Gemeenteblad 2016, nr. 441. Onderwerp voortzetting ondersteuning toeristisch recreatieve ontwikkeling Venray Datum 28 oktober 2016 Naam steller Daan Vervoort Kenmerk Teammanager Mariska Versleijen Team Ruimtelijke Ontwikkeling Voorstel 1. kennis te nemen van de beëindiging van de Stichting Toerisme Venray en de organisatorische onderbrenging van de VVV-functie bij de Stichting Toeristisch-Recreatief Platform Venray per 1 mei 2017. 2. in te stemmen met de voortzetting van de financiële steun aan de VVV-functie in Venray voor de periode 2017-2020 en ten behoeve van de exploitatie van de VVV functie in de periode 2017-2020 jaarlijks een bijdrage beschikbaar te stellen aan het Toeristisch Recreatief Platform Venray van 10.000,-- (voor de maanden mei-december 2017 een bijdrage van naar rato 6.667,--). 3. het onder 2 vermelde bedrag te dekken uit het structureel beschikbare budget ten behoeve van de VVV ( 8.000,--) en het restant ( 2.000,--) uit de post onvoorzien. 4. ten behoeve van de ontvlechting van de huidige organisatie en ten behoeve van de verhuis- en inrichtingskosten éénmalig een bijdrage beschikbaar stellen van 96.000,--. 5. ten behoeve van de exploitatie van de VVV in de huidige vorm in de maanden januari-april 2017 éénmalig een bijdrage beschikbaar te stellen van 19.265,--. 6. ten behoeve van de aflossing van de lopende lening van de Stichting Toerisme Venray éénmalig een bedrag beschikbaar te stellen van 35.000,--. 7. de onder punt 4, 5 en 6 vermelde bedragen (totaal 150.265) te dekken uit de post onvoorzien. Aanleiding Op 18 december 2012 heeft de Raad ingestemd met de oprichting van een Stichting die zou worden belast met het beheer van de lokale VVV vestiging inclusief het ANWB-agentschap. Daarbij is het perspectief geschetst dat deze vestiging in 2015, na de oplevering van het Venrays Museum aan het Mgr. Goumansplein, daar zou worden onderbracht en in de vorm van een agentschap verder zou worden geëxploiteerd. Eind 2012 is, als uitvloeisel van het raadsbesluit, de Stichting Toerisme Venray opgericht. Behalve de gemeente heeft ook het Toeristisch-Recreatief Platform Venray en de gemeentelijk vertegenwoordiger in de regionale promotie-organisatie Leisure Port zitting in het Stichtingsbestuur. Omdat de bouw van het museum forse vertraging opliep, heeft het college op 24 februari 2015 besloten om de steun aan de VVV in de jaren 2015 en 2016 onder dezelfde voorwaarden te continueren. Uw Raad is kort daarna daarover geïnformeerd. Oplevering wordt nu begin 2017 voorzien. De VVV-functie zal per 1 mei 2017 in het museum worden gevestigd waarbij de beherende Stichting Toerisme Venray verdwijnt en de VVV organisatorisch zal worden ondergebracht bij het Toeristisch Platform Venray. Dit betekent dat niet is gekozen voor een omvorming naar een agentschap maar voor de combinatie met het georganiseerde lokale toeristische bedrijfsleven. Hierdoor ontstaat één krachtige lokale organisatie voor de ontwikkeling en promotie van het toeristische product. Beoogd resultaat Pagina 1 van 5
Het duurzaam in stand houden van een efficiënte en slagvaardige VVV functie op een representatieve locatie in het centrum van Venray. Argumenten 1. Het college geeft in het collegeprogramma 2014-2018 aan dat het voor de VVV-functie een omvorming naar een agentschap voorziet dat een plek krijgt in het nieuw te bouwen Venrays museum/borggraaf Paviljoen. In 2012 was de verwachting dat deze verhuizing in 2015 zou plaatsvinden. Inmiddels is duidelijk dat dit begin 2017 zal zijn. Tot die tijd is de VVV gevestigd aan de Passage in het centrum van Venray waarnaar het in 2015 vanuit het Henseniusplein is verhuisd. Het bestuur van de Stichting Toerisme Venray heeft het afgelopen jaar gesprekken gevoerd met het bestuur van de Stichting Toeristisch-Recreatief Platform Venray over de wijze waarop de exploitatie van de VVV in de nieuwe situatie kan worden vormgegeven. Daarbij is geconstateerd dat beide organisaties veel raakvlakken hebben en er kansen liggen voor verbreding en versterking van het toeristisch product in Venray door de samenwerking tussen deze organisaties te verbeteren. Dit heeft uiteindelijk geleid tot de intentie van beide organisaties om de VVV functie per 1 mei 2017 onder te brengen bij het Toeristisch-Recreatief Platform Venray en de huidige Stichting Toerisme Venray per die datum op te heffen. In bijgevoegd document Transitiedocument STV/TRPV Venray dat door het bestuur van de Stichting Toerisme Venray is vastgesteld wordt deze structuur verder toegelicht. Voordelen liggen met name in het combineren van de lokale toeristische promotie, marketing en informatievoorziening in één organisatie, het versterking van de verbinding naar de regionale toeristische promotieorganisatie Leisure Port, het sterk reduceren van de exploitatiekosten en het bij de gemeente wegnemen van het exploitatierisico. De structurele bijdrage van de gemeente aan de exploitatie van de VVV vestiging zal dan worden afgetopt op 10.000,-- en worden toegevoegd aan de huidige bijdrage aan de Stichting TrPV. Deze Stichting ontvang nu jaarlijks 30.000,-- van de gemeente. Overigens bevindt ook de regionale toeristische promotie-organisatie Leisure Port zich in een fase van verandering. Daartoe is een ambitiedocument opgesteld waarin de koers voor de komende jaren is geschetst. Kernbegrippen daaruit zijn het in stand houden van de Toeristische Informatievoorziening (TIV), het aanbrengen van meer focus in de marketing, het inzetten op innovaties en het aangaan van nuttige samenwerkingsverbanden. In het kader van deze herijking wordt ook discussie gevoerd over de verdelingsgrondslag voor de gemeentelijke bijdrage. Uw Raad kan daarover in de loop van volgend jaar voorstellen tegemoet zien. Leisure Port ontvangt nu jaarlijks ca. 60.000,-- van de gemeente Venray. 2. De Stichting Toerisme Venray ontvangt nu jaarlijks een structurele bijdrage van 26.000,-- voor de exploitatie van de VVV-winkel. Deze bijdrage wordt op basis van afspraken die in het verleden hierover zijn gemaakt, aangevuld met het bedrag dat nodig is om het exploitatietekort van de vestiging te dekken. Na het vertrek in 2013 van de ANWB uit Venray en het daarmee wegvallen van inkomsten uit de verkoop van ANWB producten, is dit tekort ondanks maatregelen van het bestuur t.a.v. personeelsbezetting en huisvesting, de afgelopen jaren fors opgelopen. Zo werd in 2013, 2014 en 2015 resp. 9.000,--, 23.000,-- en 40.000,-- in het exploitatietekort bijgedragen. Daarbij dient te worden aangetekend dat in het laatste bedrag ook de verhuiskosten voor de verhuizing naar de Passage (ca. 14.000,--) zijn Pagina 2 van 5
meegenomen. Uit bijgevoegde conceptbegroting voor de nieuwe situatie blijkt dat de exploitatielast fors zal teruglopen. Dit heeft te maken met het feit dat afscheid wordt genomen van de vaste betaalde krachten en dat de huisvestigingskosten sterk dalen. De jaarlijkse gemeentelijke bijdrage wordt in deze opzet teruggebracht van feitelijk 26.000,- (exclusief de verplichte aanvulling eventueel exploitatietekort) naar 10.000,-- all-in. Op die manier wordt jaarlijks een bedrag van 16.000,-- aan structurele lasten bespaard. Deze bijdrage maakt het mogelijk dat Venray tegen relatief geringe jaarlijkse kosten en zonder exploitatierisico, een VVV-functie op een representatieve locatie in het centrum behoudt. Aangezien het Toeristisch Recreatief Platform Venray deze VVV-taak m.i.v. 2017 op zich neemt, zal de bijdrage aan deze organisatie beschikbaar worden gesteld. Uiteraard gelden daarvoor de regels van de gemeentelijke Algemene Subsidieverordening. De voordelen van het onderbrengen van de VVV-functie bij het Toeristisch Recreatief Platform zijn: - beëindiging gemeentelijke verantwoordelijkheid voor het personeel; - beëindiging gemeentelijke verantwoordelijkheid voor het exploitatieverlies; - synergievoordelen doordat de exploitatie van de VVV door TrPV wordt voortgezet; - creëren van één toeristisch-recreatief loket voor toerist, inwoner en ondernemer; - forse besparing ten opzicht van de in voorgaande jaren verstrekte gemeentelijke bijdrage van structureel 16.000,--/jaar (na 2017). 3. De gemeente heeft meerjarig een budget van ca. 8.000,--/jaar beschikbaar voor de VVVfunctie. Het resterende bedrag ( 2.000,--) zal uit de post onvoorzien worden gedekt. 4. In de nieuwe opzet wordt de VVV vestiging gerund door een aantal vrijwilligers dat wordt aangestuurd door één betaalde kracht die door het Toeristisch Recreatief Platform zal worden ingehuurd. De huidige vaste arbeidscontracten met de drie betaalde krachten zullen worden beëindigd. De gesprekken met betreffende medewerkers zijn inmiddels gevoerd en met allen is overeenstemming bereikt over een transitievergoeding, uiteraard onder het voorbehoud van instemming door uw Raad. Uitgaande van beëindiging van de overeenkomst per 30 april 2017 volgens de kantonrechtersformule betekent dat een budget noodzakelijk is van 76.000,--. De nieuwe organisatie werkt met één betaalde kracht die een aantal vrijwilligers aanstuurt. Ten behoeve van de scholing van deze mensen en daarmee de verdere professionalisering van de dienstverlening wil het TrPV jaarlijks 10.000,-- reserveren. Afgesproken is dat de gemeente deze kosten het eerste jaar voor zijn rekening neemt. Met ingang van 2018 zal het TrPV deze kosten uit de exploitatie dekken. De VVV verhuist naar een het Borggraafpaviljoen waar ook het Venrays Museum onderdak zal gaan vinden. De verhuis- en inrichtingskosten worden geraamd op 10.000,--. De éénmalige kosten voor de beëindiging van de arbeidscontracten, opleidings- en professionaliseringsactiviteiten en voor de verhuizing en inrichting komen daarmee op 96.000,--. Pagina 3 van 5
5. de exploitatie van de VVV in de huidige vorm loopt t/m 30 april 2017. Bijgevoegd is de exploitatiebegroting voor de eerste 4 maanden van 2017. Hieruit blijkt dat na aftrek van de geraamde verhuis- en inrichtingskosten, een exploitatietekort resteert van 19.265,--. 6. Zie paragraaf financiële gevolgen. 7. De Stichting Toerisme heeft een lopende lening bij de Rabobank t.b.v. uitgaven die eerder zijn gedaan in het kader van de verhuizing en de inrichting van het VVV-pand. Het saldo van deze lening bedraagt per 1-5-2017 nog 35.000,-- en dient i.v.m. de beëindiging van de Stichting, te worden afgelost. 8. Zie paragraaf financiële gevolgen. Integraliteit/Relatie met andere beleidsvelden Kanttekeningen/risico's Na het beëindigen van de Stichting en het overgaan van de VVV-functie naar het Toerististisch Platform Venray is de gemeente niet meer verantwoordelijk voor het exploitatietekort van de VVV functie. Communicatie middels op te stellen persbericht. Financiële gevolgen Het huidige structurele budget voor de exploitatie van de VVV bedraagt 8.000,--. Omdat de jaarlijkse bijdrage 10.000,-- is, dient een bedrag van 2.000,-- te worden bijgeraamd. Hiervoor wordt hiervoor een beroep gedaan op de post onvoorzien. De éénmalige kosten voor de transitievergoedingen voor het personeel ( 76.000,--), de bijdrage voor scholing en professionalisering ( 10.000,--), de verhuis- en inrichtingskosten ( 10.000,--), het exploitatietekort in de eerste 4 maanden van 2017 ( 19.265,--) en het aflossen van de lening ( 35.000,--) kunnen worden gedekt uit de post onvoorzien. Het totale bedrag dat hiermee is gemoeid bedraagt 150.265,--. Als we onze toekomstige structurele bijdrage ( 10.000,--/jaar) afzetten tegen de huidige feitelijke exploitatiebijdrage ( 26.000,--/jaar) betekent dit voor de komende jaren een forse besparing. De uitgave voldoet aan het criterium van de 3 O s (onvoorzien, onontkoombaar, onuitstelbaar) dat geldt voor bijdragen uit de post onvoorzien. De uitgave zat weliswaar al enige tijd in de pijplijn maar de hoogte daarvan en de termijn waarop deze nodig was, waren tot voor kort onbekend. Dit maakte het moeilijk om een concrete raming te doen waardoor een beroep op onvoorzien verdedigbaar is. Daarnaast is deze uitgave onontkoombaar. Ook als de VVV vestiging zou worden geliquideerd of in een andere vorm zou worden voortgezet, zouden transitievergoedingen moeten worden betaald en de lening moeten worden afgelost. Tenslotte is de uitgave ook onuitstelbaar. Op 1 mei 2017 vindt de verhuizing van de VVV naar het Borggraaf Paviljoen plaats. Huisvesting daar levert een belangrijke bijdrage aan het terugdringen van de exploitatiekosten. Pagina 4 van 5
Personele/organisatorische gevolgen Juridische gevolgen/rechtmatigheid Fatale termijnen Vervolgtraject besluitvorming - cie. Werken en Besturen d.d. 30 november 2016 - Raad d.d. 20 december 2016. Evaluatie Bijlagen - concept raadsbesluit; - notitie Transitiedocument STV/TRPV Venray ; - conceptbegroting VVV januari 2017 t/m april 2017; - concept meerjarenbegroting Toeristisch-Recreatief Platform Venray inclusief VVV-functie m.i.v. 2017. Naslagwerk Pagina 5 van 5