Griffie Molenwaard 2013

Griffie Molenwaard 2013 Ter introductie Op 1 januari 2013 is de gemeente Molenwaard een feit. De eerste gemeenteraad van Molenwaard wordt daarmee verantwoordelijk voor het besturen van een gemeente met 30.000 inwoners. In voorbereiding op deze herindeling hebben de drie gemeenteraden via het gezamenlijke fractievoorzitters overleg een griffieplan vastgesteld. Dit griffieplan is opgedeeld in drie fasen: Fase I. Benoeming beoogd griffier (voorwaardenscheppend) Fase II. Voorbereiding nieuwe (basis)structuur Fase III.Operationele fase Met de benoeming van mevrouw Kanters als kwartiermaker/beoogd griffier is de eerste fase afgerond. Hierdoor kan een start gemaakt worden met deel twee en drie van het griffieplan namelijk het voorbereiden van de nieuwe structuur voor de gemeenteraad van de gemeente Molenwaard. Onderliggende notitie is bedoeld om te komen tot het vaststellen van een formatieomvang en te komen tot een advies over de benodigde functieprofielen en bijbehorende waardering. 1

Deel 1: formatieomvang Inleiding De griffie heeft ruim 10 jaar na de invoering van het dualisme een vast plek gekregen binnen het lokaal bestuur. Met de griffier aan het hoofd van de griffie wordt de raad beter toegerust tot zijn taak. De werkzaamheden van de griffie die de griffie in opdracht van de raad uitvoert vallen in drie delen uiteen: secretariële ondersteuning, procesmatige ondersteuning en inhoudelijke ondersteuning. I De griffier in Molenwaard De griffier is de secretaris en eerste adviseur van de raad en staat dit bestuursorgaan secretarieel, procesmatig en inhoudelijk terzijde. In een gemeente met een omvang als Molenwaard kan deze functie alleen worden waargemaakt door een professionele en volwaardige griffie in kwantiteit en kwaliteit. Bij het vaststellen van het functieprofiel voor uw griffier zijn de eerste piketpalen uitgezet om invulling te geven aan een volwaardige ondersteuning vanuit de griffie. Een procesgriffier die de raad strategisch en tactisch ondersteunt bij het uitvoeren van hun taak. Een fulltime beschikbare griffier die de veelzijdigheid van het takenpakket van de raad ondersteunt. II De griffie in Molenwaard In de nieuwe gemeente Molenwaard wordt een aantal zaken zichtbaar anders. Omstandigheden die van invloed zijn op de werkzaamheden van de griffie: 1) De omvang van de gemeente neemt toe en daarmee de omvang van het aantal raadsleden (van 13 raadsleden naar 21 raadsleden). 2) Burgerparticipatie wordt actief vormgegeven waarbij de gemeente als partner initiatieven vanuit de gemeenschap ondersteunt. Inwoners wordt gevraagd zelf de verantwoordelijkheid voor de leefbaarheid in hun dorp of wijk op zich te nemen. De gemeente is een gelijke partner van inwoners en bedrijven. De gemeenteraad moet anticiperen op deze ontwikkeling. 3) Verder wordt onder de naam Molenwaard Nabij het dienstverleningsconcept ingevoerd wat betekent dat de griffie (en de gemeenteraad) plaatsonafhankelijk moet kunnen werken door optimale ontsluiting van de benodigde informatie. Ook moet de raad kunnen vergaderen of zich te laten informeren waar de vragen liggen. III Kaders voor de formatie van de nieuwe griffie Voor het beantwoorden van de vraag wat de omvang (formatie) van de nieuwe griffie dient te zijn, is een aantal kaders gedefinieerd. Vanuit deze kaders wordt een visie op de griffie geformuleerd. 2

a> de toekomstvisie Molenwaard 2030 en het dienstverleningsconcept als kader Er zijn voorbeelden beschikbaar van gemeenten met gelijke omvang, waar we uit af kunnen leiden wat de griffieomvang moet zijn. Wat we ons moeten realiseren is dat we werken aan de bouw van een nieuwe gemeente met haar eigen unieke kenmerken. De uitgangspunten die de toekomstvisie 2030 laat zien is dat de relatie met de gemeenschap verandert. Er is behoefte aan maatwerk en snelheid in de ondersteuning die de gemeente (nog kan) bieden. Tegelijk worden de inwoners van de gemeente Molenwaard in staat gesteld met beperktere inzet van de gemeente hun toekomst vorm te geven. Niet de gemeente bepaalt beleidsmatig wat goed is maar steeds meer de inwoner zelf. De veranderende huisvesting van de nieuwe gemeente betekent dat er voldoende tijd nodig is voor het digitaal organiseren van de stukkenstroom. Ook is er in 2013 nog sprake van een ontwikkelorganisatie omdat het dienstverleningsconcept Molenwaard Nabij nog in opbouw is. Wat wel duidelijk is, is dat in de nieuwe gemeente Molenwaard de burger / de klant centraal staat. Het vormgeven van actieve burgerparticipatie en de communicatie over en voor de raadsleden zijn belangrijke aandachtspunten. b> De samenwerking met de ambtelijke organisatie; de relatie met de driehoek als kader De relatie tussen de griffie en de ambtelijke organisatie is essentieel als het gaat om het functioneren van de gemeenteraad. Allereerst moet de relatie met de secretaris gelijkwaardig en complementair zijn. De griffie kan niet succesvol zijn als de organisatie achterblijft. En de organisatie kan niet succesvol functioneren als de interactie met de griffie niet goed is en de griffie, via de griffier, zijn rol van politiek-ambtelijke tolk niet waarmaakt. De ontwikkeling van het functioneren van de griffie en de ontwikkeling van de rolinvulling van de ambtelijke organisatie dienen zich dus in onderlinge symmetrie te voltrekken. Als de samenwerking op deze manier ingericht is, leidt dit tot een werkwijze richting raad die de rol van de raad ondersteunt. Verder is de rol van de griffier in de Driehoek (burgemeester, secretaris, griffier) eveneens essentieel voor het functioneren van de gemeente. Er moet een dynamische samenwerking zijn waarbij ieder vanuit zijn taken en bevoegdheden zijn werk kan doen. Het samenspel moet zich richten op: het organiseren van een ordentelijk politiek proces met een daarin tijd en aandacht voor oriëntatie/ informatie oordeelsvorming en besluitvorming; het inrichten van politiek en bestuurlijk handelen op het bereiken van effecten in de samenleving; het gebruik van politieke relevantie als de grondslag voor de scheiding tussen raad en college; politieke processen zo openlijk mogelijk laten verlopen. 3

C > De kwaliteit als kader Als rode draad loopt door al het werk dat de griffie dient te verrichten: een optimale dienstbaarheid aan de democratie en aan de gemeenteraad. Uit die dienstbaarheid vloeien kwaliteitseisen voort; Naast een stevige secretariële ondersteuning is het een absoluut vereiste dat er voldoende kennis in huis is op juridisch, financieel en communicatief gebied om de raad op de juiste wijze ondersteuning te kunnen bieden. Verder zal er aandacht moeten zijn voor een continu proces van professionalisering: aandacht voor vorming en scholing met als doel de kwaliteit van de raadsondersteuning door te ontwikkelen en te borgen. Ook moet de nieuwe griffie innovatief zijn onder meer om raad van Molenwaard zo snel mogelijk een herkenbaar gezicht te geven waarbij de griffie zich realiseert dat de gemeenteraad een rol heeft en wil hebben naar alle dorpen en het stadje binnen de nieuwe gemeente. Dit zoveel mogelijk in gezamenlijk optrekken met het nieuwe college van burgemeester en wethouders. De nieuwe griffie moet flexibel/wendbaar zijn en een realistisch ambitieus ontwikkeltraject definiëren. De griffie is zich ervan bewust dat de nieuwe gemeenteraad grotendeels zal bestaan uit leden van de drie fuserende gemeenten die ieder een eigen cultuur mee zullen brengen. De griffie zal een rol vervullen in het samenbrengen van die drie culturen tot één nieuwe cultuur. De nieuwe griffie is en moet optimaal toegankelijk zijn voor: de gemeenteraadsleden, burger, bedrijfsleven, belangenverenigingen, college en ambtelijke organisatie. Digitaal bereikbaar en laagdrempelig benaderbaar. 4

IV visie van de griffie Uit bovenstaande informatie afgeleid kan de volgende visie op het functioneren van de griffie van de gemeente Molenwaard gedefinieerd worden: 1. De griffie is transparant, zichtbaar en fysiek aangepast aan het dienstverleningsconcept dat de gemeente Molenwaard voor ogen heeft. 2. Het nieuwe geheel moet kwalitatief meer zijn dan de som der delen. 3. De griffie vervult een strategische rol in de relatie met college en ambtelijke organisatie. 4. De griffie is ambitieus en slagvaardig. 5. De griffie is kostenbewust en opereert als krachtige eenheid die haar taken zo effectief en efficiënt mogelijk uitvoert. 6. De griffie voert gemeenteraad specifieke taken uit. De griffie laat ondersteunende taken bij de organisatie. Samengevat heeft de griffie de volgende competenties nodig om te kunnen voldoen aan de kwaliteit die van de griffie verwacht mag worden; Kennisgericht, Innovatief, Flexibel/Wendbaar, Representatief en Politiek Sensitief In bijlage 1 treft u een overzicht aan van het takenpakket van de griffie 5

IV. De omvang van de griffie Vanuit de visie over toekomstige griffie kan nu een advies worden opgesteld over de omvang van de griffie voor Molenwaard. Allereerst is het belangrijk de huidige omvang van de drie gezamenlijke griffies weer te geven; Graafstroom: 18 uur griffier, 18 uur griffieondersteuning Liesveld: 16 uur griffier, 24 uur griffieondersteuning Nieuw-Lekkerland: 12 uur griffier, 18 uur griffieondersteuning Totaal beschikken de drie griffies gezamenlijk over 106 uur is 2,9 fte. Nadat de drie raden naast de lokale vergaderingen ook in gezamenlijke zin zijn gaan vergaderen, is de griffie tijdelijk uitgebreid met 15 uur. Er zijn twee onderzoeken over de formatieomvang van griffies bij gemeenteraden bekend. 1) Uit een onderzoek van adviesbureau B&G naar de grootte van griffies in Nederland blijkt dat naarmate de raad groter wordt, de griffie in omvang toeneemt. Daarbij worden twee rollen van de griffie onderscheiden, namelijk een secretariële griffie (met name gericht op een goede stukkenstroom, en een optimale inzet van de instrumenten die de raad tot haar beschikking heeft en een politiek/bestuurlijk faciliterende procesgriffie. De gemeenteraden hebben met de inzet van de functie van de griffier duidelijk gekozen voor een faciliterende griffie. Voor de gemiddelde omvang voor een griffie die faciliterend is aan de raad geldt een berekening van 0,15 fte per raadslid, hetgeen voor de gemeenteraad van Molenwaard bij 21 raadsleden neerkomt op 3,15 fte. 2) Verder heeft de Vereniging van Griffiers in 2010 een onderzoek verricht naar de omvang en inrichting van de griffies in Nederland. Uit dit onderzoek blijkt dat de gemiddelde griffieomvang in een gemeente tot 30.000 inwoners, 2,17 fte bedraagt. In dit onderzoek is niet meegenomen of er een relatie is tussen het aantal fte en werkzaamheden die binnen de griffie zijn ondergebracht. Wel zie je ook in dit onderzoek dat met het toenemen van de omvang van de griffie de griffieformatie groter wordt. 6

formatieomvang griffie Molenwaard Op basis van bovenstaande informatie kom je tot de volgende omvang Griffier, Raad 1 fte (reeds vastgesteld) Plaatsvervangend griffier 0,5 fte Griffiemedewerker 0,8 fte Tijdelijk extra griffiecapaciteit voor de (digitale) overgang 0,3 fte Tijdelijk extra capaciteit inrichting communicatie en burgerparticipatie 0,3 fte. -------- + Totaal: 2,3 fte (structureel) 0,6 tijdelijk tot en met 31 december 2013 7

Bijlage 1: overzicht werkzaamheden griffie en griffier Inwerkprogramma raad Bijwonen raadsvergaderingen Verlenen advies en bijstand aan raadsleden bij inzet raadsinstrumenten (moties, amendementen, raadsvragen etc.) Organiseren werkbezoeken, excursies, uitjes Behandeling, doorgeleiding en voortgangsbewaking afhandeling raadsvragen, moties, amendementen, raadsbesluiten en toezeggingen Informeren burgers over beïnvloedingsmogelijkheden bestuur Driehoek (burgemeester/secretaris/griffier) Presidium Overleg beroepsgroep (landelijk, regionaal) raads(advies)commissies Representatie raad Afhandeling ingekomen stukken/brieven aan de raad Griffier- secretaris Beoordelen, toetsen van stukken van college aan de raad Integraal management griffie (bedrijfsvoering) Verslaglegging raad Werkoverleg griffie Verlenen van advies en bijstand burgerinitiatief Verslaglegging commissies Beoordelen, toetsen van stukken van college aan de commissies Beheer en onderhoud raadspagina s website Verzenden raads- en commissiestukken/ abonnementen Onderhoud raadsinformatiesysteem Begeleiden raadsonderzoeken (al of niet ex art. 155A gemeentewet) Inzet bodepersoneel ten behoeve van commissie- en raadsvergaderingen rekenkamercommissie auditcommissie Opkomstbevorderende maatregelen/acties verkiezingen Griffier- gemeentelijke accountant Persberichten raad Publicatie raadsbesluiten Griffier- lijnmanagers Griffier- wethouders Catering vergaderingen commissies en raad agendacommissie seniorenconvent Archiveren raadsstukken (Live) uitzendingen raad en commissies 8

Deel 2 invulling functieprofielen Op basis van de visie van de griffie en het formatieplan met functieprofielen volgen functieomschrijvingen en waarderingen. De functies worden ingepast in het generieke model van functiebeschrijvingen waarmee binnen de gemeente wordt gewerkt. 9

Functiebeschrijving griffiemedewerkster Plaats in de organisatie Doel van de functie Legt verantwoording af aan de raad en wordt functioneel aangestuurd door de griffier De griffiemedewerkster richt zich op het zelfstandig verrichten van vakmatige en secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van de raad, de griffier en alle daaraan verwante werkzaamheden Kernactiviteiten Het zelfstandig voorbereiden, notuleren van vergaderingen alsmede het verstrekken van informatie hieruit Het beheren van agenda s en daarmee samenhangende werkzaamheden van de raad, de griffier en evt., commissies of werkgroepen Het ondersteunen en voorbereiden van de raad bij representatieve taken Het mede onderhouden en als eerste aanspreekpunt dienen voor raadsleden, fracties en ambtelijke organisatie Het mede verzorgen van communicatie voor de raad Contacten Interne en externe contacten Klantvriendelijke en representatief Functie-eisen/werk- en denkniveau MBO, inclusief twee jaar werkervaring Aanvullend opleiding in het griffiewerk Organisatiecompetenties Klantgericht Samenwerken Flexibel (ook in de avonduren) Representatief Politiek sensitief Functiecompetenties Probleem oplossen Plannen en organiseren 10

Functiebeschrijving plaatsvervangend griffier Plaats in de organisatie Doel van de functie Legt verantwoording af aan de raad en wordt functioneel aangestuurd door de griffier De functie van plaatsvervangend griffier heeft tot doel de gemeenteraad operationeel en tactisch te ondersteunen bij het vervullen van de aan de raad toegekende verantwoordelijkheden. De raadsgriffier en daar waar nodig ondersteund door de plaatsvervangend griffier dragen er zorg voor dat de raad zijn verantwoordelijkheid optimaal waar kan maken en op een professionele manier zijn rol speelt in het bestuurlijke besluitvormingsproces. De plaatsvervangend griffier werkt onder eindverantwoordelijkheid van de raadsgriffier. Kernactiviteiten Is coördinator voor de dagelijkse griffiewerkzaamheden vervangt de griffier bij diens afwezigheid kan zelfstandig vergaderingen begeleiden (bv. een tijdelijke werkgroep) Contacten Intern: Aanspreekpunt voor het ambtelijk apparaat en het college van B&W Extern: Contacten met burgers, politieke partijen, instellingen, bedrijven en andere overheden. Functie-eisen/werk- en denkniveau Functie-eisen: HBO werk- en denkniveau; beschikt over relevante bestuurlijke kennis, Inzicht in en gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen is essentieel Organisatiecompetenties Functiecompetenties Kennisgericht, innovatief, Flexibel/wendbaar, Representatief en Politiek Sensitief Overzicht hebben, plannen en organiseren, Coordineren van taken, Uitwerking van de hoofdtaken van de functie: 11

1. algemene ondersteuning: verantwoordelijk voor het secretariaat van de gemeenteraad en draagt tezamen met de griffieondersteuning zorg voor zaken als postafhandeling, verslaglegging en de verzending van de vergaderstukken. verantwoordelijk voor het uitzetten en bewaken van de afdoening van tijdens de gedane bestuurlijke toezeggingen van (leden van) de raad of een werkgroep initiëren, voorbereiding en ondersteuning van werkbezoeken en andere bijeenkomsten 2. procesmatige ondersteuning: bewaken van de consistentie en kwaliteit van aangeleverde stukken; kan werkgroepen zelfstandig ondersteuning en daar waar nodig ook inhoudelijk ondersteunen leveren van procesmatige ondersteunen bij de redactie van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties vanuit de raad; 3. inhoudelijke ondersteuning: Kan de griffier inhoudelijk ondersteunen en hem/haar vervangen tijdens zijn/haar afwezigheid 12

13

14

Raadsvoorstel Bleskensgraaf, 6 september 2012 Raadsvoorstel Programmanaam Bestuurlijk woordvoerder Fusiepresidium Vergaderkenmerk Datum vergadering 25 september 2012 Agendapunt 11 Kenmerk GRM 1219915/36390 LSV 1219917/36391 NLL 1219918/36392 Onderwerp Formatieplan griffie Molenwaard (incl. functieprofielen) Gevraagd besluit Vast te stellen het formatieplan griffie Molenwaard (incl. functieprofielen) voor de griffie van de gemeente Molenwaard Aanleiding Op 5 juni 2012 hebben de gezamenlijke fractievoorzitters opdracht gegeven tot het instellen van een fusiepresidium. Dit fusiepresidium is belast met voorbereidende werkzaamheden voor de gemeenteraad van de gemeente Molenwaard. Een van de taken is het formeren van een griffie voor de gemeenteraad van Molenwaard Inleiding Op 1 januari 2013 gaan de huidige drie gemeenten op in de nieuwe gemeente Molenwaard. Ter voorbereiding op het functioneren van de nieuwe gemeenteraad is het fusiepresidium ingesteld waarin alle fracties van de drie huidige gemeenteraden zijn vertegenwoordigd. In bijgevoegde notitie wordt ingegaan op de keuzes om te komen tot het voorstel. Bij het vaststellen van het profiel voor uw griffier heeft u de nadruk gelegd op een kwalitatief en kwantitatief volwaardige griffie. De griffie staat de raad operationeel, tactisch en strategisch ter zijde bij het uitoefenen van uw taak. In het formatieplan is een onderscheid gemaakt tussen structurele en tijdelijke formatie. Deze tijdelijke extra formatie (o,6 fte voor de duur van 1 jaar) heeft als doel een aantal ontwikkelingen zoals de digitalisering van het raadsstukken goed te kunnen ondersteunen. Ook het opstellen van communicatie over het werk van de raden zal met de tijdelijke formatie van de grond moeten komen. Binnen de griffie van Molenwaard wordt een drietal functies onderscheiden, te weten de functie van griffier, de functie van plaatsvervangend griffier en de functie van griffiemedewerker. Ten opzichte van de huidige griffies wordt de functie van plaatsvervangend griffier als nieuwe functie toegevoegd. De functie van plaatsvervangend griffier is gericht op het creëren van een eigen sparringpartner voor de griffier. Daarnaast is de plv griffier belast met de coördinatie van de griffie.

2

2 Planning Nadat u het formatieplan heeft vastgesteld, zal het plaatsingsproces voor het griffiepersoneel verder worden vormgegeven met als doel dit proces af te ronden begin november 2012. De drie lokale griffies en de lokale griffiers blijven (gezamenlijk) verantwoordelijk voor de drie gemeenteraden en voor de gezamenlijke vergaderingen tot en met december 2013. Financiële en overige consequenties Niet van toepassing. Namens het gezamenlijk fractievoorzittersoverleg, De griffier, De voorzitter, Drs. T.W. Kanters Ir. M. Houtman

Raadsbesluit Bleskensgraaf, 6 september 2012 Raadsbesluit Programmanaam Bestuurlijk woordvoerder Fusiepresidium Vergaderkenmerk Datum vergadering dinsdag 25 september 2012 Agendapunt 11 Kenmerk GRM1219915/ VB36385 Onderwerp Formatieplan griffie Molenwaard (incl. functieprofielen) De raad van de gemeente Graafstroom Gelezen het voorstel van het gezamenlijk fractievoorzittersoverleg d.d. 6 september 2012, besluit: Vast te stellen het formatieplan griffie Molenwaard (incl. functieprofielen) voor de griffie van de gemeente Molenwaard. Besloten in de openbare raadsvergadering van 25 september 2012 De griffier, De voorzitter, Drs. T.W. Kanters D.R. van der Borg

Raadsbesluit Bleskensgraaf, 6 september 2012 Raadsbesluit Programmanaam Bestuurlijk woordvoerder Fusiepresidium Vergaderkenmerk Datum vergadering dinsdag 25 september 2012 Agendapunt 11 Kenmerk LSV1219917/ VB36387 Onderwerp Formatieplan griffie Molenwaard (incl. functieprofielen) De raad van de gemeente Liesveld Gelezen het voorstel van het gezamenlijk fractievoorzittersoverleg d.d. 6 september 2012, besluit: Vast te stellen het formatieplan griffie Molenwaard (incl. functieprofielen) voor de griffie van de gemeente Molenwaard. Besloten in de openbare raadsvergadering van 25 september 2012 De griffier, De voorzitter, A.J.P. Saes T.C. van Gelder

Bleskensgraaf, 6 september 2012 Raadsbesluit Programmanaam Bestuurlijk woordvoerder Fusiepresidium Vergaderkenmerk Datum vergadering dinsdag 25 september 2012 Agendapunt 11 Kenmerk NLL1219918 / VB36389 Onderwerp Formatieplan griffie Molenwaard (incl. functieprofielen) De raad van de gemeente Nieuw-Lekkerland Gelezen het voorstel van het gezamenlijk fractievoorzittersoverleg d.d. 6 september 2012, besluit: Vast te stellen het formatieplan griffie Molenwaard (incl. functieprofielen) voor de griffie van de gemeente Molenwaard. Besloten in de openbare raadsvergadering van 25 september 2012 De griffier, De voorzitter, Drs. T.W. Kanters Ir. M. Houtman