Gebruikersbeheer. Handleiding. Gebruikers en eenheden Rechten Rollen Toegang. Datum: November 2012 Aantal pagina s 27 Versie: 0.7

Transcriptie

1 Gebruikersbeheer Handleiding Gebruikers en eenheden Rechten Rollen Toegang Datum: November 2012 Aantal pagina s 27 Versie: 0.7

2 Inhoudsopgave 1 Introductie Aan de slag Het opstarten van de applicatie WebHare Applicaties De applicatie Gebruikersbeheer Dubbele toekenningen Eenheden Het toevoegen van een eenheid Het wijzigen van een eenheid Het verplaatsen van een eenheid Het verwijderen van een eenheid Het toewijzen van beheerder aan een eenheid Gebruikers Het toevoegen van een gebruiker Het wijzigen van een gebruiker Het verplaatsen van een gebruiker Toegang ontzeggen Het verwijderen van een gebruiker Het toekennen van rechten aan een gebruiker Wachtwoorden Rollen Toevoegen van een rol Het wijzigen van een rol Het verplaatsen van een rol Verwijderen van een rol Toekennen van rechten aan een rol Het toekennen van een rol aan een gebruiker Voorbeeld Overige acties zenden Exporteer alle gebruikers Gebruikersbeheer toevoegen aan startmenu Additionele informatie Fout Gebruik het tabblad Start om Title toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. - Inhoudsopgave

3 1 Introductie WebHare Professional v3.x biedt uitgebreide mogelijkheden om gebruikers te beheren. Door gebruik te maken van deze mogelijkheden kunt u iedere gebruiker exact dié rechten geven die de gebruiker nodig heeft om zijn of haar taken optimaal uit te voeren. WebHare gebruikersbeheer maakt het mogelijk om gebruikers in te delen in zogenaamde eenheden. Deze eenheden vereenvoudigen het beheer van gebruikersaccounts, doordat u het beheer kunt verdelen over verschillende gebruikers. U kunt bijvoorbeeld voor iedere afdeling binnen uw organisatie een aparte eenheid aanmaken die door één of meerdere personen beheerd wordt. Het beheer van gebruikersaccounts kan op deze wijze gedecentraliseerd worden. Ook kunt u een verzameling gerelateerde rechten verzamelen in een rol. Met behulp van deze rollen kunt u op eenvoudige wijze meerdere gebruikers in één keer voorzien van alle rechten die zij nodig hebben. Als u rechten aan de rol toekent of juist van de rol afneemt gelden deze wijzigingen automatisch ook voor alle gebruikers met die rol. In deze handleiding wordt eerst een algemene beschrijving gegeven van de applicatie. Hierna wordt verduidelijkt hoe u gebruikersaccounts en eenheden kunt aanmaken, beheren en verwijderen. Ook het aanmaken van rollen en het toekennen van rechten en rollen komen aan bod. Tot slot vindt u in het laatste hoofdstuk een uitgewerkt voorbeeld. De in de handleiding opgenomen schermafbeeldingen gaan uit van de volgende gebruikersspecifieke instellingen: U bent ingelogd met systeembeheerrechten (de sysop gebruiker) U heeft de Nederlandse taal als voorkeur opgegeven U gebruikt de standaard skin Omdat de in deze handleiding opgenomen schermafbeeldingen en beschreven opties gebaseerd zijn op een gebruiker met site eigenaar rechten, zullen enkele van de opties niet, of niet exact hetzelfde, beschikbaar zijn voor gebruikers met andere rechten. In deze gevallen zullen de verschillen voor de relevante opties aangegeven worden. Gebruikersbeheer - Introductie 2

4 2 Aan de slag 2.1 Het opstarten van de applicatie Als u bent ingelogd kunt u de applicatie vinden in het WebHare startmenu in de linkerbovenhoek van uw scherm. (Klik op het rennende haasje). Onder de optie Configuratie en systeeminstellingen bevindt zich de applicatie genaamd Gebruikersbeheer. 2.2 WebHare Applicaties Deze applicatie maakt deel uit van de WebHare Application Portal en het Tollium framework. Dit framework biedt een gestandaardiseerde interactie voor de applicaties, net zoals Microsoft Windows dat voor desktopapplicaties doet. Als u niet bekend bent met WebHare applicaties raden wij aan de handleiding WebHare Applicaties door te nemen voor tips en advies. 2.3 De applicatie Gebruikersbeheer In deze paragraaf zal een algemene beschrijving worden gegeven van de applicatie. Hiermee kunt u een indruk krijgen van de werking van het programma. De verschillende handelingen die noodzakelijk zijn worden in de volgende hoofdstukken uitgebreider besproken. De menubalk en de knoppenbalk Als u de applicatie gestart heeft vindt u bovenin de applicatie de menubalk en de knoppenbalk. De menubalk bevat de onderdelen Gebruikersbeheer, Bestand en Bewerken. Hierin vindt u de mogelijke acties binnen de applicatie terug. Niet alle acties zijn voor alle ingelogde gebruikers zichtbaar, dit hangt af van de rechten van de gebruiker. Voor de systeembeheerder (de System Operator of sysop gebruiker) zijn altijd alle mogelijke acties zichtbaar. Wanneer een actie in grijs weergegeven wordt is de actie (tijdelijk) niet mogelijk. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat eerst een element uit de applicatie moet worden geselecteerd voordat de actie kan worden uitgevoerd. Zo zult u eerst een eenheid moeten kiezen voordat u de actie Nieuwe eenheid of Nieuwe gebruiker kunt uitvoeren. Onder de menubalk staat de knoppenbalk, waarop u knoppen kunt vinden die de veelgebruikte acties uit het menu gemakkelijk bereikbaar maken. Ook hier worden de knoppen inactief voor acties die (tijdelijk) niet mogelijk zijn; de knoptekst wordt grijs en de afbeelding wordt in grijstinten weergegeven. Onder de knoppenbalk wordt de rest van het scherm gevuld door twee tabbladen. Hiermee kunt u wisselen tussen de twee perspectieven van de applicatie. Het Gebruikers en rollen perspectief gaat uit van de gebruikers, en toont de rechten en rollen die een gebruiker binnen het systeem heeft. Het Objecten en rechten perspectief gaat uit van de Gebruikersbeheer - Aan de slag 3

5 objecten (modules en applicaties) in het systeem, en toont per object welke gebruikers rechten hebben op dit object. Via beide perspectieven kunt u rechten toekennen. Voor het toevoegen en beheren van gebruikers en eenheden kunt u alleen het Gebruikers en rollen perspectief gebruiken. Het Gebruikers en rollen perspectief In het bovenstaande voorbeeldscherm ziet u aan de linkerkant de eenhedenstructuur. De eenheden kunt u in- en uitklappen met de plus- en minsymbolen die u links van de eenheid ziet. De eenheid Ontwikkeling, die zich in de eenheid B-lex bevindt, is geselecteerd. In de lijst rechtsboven worden de gebruikers en rollen getoond die zich in de eenheid Ontwikkeling bevinden. U ziet er de gebruikers Jan de Vries en Klaas Janssen. Ook de rol Ontwikkelaars is in deze eenheid geplaatst. De gebruiker Jan de Vries is op dit moment ingelogd, weergegeven door het groene bolletje geheel rechts. Deze gebruiker is geselecteerd. In het overzicht rechts onderin wordt getoond welke rechten en rollen de gebruiker Jan de Vries op dit moment heeft: de eerste kolom toont de naam van het recht of de rol de middelste kolom toont het object waarop het recht is toegekend de derde kolom geeft aan of de gebruiker dit recht of deze rol zelf weer aan andere gebruikers mag toekennen In dit voorbeeld heeft de gebruiker volledige toegang tot alle bestanden en mappen in bestandsbeheer en het recht Volledig beheer over de eenheid Ontwikkeling. Tevens heeft de gebruiker de rol Ontwikkelaars. Omdat hij die rol heeft, heeft hij ook het recht Bekijken op de eenheid B-lex. De gebruiker mag beide rechten toekennen aan anderen, de rol Ontwikkelaars mag hij niet toekennen en ook het recht Bekijken mag hij niet aan anderen toekennen. Het via de rol (en dus indirect) toegekende recht Bekijken kan niet los worden verwijderd: als u dit recht wilt afnemen, moet u de rol van de gebruiker afnemen óf het recht van de rol afnemen. In het laatste geval verliezen ook de andere gebruikers met de rol Ontwikkelaars dit recht. Gebruikersbeheer - Aan de slag 4

6 Het zoekpaneel Om het vinden van een gebruiker te vereenvoudigen kunt u gebruik maken van het zoekpaneel. U ziet het zoekpaneel op de afbeelding hieronder aan de rechterkant van het scherm. Als het zoekpaneel niet aan de rechterkant wordt weergegeven schakelt u het zoekpaneel in via de actie Zoeken. Kies uit het menu Bestand de optie Zoeken. Het zoekpaneel verschijnt aan de rechterkant van het scherm. Het zoeken werkt als volgt: 1. Voer een gedeelte van de naam, de inlognaam of het adres van de gebruiker in het zoekveld in. Bij rollen of eenheden kunt u alleen zoeken op de naam. 2. Klik op Zoeken. 3. De gevonden gebruikers, rollen en eenheden worden in de resultatenlijst getoond. 4. Selecteer één van de zoekresultaten. 5. Klik op de knop Tonen rechts onderin. De juiste eenheid wordt geopend en de gebruiker, eenheid of rol wordt geselecteerd. Als u zich in het Objecten en rechten tabblad bevond wordt automatisch eerst het Gebruikers en rollen tabblad geopend. Gebruikersbeheer - Aan de slag 5

7 Objecten en rechten perspectief In het voorbeeldscherm hierboven ziet u aan de linkerkant de objectenstructuur. Hieronder worden alle objecten binnen uw systeem getoond waarop rechten kunnen worden toegekend. De aanwezige objecten zijn dus afhankelijk van uw systeem en de applicaties die daarop draaien. In elk geval zal het onderdeel Gebruikersbeheer aanwezig zijn: op de aanwezige eenheden, rollen en gebruikers kunnen rechten worden toegekend. In dit voorbeeld is binnen Gebruikersbeheer de eenheid Ontwikkeling geselecteerd. Aan de rechterkant ziet u de lijst met gebruikers en rollen aan wie een recht is toegekend op het geselecteerde onderdeel. In dit geval zijn dat de gebruiker Jan de Vries en de systeembeheer ( System Operator ). Jan de Vries heeft het recht Volledig beheer direct gekregen op deze eenheid. De systeembeheerder wordt in grijs getoond, deze heeft een indirect recht op dit object. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de gebruiker een recht op een bovenliggend object heeft gekregen. Een indirect recht kan niet worden bewerkt of verwijderd, daarvoor moet het direct toegekende recht worden bewerkt of verwijderd. In de lijst aan de rechterzijde kan een gebruiker of rol meerdere malen voorkomen. Dit is het geval wanneer de gebruiker of rol op dit object meerdere rechten heeft. Zo kan een gebruiker een recht zowel direct als indirect hebben, of verschillende rechten hebben op hetzelfde object. Ook kan een gebruiker een recht persoonlijk én via een rol hebben gekregen. Een rol die in de lijst wordt weergegeven kan worden uitgeklapt om de gebruikers te tonen aan wie de rol is toegekend. Al deze gebruikers hebben het recht dat aan de rol is toegekend. Het is niet mogelijk om van één van deze gebruikers alleen dat recht af te nemen. U kunt wel de rol van de gebruiker afnemen (waarbij de gebruiker ook alle andere rechten van de rol verliest) of u kunt het recht van de rol afnemen (waarbij alle gebruikers met die rol dat recht ook verliezen). 2.4 Dubbele toekenningen Het is aan te raden de toekenningen zo schoon mogelijk te houden: dubbele toekenningen zijn meestal niet noodzakelijk en maken het systeem minder overzichtelijk. Deze dubbele toekenningen kunnen als volgt ontstaan: een recht is direct én indirect toegekend: de gebruiker heeft bijvoorbeeld een recht gekregen op een bovenliggend object. Het recht op het onderliggende object kan worden afgenomen. Gebruikersbeheer - Aan de slag 6

8 een recht is persoonlijk én via een rol toegekend: het persoonlijk toegekende recht kan worden afgenomen. een gebruiker heeft een recht impliciet gekregen door de toekenning van een hoger recht, bijvoorbeeld het recht lezen en schrijven en het recht lezen. Het lagere, geïmpliceerde recht kan worden afgenomen. Gebruikersbeheer - Aan de slag 7

9 3 Eenheden U kunt in WebHare eenheden gebruiken voor het eenvoudig beheren van grote aantallen gebruikers. Deze gebruikers kunnen worden ingedeeld in eenheden, bijvoorbeeld op basis van afdeling. Vervolgens kunt u aan enkele gebruikers voldoende rechten toekennen om alle gebruikers van bepaalde eenheden te beheren. Voor kleine aantallen gebruikers is het indelen in eenheden niet noodzakelijk. Het kan het beheren van gebruikersaccounts zelfs onnodig compliceren. Direct na installatie is alleen de eenheid WebHare beschikbaar, waarin de systeembeheerder ( System operator of sysop gebruiker) geplaatst is. U kunt onder het onderdeel Eenheden zelf uw eigen structuur opstellen waarover u uw gebruikers verdeelt. Iedere gebruiker in WebHare moet worden ingedeeld in een eenheid, en kan maar in één eenheid tegelijk worden geplaatst. 3.1 Het toevoegen van een eenheid U kunt een eenheid toevoegen via de actie Nieuwe eenheid. 1. Kies het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Selecteer een eenheid, of het onderdeel Eenheden. 3. Kies uit het menu Bestand de optie Nieuwe eenheid. 4. Vul de naam van de eenheid in. De naam mag maximaal 64 tekens bevatten. 5. U ziet de naam van de eenheid waarin de nieuwe eenheid geplaatst wordt. Eventueel kunt u nog opmerkingen toevoegen. 6. Klik op OK om te bevestigen. De nieuwe eenheid zal direct verschijnen in het overzicht onder de betreffende eenheid. 3.2 Het wijzigen van een eenheid U kunt een eenheid bewerken via de actie Eigenschappen. 1. Kies het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Selecteer een eenheid. 3. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen. 4. U kunt de naam van de eenheid en de opmerkingen aanpassen. Ook kunt u de eenheid verplaatsen door een andere bovenliggende eenheid kiezen. 5. Klik op OK om de wijzigingen te bevestigen. Gebruikersbeheer - Eenheden 8

10 De aanpassingen zijn direct zichtbaar. Als u de bovenliggende eenheid heeft gewijzigd zal de eenheid zijn verplaatst naar de gekozen eenheid. 3.3 Het verplaatsen van een eenheid U kunt een eenheid verplaatsen via de actie Verplaatsen. 1. Kies het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Selecteer de eenheid die u wilt verplaatsen. 3. Kies uit het menu Bewerken de optie Verplaatsen. 4. Kies uit het overzicht de eenheid waar u de gekozen eenheid naartoe wilt verplaatsen. 5. Klik op OK. 6. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de eenheid wilt verplaatsen. Controleer de eenheid en de bestemming en klik op Ja om de keuze te bevestigen. De aanpassing is direct zichtbaar, de eenheid is op de gekozen bestemming geplaatst. 3.4 Het verwijderen van een eenheid U kunt een eenheid verwijderen via de actie Verwijderen. U kunt alleen eenheden verwijderen waarin zich geen gebruikers of rollen bevinden. Zorg er daarom voor dat alle gebruikers en rollen (ook uit onderliggende eenheden) verplaatst of verwijderd zijn voordat u de eenheid probeert te verwijderen. 1. Kies het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Selecteer de eenheid die u wilt verwijderen. 3. Kies uit het menu Bewerken de optie Verwijderen. 4. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de gekozen eenheid wilt verwijderen. Controleer of u inderdaad de juiste eenheid gaat verwijderen. 5. Klik op Ja om door te gaan. De eenheid wordt hierna direct verwijderd en verdwijnt uit de lijst met eenheden. Gebruikersbeheer - Eenheden 9

11 3.5 Het toewijzen van beheerder aan een eenheid U kunt via beide perspectieven ( Gebruikers en rollen of Objecten en rechten ) een gebruiker beheersrechten geven op een eenheid. Beide methodes worden hieronder besproken. U kunt alleen een beheerder toewijzen als u zelf het recht Eenheid beheren heeft op de eenheid of een bovenliggende eenheid. Ook moet u toestemming hebben om dit recht door te geven aan anderen. De systeembeheerder heeft deze rechten overal. Via het Gebruikers en rollen perspectief 1. Selecteer het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Navigeer via de eenheden naar de gebruiker aan wie u beheersrechten wilt toekennen (of gebruik de zoekfunctie). 3. Selecteer de gewenste gebruiker. In het rechtenoverzicht onderin ziet u welke rechten de gebruiker op dit moment heeft. Als de gebruiker aan wie u het beheersrecht wilt toekennen al een (lager) recht heeft op de gewenste eenheid kunt u er ook voor kiezen deze toekenning aan te passen. Dit voorkomt dubbele toekenningen. 4. Kies uit het menu Bestand de optie Recht toekennen In de boomstructuur aan de linkerkant ziet u het onderdeel Gebruikersbeheer. Hieronder vindt u het onderdeel Eenheden, gebruikers en rollen. 6. Hieronder herkent u de eenhedenstructuur waarin uw gebruikers zich bevinden. Selecteer de eenheid waarop u de beheersrechten wilt toekennen. 7. In de lijst aan de rechterkant wordt nu een overzicht getoond met de beschikbare rechten. Kies hiervan het recht Volledig beheer. 8. Als u wilt dat de gekozen gebruiker dit recht zelf ook aan anderen mag toekennen, vink het selectievakje aan voor De gebruiker of rol mag dit recht aan anderen toekennen. 9. Klik op OK om de toekenning te bevestigen. De gebruiker heeft nu beheersrechten over de gekozen eenheid. U ziet dit direct terug in het rechtenoverzicht van de gebruiker, rechts onderin het scherm. Via het Objecten en rechten perspectief 1. Selecteer het tabblad Objecten en rechten. 2. In de boomstructuur aan de linkerkant ziet u het onderdeel Gebruikersbeheer. Hieronder vindt u het onderdeel Eenheden, gebruikers en rollen. 3. Hieronder herkent u de eenhedenstructuur waarin uw gebruikers zich bevinden. Selecteer de eenheid waarop u de beheersrechten wilt toekennen. 4. In de lijst aan de rechterkant ziet u welke gebruikers en rollen op dit moment rechten hebben op deze eenheid. Wanneer de gebruikersnaam in zwart is weergegeven heeft de gebruiker een recht direct op deze eenheid. Gebruikers die indirecte rechten hebben (bijvoorbeeld omdat ze rechten hebben op bovenliggende eenheden) worden grijs weergegeven. Gebruikersbeheer - Eenheden 10

12 Als de gebruiker al het beheersrecht heeft op een bovenliggende eenheid is hij grijs weergegeven in de lijst. Hij of zij heeft dit recht dan indirect ook op deze eenheid. Het is dan niet noodzakelijk het beheersrecht nogmaals direct toe te kennen. 5. Kies uit het menu Bestand de optie Recht toekennen Boven aan het scherm wordt nu een overzicht getoond met de beschikbare rechten op deze eenheid. Kies hiervan het recht Volledig beheer. 7. Als u wilt dat de gebruiker dit recht zelf ook aan anderen mag toekennen, vink dan het selectievakje voor De gebruiker of rol mag dit recht aan anderen toekennen aan. 8. Zoek vervolgens de gebruiker aan wie u het beheersrecht wilt toekennen. U kunt dit doen middels de eenhedenstructuur of door in de zoekbalk een deel van de naam of het adres in te vullen. 9. Selecteer de gewenste gebruiker en druk op OK om de toekenning te bevestigen. De gebruiker heeft nu beheersrechten over de gekozen eenheid. De gebruiker is direct toegevoegd aan de lijst met gebruikers en rollen die rechten hebben op deze eenheid. Gebruikersbeheer - Eenheden 11

13 4 Gebruikers Iedere gebruiker in WebHare moet worden ingedeeld in een eenheid, en kan maar in één eenheid tegelijk worden geplaatst. U kunt gebruikers toevoegen, bewerken, verplaatsen en verwijderen via het Gebruikers en Rollen perspectief. U kunt via beide perspectieven rechten aan gebruikers toekennen en deze toekenningen bewerken of verwijderen. 4.1 Het toevoegen van een gebruiker U kunt een gebruiker toevoegen via de actie Nieuwe gebruiker. 1. Selecteer het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Selecteer de eenheid waarin u de nieuwe gebruiker wilt plaatsen. 3. Kies uit het menu Bestand de optie Nieuwe gebruiker. 4. Voer een gebruikersnaam in. U kunt hiervoor het adres van de gebruiker gebruiken. De gebruikersnaam is hoofdlettergevoelig en mag maximaal 64 tekens lang zijn. 5. Kies een veilig wachtwoord en voer dit in het wachtwoord- en bevestigingsveld in. Het wachtwoord mag maximaal 256 tekens lang zijn. De veiligheid van uw systeem staat of valt met de wijze waarop gebruikers met hun gebruikersnamen en wachtwoorden omgaan. Maak daarom gebruik van veilige wachtwoorden. Kijk voor meer informatie onder het onderdeel Wachtwoorden. 6. Het is aan te raden de volledige naam en het adres van de gebruiker in te voeren. Ook wordt aangegeven in welke eenheid de gebruiker geplaatst zal worden. 7. Als u wilt dat het account direct na het aanmaken geactiveerd wordt moet het selectievakje voor Dit account is geactiveerd aangevinkt zijn. 8. U kunt onder het tabblad Voorkeuren de voorkeuren van de gebruiker instellen, zoals de gebruikerstaal en het datumformaat. Het is aan te raden hier de juiste taal te selecteren. Als de gebruiker ingelogd is zal hij deze voorkeuren zelf kunnen wijzigen Gebruikersbeheer - Gebruikers 12

14 9. Voeg eventueel opmerkingen toe in het tabblad Opmerkingen. 10. Klik op OK om te bevestigen. De gebruiker verschijnt direct in de gebruikerslijst aan de rechterkant. 4.2 Het wijzigen van een gebruiker U kunt de eigenschappen van een gebruiker aanpassen via de actie Eigenschappen. 1. Selecteer de gebruiker waarvan u de eigenschappen wilt aanpassen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen. 3. U kunt nu de account- en aanmeldgegevens wijzigen. Ook kunt u de voorkeuren van de gebruiker wijzigen, zoals de taal van de gebruiker en enkele weergave voorkeuren. Wachtwoorden in WebHare worden versleuteld opgeslagen. Het opvragen van een bestaand wachtwoord is daarom niet mogelijk als een gebruiker zijn of haar wachtwoord is vergeten moet een nieuw wachtwoord aangemaakt worden. 4. Klik op OK om de wijzigingen te bevestigen. De aanpassingen zijn direct zichtbaar. Als u de bovenliggende eenheid heeft gewijzigd zal de gebruiker zijn verplaatst naar de gekozen eenheid. 4.3 Het verplaatsen van een gebruiker U kunt een gebruiker verplaatsen via de actie Verplaatsen. 1. Selecteer de gebruiker die u wilt verplaatsen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Verplaatsen. U kunt alleen gebruikers verplaatsen naar een andere eenheid, niet naar het hoofdonderdeel Eenheden. Ook kunt u een gebruiker niet verplaatsen naar een eenheid waar u onvoldoende rechten heeft (herkenbaar aan het rode verboden toegang symbooltje). De systeembeheerder heeft overal voldoende rechten. Gebruikersbeheer - Gebruikers 13

15 3. Kies uit het overzicht de eenheid waar u de gekozen gebruiker naartoe wilt verplaatsen. 4. Klik op OK 5. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de gebruiker wilt verplaatsen. Controleer de gebruiker en de bestemming en klik op Ja om de keuze te bevestigen. De aanpassing is direct zichtbaar, de gebruiker is in de gekozen eenheid geplaatst. 4.4 Toegang ontzeggen Als u een gebruiker de toegang tot het systeem (tijdelijk) wilt ontnemen kunt u het account deactiveren. 1. Selecteer de gebruiker waarvan u de eigenschappen wilt aanpassen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen. 3. Verwijder het vinkje voor Dit account is geactiveerd. 4. Klik op OK om de wijziging te bevestigen. De gebruiker zal niet meer kunnen inloggen totdat het account weer geactiveerd wordt. Dit kunt u doen door het selectievakje voor Dit account is geactiveerd weer aan te vinken. 4.5 Het verwijderen van een gebruiker U kunt een gebruiker verwijderen via de actie Verwijderen. Wanneer u een gebruiker de toegang tot het systeem (tijdelijk) wilt ontzeggen kunt u ook het account deactiveren. De gegevens van de gebruiker blijven dan bewaard. De juiste handelingen worden beschreven in het onderdeel Toegang ontzeggen. 1. Selecteer de gebruiker waarvan u de eigenschappen wilt aanpassen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Verwijderen. 3. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de gekozen gebruiker wilt verwijderen. Controleer of u inderdaad de juiste gebruiker gaat verwijderen. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. 4. Klik op Ja om door te gaan. De gebruiker wordt hierna direct verwijderd en verdwijnt uit het overzicht. 4.6 Het toekennen van rechten aan een gebruiker U kunt via beide perspectieven ( Gebruikers en rollen of Objecten en rechten ) rechten toekennen aan een gebruiker. Wanneer u dezelfde rechten aan meerdere personen wilt toekennen kunt u dit doen door gebruik te maken van rollen. Zie voor het toekennen van een rol aan een gebruiker het onderdeel Het toekennen van een rol aan een gebruiker Via het Gebruikers en rollen perspectief 1. Selecteer het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Navigeer via de eenheden naar de gebruiker waaraan u rechten wilt toekennen. 3. Selecteer de gewenste gebruiker. 4. Kies uit het menu Bestand de optie Recht toekennen.... Gebruikersbeheer - Gebruikers 14

16 5. In de boomstructuur aan de linkerkant zie u de objecten waarop u rechten kunt toekennen. Kies uit deze structuur een object waarop u rechten wilt toekennen. 6. In de lijst aan de rechterkant ziet u de beschikbare rechten voor dit object. Kies hiervan het gewenste recht. 7. Als u wilt dat de gebruiker het gekozen recht aan anderen mag toekennen, vink dan het selectievakje voor De gebruiker of rol mag dit recht aan anderen toekennen aan. 8. Klik op OK om de toekenning te bevestigen. Het gekozen recht is aan de gebruiker toegekend.u ziet dit direct terug in het rechtenoverzicht van de gebruiker, rechts onderin het scherm. Via het Objecten en rechten perspectief 1. Selecteer het tabblad Objecten en rechten. 2. In de boomstructuur aan de linkerkant ziet u de objecten waarop u rechten kunt toekennen. Kies uit deze structuur het object waarop u rechten wilt toekennen. 3. In de lijst aan de rechterkant ziet u welke gebruikers en rollen op dit moment rechten hebben op het gekozen object. Wanneer de naam in zwart is weergegeven heeft de gebruiker of rol een direct recht op dit object. Gebruikers of rollen die indirecte rechten hebben (bijvoorbeeld omdat ze rechten hebben op bovenliggende objecten) worden grijs weergegeven. Als de gebruiker waaraan u een recht wilt toekennen al een direct toegekend recht heeft op dit object kunt u er ook voor kiezen deze toekenning aan te passen. Dit voorkomt onnodige toekenningen en verbetert het overzicht. Zie ook Dubbele toekenningen. 4. Kies uit het menu Bestand de optie Recht toekennen Bovenaan het scherm wordt nu een overzicht getoond met de beschikbare rechten. Kies hiervan het gewenste recht. 6. Als u wilt dat gebruiker het recht zelf ook aan anderen mogen toekennen, vink dan het selectievakje voor De gebruiker of rol mag dit recht aan anderen toekennen aan. 7. Zoek de gebruiker waaraan u het recht wilt toekennen. U kunt dit doen middels de eenhedenstructuur of door in de zoekbalk (een deel van) de naam, de inlognaam of het adres in te vullen en op Zoeken te klikken. 8. Selecteer de gewenste gebruiker. 9. Druk op OK om de toekenning te bevestigen. Het recht is nu toegekend aan de gebruiker. U ziet dit direct terug doordat de gebruiker verschenen is in de lijst van gebruikers en rollen met rechten op het geselecteerde object. 4.7 Wachtwoorden Overal waar een systeem via het Internet beschikbaar is voor gebruikers zullen ongeautoriseerde personen proberen 'in te breken' in het systeem. Hoewel hiervoor enkele technische beschermingen beschikbaar zijn, staat of valt de beveiliging met de wijze waarop gebruikers met hun gebruikersnamen en wachtwoorden omgaan. Het is aan te raden de volgende regels in acht te nemen bij het maken van nieuwe gebruikersaccounts: Probeer altijd een wachtwoord te bedenken dat uit minimaal 6 tekens bestaat. Bij voorkeur dienen letters, cijfers en speciale tekens (zoals #,$,&,^) in het wachtwoord opgenomen te zijn. Zorg dat het wachtwoord niet gemakkelijk te raden is. Gebruik nooit eigennamen, geboortedata en andere gemakkelijk te achterhalen wachtwoorden. Gebruikersbeheer - Gebruikers 15

17 Verander het wachtwoord regelmatig. Gebruik verschillende wachtwoorden op verschillende systemen. Hierdoor kunnen inbrekers nooit al uw informatie tegelijk inzien. Gebruikersbeheer - Gebruikers 16

18 5 Rollen De gebruikers- en rechtenapplicatie biedt u de mogelijkheid gebruik te maken van rollen. Rollen worden, net als gebruikers, in een eenheid geplaatst. Een rol kunt u zien als een combinatie van rechten en gebruikers: elk recht dat u aan een rol toekent wordt toegekend aan alle gebruikers met die rol elke gebruiker die u toevoegt krijgt alle rechten die aan de rol zijn toegekend Het is aan te raden om gebruik te maken van rollen als u verschillende gebruikers hetzelfde takenpakket wilt geven. Door deze gebruikers een rol toe te kennen bent u ervan verzekerd dat alle gebruikers dezelfde relevante rechten krijgen. Ook kunt u gemakkelijk alle gebruikers met dezelfde rol voorzien van nieuwe rechten of juist een recht afnemen. 5.1 Toevoegen van een rol U kunt een rol toevoegen via de actie Nieuwe rol. 1. Selecteer het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Selecteer de eenheid waarin u de nieuwe rol wilt plaatsen. 3. Kies uit het menu Bestand de optie Nieuwe rol. 4. Vul de naam van de rol in. Eventueel kunt u nog opmerkingen bijvoegen. 5. Klik op OK om te bevestigen. De rol zal nu verschijnen in de gebruikerslijst van de gekozen eenheid. 5.2 Het wijzigen van een rol U kunt een rol bewerken via de actie Eigenschappen. 1. Selecteer de rol waarvan u de eigenschappen wilt aanpassen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen. 3. U kunt de naam van de rol en de opmerkingen aanpassen. Ook kunt u de rol verplaatsen door een andere bovenliggende eenheid kiezen. 4. Klik op OK om de wijzigingen te bevestigen. De aanpassingen zijn direct zichtbaar. Als u de bovenliggende eenheid heeft gewijzigd zal de rol zijn verplaatst naar de gekozen eenheid. 5.3 Het verplaatsen van een rol U kunt een rol verplaatsen via de actie Verplaatsen. 1. Selecteer de rol die u wilt verplaatsen. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Verplaatsen. 3. Kies uit het overzicht de eenheid waar u de gekozen rol naartoe wilt verplaatsen. 4. Klik op OK. 5. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de rol wilt verplaatsen. Controleer de rol en de bestemming en klik op Ja om de keuze te bevestigen. De aanpassing is direct zichtbaar, de rol is op de gekozen bestemming geplaatst. 5.4 Verwijderen van een rol U kunt een rol verwijderen via de actie Verwijderen. Gebruikersbeheer - Rollen 17

19 1. Kies uit het menu Bewerken de optie Verwijderen. 2. Selecteer de rol die u wilt verwijderen. 3. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de gekozen rol wilt verwijderen. Controleer of u inderdaad de juiste rol gaat verwijderen. 4. Klik op Ja om door te gaan. De rol wordt hierna direct verwijderd en verdwijnt uit het overzicht. Als u een rol verwijdert worden de gebruikers met die rol niet uit het systeem verwijderd. Wel raken deze gebruikers de rechten kwijt die via de rol waren toegekend. 5.5 Toekennen van rechten aan een rol U kunt via beide perspectieven ( Gebruikers en rollen of Objecten en rechten ) rechten toekennen aan een rol. Via het Gebruikers en rollen perspectief 1. Selecteer het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Navigeer via de eenheden naar de rol waaraan u rechten wilt toekennen. 3. Selecteer de gewenste rol. In het overzicht onderin ziet u twee tabbladen. Het tabblad Rechten toont de rechten die op dit moment zijn toegekend aan de rol. Het tabblad Gebruikers toont welke gebruikers op dit moment deze rol hebben. 4. Kies uit het menu Bestand de optie Recht toekennen In de boomstructuur aan de linkerkant ziet u de objecten waarop u rechten kunt toekennen. Kies uit deze structuur een object waarop u rechten wilt toekennen. 6. In de lijst aan de rechterkant ziet u de beschikbare rechten voor dit object. Kies hiervan het gewenste recht. 7. Als u wilt dat iedereen met deze rol het gekozen recht aan anderen mag toekennen, vink dan de het selectievakje voor De gebruiker of rol mag dit recht aan anderen toekennen aan. 8. Klik op OK om de toekenning te bevestigen. Het gekozen recht is aan de rol toegekend. U ziet dit direct terug in het rechtenoverzicht van de rol, rechts onderin het scherm op het tabblad Rechten. Alle gebruikers met deze rol hebben nu ook dit recht. Via het Objecten en rechten perspectief 1. Selecteer het tabblad Objecten en rechten. 2. In de boomstructuur aan de linkerkant ziet u de objecten waarop u rechten kunt toekennen. Kies uit deze structuur een object waarop u rechten wilt toekennen. 3. In de lijst aan de rechterkant ziet u welke gebruikers en rollen op dit moment rechten hebben op het gekozen object. Wanneer de naam in zwart is weergegeven heeft de gebruiker of rol een recht direct op dit object. Gebruikers of rollen die indirecte rechten hebben (bijvoorbeeld omdat ze rechten hebben op bovenliggende objecten) worden grijs weergegeven. Als de rol waaraan u een recht wilt toekennen al een direct toegekend recht heeft op dit object kunt u er ook voor kiezen deze toekenning aan te passen. Dit voorkomt onnodige toekenningen en verbetert het overzicht. Zie ook Dubbele toekenningen. 4. Kies uit het menu Bestand de optie Recht toekennen.... Gebruikersbeheer - Rollen 18

20 5. Bovenaan het scherm wordt nu een overzicht getoond met de beschikbare rechten. Kies hiervan het gewenste recht. 6. Als u wilt dat gebruikers met deze rol dit recht zelf ook aan anderen mogen toekennen, vink dan het selectievakje voor De gebruiker of rol mag dit recht aan anderen toekennen aan. 7. Zoek de rol waaraan u het recht wilt toekennen. U kunt dit doen middels de eenhedenstructuur of door in de zoekbalk (een deel van) de naam in te vullen en op Zoeken te klikken. 8. Selecteer de gewenste rol. 9. Druk op OK om de toekenning te bevestigen. Het recht is nu toegekend aan de rol. U ziet dit direct terug doordat de rol verschenen is in de lijst van gebruikers en rollen met rechten op het geselecteerde object. Een gebruiker heeft zelf niet altijd het recht om een rol te kunnen zien. Wilt u er zeker van zijn dat alle gebruikers kunnen zien dat zij deze rol hebben? Ken dan ook het recht de rol te mogen zien toe aan rol zelf. 5.6 Het toekennen van een rol aan een gebruiker U kunt een rol op twee manieren aan een gebruiker toekennen: vanaf de gebruiker aan wie u de rol wilt toekennen. vanaf de rol die u wilt toekennen. Vanuit de rol 1. Selecteer het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Navigeer via de eenheden naar de rol die u aan een gebruiker wilt toekennen. 3. Selecteer de gewenste rol. In het overzicht onderin ziet u twee tabbladen. Het tabblad Gebruikers toont welke gebruikers op dit moment deze rol hebben. 4. Kies uit het menu Bestand de optie Toekennen aan Zoek de gebruiker aan wie u de rol wilt toekennen. U kunt dit doen middels de eenhedenstructuur of door in de zoekbalk (een deel van) de naam, inlognaam of het adres in te vullen. 6. Selecteer de gewenste gebruiker. 7. Als u wilt dat deze gebruiker de rol zelf ook aan anderen mag toekennen, het selectievakje voor De gebruiker mag deze rol aan anderen toekennen aan. Om een rol aan anderen te kunnen toekennen moet een gebruiker de rol mogen zien. Hiervoor moet het recht om de rol te bekijken worden toegekend aan de gebruiker of aan de rol zelf. 8. Klik op OK om de toekenning te bevestigen. De gebruiker aan wie u de rol heeft toegekend is direct zichtbaar op het tabblad Gebruikers. Vanuit de gebruiker 1. Selecteer het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Navigeer via de eenheden naar de gebruiker aan wie u de rol wilt toekennen. 3. Selecteer de gewenste gebruiker. Gebruikersbeheer - Rollen 19

21 4. Kies uit het menu Bestand de optie Rol toekennen Zoek de rol die u aan de gebruiker wilt toekennen. U kunt dit doen middels de eenhedenstructuur of door in de zoekbalk (een deel van) de naam in te vullen. 6. Selecteer de gewenste rol. 7. Als u wilt dat deze gebruiker de rol zelf ook aan anderen mogen toekennen, vink het selectievakje voor De gebruiker mag deze rol aan anderen toekennen aan. Om een rol aan anderen te kunnen toekennen moet een gebruiker de rol mogen zien. Hiervoor moet het recht om de rol te bekijken worden toegekend aan de gebruiker of aan de rol zelf. 8. Klik op OK om de toekenning te bevestigen. De rol is aan de gebruiker toegekend. U ziet dit direct terug in het rechten- en rollenoverzicht van de gebruiker, rechts onderin het scherm. Gebruikersbeheer - Rollen 20

22 6 Voorbeeld In dit voorbeeld maken we een nieuwe eenheid aan waarin we een nieuwe gebruiker plaatsen. Deze geven we het recht om bestanden te bekijken in een reeds bestaande map. 1. Kies het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Klik op het onderdeel Eenheden. 3. Kies uit het menu Bestand de optie Nieuwe eenheid. 4. Vul de onderstaande gegevens in: Naam: Voorbeeld. Opmerkingen: Een eenheid om een voorbeeld op te slaan. 5. Klik op OK om de eenheid op te slaan. 6. Selecteer de aangemaakte eenheid Voorbeeld. 7. Kies uit het menu Bestand de optie Nieuwe gebruiker. 8. Vul de onderstaande gegevens in: Volledige naam: Klaas Janssen. adres: De gekozen eenheid Voorbeeld staat al ingevuld. Gebruikersnaam: Kies een wachtwoord en bevestig dit. Gebruikersbeheer - Voorbeeld 21

23 9. Klik op OK om de gebruiker aan te maken. 10. De gebruiker staat nu in het overzicht en is geselecteerd. Zoals u ziet heeft de gebruiker nog geen rechten of rollen. In dit voorbeeld geven wij de gebruiker een recht op een map via het Objecten en rechten perspectief. 1. Selecteer het tabblad Objecten en rechten. 2. Open het onderdeel Bestandsysteem door op het + symbool te klikken. Open op dezelfde manier het onderdeel Mappen en bestanden. 3. Hieronder vindt u de mappen die aanwezig zijn in uw bestandsbeheer. U kunt in deze applicatie geen mappen of bestanden aanmaken. Voor dit voorbeeld hebben we in ons bestandssysteem de map Voorbeeld aangemaakt met behulp van de Publisher applicatie. Zie hiervoor de Publisher handleiding. 4. Selecteer de map Voorbeeld. 5. Kies uit het menu Bestand de optie Recht toekennen Selecteer het recht Bekijken. 7. De gebruiker mag het recht niet toekennen aan anderen: we laten het selectievakje voor De gebruiker of rol mag dit recht aan anderen toekennen uitgevinkt. Gebruikersbeheer - Voorbeeld 22

24 8. Selecteer de eenheid Voorbeeld. 9. Selecteer de gebruiker Klaas Janssen. 10. Klik op OK om de toekenning te bevestigen. U ziet de gebruiker verschijnen in het overzicht. Vanaf nu heeft de gebruiker het recht om bestanden te bekijken in de map Voorbeeld. Als u nu via het Gebruiker en rollen perspectief naar de gebruiker kijkt, ziet u het recht Bekijken op het object Mappen en bestanden: Voorbeeld in het overzicht van de gebruiker Klaas Janssen staan. U kunt dit recht bewerken: 11. Selecteer het recht Bekijken. 12. Kies uit het menu Bewerken de optie Eigenschappen. 13. U kunt er nu bijvoorbeeld voor kiezen om de gebruiker het recht wél te laten toekennen aan anderen. Ook kunt u het recht verhogen naar aanmaken. 14. Klik op OK om de wijzigingen te bevestigen. Tot slot kunt u het recht weer afnemen door het recht te verwijderen: 1. Selecteer het recht Bekijken. 2. Kies uit het menu Bewerken de optie Verwijderen. 3. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u het recht wilt afnemen. Klik op Ja om dit te bevestigen. Het recht is afgenomen en verdwijnt uit het overzicht van rechten bij de gebruiker Klaas Janssen. We ruimen de voorbeeldgebruiker als laatste weer op. 1. Kies het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Navigeer naar de eenheid Voorbeeld. 3. Selecteer de gebruiker Klaas Janssen. 4. Kies uit het menu Bewerken de optie Verwijderen. 5. U wordt gevraagd of u zeker weet dat u de gebruiker wilt verwijderen. Controleer of u inderdaad gebruiker Klaas Janssen gaat verwijderen. 6. Klik op Ja om de gebruiker te verwijderen. De voorbeeldgebruiker is weer uit het systeem verwijderd. Gebruikersbeheer - Voorbeeld 23

25 7 Overige acties Na het bespreken van alle acties voor het beheren van eenheden, gebruikers en rollen zijn er nog enkele acties onbesproken. Deze worden in dit hoofdstuk toegelicht zenden U kunt een verzenden via de actie zenden. 1. Kies het tabblad Gebruikers en rollen. 2. Selecteer een gebruiker. 3. Kies uit het menu Bestand de optie zenden. 4. Uw adres en het adres van de geselecteerde gebruiker worden automatisch ingevuld. Voer een onderwerp in en type uw bericht. U kunt in de opmaak kiezen om de tekst vetgedrukt, cursief of onderstreept te maken. Daarnaast staan icoontjes voor het toevoegen van een afbeelding in de tekst, het toevoegen van een hyperlink (alleen mogelijk wanneer u de tekst die u wilt linken heeft geselecteerd) of het verwijderen van een hyperlink (alleen mogelijk wanneer u een hyperlink geselecteerd heeft). Naast de opmaak kun u boven in de knop vinden voor het toevoegen van één of meerdere bijlagen.vul de onderstaande gegevens in: 5. Wanneer u klaar bent met het opmaken van uw bericht klikt u op de knop Verzenden. De wordt verstuurd naar de geselecteerde gebruiker. 7.2 Exporteer alle gebruikers U kunt een verzenden via de actie Exporteer alle gebruikers. 1. Kies uit het menu Bestand de optie Exporteer alle gebruikers. Gebruikersbeheer - Overige acties 24

26 2. Geeft u hier op welke voorkeuren u heeft voor hoe u de gegevens wilt exporteren. 3. Klik op OK om het downloaden te starten. 4. Kies of u het bestand wilt openen of opslaan op uw computer. U kunt nu het Microsoft Excel bestand met alle gebruikers openen. 7.3 Gebruikersbeheer toevoegen aan startmenu U kunt ervoor kiezen om de applicatie Gebruikersbeheer toe te voegen aan het startmenu van WebHare Application Portal. Kies uit het menu Gebruikersbeheer de optie Toevoegen aan startmenu. De verandering wordt doorgevoerd wanneer u WebHare opnieuw opstart. Dit kunt u doen door de pagina te vernieuwen. Wanneer u hiervoor kiest hoeft u niet meer Configuratie en systeeminstellingen te openen maar staat de applicatie direct boven aan het menu: Wanneer u deze optie weer wilt verwijderen kiest u nogmaals de optie Toevoegen aan startmenu uit het menu Gebruikersbeheer. De verandering wordt doorgevoerd wanneer u WebHare opnieuw opstart. Dit kunt u doen door de pagina te vernieuwen. Gebruikersbeheer is hierna uit uw startmenu verwijderd. Gebruikersbeheer - Overige acties 25

27 Additionele informatie Voor meer informatie over WebHare kunt u kijken op de website van B-Lex IT B.V. ( Voor vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen met: B-Lex IT B.V. Hengelosestraat AM Enschede info@b-lex.nl Telefoon: +31 (0) Gebruikersbeheer - Additionele informatie 26