannuleerde mailing kopieren als nieuwe mailing: houdt u er dan echter wel rekening mee dat alle ontvangers (ook ontvangers die de geannuleerde mailing reeds hadden ontvangen) deze nieuwe mailing ook zullen ontvangen. 4.12 Een verstuurde mailing opnieuw verzenden U kunt een verzonden mailing (zolang deze nog niet gearchiveerd is) opnieuw verzenden. De mailing wordt dan alleen verzonden aan nieuwe abonnees, die door u of door henzelf aan de lijst zijn toegevoegd sinds de laatste verzending. 1. Selecteer de mailing die u wilt versturen uit Recent verzonden mailingen of zoek een verzonden mailing in het Mailingarchief en selecteer deze. 2. Kies uit het menu Bestand de optie Versturen. 3. U hoeft geen voorbeeld te versturen (de mailing is immers ongewijzigd en al eerder verzonden). U ziet een inschatting van het aantal personen dat de mailing zal ontvangen. 4. Kies een moment waarop de nieuwsbrief moet worden ingeroosterd of laat de nieuwsbrief zo spoedig mogelijk versturen. 5. Klik op OK om uw keuze te bevestigen. 6. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de nieuwsbrief op het gekozen moment wilt versturen. Klik op Ja om dit te bevestigen. De mailing wordt in het onderdeel Ingeplande mailingen geplaatst. Als u ervoor hebt gekozen de mailing zo spoedig mogelijk te verzenden dan wordt de status direct aangepast naar De mailing wordt verzonden. Wanneer de lijst slechts enkele ontvangers bevat dan zal het verzenden weinig tijd in beslag nemen en zal de mailing vrijwel direct naar het onderdeel Recent verzonden mailingen worden verplaatst. Wanneer u een datum en tijdstip hebt gekozen dan zal deze mailing in het onderdeel Ingeplande mailingen blijven staan tot aan het moment waarop hij moet worden verstuurd. 4.13 Een verstuurde mailing als basis voor nieuwe mailing gebruiken U kunt een al of niet verzonden mailing gebruiken als basis voor een nieuwe mailing. Zo kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk dezelfde mailing naar twee verschillende lijsten sturen of kunt u de eigenschappen van een eerder verzonden mailing gemakkelijk overnemen. 1. Selecteer de mailing die u als basis voor een nieuwe mailing wilt gebruiken. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Als nieuwe mailing kopiëren. Pronuntio - Mailingen versturen en beheren 14
De nieuwe mailing wordt direct onder het onderdeel Actieve mailingen als nog niet ingeplande mailing geplaatst. U kunt deze vervolgens aanpassen en versturen.! Wanneer u een mailing als nieuwe mailing kopieert en verstuurt dan wordt deze aan alle ontvangers in de lijst verstuurd. Wilt u de mailing alleen aan nieuwe ontvangers versturen? Verstuur de verzonden mailing dan opnieuw. Zie daarvoor het onderdeel Een verstuurde mailing opnieuw verzenden. 4.14 De statistieken van een mailing bekijken Vanaf het moment dat een mailing bezig is met verzenden kunt u de statistieken over de verzending bekijken. Daarvoor verschijnen aan de rechterzijde in het voorbeeldscherm de nieuwe tabbladen Voorbeeld, Statistieken en, afhankelijk van uw abonnementsvorm het tabblad Links. Het tabblad Voorbeeld toont de nieuwsbrief zoals de ontvanger hem ziet. In de voorbeeldweergave worden tijdens en na de verzending bij de links ook statistieken weergegeven; hier ziet u door hoeveel ontvangers er op die link geklikt is en hoe vaak er in totaal op de link is geklikt. Als in totaal één ontvanger tweemaal op een link heeft geklikt dan zal er bij die link [1; 2] worden weergegeven.! Door het toevoegen van het aantal keer dat op een link geklikt is kan het voorkomen dat uw voorbeeldweergave niet meer geheel correct is. Dit heeft echter geen invloed op de mailing die wordt verzonden en is ook niet zichtbaar bij de ontvangers. Het tabblad Statistieken geeft aan wanneer de mailing verzonden zal worden of wanneer de verzending gestart is. Als de verzending voltooid is, is ook dat zichtbaar bij de statistieken. Ook ziet u onderstaand overzicht met het resultaat van de verzending. Pronuntio - Mailingen versturen en beheren 15
o o o o Nog niet verzonden: deze mails moeten nog worden verzonden. Zolang de mailing niet gepauzeerd of geannuleerd is zal dit getal uiteindelijk op 0 uit moeten komen. Gebouncet: van deze e-mails is een foutmelding ontvangen. Deze e-mail is waarschijnlijk niet aangekomen bij de ontvanger. Ontvangen (onbevestigd): over deze e-mail is geen foutmelding ontvangen. Deze mail is naar alle waarschijnlijkheid bij de ontvanger aangekomen. Ontvangen (bevestigd): de ontvanger heeft van deze e-mail de afbeeldingen gedownload of heeft op een link in de e-mail geklikt. Van deze e-mails is vrijwel zeker dat de ontvanger de e-mail heeft ontvangen en gezien. Het tabblad Links toont alle links die de mailing bevat. U ziet hier per link hoeveel personen er op die link hebben geklikt en hoe vaak er in totaal op een link is geklikt. Als in totaal één ontvanger tweemaal op een link heeft geklikt dan zal er bij die link dus bij Ontvangers 1 en bij Geklikt 2 worden weergegeven.! U kunt alleen de statistieken voor links bekijken wanneer uw abonnement dit toestaat. Een Basic abonnement biedt geen informatie over het aantal keer dat is geklikt. Bij het sjabloon is opgegeven of er moet worden bijgehouden hoe vaak er op links geklikt is. Als deze optie niet is ingesteld zullen er geen aantallen verschijnen in het overzicht Links. 4.15 De statistieken van een mailing exporteren U kunt de statistieken van een mailing exporteren naar een CSV bestand. U kunt dit bestand open in een spreadsheetprogramma, zoals bijvoorbeeld Microsoft Excel. U krijgt hierin per ontvanger de ontvangstgegevens te zien. Ook ziet u, afhankelijk van uw abonnement en sjablooninstellingen, per link of daarop door de ontvanger is geklikt. 1. Selecteer de mailing waarvan u de statistieken wilt exporteren uit Ingepande mailingen of Recent verzonden mailingen, of zoek een verzonden mailing in het Mailingarchief en selecteer deze. 2. Kies uit het menu Bestand de optie Statistieken Exporteren. 3. Afhankelijk van uw browser krijgt u de mogelijkheid het CSV bestand op te slaan of te openen. Het bestand is opgeslagen of wordt geopend. 4.16 Een mailing verwijderen U kunt een mailing alleen verwijderen zolang deze nog niet verzonden is. Zodra een mailing geheel of gedeeltelijk verzonden is moet deze in verband met de verzendingsgegevens worden bewaard. 4. Selecteer de mailing die u wilt verwijderen uit het overzicht Actuele mailingen. 5. Kies uit het menu Bewerken de optie Verwijderen. 6. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de mailing wilt verwijderen. 7. Klik op Ja om dit te bevestigen. De mailing wordt direct verwijderd. 4.17 Aanmeldingsberichten U kunt voor uw ontvangerslijst(en) één of meer aanmeldingsberichten toevoegen. Een (actief) aanmeldingsbericht wordt verstuurd naar elke nieuwe abonnee die zich via een webformulier heeft aangemeld of die u handmatig aan de lijst heeft toegevoegd. NB: wanneer u personen op de lijst toevoegt door een bestand te importeren ontvangen zij geen aanmeldingsbericht! Pronuntio - Mailingen versturen en beheren 16
1. Kies uit het menu Bestand de optie Nieuw aanmeldingsbericht. 2. Kies (net zoals bij een normale mailing) een onderwerp en sjabloon. 3. Kies de lijst waarvoor het aanmeldingsbericht actief moet zijn. 4. Klik op Volgende. 5. Bepaal de inhoud (zie Een nieuwe mailing aanmaken voor meer informatie). 6. Overschrijf eventueel de afzendernaam en/of het afzenderadres. 7. Klik op voltooien om het aanmeldingsbericht toe te voegen. Het aanmeldingsbericht is toegevoegd maar wordt nog niet automatisch aan iedere nieuwe abonnee verzonden. U vindt het bericht onder het kopje Aanmeldingsberichten. Om het bericht te activeren dient u het bericht te versturen : 8. Controleer via een voorbeeldmailing of het bericht correct is. 9. Selecteer het aanmeldingbericht en kies uit het menu Bestand de optie Mailing versturen. 10. Geef aan dat de voorbeeldmailing akkoord is en kies bij Automatisch bericht verzenden de optie Aan elke nieuwe abonnee versturen. 11. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de mailing wilt versturen. Kies Ja om door te gaan. Vanaf nu wordt het aanmeldingsbericht aan iedere nieuwe abonnee verzonden. U kunt het bericht pauzeren of annuleren via de acties Mailing annuleren en Mailing pauzeren uit het menu Bestand. Pronuntio - Mailingen versturen en beheren 17
5 Ontvangerslijsten Mailingen worden aan ontvangers gestuurd op basis van ontvangerslijsten. Pronuntio maakt onderscheid tussen statische lijsten en dynamische lijsten. Deze worden in dit hoofdstuk beschreven. U herkent het lijsttype aan de pictogram in het overzicht: Statische lijst Dynamische lijst 5.1 Statische lijsten Elk Pronuntio-account heeft tenminste één statische ontvangerslijst nodig. Op een dergelijke lijst kunnen personen worden aan- en afgemeld. Wanneer een persoon zich van een lijst afmeldt, dan worden diens gegevens wel bewaard: zo kan worden gegarandeerd dat u deze persoon niet meer ongemerkt kunt toevoegen. 5.2 Dynamische lijsten Een dynamische lijst is gebaseerd op een statische lijst. De dynamische lijst wordt samengesteld door, op basis van één of meer filters, personen uit een statische lijst te selecteren. U kunt bijvoorbeeld een lijst samenstellen van alle vrouwen uit een bepaalde statische lijst, een tweede lijst van alle mannen op de statische lijst en een derde lijst van alle personen van wie het geslacht niet bekend is. Het is niet mogelijk om iemand aan- of af te melden van een dynamische lijst; de persoon kan wel worden aan- of afgemeld van de onderliggende statische lijst. Als u een persoon van een dynamische lijst af wilt halen, maar niet van de onderliggende statische lijst, dan kunt u de gegevens van de persoon zó aanpassen dat hij niet meer aan de filters van de dynamische lijst voldoet. Als bijvoorbeeld een Franse ontvanger klaagt dat hij op een lijst met Duitse ontvangers staat, dan is waarschijnlijk zijn land verkeerd ingesteld. U kunt dit corrigeren door dit op Frankrijk in te stellen, waarna hij niet meer in de dynamische lijst met Duitse ontvangers staat. Ook kunt u een ontvanger niet direct aan een dynamische lijst toevoegen. U kunt wél een ontvanger toevoegen aan de onderliggende, statische lijst. Wanneer hij aan de filters van de dynamische lijst voldoet dan zal de ontvanger ook automatisch op de dynamische lijst staan. 5.3 Een statische ontvangerslijst toevoegen U kunt een statische ontvangerslijst toevoegen via het lijstbeheer. In veel gevallen is een enkele ontvangerslijst voldoende: zo is het bijvoorbeeld niet gewenst om voor dezelfde doelgroep meerdere statische lijsten aan te maken. 1. Kies uit het menu Account de optie Lijsten beheren. 2. Klik op de knop Toevoegen. 3. Kies een naam voor uw ontvangerslijst. 4. Selecteer bij Abonnees het keuzerondje voor Statische lijst gebaseerd op WRD attribuut. 5. Kies hierachter bij het keuzemenu de optie Nieuw attribuut. Klik op OK. De lijst wordt direct toegevoegd. U kunt de lijst nu bewerken om de aan- en afmeldgegevens te kunnen instellen. 5.4 Een statische lijst bewerken 1. Kies uit het menu Account de optie Lijsten beheren. Pronuntio - Ontvangerslijsten 18
2. Selecteer de statische lijst die u wilt bewerken (u herkent de statische lijsten aan de pictogrammen die aan het begin van dit hoofdstuk worden getoond), 3. Klik op de knop bewerken. 4. U kunt de naam en omschrijving aanpassen. Ook kunt u het aan- en afmelden via webformulieren instellen.! De aan- en afmeldinstellingen worden in de regel bij oplevering ingesteld en horen bij uw account en/of sjablonen. Het aanpassen van deze gegevens kan ervoor zorgen dat uw aan- en afmeldprocedure niet meer werkt! 5. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. De wijzigingen worden direct opgeslagen. 5.5 Een dynamische ontvangerslijst toevoegen U kunt op basis van een statische lijst een dynamische lijst aanmaken. Door middel van filters kunt u bepalen welke abonnees op de dynamische lijst moeten komen. 1. Kies uit het menu Account de optie Lijsten beheren. 2. Vul een naam en eventueel een omschrijving in voor uw lijst. 3. Selecteer bij Abonnees het keuzerondje Dynamische lijst gebaseerd op lijst 4. Kies uit het uitklapmenu de statische lijst waarop u de dynamische lijst baseren. 5. Klik op OK. De lijst is toegevoegd. Om te bepalen wie er op de lijst staat dient u de lijst te bewerken. 6. Selecteer de dynamische lijst. 7. Klik op Bewerken. 8. Selecteer het tabblad Filters. 9. Kies Toevoegen en selecteer het veld waarop u het filter wilt baseren. 10. Afhankelijk van het veld krijgt u verschillende mogelijkheden, zoals groter dan, is gelijk aan of bevat. 11. Geef de voorwaarde op waaraan de ontvangers moeten voldoen. In bovenstaand voorbeeld zullen dat alle ontvangers zijn met Jan in de voornaam, dus ook Jan- Willem en Henk-Jan. 12. U kunt meerdere voorwaarden opgeven. Indien u wilt dat de ontvangers aan meerdere filters tegelijk voldoen ( EN ), kies dan Toevoegen. Als u wilt dat de ontvangers aan één van de voorwaarden moet voldoen ( OF ), kies dan alternatief toevoegen. U kunt hierbij ook combinaties maken, zodat een abonnee moet voldoen aan voorwaarde A én B óf aan voorwaarde C. Pronuntio - Ontvangerslijsten 19
13. Klik op OK om de filters op te slaan. Het aantal ontvangers op de dynamische lijst wordt berekend. U ziet dit in de kolom Aantal. Voorbeeld van een dynamische lijst U wilt een lijst met alle vrouwelijke ontvangers uit de Benelux op basis van uw hoofdlijst. Deze hoofdlijst bevat onder andere informatie over het geslacht van de ontvanger en landcodes genaamd Land. De codes voor België, Nederland en Luxemburg zijn respectievelijk BE, NL en LU. 1. Maak de dynamische lijst aan zoals hierboven beschreven. 2. Selecteer de dynamische lijst. 3. Klik op Bewerken. 4. Selecteer het tabblad Filters. 5. Kies Toevoegen en selecteer het veld Geslacht (WRD_GENDER). 6. Kies als conditie Is gelijk aan ( = ) en als waarde Vrouw. De conditie Is ongelijk aan (!= ) met waarde Man zou ook kunnen, maar zou dan naast alle vrouwen ook alle ontvangers accepteren waarvan het geslacht onbekend is. 7. Klik op OK om het filter toe te voegen. 8. Klik op Toevoegen. 9. Kies het veld Land (COUNTRY), de conditie Is gelijk aan ( = ) en voer als waarde BE in. Wanneer u Hoofdlettergevoelig aanvinkt dan zou alleen BE worden geaccepteerd, en zou Be of be worden genegeerd. 10. Klik op OK om het filter toe te voegen. Naast de landcode BE mag de ontvanger ook NL of LU als landcode hebben. Pronuntio - Ontvangerslijsten 20
11. Selecteer hiervoor het filter Land is gelijk aan BE en klik op Alternatief toevoegen. 12. Voer weer als veld Land (COUNTRY) en als conditie is gelijk aan ( = ) in. Vul als waarde NL in. 13. Klik op OK. 14. Selecteer nogmaals het filter Land is gelijk aan BE en klik op Alternatief toevoegen. 15. Voer weer als veld Land (COUNTRY) en als conditie is gelijk aan ( = ) in. Vul als waarde LU in. De filters worden zoals hieronder weergegeven. Een ontvanger moet dus voldoen aan de voorwaarde Geslacht is gelijk aan Vrouw én aan één of meer van de Land-voorwaarden. 5.6 Ontvangers aan een lijst toevoegen U kunt op verschillende manieren ontvangers aan een statische lijst toevoegen. Onder andere door één persoon per keer vanuit Pronuntio toe te voegen via de actie Abonnee toevoegen in het lijstbeheer. Het is sneller en gemakkelijker om een grotere hoeveelheid abonnees toe te voegen door deze te importeren (zie daarvoor het onderdeel Ontvangers importeren ). Pronuntio - Ontvangerslijsten 21
! Houdt u er bij het toevoegen van ontvangers rekening mee dat u voldoet aan de spamwetgeving. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Regelgeving voor het verzenden van elektronische berichten. 5.7 Een ontvanger handmatig toevoegen U kunt ontvangers één voor één aan een lijst toevoegen via de actie Abonnee toevoegen in het lijstbeheer. 1. Kies uit het menu Account de optie Lijsten beheren. 2. Selecteer de lijst waaraan u een ontvanger wilt toevoegen. 3. Klik op de knop Abonnee toevoegen. 4. Vul het e-mailadres in van de nieuwe ontvanger. 5. Klik op OK om door te gaan. De abonnee is per direct aangemeld.! Wanneer de abonnee die u probeert toe te voegen zichzelf al eerder van de lijst heeft afgemeld dan wordt u hiervoor gewaarschuwd. U kunt dit negeren, maar het is niet aan te raden om een ontvanger weer aan te melden als hij of zij daar niet expliciet om heeft gevraagd. 6. Het scherm Eigenschappen van de nieuwe abonnee wordt geopend. Hierin kunt u de overige gegevens van de abonnee invoeren. Als de abonnee reeds op een andere lijst van dit account bekend is, dan kunnen één of meer gegevens al bekend zijn (zoals bijvoorbeeld de voor- en of achternaam). U kunt zien in welke andere (statische) lijsten een persoon aanwezig is in het tabblad Abonnementen. 7. Klik op OK om de gegevens bij de abonnee op te slaan.! Let op: direct na het bevestigen van het e-mailadres is de abonnee toegevoegd aan de lijst. Wanneer u bij het bewerken van de eigenschappen annuleren kiest, dan is de abonnee nog steeds op de lijst geabonneerd, maar zijn er geen aanvullende gegevens bij deze persoon opgeslagen. De ontvanger is direct toegevoegd aan de lijst en de eventuele aanvullende gegevens zijn opgeslagen. Wanneer er voor deze lijst mailingen ingepland staan zal de nieuw toegevoegde ontvanger deze ook ontvangen. Eerder verzonden mailingen zullen niet automatisch naar de nieuwe ontvanger worden verstuurd. Wanneer u een eerder verzonden mailing opnieuw verzendt dan zal deze ontvanger hem wél ontvangen. 5.8 Ontvangers importeren U kunt een aantal ontvangers in één keer aan een statische lijst toevoegen via de actie Importeren in het lijstbeheer. 1. Kies uit het menu Account de optie Lijsten beheren. 2. Selecteer de lijst waaraan u de ontvangers wilt toevoegen. 3. Klik op de knop Importeren. 4. U wordt gevraagd of u de personen in het te importeren bestand wilt toevoegen of juist afmelden van de bestaande ontvangerslijst. In dit geval kiest voor Voeg de personen uit het geïmporteerde bestand toe aan de ontvangerslijst. 5. Klik op Volgende om door te gaan. U ziet onderstaand scherm. Pronuntio - Ontvangerslijsten 22
Geheel bovenaan kunt u instellen wat er op de eerste regel van het te importeren bestand staat: een omschrijving van de kolominhoud (bijvoorbeeld voornaam, achternaam enzovoort) of gegevens die moeten worden geïmporteerd. Het is aan te raden gebruik te maken van bestanden waarbij de eerste kolom wordt gebruikt voor het omschrijven van de kolommen: u kunt dan de juiste gegevens gemakkelijker herkennen. Daaronder ziet u het gedeelte waarin u de kolommen in het bestand koppelt aan de velden in Pronuntio. Links ziet u, afhankelijk van de eerste regel, de kolomnaam of kolomletter, een voorbeeld van de inhoud in die kolom en het veld in Pronuntio waaraan deze kolom gekoppeld wordt. Die laatste kolom is in eerste instantie uiteraard leeg. Rechts ziet u de velden die in uw Pronuntio-account beschikbaar zijn. Voor elke kolom uit het adresbestand die u wilt importeren dient u de volgende stappen te doorlopen: 6. Selecteer in de linkerlijst de kolom uit het bestand die u wilt koppelen. 7. Selecteer in de rechterlijst (Beschikbare velden) het veld waaraan u die kolom wilt koppelen. 8. Klik op de knop << om de koppeling te bevestigen. Wanneer het om een eenvoudig veld gaat dan is de koppeling direct zichtbaar in de kolom Gekoppelde velden. Er zijn echter bepaalde velden waarbij ook de mogelijke waarden in het bestand moeten worden gekoppeld. Bijvoorbeeld bij het geslacht van de ontvanger. Zodra u bijvoorbeeld het veld Geslacht koppelt verschijnt onderstaand scherm: Pronuntio - Ontvangerslijsten 23
De waarden voor man, vrouw en onbekend in het bestand moeten worden gekoppeld aan de waarden man, vrouw en onbekend in Pronuntio. 9. Selecteer in de meest linkerkolom de waarde die in het bestand wordt gebruikt. 10. Kies vervolgens in de rechterkolom de waarde in Pronuntio waaraan deze moet worden gekoppeld. 11. Klik op de knop << om de koppeling te bevestigen. In het voorbeeld hierboven wordt in het bestand kennelijk de code 0 gebruikt wanneer het geslacht niet bekend is. 1 dient in dit geval aan Man te worden gekoppeld, en 2 aan Vrouw. Het is ook mogelijk dat verschillende waarden in het bestand moeten worden gekoppeld aan één waarde in Pronuntio. Hieronder ziet u dat zowel lege velden als velden met 0 als (geen) worden geïmporteerd, zowel 1 als male worden man en zowel 2 als female worden vrouw. 12. Herhaal dit voor alle gewenste waarden. 13. Klik op OK om de koppeling te voltooien. In het overzicht ziet u dat het veld nu gekoppeld is. Als u een veld incorrect gekoppeld heeft, dan kunt u de koppeling ongedaan maken door de gekoppelde kolom te selecteren en op >> te klikken. Eventueel gekoppelde waarden worden hierbij ook ongedaan gemaakt. Pronuntio - Ontvangerslijsten 24
! In het de lijst beschikbare velden zijn verplichte velden vetgedrukt weergegeven. Deze moeten voor elke abonnee worden ingevuld, en moeten dus ook worden gekoppeld voordat de import kan worden gestart. Normaliter is in Pronuntio tenminste het e-mailadres verplicht. Wanneer u alle gewenste en verplichte velden gekoppeld heeft, kunt verder met de importwizard. 14. Klik op Volgende om door te gaan. 15. Er wordt een voorbeeld getoond met daarin een gedeelte van de te importeren gegevens. Controleer of deze correct zijn en klik op Voltooien om het daadwerkelijke importeren in gang te zetten. Het importeren wordt gestart. Afhankelijk van het aantal personen in het bestand kan dit enige tijd kosten. U kunt dit in het voortgangscherm zien. 16. Na voltooiing ziet u de resultaten van het importeren. Nieuwe waarden: deze personen waren binnen dit Pronuntio-account nog niet bekend en zijn toegevoegd Aangepaste waarden: deze personen waren op deze lijst óf op een andere lijst binnen dit account reeds bekend. De gegevens van deze persoon zijn aangepast aan de laatst geïmporteerde gegevens. Ongeldige waarden: deze personen zien niet toegevoegd aan de lijst omdat zij niet geldig waren. Klik op Downloaden als CSV bestand om te zien wat de precieze reden voor de weigering was. Dubbele waarden: deze personen stonden meer dan één keer in het geïmporteerde bestand. Klik op Downloaden als CSV bestand om te zien welke dubbele regels geweigerd zijn. De geaccepteerde regel wordt hierin niet getoond en is toegevoegd. Klik op Sluiten om het importeren af te ronden. 5.9 Een ontvanger zoeken en bewerken U kunt een ontvanger zoeken vanuit het lijstbeheer. 1. Kies uit het menu Account de optie Lijsten beheren. 2. Klik op de knop Zoeken. 3. Selecteer eventueel een lijst waarbinnen u wilt zoeken. 4. Vul (een gedeelte van) het e-mailadres van de ontvanger in en klik op Zoeken. Pronuntio - Ontvangerslijsten 25
U kunt de gegevens van de ontvanger aanpassen door de ontvanger te selecteren en op Bewerken te klikken. Pas de gewenste velden aan en klik op OK om de aanpassingen te bevestigen. 5.10 Een ontvanger afmelden U kunt een ontvanger afmelden door deze te zoeken en te bewerken (zie het onderdeel Een ontvanger zoeken en bewerken ). Wanneer u de ontvanger bewerkt kunt u op het tabblad Abonnementen zien op welke statische lijst(en) de ontvanger is geabonneerd. Verwijder het vinkje uit het selectievakje vóór de lijst waarvan u de ontvanger wilt afmelden. Klik op OK om de afmelding te bevestigen. Pronuntio - Ontvangerslijsten 26
6 Sjablonen In uw Pronuntio-account wordt gebruik gemaakt van één of meerdere sjablonen. Het sjabloon dat bij een mailing wordt gekozen bepaalt onder andere de afzendernaam en het afzenderadres die in het e-mailprogramma van de ontvanger worden getoond. Ook kan het sjabloon de opmaak van de mailing bepalen. Tot slot stelt u bij het sjabloon ook enkele zaken in die de verzameling van statistieken bepalen.! Om sjablonen te kunnen aanmaken en/of aanpassen dient u over voldoende rechten te beschikken. Wanneer u de optie Sjablonen beheren niet in het menu Account ziet staan, dan heeft u niet voldoende rechten. 6.1 Een sjabloon toevoegen 1. Kies uit het menu Account de optie Sjablonen beheren. 2. Klik aan de rechterkant op Toevoegen. 3. Vul tenminste een naam voor het sjabloon en een afzendernaam- en e-mailadres in. 4. Vul de overige gewenste sjablooninstellingen in de tabbladen Algemeen en Statistieken in. Zie voor uitleg over de verschillende instellingen het onderdeel Sjablooninstellingen. 5. Klik op OK om het sjabloon toe te voegen. Het sjabloon is toegevoegd. 6.2 Een sjabloon bewerken 1. Kies uit het menu Account de optie Sjablonen beheren. 2. Selecteer het sjabloon dat u wilt bewerken. 3. Klik aan de rechterkant op Bewerken. 4. Vul de gewenste sjablooninstellingen in de tabbladen Algemeen en Statistieken in. Zie voor uitleg over de verschillende instellingen het onderdeel Sjablooninstellingen.! Indien u voor één mailing de afzendernaam en/of het e-mailadres wilt wijzigen, dan kunt u dit ook bij de mailing zelf aanpassen. Kies dan bij de mailingeigenschappen de optie Overschrijf voor deze mailing de sjablooninstellingen. 5. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. Het sjabloon is aangepast.! Mailingen die zijn gebaseerd op dit sjabloon worden niet automatisch aangepast. U kunt een nog niet ingeplande mailing herpubliceren om de wijzigingen aan het sjabloon toe te passen. Selecteer hiervoor de mailing en uit het menu Bestand de optie Herpubliceren. 6.3 Sjablooninstellingen Algemene sjabloon instellingen U dient een naam te kiezen waaraan u het sjabloon gemakkelijk kunt herkennen. Ook kunt u een omschrijving opgeven. Zo kunt u snel onderscheid maken tussen bijvoorbeeld uw reguliere sjabloon en een sjabloon voor rond de feestdagen. Pronuntio - Sjablonen 27
Afzender De afzendernaam en het e-mailadres dat u hier opgeeft worden getoond als afzender in het e-mailprogramma. Kiest u hier bij voorkeur een naam die duidelijk maakt wie de afzender is. Gebruik niet uitsluitend hoofdletters of andere zaken waardoor uw mailing door een e-mailprogramma wellicht als spam zal worden gemarkeerd. Het is daarnaast aan te raden een geldig en bestaand e-mailadres te gebruiken waarvan u de inkomende berichten kunt ontvangen. Zo kunt u eventuele reacties op een mailing correct afhandelen. Afbeeldingen U kunt ervoor kiezen de afbeeldingen met de e-mail mee te sturen of (vanuit de e-mail) te laten ophalen van de webserver. Wanneer u de afbeeldingen meestuurt zal de e-mail groter zijn, maar zijn de afbeeldingen direct bij het openen in het e-mailprogramma zichtbaar. Het is dan echter niet mogelijk om te achterhalen of een e-mail alleen geopend is of niet: pas als een abonnee op een link in de e-mail klikt zal hij in de statistieken als Ontvangen Bevestigd meetellen. Wanneer u de afbeeldingen op de server laat staan is de e-mail een stuk kleiner. In de meeste gevallen zal het e-mailprogramma echter niet automatisch de afbeeldingen in de e-mail tonen. De applicatie zal aan de ontvanger vragen of de afbeeldingen mogen worden getoond. Zodra de afbeeldingen worden getoond weet Pronuntio dat de e-mail is geopend, en zal deze persoon in de statistieken komen te staan als Ontvangen bevestigd. Mailingtaal U kunt aangeven of uw sjabloon (en daarmee uw mailing) Nederlands- of Engelstalig is. Wanneer u bijvoorbeeld gebruik maakt van de automatisch gegenereerde aanhef dan zal deze afhankelijk van de mailingtaal worden opgesteld. Statistieken U kunt laten bijgehouden hoe vaak en door wie er op de links in de mailing is geklikt. Hiervoor worden de links aangepast, zodat de abonnee via Pronuntio naar het betreffende adres wordt gestuurd. Ook kunt u bijhouden hoeveel personen zich na ontvangst van de laatste mailing hebben afgemeld. Tot slot kunt u bijhouden hoeveel personen de mailing hebben doorgestuurd aan een ander. Let op: het is niet mogelijk om bij te houden of een mailing door de ontvanger via zijn of haar e-mailprogramma is doorgestuurd (geforward). Het is alleen mogelijk het doorsturen bij te houden als daarmee rekening wordt gehouden in de opmaakbestanden én er een doorstuurpagina voor is aangemaakt. Neem daarvoor contact op met uw systeembeheerder. Voor meer informatie over statistieken zie De statistieken van een mailing bekijken en/of De statistieken van een mailing exporteren. Geavanceerde instellingen! De geavanceerde instellingen kunnen de werking van uw account verstoren. Pas deze instellingen niet aan, maar neem contact op met uw systeembeheerder voor aanpassingen aan deze onderdelen. Voor integratie met andere applicaties of websites is het mogelijk dat er een tag ingevuld is. Pronuntio kan gebruik maken van een sjabloon met opmaakbestanden om snel en eenvoudig een aantrekkelijk ogende mailing op te stellen. U kunt dan de inhoud invoegen Pronuntio - Sjablonen 28
via bijvoorbeeld een Microsoft Word document. Op basis van de opmaakbestanden zal dit document vervolgens omgezet worden tot de opgemaakte mailing. Ook voor het sjabloontype zijn enkele instellingen mogelijk. Ook deze dienen niet te worden aangepast. 6.4 Een sjabloon verwijderen U kunt een sjabloon verwijderen via het sjabloonbeheer. 1. Kies uit het menu Account de optie Sjablonen beheren. 2. Selecteer het sjabloon dat u wilt verwijderen. 3. Klik aan de rechterkant op Verwijderen. 4. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u het sjabloon wilt verwijderen.! Als u een sjabloon verwijdert dat in gebruik is voor mailingen die nog niet zijn verzonden dan kunt u die mailing vanaf dat moment niet meer aanpassen of herpubliceren totdat u een ander sjabloon heeft gekozen. Ook kunt u een verzonden mailing niet meer opnieuw verzenden of als basis van een nieuwe mailing gebruiken als u het sjabloon heeft verwijderd. 5. Klik op Ja als het sjabloon niet meer wordt gebruikt en u het sjabloon wilt verwijderen. Het sjabloon is direct verwijderd. Pronuntio - Sjablonen 29
7 Velden beheren (Personalisatie) Voor uw Pronuntio-account is een database ( WRD schema ) aangemaakt. In deze database is vastgesteld welke velden voor een ontvanger beschikbaar en eventueel verplicht zijn. U ziet deze velden weer terug in de ontvangerslijst. Voor ieder Pronuntioaccount is tenminste het veld E-mail verplicht. Ook dient dit veld maar één keer voor te komen: het e-mailveld is dus ook het identificatieveld. U kunt deze velden ook gebruiken om uw mailingen te personaliseren. Hiervoor dienen de velden te worden toegevoegd aan de lijst beschikbare velden. 1. Kies uit het menu Account de optie Velden beheren. 2. Klik op de knop Toevoegen. 3. Kies een korte naam, bij voorkeur zonder spaties. 4. Vul eventueel een beschrijving in. 5. Kies de WRD tag die u wilt koppelen: Hier zijn de aanwezige WRD velden in uw database beschikbaar. Ook zijn mogelijk samengestelde velden aanwezig: zo kan uit de naamvelden en het geslacht de tag aanhef worden gevormd en kan uit tussenvoegsels en voor- en achternaam volledige naam worden gevormd. U kunt een WRD tag slechts aan één veld tegelijk koppelen, reeds gekoppelde velden zullen dus niet in het keuzelijstje verschijnen. 6. Klik op OK om het veld toe te voegen. De velden die u heeft toegevoegd kunt u in uw sjabloon of in het brondocument gebruiken. Hiervoor zet u het veld tussen vierkante haken ( [ en ] ) op de plaats waar u het gepersonaliseerde veld wilt terugzien.! Het veld in uw document mag niet worden onderbroken door een regeleinde of opmaakverschil. Wilt u bijvoorbeeld de aanhef vetgedrukt tonen? Zorg dan dat u het hele veld (inclusief de vierkante haken) selecteert voordat u deze als vetgedrukt aangeeft. Let er ook op dat u uw veldnamen goed invult in uw brondocument. Wanneer u een niet-bestaand veld invoert dan zal een foutmelding worden getoond. 7.1 Voorbeeld: een aanhef toevoegen U wilt in uw mailing, gebaseerd op een Worddocument, een formele aanhef geven. 1. Kies uit het menu Account de optie Velden beheren. 2. Controleer of er niet al een veld bestaat waarmee u de aanhef kunt gebruiken. 3. Klik op de knop Toevoegen. 4. Kies als naam aanhef. 5. Kies uit het keuzelijstje WRD tag het veld Aanhef (formeel). 6. Klik op OK. De koppeling is toegevoegd. U ziet in het overzicht dat deze aanhef in de database de naam WRD_SALUTE_FORMAL heeft. Bewerk uw brondocument in Microsoft Word. Voeg aan het begin van het document de tag aanhef toe tussen 2 vierkante haken: [aanhef] Pronuntio - Velden beheren (Personalisatie) 30
Maak een nieuwe mailing aan en gebruik uw Worddocument als bron. Wanneer u nog geen voorbeeldabonnee heeft gekozen zal in het voorbeeld als aanhef wrd_salute_formal staan om aan te geven dat het veld correct is gekoppeld: Zodra u echter een voorbeeldabonnee dan zullen de gegevens van die voorbeeldabonnee worden ingevuld: Pronuntio - Velden beheren (Personalisatie) 31